Evaluatie VGM-plan 2013

Evaluatie VGM-plan 2013 Dienstnaam Afdeling Veiligheid, Gezondheid en Milieu Documentnummer VGM_uit_12 361 Versie 3 Versiebeheer Versienr Status Aan Datum Opmerkingen 1 Concept VGM Augustus 2012 Voor commentaar 2 Concept VGM-team Oktober 2012 Voor commentaar 3 Concept CvB (UR) Maart 2013 Ter vaststelling 4 Definitief Faculteiten/ eenheden Juni 2013 Verspreiding door VGM Vastgesteld door het College van Bestuur in (maart) 2013. Auteurs: A. Di Bon V.N. de Croon-Koevoets M.B. Danhof-Pont J.M.M. Grosse Stüve R.G.M. Huinen P. Oosterveld A. Noort deskundige biologische veiligheid arbeids- en organisatiedeskundige bedrijfsarts veiligheidskundige stralingsdeskundige arbeidshygiëniste milieuadviseur De afdeling VGM is ISO-9001 gecertificeerd door Lloyd s Register. Evaluatie VGM-plan 2013 - Inleiding, pagina 1

Leeswijzer Eens per twee jaar maakt de Afdeling VGM een Evaluatie VGM-plan (verder genoemd VGM-plan), waarin het risicoprofiel van de universiteit en het plan van aanpak voor de komende jaren is vastgelegd. Dit VGM-plan bestaat uit een reeks tabellen met actuele acties, doorlopende acties en afgeronde acties. Het VGM-plan is het handvat voor de uit te voeren acties op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu voor de faculteiten, eenheden en centrale diensten. Een verkort overzicht van de acties staat in de Managementsamenvatting. Deze samenvatting is bedoeld voor het management, die zo in een oogopslag een beeld krijgt van de stand van zaken met betrekking tot veiligheid, gezondheid en milieu. Ten slotte is er de Management Review in de vorm van een brief van het College van Bestuur. Hierin staan de hoofdpunten zoals deze in het VGM-team van oktober 2012 zijn besproken. Managementsamenvatting 2013 In de Managementsamenvatting worden de belangrijkste knelpunten uit het VGM-plan onder de aandacht gebracht. In de periode januari medio 2012 zijn 23 actiepunten afgerond en zijn 2 nieuw actiepunten aan het plan toegevoegd. In de genoemde periode zijn de volgende resultaten behaald: De Bedrijfshulpverlening binnen de universiteit is op peil en van goede kwaliteit. Aandacht blijft echter wel nodig om de BHV op dit peil te houden. In de gebouwen van de universiteit zijn EHBO-posten en/ of ruimten aanwezig. Losse elektrische eigendomsapparaten zijn zoveel mogelijk uit de universiteit verwijderd. Aandacht blijft nodig voor de elektrische veiligheid van losse privéapparaten. De werkzaamheden waarbij de fysieke belasting van de medewerkers een risico kan vormen, zijn in kaart gebracht. Er is een Plan van Aanpak opgesteld om de knelpunten op te lossen. Afgelopen jaren zijn veel ergonomische verbeteringen doorgevoerd bij de cateringlocaties. Voor nog bestaande knelpunten is een Plan van Aanpak opgesteld. Binnen het proefdiercentrum van de Faculteit W&N zijn verschillende aanpassingen gedaan om het risico van allergievorming bij medewerkers zoveel mogelijk te beperken. De toegang tot en het gebruik van het e-learningprogramma ontruiming voor docenten is verbeterd. Medewerkers die in het verleden blootgesteld kunnen zijn aan asbest zijn geregistreerd. Verslagen van interviews met hen zijn in hun personeelsdossier opgenomen. Locaties waar (mogelijk) asbest voorkomt zijn geïnventariseerd en waar nodig is een beheersplan opgesteld. De inzameling van (gevaarlijke) afvalstoffen is aanbesteed. Hierbij is ondermeer de registratie van afvalstoffen eenduidig gemaakt. Chemische onkruidbestrijding wordt door de Groenvoorziening alleen nog ingezet wanneer er geen alternatieven beschikbaar zijn. De universiteit koopt voor meer dan 50% duurzaam in. De volgende actiepunten zijn nog niet afgerond en worden voortgezet: De uitvoering van de regeling alleen werken wordt door de eenheden schriftelijk vastgelegd. Het veiligheidsreglement voor externe opdrachtnemers wordt in 2012 verder uitgebreid met voorschriften voor specifieke werkzaamheden. Er lopen nog aanvragen voor gebruiksvergunningen voor enkele gebouwen. Evaluatie VGM-plan 2013 - Inleiding, pagina 2

Het ontwikkelen van calamiteitenplannen en veiligheidsplannen voor de diverse eenheden van de universiteit wordt voortgezet. De vernieuwde oproepprocedure bij ziekteverzuim ( Bedrijfsarts op verzoek ) wordt vanaf 2012 gefaseerd in de universiteit ingevoerd. Er zal meer aandacht worden gevraagd voor de risico s van werken in het buitenland. Er wordt voortdurend onderzoek gedaan naar energiebesparende maatregelen. Universiteitsbrede voorlichting over energiebesparing en andere milieuonderwerpen is in ontwikkeling. De inventarisatie van het papiergebruik wordt afgerond. Hierin worden ook mogelijkheden voor papierbesparing opgenomen. De volgende nieuwe aandachtpunten zijn aan het VGM-plan toegevoegd: Bij verbouw en nieuwbouw worden verschillende vormen van energiebesparing en CO 2 - reductie onderzocht. Ontwikkeling van beleid voor bijzondere groepen wordt door de eenheden opgenomen in de jaarplannen. In de Management Review zijn de volgende hoofdpunten geselecteerd: - Aandacht voor de risico s van werken in het buitenland; - De toegang tot en het gebruik van het e-learningprogramma ontruiming voor docenten; - Het universiteitsbreed invoeren van de vernieuwde oproepprocedure bij ziekteverzuim; - Hernieuwde aandacht voor de veiligheid van elektrische (privé-)apparaten. Evaluatie VGM-plan 2013 - Inleiding, pagina 3

