Kadernotitie inkoop en aanbesteding

Kadernotitie inkoop en aanbesteding Versie: 1.1 Datum: 16-04-2012 Steller: Marc van Dijk, inkoopcoördinator 1

1. Inhoudsopgave 1. Inhoudsopgave 2 2. Voorwoord 3 3. Inleiding 4 3.1 Waarom een kadernotitie inkoop en aanbesteding 4 3.2 Afbakening 5 3.3 Definitie inkoopcategorie 5 4. Rechtmatig inkopen (uitgangspunten) 7 4.1 Aanbestedingsrecht 7 4.2 Basisbeginselen 8 5. Doelmatig en doeltreffend inkopen (uitgangspunten) 9 5.1 Marktconsultatie 9 5.2 Bepalen aard en omvang van de opdracht 9 5.3 Bundeling krachten en schaalvergroting 10 5.4 Eisen, wensen en beoordeling 10 5.5 Te hanteren aanbestedingsprocedures 11 5.6 Mededinging 12 6. Duurzaam en maatschappelijk inkopen 14 6.1 Duurzaamheid (maatschappelijk verantwoord ondernemen) 14 6.2 Duurzaamheid (sociale criteria) 15 6.3 Stimuleren lokaal ondernemerschap 16 6.4 Maatschappelijk zorgvuldig opdrachtgeverschap 17 7. Inkoopvoorwaarden 19 7.1 Leveringen en diensten 19 7.1 Werken 19 8. Organisatie 20 8.1 Model en verantwoordelijkheden 20 8.2 Bestuurlijke rapportage en overzicht aanbestedingen 20 8.3 Dossiervorming 21 Bijlage 1 Kaders uitgelicht 22 Bijlage 2 Overzicht publicatieplicht 25 Bijlage 3 Dossiervorming 26 2

2. Voorwoord Voor u ligt de kadernotitie inkoop en aanbesteding van de gemeente Boxtel. De notitie geeft richting aan de wijze waarop inkoop en aanbesteding binnen de gemeente vorm gegeven dient te worden. De gemeente heeft een aantal uitgangspunten waaraan de uitvoering van de regels omtrent de inkoop en aanbestedingen dienen te voldoen. Deze uitgangspunten zijn met omlijnde kaders opgenomen binnen de tekst. Tevens zijn deze voor de leesbaarheid en snel overzicht als opsomming opgenomen in bijlage 1. Het is niet opportuun te veronderstellen dat alle uitgangspunten in combinatie te realiseren zijn bij het verwerven van goederen, diensten en/of werken. Per aanbesteding zal er dus een keuze gemaakt moeten worden welke uitgangspunten in welke mate gerealiseerd kunnen worden. Bij deze keuze dient er wel rekening gehouden te worden met het commitment dat de gemeente heeft afgegeven aan het programma duurzaamheid van de overheid. De voorliggende notitie geeft zoals aangegeven de essentie en richting van inkoop in grote lijnen weer. Nadere inkoopinformatie en de bijbehorende procedures zullen opgenomen worden in het uitvoeringsbeleid en in een inkoophandboek, waarin praktische handvatten voor de uitvoering worden opgenomen. 3

3. Inleiding Naar aanleiding van het onderzoek transparant aanbestedingsbeleid dat in maart 2009 door de rekenkamer uitgevoerd is, is deze kadernotitie opgesteld. De aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek zijn vertaald naar deze notitie. 3.1 Waarom regels voor inkoop en aanbesteding? Inkoop en aanbesteden zijn belangrijke en risicovolle processen voor de gemeente Boxtel. De ambtenaren dienen daarbij niet alleen rekening te houden met financiële, maar ook met politieke, juridische en kwalitatieve aspecten. Bij inkoop en aanbesteden wordt gemeenschapsgeld aangewend. De gemeente Boxtel heeft de verantwoordelijkheid dit op een transparante, rechtmatige, integere en doelmatige wijze uit te voeren. Dit vereist een zorgvuldige aanpak. Teneinde de risico's zoveel mogelijk te beperken is het noodzakelijk om te beschikken over heldere en eenduidige kaders en daarvan afgeleide werkwijzen. Door het vaststellen van de notitie kan er voor gezorgd worden dat bewust omgegaan wordt met nationale en/of Europese regelgeving en er extra aandacht wordt geschonken aan integer, doelmatig en doeltreffend inkopen en aanbesteden. De gemeente Boxtel heeft uiteraard zelf voordeel bij doordachte regels betreffende inkoop en aanbesteding. Een efficiënt ingerichte en uitgevoerde inkoop- en aanbestedingsorganisatie kan door de verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten en bestekken, enerzijds leiden tot het zeker voor overheden - algemeen wenselijk geacht sociaal en maatschappelijk verantwoord inkopen. Anderzijds leidt het tot een professionele inkoop en daarmee tot meer kwaliteit voor de beste prijs en vermindering van de juridische risico s. Op basis van bovenstaande kunnen de volgende doelstellingen voor de nota regels inkoop en aanbesteding worden geformuleerd: Doelmatig en doeltreffend inkopen: kopen tegen een juiste prijs/kwaliteitsverhouding waarbij het inkoop en/of aanbestedingsproces op een transparante, objectieve en integere wijze heeft plaatsgevonden. Binnen de gestelde beleidskaders duurzaam en maatschappelijk verantwoord inkopen en stimuleren van lokaal ondernemerschap. Rechtmatig inkopen: het bevorderen van de naleving van wet- en regelgeving op het terrein van inkopen en aanbesteden, zodat risico's van claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk worden voorkomen. Het professioneel en verantwoord verwerven van bedrijfsmatig benodigde producten, diensten en werken op een gewenst kwaliteitsniveau tegen de meest economisch verantwoorde kosten. 4

