Profielschets Bestuurssecretaris Elkien ERLY the consulting company Opdrachtgever: Elkien Datum: mei 2015 Adviseur: drs. Lilian Vos
Inleiding Elkien is een grote en innovatieve Friese woningcorporatie met ruim 20.000 woningen, die actief investeert in toekomstbestendige, duurzame en betaalbare woningen. Elkien is een corporatie met hart voor mensen, waar wonen meer is dan een huis alleen. Elkien kijkt verder dan het verhuren en bouwen van woningen. De wijk of dorp waarin een woning staat is zeker ook belangrijk om prettig te kunnen wonen. Voorzieningen spelen daarbij een rol, maar zeker ook de onderlinge contacten. Elkien wil mensen met elkaar en met organisaties verbinden. Elkien is actief in steden en op het platteland van Friesland. Haar bezit is verspreid over acht gemeenten, met ruim de helft van haar woningen in Leeuwarden. Zij vervult haar kerntaak met een toegankelijke, laagdrempelige en transparante organisatie. Zij zoekt daarbij bewust de samenwerking op met bewoners, lokale maatschappelijke partijen en belanghouders, met als doel het realiseren van betere buurten in stad en dorp. Met het zicht op de externe ontwikkelingen wil Elkien de komende jaren scherpe, strenge en ingrijpende keuzes maken in wat ze wel en niet wil blijven doen. Elkien is dan ook volop op zoek naar manieren om de kwaliteit van haar dienstverlening hoog te houden binnen een organisatie die zo optimaal mogelijk is georganiseerd. Zij kijkt daarbij naar nieuwe wegen, vormen en methoden die verbeteringen tot stand (kunnen) brengen voor de wensen en behoeften van haar huurders. Elkien kijkt hiervoor verder dan haar eigen grenzen en laat zich graag inspireren door ontwikkelingen in o.a. Zweden. Door o.a. (online) doe-het-zelf concepten voor huurders en het verbeteren van de (directe) bedieningskanalen probeert zij de dienstverlening efficienter te organiseren. Daarnaast zoekt zij voortdurend naar samenwerking met partners waardoor haar dienstverlening aan huurders doelmatiger wordt en ze schaal- en marktvoordelen kan realiseren. Elkien wil koploper zijn in het ontwikkelen van innovatieve methodes voor leefbaarheid en wijkvernieuwing. Zo geeft zij invulling aan burgerparticipatie en nieuw burgerschap, en vindt zij dat leefbaarheid ook een verantwoordelijkheid van bewoners zelf is. Elkien ondersteunt o.a. initiatieven van bewoners die een concreet resultaat hebben en versterkt zo onder de noemer De Buur(t) Versterkt het maatschappelijk rendement.
Organisatie Bij Elkien werken ruim 200 enthousiaste, voor het meerendeel hoogopgeleide, medewerkers. Het hoofdkantoor van Elkien is gevestigd in Heerenveen. Naast het hoofkantoor heeft zij nog drie vestigingen in Leeuwarden, Sneek en Gorredijk waar huurders persoonlijk te woord worden gestaan. Elkien is op dit moment volop bezig haar organisatie aan te passen aan allle nieuwe ontwikkelingen en klaar te maken voor de toekomst. Naast het digitaliseren van de klantprocessen, is zij o.a. bezig invulling te geven aan ketensamenwerking en zal binnenkort een nieuw primair systeem worden geïmplementeerd. Elkien is een platte organisatie met zeer korte lijnen. De directieraad bestaat naast de directeurbestuurder, uit de directeur Bedrijf & Financiën, de controller en de bestuurssecretaris (ondersteunend). De directeur-bestuurder geeft rechtstreeks leiding aan de stafafdelingen, waaronder strategie & innovatie, P&O, communicatie en control. De directeur Bedrijf & Financien stuurt de rest van de organisatie aan die is ingericht rond vijf kernteams, te weten financiën, assetmanagement, investeringen, dagelijks onderhoud en klant en woning. Profielschets Bestuurssecretaris Jurist die op bestuurlijk niveau ervaring heeft met compliance en besluitvormingsprocessen Als bestuurssecretaris ondersteun je het bestuur en geef je richting aan bestuurlijke besluitvormingsprocessen. Je bereidt de RvC, Bestuur en Directieraad vergaderingen voor, draagt zorg voor communicatie van de besluiten en bewaakt de gemaakte afspraken. Als rechterhand ben je sparringpartner van de directeur-bestuurder en adviseer je bij organisatiebrede vraagstukken. Je draagt de verantwoordelijkheid voor bestuurlijke juridische taken en adviseert over corporate governance en compliance. Je volgt de ontwikkelingen in de sector en je weet deze te vertalen naar de organisatie. Binnen de volkshuisvestingssector verandert op dit moment veel aan wet- en regelgeving, dit betekent dat van de bestuurssecretaris o.a. veel gevraagd wordt op het gebied van compliance.