Inleiding Voor u ligt het VGM-plan 2013 van de Universiteit Leiden. In het VGM-plan zijn de knelpunten bijeen gebracht die op meerdere plaatsen in de universiteit zijn geconstateerd. Het plan is medio 2012 door de Afdeling VGM opgesteld en evalueert de voortgang van de acties in de periode 2012. Het VGM-plan is een dynamisch plan. Bij het opstellen van het plan worden acties uit het vorige plan geëvalueerd. Afgeronde acties worden uit het plan verwijderd, maar er worden ook nieuwe actiepunten toegevoegd. De nieuwe actiepunten worden niet meer alleen op basis van recent uitgevoerde risicoinventarisaties en evaluaties (RI&E s) bepaald. Ook actiepunten uit onderzoeken die bij verschillende faculteiten, instituten of ondersteunende diensten (in het vervolg: eenheden) zijn uitgevoerd en actiepunten uit beleidsnotities en universiteitsbrede overleggen worden in het VGM-plan opgenomen. Hiermee biedt het plan een overzicht van acties die door verschillende actoren in meerdere organisatieonderdelen van de universiteit worden uitgevoerd. De Afdeling VGM evalueert, in overleg met de eenheden, eens per twee jaar de voortgang van de actiepunten in het plan. De lopende aandachtspunten staan in deel I en zijn verdeeld over de aandachtsgebieden van de Afdeling VGM: veiligheid, gezondheid en milieu. Daaraan vooraf staat een hoofdstuk met algemene aandachtspunten (arbo- en milieubeleid). De doorlopende acties, niet-projectmatige acties die voortdurend aandacht verdienen, zijn opgenomen in deel II van het plan. In deel III staan ter informatie alle acties genoemd die in vorige periodes zijn afgerond. De genoemde risico s komen veelal niet in alle gebouwen van de universiteit voor en kunnen ook per gebouw enigszins verschillen. Dat resulteert in generieke beschrijvingen van de risico s en de uit te voeren acties. Daarbij wordt niet naar individuele problemen en incidentele knelpunten gekeken, maar naar problemen die voor grotere groepen medewerkers en studenten spelen en zich op meerdere afdelingen of in meerdere gebouwen voordoen. Nieuwe actiepunten in dit VGM-plan zijn cursief weergegeven. De status van de actiepunten is weergegeven in de laatste kolom. Daarbij bestaan de volgende mogelijkheden: Status Beschrijving Het actiepunt is door de verantwoordelijke(n) geheel afgerond. AANDACHT Het uitvoeren van het actiepunt is begonnen, maar nog niet afgerond. Met het uitvoeren van het actiepunt is nog niet of pas onlangs begonnen. In -2012 zijn 23 actiepunten afgerond. Aan het VGM-plan zijn dit keer 2 nieuwe actiepunten toegevoegd. Evaluatie VGM-plan 2013 - Inleiding, pagina 4

Deel I. VGM-plan 1. Algemeen Aandachtspunt Arbo- en milieuzorg Niet overal is een regeling voor alleen werken. Het Veiligheidsreglement voor externe opdrachtnemers wordt in de praktijk niet gehandhaafd. Er ontbreekt een visie op duurzaam personeelsbeleid. Drie eenheden hebben de RI&E voor studenten uitgewerkt en een plan van aanpak gemaakt. Er wordt door VGM een universitaire regeling op hoofdlijnen geschreven. De eenheden beschrijven in een decentraal beleidsstuk (veiligheidsreglement, huisregels) hoe zij deze regeling invullen. EC Vastgoed ontwerpt een methode om dit veiligheidsreglement te handhaven en voert dit uit. HRM ontwikkelt in een visie op duurzaam personeelsbeleid, waarin aandacht is voor vitaliteit (in samenhang met ontgroening/ vergrijzing, langer doorwerken) en motivatie, naast resultaat en ontwikkeling. De eenheden die voor de RI&E voor studenten nog geen PvA hebben gemaakt, sturen dit voor juni ter toetsing aan de afd. VGM. Status medio 2012 De preventiemedewerkers hebben benoemd welke afspraken en regels er binnen de meeste eenheden zijn gemaakt over alleenwerken tijdens en/of ná werktijden, deze zijn echter niet vastgelegd. De eenheden worden verzocht deze afspraken schriftelijk vast te stellen. Handhaving is door EC Vastgoed opgedragen aan de clusterteams en de projectleiders. Het veiligheidsreglement wordt in 2012 uitgebreid met voorschriften voor specifieke werkzaamheden. In het werkplan 2012 van HRM is het onderwerp duurzame inzetbaarheid opgenomen. In 2012 is een inventarisatie gedaan binnen de organisatie gericht op leeftijdsopbouw, uitstroom als gevolg van pensionering, ziekteverzuim en functieverblijftijd. Op basis van de analyse van deze informatie zal in 2013 beleid worden ontwikkeld gericht op duurzame inzetbaarheid. Daarbij worden ook de uitkomsten van de personeelsmonitor 2012 betrokken. De RI&E studenten is afgerond. Actualisatie vindt plaats in de normale RI&E-cyclus, met extra aandacht voor studenten als speciale groep. Pagina 5 Deel I. VGM-plan

Beleid voor bijzondere groepen is niet overal ontwikkeld of onvoldoende bekend. Voorlichting en instructie Gestructureerde voorlichting over arbeidsomstandigheden en milieu aan medewerkers, studenten, gastmedewerkers, en buitenlandse medewerkers en studenten ontbreekt. Een van de ambities van de universiteit is meer buitenlandse studenten aan te trekken. De voornamelijk Nederlandstalige voorlichting is voor deze groep niet toereikend. De eenheden formuleren indien nodig voor dit knelpunt een actie en bepalen een tijdpad. VGM organiseert werkgroepen die voor voorlichting en instructie voorbereiden over onderwerpen die een risico vormen voor de medewerkers en studenten. VGM stelt een plan op voor het ontwikkelen van Engelstalige voorlichting op arbo- en milieugebied. Status medio 2012 Hiervoor is geen universiteitsbreed beleid ontwikkeld; er is sprake van ad-hocbeleid. Ontwikkeling van beleid wordt door de eenheden opgenomen in de jaarplannen. AANDACHT In 2009 is een werkgroep gestart die de voorlichting over milieubeleid, milieuhygiëne en energiebesparing inventariseert en voorstellen doet voor voorlichting die de komende jaren wordt gegeven over deze onderwerpen. De werkgroep heeft medio haar werkzaamheden afgerond. Op het gebied van informatie over arbo en milieu is er synchronisatie tussen wat er aan Nederlandstalige informatie op de VGM website en de facultaire sites wordt geplaatst. De synchronisatie vindt plaats in een gezamenlijke webredactie. Engelstalige arbo- en milieu-informatie is nog niet op de VGM-site en alle facultaire sites doorgevoerd. AANDACHT 2. Veiligheid Aandachtspunt Brandpreventie Vanuit vluchtveiligheid moeten gebouwen aan landelijke veiligheidseisen voldoen. Als hieraan wordt voldaan wordt voor het gebouw een gebruiksvergunning verleend. De gemeentelijke brandweer heeft de gebreken geïnventariseerd en een plan opgesteld om de gebreken te herstellen. Status begin 2012 Voor ongeveer de helft van de gebouwen is een gebruiksvergunning, al dan niet onder voorwaarden, verleend. Voor de overige gebouwen loopt dit proces nog. Pagina 6 Deel I. VGM-plan

