CLOUD & CLEAR MiCollab Client (desktop) gebruiken
1. MICOLLAB CLIENT VOOR DESKTOP GEBRUIKEN De MiCollab Client Desktop Applicatie kunt u gebruiken voor chat, presence, persoonlijke oproepdoorschakeling en samenwerking. De MiCollab Client stelt u in staat tot samenwerking vanaf elke locatie zoals: Videocalls Whiteboard a like functies Chat Scherm delen Opzetten van telefoongesprekken Conferencing Delen van documenten De MiCollab Client is beschikbaar voor: Windows XP Windows 7.0 Windows 8.0 Android ipad iphone BlackBerry MAC OS (web client) Voor het installeren en inloggen op de MiCollab Client Desktop applicatie zie de handleiding Installeren en inloggen voor MiCollab Client (desktop). 1.1 Basisscherm MiCollab Client Desktop applicatie Zodra u bent ingelogd op de MiCollab Client Desktop applicatie ziet u onderstaand scherm.
Hieronder vindt u een toelichting op de diverse onderdelen: 1.1.1Status Met behulp van Status kunt u bereikbaarheidsprofielen selecteren. Zo kan bijvoorbeeld een status afwezig worden geselecteerd waarbij oproepen naar voicemail of een collega worden gerouteerd. Zie het hoofdstuk Statussen van de MiCollab Client desktop applicatie beheren voor het gebruiken en instellen van deze statussen. 1.1.2 De verschillende menu s De Client bevat de volgende menu s: Contactpersonen: hiermee geeft u een lijst van zakelijke contactpersonen, favorieten en andere contactpersonen weer. Klik met de rechtermuisknop op een contactpersoon om toegang te krijgen tot aanvullende opties. In de lijst met contactpersonen zijn de contactpersonen te vinden die op het systeem aanwezig zijn. Hierin zijn niet de gebruikers te vinden met profiel Op weg omdat deze geen MiCollab Client in het profiel hebben. Gesprekshistorie: hiermee kunt u uw oproepgeschiedenis zien voor alle binnenkomende, uitgaande en gemiste oproepen. Klik met de rechtermuisknop op een nummer om toegang te krijgen tot aanvullende opties. Actieve gesprekken: hiermee ziet u de huidige status (inactief, belt, bezet) van uw telefoonlijnen. Berichten: hiermee kunt u voicemailberichten afspelen, doorsturen en verwijderen, en faxberichten bekijken. Launch Pad: hiermee hebt u snel toegang tot telefoonnummers, URL s, toepassingen en bestanden op uw computer. 1.1.3 Help Heeft u tijdens het gebruik van de Client vragen, gebruik dan de help functie van de Client. Klik op de gebruikersnaam links bovenin Kies voor Help 3
1.2 Configureren van de MiCollab Client Desktop applicatie Klik op de gebruikersnaam links bovenin Kies voor Configuratie De volgende onderdelen kunnen hier geconfigureerd worden. 1.2.1 Weergave Selecteer de gewenste taal Stel met de optie Contactpersonen weergeven als in hoe contactpersonen te zien zijn in de lijst Selecteer of u een foto wilt tonen van de contactpersoon Klik op Toepassen om de wijzigingen op te slaan. 4
1.2.2 Integratie van kalender Selecteer of u Microsoft Outlook kalenderintegratie wilt inschakelen U kunt daarna de dynamische status instellen. U kunt aangeven dat uw status wijzigt als u volgens uw Outlook agenda bezet bent of afwezig. In het hoofdstuk Statussen maken en aanpassen kunt u vervolgens instellen wat er met oproepen gebeurd bij welke status. Klik op Toepassen om de wijzigingen op te slaan. 1.2.3 Gespreksmelding Selecteer de weergave van inkomende en uitgaande oproepen en of een pop-up venster wordt getoond op de computer (1). Selecteer of kennismanagement een pictogram vertoont met gekoppelde documenten als een contactpersoon belt en dit is geconfigureerd (2). Bij selectie van de optie 3 verschijnt bij het opzetten van een uitgaande oproep middels de client een venster waarbij het te kiezen telefoonnummer kan worden bewerkt. Bij selectie van optie 4 worden gemiste oproepen op groepen en andere niet-hoofdtoestellen niet langer weergegeven in de client. Klik op Toepassen om de wijzigingen op te slaan. 5
