Initiatiefvoorstel aan de Raad Datum raadsvergadering: 23 februari 2011 Nummer raadsvoorstel: 25 / 2011 Onderwerp: Evaluatie experiment papierloos werken Programma Bestuur en Middelen Portefeuillehouder Th.C. de Graaf Samenvatting De gemeenteraad van Nijmegen aanvaardde op 16 juni 2010 een motie getiteld Experiment digitalisering raadsstukken met als doel het verminderen van de papierstroom. De aanpak van het uit te voeren experiment is in een initiatiefvoorstel met het dictum Digitalisering raadsstukken (115/2010) aan de raad voorgelegd. Op 14 juli 2010 is het voorstel aanvaard. Daarmee nam de raad ook een besluit om in te stemmen met de aanschaf van 9 e-readers en de kosten ad 11.000,- te dekken uit het werkbudget voor de raad. Met dit besluit startte een experiment van een half jaar, waarbij de papieren versie van het raadsboekwerk (agenda en raadsvoorstellen) wordt vervangen door een digitaal alternatief. In september startte de werkgroep bestaande uit vertegenwoordigers van alle fracties. In de bijlage treft u de eindrapportage van dit experiment aan. De werkgroep adviseert de raad het gebruik van ipads te faciliteren en deze in bruikleen te geven aan raadsleden en fractievolgers die dat wensen, onder de voorwaarde dat aan de betrokkene geen papieren versie van raadsboekwerken, begroting, rekening en tussentijdse rapportages (verder te noemen b&v produkten) worden verstrekt. Deze maatregel levert een jaarlijkse kostenbesparing op van 106,- per gebruiker. Voorstel om te besluiten 1. aan ieder raadslid of fractievolger die dat wenst een ipad in bruikleen te geven; 2. de voorwaarden voor deze bruikleen vast te leggen in een overeenkomst met de gemeente Nijmegen, conform soortgelijke overeenkomsten van de gemeente Nijmegen; 3. een krediet t.b.v. bedrijfsinvesteringen te openen van 66.000,- (110 x 600) en de kapitaallasten te dekken uit het budget kopieer- en drukwerkkosten t.b.v. raadsboekwerken en b&v produkten) 1
1. Inleiding De gemeenteraad van Nijmegen aanvaardde op 16 juni 2010 een motie getiteld Experiment digitalisering raadsstukken met als doel het verminderen van de papierstroom. De aanpak van het uit te voeren experiment is in een initiatiefvoorstel met het dictum Digitalisering raadsstukken (115/2010) aan de Raad voorgelegd. Op 14 juli 2010 is het voorstel aanvaard. Daarmee nam de raad ook een besluit om in te stemmen met de aanschaf van 9 e-readers en de kosten ad 11.000,- te dekken uit het werkbudget voor de raad. Met dit besluit startte een experiment van een half jaar, waarbij de papieren versie van het raadsboekwerk (agenda en raadsvoorstellen) wordt vervangen door een digitaal alternatief. Voor de voorbereiding en uitvoering van het experiment is een raadswerkgroep samengesteld; met de volgende deelnemers: R.Jetten (voorzitter), F. Zouay, R.Janssen, M.Hulskorte, C.Teunissen, K.Wools, J. van Dijk, R.Klein Hemmink en A.Paula. De werkgroep is ondersteund door de griffie en een functionaris van het bureau Informatiebeleid en Ontwikkeling. In de eerste vergadering ter voorbereiding van het opstellen van het initiatiefvoorstel aan de raad heeft de werkgroep, bestaande uit vertegenwoordigers uit alle raadsfracties, gekozen voor de uitwerking van het volgende scenario: De raadsinformatie die nu al beschikbaar is op de Nijmeegse website wordt toegankelijk tijdens de kamer- en raadsvergaderingen. Het huidige documentmanagement wordt niet veranderd. De griffie meldt dat de vergaderstukken beschikbaar zijn en door de raadsleden digitaal kunnen worden opgehaald. Tijdens de vergaderingen wordt op de bestaande papieren wijze met moties ed. omgegaan. Raadsleden kunnen e-mail verzenden en ontvangen en zelf aantekeningen maken op de digitale documenten voor, tijdens en na de raadsvergadering. 2. Doelstelling De doelstellingen van het project, zoals opgenomen in het initiatiefvoorstel, zijn: 1. vermindering van de papierstroom door het gebruik van een e-reader 2. ervaring opdoen met een verdere digitalisering/automatisering van het besluitvormings-proces 3. ontwikkelen van duurzame alternatieve oplossingen, waarbij het werken met papier in takt blijft. 3. Overwegingen De overwegingen van de gemeenteraad om tot dit experiment te besluiten zijn gebaseerd op de constatering dat: het verspilling van het papier is om alle documenten in drukvorm aan te leveren, omdat deze ook digitaal beschikbaar zijn; er duurzame alternatieven zijn voor al het papierwerk, zoals e-readers of ipads; experimenten met digitalisering van stukken in andere gemeenten en op nationaal en Europees niveau succesvol verlopen. 