3.2 Afbakening Kadernotitie inkoop en aanbesteding Deze notitie is van toepassing op alle inkoop- en aanbestedingshandelingen, binnen de verschillende inkoopcategorieën, die ambtenaren van de gemeente Boxtel verrichten. Inkoophandboek Deze notitie geeft alleen de hoofdlijnen aan. Afgeleid van deze nota zal daarom een uitvoeringsbeleid en een inkoophandboek worden uitgewerkt en onderhouden, waarin het verloop van de inkoopprocedures en het gebruik van standaarddocumenten wordt voorgeschreven bij inkoop- en aanbestedingsprojecten. Algemene inkoopvoorwaarden/uniforme voorwaarden Een specifiek onderdeel van de regels omtrent inkoop en aanbesteding is het gebruik van inkoopvoorwaarden. Algemene inkoopvoorwaarden vormen een juridisch document dat de relatie regelt tussen de aanbestedende dienst(en) en betrokken partij(en). Bij voorkeur legt de inkopende partij eenzijdig inkoopvoorwaarden op door deze dwingend voor te schrijven, met uitsluiting van de voorwaarden van de leverancier (zie verder hoofdstuk 6). In gevallen waar het niet mogelijk of slecht toepasbaar is de algemene inkoopvoorwaarden dwingend voor te schrijven, zoals bijvoorbeeld bij het aanbesteden van werken, kan afgeweken worden. Het verdient vervolgens de voorkeur om enkel gebruik te maken van uniforme of gestandaardiseerde marktvoorwaarden 1. 3.3 Definitie inkoopcategorie Algemeen: In de wetgeving wordt onderscheid gemaakt in 3 categorieën: I. Werken II. Leveringen (producten) III. Diensten In de onderstaande paragrafen is uitgewerkt wat elke categorie inhoud. Ad I Werken Onder werken wordt verstaan; een product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken dat gemaakt wordt om als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Voorbeelden zijn aanleg, 1 De meest gangbare uniforme voorwaarden zijn de UAV 1989 en de UAVgc 2005, beide hebben betrekking op werken 5

groot onderhoud en wijzigen van civiele-, groen-, cultuur technische- en bouwkundige voorzieningen in de openbare ruimte. Regulier terugkerend onderhoud is in principe een dienst. Ad II Leveringen (producten) Onder een levering worden in de richtlijn leveringen verstaan, schriftelijke overeenkomsten onder bezwarende titel 2 tussen een aanbestedende dienst en een leverancier (natuurlijke of rechtspersoon) voor de aankoop, leasing, huur of huurkoop (met of zonder koopoptie) van producten. Als leveringen van producten bepaalde installatiewerkzaamheden met zich meebrengen, dan behoren de installatiewerkzaamheden tot de opdracht van levering (van belang om te bepalen of de opdracht bepaalde drempelwaarde overschrijdt). Ad III Diensten Een overeenkomst onder bezwarende titel voor het verrichten van diensten. Onder diensten worden alle prestaties begrepen die niet onder leveringen of werken vallen. 2 De bezwarende titel wil zeggen dat de leverancier en de aanbestedende dienst over en weer een prestatie leveren (respectievelijk de feitelijke prestatie en de betaling). 6

4. Rechtmatig inkopen (uitgangspunten) 4.1 Aanbestedingsrecht Europees aanbesteden is een vorm van inkopen volgens door de Europese Unie voorgeschreven procedures. Deze gelden voor alle overheden en nutssectoren in de Europese Unie. De regels en procedures zijn vastgelegd in twee richtlijnen en daarna in Nederland omgezet in de nationale aanbestedingswetgeving: Algemene richtlijn voor overheden die geen nutssector zijn. Richtlijn 2004/18/EG regelt Europese aanbestedingen voor werken, leveringen en diensten. In Nederland omgezet in het Besluit aanbesteding overheidsopdrachten (Bao) In de nutssectoren Richtlijn 2004/17/EG regelt Europese aanbestedingen (gas, water, licht en openbaar vervoer) (richtlijn nutssectoren) In Nederland omgezet in het Besluit aanbesteding speciale sectoren (Bass) voor de nutssectoren. Deze Nederlandse aanbestedingswetgeving is van toepassing zodra drempelbedragen 3 voor werken, leveringen of diensten worden overschreden. Voor inkopen boven dit drempelbedrag dient één van de in het inkoophandboek beschreven Europese inkoopprocedures te worden gehanteerd. Aan de aanbestedingsrichtlijnen en het nationaal aanbestedingsrecht liggen de bepalingen van het EGverdrag inzake het vrije verkeer van goederen en diensten, de vrijheid van vestiging en de daarvan afgeleide algemene beginselen van non-discriminatie, objectiviteit (gelijke behandeling) en transparantie ten grondslag. De hieronder vermelde algemene beginselen van het aanbestedingsrecht gelden niet alleen op grond van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Zij hebben een zelfstandige betekenis omdat ze zijn afgeleid van de beginselen van het EG-verdrag. Zij dienen in elke fase van aanbesteding- en inkoopprocedures te worden nageleefd, ongeacht welke type aanbestedingsprocedure wordt toegepast. Deze algemene beginselen gelden daarom ook voor inkoopprocedures met een waarde onder de drempelbedragen die zijn genoemd in de aanbestedingswetgeving. 3 De meest recente drempelbedragen zijn opgenomen in het uitvoeringsbeleid. 7

