functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Werk en Sociale Economie zoekt 3 dossierbeheerders Vacaturenummer: 56896252 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 Dossierbeheerder Dienst Tewerkstelling Transitiepremie contractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: deskundige Met standplaats: Brussel ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// / 1 FUNCTIECONTEXT Het Departement Werk en Sociale Economie staat in voor beleidscoördinatie en -ontwikkeling en voor de opvolging, de monitoring en de handhaving van het Vlaams werkgelegenheidsbeleid. Daarnaast zorgt het ook voor de ondersteuning en versterking van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de nonprofitsector en de sociale economie in Vlaanderen. Via verschillende tewerkstellingsprogramma's, erkenningen en subsidies draagt het bij tot de bevordering van de werkgelegenheid. Meer info : www.werk.be
Je krijgt de mogelijkheid om mee te werken aan de uitbouw van een nieuwe maatregel, waardoor je op termijn expert kan worden in je vakgebied (startende ondernemers). Je krijgt hiervoor uitgebreid de mogelijkheid om je in te werken en opleidingen te volgen. Belangrijk is wel dat je initiatief durft te nemen en zelf werk ziet. Je bent een beetje pionier in je vakgebied (startende zelfstandigen) binnen het departement Werkgelegenheid en ziet dit als een uitdaging. Afhankelijk van de werklast kan je (soms) ook mee ingeschakeld worden in andere materies van de Dienst (zoals bijv. de Vlaamse Ondersteuningspremie of Aanwervingsincentive). Je vindt dit een meerwaarde voor de job gezien je het leuk vindt om met verschillende zaken tegelijkertijd bezig te zijn. 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Analyseren en verwerken van dossiers en/of aanvragen voor de maatregel Transitiepremie voor werkzoekenden die starten als ondernemer, met als doel omtrent deze dossiers en/of aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren. Daarnaast moeten de dossiers zowel administratief als financieel verder opgevolgd worden en zijn contacten met interne en externe klanten een belangrijk onderdeel van de functie. Ten slotte wordt ook deelgenomen aan projecten en ondersteuning aan het pagina 2 van 11
team/diensthoofd verleend. Op termijn is het de bedoeling dat deze persoon doorgroeit tot maatregelverantwoordelijke. Indien nodig kan de functiehouder volgens behoefte ook op andere maatregelen ingezet worden. Context: Conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Vervollediging dossiers Resultaat Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Voorbeelden van activiteiten - Attesten verzamelen en controleren (bijv. attest van inschrijving bij VDAB, bewijs van inschrijving als zelfstandige, inschrijving als sociaal verzekerde, ) - Ontbrekende of onvolledige stukken opvragen bij de aanvrager - Beoordelen van de bijkomende inlichtingen i.f.v. ontvankelijkheid en volledigheid Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Context: Procedures, wetgeving, regelgeving, normen, - Nagaan of de aanvrager voldoet aan alle voorwaarden vermeld in de wetgeving, o is de aanvrager ingeschreven als nietwerkende-werkzoekende o is de aanvrager zelfstandige in hoofdberoep o heeft hij/zij een prestarterstraject met succes doorlopen o zijn er ongeoorloofde cumuls (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. - Op basis van voorgaande analyse zal de dossierbehandelaar een beslissing voorstellen. In geval van een negatieve beslissing, zal de dossierbehandelaar de weigering uitgebreid motiveren. pagina 3 van 11
Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing met als doel ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. Organisatie- en samenwerkingsvorm Vanuit een doorgedreven expertise, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt. Bouwt de kennis verder uit en verankert deze binnen de organisatie met als doel het kennisniveau op peil te houden. - De dossierbeheerder neemt proactief contact met de klant i.g.v. een onvolledige of onduidelijke aanvraag en - De dossierbeheerder neemt ook een informatierol op zich voor potentiële klanten. Belangrijk is dat de dossierbeheerder daarom ook de taal van de klant, zijnde een startende ondernemer, spreekt en zich verdiept in deze materie. - De dossierbehandelaar speelt ook nog een belangrijke informatieve rol na de goedkeuring van het dossier, namelijk n.a.v. de maandelijkse betalingen tot het afsluiten van het dossier. - Deze maatregel richt zich specifiek tot startende zelfstandigen. Dit is een materie, waarover binnen het departement Werkgelegenheid nog maar een beperkte kennis aanwezig is. Daarom is het ook de bedoeling dat de dossierbehandelaar de nodige expertise en kennis op dit vakgebied zal verwerven, om op termijn een expert in dit vakgebied te worden. - Hiertoe bouwt de dossierbehandelaar een netwerk op met collega s uit andere entiteiten binnen de