4. Resultaat van het experiment In bijgaand verslag van het experiment wordt uitvoerig gerapporteerd over de gevolgde werkwijze, de bevindingen en de conclusies. U treft hier een korte samenvatting aan van het resultaat van het gebruik van de ipad door de leden van de werkgroep. - De meerderheid van de werkgroep vindt de ipad goed tot uitstekend geschikt voor het lezen en bewerken van raadsstukken en prima alternatief voor de papieren versie. - Een groot voordeel van het papierloos werken met de ipad is dat de raadstukken altijd beschikbaar zijn in de tas (in tegenstelling tot een groot pakket papier). Hierdoor kan de voorbereiding op een raadsvergadering flexibel en op elk moment plaatsvinden. - Overige functionaliteiten die het raadswerk vergemakkelijken worden gewaardeerd en gebruikt, zoals het synchroniseren van documenten naar je eigen pc/laptop, e-mail, nieuws, internet, etc. - Enkele leden van de werkgroep geven aan dat het effectief leren werken met de ipad enige tijd kost. - Het navigeren in grote bestanden zoals de stadsbegroting is onoverzichtelijk en lastig; de aangeboden informatie van grote documenten is nog niet toegesneden op digitaal gebruik. - Ten tijde van het experiment was de ipad een relatief nieuw fenomeen op de digitale markt. Hierdoor was de kerngroep genoodzaakt om zelf onderzoek te doen naar geschikte applicaties voor de toezending, beheer en bewerking van de raadsdocumenten. 2
- De ipad biedt mogelijkheden en kansen voor een verder optimaal gebruik; van belang blijft echter de ipad te beschouwen als een e-reader en niet als een laptop of computer. 5. Conclusie De ipad als e-reader en zeker met de extra functionaliteiten, zoals email, internet en het verzenden van bewerkte documenten is een toegevoegde waarde voor het ondersteunen van de werkzaamheden ten behoeve van de raad. De meeste leden hebben ter voorbereiding van de vergaderingen niet meer gewerkt met een papieren versie van het raadsboekwerk. Ook het gebruiksgemak tijdens de vergaderingen wordt gewaardeerd. Uit de kosten- en batenanalyse blijkt dat er per gebruiker een besparing op kopieer- en drukwerk kan worden bereikt. Met deze conclusie constateert de werkgroep dat het experiment succesvol is afgerond. Om het gebruik goed te faciliteren is een goede instructie en het inrichten van een helpdesk vanzelfsprekend noodzakelijk. Het documentbeheer zoals dat nu door de griffie wordt uitgevoerd, inclusief het plaatsen van de documenten op de Nijmeegse website, moet verder ontwikkeld worden voor de aspecten als naamgeving, zoekfunctionaliteit en digitale archivering. 6.Kosten-baten analyse De druk- en copieerkosten van de raadsdocumenten, inclusief begroting, rekening, voor- en najaarsnota bedragen 58.000,- per jaar, waarvan 30.000,- uitgegeven wordt aan de raadsboekwerken en 28.000,- aan de b&v documenten. We hebben ca. 110 gebruikers, dat betekent per gebruiker jaarlijks een bedrag van 530,- De aanschafkosten van een ipad bedragen 600-, exclusief BTW. Redelijkerwijs gaan we uit van een afschrijving van 3 jaar. Dat betekent een jaarlijkse kostenpost van 200,-. Daarnaast is elke ipad uitgerust met een telefoon-abonnement van 17,- per maand, per jaar 204,- noodzakelijk ingeval geen draadloos netwerk bij het gebruik aanwezig is. Het experiment heeft laten zien dat het gebruik van de telefoonlijn binnen de contractbepalingen van het abonnement blijft. De kosten voor de aanschaf van de voor de raadsleden noodzakelijke applicaties bedragen in het experiment 25,-. De aanschaf voor de toekomstige gebruikers is vooralsnog kosteloos. Tenslotte komen daar de rentelasten van de te plegen investeringen bij. Dat betekent dat gemiddeld per jaar de kosten 424,- per ipad bedragen. De werkgroep stelt voor om deze kosten van de aanschaf ten laste te brengen van het budget dat besteed wordt aan papier- en drukkosten van het raadsboekwerk en de b&v produkten. Uiteindelijk levert elke ipad een jaarlijkse besparing op van 106,-. 7. Aanbevelingen De werkgroep adviseert de raad het gebruik van de ipad voor raadsleden en fractievolgers te introduceren en beveelt aan om het experiment om te zetten naar een normaal gebruik door raadsleden en fractievolgers onder de voorwaarden dat dit een individuele keuze is. Als dat het geval is, dan ontvangt het betreffende raadslid of fractievolger geen papieren versies van raadsdocumenten. De ipad wordt in bruikleen gegeven. Afspraken over de voorwaarden hiertoe zullen worden opgesteld en in een overeenkomst met de gebruiker worden vastgelegd. 8.Uitvoering De werkgroep adviseert om de ipads in bruikleen te verstrekken, waarbij de voorwaarden voor gebruik in een contract met het raadslid of fractievolger worden vastgelegd. Voorstel om te besluiten 1. aan ieder raadslid of fractievolger die dat wenst een ipad in bruikleen te geven; 2. de voorwaarden voor deze bruikleen vast te leggen in een overeenkomst met de gemeente Nijmegen, conform soortgelijke overeenkomsten van de gemeente Nijmegen. 3. een krediet t.b.v. bedrijfsinvesteringen te openen van 66.000,- (110 x 600) en de kapitaallasten te dekken uit het budget copieer- en drukwerkkosten t.b.v. raadsboekwerken en b&v produkten) 3
