R e s u lta at e n O n t w i k k e l i n g koptekst R&O - g e s p re k Wageningen UR Human Resources
RESULTAAT en ONTWIKKELING Medewerkers maken de kwaliteit van Wageningen UR. Om als medewerkers kwaliteit te kunnen leveren, moeten persoonlijke ambities en doelen in balans zijn met de organisatiedoelen. De essentie van Human Resource Management voor Wageningen UR is het zorgen voor deze balans door de inzet van verschillende HRM-instrumenten, zoals het Resultaat- en Ontwikkelingsgesprek (R&O-gesprek), mobiliteit en scholing. Het R&O-gesprek is het belangrijkste instrument om aandacht te besteden aan het functioneren, de ontwikkeling en de inzetbaarheid van medewerkers. De essentie is het zorgen voor balans tussen persoonlijke ambities en doelen en de organisatiedoelen. Het R&O-gesprek Een Resultaat- en Ontwikkelingsgesprek is een periodiek gesprek tussen een medewerker en zijn of haar leidinggevende. Het wordt minstens één keer per jaar gevoerd. Het R&O-gesprek kent drie onderdelen: Evaluatie van het functioneren van de medewerker. Nieuwe afspraken voor de komende periode. De coachevaluatie. Evaluatie van het functioneren Het eerste deel van het R&O-gesprek is de evaluatie van het functioneren van de medewerker in de achterliggende periode. Dit gebeurt door een algemene terugblik en bespreking van de afspraken die in het vorige gesprek gemaakt zijn over te leveren prestaties, ontwikkeling van de medewerker en de coachevaluatie. Dit eerste deel wordt afgesloten met het oordeel van de leidinggevende over het functioneren en het advies over het toekennen van de periodieke salarisverhoging. Nieuwe afspraken In het tweede deel maken medewerker en leidinggevende nieuwe afspraken voor de komende periode.
Deze afspraken gaan over: De bijdrage die de medewerker levert aan het verwezenlijken van doelstellingen van de afdeling / leerstoelgroep, ofwel over te behalen resultaten. Het afdelingsplan, jaarplan, het functieprofiel met de aangewezen resultaatgebieden en de capaciteiten van de medewerker vormen hiervoor de basis. Ontwikkeling van competenties en groei van de medewerker. Dit gebeurt aan de hand van het competentieprofiel en de ontwikkelbehoefte van de medewerker en de afdeling/ leerstoelgroep. Loopbaanontwikkeling. Speciale aandacht voor loopbaanontwikkeling en mobiliteit aan de hand van loopbaanwensen van de medewerker en ontwikkelingen rond de functie. Arbeidsomstandigheden. Coachevaluatie Het derde deel is de coachevaluatie. Aan de hand van een concrete vragenlijst, ingevuld door de medewerker, bespreken medewerker en leidinggevende de manier waarop de leidinggevende de medewerker coacht.
Het R&O-gesprek en competenties In het R&O-gesprek komt onder andere competentieontwikkeling aan bod. Een competentie is het samenstel van kennis, vaardigheid en houding. Deze drie elementen samen leiden tot zichtbaar gedrag. Dit gedrag zien de leidinggevende en collega s bij de medewerker. Wageningen UR gebruikt een lijst met 34 competenties. Deze competenties zijn in een algemene definitie beschreven. Bij elke competentie zijn daarnaast gedragsindicatoren opgenomen waardoor de competentie in het gedrag van de medewerker herkenbaar wordt. Dat zorgt er ook voor dat iedereen dezelfde betekenis aan de competenties geeft. Verder is een indicatie gegeven van de ontwikkelbaarheid van een competentie. Competenties die zeer belangrijk zijn voor het vervullen van een functie worden aan de (Hay) functieprofielen toegevoegd. Dit is het competentieprofiel. 4
Het R&O-gesprek: voorbereiding De leidinggevende heeft de verantwoordelijkheid om de nieuwe R&O-cyclus in gang te zetten. Om het R&O-gesprek waardevol te laten zijn is het belangrijk dat beide gesprekspartners zich inhoudelijk goed voorbereiden en zich ook voorbereiden op de manier hoe ze het gesprek willen voeren. Voor het R&O-gesprek is het belangrijk dat beide gesprekspartners zich goed voorbereiden. Voorbereiding door de leidinggevende Starten R&O-cyclus Kondig het gesprek aan. Maak het digitaal R&O-formulier aan. Zorg voor de procedurele voorbereiding: Zorg dat de nodige stukken beschikbaar zijn, zoals het vorige R&O-verslag, een nieuw R&O-formulier (deels al ingevuld), jaarplan van de afdeling/leerstoelgroep, functieprofiel (Hay), competentieprofiel, eventueel het opleidingsplan, evaluatierapporten onderwijs en/of onderzoek. Spreek met je medewerker af welke voorbereiding je verwacht. Inhoudelijke gespreksvoorbereiding Denk na over de terugblik: Evalueren afspraken vorig gesprek. Evalueren prestaties en ontwikkeling afgelopen periode. Voorlopig oordeel en advies over de salarisperiodiek formuleren. Denk na over nieuw te maken afspraken: Competentieprofiel checken, eventueel bijstellen en opnieuw scoren. Prestatie- en ontwikkelafspraken. Ingevulde coachevaluatie bekijken. Denk na over het voeren van het R&O-gesprek (agenda, gespreksstijl).