Vlaamse overheid (VDAB, VLAIO, Syntra Vlaanderen, ) en daarbuiten (Unizo, Voka, ). - Na een inwerkperiode zal de dossierbehandelaar de volledige Transitiepremie opvolgen op administratief vlak en meedenken over de verdere nodige ontwikkelingen - Operationele en beleidsmatige opvolging - Monitoring procedures, processen, individuele dossieropvolging - Het is de bedoeling dat de transitiepremie op termijn volledig gedigitaliseerd zal worden. De dossierbehandelaar zal dit proces op termijn mee begeleiden, opvolgen en monitoren. - De nieuwe transitiepremie focust zich op een nieuw beleidsdomein startende ondernemers waarover momenteel nog niet veel expertise binnen het departement Werkgelegenheid aanwezig is. Daarom zal de dossierbehandelaar zich inwerken in deze materie om op termijn te fungeren als expert voor DWSE en contactpersoon pagina 4 van 11
en aanspreekpunt voor andere entiteiten binnen de Vlaamse overheid (VDAB, VLAIO, Syntra, ) en daarbuiten (Unizo, Voka, ). 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): 1) Je hebt een bachelordiploma. Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://naricvlaanderen.be/ Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor (www.selor.be). Ook personeelsleden die in het kader van de 6de Staatshervorming zijn overgekomen en geslaagd zijn voor een overgangsexamen van C naar B komen in aanmerking. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Eric Min, eric.min@ewi.vlaanderen.be, tel. 02/533 44 04) 3.2 COMPETENTIES Technische competenties Diploma/ervaring - Je hebt een bachelordiploma, ervaring in de materie is een pluspunt Kennis en technische vaardigheden - Je bent een all-rounder : je doet graag administratief werk en bent vertrouwd met dossierbehandeling (of je bent bereid dit op korte termijn aan te leren), maar wisselt dit ook graag af met werk als inhoudelijke expert. - Je bent/denkt klantgericht - Je neemt initiatief en kan autonoom werken - Je bent resultaatsgericht en leergierig pagina 5 van 11
- Je hebt affiniteit met ICT i.k.v. digitalisering en/of sterke interesse om je hier verder in te ontwikkelen en hebt een goede kennis van de courante Office-toepassingen - Je hebt een algemene kennis van het werkdomein en/of materie van de dienst of bent bereid deze op korte termijn te vergaren - Je hebt een goede basis aan communicatieve vaardigheden (mondeling, schriftelijk) om onze klantcontacten mee te verzorgen Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 3.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 6 van 11
4 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van deskundige (rang B1 salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2.745,76 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 4 maanden vormen een inwerkperiode. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. pagina 7 van 11
Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week na 11 januari 2018. 5.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden een aantal persoonskenmerken beoordeeld. Deze selectiefase wordt uitgevoerd aan de hand van een computervragenlijst. Deze selectiefase is adviserend 5.3 EINDSELECTIE: JURYGESPREK Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. pagina 8 van 11
5.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 11 januari 2018. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur via mail naar aanwervingen@wse.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer. Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 11 januari naar ons stuurt (de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op Je kan dit ook opvragen bij aanwervingen@wse.vlaanderen.be 7 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Lieven Marien Diensthoofd lieven.marien@wse.vlaanderen.be tel 02 553 10 68 pagina 9 van 11
Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Eric Min Adviseur hr en vorming / selectieverantwoordelijke Eric.min@ewi.vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 8 FEEDBACK Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar aanwervingen@wse.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 9 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten. De eerst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op de concrete vacature die hier wordt aangeboden. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen. pagina 10 van 11
pagina 11 van 11
functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 Dossierbeheerder financieel ondersteuner Dienst Werkbaar Werk contractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: deskundige Met standplaats: Brussel /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT Het Departement Werk en Sociale Economie staat in voor beleidscoördinatie en -ontwikkeling en voor de opvolging, de monitoring en de handhaving van het Vlaams werkgelegenheidsbeleid. Daarnaast zorgt het ook voor de ondersteuning en versterking van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de non-profitsector en de sociale economie in Vlaanderen. Via verschillende tewerkstellingsprogramma's, erkenningen en subsidies draagt het bij tot de bevordering van de werkgelegenheid. Meer info : www.werk.be