Je resultaatgebieden zijn: Organisatie en realisatie van regulier overleg - Het voorbereiden van vergaderingen van RvC, Bestuur en Directieraad, waaronder agendering en beoordelen kwaliteit documenten. - Zorgdragen voor communicatie betreffende besluiten en informatie van RvC, Bestuur en Directieraad. - Bewaken van de kwaliteit en voortgang van besluitvormingsprocessen en de daaruit voorkomende actiepunten. - Optreden als toegevoegd secretaris van de RvC. - Als intermediair en procesbewaker fungeren bij overlegstructuren tussen Bestuur en OR, directieraad en middenkader. Inhoudelijke ondersteuning van het bestuur. - Ondersteunen en adviseren van het bestuur en de directieraad. - Het volgen van lokaal, regionaal en centraal overheids- en corporatiebeleid. Het adviseren over de (mogelijke) consequenties voor het strategisch beleid van de corporatie, de juridische- en governance structuur, overeenkomsten met derden, etc. - Het coördineren van strategische beleidsdocumenten en bedrijfsbrede documenten. Het inhoudelijk voorbereiden van deze documenten en het bewaken van de redactie hiervan. - Het signaleren van inhoudelijk en procesmatige knelpunten bij de realisatie van de (meerjaren-) strategie en jaarplan. Het aandragen van oplossingen. - Als secretaris, projectleider of coördinator optreden bij (beleidsvormende) overlegsituaties of organisatorische projecten (o.a. visitatie) - Eventueel het vertegenwoordigen van bestuur in projectgroepen en/of werkgroepen en externe overlegsituaties. Bestuurlijk juridische zaken. - Het signaleren van en adviseren over strategische en bestuurlijke vraagstukken op juridisch gebied. - Toezien op de volledigheid, geldigheid en toegankelijkheid van documenten waarin de bestuurlijke- en juridische structuur van de rechtspersoon en haar verbindingen zijn vastgelegd. - Bijdrage leveren aan de vertaling van voor de corporatie nieuwe dan wel aangepaste wet- en regelgeving.
- Het beoordelen van contracten en procedures met betrekking tot samenwerkingsverbanden en allianties. Zorg voor dragen dat deze contracten en procedures actueel zijn. - Aansturen van advocaten, notarissen en juridische adviseurs. Corporate governance. - Adviseren, coördineren en bewaken van de bestuurlijke verantwoordelijkheden ten aanzien van (interne) regelingen, codes en protocollen in het kader van de Aedes en Governance Code. - Uitvoeren van de Integriteitsregeling namens en in overleg met het bestuur. In- en externe contacten - Het onderhouden van interne contacten met het Bestuur, directieraad, middenkader, OR en de RvC. - Het onderhouden van contacten met advocaten, notarissen, juridisch adviseurs en overheids- en brancheorganisaties. - Het onderhouden van diverse externe contacten op beleidsvoorbereidend en beslissend niveau. Functie-eisen Afgeronde juridische academische opleiding. Ruime ervaring als bestuurssecretaris of in een soortgelijke functie. Ervaring met adviseren over bestuurlijke en juridische vraagstukken. Kennis van en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Kennis van governance en compliance vraagstukken Veranderende wet- en regelgeving kunnen vertalen naar organisatie. Zakelijke en resultaatgerichte instelling. Competenties en persoonlijkheid Je bent energiek, resultaatgericht en beschikt over persoonlijke overtuigenskracht. Je weet zaken tot de essentie terug te brengen. Je bent een verbindende persoonlijkheid die mensen mee kan nemen en verwachtingen weet te managen. Je weet snel te schakelen op verschillende onderwerpen en bent in staat om duidelijke prioriteiten te stellen. Je bent autonoom en faciliterend, weet het Bestuur uit de wind te houden en tijdig zaken te signaleren.
Je bent in staat om op alle niveaus gemakkelijk vertrouwen en draagvlak te creëren. Je bent analytisch sterk, punctueel en weet snel tot de kern te komen. Je bent samenwerkingsgericht en voelt je thuis in een maatschappelijke organisatie die sterk in beweging is. Je bent discreet, integer, proactief en daadkrachtig. Reactie en procedure Ben jij de enthousiaste bestuurssecretaris die binnen een dynamische organisatie op bestuurlijk niveau richting kan geven aan compliance en besluitvormingsprocessen, stuur dan je motivatiebrief en CV naar ERLY, the consulting company, t.a.v. drs. Lilian Vos, telefoon (035) 5430088, e-mail: sollicitatie@erly.nl o.v.v. ref.nr. 96156. Vanzelfsprekend is een vertrouwelijke behandeling van je gegevens gewaarborgd. Tijdschema: Sluitingstermijn reacties: 7 juni 2015 Voorselectie: week 25 en 26