functiebeschrijving en selectiereglement gustus///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// ////// Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt een Dossierbeheerder staatssteun en auteursrecht contractueel Niveau: A Rang: A1 Graad: adjunct van de directeur Met standplaats: Brussel /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als Dossierbeheerder werk je in het team Kennisontwikkeling. Het team staat onder meer in voor het geven van juridisch advies in functie van ontwikkeling van regelgeving en het opvolgen van staatssteun en regelgeving. Tot jouw takenpakket behoren drie belangrijke thema s: 1. Staatssteun: Je werkt het beleid mee verder uit, volgt de nationale en internationale ontwikkelingen, bent het aanspreekpunt binnen het departement en biedt ondersteuning aan de dossierbeheerders en andere stakeholders. Je draagt een informerende, coördinerende en ondersteunende rol. 2. Auteursrecht: Je specialiseert je in de verschillende aspecten van auteursrecht. Je bent de contactpersoon voor het Vlaams vooroverleg. Je geeft inhoudelijke input op de vergaderingen, maar draagt hier ook een belangrijke administratieve taak. Daarnaast woon je ook de vergaderingen met het kabinet m.b.t. auteursrecht bij. 3. Opvolgen van Europese regelgeving die impact kan hebben op de werking van het departement. Daarnaast kan je nog worden ingeschakeld bij andere thema s die worden behandeld binnen het team Kennisontwikkeling (vb. opvolging Europese regelgeving, GDPR ). Jouw taak bevat dus zowel juridische als administratieve aspecten. Je zal je verdiepen in de thema s staatssteun en auteursrecht. Heb je voeling met rechtspraktijk en schrikt administratief werk je niet af? Aarzel dan niet om te solliciteren!
2 FUNCTIECONTEXT Departement Cultuur, Jeugd en Media staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Departement Cultuur, Jeugd en Media heeft als missie: Als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven. Departement Cultuur, Jeugd en Media bestaat uit vijf clusters: - Kennis en Beleid - Subsidiëren en erkennen - Waarborgen en beheren - Communicatie - Interne organisatie Als Dossierbeheerder-Jurist maak je binnen de cluster Kennis en Beleid deel uit van het team Kennisontwikkeling. Het team staat kort gezegd in voor data en onderzoek, kennismanagement, uitwerken en opvangen van het archiefbeleid en juridische dienstverlening voor het departement. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening met betrekking tot staatssteun en auteursrecht om ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: 1. Behoefteanalyse (Proactief) analyseren van de behoeften van de organisatie en klanten om een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. - Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie - Het opvolgen van evoluties in regelgeving en rechtspraak omtrent staatssteun pagina 2 van 12
- Opvolgen van evoluties in regelgeving en rechtspraak op het vlak van auteursrecht en de gevolgen ervan op andere domeinen (fiscaal recht, sociale zekerheid ) in zoverre deze relevant zijn voor de sectoren die binnen het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media vallen. - Uitvoeren van (probleem)analysen - Analyseren van ad hoc vragen en problemen - Evalueren van de huidige dienstverlening 2. Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het vakgebied proactief mee definiëren, implementeren en bijsturen om de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. - Het beleid en de visie omtrent staatssteun voor het Departement Cultuur, Jeugd en Media verder uitwerken en coördineren - Het verder uitwerken van een handleiding omtrent staatssteun die dossierbeheerders en personen die nieuwe of wijzigende regelgeving uitschrijven toelaat zelf een analyse van het aspect staatssteun te maken - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening - Akkoord bereiken rond de dienstverlening - De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren - Actieplan opstellen, werkmethode definiëren - Definiëren van langere termijnplanning - Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort: vergaderingen organiseren, input van stakeholders verzamelen, opvolgen en coördineren van rapporteringsverplichtingen 3. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, processen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant om door algemeen toepasbare of maatgerichte producten, processen en diensten de dienstverlening m.b.t. staatssteun en auteursrecht te kunnen uitvoeren. - Innovatieve ideeën ontwikkelen - Uitwerken van procedures en richtlijnen - Ontwikkelen van handleidingen en infosessies omtrent staatssteun (wat is staatssteun, het verbod op staatssteun, onder welke voorwaarden en procedure kan een steunmaatregel ingevoerd worden, praktische aanpak van het invoeren van kennisgevingen en dergelijke, transparantieverplichting ) - Lanceren van een model om de rapportering omtrent staatssteun op een systematische manier te kunnen opvolgen 4. Adviesverlening pagina 3 van 12
Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het vakgebied om deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. - Antwoorden op vragen van klanten - Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied - Het ondersteunen van dossierbeheerders en personen die nieuwe of wijzigende regelgeving uitschrijven bij het maken van een staatssteunanalyse - Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving - Management adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein - Inspelen op specifieke vragen van het management - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen - Het beantwoorden van ad hoc vragen van het kabinet over auteursrecht - Het opvolgen en bijwonen van vergaderingen met het kabinet over auteursrecht. Je ligt bv. het kabinet in over wat er op het departement leeft op vlak van auteursrechten. - Proactief knelpunten signaleren 5. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening om een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. - Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen - Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd - Aansporen van dossierbeheerders en personen die nieuwe of wijzigende regelgeving uitschrijven om de fiches in te vullen - De ingevulde fiches opvolgen om te streven naar een rechtlijnige visie omtrent staatssteun - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren - Input leveren voor management rapportering - Toezien op naleving van kwaliteitsnormen - Evalueren van klanttevredenheid - Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen - Voorstellen doen voor verbetering - Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie 6. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening om de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. - De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant pagina 4 van 12
