Handleiding gebruikers Online loket Leidraad voor het elektronisch aanmelden van cao s en het indienen van avv-verzoeken 1
I) VAN START MET HET ONLINE LOKET 1. Algemene Informatie over de applicatie Met de webapplicatie `Aanmelding Online kunt u een collectieve arbeidsovereenkomst elektronisch aanmelden. Ook is het mogelijk om op elektronische wijze een verzoek tot algemeen verbindendverklaring (avv) in te dienen. De procedure hiervoor wordt omschreven in hoofdstuk III. Hieronder wordt eerst ingegaan op de procedure voor het aanmelden van cao s. Toegang tot de elektronische formulieren wordt verkregen middels een inlogprocedure, waarbij de combinatie inlognaam-wachtwoord geldt als elektronische handtekening van de tekenbevoegde vertegenwoordiger van de organisatie. Er zijn voor het aanmelden drie elektronische formulieren ontwikkeld: een voor een níeuwe cao, één voor een gewíjzigde cao, en één voor een opzegging van een cao. Na het inloggen selecteert u het gewenste formulier. Elk formulier bestaat uit een aantal vragen. In feite is dat een vertaling van de onderwerpen uit de checklist aanmelding. Als u de vragen op de juiste wijze beantwoordt voldoet u aan de vormvereisten van het Besluit. Na het beantwoorden van alle vragen kunt u het formulier verzenden. Nadat u het formulier hebt verzonden, ontvangt u via de e-mail de zogenoemde kennisgeving van ontvangst (KVO). U kunt uw gegevens met betrekking tot de aanmelding online terug zien in uw elektronisch dossier. In dit dossier staan uw aanmeldingen, de KVO s en de eventuele procedurele onderbrekingsbrieven. Het vervolg van deze handleiding biedt een leidraad voor het gebruik van de applicatie voor elektronische cao-aanmelding en de elektronische indiening van avv-verzoeken. Veel van de informatie komt terug in specifieke helpteksten in de applicatie zelf. In de helpteksten vindt u ook een inhoudelijke toelichting op de in het formulier gestelde vragen. De helpteksten kunnen worden bekeken door het aanklikken van een I(nformtie)-icoon. Mocht u na het lezen van de leidraad nog vragen hebben, kunt u terecht bij de Helpdesk aanmelding online van de directie Uitvoeringstaken Arbeidsvoorwaardenwetgeving (UAW): telefoon: 070 333 42 41; e-mail: https://aanmelding.cao.szw.nl/ 2. Voorwaarden voor gebruik van de applicatie Technische voorwaarden Deze applicatie is getest in de volgende systeemconfiguraties: Microsoft Windows 98/XP/7 en Ubuntu 10.04 LTS Microsoft Internet Explorer versie 6/7/8, Mozilla Firefox 3/4, Opera 11.x, Chrome 9/10 JavaScript en cookies aan Voor het lezen van de digitale handtekening, heeft u (minimaal) de Adobe Acrobat Reader 6.0. nodig. De standaardversie kunt u downloaden door op het plaatje "Adobe Acrobat Reader 6.0" te klikken op de inlogpagina van de applicatie: https://aanmelding.cao.szw.nl Om de digitale handtekening te kunnen valideren, dienen de standaard instellingen van de Adobe Acrobat Reader 6.0 te worden aangepast. De handleiding voor het aanpassen van de instellingen vindt u in het PDF-document "leidraad instellen Acrobat". De handleiding voor het controleren van de handtekening vindt u in het PDF-document "leidraad handtekening controleren". Deze documenten vindt u op de inlogpagina van de applicatie: https://aanmelding.cao.szw.nl. 2
Toegankelijkheid De applicatie is alleen toegankelijk voor cao-secretariaten en cao-partijen. 3. Inlogprocedure De webapplicatie voor het online aanmelden van uw cao wordt aangeboden op het adres https://aanmelding.cao.szw.nl. U krijgt onderstaand scherm te zien. Figuur 1: De inlogpagina Wachtwoord aanvragen Indien u nog niet in het bezit bent van een inlognaam-wachtwoord combinatie, kunt u deze aanvragen door middel van de link WW aanvragen. U vult de gevraagde gegevens in en verzendt het webformulier. U krijgt een bevestiging per e-mail. Alle velden moeten verplicht worden ingevuld. Deze gegevens zijn nodig voor de beantwoording van uw aanvraag. Nadat een aanvraag is binnengekomen bij de beheerder zal deze bepalen of de aanvraag gehonoreerd kan worden. Dit gebeurt op basis van een aantal criteria welke in een AO procedure worden beschreven. In geval van honorering wordt uw account binnen 2 dagen geactiveerd. Daarna is online aanmelden mogelijk met het opgegeven inlognaam-wachtwoord. U wordt bij het inloggen gemeld dat gebruik gemaakt wordt van een beveiligde verbinding (HTTPS), om de vertrouwelijkheid van de gegevens te waarborgen. U wordt automatisch uitgelogd indien u voor meer dan 20 minuten niet meer met de applicatie heeft gewerkt. U krijgt dan de melding dat u opnieuw dient in te loggen indien u verder wilt werken. Dit is eveneens om de vertrouwelijkheid van de gegevens te waarborgen. Wachtwoord wijzigen Als u uw wachtwoord bent vergeten kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen door middel van de link WW vergeten. U kunt de aanvraag meteen elektronisch versturen. U krijgt een bevestiging van uw aanvraag per e-mail toegestuurd. Uw nieuwe wachtwoord wordt binnen 2 werkdagen geactiveerd. II) DE CAO-AANMELDING 3
