TOELICHTING AANVRAAGFORMULIER VOOR EEN EVENEMENT (hieraan kunnen geen rechten ontleend worden) Voor zowel de kosten van de vergunning als de overige tarieven verwijzen we u naar de bijlage kosten evenementenvergunning Nadere inlichtingen bij Bureau Evenementen: telefoon 071-516 5144 1. Gegevens van de organisator/aanvrager Hier de naam van de rechtspersoon vermelden die aansprakelijk is voor eventuele gevolgen. Ook moet u het 06-nummer van de contactpersoon invullen die te bereiken is tijdens de duur van het evenement. 2. Soort evenement Soort en doelstelling duidelijk vermelden, zoals een popconcert, wijk/straatfeest, barbecue, straattheater, et cetera. - In verband met de zondagsrust mag op zondag vóór 13.00 uur geen muziek worden gemaakt. - In verband met geluidregelgeving, gelden de volgende standaard-eindtijden: van zondag tot en met donderdag: uiterlijk 23.00 uur op vrijdag en zaterdag: uiterlijk 24.00 uur Voor evenementen die zijn geplaatst op de evenementenkalender wordt in een enkel geval op deze eindtijden een uitzondering gemaakt Algemeen a/b Alle vragen beantwoorden. c. Als u een locatie wilt afzetten, heeft u hekken nodig. d. Als u parkeerplaatsen in gebruik neemt, moet u een ontheffing aanvragen of een parkeerkaart kopen. e. Bij versterkt geluid heeft u een ontheffing nodig. f. Kinderrommelmarkten en verkoop tijdens straatfeesten zonder kramen vallen hier niet onder. g. Als u alcoholische dranken wilt verkopen, heeft u een Drank- en Horecawet ontheffing nodig. i. Als u verwacht veel afval af te voeren, is het misschien nodig om afvalcontainers te huren. j. Een springkussen is ook een tijdelijk bouwwerk. 3. De duur van het evenement Aangeven hoeveel dagen het evenement zal duren. Ook de op- en afbouwdagen vermelden. 4. De plaats van het evenement Let op! De aangevraagde locatie of route kan gewijzigd worden ivm calamiteiten en/of infrastructurele werkzaamheden. a. In een straat - De gemeente beslist, in overleg met politie, brandweer en de openbaarvervoersmaatschappij, of de straat kan worden afgesloten met behulp van hekken. De geplaatste hekken moeten snel en eenvoudig verwijderd kunnen worden. Daarnaast dient de organisator een deel van de straat (minimaal 3,50 meter breedte en 4,20 meter hoogte) voor alarmverkeer vrij te houden. b. Op een plein - De gemeente beslist, in overleg met politie en brandweer, of het plein moet worden afgesloten. c. Volgt u een route Route aangeven i.v.m. te nemen verkeersmaatregelen. Het gebruik of het doorkruisen van busroutes moet zoveel mogelijk vermeden worden i.v.m. mogelijke vertraging van de lijnvoering. Verkeersregelaars zijn verplicht. d. In een park/op groenstrook Leiden is zuinig op haar parken en groenstroken. Daarom kan slechts onder strikte voorwaarden gebruik van een park/groenstrook worden gemaakt: - Beplanting mag niet worden betreden en aan bomen en struiken mogen geen versieringen, kabels e.d. worden bevestigd. - Er mag geen gebruik gemaakt worden van glaswerk of hard plastic. 1/5
- De organisator moet zelf zorgen voor voldoende toezicht, om beschadigingen aan het terrein, de beplanting en speeltoestellen, muren, banken e.d. te voorkomen. - In het park mag niet met motorvoertuigen worden gereden. - Als de gemeente goedkeuring geeft voor het evenement, moet u met de evenementencoördinator precieze afspraken maken over het gebruik van het park of de groenstrook. e. Op het water Bij een evenement op of in het water kunt u zich, voor toezicht, aanmelden bij: De Leidse Reddings Brigade, afd. Bewakingen, www.lrb.nu f. Particulier terrein Terrein aangeven i.v.m. bepaling particulier terrein of gemeentegrond, voor ingebruikname van gemeentegrond is vergunning nodig. 