2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Analyseren en verwerken van dossiers en/of aanvragen, met als doel omtrent deze dossiers en/of aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren. Daarnaast moeten de dossiers zowel administratief als financieel verder opgevolgd worden en zijn contacten met interne en externe klanten een belangrijk onderdeel van de functie. Ten slotte wordt ook deelgenomen aan projecten en ondersteuning aan het team/diensthoofd verleend. Context: Conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Voorbeelden van activiteiten Vervollediging dossiers - Ontbrekende gegevens opzoeken pagina 2 van 10
Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Context: Procedures, wetgeving, regelgeving, normen, (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. - Gegevens importeren in de applicatie - Samenstellen van een dossier en aanmaken van een dossiermap - Gegevens verwerken en invoeren in de computer - Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging, koppelen van documenten aan een dossier - Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van klanten en/of eigen onderzoek - Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen - Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen - - Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering, in het bijzonder volledigheid en tijdigheid - Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties - Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren, nakijken historiek met het oog op de maximum toe te kennen periode - Knelpunten signaleren - - Uitwerken van een beslissing: Dossier toekennen/weigeren/ bijkomende info opvragen - Ondersteunen van de collega s door onder meer op vraag of proactief collega s te adviseren - Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen en beslissingen - Voorstel van beslissing bezorgen aan de klant - Initiëren van de uitvoering van de beslissing - pagina 3 van 10
Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing met als doel ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. - Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden - De beslissing aan de betrokkene toelichten - Klanten adviseren over de te volgen procedure - Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren - Informatie uitwisselen over het dossier - Gegevens aanleveren voor het beantwoorden van parlementaire vragen - Fungeren als aanspreekpunt voor de klanten - Zoeken naar klantgerichte oplossing voor problemen bij dossiers - Signaleren van klachten en problemen aan de leidinggevende - Actualiseren van de website - - Overlopen scripts die de Vlaamse infolijn (1700) gebruikt en beluisteren gesprekken voorlichters 1700 - Deelnemen aan vorming, training en opleiding m.b.t. de materie en de vereiste competenties - Kennis en expertise actief delen met collega s - - Dossiergebonden administratie o Stopzetten dossiers o Persoonsgebonden gegevens wijzigen o Verwerken mutaties - Financiële opvolging o Voorbereiding betalingsdossier o Aanmaken en opvolgen terugvorderingen o Verwerken liggende gelden o Ondersteuning fiscale administratie - Kwaliteitscontrole o Controle op fouten door steekproefsgewijs dossiers extra te contoleren o De kwaliteit van de beslissingen waarborgen door het uitvoeren van systematische controles o Analyseren van controlerapporten o Herbekijken dossiers waarin mogelijk de onjuiste beslissing werd genomen pagina 4 van 10
o o Herzien dossiers Registratie van de controles Organisatie- en samenwerkingsvorm Vanuit een doorgedreven expertise, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt. Bouwt de kennis verder uit en verankert deze binnen de organisatie met als doel het kennisniveau op peil te houden. - Ondersteunen van het team-/diensthoofd door onder meer o Mee te werken aan de voorbereiding, uitrol en testing van nieuwe digitale toepassing(en) o Mee te werken aan projecten o Mee inhoudelijk aanspreekpunt te zijn voor de materie (back-uprol) o Mee na te denken over verbetering van de dienstverlening, processen, van de dienst - 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): Je hebt een bachelordiploma. Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://naricvlaanderen.be/ Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor (www.selor.be). Ook personeelsleden die in het kader van de 6de Staatshervorming zijn overgekomen en geslaagd zijn voor een overgangsexamen van C naar B komen in aanmerking. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Eric Min, eric.min@ewi.vlaanderen.be, tel. 02/533 44 04) pagina 5 van 10
