Installatiehandleiding ZorgMail Secure e-mail Veilig, snel en efficiënt communiceren met uw ketenpartners!
Inhoud 1 Inleiding... 2 2 Aanmaken Passage ID... 3 3 ZorgMail mailbox koppelen... 4 4 Aanmaken Hosted Mail Key... 4 5 Toevoegen ZorgMail account Outlook... 5 6 Toevoegen ZorgMail account Outlook 2016... 9 7 Toevoegen ZorgMail Adresboek... 12 8 Installatie Veilig verzenden knop... 15 8.1 Aanvullend voor Outlook 2013 en 2016... 16 9 Customer Support... 17 1 Inleiding In deze installatie handleiding staat beschreven hoe u ZorgMail Secure e-mail kunt activeren en gebruiken met behulp van een e-mailprogramma zoals bijvoorbeeld Microsoft Outlook. Om gebruik te kunnen maken van ZorgMail Secure e-mail zijn een aantal algemene stappen nodig zoals het aanmaken van een Passage ID en het koppelen van een mailbox aan uw Passage ID (beschreven in de hoofdstukken 2 en 3). Daarnaast zijn er een aantal specifieke stappen om ZorgMail Secure e-mail te kunnen gebruiken met een e- mailprogramma zoals bijvoorbeeld Outlook (beschreven in de hoofdstukken 4 tot en met 8). Documentnaam Installatiehandleiding ZorgMail Secure e-mail
2 Aanmaken Passage ID Passage ID is een dienst van VANAD Enovation. Met een Passage ID kunt u veilig inloggen en gebruikmaken van applicaties van VANAD Enovation. Het Passage ID is een persoonlijk account. Ga naar https://account.passageid.nl/ om de Passage ID startpagina te openen. Klik op de knop Registreer nu om een Passage ID aan te maken. Bovenstaande melding geeft aan dat uw Passage ID is aangemaakt. Het is nodig het door u ingevoerde e-mailadres te bevestigen. Daarom ontvangt u een e-mail met daarin een bevestigingslink. U activeert uw Passage ID door op deze bevestigingslink te klikken. Vul het registratieformulier in en klik op Registreren. Met uw bevestiging dat het gebruikte e-mailadres correct en geldig is, is uw account geactiveerd en de registratie van uw Passage ID afgerond. Bovenstaande melding maakt dit duidelijk. Klik op de link Ga door naar Passage ID om terug te komen op de inlog pagina van Passage ID. Van hieruit kunt u de gegevens van uw Passage ID beheren of een applicatie gebruiken. Documentnaam Installatiehandleiding ZorgMail Secure e-mail Pagina 3 van 17
3 ZorgMail mailbox koppelen Na het aanmaken van uw Passage ID dient u tenminste één of meerdere ZorgMail mailboxen aan uw Passage ID te koppelen. U doet dit als volgt: 1. Ga naar: https://account.passageid.nl/ 2. Klik op de tegel ZorgMail Mijn Hosted Mail. Op het inlogscherm logt u in met uw Passage ID om in de Mijn Hosted Mail applicatie te komen. Na het inloggen wordt het scherm Mailboxen beheren getoond. 3. Volg de instructies op het scherm om één of meerdere ZorgMail mailboxen aan uw Passage ID te koppelen. 4 Aanmaken Hosted Mail Key Wanneer u ZorgMail Secure e-mail gebruikt met een e-mailprogramma, bijvoorbeeld Outlook, heeft u daar een complex wachtwoord voor nodig. Dit complexe wachtwoord, ofwel Hosted Mail Key, heeft u niet alleen nodig om veilig te kunnen e-mailen via ZorgMail, maar ook om het ZorgMail adresboek te kunnen gebruiken. Het aanmaken van een Hosted Mail Key doet u als volgt: 1. Ga naar: https://account.passageid.nl/ 2. Klik op de tegel ZorgMail Mijn Hosted Mail. 3. Op het inlogscherm logt u in met uw Passage ID om in de Mijn Hosted Mail applicatie te komen. a. Let op! Indien u één ZorgMail mailbox gekoppeld heeft aan uw Passage ID en u opent ZorgMail Mijn Hosted Mail dan komt u automatisch in ZorgMail Webmail terecht. Als u in ZorgMail Webmail op het ZorgMail logo (linksboven) klikt, komt u in ZorgMail Mijn Hosted Mail. 4. Klik rechtsboven op uw naam en selecteer de optie Mailboxen beheren. 