Bedrijfshulpverlening, optreden bij calamiteiten In sommige gebouwen is de BHV onvoldoende georganiseerd. Er zijn onvoldoende BHV-ers in de avonduren. Niet overal is een EHBO-post (in ge bouwen waar een gering aantal personen aanwezig is) of EHBO ruimte (in gebouwen met grote aantallen personen) voor de eerste opvang bij een ongeval of calamiteit. Er is geen koppeling tussen calamiteitenplannen en risico-inventarisaties. Van alle evenementen die door de universiteit worden georganiseerd is er geen gemakkelijk toegankelijk totaaloverzicht. Er wordt voorafgaande aan evenementen geen risico-inventarisatie uitgevoerd. In gebouwen ontbreken veiligheidsplattegronden Het aantal ontruimers per verdieping en de BHV-bezetting tijdens openingsuren worden in door VGM geëvalueerd. Het e-learningprogramma voor ontruiming in de avonduren wordt door VGM geactualiseerd. De eenheden formuleren voor dit knelpunt een actie en bepalen een tijdpad. VGM voert in een evaluatie uit. De in de RI&E en het calamiteitenplan voor een gebouw/ eenheid voorkomende onderwerpen worden door VGM geïntegreerd. In wordt door VGM in samenwerking met EC Vastgoed en ICS voor universitaire evenementen een evenementenkalender opgesteld. Voor elk gebouw worden vanaf door EC Vastgoed veiligheidsplattegronden gemaakt. Status begin 2012 Uit de in 2011 uitgevoerde audit is gebleken dat het aantal bedrijfshulpverleners voldoende is. Dit programma is in 2011 geëvalueerd en uitgebreid met andere gebouwen. Eind 2011 is een complete revisie gestart. Deze is in de loop van 2012 afgerond. In alle gebouwen zijn nu EHBO-posten en/ of ruimten aanwezig. Nog niet gestart. AANDACHT Het opstellen van een evenementenkalender binnen de universiteit blijkt niet mogelijk, omdat er binnen de universiteit geen centraal meldpunt voor evenementen is. Voorstel is om deze actie te stoppen. In 2012 start het project voor veiligheidsplattegronden. Als basis daarvoor gelden de plattegronden die voor de gebruiksvergunningen nodig zijn. Pagina 7 Deel I. VGM-plan

Er ontbreekt een systematiek waarmee een periodieke controle plaatsvindt van gebouwgebonden voorzieningen op het gebied van branddetectie en gebouwontruiming. Onderhoud, elektrische veiligheid Losse elektrische (privé-)apparaten (koffiezetapparaten, waterkokers, etc.) kunnen door slecht toezicht en onderhoud brandgevaar opleveren en onnodig energie gebruiken. Ook voor het verkrijgen / verlengen van een gebruiksvergunning is er beleid op dit terrein nodig. Vallen, struikelen, stoten, knellen Op- en afstapjes zijn niet overal voldoende aangegeven. Er is geen goed overzicht van alle plaatsen waar deze knelpunten zich voordoen. Door VGM en EC Vastgoed wordt hiervoor in een auditsystematiek ontwikkeld. De eenheden formuleren voor dit knelpunt een actie en bepalen een tijdpad wanneer het afscherming van apparatuur betreft. In onderzoekt VGM de stand van zaken en zo nodig wordt er een actieplan ontwikkeld. Bij het uitvoeren van de actualisatie van de RI&E/ PvA wordt dit knelpunt nadrukkelijk meegenomen door de preventiemedewerker. Status begin 2012 In 2011 is dit controlesysteem met tijdschema geheel geïmplementeerd in het kader van de certificering van de brandmeldcentrales. Dit project loopt door tot 2017. Alle eenheden zijn gewezen op hun verantwoordelijkheid met betrekking tot de veiligheid en het onderhoud van elektrische (privé-)apparaten. Preventiemedewerkers besteden hieraan in de RI&E meer aandacht. Overal waar mogelijk zijn de op- en afstapjes aangepast en voor minder validen toegankelijk gemaakt, behalve in monumentale panden. Hier moeten gebruikers worden gewezen op het gevaar. Pagina 8 Deel I. VGM-plan

3. Gezondheid Aandachtspunt Verzuimbeleid De universiteit heeft sinds jaren een laag verzuim. Hierbij past niet meer het oude model waarbij alle zieke medewerkers worden opgeroepen bij de bedrijfsarts. Dit leidt niet tot een optimale efficiëntie bij de verzuimbegeleiding. Fysieke belasting Er is nog onvoldoende aandacht voor instructie ten aanzien van werkhouding en tillen. Hulpmiddelen met instructie voor het gebruik ervan kunnen het probleem verminderen. Meer afwisseling in fysiek zware en lichtere taken is noodzakelijk. Ergonomische verbetervoorstellen voor de catering (UFB) moeten nog in de plannen van aanpak worden opgenomen. VGM start in het project "Bedrijfsarts op verzoek". De eenheden waar fysieke belasting voorkomt voeren in een inventarisatie uit en stellen een plan van aanpak op. Het UFB voert volgens plan van aanpak verbetermaatregelen uit. Status begin 2012 De werkgroep levert eind 2011 een concept beleidsnotitie aan. De projectgroep Voorlichting en Instructie fysieke belasting heeft voor een groot aantal eenheden de fysieke belasting in kaart gebracht. Voor eventuele knelpunten worden volgens een plan van aanpak maatregelen uitgevoerd. Dit project is in 2011 afgerond. Afgelopen twee jaar zijn veel ergonomische verbeteringen doorgevoerd bij de cateringlocaties. Voor nog bestaande knelpunten is een plan van aanpak opgesteld. Er wordt optimaal ingezet op taakroulatie en goede planning tijdens piekdrukte. Medewerkers met ernstige fysieke klachten zijn overgeplaatst. Pagina 9 Deel I. VGM-plan

Werken in het buitenland Medewerkers en studenten lopen in het buitenland verschillende risico s, zoals blootstelling aan ziekten, terrorisme, oorlog, andere culturen en andere arbeidsomstandigheden. Biologische agentia Bij het uitvoeren van werkzaamheden in de proefdier-ruimten bestaat een risico van allergievorming. Ruimtegebrek Er blijft binnen de universiteit op diverse locaties sprake van ruimtegebrek. Er zijn teveel werkplekken in de kamers. De eenheden verzoeken de afdelingshoofden voorlichting te geven aan medewerkers en studenten wanneer zij naar het buitenland reizen. Hiervoor kan de brochure Werken in het buitenland van VGM worden gebruikt of gezondheidsinformatie worden ingewonnen bij de reizigersadviseurs van VGM. Bij de inrichting van nieuwe proefdierruimten adviseert VGM over technische voorzieningen en de indeling van werkruimten, en over de wijze waarop werkzaamheden worden uitgevoerd. De eenheden formuleren voor dit knelpunt, zo nodig, een actie en een tijdpad. Status begin 2012 Dit is geregeld onderwerp bij het overleg met de besturen van de eenheden. Uit de recent uitgevoerde RI&E s blijkt dat de eenheden nog onvoldoende bekend zijn met beschikbare informatie op de VGMsite en de brochure risico s werken in het buitenland. Een aantal medewerkers is bij het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten gemeld in verband met het oplopen van een tropische ziekte in het buitenland. Er wordt onderzocht of veiligheidsinformatie bij het boeken van een buitenlandse reis automatisch kan worden getoond. In de Faculteit W&N zijn verschillende aanpassingen gedaan. Voor enkele kostbare aanpassingen is geadviseerd dit mee te nemen in de nieuwbouw van de proefdiervoorziening van FWN. Ruimtegebrek wordt door flexibele verschuivingen binnen de bestaande gebouwen zoveel mogelijk opgevangen. Er zijn geen signalen meer dat ruimtegebrek nog een probleem is. Pagina 10 Deel I. VGM-plan