Nijmegen, 4 februari 2011 De werkgroep: R. Jetten, voorzitter C. Teunissen F. Zouay K. Wools R. Janssen J. van Dijk M. Hulskorte R. Klein Hemmink A. Paula 4
Evaluatie experiment verminderen papierstroom Gemeenteraad Nijmegen Nijmegen 4 februari 2011 Werkgroep Digitalisering R. Jetten (voorzitter) F. Zouay R. Janssen M. Hulskorte C. Teunissen K. Wools J. van Dijk R. Klein Hemmink A. Paula 1
1. Inleiding De gemeenteraad van Nijmegen aanvaardde op 16 juni 2010 een motie getiteld Experiment digitalisering raadsstukken met als doel het verminderen van de papierstroom. De aanpak van het uit te voeren experiment is in een initiatiefvoorstel met het dictum Digitalisering raadsstukken (115/2010) aan de Raad voorgelegd. Op 14 juli 2010 is het voorstel aanvaard. Daarmee nam de raad ook een besluit om in te stemmen met de aanschaf van 9 e-readers en de kosten ad 11.000,- te dekken uit het werkbudget voor de raad. Met dit besluit startte een experiment van een half jaar, waarbij de papieren versie van het raadsboekwerk (agenda en raadsvoorstellen) wordt vervangen door een digitaal alternatief. Voor de voorbereiding en uitvoering van het experiment is een raadswerkgroep samengesteld uit de volgende deelnemers: R. Jetten (voorzitter), F. Zouay, R. Janssen, M. Hulskorte, C. Teunissen, K. Wools, J.van Dijk, R. Klein Hemmink en A.Paula. De werkgroep is ondersteund door de griffie en een functionaris van het bureau Informatiebeleid en Ontwikkeling. In de eerste vergadering ter voorbereiding van het opstellen van het initiatiefvoorstel aan de raad heeft de werkgroep, bestaande uit vertegenwoordigers uit alle raadsfracties, gekozen voor de uitwerking van het volgende scenario: De raadsinformatie die nu al beschikbaar is op de Nijmeegse website wordt toegankelijk tijdens de kamer- en raadsvergaderingen. Het huidige documentmanagement wordt niet veranderd. De griffie meldt dat de vergaderstukken beschikbaar zijn en door de raadsleden digitaal kunnen worden opgehaald. Tijdens de vergaderingen wordt op de bestaande papieren wijze met moties ed. omgegaan. Raadsleden kunnen e-mail verzenden en ontvangen en zelf aantekeningen maken op de digitale documenten voor, tijdens en na de raadsvergadering. Deze notitie is als volgt opgebouwd: in hoofdstuk 2 kijken we terug op de doelstellingen, de uitgangspunten en de gevolgde werkwijze. Hoofdstuk 3 bevat een evaluatie van het gebruik van de ipad tijdens het experiment. In hoofdstuk 4 worden de antwoorden geformuleerd op de vragen en doelstellingen die de werkgroep aan de start van het experiment hebben gesteld. Hoofdstuk 5 bevat de conclusies en aanbevelingen aan de gemeenteraad. 2
2. Doelstellingen en uitgangspunten en het resultaat van het experiment 2.1 Doel van het project De doelstellingen van het project, zoals opgenomen in het initiatiefvoorstel, zijn: 1. vermindering van de papierstroom door het gebruik van een e-reader. 2. ervaring opdoen met een verdere digitalisering/automatisering van het besluitvormingsproces. 3. ontwikkelen van duurzame alternatieve oplossingen, waarbij het werken met papier in tact blijft. 2.2 Uitgangspunten tijdens het experiment blijft de huidige papieren informatievoorziening, de informatievoorziening op de website Nijmegen leidend. de bestaande werkwijze wordt niet aangepast. alle benodigde documenten voor de politieke avond zijn nu al digitaal beschikbaar voor de raadsleden op de website Nijmegen.nl. 2.3 Overwegingen De overwegingen van de gemeenteraad om tot dit experiment te besluiten zijn gebaseerd op de constatering dat: het verspilling van papier is om alle documenten in drukvorm aan te leveren, omdat deze ook digitaal beschikbaar zijn. er duurzame alternatieven zijn voor al het papierwerk, zoals e-readers of ipads. experimenten met digitalisering van stukken in andere gemeenten en op nationaal en Europees niveau succesvol verlopen. 2.4 Beoogd resultaat van het project Bij de start van het project heeft de werkgroep de volgende vragen geformuleerd, waar het project antwoord op zou moeten geven: 1. Afbakenen wat er verstaan wordt onder papierloos ofwel digitaal werken in de gemeenteraad. 2. Wat zijn de gevolgen van papierloos werken voor het besluitvormingsproces? 3. Welke organisatorische- en werkafspraken moeten gemaakt worden om digitaal werken in de gemeenteraad mogelijk te maken? 4. Waaraan moet het documentmanagement voldoen om het digitaal werken effectief en efficiënt te ondersteunen? 5. wat zijn de afspraken over gebruik elektronische hulpmiddelen tijdens vergaderingen? 6. Een indicatie van de verwachte investeringen/kostenbesparing. 