Rapportage uitkomsten Lean workshops afdeling Sportbedrijf Rapportage van Erik Faber en Carmen Willemsen, Taskforce Werkprocessen Enschede, 2 juni definitief Inleiding Bij het Sportbedrijf is een lean workshop gehouden op 29 en 30 april 2015. Een aantal medewerkers van het Sportbedrijf hebben meegedaan aan deze lean workshop, te weten: Marcel Dahoe, Deo Ransing, Bert Beverdam, Tonnie Doek, Jeanette Brouwer, Richard de Boer, Boudewijn Kuipers, Bert van Bruggen, Henk Sprakel, Yvonne Versteeg (Enschedese Zwembaden), Jan Bosch en Angela Smienk. In de lean workshop is de nadruk gelegd op de achtergronden van Lean: Het gedachtengoed, de principes en uitgangspunten. Vervolgens is in de workshop het proces verhuur binnen en buitensport van het Sportbedrijf doorgenomen en bezien vanuit Lean perspectief. De medewerkers hebben eerst aangegeven welke verbeterpunten/problemen zij zien in de huidige werkwijze. Vervolgens zijn deze verbeterpunten vertaald naar een aantal Lean uitgangspunten die gehanteerd kunnen worden in het proces en daarnaast een aantal actiepunten die vragen om verdere uitwerking. In 2013 is in opdracht van het college van B&W een haalbaarheidsonderzoek Sportbedrijf uitgevoerd. Uit dit onderzoek is geconcludeerd dat er voldoende potentie is voor een succesvol risicodragend sportbedrijf. Het college van B&W heeft vervolgens opdracht gegeven een businessplan op te stellen. 1 Januari 2016 zal, indien het plan door de gemeenteraad wordt goedgekeurd, de officiële start van Sportbedrijf Enschede zijn, waarbij het Sportbedrijf onder ander gaat samenwerken met partners in de sport. Het verzelfstandigen, commercieel handelen en het samenwerken met partners in de sport zijn belangrijke aandachtspunten die in de lean workshop zijn besproken. De rapportage dient gelezen te worden in de volgende context: namelijk dat medewerkers nadrukkelijk benoemd hebben dat het afgelopen anderhalf jaar flinke verbeterslagen zijn gemaakt en men daar tevreden over is. Vanuit de Taskforce willen we hierbij opmerken dat onze observatie is dat de medewerkers begaan zijn met hun werk, een leerattitude hebben tot continue verbeteren, dat dit mooi is om te zien en waardevol om vast te houden. Zoals gezegd: In deze rapportage treft u deze uitgangspunten en actiepunten aan. In de rapportage zijn de actiepunten geclusterd rondom verbeterpunten/ problemen. In Lean wordt het woord probleem bij voorkeur gebruikt om daarmee aan te geven dat dit opgelost behoort te worden. Per actiepunt dient nog bepaald te worden: Of het korte of lange termijn opgepakt wordt en wie de eigenaar wordt van die actie. Voordat we naar het probleem en actiepuntenoverzicht gaan, wordt eerst ingegaan op een aantal Lean uitgangspunten, te weten Professionaliteit, ICT en Klant die aan bod geweest zijn bij de Lean workshop van de afdeling Sportbedrijf. 1
Lean uitgangspunten Professionaliteit De lean uitgangspunten, die bij toepassing ervan positieve invloed op het gehele proces hebben, en die ook al deels worden toegepast zijn: We geven geen fouten door en nemen geen fouten aan. Als fouten doorgeven wel gebeurt, dan gaan we hierover met elkaar in gesprek om te bezien, wat we kunnen doen zodat dit niet weer gebeurt. We registreren alles in 1 keer goed. 1 keer aanraken. We werken een processtap gelijk administratief af, voordat we met een volgende taak beginnen. We spreken gezamenlijk af wat we goed vinden. Ook met klanten en partners die in het proces werken en leveranciers. We doen aan eenmalige uitvraag en meervoudig gebruik. ICT Daarnaast is er een uitgangspunt dat bij toepassing ervan positieve invloed heeft op het gehele proces van de afdeling Sportbedrijf en daarbuiten waarvoor ICT nodig is om dit voor elkaar te krijgen, zoals: Eenmalig registreren, meervoudig gebruik over alle applicaties heen. Dit uitgangspunt heeft in ieder geval de volgende implicaties bij niet toepassen, namelijk: o Dubbele registraties of extra handelingen verrichten, houden van extra controles en bijhouden van eigen lijstjes als gevolg van het feit dat applicaties niet of onvoldoende met elkaar communiceren of ingericht en afgestemd zijn. o Alle gegevens zijn niet direct verwerkt en niet door de juiste mensen inzichtelijk, er is geen klachtenregistratiesysteem. De oplossing voor efficiënter werken tav het proces ligt voor het Sportbedrijf in het slim en snel handelen zonder verspillingen met behoud van kwaliteit als het gewenste resultaat niet met minder inzet van middelen behaald kan worden. 2
Klant Het belangrijkste uitgangspunt voor de inrichting van processen en wat we daarin doen is het leveren van toegevoegde waarde voor de klant. Elke activiteit die we doen mag je toetsten aan de vraag: Levert deze activiteit waarde aan de klant? Elk proces kent dan uiteindelijk twee soorten activiteiten. Activiteiten die waarde toevoegen voor de klant. Activiteiten die geen waarde toevoegen voor de klant maar wel noodzakelijk zijn (noodzaak moet aantoonbaar zijn! Voorbeeld hiervan is registratie van gegevens tbv accountant). Activiteiten die geen waarde toevoegen en niet noodzakelijk zijn, kunnen weggehaald worden, of in lean jargon gesteld: geëlimineerd worden. Steeds beter inleven in de behoefte van de klant. Dit betekent bijvoorbeeld inspelen op het daadwerkelijk gebruik van toestellen in plaats van een standaard toestellen arrangement, waarin toestellen zitten die niet of nauwelijks gebruikt worden. Op de volgende pagina s wordt een overzicht gegeven van per onderwerp genoemde verbeterpunten/problemen en daarbij uit te zetten acties. 3
4
5
6