1 2 3 4 1.2.4 Chatinstellingen Selecteer de gewenste instellingen voor chat. Gebruik Help van de applicatie voor verdere toelichting op de chatinstellingen. Klik op Toepassen om de wijzigingen op te slaan. 1.2.5 Kennismanagement Selecteer welke informatie bronnen, zoals documenten en emails, u wilt koppelen aan contactpersonen. Hierdoor is bij contact het eenvoudig om deze informatie terug te vinden. Gebruik Help van de applicatie voor verdere toelichting op kennismanagement. Klik op Toepassen om de wijzigingen op te slaan. 6
1.2.6 Bericht bij aanmelden Het inschakelen van Bericht bij aanmelden kan gedaan worden vanuit het hoofdvenster door met de rechtermuisknop te klikken op een contactpersoon. Via dit scherm kunt u het Bericht bij aanmelden uitschakelen. Klik op Toepassen om de wijzigingen op te slaan. 1.2.7 (Personal information manager) PIM-integratie stelt de gebruiker instaat om contactpersonen vanuit andere locaties te importeren in de MiCollab Client. Hierdoor zijn deze contactpersonen beschikbaar in de MiCollab Client zodat vanuit de MiCollab Client een oproep of email bericht kan worden gestart 1.2.8 RSS-venster (Rich Site Summary) Deze optie is niet ingeschakeld en kan niet worden gebruikt. 1.2.9 Instellingen softphone Schakel de optie SIP-softphone inschakelen in om gebruik te kunnen maken van de geïntegreerde softphone. Schakel tevens Gebruik telewerker voor softphone in, om de softphone te registreren via het internet. Hier dient het IP-Adres te worden ingevuld dat is verstrekt door te telecom manager. Zie de handleiding Activeren softphone (desktop) voor meer informatie over het installeren van de softphone. 7
1.2.10 Weergave contactpersonen Middels deze opties kan worden ingesteld wat er gebeurt bij het dubbelklikken op een contactpersoon in het hoofdvenster. 8
1.3 Account van de MiCollab Client Desktop applicatie beheren Klik op de gebruikersnaam links bovenin Kies voor Account beheren U komt dan in onderstaand scherm Naast het wijzigen van gebruikersgegevens zoals profielafbeelding en wachtwoord kan door middel van Telefoonnummers ook extra bestemmingen worden toegevoegd die kunnen worden gebruikt in een status. Hier kan bijvoorbeeld het telefoonnummer van een naaste collega worden opgenomen zodat deze bereikbaar is tijdens afwezigheid. 9
1.4 Statussen van de MiCollab Client Desktop applicatie beheren Met behulp van Status kunt u kenbaar maken aan de rest van de organisatie waar u te bereiken bent. Tevens kan u met behulp van uw status uw bereikbaarheid beïnvloeden door oproepen om te leiden naar mobiel, voicemail of een collega. 1.4.1 Status selecteren Klik op de status, bijvoorbeeld Op kantoor, en selecteer de gewenste status 1.4.2 Status beheren Klik op de gebruikersnaam links bovenin Kies voor Status beheren U komt dan in onderstaand scherm Per status kunt u een naam instellen en aangeven vanaf welke locatie uw oproepen geplaatst worden en waar de gesprekken naar doorgeschakeld worden. Ook kunt u aangeven of video-oproepen en instant message is toegestaan bij deze status. 10
1.4.3 Nieuwe status aanmaken Klik op nieuw Voer een naam in voor de status. De standaard naam is Nieuwe status Selecteer waar uitgaande gesprekken vanaf geplaatst worden Vink aan waar inkomende gesprekken naartoe gestuurd worden Stel de beschikbaarheid voor video oproepen in Stel de beschikbaarheid voor Instant Messages (chat) in Klik eventueel op Meer opties. Hier staan extra opties voor uitzonderingen op de huidige instellingen. Voorkeurscontacten Bij voorkeurscontacten kunnen uitzonderingen worden toegevoegd op de huidige instellingen. Wanneer een specifiek nummer belt, kan het worden doorgeschakeld naar een toestel of de voicemail. Bij de conditie kan ingesteld worden dat dit onmiddellijk gebeurt, of als er niet word opgenomen. Een voorbeeld: Niet storen staat aan en alle gesprekken worden automatisch doorgeschakeld naar de voicemail. Een nummer in de uitzonderingen belt, en deze wordt meteen doorverbonden met de vaste/mobiele telefoon. 11
Telefooninstellingen Bevat instellingen voor het doorschakelen van gesprekken, niet storen en automatisch beantwoorden die van kracht zijn tijdens het selecteren van deze status. 12