- Deelnemen aan en organiseren van infosessies - Fungeren als aanspreekpunt - Optreden als contactpersoon voor de coördinator van staatssteun voor de Vlaamse overheid - Het coördineren van de jaarlijkse rapportering omtrent staatssteun (intern coördineren en doorgeven aan de coördinator van staatssteun voor de Vlaamse overheid) - Het coördineren en beantwoorden van vragen van de Europese Commissie over staatssteun - Vlaams vooroverleg: optreden als contactpersoon voor de vertegenwoordiger van de Vlaamse regering in de Raad voor Intellectuele Eigendom, in functie van de vergaderingen van de Raad voor Intellectuele Eigendom. Hieraan zijn twee aspecten verbonden: 1. Het organiseren van vergaderingen van Vlaams vooroverleg: doorgeven van datum en agenda van nieuwe vergadering van Raad voor Intellectuele Eigendom en informeren of er interesse is voor een Vlaams vooroverleg (eerder administratief) 2. Vanuit de inhoudelijke opvolging van de evoluties in regelgeving en rechtspraak op het vlak van auteursrecht de vergaderingen van het Vlaams vooroverleg bijwonen. - Feedback vragen aan klanten 7. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied om de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - Opbouwen en onderhouden van netwerken - Bijhouden van vakliteratuur - Volgen van nieuwe ontwikkelingen - Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied 8. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen om bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - Adviseren, controleren en bijsturen van projecten - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten - Projecten plannen, coördineren en leiden - Deelnemen aan cross functionele projectgroepen - Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden - Het opvolgen van de werkzaamheden pagina 5 van 12
4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: 1) Je hebt een masterdiploma, bij voorkeur in de rechten, of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: https://overheid.vlaanderen.be/bijlage02. Je kunt ook deelnemen aan de selectie als je binnenkort afstudeert en binnen de maanden na de uiterste inschrijvingsdatum het gevraagde diploma behaalt. Je kunt de functie alleen opnemen als je op het moment van de indiensttreding je diploma effectief behaald hebt. Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://naricvlaanderen.be/ Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor (www.selor.be). Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Charlotte Vanfleteren, charlotte.vanfleteren@cjsm.vlaanderen.be en 02 553 15 94). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Ervaring in een overheidscontext, auteursrecht, staatsrecht is een pluspunt. Enige voeling met rechtspraktijk is noodzakelijk Je hebt kennis van het culturele veld: de activiteiten van de verschillende actoren binnen het beleidsdomein (cultuur, jeugd en media), de verschillende actoren in deze sectoren, het commerciële aanbod in deze sectoren, vergoedingen voor culturele activiteiten Ervaring in dossierbeheer is een pluspunt pagina 6 van 12
Persoonsgebonden competenties - Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2: je handelt in het belang van de organisatie). - Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2: je verzorgt de interactie). - Netwerken: Je ontwikkelt en bestendigt professionele relaties, allianties en coalities en wendt deze aan om informatie, steun en medewerking te verkrijgen (niveau 1: je maakt actief gebruik van bestaande contacten voor jouw opdracht). - Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2: je legt verbanden en ziet oorzaken). - Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2: je neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan). - Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2: je optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders). - Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1: je levert met oog voor detail correct werk af). Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 7 van 12
5 AANBOD Je krijgt een voltijds contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van Adjunct van de directeur (rang A1, salarisschaal A111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 3.141,81 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index en tewerkstellingspercentage 100%), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste zes maanden vormen een inwerkperiode. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. pagina 8 van 12
Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de eerste week van augustus 2018. 6.2 VOORSELECTIE Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Eerste toetsing relevantie van de werkervaring - Eerste toetsing motivatie - Eerste toetsing inzicht in de functie - Eerste toetsing technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 8 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. De voorselectie vindt plaats in de eerste week van augustus 2018. 6.3 VERKENNEND GESPREK MET CASE Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: - De relevantie van je ervaring - Je motivatie en verwachtingen - Je visie en inzicht in de functie - De technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met een afgevaardigde van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Voorafgaand aan het gesprek krijg je een opdracht die je dient voor te bereiden voor het interview. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op donderdag 9 augustus 2018 (timing onder voorbehoud). 6.4 EINDSELECTIE: JURYGESPREK Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld aan de hand van het gesprek en de resultaten uit het assessment center: pagina 9 van 12
- Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie - Je persoonsgebonden competenties Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op vrijdag 17 augustus 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.5 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op dinsdag 31 juli 2018. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur in PDF-formaat naar sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel. of per post naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel Ben je student, bezorg ons dan in de plaats van een kopie van het diploma een attest dat vermeldt dat je student bent en je binnen de twee maanden het gevraagde diploma kan behalen. Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt pagina 10 van 12
je je kandidatuur uiterlijk op dinsdag 31 juli 2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Didier Cornelis Jurist didier.cornelis@cjsm.vlaanderen.be tel: 02 553 32 81 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Charlotte Vanfleteren Selectieverantwoordelijke charlotte.vanfleteren@cjsm.vlaanderen.be tel: 02 553 15 94 Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen in de week van 20 augustus 2018. Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar charlotte.vanfleteren@cjsm.vlaanderen.be. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van Dossierbeheerder-Jurist bij entiteit Cultuur, Jeugd en Media, die bestaat uit de lijst van geschikten. pagina 11 van 12
Deze reserve heeft een geldigheidsduur van één jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Dossierbeheerder Staatssteun en Auteursrecht. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Als je als student deelnam aan de selectie, moet je ten laatste op datum van indiensttreding het bewijs van het vereiste diploma of getuigschrift bezorgen aan sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be. Anders verlies je je plaats in de werfreserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 12 van 12