Alle inhoudelijke en procedurele vereisten voor het aanmelden van cao s kunt u vinden in de van kracht zijnde wet en regelgeving, te weten de Wet op de collectieve arbeidsovereenkomst, de Wet op de Loonvorming en het Besluit aanmelding van cao s en het verzoeken om avv. U kunt dit wettelijk kader raadplegen op de website http://cao.szw.nl. Tevens vindt u op deze website de brochure cao en avv waarin praktische tips voor het aanmelden van cao s en het verzoeken om avv zijn opgenomen zijn opgenomen en beide procedures worden toegelicht. Aan deze handleiding kunt u geen rechten ontlenen. Dit hoofdstuk gaat verder alleen in op de technische stappen die benodigd zijn voor het elektronisch aanmelden van cao s. 1. Het startscherm elektronische cao-aanmelding Nadat u heeft ingelogd, komt u in het startscherm. Het scherm ziet er als volgt uit: Figuur 2: Het startscherm Linksboven in het scherm zijn drie keuzeknoppen geplaatst voor het openen van de elektronische formulieren voor de aanmelding van een nieuwe, gewijzigde of opgezegde cao. Om een aanmeldingsformulier te openen klikt u op één van de drie keuzeknoppen. Welke keuzeknop u kiest, is afhankelijk van het type aanmelding. Paragraaf 2, De keuze van het juiste formulier, geeft hier informatie over. Het geelgekleurde tekstblok rechtsboven bevat een toelichting op het gebruik van de elektronisch formulieren. De formulieren voor het elektronisch indienen van avv-verzoeken worden in het volgende hoofdstuk besproken. Onder in het startscherm staat een overzicht van de formulieren die u eerder heeft verzonden of in concept heeft bewaard. Dit overzicht geeft per formulier de status aan. Een formulier voor cao-aanmeldingen kan 4 verschillende statussen hebben: concept, verzonden, in behandeling en incompleet verzonden. 4
Een formulier krijgt de status concept indien het formulier is aangemaakt maar nog niet is verzonden. Een formulier krijgt de status verzonden indien het formulier is verzonden maar er nog geen KVO is verstuurd door SZW. Het formulier krijgt de status in behandeling nadat de aanmelding door SZW in behandeling is genomen. Het formulier krijgt de status incompleet verzonden indien het formulier eerder is verstuurd, maar door SZW is geconstateerd dat de aanmelding niet volledig was (procedurele onderbreking). Een formulier met de status incompleet verzonden kan evenals een formulier met de status concept- aangepast worden en (opnieuw) worden verzonden. Het formulier krijgt de status KVO nadat er door SZW een KVO is verstuurd op de aanmelding. De formulieren met deze status zijn overigens niet zichtbaar vanaf dit dashbord scherm, maar alleen te raadplegen in het tabblad dossier (zie hoofdstuk II.6) De status bedenkingen en besluitvorming die wel zichtbaar zijn in het statusoverzicht, zijn alleen relevant voor avv-procedures (zie hoofdstuk III.2) U kunt uw formulier voltooien of aanpassen door in het overzicht op het formulier te klikken. Formulieren met de status verzonden, in behandeling of KVO, kunnen niet worden aangepast. Indien u vanuit een formulier of een overzicht van een formulier terug wil gaan naar het startscherm, klikt u op de button Formulieren in de rode balk links bovenin het scherm. 2. Het kiezen van het juiste formulier U kunt voor wat betreft de cao-aanmelding kiezen uit een drietal formulieren: Formulier Aanmelden cao, Formulier Tussentijdse Wijziging cao en Formulier Opzegging cao. Formulier Aanmelden cao Het formulier Aanmelden cao kunt u gebruiken voor de aanmelding van een cao die u nieuw heeft afgesloten. U kunt vervolgens kiezen uit de opties eerste cao-aanmelding en aanmelding op basis van een eerdere cao-aanmelding. Beide opties worden verderop in de paragraaf nog toegelicht. Formulier tussentijdse wijziging cao Een tussentijdse wijziging van uw cao kunt u melden door middel van het formulier Tussentijdse wijziging cao. Dit formulier kunt u gebruiken als u een tussentijdse wijziging van uw cao wilt aanmelden. Van een tussentijdse wijziging is sprake in al die gevallen waarin partijen bij de cao overeenkomen een of meerdere cao-bepalingen te wijzigen en/of een of meerdere bepalingen aan de cao toe te voegen. Essentieel is dat de looptijd van die gewijzigde of toegevoegde bepalingen niet langer is dan de looptijd van de langstlopende bepaling van de cao waarin de wijzigingen en/of toevoegingen zijn aangebracht. Als er wijzigingen en/of toevoegingen met een langere looptijd dan die van de bestaande cao zijn overeengekomen, wordt dit dus niet als een tussentijdse wijziging beschouwd, maar als een nieuwe aanmelding. Nieuwe cao s worden aangemeld door middel van het formulier Aanmelden cao. Formulier Opzegging cao Met behulp van het formulier Opzegging cao kunt u de opzegging van een cao melden. Geen opzegging van de cao is vereist, indien dat uitdrukkelijk in de cao is bepaald. Er is dan bijvoorbeeld bepaald dat de cao (van rechtswege) op de overeengekomen datum eindigt (zonder dat opzegging vereist is). Melding van opzegging van een cao is wel vereist indien de cao een of meerdere bepalingen kent die voorzien in de mogelijkheid van (tussentijdse) opzegging en in de 5
situatie dat hetzij artikel 19, lid 1, hetzij artikel 19, lid 2, van de Wet op de collectieve arbeidsovereenkomst (Wet CAO) van toepassing is. Deze situaties worden hieronder toegelicht. Wanneer een cao voor een bepaalde tijd is aangegaan, wordt zij, tenzij bij de overeenkomst anders is bepaald, geacht telkens voor gelijke tijd, maar ten hoogste voor een jaar, te zijn verlengd, behoudens opzegging. De termijn van opzegging is, tenzij bij de overeenkomst anders is bepaald, een twaalfde gedeelte van de tijd waarvoor zij oorspronkelijk is aangegaan (artikel 19, lid 1, Wet CAO). Artikel 19, lid 2, heeft betrekking op de situatie dat de tijdsduur waarvoor de cao is aangegaan niet bij de overeenkomst zelf is bepaald. De cao wordt in dat geval geacht te zijn aangegaan voor een jaar met verlenging telkens voor gelijke tijd, behoudens opzegging tenminste een maand voor het einde van het jaar. Indien u een keer klikt op de knop voor het formulier Tussentijdse Wijziging cao of voor het formulier Opzegging cao, kunt u vervolgens de cao selecteren waarvoor u een tussentijdse wijziging of opzegging wilt aanmelden. U kunt selecteren op cao-nummer of op cao-naam. Indien u klikt op de knop voor het formulier Aanmelden cao, kunt u vervolgens kiezen uit twee type formulieren: Eerste cao-aanmelding of Aanmelding op basis van een eerdere cao-aanmelding. U kiest optie 1.Eerste cao aanmelding als u melding doet van het sluiten van een cao met een werkingssfeer waarvoor nog geen collectieve arbeidsovereenkomst bestond. U klikt op vervolgens op de knop Openen formulier om het formulier voor de eerste aanmelding te openen. Merk op dat het caonummer bij het openen van het formulier nog niet kan worden toegekend. Dit zal pas later plaatsvinden op het moment dat het formulier (lees: de aanmelding), in behandeling wordt genomen door SZW. In alle andere gevallen selecteert u de optie 2.Aanmelding op basis van een eerdere caoaanmelding. Vergelijkbaar met de aanmelding van een tussentijdse wijziging of opzegging wordt u verzocht de cao te selecteren op basis waarvan u een nieuwe aanmelding wilt doen, alvorens het formulier wordt geopend. Figuur 3: Keuze van het type aanmelding bij selectie van Formulier Aanmelding cao. 6