1.5 MiCollab Client Desktop client gebruiken 1.5.1 Een oproep plaatsen Ga naar met menu contactpersonen Zoek in de lijst de contactpersoon die u wilt bellen met behulp van het zoekveld (1) Selecteer het apparaat waarmee u wilt bellen (2) Klik op de contactpersoon op de rechtermuisknop en selecteer bellen (3) U kunt ook een oproep plaatsen door in het een oproep doen veld (4) een nummer in te typen en te klikken op bellen (5) Door te klikken op het pijltje naast bellen (5), kunt u een nummer selecteren wat u onlangs gebeld heeft. 4 5 2 1 3 1.5.2 Een contact toevoegen Kies: Contact toevoegen 13
Voer de gewenste gegevens in en klik op OK. 1.5.3 Contactpersonen uit Outlook toevoegen Ga naar configuratie van MiCollab Client Klik op PIM integratie en klik op Wijzigen. Kies de juiste map met contactpersonen en klik op OK. 14
1.5.4 Chatten, e-mailen en conferentie s starten met collega s Ga naar met menu contactpersonen Zoek in de lijst de contactpersoon die u wilt uitnodingen Klik op de contactpersoon op de rechtermuisknop en selecteer de gewenste optie 1.5.5 Gesprekshistorie inzien Via het menu gesprekshistorie kunt u gemiste, ontvangen en gekozen oproepen inzien Door op de oproep te klikken, kunt u de betreffende persoon terugbellen, selecteer daarvoor het toestel waarmee u wilt uitbellen, bv mobiel, bureautoestel of softphone. 1.5.6 Berichten afluisteren Luister via het menu Berichten naar de voicemailberichten die zijn achtergelaten op uw vaste nummer. Klik op het bericht, om het voicemailbericht af te luisteren. U kunt daarnaast direct kiezen voor terugbellen, emailen van het geluidsfragment of het wissen van het bericht. 1.5.7 Conferentie starten (met externe partij) Selecteer de interne personen in de MiCollab Client Desktop Applicatie die deelnemen aan de conferentie, houdt Ctrl ingedrukt om meerdere personen gelijktijdig te selecteren, en klik op de rechter muisknop. 15
Kies Conferentie starten. Kies het gewenste Collaboration type en kies Timer starten Gebruiker 1 De Audio Video en Web Conferencing tool zal openen en het ontmoetingscentrum weergeven. Deelnemers zullen aanhaken als ze de conferentie accepteren. 16
Gebruikers Externe deelnemers kunnen via de web URL deelnemen. U kunt deze informatie per email versturen door op Kopieer toegangsinformatie van de deelnemer te klikken en deze informatie in een email te kopieren: Inbelnummers: Dial-In 0850022899 Toegangscode: 0197553 Webtoegang: https://customer1cenc.cloudenclear.com/call/0197553 Als de externe deelnemer op de URL klik krijgt hij de volgende keuze: Kies Bijwonen om alleen een presentatie te kunnen volgen. 17
Kies Delen als de externe partij ook presentaties of documenten wil delen met de aanwezigen. Ook voor Video conferentie is Delen noodzakelijk. Nadat Delen gekozen is zal de eerste keer de MiCollab Audio Web en Video Conferencing client geïnstalleerd worden. 1.5.8 Conferentie beeindigen Is de conferentie afgelopen of wilt u de conferentie verlaten, kies dan op het ontmoetingscentrum voor Vergadering verlaten of vergadering afsluiten. 1.5.9 Conferentie plannen Klik op de gebruikersnaam linksbovenin Kies voor Samenwerking en Plan een Conferentie Er wordt een Webpagina geopend waar een conferentie geplant kan worden. 18
1.5.10 Documenten/scherm delen Start een conferentie zoals beschreven in hoofdstuk Chatten, e-mailen en conferentie s starten met collega s. Nadat de Audio Video en Web Conferencing tool is geopend en het ontmoetingscentrum getoond wordt, kunt u documenten/scherm delen. Voor het delen van bijvoorbeeld uw desktop, kiest u voor Delen Selecteer wat u wilt delen: toepassing, desktop of schermgebied 19
Voor het delen van documenten kiest u voor documenten U kunt vervolgens documenten uploaden door te browsen naar uw document Zodra het document is geupload kunnen u en de overige deelnemers via de geüploade documenten weergeven de documenten bekijken. 20