5. Er wordt een scherm getoond met de aan uw Passage ID gekoppelde Mailboxen. Let op: indien u één ZorgMail mailbox gekoppeld heeft aan uw Passage ID en u opent ZorgMail Mijn Hosted Mail dan komt u automatisch in ZorgMail Webmail terecht. Als u in ZorgMail Webmail op het ZorgMail logo (linksboven) klikt of op de knop Klik hier voor Beheer, komt u in ZorgMail Mijn Hosted Mail. 6. Klik bij de Mailbox die u gaat gebruiken op het rechtse blauwe icoontje (het sleuteltje). 7. Klik in het volgende scherm dat getoond wordt op Genereren om een Hosted Mail Key aan te maken. 8. Kopieer de getoonde Hosted Mail Key voor verder gebruik. Let op! Deze Key wordt eenmalig getoond. Bij opnieuw Genereren wordt een nieuwe Key aangemaakt en vervalt de oude. Documentnaam Installatiehandleiding ZorgMail Secure e-mail Pagina 4 van 17
5 Toevoegen ZorgMail account Outlook Open Microsoft Outlook Klik in de menubalk op Bestand Klik op Account toevoegen Documentnaam Installatiehandleiding ZorgMail Secure e-mail Pagina 5 van 17
Selecteer de optie Serverinstellingen of extra servertypen handmatig configureren Klik op Volgende Selecteer de optie Internet-e-mail Klik op Volgende Documentnaam Installatiehandleiding ZorgMail Secure e-mail Pagina 6 van 17
Klik op het tabblad Server voor uitgaande e-mail Vink Voor de server voor uitgaande e-mail (SMTP) is verificatie vereist aan Klik op het tabblad Geavanceerd Vul bij Naam uw eigen naam in. Vul bij adres uw ZorgMail e-mailadres in Bij het Type account kiest u: IMAP* Bij Server voor inkomende e-mail vult u in: mail.zorgmail.nl Bij Server voor uitgaande e-mail (SMTP) vult u in: mail.zorgmail.nl Vul bij Gebruikersnaam uw ZorgMail klantnummer in. 500. Vul bij Wachtwoord uw Hosted Mail Key in. Zie hoofdstuk 4 voor het aanmaken van een Hosted Mail Key Vink de optie Wachtwoord onthouden aan als uw werkplek goed is afgeschermd en u niet telkens uw wachtwoord wilt opgeven wanneer u Outlook start Klik op Meer instellingen *Bij IMAP blijft alle e-mail op de server staan, bij POP3 wordt alle e-mail lokaal op uw PC bewaard. Wij adviseren IMAP zodat men vanuit verschillende apparaten toegang tot de berichten kan krijgen, met zowel een eigen mail Client als met Webmail. N.B. Indien er gebruik wordt gemaakt van een E-ZORG Netwerk, dient er contact opgenomen te worden met E-ZORG. Er zal geverifieerd moeten worden of de poorten 465, 636, 993 en 995 naar server mail.zorgmail.nl open staan. Indien deze poorten niet open staan, kan er geen gebruik worden gemaakt van deze dienst. Selecteer twee maal SSL bij Gebruik het volgende type versleutelde verbinding Let op! Selecteer eerst SSL voordat u het Poortnummer wijzigt; Vul bij Inkomende e-mail (IMAP) 993 in. Let op! Selecteer eerst SSL voordat u het Poortnummer wijzigt; Vul bij Uitgaande e-mail (SMTP) 465 Klik op OK Documentnaam Installatiehandleiding ZorgMail Secure e-mail Pagina 7 van 17