4.2 Basisbeginselen Non-discriminatie en objectiviteit Het beginsel van gelijke behandeling waarborgt dat deelnemers aan een aanbestedingsprocedure niet bevoordeeld of benadeeld mogen worden ten opzichte van elkaar of van derden. Transparantie Het beginsel van transparantie is erop gericht dat alle inschrijvers bij het formuleren van hun aanbieding (offerte) dezelfde kansen hebben. Alle relevante zaken dienen voorafgaand aan de inschrijving aan de inschrijvers bekendgemaakt te worden. Het transparantiebeginsel leidt tot controleerbaarheid en de verplichting tot openbaarheid van aanbestedingsdocumenten. Proportionaliteit In de beginselen van gelijke behandeling en transparantie komt tevens de doelstelling van het Europees aanbestedingsrecht tot uitdrukking om aanbestedingen zoveel mogelijk voor mededinging open te stellen (Beginsel van mededinging). Overheidsopdrachten moeten op passende wijze bekend gemaakt worden en mogen geen criteria bevatten die de kring van in aanmerking komende inschrijvers beperken of die geen verband houden met de (strekking) van de overheidopdracht (proportionaliteit). De gemeente Boxtel hanteert de basisbeginselen van het EG-verdrag voor al haar inkopen, zowel onder als boven de drempelbedragen voor Europees aanbesteden.* *. De basisbeginselen zoals beschreven zijn slechts deels van toepassing op enkelvoudige en meervoudige onderhandse aanbesteding. Dit omdat deze vorm slechts één, twee of drie inschrijvers kent (zie ook 5.4) 8

5. Doelmatig en doeltreffend inkopen (uitgangspunten) 5.1 Marktconsultatie Marktconsultatie, ook wel marktanalyse genoemd, draagt er toe bij de specificaties bij aanvang van het inkoopproces samen met potentiële leveranciers goed in kaart te brengen. De specificaties van het in te kopen werk, de levering of de dienst bepalen voor een groot deel de hoogte van de prijs. Het is belangrijk om in de eerste fase van het inkoopproces op een juiste wijze de omvang en de kwaliteit van het werk, de levering of de dienst vast te stellen. Een offerte aanvraagdocument/bestek omschrijft de kwaliteit in eisen en wensen. In alle situaties is een gedegen kennis vooraf van de markt waarop ingekocht gaat worden van groot belang om de aard en omvang van de opdracht vast te kunnen stellen en daarmee een offerte aanvraagdocument/bestek op te kunnen stellen. Indien onvoldoende kennis en ervaring voorhanden is bij de voorbereiding van een aanbesteding zal de gemeente Boxtel de kwaliteiten, kennis en ervaring van marktpartijen en/of adviesorganisaties benutten door voorafgaand aan een mogelijke aanbesteding een vrijblijvende (markt) consultatie te houden. Het al of niet deelnemen aan een (markt) consultatie heeft geen invloed op de positie van deze marktpartijen bij een eventuele aanbestedingsprocedure. 5.2 Bepalen aard en omvang van de opdracht Bij het bepalen van het drempelbedrag (waarde) dient te worden uitgegaan van het onderstaande: de waarde van eenmalige dienst / levering of werk de totale waarde over gehele looptijd inclusief beoogde optiejaren of de totale waarde over 48 maanden bij opdrachten voor onbepaalde tijd of als de waarde moeilijk kan worden bepaald: een reële schatting. Bij de bepaling van de waarde mag de opdracht niet gesplitst worden of mag de waarde niet anderszins kunstmatig laag worden gehouden met als doel een aanbestedingsprocedure te ontlopen of te beïnvloeden (zie ook 5.4). 9

Gecombineerd Bij gecombineerde opdrachten (werken/leveringen/diensten) wordt de totale opdracht gekwalificeerd op basis van het onderdeel dat de grootste waarde vertegenwoordigt. Bijvoorbeeld bij de aanschaf van apparatuur met een daarbij behorend onderhoudscontract. Bij apparatuur ter waarde van 15.000 (levering) en een onderhoudscontract ter waarde van 3.000 (dienst) wordt de opdracht gekwalificeerd als levering. De gemeente Boxtel zal de waarde van de opdracht berekenen aan de hand van de regelgeving zoals opgenomen in deze kadernotitie. Daarnaast zullen de opdrachten niet gesplitst worden en/of zal de waarde niet anderszins kunstmatig laag worden gehouden. 5.3 Bundeling krachten en schaalvergroting Inkoop van gelijksoortige zaken voor de gemeente Boxtel worden gebundeld en ingekocht onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder die het grootste inkoopvolume op dit onderdeel heeft. Naast de bundeling binnen de eigen gemeente en om meer schaalvergroting te behalen kan de budgethouder ook deelnemen aan gecoördineerde inkoop met andere gemeenten of organisaties. Bijv. inkoopplatform Noord-Oost Brabant, de provincies, waterschappen. Bij beoordeling of er voordeel te behalen is dienen de totale kosten van voorbereiding, levering en onderhoud afgewogen te worden. De gemeente Boxtel zal gelijksoortige zaken gebundeld inkopen om schaalvergroting te bewerkstelligen. Indien er voordeel in prijs en kwaliteit te behalen is kan de gemeente Boxtel zich aansluiten bij een gezamenlijk inkoopproces met andere organisaties. Bij beoordeling of er voordeel te behalen is dienen de totale kosten van voorbereiding, levering en onderhoud afgewogen te worden. 5.4 Eisen, wensen en beoordeling Een aanbesteding kan worden gegund op basis van twee criteria: De laagste prijs Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) Bij het gunningcriterium de laagste prijs is het alleen toegestaan eisen aan het product en/of dienst te stellen (knock out eisen, het niet voldoen hieraan leidt tot uitsluiting). De inschrijver met de laagste prijs wint de aanbesteding. 10