3. Het invullen van een formulier In deze paragraaf worden een zestal eigenschappen van het formulier nader toegelicht, te weten 1. de tabbladen structuur 2. de vraagafhankelijkheid binnen het formulier 3. de ingebouwde datum- en invoercontroles 4. de wijze waarop bijlagen kunnen worden gekoppeld 5. de werking van de zoekfunctionaliteit 6. de wijze waarop naam, adres en woonplaats (NAW-)gegevens kunnen worden gewijzigd. Tabbladen structuur Elk formulier bestaat uit een aantal tabbladen. Elk tabblad bevat een aantal vragen die u moet beantwoorden. U kunt het formulier in willekeurige volgorde invullen door van tabblad naar tabblad te springen. De door u ingevulde gegevens worden automatisch opgeslagen. Toelichting bij de vragen kunt u vinden door het aanklikken van het Informatie icoon. Let op: Voor het heen- en terugspringen tussen tabbladen dient u géén gebruik te maken van de [? vorige] en [volgende? ] knop van de browser en dient u géén gebruik te maken van de [? backspace] knop van uw toetsenbord! Hierdoor gaan eerder ingevoerde gegevens verloren! Hieronder ziet u de schermafdruk van het formulier Eerste Aanmelding cao. Na het openen van het formulier komt men automatisch in het eerste tabblad Algemeen terecht. 7
Figuur 4: Het formulier Eerste Aanmelding cao. U ziet aan de bovenstaande schermafdruk dat het formulier zeven tabbladen heeft. Het is aan te raden de tabbladen op volgorde door te lopen, aangezien er afhankelijkheden zitten in de vraagstelling. Zo zijn in geval van een ondernemings-cao de te beantwoorden vragen bij het tabblad Toelichting afhankelijk van het antwoord dat is gegeven op de vraag die gesteld wordt bij tabblad Werknemers. Indien u eerst naar het tabblad Toelichting gaat zonder het tabblad Werknemers te hebben ingevuld, zijn de vragen `disabled. Beantwoording van deze vragen is dan niet mogelijk; het systeem kan nog niet bepalen of u de vragen moet beantwoorden. De vierkante blokjes die het nummer van het tabblad aangeven, kunnen rood of groen zijn. Groen betekent dat alle vragen bij het tabblad zijn beantwoord. Rood betekent dat niet alle vragen zijn beantwoord. U kunt het formulier alleen verzenden indien alle blokjes groen zijn. Indien u een aanmelding doet van een cao, waarvoor u al eerder een elektronische aanmelding heeft gedaan, zijn meerdere blokjes groen bij de opening van het formulier; de gegevens die u bij de eerdere elektronisch aanmelding heeft opgevoerd, zijn reeds overgenomen in het formulier voor de nieuwe aanmelding. Dit is gedaan om de aanmelding zo gemakkelijk mogelijk te maken. U hoeft namelijk minder in te vullen, althans wanneer er geen wijziging in de gegevens heeft plaatsgevonden. Belangrijk is dat u bij de tabbladen met groene blokjes even nakijkt of de door het systeem automatisch ingevulde gegevens juist zijn. Indien gegevens na de laatste elektronische aanmelding namelijk zijn gewijzigd, bijvoorbeeld de naam van de cao of 8
het werknemersaantal, moeten de automatisch door het systeem opgevoerde gegevens aangepast worden. Vraagafhankelijkheid Zoals gezegd zitten er binnen een formulier afhankelijkheden in de vraagstelling. Sommige vragen worden pas gesteld naar aanleiding van uw antwoord op een andere vraag. Een voorbeeld hiervan vindt u bij het tabblad Naam. Indien u de vraag Is de naam van de cao gewijzigd bevestigend beantwoord, kunt u vervolgens de vraag Wat is de volledige naam van de cao beantwoorden. De vraag licht op en de naam van de cao in het tekstveld bij deze vraag wordt aanpasbaar. Op dezelfde manier wordt de vraag Wat zijn de cao-nummers van de cao s die als gevolg van de fusie zijn opgehouden te bestaan alleen gesteld indien fusie als reden van naamswijziging wordt aangegeven. Hieronder vindt u de schermafdruk van het tabblad Naam bij het formulier Eerste Aanmelding cao. De vraag Wat zijn de cao-nummers van de cao s die door de fusie zijn opgehouden te bestaan, is `disabled, omdat als reden voor naamswijziging niet fusie maar splitsing is geselecteerd. U ziet dat deze vraag nog wel leesbaar is. Vragen die `disabled zijn worden dus niet geheel onzichtbaar, ondanks het feit dat de beantwoording van deze vragen (technisch) niet mogelijk is. Figuur 5: Het tabblad Naam, met vragen die `disabled zijn. 9
