Wit Gele Kruis van vandaag Katlyn Colman Algemeen directeur
Inhoud 1. Aanleiding 2. Visie 3. Veranderingstraject 4. Impact 5. Communicatie 6. Uitdagingen
1. Aanleiding Van waaruit is de behoefte om te veranderen ontstaan?
1. Aanleiding Rondetafelconferentie: Think! bijeenkomst 300 aanwezigen (medewerkers, patiënten, mantelzorgers, huisartsen, medewerkers uit ziekenhuizen, andere zorgactoren) Uitdagingen / verwachtingen thuisverpleging van de toekomst
2. Visie Welke visie, welke doelstellingen stellen we voorop?
2. Visie Wit Gele Kruis Oost Vlaanderen wil de referentie zijn in thuisverpleging binnen maatschappelijk verantwoorde totaalzorg
Finaliteit/ Klanten Processen Leren en groei Continuïteit Tevreden doorverwijzers Open leercultuur Referentie in thuisverpleging binnen maatschappelijk verantwoorde totaalzorg Effectief ondersteunen van de teams Gespecialiseerde complexe zorg Strategiekaart WGK Oost Vlaanderen Vraaggestuurd inspelen op innovatieve en maatschappelijke trends Tevreden patiënten Aangepaste verantwoordelijkheden en regelruimte Financiële gezondheid Garanderen van kwaliteit Geëngageerd partnership met actoren in zorglandschap Afgestemde en gecoördineerde zorg door vertrouwde wijkteams Geëngageerde medewerkers Hoe willen we de finaliteit bereiken? Wat zijn KSF s? Competente medewerkers
2. Visie: verspreiding Interactief bedrijfstheater Bladwijzer Goed voor mekaar sessies Bierbaksessies in afdelingen
3. Veranderingstraject Hoe werd de verandering voorbereid, uitgerold, geëvalueerd, begeleid? 9
3. Veranderingstraject Voorbereiding (3.1) Leiderschap Werkgroepen Primair proces Begeleiding (3.5) Expeditie Fase 1 (3.2) Uitrol (3.4) Fase 2 (3.3) Veranderingsmanagement (3.6)
3.1 Veranderingstraject: voorbereiding WAT? Nieuw organisatiegedrag HOE? Externe experten op macro niveau Mens Geëngageerde en competente medewerkers Cultuur Open leercultuur Structuur Aangepaste verantwoordelijkheden en regelruimte Systemen Tools ter ondersteuning van onze verpleegkundigen en van de zorgkwaliteit Externe experten op macro niveau Leiderschap (coachen, iedereen is verantwoordelijk) WAAROM? Visie op zorg (referentie in thuisverpleging binnen maatschappelijk verantwoorde totaalzorg)
3.1 Veranderingstraject: voorbereiding leiderschap Eigenaarschap teams zelfsturend Lokale teams Gespecialiseerde teams Ondersteunende diensten coachende mindset Van hiërarchisch naar gedeeld leiderschap
3.1 Veranderingstraject: voorbereiding werkgroepen Structuur Samenstelling en opdrachten teams Voorbereiding ontwikkelingstraject expeditieteams Cultuur Cultuurmeting, beïnvloeding en verankering Wat voor gedrag willen we bereiken en hoe? Welke hindernissen zijn er? Hoe hindernissen wegwerken? Hoe maken (en houden) we de nieuwe visie gedragen? Systemen Ontwerpen en aanpassen ondersteunende systemen: EVD, intranet, planningsysteem, telefonische bereikbaarheid Ontwikkelen KPI s Mens Competentieontwikkeling en loopbaanbegeleiding Wat moeten medewerkers kunnen?