Bij het gunnen volgens EMVI is het daarnaast onder voorwaarden ook toegestaan wensen met betrekking tot het product en/of dienst op te nemen. Bij beoordeling van de offertes wordt vervolgens de prijs afgezet tegen de kwaliteit middels een puntensystematiek. Hierbij is het belangrijk in het offerte aanvraagdocument duidelijk te omschrijven hoe de wensen inhoudelijk worden beoordeeld. Daarnaast dient duidelijk de waarde van de wensen en overige gunningscriteria te worden benoemd in het offerte aanvraagdocument. Dit kan alleen indien de kwaliteit van het werk, de levering of de dienst precies en ondubbelzinnig is gespecificeerd. Dit vereist zorgvuldige marktanalyse. Bij aanbestedingen boven de Europese aanbestedingsdrempel is het verplicht te gunnen op EMVI, op laagste prijs gunnen kan alleen als de aanbestedende dienst dit motiveert in de aanbestedingsstukken. Bij een aanbesteding die innovatie stimuleert laat het programma van eisen ruimte voor de inbreng van kennis en kunde door de aanbieder. Het programma van eisen schrijft in dat geval dan niet exact voor hoe de levering of dienst moet worden uitgevoerd. Het vraagt hoe de aanbieder de levering of dienst zou uitvoeren om de gewenste situatie te bereiken. Er wordt dus in het programma van eisen een ideaal situatie geschetst. Deze wijze van aanbesteden heeft veel voordelen omdat de mogelijkheden in de markt ten volle worden benut. Het vraagt echter wel om een gedegen beoordelingsmethodiek en vergt meer aandacht voor het functioneel specificeren. Bij elke aanbesteding volgens gunningscriteria Economisch Meest Voordelige Inschrijving worden in het offerte aanvraagdocument de verschillende gunningscriteria duidelijk omschreven inclusief de bijbehorende scoremethodiek. Bij Europese aanbestedingen wordt ook de beoordelingsmethodiek volledig vermeld. In het kader van de wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijn aanbesteden ( WIRA ) worden minimaal de scores t.o.v. de winnaar aan de overige partijen bekend gemaakt. Bij aanbestedingen boven de Europese aanbestedingsdrempel is het verplicht te gunnen op EMVI, op laagste prijs gunnen kan alleen als de aanbestedende dienst dit motiveert in de aanbestedingsstukken. 5.5 Te hanteren aanbestedingsprocedure Afhankelijk van de geraamde waarde dient er gekozen te worden voor één van de onderstaande procedures: enkelvoudig (er wordt bij één bedrijf offerte opgevraagd); meervoudig onderhands (er wordt bij meerdere bedrijven offerte opgevraagd); nationale procedure met openbare bekendmaking waarbij elk geïnteresseerd bedrijf kan inschrijven; 11

Europese aanbesteding. Een aanbesteding volgens vaste procedures beschreven in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO). Dit zijn o o o o o de niet-openbare procedure de openbare procedure gunning via onderhandelingen zonder voorafgaande bekendmaking (restrictief) gunning via onderhandelingen met voorafgaande bekendmaking (restrictief) concurrentiegerichte dialoog (restrictief) Het doel van het inrichten van deze inkoopprocedures is het verkrijgen van een doelmatige inkoop en daarmee een goede prijs/kwaliteitverhouding (doeltreffende) inkoop. Mede uit het oogpunt van doelmatige inkoop hanteert de gemeente Boxtel de drempelbedragen en wijze van aanbesteden onder de Europese drempelbedragen, zoals die opgenomen staan in het inkoophandboek en/of uitvoeringsbeleid. 5.6 Mededinging Gerichte mededinging (ook wel concurrentiestelling genoemd) aan een overheidsopdracht is een belangrijke bijdrage aan de totstandkoming van doelmatige inkoop. Mededinging kan worden gewaarborgd door, onder andere, publicatie van een (voor)aankondiging op www.aanbestedingskalender.nl, www.tendernet.nl in dagbladen of gespecialiseerde kranten/vakbladen en/of door publicatie op de eigen website De exact vereiste omvang en vorm van de bekendmaking hangt af van het voorwerp van de opdracht en de mate waarin de belangstelling van alleen regionale, of nationale, of ook Europese inschrijvers gewekt kan zijn. Rekening houdend met de Europese, nationale wet- en regelgeving en de in deze notitie geformuleerde overige beleidsuitgangspunten worden in bijlage 2 enkele minimale publicatievereisten genoemd. Om een doelmatig inkoopproces te bevorderen hanteert de gemeente Boxtel het mededingingsbeginsel bij alle inkoopprojecten vanaf de meervoudige onderhandse procedure. Om deze reden moeten minimaal één of meerdere vormen van publiciteit worden gewaarborgd zoals Verhoging van de mededinging kan eveneens worden bereikt door geen onnodige drempels op te opgenomen in bijlage 2. werpen voor het inschrijven op aanbestedingen. In het algemeen door: Geen disproportionele eisen stellen aan ondernemers. De eisen moeten relevant zijn en in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. Realiseren van een zo eenvoudige mogelijke en voor marktpartijen zo goedkoop mogelijke aanbestedingsprocedure. 12

Afzien van het vragen naar diverse bedrijfseconomische ratio s en een bankgarantie. In plaats daarvan verzoeken om een eigen verklaring inzake financiële draagkracht. Het streven van het verminderen van de administratieve lasten bij de aanbieders mag nooit leiden tot onaanvaardbare risico s, dit houdt in dat bovenstaande zaken niet per definitie worden uitgesloten, maar daar waar mogelijk tot een minimum beperkt worden. Om een doelmatig inkoopproces te bevorderen wordt door de gemeente Boxtel een zo eenvoudig mogelijke aanbestedingsprocedure gerealiseerd, waarbij de daarvoor in deze beleidsnotitie beschreven maatregelen worden toegepast. De toe te passen aanbestedingsprocedures staan beschreven in het uitvoeringsbeleid en inkoophandboek. Naast mededinging bij de aanvang van een aanbestedingsprocedure is in het kader van rechtmatigheid en transparantie publicatie van belang, ook na te zijn overgegaan tot gunning, derhalve is in bijlage 2 is een overzicht opgenomen op welke wijze -bij de verschillende procedures- de definitieve gunning openbaar gemaakt dient te worden. 13