Merk op dat het ook kan zijn dat alle vragen bij een tabblad worden `disabled. Dit is het geval indien u bij een ondernemings-cao een werknemersaantal invult dat kleiner is dan 2000. In dat geval hoeft u geen toelichting te geven bij de cao en dus niets in te vullen bij het tabblad Toelichting. Invoer- en datumcontroles Op veel vragen zitten invoer- en datumcontroles. Bij datumcontroles gaat het om de juiste invoer van data. Niet bestaande data worden automatisch gecorrigeerd of er wordt een foutmelding gegeven. Bij invoercontroles gaat het om de controle of alle verplichte vragen zijn beantwoord en de juiste tekens zijn opgevoerd. Er wordt bijvoorbeeld op gecontroleerd dat er geen letters staan op de plaats waar om een telefoonnummer of werknemers aantal wordt gevraagd. Maar er wordt bijvoorbeeld ook op gecontroleerd dat er geen looptijd van de cao wordt ingevuld die langer is dan 5 jaar, want een cao met en looptijd langer dan 5 jaar is wettelijk niet toegestaan. Indien het systeem een fout ontdekt bij de invoer van gegevens, krijgt u daar onmiddellijk een melding van. Ook indien u het formulier wilt verzenden, zonder dat alle vragen zijn beantwoord, volgt er een melding, namelijk dat het formulier niet kan worden verstuurd. Onderstaande schermafdruk toont een voorbeeld van een foutmelding bij een verkeerde looptijdopgave. Figuur 6: Foutmelding bij invoer van een looptijd langer dan 5 jaar. Het koppelen van bijlagen Bij een aantal tabbladen wordt gevraagd om een tekst toe te voegen. Het gaat dan bijvoorbeeld om een cao-tekst of een nota van wijziging. Door gebruik van de knop Bladeren kunt u het bestand selecteren dat u wilt toevoegen. U kunt in principe alleen teksten toevoegen in.doc (Word), Wordperfect of.odt (Open office writer) formaat. 10
Vergeet u niet op de knop Koppelen te klikken nadat u het toe te voegen bestand hebt geselecteerd, anders wordt het bestand niet opgeslagen in het formulier. In een enkel geval kan het gebeuren dat het niet lukt de bijlage te koppelen door middel van de knop Koppelen. In dat geval kunt u contact opnemen met de Helpdesk Aanmelding online. De knop Verwijderen kunt u gebruiken als u gekoppelde teksten wilt verwijderen. Hieronder ziet u een schermafdruk bij gebruik van de knop Bladeren. Nadat u op deze knop heeft geklikt verschijnt het venster Bestand kiezen zodat u het bestand dat u wilt toevoegen kunt selecteren. Figuur 7: Het toevoegen van bestanden Het gebruik van de zoekfunctionaliteit Het tabblad Algemeen, het tabblad Naam en het tabblad Partijen bevatten zoekvelden, bedoeld voor het opzoeken van de indiener van de aanmelding (tabblad Algemeen), voor het opzoeken van de partijen bij de cao (tabblad Partijen) en voor het opzoeken van de cao die als gevolg van fusie is opgehouden te bestaan (tabblad Naam). Bij het zoeken van de indiener of de partijen bij de cao, kan worden gezocht op naam en plaats. Bij het zoeken naar een cao kan worden gezocht op cao-naam of cao-nummer. Zoeken is mogelijk door (een gedeelte van) de naam, nummer of plaats in te voeren. Vervolgens klikt u op de knop zoeken, waarna het zoekresultaat wordt getoond waaruit u de indiener, partij of cao die u zoekt vervolgens selecteert. Hieronder volgen twee schermafdrukken die de zoekfunctionaliteit illustreren. De onderstaande schermafdruk toont de situatie wanneer er bij het tabblad Algemeen gezocht wordt op indieners waarvan de naam begint met de letter a. Wanneer u op het veld Kies een gevonden indiener klikt, verschijnt de lijst met zoekresultaten waaruit u de indiener selecteert. 11
Figuur 8a: Zoeken van de indiener van de aanmelding, op naam. Figuur 8b toont de situatie wanneer er bij het tabblad Partijen gezocht wordt op een specifieke vestigingsplaats. Uit de tabel met zoekresultaten die onder het zoekveld verschijnt, is cao-partij A reeds geselecteerd en gekoppeld als partij bij de cao. Merk op dat in geval van een aanmelding van een tussentijdse wijziging van een cao, de partijen bij de cao tevens partij bij de tussentijdse wijziging van de cao dienen te zijn. Daarom staan in geval van een tussentijdse wijziging de partijen bij de cao reeds in de onderste tabel gekoppelde partijen waaruit zij niet kunnen worden verwijderd. 12
Figuur 8b: Zoeken van partijen bij de cao, op plaats. Het wijzigen van NAW-gegevens Via het tabblad Algemeen kunt u de adresgegevens van een indiener wijzigen. U selecteert de indiener en vervolgens klikt u op de link Wijzigen indienergegevens. In het scherm dat verschijnt, kunt u de gegevens wijzigen. Wanneer u daarna op Opslaan en terug klikt, worden de gewijzigde gegevens doorgevoerd in het adressenbestand van SZW. Het is dan niet meer nodig daarna nog een adreswijziging te sturen. Merk op dat wijziging van e-mail adres en naam van de contactpersoon bij de aanmelding niet via deze link kunnen worden gewijzigd. Deze gegevens kunnen direct in het formulierveld worden gewijzigd. Via het tabblad Partijen kunt u de adresgegevens van partijen bij de cao wijzigen, vergelijkbaar met de procedure voor de wijziging van de adresgegevens van de indiener. U selecteert de partij in de rechtertabel Gekoppelde partij(en) en vervolgens klikt u op de link Wijzigen Partijgegevens om de veranderingen door te voeren. Hieronder ziet u een afdruk van het scherm dat verschijnt nadat u de link Wijzigen indienergegevens heeft aangeklikt en waar u vervolgens de gewijzigde adresgegevens kunt invullen. 13
Figuur 9: Wijzigen NAW-gegevens van de indiener 4. De verzending van een formulier Indien alle tabbladen groen zijn en de vragen correct zijn beantwoord, kunt u het formulier versturen. U klikt hiertoe op de knop Verzenden onderaan het scherm. U krijgt dan een overzicht te zien van de gegevens die u heeft opgevoerd. U gaat vervolgens naar de onderkant van de pagina. Daar klikt u op de knop Terug indien u gegevens wilt wijzigen en u klikt opnieuw op Verzenden indien u het formulier definitief wilt verzenden. Vergeet dus niet nadat u het overzicht heeft gezien voor de tweede maal op Verzenden te klikken om het formulier te verzenden! 14
