Zakelijke ouderavond Jenaplanschool Heerde 27-09-2012 Afwezig met kennisgeving: Marieke Scholten, Imke Bouwens, Froukje de Vos, fam. Wientjes, fam. Berends, fam. Dalhuisen, fam.van Dijk, fam. Gijssendorfer, Gerda ten Hoven. Aanwezige ouders: Monique Dokter, Rendert de Vos, Marike Senna, Monica Keuning, Diana Goudbeek, Erik Peek, Carolien Nijenhuis, Erik Draaijer, Jolanda Stegeman, Marieke Stalenhoef. Aanwezige MR oudergeleding: Gerwin Peppelman, Patrick Dekkers, Ron Groothuis. Aanwezige teamleden: Rennie, Gertine, Ginie, Liesbeth, Marianne, Wies, Alfred (WPO stagiair), Bo. 1. Opening De voorzitter opent om 20:00 uur de vergadering. Alle ouders en personeelsleden hebben ter voorbereiding op de vergadering, de agenda, notulen van de vorige zakelijke ouderavond, het MR jaarverslag en verantwoording door de commissies digitaal toegezonden gekregen. 2. Vaststellen agenda Via de mail konden er vragen over het jaarverslag worden gesteld, er zijn geen reacties ontvangen. De agenda wordt vastgesteld met toevoeging punt 8A: afscheid/ welkom bouwouders. 3. Notulen vorige vergadering (27-09-2011) De voorzitter bedankt Quereen voor de notulen van de zakelijke ouderavond van 27 september 2011. 4. Jaarverslag penningmeester 2011-2012 terugblik en verantwoording over de ouderbijdrage Jaarverslag Ginie (penningmeester) laat via het digibord het JAAROVERZICHT SCHOOLFONDS 2011-2012 zien. En de aanwezigen ontvangen een hand-out van het getoonde jaarverslag. Schoolplein. Patrick Dekkers maakt de volgende opmerking. Alvorens verder wordt gegaan met een investering in het schoolplein, maar dit betreft ook andere investeringen, dient een gedegen onderbouwd plan te zijn opgesteld, dat door MR goedgekeurd wordt, waarna het mogelijk wordt om deze middelen in te zetten. De voorzitter geeft aan dat hij het erg fijn vindt dat Ginie deze avond, in tegenstelling tot eerdere berichten, toch kon komen. De BHV cursus die Ginie volgt ging niet door, waardoor Ginie zelf een toelichting kon geven op de winst en verliesrekening en balans. 5. Jaarverslag kascommissie 2011-2012 en verkiezing nieuwe kascommissie De kascommissie, bestaande uit Carolien Nijenhuis en Rendert de Vos, heeft geconstateerd dat er enkele rekeningen bij de T.S.O. open staan. Dit betreft voornamelijk rekeningen van oud-leerlingen die vorig jaar in groep 8 zaten. Het bedrag dat nog geïncasseerd dient te worden bedraagt een paar tientjes. De locatieleidster is door de T.S.O coördinator hiervan ook op de hoogte gebracht 1
waarna de locatieleidster aan Chantal (administratief medewerkster van school) de opdracht gegeven om de rekeningen naar de thuisadressen van de oud-leerlingen te sturen. Als mogelijke oplossing voor het versturen van de rekeningen wordt vanuit de vergadering geopperd om de rekeningen per mail te versturen. Dit blijkt al eens uitgezocht waarbij de volgende conclusie is getrokken. Rekeningen sturen via mail mag niet i.v.m. de wet op privacy. De vertegenwoordigster van de T.S.O. is geen medewerker van en mag niet zomaar over privéadressen beschikken. Tijdens de vergadering is de nieuwe kascommissie benoemd die zal bestaan uit: Marieke Stalenhoef en Carolien Nijenhuis. 6. Jaarverslag MR 2011-2012 met terugblik Er is het afgelopen schooljaar door de MR veel bereikt in het bijzonder wat betreft beleidsmatige zaken. Opmerkingen van de aanwezige ouders: helder, prima verslag. Schoolkamp. Naar aanleiding van een opmerking over twee keer kamp voor groep 7 legt Marianne uit: -eind van het schooljaar zijn er vele activiteiten, begin van het schooljaar is een rustiger periode waardoor dit volgend het personeel een betere periode is om het schoolkamp te organiseren, hetgeen ondersteund is door de MR; -voor de groepsvorming in groep 7 en 8 blijkt het begin van het schooljaar het ideale moment om op kamp te gaan; -de huidige groep 7 zal eenmalig twee keer in een kalenderjaar op kamp (lente en begin schooljaar). Tijdens de vergadering wordt toegelicht dat de groep 7 niet