2.5 Gevolgde werkwijze De werkgroep besloot op 15 juli 2010 over te gaan op de aanschaf van ipads. Uit ervaringen van andere steden en provincies bleek al snel het gebruik van andere e-readers dan de ipads niet succesvol. Dat was een belangrijke overweging om tot de aanschaf van ipads over te gaan. De verwachting was dat de eigenschappen en de functionaliteiten van de ipads aan zouden sluiten bij de wensen van de gebruikers. Die eigenschappen zijn: - teksten zijn goed leesbaar, weergave in kleur - de ipad start snel op & bladeren door documenten gaat snel - voorziet standaard in e-mail- en internetondersteuning - bewerken van verschillende soorten documenten (pdf en office) wordt ondersteund door aparte software; - de ipad is handzaam en neemt weinig ruimte in (vergeleken met een laptop). Op de ipads zijn standaardapplicaties aanwezig. Elke applicatie die de gebruiker meer wenst dan standaard wordt aangeboden, moet worden aangeschaft en betaald worden door de gebruiker zelf door middel van zijn/haar creditcard. 3
Om de ipads gebruiksklaar te maken voor de leden van de werkgroep bleek een tussenstap nodig te zijn. Een kerngroep van twee raadsleden heeft met behulp van de griffie en de ict-ondersteuner in de maand september geëxperimenteerd met de diverse applicaties die nodig waren om de informatie te ontvangen, te bewerken en op te slaan. Daartoe zijn enkele gesprekken met marktpartijen gevoerd, gericht op de volgende aspecten: 1. de digitale toezending vanuit de griffie/website naar de gebruikers; 2. bewerking en beheer van documenten op de ipad; 3. opstellen van een goede instructie. Het resultaat van deze verkenningen leidde nog niet tot een op maat gesneden functionaliteit van de ipad voor de werkgroepleden. Al snel werd duidelijk dat ook de markt nog geen antwoord had op de diverse vragen die bij de kerngroep ontstonden. Uiteindelijk is ervoor gekozen een tweetal applicaties aan te schaffen die het mogelijk maakten de documenten te ontvangen, te lezen, te bewerken en de bewerkte aantekeningen te kunnen versturen. De aanschaf daarvan is gedaan op rekening van de gemeente en bedroeg eenmalig 25,- per ipad. Op 20 september 2010 ontvingen de deelnemers van het experiment de ipad met een instructie en zijn ondersteund bij de aanschaf van de benodigde applicaties om de documenten te ontvangen, te bewerken en te bewaren. Voor vragen en ondersteuning konden de werkgroepleden gebruik maken van de griffie (eerstelijn) en van de ambtelijke ondersteuning (tweedelijn). Het gebruik van de ipad voor een eerste Politieke Avond op 29 september kon op dat moment starten. Na de start is op drie momenten in het experiment een vragenlijst naar de leden van de werkgroep gestuurd over het gebruik van de ipad. Enkelen zijn telefonisch benaderd voor een evaluatie en zijn ervaringen gedeeld tijdens de verschillende bijeenkomsten. De werkgroep kwam bijeen op 6 oktober en 25 november. In de periode november januari zijn door de griffie en de afdeling ICT informerende gesprekken gevoerd met marktpartijen en kwamen op 14 januari 2011 enkele leden bijeen om te brainstormen over de toekomst van digitaal werken. Gedurende het experiment heeft de griffie als helpdesk gefunctioneerd. In de vergadering van 3 februari 2011 is de nota en het voorstel aan de raad vastgesteld. 3. Ervaringen met de IPad Het experiment met de ipads heeft plaatsgevonden tussen 29 september 2010 en 16 december 2010. In zes raadsvergaderingen, inclusief de begrotingsbehandeling, hebben de deelnemers gebruik gemaakt van de ipads. Op een drietal momenten is aan de hand van een uitgebreide vragenlijst geëvalueerd: 1 oktober, 14 oktober en 18 november. Hiermee kon ook de ontwikkeling van de gebruikerservaring, gebruiksgemak en leervermogen om te werken met de ipad in kaart worden gebracht. Niet alle leden van de werkgroep hebben de vragenlijsten constant ingevuld; de griffie heeft sommige werkgroepleden telefonisch benaderd. Ervaringen kwamen ook aan de orde tijdens tussentijdse bijeenkomsten van de werkgroep. Op basis van deze input is een goed beeld ontstaan over het gebruik en de te ontwikkelen mogelijkheden. De evaluatie is gericht op de volgende onderwerpen: instructie van het gebruik functionaliteit van de ipad papierloos werken tijdens kamer- en besluitronde gebruik van documenten na de politieke avond effecten voor het werkproces van de griffie 3.1 Algemene indruk Voordat we naar de diverse aspecten gaan eerst een algemene indruk van de gebruikers: de meerderheid van de werkgroep vindt de ipad goed tot uitstekend geschikt voor het lezen van raadsstukken en prima alternatief voor de papieren versie. 4