5. Verkeersmaatregelen en Wegbebakening a. Als de straat kan worden afgesloten, moet wegbebakening worden aangebracht. De kosten voor het plaatsen van de hekken (de hekken zijn 2,5 meter lang) en eventuele omleidingen zijn voor de organisator! b. Let op! Kosten omleiding buslijnen. Mocht in verband met uw evenement de route van één of meer buslijnen veranderen, dan declareert de busmaatschappij Arriva de kosten hiervoor bij u. c. Let op! Kosten gebruik parkeerplaatsen. Als er in het af te sluiten straatdeel parkeerplaatsen 'betaald parkeren' of 'vergunninghouders' liggen, moet u de parkeerplaatsen huren. Als er voertuigen verplaatst moeten worden, zijn de kosten voor de organisator. d. Vooraankondigingborden Als u gebruik maakt van een straat of parkeerplaatsen moeten er vooraankondigingsborden geplaatst worden. Dit is bijvoorbeeld een inrijverbod of een tekstbord waarop aangeven wordt dat er niet geparkeerd kan worden. De tekstborden worden een week voorafgaand aan het evenement geplaatst. De kosten voor het maken en het plaatsen van de (tekst)borden zijn voor de organisator. e. Vlaggenmasten en vlaggen Het zelf plaatsen van eigen masten is verboden. U kunt door de gemeente vlaggenmasten laten plaatsen. Wordt een mast ontvreemd, dan moet u de waarde van de mast vergoeden. Vlaggenmasten worden altijd op de dag van het evenement geplaatst en verwijderd, ook kunnen ze niet een weekend blijven staan, dit is in verband met vandalisme. De kosten voor het plaatsen van de masten zijn voor de organisator. Opdrachtbon Stedelijk Beheer Voor het aanvragen van: - hekken - vooraankondigingsborden - vlaggenmasten en/of vlaggen - ontheffingen voor parkeer-, stop- en inrijverboden/geboden Informatie wegbebakening bij Werkvoorbereiding/Openbare Ruimte/Beheer en Plantoetsing: telefoon: 071-516 7611 Meer informatie over de hoogte van de kosten van ontheffingen voor parkeer-, stop- en inrijverboden/geboden kunt u krijgen bij de afdeling Vergunningen, telefoon: 14071, email: parkeren@leiden.nl 6. Geluid Voor bedrijven en particuliere organisatoren van evenementen geldt: Als in de openlucht geluid, al dan niet met versterking, wordt geproduceerd, dan kan een vergunning op grond van artikel 2:25 worden verleend. Tijden: Voor ontheffingen m.b.t. buitenevenementen gelden de volgende eindtijden: - van zondag tot en met donderdag: uiterlijk 23.00 uur - op vrijdag en zaterdag: uiterlijk 24.00 uur - voor evenementen die zijn geplaatst op de evenementenkalender wordt in een enkel geval op deze eindtijden een uitzondering gemaakt 2/5
Geluidsnormen: Er zijn met betrekking tot de geluidsniveaus vier categorieën evenementen: 1 Voor deze categorie is in principe altijd plaats. Alle onversterkte muziek tot 20.00 uur en alle versterkte muziek tot maximaal 70 db(a) tot 20.00 uur, bijv.: - buurtbarbecue, lopende fanfare-orkesten, etc. 2 Deze evenementen kunnen slechts worden gehonoreerd met een maximaal aantal per locatie, per dagdeel en als de locatie nog niet is volgeboekt. 