Het R&O-gesprek: voorbereiding vervolg Voorbereiding door de medewerker Het belangrijkste is de kwaliteit van het gesprek. Gespreksvoorbereiding: open het nieuwe R&O-formulier. Denk na over de terugblik: Afspraken uit het vorige gesprek nalopen. (In welke mate) zijn ze uitgevoerd? Zo nee: hoe komt dat? Zijn de prestaties die je geleverd hebt en je eigen functioneren naar wens? Is de ontwikkeling die je de afgelopen periode doorgemaakt hebt naar wens? Zijn er aanvullende afspraken nodig? Denk na over nieuw te maken afspraken: Bekijk het jaarplan of werkplan van de afdeling / leerstoelgroep. Welke bijdrage aan de afdelingsdoelen ga je leveren / welke resultaten ga je bereiken? Competentieprofiel: welke ontwikkelafspraken wil je maken? Wat zijn de relevante competenties voor de komende periode? Inschatten mate van ontwikkeling (scoren van het competentieprofiel). Welke verdere ontwikkelwensen heb je? Welke afspraken wil je maken over je loopbaanontwikkeling? Arbeidsomstandigheden en werkdruk: zijn er knelpunten? Vul de coachevaluatie in.
Het R&O-gesprek: uitvoering Het belangrijkste is de kwaliteit van het gesprek. Kom je als medewerker en leidinggevende samen tot een goede gedachtewisseling over het functioneren en tot het maken van goede afspraken voor de komende periode? Kom je allebei voldoende aan bod: is er een open en eerlijke uitwisseling van informatie en gedachten? Het R&O-formulier en de R&O-systematiek zijn slechts hulpmiddelen daarbij. Enkele praktische tips Spreek aan het begin van het gesprek af wie het verslag maakt. In het R&O-gesprek maak je afspraken over goed en plezierig functioneren. Een hulpmiddel om afspraken zo concreet mogelijk te maken, is ze SMART te formuleren: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Dit vraagt enige oefening. Het R&O-formulier is een handig hulpmiddel als gespreksagenda. Zorg ervoor dat je tijdens het gesprek niet gestoord wordt. Laat het gesprek niet te lang duren: bij voorkeur niet langer dan 1½ uur. Als het nodig is maak je een vervolgafspraak. Digitaal R&O-gespreksformulier De inhoud van het R&O-gesprek wordt vastgelegd in een digitaal R&O-gespreksformulier. Via het digitale systeem is het verslag altijd beschikbaar voor de leidinggevende en de medewerker. Verder geeft het systeem de mogelijkheid managementinformatie uit de formulieren op te halen. Door strikte autorisatie van de toegang tot het systeem is de vertrouwelijkheid gewaarborgd. Medewerkerbutton R&O-formulieren vind je onder de medewerkerbutton op het bureaublad van je computer. Dit geldt voor je eigen formulier als medewerker. In het geval je leidinggevende bent, vind je onder de medewerkerbutton ook alle formulieren van je medewerkers. Ondertekening Medewerker en leidinggevende ondertekenen het ingevulde R&O-formulier door een vinkje te plaatsen op de aangegeven plek. De leidinggevende tekent eerst, daarna de medewerker.
Medewerkers maken de kwaliteit van Wageningen UR. Bezwaarprocedure Het kan gebeuren dat in het R&O-gesprek een oordeel over het functioneren wordt uitgesproken waar de medewerker het niet mee eens is. Op het gespreksformulier kan de medewerker daar een opmerking over opnemen. Als er daarnaast behoefte bestaat bezwaar aan te tekenen tegen de inhoud van een R&O-gesprek of tegen de gevolgen die eraan verbonden worden, kan de medewerker gebruik maken van de normale procedures: de Klachtenregeling van DLO of de Bezwaar- en Beroepsregeling van Wageningen Universiteit. meer informatie Meer informatie over het R&O-gesprek is verkrijgbaar bij de leidinggevende, de HRM-afdeling en op WUR-intranet. Hier is ook de Handleiding R&O-gesprek en andere informatie over R&O-gesprekken te vinden. E-mail: Servicedesk.Medewerkerbutton@wur.nl