Figuur 10: Het overzicht van het formulier dat u te zien krijgt nadat u op de knop Verzenden heeft geklikt. 5. De correspondentie Wanneer u het formulier heeft verzonden en uw aanmelding is volledig, wordt u binnen enkele werkdagen de KVO elektronisch toegestuurd. Deze brief komt aan op het in het formulier opgevoerde e-mail adres van de indiener. De partijen bij de cao ontvangen een kopie van de KVO op de opgevoerde e-mail adressen van de partijen in het formulier. De KVO is ondertekend met een digitale handtekening die wettelijk gelijk is gesteld aan een handgeschreven handtekening. Voor het lezen en valideren van deze handtekening, zie paragraaf 2 Voorwaarden voor gebruik van de applicatie. Wanneer er sprake is van een procedurele onderbreking ofwel een onvolledige aanmelding, wordt u binnen enkele dagen een procedurele onderbrekingsbrief toegestuurd. Evenals de KVO komt deze brief aan op het in het formulier opgevoerde e- mail adres van de indiener en ontvangen de partijen bij de cao een kopie. Bij het 15
versturen van de procedurele onderbrekingsbrief krijgt uw aanmelding de status incompleet verzonden. Het formulier moet door u aangepast worden en (opnieuw) worden verzonden. U doet dit door in het Overzicht Formulieren in het startscherm op het betreffende formulier met de status incompleet verzonden te klikken. Vervolgens wordt het formulier dat u eerder heeft verzonden geopend en kunt u het aanpassen en opnieuw verzenden. De aanmelding wordt dan opnieuw in behandeling genomen. Wanneer u niet reageert op een procedurele onderbrekingsbrief door het formulier aan te passen en opnieuw te verzenden, volgt er na 2 weken een elektronische rappelbrief. Indien u hier niet op reageert wordt de aanmelding gearchiveerd na expiratie van de cao. Dit betekent dat u het verzonden formulier dan niet meer kunt aanpassen en u een geheel nieuwe aanmelding van de cao moet doen, ofwel een nieuw formulier moet invullen. 6. Inzage in uw elektronische dossier U kunt uw gegevens met betrekking tot een aanmelding online terug zien in uw elektronische dossier. U komt in uw dossier terecht wanneer u klikt op de button Dossier in de rode balk links bovenin het scherm. In dit dossier staan de formulieren die u heeft verzonden of namens u zijn verzonden, de KVO s en de eventuele procedurele onderbrekingsbrieven die daaraan zijn voorafgegaan. Indien van toepassing, zijn hier ook documenten betreffende de avv-procedure in opgenomen, zie verder hoofdstuk III. Indien u partij bent bij de cao maar de cao niet zelf aanmeldt, kunt u tevens toegang tot het elektronisch dossier krijgen. Hiervoor dient u een inlognaam-wachtwoord combinatie aan te vragen, op dezelfde wijze als degenen die de cao aanmelden. Zie hiervoor ook de toelichting bij Besluit Aanmelding van cao s en het verzoeken om avv van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Alleen gegevens met betrekking tot afgeronde procedures staan in het dossier. U krijgt alleen toegang tot de gegevens met betrekking tot de eigen elektronische aanmeldingen. De vertrouwelijkheid van de informatie in het elektronische dossier wordt door de Minister gewaarborgd door de inlogprocedure en een firewall tussen het internet en de database waarin alle gegevens zijn opgeslagen. De inlogprocedure garandeert dat degene die toegang heeft tot de database alleen de gegevens met betrekking tot de eigen elektronische aanmeldingen kan terugzien. De firewall garandeert dat alleen degenen die geautoriseerd zijn, dat wil zeggen de partijen bij de cao en degenen die namens de partijen de cao elektronisch aanmelden, toegang hebben tot de database. 16
Figuur 11: Selectie van cao in het elektronische dossier. Wanneer u een cao heeft geselecteerd, krijgt u een overzicht van de (formulieren bij de) elektronische aanmeldingen en een overzicht van de door SZW gekoppelde documenten bij de aanmeldingen. Hieronder ziet u een schermafdruk van een dergelijk overzicht. Klikt u in het overzicht op een formulier, dan krijgt u een overzicht te zien van de gegevens die u heeft opgevoerd in het formulier. Klikt u in het overzicht op een door SZW gekoppeld document, dan krijgt u de inhoud van het document te zien in.pdf formaat. Als u in het dossier bent, dient u de cao te selecteren waarover u gegevens bij de aanmelding(en) wilt inzien. Hieronder ziet u een voorbeeld van een dossier met de lijst van cao s die dit dossier bevat, waaruit een cao dient te worden geselecteerd. 17
Figuur 12: Gegevens in het elektronische dossier III) HET INDIENEN VAN EEN ELEKTRONISCH AVV-VERZOEK 1) wettelijk kader Alle inhoudelijke en procedurele vereisten voor het indienen van een avv-verzoek kunt u vinden in de van kracht zijnde wet en regelgeving en beleidsregels, te weten de Wet Avv, het Besluit aanmelding van cao s en het verzoeken om avv en het Toetsingskader AVV. U kunt dit wettelijk kader raadplegen op de website http://cao.szw.nl. Tevens vindt u op deze website de brochure cao en avv waarin praktische tips voor het aanmelden van cao s en het verzoeken om avv zijn opgenomen zijn opgenomen en beide procedures worden toegelicht. Aan deze handleiding kunt u geen rechten ontlenen. Dit hoofdstuk gaat verder alleen in op de technische stappen die benodigd zijn voor het elektronisch indienen van avvverzoeken. 2) het startscherm indiening avv-verzoeken Nadat u heeft ingelogd, komt u in het startscherm, zie hiervoor hoofdstuk II, figuur 2. In het midden van het scherm zijn de twee keuzeknoppen voor de toegang tot de formulieren aanmelding avv-verzoeken. U kunt pas om avv verzoeken nadat u de cao heeft aangemeld en hiervan een KVO heeft ontvangen. U kunt echter wel op dezelfde dag de cao-tekst in het loket aanmelden en indienen voor avv. De avv- procedure kan echter pas na ontvangst van de KVO in behandeling worden genomen. 18