3.2 COMPETENTIES Technische competenties Diploma/ervaring - Je hebt een bachelordiploma - Je bent een starter of hebt al enige ervaring in dossierbehandeling Kennis en technische vaardigheden - Je hebt een algemene kennis van het werkdomein en/ of materie van de dienst of bent bereid deze op korte termijn te vergaren - Je hebt reeds een basiskennis van de materie(s) of bent bereid je hierin op korte termijn in te werken - Je hebt een goede kennis van de courante Office-toepassingen (word, excel, access, powerpoint, outlook, internet) - Je doet graag administratief werk en bent vertrouwd met dossierbehandeling of je bent bereid dit op korte termijn aan te leren - Je hebt een goede basis aan communicatieve vaardigheden (mondeling, schriftelijk) om onze klantcontacten mee te verzorgen Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. pagina 6 van 10
3.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2.745,76 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 4 maanden vormen een inwerkperiode. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. pagina 7 van 10
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week na 11 januari 2018. 5.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden een aantal persoonskenmerken beoordeeld. Deze selectiefase wordt uitgevoerd aan de hand van een computervragenlijst. Deze selectiefase is adviserend 5.3 EINDSELECTIE: JURYGESPREK Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische en persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. pagina 8 van 10
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 5.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 11 januari 2018. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur via mail naar aanwervingen@wse.vlaanderen.be Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer. Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 11 januari 2018 naar ons stuurt (de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op Je kan dit ook opvragen bij aanwervingen@wse.vlaanderen.be pagina 9 van 10
7 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Kenneth Depoover Teamhoofd kenneth.depoover@wse.vlaanderen.be tel 02 553 06 02 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Eric Min Adviseur hr en vorming / selectieverantwoordelijke Eric.min@ewi.vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 8 FEEDBACK Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar aanwervignen@wse.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 9 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten. De eerst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op de concrete vacature die hier wordt aangeboden. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen. pagina 10 van 10
functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 klantenrelatie- en dossierbeheerder contractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: deskundige Met standplaats: Brussel /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT Het Departement Werk en Sociale Economie staat in voor beleidscoördinatie en -ontwikkeling en voor de opvolging, de monitoring en de handhaving van het Vlaams werkgelegenheidsbeleid. Daarnaast zorgt het ook voor de ondersteuning en versterking van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de non-profitsector en de sociale economie in Vlaanderen. Via verschillende tewerkstellingsprogramma's, erkenningen en subsidies draagt het bij tot de bevordering van de werkgelegenheid. Meer info : www.werk.be
De hoofdactiviteit van de dienst Competenties van de afdeling Werkgelegenheidsbeleid bestaat uit de uitvoering van de volgende beleidsmaatregelen: betaald educatief verlof, start- en stagebonus, regionale toetsing, ervaringsbewijs en verlof voor sociale promotie. Je wordt tewerkgesteld in een dienst van een 20tal medewerkers. Bij de start in de functie word je begeleid door een ervaren collega (peterschap). 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Daarnaast maken volgende elementen deel uit van de functie: de analyse van (complexe) dossiers, kennisbeheer en het leveren van een bijdrage tot optimalisering van de dienstverlening. De functie richt zich in de eerste plaats op de maatregel betaald educatief verlof. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: pagina 2 van 9