Asbest In verschillende gebouwen zijn asbestvezels aangetroffen in technische ruimten en infrastructuur. Mogelijk zijn medewerkers van (technische) diensten in het verleden aan asbestvezels blootgesteld. VGM inventariseert welke medewerkers mogelijk zijn blootgesteld. Door middel van een interview wordt de mate van blootstelling in kaart gebracht. Deze gegevens worden langdurig in het medisch personeelsdossier bewaard. Status begin 2012 De interviews met de (oud)medewerkers zijn afgerond. De gegevens zijn aan de medische personeelsdossiers toegevoegd en worden apart bewaard. Het EC Vastgoed heeft beheerplannen laten opstellen voor FSW, FWN (6 stuks) en UBL. De overige gebouwen zijn geïnventariseerd maar daarvoor zijn geen beheerplannen nodig. 4. Milieu Aandachtspunt Milieubeleid Milieubeleid is geen systematisch onderdeel van de bedrijfsvoering. Milieubeleid wordt een systematisch onderdeel van de bedrijfsvoering van de universiteit door koppeling aan de (de)centrale beleidscycli voor veiligheid, gezondheid en milieu. Het ontwikkelen van decentraal milieubeleid wordt bemoeilijkt door het ontbreken van een overzicht van relevante milieukengetallen. VGM ziet toe op het invullen van de milieurelevante vragen tijdens de RI&E s in de eenheden (vanaf ). Hiermee wordt milieubeleid automatisch in de beleidscycli opgenomen. In bereidt VGM de registratie van milieukengetallen door de eenheden voor. De registratie begint op 1 januari 2011. Status begin 2012 Milieurelevante vragen worden in nieuwe software voor RI&E verwerkt en zijn waarschijnlijk per 2012 beschikbaar. Milieukengetallen (afval, energie en koelvloeistoffen) zijn per faculteit beschikbaar (per mei 2011). Pagina 11 Deel I. VGM-plan

In de scorecards voor veiligheid en gezondheid zijn geen milieugegevens opgenomen. Energiebesparing Er ontbreekt een richtlijn voor het systematisch uitvoeren van energiebesparende maatregelen binnen de universiteit. De CO 2 -emissie is door het gebruik van grijze stroom binnen de universiteit hoog. VGM ontwikkelt in in overleg met de eenheden milieuprestatieindicatoren die jaarlijks kunnen worden opgenomen in de scorecards. De eenheden leveren daarvoor jaarlijks vanaf 2011 de noodzakelijke gegevens aan. Energiebesparende maatregelen worden door alle universitaire eenheden en diensten uitgevoerd wanneer ze kunnen worden terugverdiend binnen de tijd die overeenkomt met de helft van de (door de fabrikant verwachte) economische levensduur van het vervangende product of de installatie. Het aandeel groene stroom voor de universiteit bedraagt 100%. EC Vastgoed onderzoekt bij nieuw- en verbouw andere vormen van energiebesparing en CO 2 -reductie. Status begin 2012 Universiteitsbreed zijn in de scorecard vanaf scores opgenomen voor energie en CO2-emissie. In de decentrale scorecards per faculteit over 2012 worden de kengetallen van afval, energie en lekkage koelvloeistoffen aangegeven. Eenheden leveren sinds mei 2011 afvalgegevens aan (preventiemedewerkers). Andere milieuregistraties worden centraal beheerd. Wordt door EC Vastgoed meegenomen in de investeringsplannen. Voor 2012 en verder wordt opnieuw groene stroom gekocht. Toepassing van Geothermie is voor de nieuwbouw bètafaculteit onderzocht, maar is niet mogelijk gebleken. Er is wel uitbreiding aangevraagd voor de WKO installatie van de nieuwbouw bètafaculteit (verdubbeling). Pagina 12 Deel I. VGM-plan

Emissies naar bodem, wateren lucht Het overzicht met risicovolle locaties voor emissies naar de bodem of het oppervlaktewater is niet actueel. De omvang van de emissie van verbrandingsgassen en koelmiddelen is niet bekend. In sommige situaties gebruikt de Groenvoorziening nog chemische onkruidbestrijdingsmiddelen. Afvalstoffen In de meeste eenheden is niet onderzocht of de hoeveelheid afval verder kan worden verminderd. De universiteit koopt niet duurzaam in. EC Vastgoed houdt de inventarisatie van locaties met handelingen waarbij emissies naar de bodem of oppervlaktewater kunnen optreden actueel en neemt desgewenst extra maatregelen om de risico's verder in te perken. VGM start het project in. VGM start in een centrale registratie op van de emissies van verbrandingsgassen en lekverliezen van koelmiddelen. Deze registratie wordt gebruikt om tijdig te kunnen ingrijpen in het onderhoudsprogramma van de installaties. Groenvoorziening stopt met het gebruik van chemische onkruidbestrijdingsmiddelen. Alle eenheden stellen in een afvalpreventieplan op, waarin alle voorkomende afvalstromen zijn geïnventariseerd en maatregelen zijn genoemd om de hoeveelheid afval te beperken. De universiteit ondertekent de deelnameverklaring Duurzaam inkopen van Senter Novem en verplicht zich hiermee tot 50% duurzaam inkopen in 2012. VGM regelt de duurzame inkoop met de afdeling Inkoop van het UFB. Status begin 2012 Rapportage Risico s afvalwater wordt geactualiseerd zodra eerste fase nieuwe bètafaculteit wordt opgeleverd. AANDACHT VGM en EC Vastgoed onderzoeken een structurele en efficiënte registratiemogelijkheid. Chemische onkruidbestrijding wordt alleen nog gebruikt wanneer geen alternatieven beschikbaar zijn. In 2011 is de aanbesteding voor inzameling afvalstoffen gegund. Registratie vindt pas sinds medio 2011 plaats. Een volledig overzicht is beschikbaar begin 2013 (over het jaar 2012). De deelnameverklaring is in december 2008 door de universiteit ondertekend. Inkoop volgt de richtlijnen van het Agentschap NL. De universiteit heeft in 2011 voor iets meer dan 50% duurzaam aanbesteed. Pagina 13 Deel I. VGM-plan