6. Duurzaam en maatschappelijk inkopen (uitgangspunten) 6.1 Duurzaamheid (maatschappelijk verantwoord ondernemen) Duurzaam inkopen is het hanteren van milieu- en sociale criteria in alle fasen van het inkoopproces zodat daadwerkelijk producten, diensten of werken geleverd worden die aan deze criteria voldoen. Om dit te bewerkstellingen dienen de volgende acties uitgevoerd te worden: Bij marktverkenning of -consultatie te inventariseren wat de markt te bieden heeft op dit gebied en welke kosten daaraan zijn verbonden. Het opnemen van duurzaamheidscriteria in het offerte aanvraagdocument en het selecteren van leveranciers of dienstverleners die voldoen aan de gestelde duurzaamheidscriteria. Duurzaamheidscriteria specifiek op te nemen in het contract. Controleren of de leverancier of dienstverlener de gemaakte duurzaamheidafspraken ook daadwerkelijk nakomt. De leveranciers specifiek aan te laten geven wat zij op het gebied van duurzaamheid en/of CO 2 reductie in relatie tot hun bedrijf en/of product reeds uitvoeren. 4 Het uiteindelijke doel van duurzaam inkopen is het stimuleren van duurzame productie en bijdragen aan een betere wereld. Gemeenten streven naar 75% duurzaam inkopen in 2010 en 100% in 2015. Het programma Duurzaam Inkopen van AgentschapNL stimuleert overheden om milieu- en sociale aspecten mee te nemen bij het inkopen van producten en diensten. Onder leiding van het ministerie van VROM zijn criteria vastgesteld voor een groot aantal productgroepen die de overheid inkoopt. De criteria worden regelmatig onder auspiciën van het ministerie van VROM geactualiseerd. Gemeente Boxtel heeft door het aannemen van de nota duurzame ontwikkeling uit 2008 zichzelf het doel gesteld om voor 2012 100% duurzaam in te kopen. De gemeente Boxtel heeft door het aannemen van de nota duurzame ontwikkeling uit 2008 zichzelf de inspanningsverplichting opgelegd om voor 2012 100% duurzaam in te kopen. Zij hanteert daarbij het programma Duurzaam inkopen van AgentschapNL (Ministerie van EZ ). Indien beschikbaar voor betreffende productgroep, zullen door Agentschap.NL geformuleerde criteria worden opgenomen in het offerte aanvraagdocument. 4 Om dit te bewerkstellingen kan bijvoorbeeld aan de leverancier verzocht worden inzicht te geven in haar MVO- beleid. (MVO = Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) 14

6.2 Duurzaamheid (sociale criteria) Sociale criteria zijn een onderdeel van duurzaam inkopen. Denk bijvoorbeeld aan de inzet van kwetsbare groepen (sociale werkplaatsen en inschakelen van werklozen en/of gehandicapten) of productspecifieke onderwerpen (zoals bijvoorbeeld biologische catering). De criteria worden opgenomen in de technische specificatie, selectie en/of gunningscriteria bij het aanbesteden van een levering, dienst of werk. Inschrijvers dienen bij de inschrijving te verklaren dat zij aan de verplichting zullen voldoen indien de opdracht aan hen wordt gegund. Indien een inschrijver de voorwaarde niet aanvaardt, is de inschrijving niet overeenkomstig het offerte aanvraagdocument en kan deze om die reden worden afgewezen. Voorbeelden van verplichtingen die contractueel kunnen worden overeengekomen zijn: de verplichting om ten behoeve van de uitvoering van de opdracht werkzoekenden of langdurig werklozen te werven; de verplichting om ten behoeve van de uitvoering van de opdracht een aantal mensen met een handicap te werven of een sociale werkplaats in te schakelen; de verplichting om (een deel van) de werknemers van de vorige opdrachtnemer over te nemen. Voor binnen de gemeentelijke organisatie aanwezige functies, zoals bijvoorbeeld de functie van cateringmedewerker (koffievoorziening 32 uur per week) en receptioniste (19 uur per week), die uitsluitend bestemd zijn voor het opdoen van werkervaring door personen die in het kader van de sociale werkvoorziening via de WSD onder begeleiding werken of anderszins op sociale gronden werkzaam zijn, zijn de gemeentelijke inkoopregels niet van toepassing. En kunnen deze personen rechtstreeks bij de WSD ingeleend worden. Het is een financieel / economisch belang van de gemeente dat de WSD voldoende werk heeft om de personen die aangewezen zijn op de sociale werkvoorziening aan het werk te houden. Indien dan ook de werkzaamheden die de WSD uitvoert in opdracht van in de gemeente Boxtel gevestigde bedrijven en de organisatie van de gemeente Boxtel tezamen met de beschikbare arbeidsplaatsen voor de WSD binnen deze organisaties minder formatieplaatsen omvatten dan de uit de gemeente Boxtel tewerkgestelde sw-geindiceerden bij de WSD bezetten, kan de budgethouder de gunning van opdracht voorbehouden aan de WSD mits er geen wettelijke inkoopbepalingen zijn die zich daar tegen verzetten en indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: a). Er geen afbreuk wordt gedaan aan de benodigde kwaliteit van het product, dienst of werk; b). De te betalen prijs voor het product, dienst of werk marktconform is. Dit kan beoordeeld worden door één of meerdere van onderstaande mogelijkheden: De aangeboden open begroting van de WSD te toetsen aan beschikbare kengetallen. 15