Resultaat Directe communicatie met de klanten Behandelen van (vnl. per e-mail gestelde) vragen over betaald educatief verlof in functie van dossierbeheer Beheer/ optimalisatie communicatiekanalen Onderhouden en voortdurend verbeteren van de communicatiekanalen opdat de klant steeds over de meest actuele informatie beschikt Kennis m.b.t. het vakgebied/ kennisbeheer Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kennis te verankeren en het kennisniveau op peil te houden binnen de dienst Analyse dossiers Onderzoeken of de complexe aanvraag betaald educatief verlof voldoet aan de reglementering Dienstverlening optimaliseren Een bijdrage leveren tot een optimale dienstverlening aan de klant en interne organisatie van de werkzaamheden. Voorbeelden van activiteiten - Klanten adviseren over de te volgen procedure - Algemene vragen over de maatregel educatief verlof beantwoorden - Adequaat en klantvriendelijk doorverwijzen naar andere diensten van de Vlaamse overheid - Up to date houden van de website - Up to date houden van de infobrochure - Samenwerking met 1700 Infolijn (infouitwisseling, analyse rapporten, luistersessies, ) continueren en uitbouwen - Rapporteren over de communicatie van de dienst - Grondige kennis van de maatregel betaald educatief verlof - Volgen van nieuwe ontwikkelingen - Op de hoogte blijven van nieuwe werkwijzen in de dossierbehandeling, van nieuwe interpretaties van de regelgeving - Kennis en expertise actief delen met collega s - Documenteren van de kennis over maatregelen (bv in vademecum) - Controleren van dossiers waarin onregelmatigheden vastgesteld werden door de Vlaamse inspectie - Behandelen van aanvragen tot herziening van dossiers - Overleg plegen met de juridische afdeling bij complexe (info)vragen of dossiers - Klachtenbehandeling: i.s.m. de klachtenbehandelaar WSE een oplossing voorstellen en/ of antwoord formuleren op klachten - Op basis van de analyse van klantencontacten (o.a. klachten) voorstellen doen tot verbetering van de dienstverlening - Signaleren en bespreken van knelpunten in de toepassing van de regelgeving - Op basis van de verwerking van inspectieverslagen voorstellen doen tot verbetering van de dienstverlening pagina 3 van 9
3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): 1) Je hebt een bachelordiploma Als je dit diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://naricvlaanderen.be/ Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor (www.selor.be). Ook personeelsleden die in het kader van de 6de Staatshervorming zijn overgekomen en geslaagd zijn voor een overgangsexamen van C naar B komen in aanmerking. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Eric Min, eric.min@ewi.vlaanderen.be, tel. 02/533 44 04) 3.2 COMPETENTIES Technische competenties DIPLOMA/ERVARING - Je hebt een bachelordiploma - Enige ervaring met klantencontacten in een administratieve context is een pluspunt KENNIS EN TECHNISCHE VAARDIGHEDEN - Je hebt een algemene kennis van het werkdomein en/ of materie van de dienst of bent bereid deze op korte termijn te vergaren - Je hebt reeds een basiskennis van de materie(s) of bent bereid je hierin op korte termijn in te werken - Je beschikt over zeer goede communicatieve vaardigheden (mondeling, schriftelijk) om onze klantcontacten te verzorgen - Je hebt een goede kennis van de courante Office-toepassingen (word, excel, access, powerpoint, outlook, internet) - Je bent vertrouwd met dossierbehandeling/ administratief werk of je bent bereid dit op korte termijn aan te leren - Je bent bij voorkeur vertrouwd met het toepassen van procedures en regelgeving pagina 4 van 9
Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 1 Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. Bijkomende voorwaarden en verwachtingen Enige ervaring met klantencontacten in een administratieve context is een pluspunt 3.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 5 van 9
4 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2.745,76 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 4 maanden vormen een inwerkperiode. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. pagina 6 van 9
Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week na 8 januari 2018. 5.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden een aantal persoonskenmerken beoordeeld. Deze selectiefase wordt uitgevoerd aan de hand van een computervragenlijst. Deze selectiefase is adviserend 5.3 EINDSELECTIE: JURYGESPREK Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. pagina 7 van 9
5.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 11 januari 22018. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur via mail naar aanwervingen@wse.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer. Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 11 januari naar ons stuurt (de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op Je kan dit ook opvragen bij aanwervingen@wse.vlaanderen.be 7 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Lieve Cornelis Diensthoofd lieve.cornelis@wse.vlaanderen.be tel 02 553 43 63 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: pagina 8 van 9
Eric Min Adviseur hr en vorming / selectieverantwoordelijke Eric.min@ewi.vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 8 FEEDBACK Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar aanwervingen@wse.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 9 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten. De eerst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op de concrete vacature die hier wordt aangeboden. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen. pagina 9 van 9