een groot voordeel van het papierloos werken met de ipad is dat de raadsstukken altijd beschikbaar zijn in de tas (in tegenstelling tot een groot pakket papier). Hierdoor kan de voorbereiding op een raadsvergadering flexibel en op elk moment plaatsvinden. overige functionaliteiten die het raadswerk vergemakkelijken worden gewaardeerd en gebruikt, zoals het synchroniseren van documenten naar je eigen pc/laptop, e-mail, nieuws, internet, etc. enkele leden van de werkgroep geven aan dat het effectief leren werken met de ipad enige tijd kost. het navigeren in grote bestanden zoals de stadsbegroting is onoverzichtelijk en lastig; de aangeboden informatie van grote documenten is nog niet toegesneden op digitaal gebruik. ten tijde van het experiment was de ipad een relatief nieuw fenomeen op de digitale markt. Hierdoor was de kerngroep genoodzaakt om zelf onderzoek te doen naar geschikte applicaties voor de toezending, beheer en bewerking van de raadsdocumenten. de ipad biedt mogelijkheden en kansen voor een verder optimaal gebruik; van belang blijft echter de ipad te beschouwen als een e-reader en niet als een laptop of computer. 3.2 Instructies De eerste instructie heeft groepsgewijs plaatsgevonden; de deelnemers ontvingen tegelijkertijd een handout voor de wijze van werken. Tijdens deze bijeenkomst is duidelijk geworden dat diegenen die meer ervaringen hebben met het gebruik van iphone of notebook zich snel de werkwijze eigen kon maken. Dat gold niet voor alle leden. Op basis van deze ervaringen is gekozen voor een individuele instructie en vervolgens het inrichten van een helpdesk, waar de niet-ervaren gebruikers regelmatig gebruik van hebben gemaakt. Overigens bleken de leden van de werkgroep onderling elkaar ook (technische) ondersteuning te bieden. Nog wel bestaat bij sommige leden van de werkgroep de behoefte voor ondersteuning of instructie op specifieke aspecten zoals het bewerken van documenten en het archiveren. 3.3 Gebruik van de ipad (functionaliteiten) De gebruiker moet documenten kunnen ontvangen, lezen, bewerken, zoeken in en tussen en het bewaren van raadsstukken. Daarnaast zijn er overige functionaliteiten die een goede ondersteuning bieden bij de voorbereiding van de vergaderingen, w.o. het verzenden van bewerkte documenten naar collega fractieleden en naar de eigen pc/laptop. Ontvangen van raadsstukken. De gebruiker ontvangt een email van de griffie waarin wordt gemeld dat de raadsstukken klaar staan. Voordat de documenten gelezen en bewerkt kunnen worden, moeten deze worden opgeslagen in een daarvoor beschikbare applicatie (Dropbox en iannotate). Dat vraagt enkele instructies; na enige ervaring beschouwen de gebruikers deze handelingen niet meer als storend. Enkele gebruikers geven wel aan dat minder handelingen voor het ontvangen van documenten gewenst zou zijn. Lezen van documenten. De belangrijkste eis aan de ipad is het digitaal lezen van de raadsstukken, bedoeld als vervanging van de papieren versie. Dat wordt door de meerderheid van de leden in de werkgroep als uitstekend en handig beoordeeld. Het scherm is goed leesbaar en belicht, de ipad is snel, het scrollen door documenten gaat erg makkelijk en de lettergrootte is instelbaar. Tegelijkertijd is de ipad flexibel en handzaam in gebruik, waardoor sommige leden van de werkgroep hebben opgemerkt dat het gebruik ervan uitnodigt tot het meer lezen van raadsstukken. Bewerken van documenten. Naast het lezen van raadsstukken vinden de leden van de werkgroep het belangrijk om aantekeningen te kunnen maken op de raadsstukken. Uit de evaluatie blijkt dat de meerderheid deze functionaliteit als een grote toegevoegde waarde zien. In de gekozen applicatie is het mogelijk om op verschillende wijzen aantekeningen te maken; zinnen arceren, doorhalen, notities bij maken, tabjes aanleggen, tekeningen maken, pijlen trekken, etc. Vervolgens kunnen ze de versie van het document met aantekeningen per e- mail versturen naar fractiegenoten. Hoewel het effectief aantekeningen kunnen maken op de ipad enige ervaring vraagt, is het overgrote deel van de werkgroep zeer tevreden met deze functionaliteit. 5
Zoeken in en tussen documenten. Deze functionaliteit is op te delen in twee subfunctionaliteiten; zoeken in documenten middels het invoeren van een woord of het scrollen door documenten om een bepaalde alinea te zoeken. Het gaat ook om het zoeken tussen documenten: schakelen van het ene naar het andere document. zoeken in documenten De meeste gebruikers zijn redelijk tevreden over deze functionaliteit. Net zoals een zoekmachine op internet moet de gebruiker specifieke trefwoorden kennen. De ipad is snel en het scrollen verloopt soepel. Minder tevreden zijn de gebruikers over grotere documenten, zoals bijvoorbeeld de Stadsbegroting. zoeken tussen documenten Gebruikers zijn verdeeld over het gemak waarin ze tussen documenten kunnen schakelen en zoeken naar bepaalde documenten, passages of alinea s. Enkele gebruikers vinden het onoverzichtelijk en geven de voorkeur aan papieren vergaderstukken om documenten te zoeken. De gebruikers die technisch vaardig zijn, blijken het