Door toetsing van de aanbieding door een in- of externe deskundige die van de toetsing schriftelijk verslag doet. Door de aanbieding te vergelijken met ervaringscijfers van elders. Door de aangeboden begroting van de WSD op de elementen, materiaalkosten, loonkosten, machinekosten, reiskosten, overheadkosten en dergelijke te toetsen aan de eigen opgestelde begroting. Om de arbeidsparticipatie van kwetsbare groepen te bevorderen zal door de gemeente Boxtel bij elke aanbesteding nagegaan worden waar het mogelijk is de inzet van een percentage uit een kwetsbare groep voor te schrijven. Daar waar mogelijk zal de gemeente Boxtel werkzaamheden d.m.v. inbesteding bij de WSD onder brengen. 6.3 Stimuleren lokaal ondernemerschap Uit de grondbeginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen vloeit voort dat de overheid geen enkele inschrijver, dus ook geen lokale ondernemer, mag voortrekken bij gunning van opdrachten (zie daarvoor ook paragraaf 2.1). Ondanks dit spanningsveld worden onderstaand de mogelijkheden aangegeven die enerzijds recht doen aan de nationale en internationale regelgeving, en anderzijds het plaatselijke bedrijfsleven in staat stelt mee te dingen naar opdrachten van de deelnemende organisaties binnen de gemeente Boxtel. Specifiek bij Europese en (openbare) nationale aanbestedingen: Wijze van publiceren: naast de verplichte publicatie binnen een Europese aanbestedingsprocedure en een (openbare) nationale aanbestedingsprocedure wordt de aankondiging ook geplaatst op de gemeentelijke website en/of in een regionaal of plaatselijk huis-aan-huis blad. Percelenregeling: om de kansen van het plaatselijk bedrijfsleven te vergroten kan bij elke Europese aanbesteding en nationale (openbare) aanbestedingsprocedure op basis van bedrijfseconomische aspecten, bekeken worden of, en zo ja op welke wijze, gebruik gemaakt zal worden van de percelenregeling. Hierbij wordt een opdracht opgesplitst in een aantal percelen. De voorwaarden waaronder dit mag en de wijze waarop percelen aanbesteed moeten worden staat beschreven in de Europese richtlijnen en het Bao. 16

Specifiek bij onderhandse aanbestedingen Binnen het uitnodigingsbeleid kan bij meervoudige onderhandse aanbestedingen op beperkte schaal rekening gehouden worden met de kansen van (op basis van objectieve eisen en criteria geschikt bevonden) lokale en/of regionale ondernemers. In deze situatie gaat de voorkeur uit bij het uitnodigen van potentiële leveranciers (mede gezien de afweging van een evenwichtige prijs-kwaliteitverhouding in relatie tot de omvang van de opdracht) naar minimaal één inschrijver die uit de regio komt en één die van buiten de regio komt. Hierbij is noodzakelijk dat voor alle deelnemers aan de procedure de geschiktheid op gelijke wijze is vastgesteld en zij eveneens onder dezelfde voorwaarden meedingen. Bij een enkelvoudige uitnodiging voor het plaatsen van een opdracht kan, mede als gevolg van de prijskwaliteitverhouding alsmede de benodigde flexibiliteit en snelheid in uitvoering, een plaatselijk bedrijf de voorkeur genieten. De gemeente Boxtel zal bij elke aanbesteding de in deze nota beschreven mogelijkheden uitgaande van het principe kansen zonder voorrang toepassen, om zo een deel van het aantal uit te nodigen kandidaten uit het lokale / regionale bedrijfsleven afkomstig te laten zijn. 6.4 Maatschappelijk zorgvuldig opdrachtgeverschap De gemeente Boxtel staat een zakelijke professionele opstelling voor in de wijze waarop zij omgaat met haar (mogelijke) leveranciers bij inkoop- en aanbestedingen. Arbeidsvoorwaardelijke aspecten Leveranciers worden geacht zich te houden aan de in Nederland gangbare normen en waarden met betrekking tot arbeidsvoorwaardelijke aspecten. Aspecten als discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische gedragingen worden niet getolereerd. Voorkomen van afhankelijkheid De gemeente Boxtel wenst dat leveranciers niet in een te grote mate van haar afhankelijk zijn. Hiermee wordt voorkomen dat een leverancier niet kan voortbestaan indien het contract wordt beëindigd of van rechtswege afloopt. Indirect wordt een leverancier ook hiermee gestimuleerd om zich te blijven ontwikkelen en aantrekkelijk te blijven voor potentiële opdrachtgevers anders dan de Gemeente Boxtel. 17

Communicatie Door ondernemers actief te informeren zijn ze beter voorbereid op aanbestedingen. De gemeente Boxtel zal Europese Aanbestedingen en nationale procedures in een vroeg stadium aankondigen (volgens schema in bijlage 2). Vanuit de doelstelling van maatschappelijk zorgvuldig opdrachtgeverschap hanteert de gemeente Boxtel in omgang met haar ( potentiële ) leveranciers die in deze notitie opgenomen eisen en omgangsvormen. 18

7. Inkoopvoorwaarden 7.1 leveringen en diensten Het voordeel van het toepassen van algemene inkoopvoorwaarden van de Gemeente Boxtel is dat (juridische) risico s zo veel mogelijk worden beperkt. Het is daarnaast efficiënt omdat alleen nog een beperkt aantal op de situatie toegespitste contractsvoorwaarden opgesteld hoeven te worden. Ook bij het vergelijken van verschillende offertes hoeft geen vergelijking meer gemaakt te worden tussen leveringsvoorwaarden. Deze worden immers door de inkoopvoorwaarden uitgesloten. Deze Algemene inkoopvoorwaarden gelden voor het afsluiten van overeenkomsten voor leveringen en diensten. Het is van belang deze algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten uitdrukkelijk in de beginfase van de inkoopprocedure aan de leverancier(s) bekend te maken en als uitgangspunt van de aanbesteding te hanteren. Dit dient in het offerte aanvraagdocument of bestek te zijn opgenomen. De inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten dienen een vast onderdeel van het offerte aanvraagdocument te zijn. De algemene voorwaarden van een potentiële leverancier moeten door de gemeente Boxtel altijd schriftelijk buiten toepassing worden verklaard in het offerte aanvraagdocument. 5 De algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Boxtel, zullen op elke aanbesteding voor leveringen en diensten van de gemeente Boxtel van toepassing worden verklaard. Algemene voorwaarden van de leverancier zullen door de gemeente Boxtel altijd buiten toepassing worden verklaard. 7.2 Werken Voor werken zijn nog geen algemene voorwaarden vastgesteld. De Gemeente Boxtel zal bij het inkopen en aanbesteden voor werken het aanbestedingsreglement voor werken de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken 1989 (UAV1989) of de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen 2005 (UAVgc 2005) van toepassing verklaren. 5 In sommige gevallen is het noodzakelijk om op onderdelen te onderhandelen over bepaalde artikelen uit de algemene inkoopvoorwaarden, dit is mogelijk maar dient altijd overlegd te worden en/of juridisch getoetst te worden door het cluster BO. 19