3.1 Veranderingstraject: voorbereiding primair proces 1. Zorgaanvraag 2. Intake 3. Zorgplanning 4. Uitvoering van de zorg 5. Evaluatie van de zorg 6.Zorgstop 7. Afstemming 8. Zorgadministratie 9. Kwaliteitsbewaking en - opvolging
3.1 Veranderingstraject: voorbereiding Oude organisatiestructuur
3.1 Veranderingstraject: voorbereiding Nieuwe structuur (detail)
3.2 Expeditie: fase 1 Wie? 6 teams Voorbereiding in 2013; gestart in januari 2014 Grootte: 8 à 15 collega s Meer verantwoordelijkheden: verdelen taken onder elkaar Lokale samenwerking met o.a. huisarts,... Teamcoach, planningsbegeleider
3.2 Expeditie: fase 1 (regel)taken Wat doen de expeditieteams? Verantwoordelijk voor Intake Profilering naar patiënten en doorverwijzers Coördinatierol Patiëntenplanning Teamoverleg en patiëntenbespreking Verlofregeling Telefonische bereikbaarheid Netwerken in functie van lokale samenwerking Eigen lokaal (indien gewenst) Medewerkersplanning (indien gewenst)
3.3 Expeditie: fase 2 (2015) Opstart 50% van de teams gespecialiseerd in gecoördineerde zorg Opstart teams gespecialiseerd in complexe verpleegtechnische zorg Uitwerken ondersteuning van teams
3.3 Expeditie: fase 2 Concept ondersteuning en management Ondersteuning en management Slagkracht van de teams Tevreden patiënten, mantelzorgers en doorverwijzers Dé referentie in thuisverpleging binnen maatschappelijk verantwoorde totaalzorg -dienstverlenend in onze job te staan -kennis over vak en coaching op te bouwen en te delen -efficiënt en resultaatgericht te werken
3.3 Expeditie: fase 2 Uitgangspunten samenwerking tussen teams en ondersteuning We delen de passie voor onze visie We maken heldere afspraken over doelstellingen We hebben vertrouwen in elkaars expertise en goede intenties We respecteren de zelfsturende organisatie en het kader We accepteren verschillen tussen de teams
3.3 Expeditie: fase 2 ondersteuning Teamcoach: opdracht Geeft advies als het team daarom vraagt Zorgt ervoor dat team over oplossingen nadenkt Is bereikbaar als het team hem / haar nodig heeft Velt geen waardeoordeel over de weg die het team kiest Wijst het team erop wanneer de visie/kader niet meer gevolgd worden Nodigt team uit tot geven en ontvangen van feedback
3.3 Expeditie: fase 2 functioneringscyclus Focus is ontwikkelingsgericht => Teamcompetentiematrix Teamdashbord Teamreflectielijst Reflectie is het kernwoord; Zijn we goe bezig? Wat bij ernstige functioneringsproblemen van individuen? Directie (bv. diefstal, veroordeling, medische fout, OGGW, verslavingsproblematiek, overtreding AR / carpolicy).
3.3 Expeditie: fase 2 KPI s Performantie DOEL VOOR WIE Focus op retro-actief & resultaat KPI Jaarrapport management - Bijsturing op beleidsniveau - Ondersteunen LT beslissingen - Retro-actief/evaluatie - Verantwoording - Raad van Bestuur - Management Onderliggende rapportering (fin / HR/ - indicatoren ) Balanced Scorecard (maandelijks) - Reflectie en bijsturing op beleidsniveau - Ondersteunen KT beslissingen - Verantwoording - Raad van Bestuur - Management Focus op bijsturing, proces & resultaat KPI Teamdashboard (maandelijks) - Reflectie en bijsturing op operationeel niveau - Verantwoording - Teamcoach - Teams - Team(s)
3.3 Expeditie: fase 2 evaluatie Zomer 2015 Bevraging over transitieperiode bij 447 medewerkers gestart in een lokaal team