Samenvatting Instellingen Veld Naam adres Type account Server voor inkomende e-mail Server voor uitgaande e-mail (SMTP) Waarde Uw eigen naam Uw ZorgMail e-mailadres IMAP mail.zorgmail.nl mail.zorgmail.nl Klik op Voltooien Het ZorgMail account is nu toegevoegd aan Outlook. Gebruikersnaam Wachtwoord Inkomende e-mail (IMAP) 993 IMAP Uitgaande e-mail (SMTP) 465 Type versleutelde verbinding Uw ZorgMail klantnummer Vul bij Wachtwoord uw Hosted Mail Key in. Zie hoofdstuk 4 voor het aanmaken van een Hosted Mail Key. Selecteer SSL bij 'Gebruik het volgende type versleutelde verbinding: SSL Documentnaam Installatiehandleiding ZorgMail Secure e-mail Pagina 8 van 17
6 Toevoegen ZorgMail account Outlook 2016 Voer uw ZorgMail e-mailadres (@zorgmail.nl) in Open Microsoft Outlook Klik in de menubalk op Bestand Klik op Accountinstellingen Klik nogmaals op Accountinstellingen Klik op Geavanceerde opties en vink 'Ik wil mijn account handmatig instellen' aan Klik daarna op Verbinding maken Documentnaam Installatiehandleiding ZorgMail Secure e-mail Pagina 9 van 17
Vul bij Wachtwoord invoeren voor uw Hosted Mail Key in en klik op Verbinding maken Zie hoofdstuk 4 voor het aanmaken van een Hosted Mail Key. Kies voor IMAP Controleer de vooraf ingevulde gegevens; Inkomende e-mail Server: mail.zorgmail.nl Poort 993 Versleutelingsmethode: SSL/TLS Uitgaande e-mail Server: mail.zorgmail.nl Poort: 465 Versleutelingsmethode: SSL/TLS Klik op Volgende Vervang bij Gebruikersnaam het ZorgMail adres met uw ZorgMail klantnummer en Vink de optie 'Het wachtwoord opslaan in de wachtwoordenlijst' aan indien dit niet het geval is Klik op OK N.B. Indien er gebruik wordt gemaakt van een E-ZORG Netwerk, dient er contact opgenomen te worden met E-ZORG. Er zal geverifieerd moeten worden of de poorten 465, 636, 993 en 995 naar server mail.zorgmail.nl open staan. Indien deze poorten niet open staan, kan er geen gebruik worden gemaakt van deze dienst. Documentnaam Installatiehandleiding ZorgMail Secure e-mail Pagina 10 van 17
Vink de optie 'Outlook Mobile ook instellen op mijn telefoon' [ UIT] Het account is ingesteld Documentnaam Installatiehandleiding ZorgMail Secure e-mail Pagina 11 van 17
7 Toevoegen ZorgMail Adresboek Een adresboek toevoegen in Outlook Klik op het tabblad Bestand Klik op Accountinstellingen en klik op Accountinstellingen Open het tabblad Adresboeken Klik op Nieuw Selecteer de optie Internetadreslijstservice (LDAP) Klik op Volgende Documentnaam Installatiehandleiding ZorgMail Secure e-mail Pagina 12 van 17
Vul de servernaam mail.zorgmail.nl in en Gebruikersnaam (ZorgMail klantnummer) en Wachtwoord (Hosted Mail Key). Zie hoofdstuk 4 voor het aanmaken van een Hosted Mail Key Let op dat u voor uw ZorgMail Klantnummer uid= plaatst. Bijvoorbeeld uid=123456789 Kies Meer instellingen Stel de naam van het adresboek in Vink Secure Sockets Layer (SSL) gebruiken aan Controleer of de poort op 636 staat Ga naar het volgende tabblad Zoeken Documentnaam Installatiehandleiding ZorgMail Secure e-mail Pagina 13 van 17