8. Organisatie 8.1 Model en verantwoordelijkheden De functie van inkoopcoördinator is ondergebracht binnen de afdeling Concern en Dienstverlening. De inkoopfunctie is organisatorisch ingericht volgens het model van de gecoördineerde inkoop. In dit model is de inkoop van producten, diensten en werken primair een verantwoordelijkheid van de betreffende budgetbeheerder (veelal afdelingshoofden). Samen met het Managementteam zijn zij verantwoordelijk voor de realisatie van de ambitieniveaus en taakstellingen inzake doelmatigheid, rechtmatigheid en duurzaamheid van de gemeente Boxtel. 8.2 Bestuurlijke rapportage en overzicht aanbestedingen Gelijk met de bestuurlijke rapportage in het jaarverslag wordt een overzicht gemaakt van gepleegde aanbestedingen boven de 50.000,00. Dit overzicht wordt tevens gebruikt om de aanbestedingen te evalueren en te inventariseren of er aanbestedingen voorkomen die in de toekomst mogelijkheden bieden voor gezamenlijke inkoop, bundeling van inkoop, inbesteding bij de WSD, en/ of social return. In deze bestuurlijke rapportage wordt tevens een overzicht opgenomen van gepleegde aanbestedingen boven de 50.000,00 waarbij is afgeweken van het beleid, inclusief een motivering voor de afwijking. Tevens dient dit overzicht ter verantwoording van de uitgevoerde aanbestedingen en geeft dit de accountant inzicht in de realisatie van het uitvoeringsbeleid. De ondergrens van 50.000,00 is aangehouden om het overzicht te beperken tot de maatgevende aanbestedingen met voldoende relevantie en de daarvoor benodigde inspanning sober en doelmatig te houden. Duidelijke en pragmatische organisatiestructuur met gedeelde verantwoordelijkheden en benutting van vakkundige sterkten binnen de gemeentelijke structuur. Verantwoording en evaluatie worden gecombineerd in een sobere en doelmatige jaarlijkse procedure voor de maatgevende aanbestedingen. 20

8.3 Dossiervorming Om de dossiervorming te structureren en professionaliseren is een dossiervoorschrift opgesteld. Hierin staat op welke wijze een dossier opgebouwd dient te worden en welke documenten er in ieder geval in het dossier opgenomen dienen te worden. In bijlage 3 ziet u een schematisch overzicht van de vereiste dossieropbouw. De gemeente Boxtel gebruikt de dossiervoorschriften om op een eenduidige manier de dossiers te professionaliseren en te structureren. 21

Bijlage 1 Kaders uitgelicht De gemeente Boxtel hanteert de basisbeginselen van het EG-verdrag voor al haar inkopen, zowel onder als boven de drempelbedragen voor Europees aanbesteden.* Indien onvoldoende kennis en ervaring voorhanden is bij de voorbereiding van een aanbesteding zal de gemeente Boxtel de kwaliteiten, kennis en ervaring van marktpartijen en /of adviesorganisaties benutten door voorafgaand aan een mogelijke aanbesteding een vrijblijvende (markt) consultatie te houden. Het al of niet deelnemen aan een (markt) consultatie heeft geen invloed op de positie van deze marktpartijen bij een eventuele aanbestedingsprocedure. De gemeente Boxtel zal de waarde van de opdracht berekenen aan de hand van de regelgeving zoals opgenomen in deze kadernotitie. Daarnaast zullen de opdrachten niet gesplitst worden en/of zal de waarde niet anderszins kunstmatig laag worden gehouden. De gemeente Boxtel zal gelijksoortige zaken gebundeld inkopen om schaalvergroting te bewerkstelligen. Indien er voordeel in prijs en kwaliteit te behalen is kan de gemeente Boxtel zich aansluiten bij een gezamenlijk inkoopproces met andere organisaties. Bij beoordeling of er voordeel te behalen is dienen de totale kosten van voorbereiding, levering en onderhoud afgewogen te worden. Bij elke aanbesteding volgens gunningscriteria Economisch Meest Voordelige Inschrijving worden in het offerte aanvraagdocument de verschillende gunningscriteria duidelijk omschreven inclusief de bijbehorende scoremethodiek. Bij Europese aanbestedingen wordt ook de beoordelingsmethodiek volledig vermeld. In het kader van de wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijn aanbesteden ( WIRA ) worden minimaal de scores t.o.v. de winnaar aan de overige partijen bekend gemaakt. Bij aanbestedingen boven de Europese aanbestedingsdrempel is het verplicht te gunnen op EMVI, op laagste prijs gunnen kan alleen als de aanbestedende dienst dit motiveert in de aanbestedingsstukken. 22