makkelijkst te kunnen zoeken tussen documenten op de ipad. Bij de zoekfunctie komt het belang van de titels van de documenten scherp naar voren; sommige voorstellen die over hetzelfde onderwerp gaan hebben een andere benaming. Bewaren van documenten. De deelnemers hebben de ipad gedurende zes politieke avonden gebruikt. Enkele leden van de werkgroep uploaden de bewerkte documenten van de ipad naar hun pc/ laptop. Het bewaren van documenten met aantekeningen is een belangrijke functionaliteit voor de gebruikers. De archivering is persoonsafhankelijk. De meeste gebruikers bewaren hun documenten op hun ipad of op hun eigen computer. Sommige raadsleden slaan de mapjes van de vergadering op per datum, anderen sorteren de vergaderstukken per thema. Om raadsstukken uit het verleden te kunnen zoeken, doen de gebruikers een beroep op hun persoonlijke archief of op de website van de gemeenteraad. Daarbij melden de gebruikers dat een goede archiveringen zoekfunctie op de raadspagina s van de gemeentelijke website een must is om de toegevoegde waarde van de ipad optimaal te benutten. Op dit moment is dat nog niet het geval. Overige functionaliteiten. Naast het lezen wordt intensief gebruik gemaakt van de e-mailfunctionaliteit, agendabeheer, zoeken op internet, tekstverwerken, nieuws, social media applicaties. Deze extra functionaliteiten worden als een grote toegevoegde waarde door de gebruiker beoordeeld. Tijdens het experiment kwam multitasken (gebruikers kunnen meerdere programma s of applicaties tegelijkertijd gebruiken) voor de ipad beschikbaar, dat bleek een enorme verbetering in het gebruik. 3.4 Papierloos werken tijdens de kamer- en besluitronde De meeste gebruikers hebben doorgaans geen papieren raadsstukken gebruikt bij de burger-, kamer- en besluitronde. De meerderheid van de gebruikers geven aan dat de ipad prima voldoet om raadsstukken te lezen tijdens de vergadering. Enkele gebruikers vinden het lastig om aantekeningen te maken tijdens het politieke debat. De snelheid van de vergadering maakt het voor sommige gebruikers moeilijk om snel de juiste passages of aantekeningen op te kunnen zoeken of te kunnen schakelen tussen documenten. De behoefte blijft bestaan om tijdens het debat aantekeningen op een papieren notitieblok te maken. Een digitaal notitieblok is overigens wel op de ipad beschikbaar. In het geval grote documenten behandeld worden tijdens de Politieke Avond zoals de Stadsbegroting ervaren de leden van de werkgroep het vooral lastig om snel onderwerpen op te zoeken, te bladeren en het tempo van de voorzitter te volgen. Een simpel voorbeeld is dat de paginanummering van de papieren versie niet meer overeen kan komen met de paginanummer van het digitale document. 3.5 Effecten voor het werkproces van de Griffie- ambtelijke organisatie Voordat de gebruikers de raadsstukken hebben ontvangen, moet de griffiemedewerker nog enkele handelingen verrichten. Dit met name om de duiding van de raadsstukken en de rubrieken zoals agenda, 6
kamerprogramma, brieven en raadsvoorstellen eenduidig en overzichtelijk te maken. De werkgroep geeft aan dat de afzonderlijke bestanden in mappen waarderen. Enkele gebruikers geven aan dat ze problemen ervaren met de duiding van de ingekomen stukken; vanwege de benaming is het lastig om aan de titel te zien om welke onderwerp de brief gaat. Werkzaamheden voor het kopiëren van het raadboekwerk en verzenden hoeft niet meer handmatig te gebeuren. Het verzenden is een druk op de knop. Het beheren van de documenten, verzamelen, verzenden, bewaren vraagt extra aandacht voor het versiebeheer door de griffie. Eenmaal verzonden documenten zijn niet meer terug te halen. Ook geldt dat de vergaderstukken die op internet worden geplaatst, moeten corresponderen met de stukken die de raadsleden digitaal ontvangen. Een goed archiveringssysteem en een effectieve zoekfunctie op de gemeentelijke website zijn daarbij ook van groot belang. De griffie is in gesprek met de ambtelijke organisatie om de gevolgen van het papierloos werken met de ipad in de gemeenteraad in kaart te brengen. Papierloos werken met de ipad kan gevolgen hebben voor de wijze waarop grote documenten zoals de stadsbegroting aangeboden worden. Overleg vindt ook plaats over mogelijke effecten van de zogenoemde Apple-architectuur, die afwijkt van de gemeentelijke ICT infrastructuur. Sommige gebruikers melden dat het draadloos netwerk op het stadhuis nog niet altijd naar behoren functioneert. Om deze reden verdient het de voorkeur de ipad uit te rusten met een 3G abonnement: gebruik via het telefoonnet. Tenslotte hebben we geconstateerd dat gedurende het experiment een extra beroep is gedaan op de griffie voor ondersteuning. Naast de zoektocht naar de functionaliteit en het gebruiksklaar maken van de ipad is hulp geboden bij het inrichten, documentenbeheer, de aanschaf van applicaties, beantwoording van vragen en het oplossen van problemen bij de gebruikers. 