3.3 Expeditie: fase 2 evaluatie Resultaten bevraging Meer dan de helft van de respondenten is positief over werken in een klein team Een minderheid ervaart de opstart van een team als stresserend Bijna alle respondenten geven aan dat er veel extra werk bij komt kijken sommigen ervaren dit als een onevenwicht van hun work life balans Kader is gekend bij 98% van de teamleden Telefonische bereikbaarheid: beurtrol permanentie is zwaar (niet fysiek maar mentaal) Vormingen: algemene tevredenheid Nood aan meer ondersteuning bij opvang afwezigheid, leren efficiënt vergaderen, planning,
3.3 Expeditie: fase 2 evaluatie Aanpassingen n.a.v. resultaten bevraging Concept uren niet technische prestaties in lokaal team bijgestuurd en verwerkt in uurrooster Telefonische bereikbaarheid: lokale teams hebben de keuze zelf al dan niet telefonisch bereikbaar te zijn op een eigen teamnummer. Bijsturing vormingstraject
3.4 Uitrol (zorg) Opstart resterende lokale teams Alle afdelingen uitgerold sinds 3 oktober 2016; in totaal 135 teams Diverse teams al gesplitst wegens groei Vormingstraject inhoudelijk bijgestuurd na evaluatie expeditiefase 2
3.4 Uitrol (ondersteuning) Nieuwe organisatiestructuur nieuwe functiebeschrijving en competentieprofiel Selectie en sollicitatieproces Opleiding en begeleiding Loonbehoud Prestatie gebaseerde verloning in onderzoek Erkenning geven voor nieuwe initiatieven
3.4 Uitrol (ondersteuning) Nieuw organogram Formele start vanaf 1 juni 2015 Selectie tussen september en december 2015 voor nieuwe / vernieuwde functies Transitiebegeleiding aangepast aan doelgroep (zelfsturend, semi zelfsturend, aangestuurd) Volledig operationeel sinds juni 2016 Alle functies ingevuld
3.4 Uitrol (ondersteuning) Teamcoach 16 van de 29 hoofdverpleegkundigen stapten in gefaseerd ontwikkel en selectietraject (2014 2015) 3 evaluatiemomenten met meerdere invalshoeken 9 geslaagd (5 zelf gestopt, 2 door directie) Werfreserve Planningsbegeleider 12 planningsbegeleiders Teams nemen hierin zelf (bijna) geen initiatief, in hoofdzaak omwille van bestaffingstekorten en het ongebruiksvriendelijke softwarepakket (oplossing: eind 2017)
3.4 Uitrol (ondersteuning) 4 teamondersteuningspunten:projectmatige aanpak 1 ste fase: Ondersteunen zorgteams op zorgadministratief vlak, van 7 tot 22 uur, 7 dagen op 7 Processen optimaliseren 2 de fase (2016 2017): Eerstelijnshelpdesk voor ICT, wagenpark, enkele personeelsadministratieve taken, Decentrale selectie en opleidingsplek Logistieke ondersteuning Decentraal materialenpunt van waaruit materialen verdeeld worden 3 de fase: Single Point of Contact
3.5 Begeleiding Opleiding directeur Zorg als adviseur in innovatieve arbeidsorganisatie Consultant: Tom Van Acker (Flanders Synergy) Begeleiding directieteam Methodieken Buurtzorg en andere organisaties met zelfsturende teams (Zorgaccent, Amstelring, ); opleiding IVS (Instituut voor Samenwerkingsvraagstukken, Ben Wenting)
3.6 Veranderingsmanagement Wat doet verandering met mensen, met teams, Bloei Onbewust bekwaam Verwarring Onbewust onbekwaam ; Vere nde Ontkenning Groei Bewust bekwaam Dal Bewust onbekwaam
3.6 Veranderingsmanagement 4 fasen van zelfsturendheid en leiderschap Zelfsturend vermogen Fase 4 : resultaatgerichtheid/ ondernemerschap Fase 2 : organiseren Fase 3 : samenwerken Participatief en coachend leiderschap Coachend leiderschap Fase1 : vakmanschap Participatief leiderschap Sturend leiderschap instrueren instrueren/coachen coachen/instrueren coachen Tijd
3.6 Veranderingsmanagement Reflectie rond veranderingen in kleine groepen: 1. Met welk personage in het boek identificeer je jezelf? 2. Wat is voor jou de situatie? 3. Hoe belangrijk is zekerheid omtrent je jobinhoud? 4. Heb jij schrik? Wat van wat je bang maakt, is het ergste? Wat zou je doen als je niet bang was? En wat houdt je tegen dat te doen? 5. Hoe kan een collega jou helpen in het veranderingsproces?