Om een doelmatig inkoopproces te bevorderen hanteert de gemeente Boxtel het mededingingsbeginsel bij alle inkoopprojecten vanaf de meervoudige onderhandse procedure. Om deze reden moeten minimaal één of meerdere vormen van publiciteit worden gewaarborgd zoals opgenomen in bijlage 2 Om een doelmatig inkoopproces te bevorderen wordt door de gemeente Boxtel een zo eenvoudig mogelijke aanbestedingsprocedure gerealiseerd, waarbij de daarvoor in deze beleidsnotitie beschreven maatregelen worden toegepast. De toe te passen aanbestedingsprocedures staan beschreven in het uitvoeringsbeleid en inkoophandboek. De gemeente Boxtel heeft door het aannemen van de nota duurzame ontwikkeling uit 2008 zichzelf ten doel gesteld om voor 2012 100% duurzaam in te kopen. Zij hanteert daarbij het programma Duurzaam inkopen van AgentschapNL (Ministerie van EZ ). Indien beschikbaar voor betreffende productgroep, zullen de door Agentschap.NL geformuleerde criteria worden opgenomen in het offerte aanvraagdocument. Indien niet beschikbaar dan formuleert de gemeente Boxtel zelf duurzaamheidscriteria. Om de arbeidsparticipatie van kwetsbare groepen te bevorderen zal door de gemeente Boxtel bij elke aanbesteding nagegaan worden waar het mogelijk is de inzet van een percentage uit een kwetsbare groep voor te schrijven. Daar waar mogelijk zal de gemeente Boxtel werkzaamheden d.m.v. inbesteding bij de WSD onder brengen. De gemeente Boxtel zal bij elke aanbesteding de in deze nota beschreven mogelijkheden uitgaande van het principe kansen zonder voorrang toepassen, om zo een deel van het aantal uit te nodigen kandidaten uit het lokale / regionale bedrijfsleven afkomstig te laten zijn. Vanuit de doelstelling van maatschappelijk zorgvuldig opdrachtgeverschap hanteert de gemeente Boxtel in omgang met haar ( potentiële ) leveranciers die in deze notitie opgenomen eisen en omgangsvormen. De algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Boxtel, zullen op elke aanbesteding voor leveringen en diensten van de gemeente Boxtel van toepassing worden verklaard. Algemene voorwaarden van de leverancier zullen door de gemeente Boxtel altijd buiten toepassing worden verklaard. 23

Duidelijke en pragmatische organisatiestructuur met gedeelde verantwoordelijkheden en benutting van vakkundige sterkten binnen de gemeentelijke structuur. Verantwoording en evaluatie worden gecombineerd in een sobere en doelmatige jaarlijkse procedure voor de maatgevende aanbestedingen. De gemeente Boxtel gebruikt de dossiervoorschriften om op een eenduidige manier de dossiers te professionaliseren en te structureren. 24

Bijlage 2 Overzicht publicatieplicht Overzicht publicatieplicht. Europese Nationale Onderhands Onderhands Procedure Aanbestedings- Procedures meervoudig enkelvoudig Type procedures (= openbaar) minimaal 2 van Opdracht 25.000,00 tot 50.000,00 en 3 offertes boven 50.000,00 Minimumeis Publicatie op Publicatie op Uitnodiging van Geen aan publicatie tenderned.nl tenderned.nl en minimaal 1 en gemeentelijke gemeentelijke inschrijver website en website en lokaal/regionaal plaatselijk dagblad plaatselijk dagblad Overzicht publicatieplicht bij gunning. Europese Nationale Onderhands Onderhands Procedure Aanbestedings- Procedures meervoudig enkelvoudig Type procedures (= openbaar) minimaal 2 van Opdracht 25.000,00 tot 50.000,00 en 3 offertes boven 50.000,00 Minimumeis Publicatie op Publicatie op Kennisgeving Geen aan publicatie Tenderned Tenderned aan afgewezen Bij gunning aanbieders. 25

Bijlage 3 Dossiervoorschriften NR Omschrijving onderdeel Enkelvoudig Meervoudig Openbaar Openbaar Europees Europees met zonder met zonder voorselectie voorselectie voorselectie voorselectie 1 Algemeen 1 administratieve x x x x gegevens 2 Plan van aanpak 2 Plan van aanpak x x x x aanbestedingsstrategie Is 3 Marktconsultatie optioneel 3 1) alleen wanneer gebruikt x 1) x 1) x 1) x 1) x 1) 4 Kostenraming 4 Kostenraming x x x x x 4a Interne communicatie x x x x x 5 Aanbestedingsdocumenten 5a Aankondiging x x 5b Aankondiging x x europees 5c Pre-selectie document x x 5d Offerte aanvraag x x x x x 5e Programma van eisen x x x x x 5f (concept) Overeenkomst x x x x x 5g Beoordelingsprocedure pre-selectie x x 5h Procesverbaal beoordeling kwalificatie documenten x x 5i Beoordelingsprocedure offertefase niet openbaar x x 5j Beoordelingsprocedure openbaar x x 5k Procesverbaal beoordeling offertefase niet openbaar x x 5i Procesverbaal beoordeling x x x x x 6 Leveranciersgegevens 6a Ontvangen aanmelding - niet - openbaar x x 6b Ontvangen aanmelding openbaar x x 6c Lijst met geselecteerde gegadigden - offertefase x x x niet openbaar 6d Ontvangen kwalificatie documenten x x 6e Ontvangen offertes x x x x x x 26

7 Opdrachtverstrekking 7a Voornemen tot gunning x x x x 7b Gunningbrief x x x x x x 7c Definitieve overeenkomst x x x x x 8 Correspondentie 8a Nota van inlichtingen 1) alleen wanneer gebruikt x 1) x 1) x 1) x 1) 8b Correspondentie van en naar niet gegunde leveranciers x x x x x niet - openbaar / openbaar 8c Overige relevante informatie x x x x x x 9 Afronding 9a Publicatie gunningsresultaat x x x x 9b Evaluatie aanbesteding x x x x 27