De milieubelasting van goederen en materialen wordt bij de inkoop onvoldoende meegewogen. Niet in alle grote eenheden worden jaarlijks alle gegevens over het afgevoerde afval, inclusief de kosten, door één persoon verzameld en trends geanalyseerd. De afvoer van afvalstoffen is niet in alle eenheden goed gestructureerd en onafhankelijk van individuele medewerkers. Papierbesparing Er kan meer papier worden bespaard wanneer de aanbevelingen van de Werkgroep Papierreductie worden geïmplementeerd. De afdeling Inkoop van het UFB weegt bij alle Europese aanbestedingen voor de inkoop van goederen en materialen de milieubelasting zwaarder mee. De centrale milieuadviseur wordt voor aanvang van een project geconsulteerd over de milieucriteria die in de aanbesteding worden opgenomen en over de weging daarvan. VGM regelt in bovenstaande met de afdeling Inkoop van het UFB. Wordt in door het UFB geregeld in de aanbesteding voor het ophalen van afval. Wordt in door het UFB geregeld in de aanbesteding voor het ophalen van afval. Alle eenheden formuleren voor dit knelpunt een actie en bepalen een tijdpad. VGM inventariseert in hoeverre de door de Werkgroep Papierreductie voorgestelde aanbevelingen zijn uitgevoerd, onderzoekt of er aanvullende maatregelen kunnen worden genomen en zorgt daar waar nodig alsnog voor uitvoering van papierbesparende maatregelen. Status begin 2012 Inkoop volgt de richtlijnen van het Agentschap NL. De universiteit heeft in 2011 voor iets meer dan 50% duurzaam aanbesteed. In de aanbesteding voor het ophalen van het universitaire afval wordt de administratie en facturering geregeld. Dit is door het UFB geregeld in de aanbesteding voor het ophalen van afval. In 2012 start een universiteitsbreed voorlichtingsproject over energiebesparing en andere milieuonderwerpen. Door het UFB is bij de faculteiten (muv FWN) en centrale diensten geïnventariseerd hoeveel er wordt geprint. Ook is gekeken naar andere vormen van papiergebruik (o.a. het beschikbaar stellen van periodieken en folders). De rapportage aan de onderzochte eenheden volgt nog. Hierin zijn aanbevelingen opgenomen om het papiergebruik te verminderen. Pagina 14 Deel I. VGM-plan

Vervoer van goederen en personen Medewerkers en studenten komen in grote mate met openbaar vervoer of de fiets naar de universiteit. Goederen worden echter doorlopend met vrachtauto s aangevoerd. VGM onderzoekt de mogelijkheden om de vervoersbewegingen van personen en leveranciers te beperken. Status begin 2012 Vervoersbewegingen van personen nemen verder af, mede omdat betaald parkeren in 2012 bij bijna de gehele universiteit is ingevoerd. Dit levert een afname van het autogebruik op van ongeveer 50%. Doordat afval sinds mei 2011 voor alle faculteiten centraal wordt afgevoerd is het aantal vervoerbewegingen verminderd. Waar mogelijk wordt het transport van goederen in de aanbesteding meegenomen. Pagina 15 Deel I. VGM-plan

Deel II. Continue aandacht 1. Algemeen Aandachtspunt Arbo- en milieuzorg Op vrijwel alle plaatsen ontbreekt een gestructureerde decentrale beleidscyclus zoals omschreven in de Kaderregeling Arbo- en Milieumanagement. Verschillende universitaire regelingen zijn niet of onvoldoende geïmplementeerd. In veel gevallen is het bij de eenheden niet bekend wanneer en door wie er welke werkzaamheden door externe bedrijven worden uitgevoerd. Hierdoor kan onnodig hinder ontstaan of kunnen er gevaarlijke situaties vóórkomen. Voor het uitvoeren van de RI&E is in de eenheden onvoldoende tijd beschikbaar waardoor de RI&E-planning niet wordt gehaald. In vindt een gewijzigde audit door VGM plaats. VGM coördineert de actualisatie van de universitaire regelingen. De Kaderregeling en de Regeling Bedrijfshulpverlening worden door VGM jaarlijks geaudit. Het EC Vastgoed geeft één week vooraf een weekplanning (per eenheid) aan een aangewezen functionaris die zo nodig acties coördineert op het gebied van VGM. In de gewijzigde RI&E-procedure bewaken de procesbegeleiders van VGM het SMART opstellen van projectplannen. Plannen zijn realistisch en afgestemd op de planning van de klant. Status eind 2011 Uit de audits van de decentrale beleidscycli door VGM blijkt dat de arbo- en milieuzorg in de eenheden steeds meer structuur krijgt. Enkele grote eenheden hebben veel vorderingen gemaakt. De uitkomsten van de audits zijn in het voorjaar van 2011 aan het VGMteam gerapporteerd. De huidige regelingen zijn voldoende geïmplementeerd. Enkele regelingen worden in 2012 geactualiseerd en zo nodig voorgelegd aan het VGM-team. Jaarlijks wordt een (document)audit van de decentrale beleidscyclus gehouden. De uitkomsten worden vergeleken met de eerder uitgevoerde audits. Daarnaast wordt eens per twee jaar een inhoudelijke audit uitgevoerd van enkele aandachtpunten uit dit Arbo- en Milieuplan. Wordt door EC Vastgoed bewaakt en heeft continue aandacht. Door verbeterde uitvoering van de procesbegeleiding worden meer realistische afspraken gemaakt over de uitvoering van de RI&E. Afgesproken is verdiepende inventarisaties op te nemen in het plan van aanpak. Dit heeft tot verbetering geleid. Aandachtspunt is (na afronding van project) de evaluatie met de verantwoordelijk leidinggevende. Pagina 16 Deel II. Continue aandacht

Voorlichting en instructie Gestructureerde voorlichting over arbeidsomstandigheden en milieu aan medewerkers, studenten, gastmedewerkers, en buitenlandse medewerkers en studenten ontbreekt. Voor locatie- en werkgebonden activiteiten formuleren de eenheden een actie en bepalen zij een tijdpad. Status eind 2011 De faculteit W&N heeft een voorlichtingsplan opgesteld. Dit wordt gefaseerd uitgevoerd. Voorlichting en instructie vindt in andere eenheden vaak op aanvraag plaats. 2. Veiligheid Aandachtspunt Bedrijfshulpverlening, optreden bij calamiteiten In sommige gebouwen is de BHV onvoldoende georganiseerd. Op enkele uitzonderingen na ontbreken in de gebouwen ontruimings- en veiligheidsplattegronden (NEN 1414). Calamiteitenplannen zijn niet volgens een protocol/ format opgesteld waardoor uniformiteit, ook m.b.t. soorten calamiteiten, ontbreekt. Onderhoud, elektrische veiligheid Een gering aantal apparaten en installaties vormen een mogelijk gevaar De eenheden formuleren voor dit knelpunt een actie en bepalen een tijdpad. Door EC Vastgoed worden in samenwerking met VGM ontruimingsplattegronden gemaakt. Voor eind 2009 wordt door VGM en EC Vastgoed een protocol/ format ontwikkeld waarmee voor elk gebouw of eenheid eenvormige calamiteitenplannen kunnen worden samengesteld. EC Vastgoed formuleert voor dit knelpunt een actie en bepaalt een tijdpad in het geval van: - afscherming van installaties Status eind 2011 Uit de in 2011 uitgevoerde audit is gebleken dat, op een enkele uitzondering na, de BHV voldoende georganiseerd is. Ontruimings- en veiligheidsplattegronden zijn in alle gebouwen aangebracht en moeten actueel worden gehouden. Het format is ontwikkeld. In 2012 is voor iedere eenheid binnen de universiteit een calamiteitenplan opgesteld. Liften worden jaarlijks gekeurd. Andere hijsinstallaties zijn in 2009 geïnventariseerd en gekeurd. Pagina 17 Deel II. Continue aandacht