3.6 Financiële analyse: kosten en baten De druk- en kopieerkosten van de raadsdocumenten, inclusief begroting, rekening, voor- en najaarsnota bedragen 58.000,- per jaar, waarvan 30.000,- uitgegeven wordt aan de raadsboekwerken en 28.000,- aan de begroting, rekening, voor- en najaarsnota. We hebben ca. 110 gebruikers, dat betekent per gebruiker jaarlijks een bedrag van 530,- De aanschafkosten van een ipad bedragen 600-, exclusief BTW. Redelijkerwijs gaan we uit van een afschrijving van 3 jaar 1. Dat betekent een jaarlijkse kostenpost van 200,-. Daarnaast is elke ipad uitgerust met een telefoon-abonnement van 17.- per maand, per jaar 204,- noodzakelijk ingeval geen draadloos netwerk bij het gebruik aanwezig is. Het experiment heeft laten zien dat het gebruik van de telefoonlijn binnen de contractbepalingen van het abonnement blijft. De kosten voor de aanschaf van de voor de raadsleden noodzakelijke applicaties bedragen in het experiment 25,-. De aanschaf voor de toekomstige gebruikers is vooralsnog kosteloos.tenslotte komen daar ingeval de raad besluit om daadwerkelijk over te gaan naar het in bruikleen geven van de tablets de rentelasten van de te plegen investeringen bij. Dat betekent dat gemiddeld per jaar de kosten 424,- per ipad bedragen. De ondersteuning vanuit ICT en de griffie tijdens het experiment kwam neer op gemiddeld 1,5 uur per week. In de loop der tijd nam nam de vraag af door de leereffecten bij zowel de leden van de werkgroep als bij de griffie zelf. Aangezien papierloos werken ook tijdsbesparing oplevert (minder printen, envelopperen etc.), beschouwen we deze kosten als inwisselbaar. Kosten per gebruiker per jaar Kosten drukwerk per jaar 530,- Kosten ipad per jaar 424,- Hiermee is de ipad als vervanger van het drukwerk kostenbesparend: 106,- per jaar per gebruiker. Onze bevindingen corresponderen daarmee met eerdere onderzoeken 2. 1 Voor computers wordt binnen de gemeentelijke organisatie ook een afschrijvingstermijn van 3 jaar gehanteerd. 2 Artikel op Frankwatching.nl Een businesscase voor IPads in de gemeenteraad 7
4. Resultaat van het experiment 4.1 Doelstellingen van het project Voordat we naar het resultaat van het experiment gaan en daarbij een aantal vragen beantwoorden, eerst kort iets over de doelstellingen van het experiment zelf. In het initiatief-voorstel zijn daarvoor de volgende geformuleerd: 1. zichtbaar maken dat vermindering van de papierstroom bij gebruik van een e-reader het geval is. 2. ervaring opdoen met een verdere digitalisering/automatisering van het besluitvormings-proces 3. ontwikkelen van duurzame alternatieve oplossingen, waarbij het werken met papier in tact blijft. De werkgroep constateert dat het experiment geslaagd is. Het gebruik van de ipad is functioneel zowel bij de voorbereiding, tijdens als na de vergaderingen in de kamers en de besluitronde. Het experiment toont aan dat de papierstroom vermindert; de gebruikers ontvangen geen papieren raadsdocumenten meer en alle benodigde raadsstukken worden digitaal aangeboden. Het experiment laat zien dat een verdere digitalisering/automatisering van het besluitvormingsproces mogelijk is. Raadsleden zijn steeds meer online. Kansen liggen er dan ook om de informatievoorziening in de toekomst zodanig in te richten dat raadsleden snel geïnformeerd kunnen worden. Marktverkenningen laten zien dat de ontwikkelingen snel gaan en er toe kunnen leiden dat het aanbod van de informatievoorziening niet meer beperkt hoeft te zijn tot het twee-wekelijkse digitale raadsboekwerk. Ook andere documenten die voor raadsleden van belang zijn kunnen in het digitale proces worden opgenomen. Voorbeelden daarvan zijn de informatie t.b.v. werkgroepen, seniorenoverleg, agendacommissie en auditcommissie. Wat betreft de duurzame alternatieve oplossingen, de laatste doelstelling: vooralsnog zal het werken met papier moeten blijven bestaan. Het is naar het oordeel van de werkgroep nog te vroeg om dat los te laten. Dat het experiment laat zien dat er daadwerkelijk minder papier gebruikt wordt stemt hen tot grote tevredenheid. 4.2 Op welke vragen moet het experiment antwoord geven? In het voorstel aan de raad zijn de hiernavolgende vragen geformuleerd waarop het experiment antwoord moet geven: 1. Afbakenen wat er verstaan wordt onder papierloos ofwel digitaal werken in de gemeenteraad. 2. Wat zijn de gevolgen van papierloos werken voor het besluitvormingsproces? 3. Welke organisatorische- en werkafspraken moeten gemaakt worden om digitaal werken in de gemeenteraad mogelijk te maken? 4. Waaraan moet het documentmanagement voldoen om het digitaal werken effectief en efficiënt te ondersteunen? 5. Wat zijn de afspraken over gebruik elektronische hulpmiddelen tijdens vergaderingen? 