functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt een Collectiemedewerker contractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: deskundige Met standplaats: Brussel /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT We zoeken een collectiemedewerker ter ondersteuning van het collectiebeheer van de Collectie Vlaamse Gemeenschap. Je neemt het voortouw in het uitvoeren van standplaatscontroles van de Collectie Vlaamse Gemeenschap. Je zorgt voor een vlotte opvolging van verschillende dossiers en draagt bij aan de optimalisatie van het beheer van de Collectie. 2 FUNCTIECONTEXT Het Departement Cultuur, Jeugd en Media staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Het Departement Cultuur, Jeugd en Media heeft als missie: Als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven. Het Departement CJM bestaat uit 5 clusters: 1. Kennis en beleid 2. Subsidiëren en erkennen 3. Waarborgen en beheren 4. Promotie en communicatie 5. Interne organisatie
De functie collectiemedewerker Collectie Vlaamse Gemeenschap situeert zich binnen de cluster Waarborgen en beheren, binnen het team Cultuurgoederen. Een van de opdrachten van het team Cultuurgoederen van het departement CJM is het beheer van de Collectie Vlaamse Gemeenschap, een kunstcollectie van meer dan 18.000 kunstwerken. Een deel daarvan is in medebeheer met de Franse Gemeenschap en de Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België. De werken die de Vlaamse Gemeenschap sinds 1972 verwierf, vallen uitsluitend onder haar beheer. Voor standplaatscontroles zal je regelmatig dienstreizen maken in Vlaanderen of Brussel (bij voorkeur met het openbaar vervoer of indien noodzakelijk met een (dienst)wagen). 3 TAKENPAKKET Je neemt het voortouw in het uitvoeren van standplaatscontroles van de Collectie Vlaamse Gemeenschap. Hierbij verzorg je zowel de voorbereiding, het bezoek ter plaatse als de nazorg van de verschillende controles.. Je zorgt voor een vlotte opvolging en draagt bij aan de optimalisatie van het beheer van de Collectie. Je zorgt voor een correcte opvolging van restauratiedossiers van de werken. Je maakt bewaargevingsaktes op en volgt deze op met erkende erfgoedinstellingen. Je begeleidt bruiklenen door diverse openbare instellingen. Je registreert de resultaten van standplaatscontroles in het collectieregistratiesysteem Adlib Dit uit zich in verschillende resultaatsgebieden: 1. Gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens met als doel dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Ontbrekende gegevens opzoeken Gegevens importeren in een registratiesysteem Samenstellen van een dossier 2. Controle van gegevens pagina 2 van 9
Verifiëren en controleren van documenten en gegevens met als doel te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren Vaststellen van foutieve registraties en voorstellen doen voor correctie 3. Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens met als doel via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, Opmaken van overzichten en rapporten Databanken uitbouwen Nieuwe registraties en bepalingen verwerken 4. Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden met als doel klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers Fungeren als aanspreekpunt voor klanten Rapporteren over de stand van zaken Deelnemen aan vergaderingen Bespreken van dossiers en gegevens met collega s 5. Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens met als doel door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Contacten met betrokken instanties onderhouden Deelnemen aan vergaderingen Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende gegevens Relevante informatie delen met collega s Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten Samenwerken aan verbeterprojecten Toezien op naleving van kwaliteitsnormen Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen pagina 3 van 9
3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je hebt minstens 1 jaar aantoonbare ervaring binnen collectiebeheer. Je hebt minimum een bachelor diploma Conservatie en Restauratie. Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/naric Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor (www.selor.be). Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke Ben Geenens, ben.geenens@cjsm.vlaanderen.be. 3.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je kan zelfstandig werken - Je werkt nauwkeurig en gestructureerd - Je hebt kennis van kunstgeschiedenis - Je hebt ervaring met ADLIB en collectieregistratie - Je hebt kennis van de erfgoedsector en collectiebeheer - Kennis van materialen en restauratietechnieken in erfgoedcollecties is een pluspunt Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk (niveau 1) Samenwerken: Je informeert, pleegt overleg en werkt mee (niveau 1) Analyseren: Je ziet de essentie van het probleem (niveau 1) Oordeelsvorming: Je trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese (niveau 1) Klantgerichtheid: Je reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden (niveau 1) pagina 4 van 9
Zorgvuldigheid: Je levert met oog voor detail correct werk af (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 3.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure; 6. Je bevindt je niet in één van de onverenigbaarheden zoals bepaald in artikel 6 van de wet tot regeling van de private veiligheid van 10 april 1990. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD - Je krijgt een contract van onbepaalde duur. - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. pagina 5 van 9
Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. - Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris bedraagt minimaal 2.326 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van jouw ingevuld sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma) gaan we na of je aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: Je hebt een bachelor diploma Conservatie en Restauratie. Je hebt minstens 1 jaar aantoonbare ervaring binnen collectiebeheer. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats op 23 oktober 2018. 5.2 VOORSELECTIE op basis van standaardvragenlijst Tijdens deze selectiefase worden aan de hand van het ingevuld sollicitatieformulier volgende punten beoordeeld: - Eerste toetsing motivatie; - Eerste toetsing inzicht in de functie; - Eerste toetsing technische competenties; - relevantie van de werkervaring. pagina 6 van 9
Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 8 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. De selectiefase vindt plaats op 23 oktober 2018. 5.3 EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET ZELFBESCHRIJVING Het jurygesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Voorafgaand aan het gesprek zal gevraagd worden een zelfbeschrijving op te maken die je toegestuurd zal krijgen. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Je motivatie en verwachtingen; - Je visie en inzicht in de functie; - De technische competenties; - Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie; - Je persoonsgebonden competenties. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 29 oktober 2018 (timing onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 16 oktober 2018.. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur pagina 7 van 9
- In PDF-formaat mail naar sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel. - of per post naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Arenbergstraat 9,1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je een kopie van het vereiste diploma toevoegt - je je kandidatuur uiterlijk op 16 oktober 2018 naar ons stuurt (datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). 7 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Els Cuisinier Arenbergstraat 9, 1000 Brussel els.cuisinier@cjsm.vlaanderen.be 02 553 41 40 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Ben Geenens, Selectieverantwoordelijke Arenbergstraat 9, 1000 Brussel ben.geenens@cjsm.vlaanderen.be 02 553 42 90 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 8 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van collectiemedewerker bij entiteit Cultuur, Jeugd en Media, die bestaat uit de lijst van geschikten. pagina 8 van 9
Deze reserve heeft een geldigheidsduur van twee jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Beleidsmedewerker. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 9 van 9