Het geelgekleurde tekstblok rechtsboven bevat een toelichting op het gebruik van de elektronisch formulieren en de informatie die is opgenomen onder de informatie-buttons die naast de keuzeknoppen geeft aan welk formulier u dient te kiezen. Het formulier aanmelden avv-verzoek kunt u gebruiken als u een verzoek om algemeen verbindendverklaring van bepalingen wilt indienen voor uw bedrijfstak-cao. Hiervan is sprake indien de looptijd is gewijzigd. Het formulier tussentijdse wijziging kunt u gebruiken als u een verzoek om algemeen verbindendverklaring van gewijzigde bepalingen wilt indienen voor uw bedrijfstak-cao. Hiervan is sprake indien sprake is van een ongewijzigde looptijd, maar andere bepalingen zijn wel gewijzigd. Voor een schematisch overzicht van de vereisten voor beide procedures kunt u de checklist procedurele voorwaarden avv raadplegen. Deze kunt u vinden op de website http://cao.szw.nl bij het overzicht van de checklists voor avv-procedures. Het is aan te raden een print van deze checklist bij de hand te houden tijdens het doorlopen van de schermen van het online loket. Indien u uw avv-verzoek wilt intrekken (bijvoorbeeld indien u vanwege een procedure onderbreking uw cao wilt wijzigen en een geheel nieuw avv-verzoek wilt indienen) wordt u verzocht contact op te nemen met de helpdesk aanmelding online, tel nr. 070-333 4121. Of via aameldenonline@minszw.nl Hiervoor is geen afzonderlijk formulier beschikbaar. Onder in het startscherm staat een overzicht van de formulieren die u eerder heeft verzonden of in concept heeft bewaard. Dit overzicht geeft per formulier de status aan. Een formulier kan 6 verschillende statussen hebben: concept, verzonden, in behandeling, incompleet verzonden, bedenkingen en besluitvorming: 1) concept: het verzoek is wel aangemaakt, maar nog in niet verzonden naar het loket aanmelding online. 2) verzonden: Het verzoek is verzonden naar het loket aanmelding online. Mocht er eventueel toch nog sprake zijn van een procedure onderbreking (zie incompleet verzonden) kan dit pas worden vastgesteld nadat de ingediende stukken zijn getoetst door de behandelaar van het avv-verzoek. 3) in behandeling: Uw avv-verzoek is in behandeling bij de behandelende medewerker. Of uw avv-verzoek al ter visie ligt kunt u controleren op http://cao.szw.nlhttp://www.cao.szw.nl/. 4) incompleet verzonden: het verzoek is reeds verzonden naar het loket aanmelding online, maar er ontbreken nog onderdelen. Er kan sprake zijn van een popt (de procedure is onderbroken wegens een procedureel gebrek) dan wel een poit (de procedure is onderbroken wegens een inhoudelijk probleem) Zie hiervoor het overzicht stand van zaken avv-procedures op http://cao.szw.nl. Indien sprake is van een popt dan wel een poit, neemt de behandelaar van de avv-procedure contact met u op (zie verder paragraaf 6). 5) bedenkingen: er zijn tijdens de tervisielegging van uw avv-verzoek bedenkingen dan wel dispensatieverzoeken ingediend. Deze verzoeken dienen eerst te worden behandeld alvorens het avv-besluit kan worden genomen. 6) besluitvorming: het verzoek heeft reeds ter visie gelegen en eventuele bedenkingen dan wel dispensatieprocedures zijn doorlopen. Het avv-besluitvormingstraject bevindt zich in de afrondende fase. 19
Mogelijkheden voor aanpassingen in het formulier Een formulier met de status incompleet verzonden kan evenals een formulier met de status concept- aangepast worden en (opnieuw) worden verzonden. U kunt uw formulier voltooien of aanpassen door in het overzicht op het formulier te klikken. Formulieren met de status verzonden, in behandeling, bedenkingen of besluitvorming, kunnen niet worden aangepast. Indien u vanuit een formulier of een overzicht van een formulier terug wil gaan naar het startscherm, klikt u op de button Formulieren in de rode balk links bovenin het scherm. 3) Het invullen van het formulier De structuur van de formulieren zoals omschreven in hoofdstuk II paragraaf 3 betreffende de aanmelding van de cao, komt in grote mate overeen met de structuur zoals van toepassing is voor de formulieren voor avv-verzoeken. Indien u vragen heeft over de structuur van het avv-formulier is het aan te raden nogmaals hoofdstuk II.3 te raadplegen. Het verschil met de aanmelding van cao s is echter dat u bij avv-verzoeken u nog wel alle documenten die u voorheen schriftelijk opstuurde in de applicatie moet koppelen. Naast de cao-teksten moet u dus ook een aanbiedingsbrief waarin u om avv verzoekt en de representativiteitsgegevens in de vorm van een digitale brief in het online loket koppelen. Het voordeel hiervan is dat het aantal vragen in de avv-formulieren beperkt is. U kunt de avv-formulieren het beste vergelijken met een soort digitale postbus. 4) Het formulier verzoek algemeen verbindend verklaring Figuur 13: Formulier avv verzoek In het eerste scherm van het formulier avv-verzoek kunt u de cao waarvoor u avv verzoek selecteren. U kunt zowel op naam als op nummer van de cao zoeken. Zie voor de uitleg van de zoekfunctionaliteit de tekst die is weergegeven bij figuur 3 van Hoofdstuk II.3. 20
Figuur 14: Tabblad 1 avv-verzoek In het tabblad algemeen dat is weergegeven in het bovenstaande scherm dienen de gegevens van de indiener van het avv-verzoek te worden weergegeven. Alleen indien u als indiener nog niet eerder een cao-aanmelding of avv-verzoek heeft ingediend dient u de NAW-gegevens in te voeren. In alle andere gevallen worden de bij SZW bekende indienergegevens automatisch weergegeven op het moment dat de indiener in de lijst wordt geselecteerd. Indien u dus een avv-verzoek indient van een cao, waarvoor u al eerder een elektronische aanmelding heeft gedaan, zijn de eerste twee tabbladen weergegeven als groen blok bij de opening van het formulier; de gegevens die u bij de eerdere elektronisch aanmelding heeft opgevoerd, zijn reeds overgenomen in het formulier voor het avv-verzoek. Belangrijk is dat u bij de tabbladen met groene blokjes even nakijkt of de door het systeem automatisch ingevulde gegevens juist zijn. Net als bij de aanmelding van de cao het geval is, is het mogelijk in dit scherm de eventueel verouderde gegevens te wijzigen. Kijkt u hierbij overigens wel uit met de verwijderen button onder aan het scherm. Deze verwijdert namelijk het gehele formulier. U kunt de aanpassingen in de diverse onderdelen van het formulier aanpassen door in het invulveld zelf de wijzigingen door te voeren. 21