6. Een indicatie van de verwachte investeringen/kostenbesparing. Hieronder treft u de antwoorden aan, gebaseerd op de ervaringen van de werkgroep: 1. Afbakening wat te verstaan onder papierloos ofwel digitaal werken in de gemeenteraad? Papierloos werken in de gemeenteraad betekent dat alle raadsdocumenten voor diegene die gebruik maakt van de ipad alleen nog digitaal beschikbaar gesteld worden en geen papieren versies meer ontvangen. Dat betekent ook dat tijdens de vergaderingen het toegestaan is de ipad te gebruiken. Bij de besluitronde blijven de moties en amendementen in papieren versies verspreid. 2. Welke organisatorische- en werkafspraken moeten gemaakt worden om digitaal werken in de gemeenteraad mogelijk te maken? Het gebruik van ipad toont aan dat er een andere wijze van werken lijkt te ontstaan, waarvan de uitkomst nog niet duidelijk is. Dat geldt voor de leden van de gemeenteraad, maar ook voor de ambtelijke organisatie. De ontwikkelingen gaan snel; dat vraagt om het goed blijven volgen van de wijze van werken en van het aanbod van nieuwe mogelijkheden. Om het huidige en toekomstige gebruik te ondersteunen moeten de volgende maatregelen worden ondernomen: 8
een goede afstemming met het college, ambtelijke ondersteuning en overige leveranciers van raadsstukken over digitaal aanleveren van stukken het opstellen van het digitale boekwerk en het op elkaar afstemmen van de digitale informatie op de website een goede zoekfunctie op de raadspagina van de gemeentelijke website het goed inrichten van het beheer van de ipads het maken van afspraken met de organisatie en met de raad over het gebruik van de ipads. In het volgende hoodstuk komen we daarop terug. 3. Waaraan moet het documentmanagement voldoen om het digitaal werken effectief en efficiënt te ondersteunen? Het documentmanagement op de griffie en door de gebruiker vragen enkele aandachtspunten: er moet aandacht voor de naamgeving van documenten werkprocessen ten aanzien van het verzamelen van documenten moet afgestemd worden op het gebruik van de ipads; nu is dat gericht op het gebruik van de website een goede organisatie van het digitale archief door de griffie 4. Een indicatie van de verwachte investeringen/kostenbesparing Kosten Aanschafkosten 600 Afschrijving 200 Telefoonabonnement 17 Rentelasten 20 Totaal per jaar per gebruiker 424 Baten Kosten kopieer en drukwerk 530 Kostenbesparing Besparing per gebruiker per jaar 106 5. Voorstellen hoe verder te gaan om het besluitvormingsproces te automatiseren Om het besluitvormingsproces op dit punt goed te ondersteunen is het van belang dat de voorwaarden die in paragraaf onder 1, 2 en 3 genoemd zijn goed in te richten. Vaststellen of papierloos werken als prettiger wordt ervaren dan werken met papier Het experiment toont aan dat de meerderheid van de werkgroep het werken met een ipad prettiger vindt dan het gebruik van het papieren raadsboekwerk. Dat er enige tijd nodig is om de funtionaliteiten goed te gebuiken beschouwt de werkgroep vanzelfsprekend. 5. Conclusies en aanbevelingen 5.1 Conclusies De ipad als e-reader en zeker met de extra functionaliteiten, zoals email, internet en het verzenden van bewerkte documenten is een toegevoegde waarde voor het ondersteunen van de werkzaamheden ten behoeve van de raad. De meeste leden hebben ter voorbereiding van de vergaderingen niet meer gewerkt met een papieren versie van het raadsboekwerk. Ook het gebruiksgemak tijdens de vergaderingen wordt gewaardeerd. Uit de kosten- en batenanalyse blijkt dat er per gebruiker een besparing op kopieer- en drukwerk kan worden bereikt. Om het gebruik goed te faciliteren is een goede instructie en het inrichten van een helpdesk vanzelfsprekend noodzakelijk. Het documentbeheer zoals dat nu door de griffie wordt uitgevoerd, inclusief 9
het plaatsen van de documenten op de Nijmeegse website, moet verder ontwikkeld worden voor de aspecten als naamgeving, zoekfunctionaliteit en digitale archivering. 5. 2 Aanbevelingen De werkgroep adviseert de raad het gebruik van de ipad voor raadsleden en fractievolgers te introduceren en beveelt aan om het experiment omzetten naar een normaal gebruik door raadsleden en fractievolgers onder de voorwaarden dat dit een individuele keuze is. Als dat het geval is, dan ontvangt het betreffende raadslid of fractievolger geen papieren versies van raadsdocumenten. De ipad wordt in bruikleen gegeven. Afspraken over de voorwaarden hiertoe zullen worden opgesteld en in een overeenkomst met de gebruiker worden vastgelegd. De kosten van de aanschaf komen voor rekening van de gemeente en worden betaald uit het budget dat nu besteed wordt aan papier- en drukkosten (raadsboekwerk, begroting, rekening en tussentijdse rapportages). Uiteindelijk levert dat een jaarlijkse besparing op van 106,- per gebruiker. 10