Samenvatting Instellingen Veld Waarde Opmerkingen Naam ZorgMail Adresboek Naam van het adresboek Servernaam mail.zorgmail.nl Uw firewall moet toestaan dat u naar poort 636 van deze server gaat. Poort (SSL) 636 Standaard poort voor LDAP over SSL Vul de aangepaste zoekbasis in ou=se,dc=zorgmail Sluit af met OK Het ZorgMail Adresboek is nu toegevoegd aan Outlook. Gebruikersnaam (Bind-DN) uid=123456789 Vervang 123456789 door uw ZorgMail Klantnummer Wachtwoord ********** Vul bij Wachtwoord uw Hosted Mail Key in. Zie hoofdstuk 4 voor het aanmaken van een Hosted Mail Key. Zoekbasis (Basis- DN) ou=se,dc=zorgmail LDAP identificatie van het ZorgMail Adresboek. Documentnaam Installatiehandleiding ZorgMail Secure e-mail Pagina 14 van 17
8 Installatie Veilig verzenden knop Klik hier om naar de pagina te gaan waar u de Veilig verzenden knop kunt downloaden Sluit Outlook af (voor de installatie dient u te beschikken over Administrator rechten) Dubbelklik op de naam van het bestand dat u wilt installeren Klik op Voltooien U bent nu klaar en kunt Secure e-mailen vanuit Outlook www.zorgmail.nl Documentnaam Installatiehandleiding ZorgMail Secure e-mail Pagina 15 van 17
8.1 Aanvullend voor Outlook 2013 en 2016 In Outlook 2013 en 2016 worden e-mails getoond in een Preview venster en niet in een apart venster. Door deze weergave ontbreekt het zgn. lint waarin de Veilig verzenden knop zit. Met onderstaande configuratie kan dit worden aangepast. Let op: Als u nu voor een reply of een forward van een e-mail kiest, wordt de e-mail niet als Preview in Outlook getoond maar getoond in een nieuw venster. Open Microsoft Outlook 2013 of 2016 Klik in de menubalk op Bestand en vervolgens op opties Ga naar en vink bij Antwoorden en doorgestuurde berichten de optie Antwoorden en doorgestuurde berichten in een nieuw venster openen aan. Documentnaam Installatiehandleiding ZorgMail Secure e-mail Pagina 16 van 17
9 Customer Support Voor informatie over ZorgMail en ZorgMail Secure e-mail kan er telefonisch of per e-mail contact opgenomen worden met de Support afdeling van uw ZorgMail regiopartner. Z-NETWERKEN : 8:30 tot 17:00 uur (maandag tot en met vrijdag) Telefoon : 0345 53 69 25 : servicedesk@z-netwerken.nl RZCC : 8:00 tot 16:00 uur (maandag tot en met vrijdag) Telefoon : 040 239 30 00 : customersupport@vanadgroup.com ST. GERRIT : 8:00 tot 17:00 uur (maandag tot en met vrijdag) Telefoon : 085 760 40 76 : servicedesk@gerrit-net.nl DIAMIZ : 8:00 tot 17:30 uur (maandag tot en met vrijdag) Telefoon : 070 314 36 17 : helpdesk@haagnet.nl RijnmondNet Helpdesk : 8:00 tot 17:30 uur (maandag tot en met vrijdag) Telefoon : 010 288 16 17 : customersupport@vanadgroup.com EZDA : 8:00 tot 18:00 uur (maandag tot en met vrijdag) Telefoon : 010 288 16 64 : customersupport@vanadgroup.com 3i-net : 8:00 tot 17:30 uur (maandag tot en met vrijdag) Telefoon : 010 288 16 17 : customersupport@vanadgroup.com RSO Haaglanden : 8:00 tot 17:30 uur (maandag tot en met vrijdag) Telefoon : 010 288 16 17 : customersupport@vanadgroup.com Connect4Care : 8:00 tot 17:30 uur (maandag tot en met vrijdag) Telefoon : 010 288 16 17 : customersupport@vanadgroup.com Heeft u ZorgMail via VANAD Enovation neem dan contact op met de afdeling Customer Support. VANAD Enovation Customer Support : 8:00 tot 17:30 uur (maandag tot en met vrijdag) Telefoon : 010 288 16 17 : customersupport@vanadgroup.com Website : https://customersupport.vanadgroup.com/nl