Er is nog onvoldoende aandacht voor arbo en milieu bij plannen voor nieuw- en verbouw van de universitaire panden. Status eind 2011 - overzichten van installaties In het kader van het TIS-project (Tekeningen Informatie Systeem) worden alle bouwkundige tekeningen geactualiseerd. Technische tekeningen worden zoveel mogelijk in renovatie- of onderhoudsprojecten meegenomen. Hiervan is 90% gereed. Tekeningen moeten door verbouwingen telkens worden aangepast. - verduidelijking van onderhoudscontracten - het opzetten van een plan voor noodzakelijke keuringen volgens NEN 3140. Arbo en milieu worden in door EC Vastgoed en VGM op de agenda van het structurele overleg tussen beide afdelingen gezet. Bij een herziening van het totale pakket aan onderhoudscontracten worden deze ook digitaal opgeslagen in Planon om de clusters beter inzage te kunnen geven. Hiervan is 50% gereed. De clusters beheren de contracten zelf. Voor technisch beheermedewerkers, werkvoorbereiders en clustercoördinatoren worden cursussen op het gebied van de 'NEN 3140', 'VCA 1 + 2 ' en 'Schakelbevoegdheden' georganiseerd. Dit punt blijft vast agendapunt van het structureel overleg tussen EC Vastgoed en VGM. De aandacht voor duurzaam huisvesten is de laatste jaren sterk vergroot. Zo is voor de nieuwe Bètafaculteit het Breeam streven very good. Uitvoering gebeurt in overleg met EC Vastgoed. 3. Gezondheid Aandachtspunt Verzuimbeleid Binnen de universiteit bestaat in het algemeen een laag verzuimrisico. Er is behoefte aan effectievere communicatie tussen leidinggevenden, werknemers en bedrijfsarts bij de verzuimbegeleiding. In het najaar van 2009 wordt door VGM met HRM-opleidingen een trainingsaanbod voor uitgewerkt. Status eind 2011 Met HRM-opleidingen zijn afspraken gemaakt over de organisatie van trainingen effectief voeren van verzuimgesprekken voor leidinggevenden. VGM heeft sinds 2009 bij verschillende onderdelen van de universiteit maatwerktrainingen voor leidinggevenden en P&O-adviseurs verzorgd. Pagina 18 Deel II. Continue aandacht

Psychosociale Arbeidsbelasting In veel gevallen wordt gesproken over een hoge werkdruk (meer werk door minder mensen, reorganisatie, conflicten etc)). Werkdruk moet ook op centraal niveau een punt van aandacht blijven om eventuele preventieprojecten op te kunnen zetten voor het beheersen en voorkomen van werkdruk. Werkdruk In veel gevallen wordt gesproken over een hoge werkdruk (meer werk door minder mensen). Maar ook wordt gesproken over werkdruk door reorganisaties, conflicten en prestatiedruk. Het CvB (HRM) zet begin onder alle medewerkers een personeelsmonitor uit waarin onder meer wordt gevraagd naar de ervaren werkdruk. De eenheden formuleren voor dit knelpunt een actie en bepalen een tijdpad en objectiveren (evt. i.s.m. VGM) de ervaren werkdruk. Status eind 2011 Het eindrapport Werkbeleving Universiteit Leiden is eind mei beschikbaar gesteld aan alle universitaire medewerkers en in juni in de diverse universitaire gremia besproken. De werknemerstevredenheid is met een rapportcijfer van 7,5 goed te noemen. Het Wetenschappelijk Personeel staat neutraal ten opzichte van de werkdruk, het ondersteunend personeel positief (in vergelijking tot andere Universiteiten die door het IVA een onderzoek hebben laten uitvoeren. Er zijn verschillen in werkbeleving tussen en binnen faculteiten en eenheden. De uitkomsten gaven onvoldoende aanleiding tot een centrale aanpak van de psychosociale arbeidsbelasting. Op decentraal niveau zijn enkele actieplannen geformuleerd. Niet alle resultaten en actieplannen zijn geïntegreerd in de Risico- Inventarisatie en Evaluatie. Het onderzoek wordt in 2012 herhaald. De inventarisatie van eventuele knelpunten op het gebied van werkdruk wordt meegenomen in de RI&E, door het gebruik van de module psychosociale arbeidsbelasting uit het NFU-instrument. Daarnaast is de ervaren werkdruk een onderwerp van gesprek in de ROG s en het werkoverleg. In is de afspraak gemaakt om de uitkomsten en actieplannen Personeelsmonitor ( Werkbeleving Universiteit Leiden ) te gebruiken voor de RI&E om onderzoeksmoeheid te voorkomen. Niet alle resultaten en actieplannen zijn geïntegreerd in de Risico- Inventarisatie en Evaluatie. Het advies is om bij de jaarlijkse actualisatie uitkomsten en actieplannen van beide onderzoeken te integreren. Pagina 19 Deel II. Continue aandacht

Fysieke belasting Fysieke belasting in de vorm van tillen, duwen, trekken, ongunstige werkhoudingen, veel lopen en staan wordt veel gemeld door catering-, algemene dienstmedewerkers en door medewerkers van groenvoorziening, audiovisuele en fijnmechanische diensten en copy, print en mailservices en bibliotheken. Biologische agentia Beheersplannen voor locaties waar Legionella kan voorkomen, zijn gemaakt. Er vindt periodieke controle op mogelijk aanwezige Legionella-bacteriën plaats. De afdeling VGM evalueert het project voorlichting en instructie Fysieke belasting met de betrokken leidinggevenden. Voorlichting en instructie over reductie van fysieke belasting behoeft continu aandacht. Tweejaarlijks wordt door VGM toezicht uitgeoefend op de verrichte metingen en aanpassingen van het Legionellabeheersplan. Status eind 2011 Voor de eenheden waar fysieke belasting voorkomt is een nadere inventarisatie van de knelpunten gemaakt. Verbetermaatregelen zijn uitgevoerd. Audits worden eens per twee jaar uitgevoerd. Een keer per drie jaar worden de RI&E s en de beheersplannen en de meetregistraties beoordeeld. 4. Milieu Aandachtspunt Energiebesparing Maatregelen uit de energiebesparingonderzoeken zijn nog niet volledig uitgevoerd. EC Vastgoed organiseert jaarlijks in de grote faculteiten en eenheden een bijeenkomst van het Energieteam. Hier worden de acties uit de energiebesparingsonderzoeken gevolgd. In het onderhoudsbudget van EC Vastgoed worden jaarlijks middelen vrijgemaakt voor het uitvoeren van energiebesparende maatregelen. Status eind 2011 De VSNU heeft in 2008 de Meer Jaren Afspraak 3 ondertekend. De Universiteit heeft als gevolg hiervan eind 2008 bij Senter Novem een Energie Efficiency Plan (EEP) ingediend, waarin de energiebesparende maatregelen zijn opgenomen die tot 2015 door de universiteit worden genomen. Het EEP is in 2012 geactualiseerd; hierbij zijn de resultaten verwerkt van de EPA-U-onderzoeken die bij vrijwel alle gebouwen van de universiteit zijn gemaakt. Energiebesparende maatregelen worden door EC Vastgoed bij het opstellen van de jaarlijkse begroting meegenomen. Pagina 20 Deel II. Continue aandacht