2a Alle versterkte muziek tot 80 db(a) en 92 db(c) en cat. 1 na 20.00 uur, bijv.: - optreden (live)bands, e.d. 2b Alle versterkte muziek tot 85 db(a) en 97 db(c) bijv.: - optreden (live)bands, DJ, e.d. Voor categorie 2 evenementen die langer dan een uur duren, moet de organisator zelf het geluidsniveau onder de toegestane grenswaarde houden aan de hand van door hemzelf uit te voeren metingen. In overleg met de Omgevingsdienst West-Holland kan hiervan worden afgeweken. Van de meetresultaten moet een registratie worden bijgehouden. Bij de Omgevingsdienst West-Holland kan, tegen een waarborgsom, meetapparatuur geleend worden. De hierboven genoemde normen gelden ter plaatse van de dichtstbijzijnde woningen van derden, gemeten op 1 meter vóór de gevel. Er worden geen correcties meer toegepast op het gemeten niveau. Het te verwachten niveau bij de dichtstbijzijnde woningen moet bij de aanvraag goed (niet te laag) worden ingeschat. Bij woningen op korte afstand wordt de norm dus eerder gehaald dan bij woningen op grote afstand. Bij overschrijding kan het evenement stilgelegd worden door de politie en de gemeente of zal een last onder dwangsom worden uitgereikt door de Omgevingsdienst West-Holland. Veel live-bands kunnen in principe onder het niveau van 85 db(a) blijven, mits dat nadrukkelijk met de band zelf is afgesproken. Wij adviseren organisatoren e.e.a. contractueel vast te leggen. Locaties In het evenementenbeleid is per locatie en dagdeel vastgelegd hoeveel maal per jaar er maximaal een evenement in geluidscategorie 2a en 2b mag plaatsvinden. Een evenement dat op twee of meer achtereenvolgende dagen plaatsvindt, wordt voor de Evenementenkalender aangemerkt als twee of meer evenementen. Een kermis van vier dagen bijvoorbeeld telt dus als vier evenementen. De Omgevingsdienst West-Holland is bereikbaar op telefoonnummer 071-408 3100 of www.odwh.nl 7. Verkoop- en promotie-activiteiten Personen die in het kader van het evenement goederen/waren willen verkopen of promoten, hebben de volgende papieren nodig: - een geldige inschrijving bij de Kamer van Koophandel, - een geldige vestigingsvergunning, - een bedrijfsverzekering, - een pasfoto. 8. Horeca-activiteiten Als u tijdens het evenement op de openbare grond terrasruimte en/of buitentapinstallaties wilt plaatsen, moet u voor het gebruik van de grond standplaatsgelden betalen. - De verstrekking van zwakalcoholische drank mag alleen geschieden onder onmiddellijke leiding van personen die een Verklaring Sociale Hygiëne ter plaatste kunnen overleggen. - De gemeente weigert in de regel toestemming voor de buitentap als deze niet dichtbij de horecaonderneming die de buitentap wil exploiteren, geplaatst wordt. 9. Overige activiteiten a. Ballonnen oplaten De gemeente Leiden ontmoedigt het gebruik van niet-afbreekbare ballonnen en ballonnen met plastic touwtjes, ter ontlasting van het milieu. Ballonnen vormen een feestelijk gezicht, maar kunnen dodelijk voor dieren zijn. Gebruik daarom afbreekbare ballonnen met sisaltouw. Indien u meer dan 1000 ballonnen wilt opladen gelden de volgende spelregels: 3/5
- De ballonnen dienen te worden gevuld met heliumgas of een ander onbrandbaar gas. Het vullen van de ballonnen dient in de buitenlucht te geschieden. - De ballonnen dienen individueel (niet in trossen) te worden opgelaten. Aan de ballonnen mogen geen harde onderdelen worden bevestigd. b. Folders/samplers uitdelen Als u folders of samplers uitdeelt, bent u verantwoordelijk voor het opruimen van het papier/afval op straat. Blijkt dat u afval heeft achtergelaten, dan betaalt u de reinigingskosten. c. Spandoeken over de openbare weg Het zonder toestemming ophangen van spandoeken over de openbare weg is verboden. Dit geldt ook voor het reclame maken op borden om lantaarnpalen. 10. Elektriciteit en water Op sommige locaties heeft de gemeente elektricteit- en wateraansluitingen. Hier kan tegen betaling gebruik van worden gemaakt. Een aggregaat moet voldoen aan de volgende milieu-eisen: - geluidarm - een aggregaat mag niet onder een boom geplaatst worden - lekdicht: dubbelwandige opslag van brandstof of een lekbakconstructie. 