Doordat u in dit scherm verklaart bevoegd te zijn namens een of meerdere partijen bij de cao het avv-verzoek in te dienen, is het niet langer noodzakelijk om de aanbiedingsbrief bij het avv-verzoek nog te ondertekenen en kunt u dus eventueel de aanbiedingsbrief die u in het derde tabblad dient te koppelen in Word formaat aanleveren. U dient echter nog wel in deze brief aan te geven namens welke partijen het avv-verzoek is ingediend. Figuur 15: Tabblad 2 avv-verzoek In het tweede tabblad dienen de gegevens van de partijen bij de cao te worden opgegeven. Indien u de cao reeds elektronisch heeft aangemeld, zijn de gegevens van de aan de cao gebonden partijen reeds weergegeven. U wordt vriendelijk verzocht deze gegevens te controleren. De knop controle invoer checkt alleen of alle velden zijn ingevuld en bijvoorbeeld niet of de opgegeven postcodes correct zijn. Mocht het zo zijn dat de partijen gegevens niet kloppen, dan kunt u deze wijzigen. Het is mogelijk een partij toe te voegen, te verwijderen of de naw-gegevens van de reeds ingevoerde partijen bij de cao te wijzigen. Een toelichting hierover kunt u vinden in de hulptekst die is opgenomen onder de informatiebutton links bovenaan het scherm bij zoek een partij 22
Figuur 16: Tabblad 3 avv-verzoek In het bovenstaande scherm treft u een voorbeeld aan van het derde tabblad waarin u alle benodigde digitale stukken voor het avv-verzoek in dient te koppelen. Dit tabblad is standaard weergegeven als rood blok, totdat er digitale bestanden in het loket zijn gekoppeld en opgeslagen. Indien u deze nog niet bij de hand heeft is het aan te raden of checklist procedurele voorwaarden avv te raadplegen. U kunt vanuit dit scherm direct doorklikken naar de checklist-pagina op de website http://.cao.szw.nl. In het gele blok is een opsomming opgenomen van de verschillende documenten die kunt, dan wel moet koppelen om uw avv-verzoek elektronisch in te dienen. De toelichting per in te voegen document is weergegeven in de informatiebullits naast de opgesomde bijlagen. Het is aan te raden deze informatie zorgvuldig door te nemen aangezien hier ook de technische vereisten voor de tekstbestanden in zijn opgenomen. Dit voorkomt onnodige vertraging van uw avv-procedure. 23
Figuur 17: Tabblad 3 koppelen bijlagen Het hierboven weergegeven scherm geeft weer hoe u de benodigde bijlagen in het loket koppelt. Om een bestand te kunnen koppelen klikt u op de Bladeren button. Vervolgens selecteert u het gewenste bestand en klikt op openen. Het door u aangeklikte bestand wordt nu weergegeven in het veld naast de Bladeren. Button. 24
Figuur 18: Tabblad 3 kiezen bijlagetype Om het ingevoerde bestand te kunnen koppelen dient u het bestand een aanduiding naar type te geven. Vervolgens klikt u op koppelen 25
Figuur 19: Tabblad 3 opgeslagen bijlagen Nadat u op koppelen heeft geklikt, wordt het bestand automatisch opgeslagen. U kunt nu verder gaan met het koppelen van het volgende bestand. Maar, let op! Op het moment dat u het eerste bestand heeft gekoppeld zal het derde tabbladblokje automatisch groen kleuren. Dit betekent echter niet dat het avv-verzoek al compleet is. Het digitale loket kan geen controle uitoefenen of alle benodigde bestanden zijn gekoppeld, aangezien er geen vaststaande hoeveelheid bijlagen voor avv-verzoeken van toepassing is. Bijvoorbeeld, het toevoegen van een separate bijlage over de representativiteit is in sommige gevallen wel en in andere gevallen niet noodzakelijk. U dient dus zelf te controleren of alle vereiste bestanden zijn gekoppeld. Indien u alle vereiste bestanden in het loket heeft gekoppeld klikt u de button ga naar verzenden aan. 26
Figuur 20: Overzicht formulier avv-verzoek Voordat u uw avv-verzoek definitief gaat verzenden krijgt u eerst nog een overzicht van alle ingevulde gegevens. U kunt nu kiezen tussen het verzenden van het verzoek of het aanpassen van de incomplete of foutieve onderdelen van het verzoek. Indien u nog gegevens wilt wijzigen, gebruikt u dan de terug knop onderaan het scherm en niet de terug-knop bovenaan uw internetbrowser. Vergeet niet nadat u het overzicht heeft gezien voor de tweede maal op Verzenden te klikken om het formulier te verzenden! 5) het formulier tussentijdse wijziging avv-verzoek Het formulier voor het elektronisch indienen van een tussentijdse wijziging voor avv is nagenoeg gelijk aan dat voor het indienen van een avv-verzoek voor een nieuwe cao. Met uitzondering van de hieronder weergegeven voorbeelden, verwijs ik u voor de schermvoorbeelden naar de vorige paragraaf. Er zijn wat betreft de techniek- slechts enkele verschillen tussen beide procedures. In het tweede tabblad partijen (zie figuur 15) kunt u bijvoorbeeld geen partijen ontkoppelen, omdat de webapplicatie er van uit gaat dat de tussentijdse wijziging van de cao is overeengekomen tussen dezelfde partijen als die cao zijn aangegaan. Uiteraard kunt wel de adresgegevens van deze partijen wijzigen. Indien sprake is van een situatie zoals bedoeld in artikel 21 van de Wet op de Cao, waarbij in de cao is bepaald dat de cao in geval van een tussentijdse opzegging door een der partijen, toch blijft gelden voor de overige partijen bij de cao, dan dient u contact op te nemen met de helpdesk aanmelding online. 27