Duurzaam bouwen Duurzaam bouwen is geen standaard beleid binnen de universiteit. De universiteit gebruikt bij nieuwbouw, verbouwingen en beheer nog niet zo veel mogelijk minder milieubelastende alternatieven voor bouwmaterialen. Hinder Buiten het gebouw opgestelde apparatuur kan voor omwonenden geluidoverlast geven. Bij bouwprojecten met een kostprijs boven 5.000.000 wordt door de projectleider van EC Vastgoed altijd advies ingewonnen bij de energiecoördinator en de milieuadviseur. De eenheden formuleren waar nodig voor dit knelpunt een actie en bepalen een tijdpad. Status eind 2011 Dit uitgangspunt is voor het eerst meegenomen in de notitie Duurzame campus nieuwe bètafaculteit. Hiervoor is geen algemeen beleid ontwikkeld. Bij klachten wordt ad-hoc gereageerd. Pagina 21 Deel II. Continue aandacht

Deel III. Afgeronde acties 1. Algemeen Aandachtspunt Arbo- en milieuzorg Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB) van decentrale preventiemedewerkers zijn onvoldoende vastgelegd. Actie (de verantwoordelijke is onderstreept) De eenheden formuleren indien nodig voor dit knelpunt een actie en bepalen een tijdpad. Hierbij kan worden aangesloten bij de implementatie van het UFO-project. Status bij afronding Bij vrijwel alle eenheden zijn de TVB schriftelijk vastgelegd, ondermeer tijdens het UFO-project. Hiermee zijn de TVB gekoppeld aan functies en hoeven nieuwe preventiemedewerkers niet telkens opnieuw te worden aangewezen. Afgerond Naar aanleiding van de wijziging van de Arbowet stelt VGM een advies op over de preventiemedewerker. Naar aanleiding van de wijziging van de Arbowet stelt VGM een advies op over de preventiemedewerker. Het advies is door VGM verstrekt. Van alle eenheden is de preventiemedewerker bekend. Wijzigingen moeten door de eenheid aan VGM worden doorgegeven. VGM heeft op 1 juli 2005 een advies uitgebracht over de "preventiemedewerker". 2006 VGM formuleert minimale opleidingseisen voor de decentrale arbo- en milieufunctionarissen. Het opleidingsniveau bij de faculteit W&N is conform de eisen. De huidige medewerkers van het UFB hebben de opleidingen arbocoördinator en KAM-coördinator gevolgd. Nieuwe medewerkers moeten daarbij een HBO-achtergrond hebben. 2006 Vastgoed verbetert de terugkoppeling over de prioriteitstelling naar de eenheden met betrekking tot de uitvoering van Vastgoedgerelateerde RI&E-onvolkomenheden. Terugkoppeling vindt plaats in de accountoverleggen waaraan ook VGM deelneemt. 2008 Pagina 22 Deel III. Afgeronde acties

Er ontbreekt bij Vastgoed een standaardprocedure om VGM te betrekken bij alle nieuw- en verbouwplannen. Actie (de verantwoordelijke is onderstreept) Vastgoed stelt een procedure op om VGM te betrekken bij de uitvoering van de nieuw- en verbouwplannen vanaf het Programma van Eisen tot en met de oplevering. Status bij afronding Er is geen standaardprocedure. Wel is er een samenwerkingsovereenkomst die in 2008 is geactualiseerd. Afgerond Op vrijwel alle plaatsen ontbreekt een gestructureerde decentrale beleidscyclus zoals omschreven in de Kaderregeling Arbo- en Milieumanagement. De beleidscyclus van de eenheden wordt door VGM jaarlijks geaudit. Audits worden geregeld door VGM uitgevoerd (2006, 2007, ). 2006 VGM bezoekt de eenheden om dit aspect met hen te bespreken en de kaderregeling toe te lichten. Alle eenheden hebben in 2005 een mondelinge toelichting ontvangen op de Kaderregeling. 2005 Structureel overleg over arbo en milieu ontbreekt in het werkoverleg van de afdelingen. De eenheden formuleren voor dit knelpunt een actie en bepalen een tijdpad. Er is sprake van ad-hocbeleid. Ontwikkeling van beleid wordt door de eenheden opgenomen in de jaarplannen. Bijzondere aandacht wordt gevraagd voor zwangeren, niet alleen in eenheden waar wordt gewerkt met chemische stoffen en/of biologische agentia, maar ook bij fysieke belasting of hoge werkdruk. Hier speelt voorlichting en onderricht een grote rol (zie aldaar). Daar waar nodig gebeurt dit. 2006 Veelal ontbreekt een inventarisatie van risico s voor studenten. VGM stelt een projectplan op voor een risico-evaluatie van arbo en studenten. In 2006 is door een werkgroep een inventarisatie van risico s voor studenten en een Plan van Aanpak opgesteld. De rapportage is afgerond en aan alle eenheden gestuurd. 2006 Niet in alle eenheden is een arbo- en milieuconsulent aangesteld. De eenheden formuleren voor dit knelpunt een actie en bepalen een tijdpad. Eenheden hebben zelf arbo- en milieufunctionarissen in dienst of huren dit in bij het UFB. 2005 Pagina 23 Deel III. Afgeronde acties

Voorlichting en instructie Gestructureerde voorlichting over arbeidsomstandigheden en milieu aan medewerkers, studenten, gastmede werkers, en buitenlandse medewerkers en studenten ontbreekt. Actie (de verantwoordelijke is onderstreept) VGM organiseert werkgroepen die voor voorlichting en instructie voorbereiden over onderwerpen die een risico vormen voor de medewerkers en studenten. Status bij afronding Het project arbeidsmiddelen is afgerond. Het project fysieke belasting wordt begin afgerond. Het project gevaarlijke stoffen is bijna afgerond. Het voorlichtingsproject over werkdruk is komen te vervallen door de ontwikkeling van de arbocatalogi psychosociale arbeidsbelasting en agressie en geweld. Afgerond 2. Veiligheid Aandachtspunt Gevaarlijke stoffen Het verstrekken van informatie over en registratie van gevaarlijke stoffen vindt onvoldoende plaats. Etikettering en terugdringing van voorraden chemicaliën is nog niet voldoende geïmplementeerd of er zijn onvoldoende maatregelen getroffen. Tijdens periodieke controlerondes in de eenheden wordt hier nog onvoldoende op gelet. De doelstellingen van registratie, blootstellingniveaus en informatieverstrekking worden nader bekeken en geformuleerd in relatie tot het hoge opleidingsniveau van de gebruikers en hun kennis van chemische stoffen. Actie (de verantwoordelijke is onderstreept) De eenheden houden de registraties actueel. Status bij afronding Voorraden zijn over de gehele universiteit teruggedrongen. Het registratiesysteem GROS is bij de Faculteit W&N geheel ingevoerd. Doorlopende actualisatie vindt plaats. Bij de overige eenheden vindt jaarlijks een actualisatie van het overzicht plaats (preventiemedewerkers ism VGM). Afgerond Pagina 24 Deel III. Afgeronde acties