11. Schoonmaak / Afvalinzameling U bent verantwoordelijk voor de schoonmaak van het evenemententerrein. - De gemeente kan, tegen betaling, de schoonmaak voor u verzorgen. Ook bent u verantwoordelijk voor de inzameling van het afval. De gemeente kan, als u dit wenst, mini-containers leveren voor de inzameling van het afval en het afval naar de overslag transporteren. 12. Toiletvoorzieningen Organisatoren van een evenement moeten zorg dragen voor voldoende toiletvoorzieningen. Een richtlijn voor het aantal te plaatsen toiletten is: 1 toilet per 100 personen, 200 personen is 1 toilet en 1 plaspaal, 300 personen is 2 toiletten en 1 plaskruis, etc. Dit kan eventueel in samenwerking met een instelling die over voldoende toiletvoorzieningen beschikt dan wel door het inhuren van mobiele toiletten. Als deze op water en/of riool moeten worden aangesloten moet u dit aanvragen en de plaats waar u e.e.a. wilt realiseren aangeven. Wordt er gebruik gemaakt van chemische toiletten, dan moet u aangeven waar u deze wilt plaatsen. 13. Tijdelijk Bouwwerk/ Brandveiligheid a. t/m d. Als u een overkapping, tent, tribune, podium, overdekte terrasboot of iets dergelijks wilt plaatsen, moet deze op deugdelijkheid en brandveiligheid worden gekeurd door de gemeente. Basisregels voor het plaatsen van tijdelijke bouwwerken: - minimale doorrijdhoogte 4,20 mtr - minimale doorrijdbreedte 3,50 mtr - er mag niets opgesteld worden op of voor brandkranen (1,50 mtr rondom vrij) - voedingspunten stijgleidingen (bordje B) en OBK s moeten te herkennen blijven aan bordje brandkraan of hydrant - het is verboden haringen of palen in de grond te slaan of in de grond te graven - kopieën van certificaten van de tent of overkapping aanleveren Brandgevaarlijke stoffen zijn bijvoorbeeld: gasflessen, hooi, brandstof voor verwarmingen, pallets. e. Vuurwerk afsteken buiten de jaarwisseling is verboden. U kunt een vuurwerkbedrijf opdracht geven om bij uw evenement vuurwerk af te steken. Als u dat doet, vermeldt u dit op het aanvraagformulier. Het vuurwerkbedrijf beoordeelt de mogelijkheden en vraagt zelf een toestemming aan. De Omgevingsdienst West-Holland verleent deze toestemmingen namens de provincie Zuid-Holland. f. Bij een evenement waarbij grote groepen belangstellenden worden verwacht, kan het mogelijk zijn dat de gemeente u verplicht om een veiligheids- c.q. bewakingsdienst te contracteren. 4/5
Tekeningen/Plattegronden Organisator verstrekt bij de aanvraag een plattegrondtekening met de inrichting van het evenemententerrein. Op de plattegrondtekening is aangegeven: - gebruiksoppervlakte - waar de diverse opstallen komen te staan, zoals taps, toiletten, kramen etc. Bij gebruik tenten: - vloeroppervlakte - opstelling van inventaris en van de inrichtingselementen - brand- en/of rookwerende scheidingsconstructies - vluchtroutes - draairichting van deuren - zelfsluitende deuren - sluitwerk van deuren - vluchtroute-aanduidingen - noodverlichting - oriëntatieverlichting - brandmeldcentrale en brandmeldpaneel - brandslanghaspels - mobiele brandblusapparaten Wanneer een aanvraagformulier niet volledig is ingevuld en/of er ontbreken bijlagen, wordt het geretourneerd zodat het aangevuld kan worden. U loopt hiermee het risico dat de noodzakelijke behandeltermijn van 12 weken wordt overschreden, waardoor niet meer op tijd een beslissing kan worden genomen en uw evenement niet kan plaatsvinden. 5/5