Figuur 21: tabblad 3 avv-verzoek In het bovenstaande voorbeeld is een voorbeeld van tabblad 3 opgenomen. Zoals u ziet wijken de documenten die u in moet voegen af van de situatie als bij een avv-verzoek voor een nieuwe cao. De nota van wijzigingen, of de gemarkeerde tekst waarbij de wijzingen zijn aangegeven kan achter wege blijven. Wat betreft de cao tekst geldt alleen de verplichting om een gerenvooieerde cao-tekst van alleen de tussentijds gewijzigde bepalingen aan te leveren. Let op, op bovenstaande regel geldt een uitzondering. Indien sprake is van een cao waarin tevens fondsbepalingen zijn opgenomen die voor een langer tijdvak zijn avv-d dan de overige bepalingen en het avv-verzoek betrekking heeft op die overige bepalingen vanwege het verstrijken van de duur van de avv van die overige bepalingen, dan dient u ook de werkingssfeerbepaling in de tekst op te nemen. Zie hiervoor artikel 2 lid 4 sub d van het Besluit Aanmelding cao s en het verzoeken om avv. Verder geldt ten aanzien van de werkingssfeer dat u alleen representativiteitsgegevens hoeft aan te leveren indien sprake is van een wijziging van de werkingssfeer. 6) de correspondentie Wanneer u het formulier betreffende uw avv-verzoek heeft verzonden, wordt u voorlopig nog met behulp van schriftelijke correspondentie op de hoogte gehouden van de stand van zaken van uw avv-procedure. Het is op dit moment voor de directie UAW nog niet mogelijk om (alle) correspondentie digitaal te verzenden. In de toekomst zal echter geprobeerd worden de gehele avv-procedure te digitaliseren. Indien sprake is van een compleet, correct avv-verzoek verzoek waartegen geen bedenkingen zijn ingediend ontvang u achtereenvolgens een bevestiging van ontvangst waarbij een termijn van tervisielegging is aangegeven en een brief waarin de datum en 28
overige informatie over het besluit tot algemeen verbindend verklaring is opgenomen. Van deze laatste brief ontvangen de (overige) partijen bij de cao eveneens een afschrift. Overigens is er voor de avv-indiener en voor de (overige) partijen bij de cao waarvoor avv is verzocht wel een mogelijkheid tot inzage van het elektronische avv- dossier. Dit kan echter pas na afloop van de avv-procedure. De documenten die kunnen worden ingezien betreffen alle uitgaande brieven aan de avv-indiener en uiteraard het avvbesluit. Brieven betreffende bedenkingen- en dispensatie-procedures die gericht zijn aan bedenkinghebbenden en dispensatieverzoekers zijn niet zichtbaar in het elektronische dossier. Zie voor verdere informatie over het gebruik van het elektronische dossier hoofdstuk II.6. 7) procedure onderbrekingen/ incompleet verzonden verzoeken oplossen Wanneer er sprake is van een procedurele onderbreking wordt de status van avv-verzoek (zie hiervoor het dashbordscherm, figuur 2) weergegeven als incompleet verzonden. (Zie ook hoofdstuk III.2) De behandelend medewerker avv zal in dit geval (telefonisch) contact met u opnemen om met u door te spreken welke wijzigingen of aanvullingen er nog nodig zijn om het avv verzoek volledig, dan wel inhoudelijk correct te maken. In de meeste gevallen zal u gevraagd worden om zelf nieuwe documenten in uw avvzoek te koppelen. Het is hierbij van belang dat u in de naam van het document duidelijk aangeeft welke documenten de correcte versies betreffen. U kunt dit bijvoorbeeld doen door de nieuwe versie van het document door te nummeren. U hoeft in principe niet de oude versie te verwijderen. * NB! Indien het toe te voegen document een gewijzigde (gerenvooieerde) cao-tekst betreft dient u deze conform de regelgeving eerst opnieuw aan te melden en hiervan een KVO te ontvangen, alvorens de avv-procedure kan worden voortgezet. U kunt echter wel op dezelfde dag de cao-tekst in het loket aanmelden en indienen voor avv, de avvprocedure kan echter pas na ontvangst van de KVO worden voortgezet. Indien dit na het eventuele telefonische overleg nog nodig is, zal u binnen enkele dagen een schriftelijke procedurele onderbrekingsbrief worden toegestuurd. Om de procedure onderbreking op te lossen dient u het formulier aan te passen en (opnieuw) te verzenden. U doet dit door in het Overzicht Formulieren in het startscherm op het betreffende formulier met de status incompleet verzonden te klikken. Vervolgens wordt het formulier dat u eerder heeft verzonden geopend en kunt u het aanpassen en opnieuw verzenden. Uw avv-verzoek krijgt dan de status verzonden en zal dan opnieuw in behandeling genomen. Wanneer u niet reageert op een procedurele onderbrekingsbrief door het formulier aan te passen en opnieuw te verzenden, volgt er doorgaans na circa 3 weken een rappelbrief. 8) Bedenkingen en dispensatieverzoeken Op dit moment is het (nog) niet mogelijk om bedenkingen en dispensatieverzoeken door middel van het online loket in te dienen. Op grond van artikel 4 lid 3 Wet AVV geldt namelijk nog het vereiste dat bedenkingen schriftelijk dienen te worden ingediend. Deze stukken dienen per post, dan wel per fax ingediend te worden. De gehele bedenkingen- en/ of dispensatieprocedure verloopt dus schriftelijk. Indien er bedenkingen dan wel dispensatieverzoeken tegen uw avv-verzoek worden ingediend, dient u uw commentaar dan zienswijze dus ook schriftelijk, dan wel per fax in te dienen. 29
Op deze regel geldt één uitzondering. Indien u als avv-indiener wordt geconfronteerd met beargumenteerde bedenkingen tegen de representativiteit en u wordt gevraagd het formulier representativiteit in te dienen, dan kunt u dit formulier direct in het online loket indienen. (Aangezien dit formulier namelijk ook op facultatieve basis ingediend kan worden, voorziet het digitale loket al in deze mogelijkheid). 9) vragen Indien uw tijdens of na de avv-procedure nog inhoudelijke vragen heeft kunt u contact opnemen met uw behandelend medewerker avv. U vindt de naam en het telefoonnummer van deze contactpersoon terug op alle correspondentie betreffende uw avv-verzoek. Indien u technische vragen heeft, bijvoorbeeld over het toevoegen of vervangen van bestanden in het digitale loket, of de werking van de applicatie aanmelding online wordt u verzocht contact op te nemen met de helpdesk aanmelding online: telefoon: 070 333 4241; e-mail: aanmeldenonline@minszw.nl 30