Biologische agentia Beheersplannen voor locaties waar Legionella kan voorkomen, zijn gemaakt. Er vindt periodieke controle op mogelijk aanwezige Legionella-bacteriën plaats. Bedrijfshulpverlening, optreden bij calamiteiten Van alle evenementen die door de universiteit worden georganiseerd is er geen gemakkelijk toegankelijk totaaloverzicht. Er wordt voorafgaande aan evenementen geen risico-inventarisatie uitgevoerd. Actie (de verantwoordelijke is onderstreept) Aanpassingen aan de installaties, zoals aangegeven in de beheersplannen, zijn grotendeels uitgevoerd. EC Vastgoed voert periodiek metingen uit op risicovolle plaatsen. Er wordt volgens een vast programma gemeten. In 2008 wordt door VGM en het ECV een zodanige meldprocedure voor evenementen opgezet dat er aan voorafgaand er een risicoinventarisatie kan worden uitgevoerd. Status bij afronding Er zijn nieuwe risico-inventarisaties en beheersplannen voor Plexus, de Hortus, Van Steenisgebouw, Lipsius Gebouw, het KOG Gebouw, het Sylvius Laboratorium, Logies gebouw 5e binnenvestgracht 7 zijn gemaakt. Bij het Universitaire Sportcentrum worden per kwartaal de leidingen gereinigd. In 2011 zijn de nieuwe RI&E s en beheersplannen nader onderzocht en daar waar nodig zijn deze aangepast. Bewaking van Legionella-risico s is afdoende geregeld. In 2009 is een 'Controlelijst evenementen' en een 'Richtlijn opstellen tenten' door het VGM-team geaccordeerd. Hiermee kan een RI&E worden uitgevoerd. Afgerond Medewerkers en studenten zijn onvoldoende op de hoogte van de werking van de kleine blusmiddelen. De eenheden formuleren voor dit knelpunt een actie en bepalen een tijdpad. Niet alle medewerkers gaan naar de blusinstructies. Naar aanleiding van de BHV-audits is afgesproken dat slechts enkele medewerkers per verdieping aan de instructies deelnemen. 2005 Pagina 25 Deel III. Afgeronde acties

Onderhoud, elektrische veiligheid Een gering aantal apparaten en installaties vormen een mogelijk gevaar. Het komt voor dat er onoordeelkundig (door onvoldoende opgeleid personeel) aan elektrische installaties wordt gewerkt. Ioniserende straling De noodzakelijke maatregelen om de stralingsbelasting van de medewerkers zo laag mogelijk te houden worden soms niet geheel uitgevoerd. Niet-ioniserende straling (NIS) Er is geen algemene regeling voor nietioniserende straling. Actie (de verantwoordelijke is onderstreept) De eenheden formuleren voor dit knelpunt een actie en bepalen een tijd pad wanneer het afscherming van apparatuur betreft. Vastgoed formuleert voor dit knelpunt een actie en bepaalt een tijdpad in het geval van verduidelijking van onderhoudscontracten. Vastgoed draagt zorg voor de afscherming van de elektrische installaties. VGM stelt een Handboek Ioniserende straling op. De eenheden implementeren het Besluit Stralingsbescherming en het Handboek Ioniserende straling. VGM stelt een Handboek nietioniserende straling op. Status bij afronding Onderhoud en elektrische veiligheid van losse apparaten vallen onder de verantwoordelijkheid van de eenheden. Voor zover te overzien zijn er geen losse elektrische eigendomsap paraten (arbeidsmiddelen) die een mogelijk gevaar opleveren. Er zijn nieuwe contracten afgesloten, inclusief thermografische onderzoeken van de installaties, waardoor gebreken direct worden gemeld en opgelost. Door een wijziging in de interne organisatie kunnen alleen nog externe installateurs met vereiste kennis aan de installaties werken. Afgerond 2006 2005 2005 Het Handboek Ioniserende straling is eind 2005 afgerond. 2006 Implementatie van het handboek heeft plaatsgevonden. Het handboek gaat deel uitmaken van de nieuwe vergunning die in 2008 wordt afgegeven. In 2011 is een gezamenlijke complexvergunning (LUMC en Universiteit Leiden) in het kader van de Kernenergiewet afgegeven. Leidraad voor de Universiteit in deze vergunning is het Handboek ioniserende straling dat op een aantal punten is aangepast mbt de organisatie. Het Handboek niet-ioniserende straling is afgerond. Het handboek is geplaatst op de website van de faculteit W&N. 2006 2008 Pagina 26 Deel III. Afgeronde acties

Actie (de verantwoordelijke is onderstreept) De eenheden Implementeren het Handboek niet-ioniserende straling. Status bij afronding Implementatie vindt plaats door de faculteit W&N. Dit blijft een continu aandachtspunt voor de faculteit. Afgerond 2008 Toezicht op de uitvoering van noodzakelijke maatregelen is onvoldoende aanwezig. De eenheden formuleren voor dit knelpunt een actie en bepalen een tijdpad. NIS komt alleen voor bij de faculteit W&N. Daar worden maatregelen al gebaseerd op de eindversie van het handboek. In de praktijk blijken de fysici een probleem te hebben met een aantal punten mbt de uitvoering van het handboek. Het handboek zal in nader overleg met hen worden aangepast. 2008 Marc vragen Aandacht is nodig voor de risico s die medewerkers of derden lopen als zij op het dak van een universitair gebouw lopen waar GSM- en UMTS-masten zijn geplaatst. NB: Uit literatuuronderzoek is gebleken dat er geen risico is voor omwonenden. Vastgoed heeft de plaatsen waar GSM- en UMTS-masten voorkomen geïnventariseerd. Op verzoek van Vastgoed is door VGM voorlichting gegeven aan externe firma s. Een andere firma heeft nu de werkzaamheden overgenomen. VGM zal door EC Vastgoed benaderd worden om opnieuw voorlichting te geven als de externe firma s niet voldoende op de hoogte zijn van de mogelijke risico s. 2008 Vastgoed gaat na of er maatregelen zijn genomen om personen op het dak tegen de risico s te beschermen. De zendmasten staan veelal bij de dakrand. Hierdoor ontstaat het risico dat iemand van het dak valt. Vastgoed heeft de dakwacht een RI&E laten uitvoeren voor werkzaamheden op daken. Bij renovatie worden de aanbevelingen van de dakwacht uitgevoerd. Bij bijna alle gebouwen is dit nu verwezenlijkt. 2008 Biologische agentia Bij het uitvoeren van werkzaamheden in de proefdier-ruimten bestaat een risico van allergievorming. Bij de inrichting van nieuwe proefdierruimten adviseert VGM over technische voorzieningen en de indeling van werkruimten, en over de wijze waarop werkzaamheden worden uitgevoerd. Eind 2009 zijn bij de oplevering van de proefdiervoorzieningen in het Sylvius laboratorium de technische voorzieningen gecontroleerd. In 2009 zijn door VGM risicovolle handelingen bij vlinderonderzoek onderzocht en zijn adviezen over organisatie en gedrag gegeven. Pagina 27 Deel III. Afgeronde acties