3.6 Veranderingsmanagement: Raad van Bestuur Betrokkenheid vanaf begin van project (sinds 2011) Uitwerken en bewaken strategie Vertrouwen geven aan directieteam / projectteam Drempelvrees overwinnen Stand van zaken project: tijdens maandelijkse vergadering (evoluties, feedback aan directie, ) Goedkeuring Raad van Bestuur nodig bij mijlpalen Beslissing over traject teamcoach Beslissing over verloning Goedkeuring nieuwe structuur / organogram
3.6 Veranderingsmanagement: directieteam Als de locomotief zich losrukt, komt de trein niet aan Op het ritme van de medewerkers werken Visie uitdragen Op 1 lijn staan Directieteam evolueert mee in de verandering Rol algemeen directeur in de verandering Ontwikkelen richting leider
3.6 Veranderingsmanagement: veranderteams (tijdens transitie) Samenstelling Per oude functiegroep Opdracht Opvolgen verandering binnen functiegroep Feedback geven rechtstreeks en ongefilterd aan directieteam Input geven over hoe directie gewenst gedrag kan ondersteunen
3.6 Veranderingsmanagement: teamcoach Ontwikkelings en selectietraject Vormingssessies (in samenwerking met Instituut voor Samenwerkingsvraagstukken) Zelfevaluatie Beoordeling coachingvaardigheden: input vanuit de verschillende teams & externe metingen Begeleiding door externe coachen
3.6 Veranderingsmanagement: vakbond Stand van zaken over project & voorafgaandelijk zaken aftoetsen / informeren Bewaken naleving wetgeving maar vooral samenwerking, afstemming, overleg, echte inspraak, alternatieven aanreiken en bespreken Adviezen worden ter harte genomen door de directie (vb. toegiftes doen rekening houdend met tempo medewerkers) maar men moet steeds consequent blijven volgens strategie / concept en visie
4. Impact Hoe wordt de verandering ervaren door patiënten, directie, medewerkers, doorverwijzers,?
4. Impact Op patiënten: Minder wisseling vertrouwd gezicht Kortere communicatielijnen (teamnummer) Inspraak, stimuleren van zelfzorg Ervaren van totaalzorg Goed gevoel over deskundigheid zorgverlener & voldoende vertrouwen in zorgverlener Beleving van coördinatierol door patiënt Bevraging Patiënt Reported Outcome Measures (PROM s) wordt ook nieuw instrument voor patiënttevredenheidsmeting
4. Impact In samenwerking met KUL en UGent onderzoek naar de maatschappelijke meerwaarde van zelfsturende teams Focus op effecten voor de patiënt en zijn omgeving Doel: nagaan of zelfsturende teams bijdragen tot: Het langer thuis wonen van patiënten; De verhoging van de kwaliteit van leven; Een verlaging van de kosten van gezondheidszorg voor patiënt en overheid.
4. Impact Nulmeting: voorjaar 2015 Eerste meting: najaar 2016 Tweede meting: 2017 Verwachte resultaten: zomer 2017
4. Impact Op medewerkers, leidinggevenden, directie, ondersteunende diensten, enz. Bevlogenheid Betrokkenheid Vraaggestuurd werken
4. Impact Bevlogenheidsonderzoek (bevlogenheid = meetbare toestand bestaande uit 3 dimensies: vitaliteit, absorptie, toewijding; conform wetenschappelijk onderzoek Wilmar B. Schaufeli, Nederlands arbeidsen organisatiepsycholoog) Afgenomen in 2015 bij 3 groepen medewerkers via schriftelijke bevraging en diepte interviews (tijdens transitieperiode) Meting attitude t.a.v. 7 werkaspecten: groei, eigenheid, organisatie werk, middelen, geldelijke en andere beloningen, erkenning, samenwerking
4. Impact Conclusie Samenwerking: medewerkers expeditieteams scoren positiever dan medewerkers die nog niet in team werken Groei: geen verschillen Werkorganisatie: medewerkers expeditieteams scoren hoger dan medewerkers die nog niet in team werken Medewerkers expeditieteams voelen een positievere impact op werkvreugde, motivatie, productiviteit, relatie met collega s, gevoel van autonomie in vergelijking met medewerkers die nog moeten starten in een team Negatieve impact op mentale belasting, werkdruk, work life balance valt in de praktijk lager uit dan verwacht Nieuwe bevraging 1 ste helft 2017
5. Communicatie Hoe heeft communicatie een rol gespeeld in het verandertraject?
5. Communicatie Investering in interne communicatie want = Gedragenheid & bereidheid Goesting Gesteund worden Externe communicatie: druk om intern de verandering waar te maken
5. Communicatie Kennis en ervaringen delen www.witgelekruis.be/de naakte waarheid over zelfsturing
6. Uitdagingen
6. Uitdagingen Kwaliteitsmanagement Kennismanagement IT Systemen Resultaten wetenschappelijk onderzoek
Wit Gele Kruis: geen tanker, wel een vloot