twee maal in het schooljaar op kamp gaat maar dat beide kampen elkaar wel kort opvolgen; -dit plan met betrekking tot de organisatie van het schoolkamp is gecommuniceerd in de Krabbel (nieuwsbrief). -Liesbeth licht toe dat zij voornemens is om voor groep 5-6 een aangepast programma te organiseren waarbij zij het plan heeft om één à twee nachten in de directe omgeving van Heerde te overnachten, een soort minikamp. De voorzitter geeft aan dat het de bedoeling is dat dit soort plannen in de vorm van een meerjarenplan en planning worden voorgelegd aan de MR opdat in de MR kan worden ingestemd met het voorgestelde plan. Opmerking van Patrick: de MR ontvangt klachten van ouders over teveel ad hoc met name wat betreft financiën, daar moet meer beleid op komen. Typeles. De MR is van mening dat in het huidige digitale tijdperk de kinderen op onze school een typecursus moeten kunnen volgen. Gertine licht toe dat in het op te stellen schoolplan van school zeker aan de typecursus voor leerlingen is gedacht en dat wanneer dit schoolplan wordt voorgelegd aan de MR hierover meer duidelijk wordt. 7. Jaarverslag T.S.O. 2011-2012 met terugblik Vanuit de vergadering wordt opgemerkt dat het erg fijn is dat de T.S.O. op de huidige wijze is georganiseerd. 2
8. Verantwoording en terugblik commissie Oud IJzer. Erik Draaijer geeft namens de oudijzercommissie een toelichting op het schriftelijke verslag. Voor de oudijzercommissie worden nieuwe mensen gezocht om te helpen, dit geldt al voor de eerstvolgende actie in maart 2013. Vanuit de vergadering wordt aangegeven dat het is niet duidelijk wat er van je wordt verwacht, waarvoor en welke hulp wordt gevraagd? De Oud IJzer club zal daarom een stuk met informatie opstellen waarin duidelijk wordt wat er van een ieder wordt verwacht. Dit informatieve stuk zal z.s.m. in de Krabbel verschijnen. De school heeft als ontwikkelpunt om de ouderparticipatieformulieren goed te stroomlijnen, zodat aangeboden hulp ook daadwerkelijk kan worden doorgegeven aan de werkgroep. Oud papier. Vanuit de vergadering wordt opgemerkt dat er een soort controle zou moeten zijn om of alles op de routes wel is opgehaald, er blijkt nogal eens wat te blijven staan. Tevens dienen de routes kritisch te worden bekeken, sommige routes zijn erg groot en nemen daarom ook veel tijd in beslag. De coördinator van het oud papier geeft aan hier grondig naar te zullen kijken Schooltuin/ plein. Vanuit de MR wordt aangegeven dat de MR verwacht eerst een plan voor de realisatie van het laatste deel van het schoolplein te ontvangen. Tijdens de vergadering lijkt dit nog niet duidelijk onder de aanwezigen. De berkenbomen worden vervangen i.v.m. allergische reacties. Verkeer. Er is geen verslag ontvangen van de verkeerscommissie. Aan de vertegenwoordiger van de verkeerscommissie zal worden gevraagd alsnog een verslag in te dienen opdat het verslag in de krabbel geplaatst. Gertine kan wel wat speerpunten toelichten aangezien zij bij overleg heeft aangezeten: buurtenquête, poppetjes met vlag aangeschaft, kaart met veilige parkeerplekken en afspraken uitgereikt, gaten in de bermen gedicht. Er is positief overleg binnen de verkeerscommissie. Ook het punt veiligheid w.b. de oud papier containers komt in de commissie aan bod. 8A. Afscheid/ welkom bouwouders We nemen afscheid van: Imke Bouwens, Evelien Dalhuisen en Erica Dijhof. Dank voor jullie inzet en betrokkenheid bij school! En heten welkom: Monica Keuning (zoon Casper zit in de kleuterbouw). Wies stopt na jaren met het voorzitterschap van de bouwouders, Bo neemt deze taak over. De voorzitter dankt Wies voor haar inzet. 9. Verkiezing nieuwe leden medezeggenschapsraad Er zijn 144 stemmen uitgegeven met een respons van 60%. De voorzitten geeft aan dat dit een hoge respons is en dat er meer gestemd is dan tijdens de vorige MR verkiezingen. De voorzitter spreekt uit dat hij hoopt dat tijdens de zakelijke ouderavond van volgend jaar in lijn met de verkiezingsrespons door meer mensen bezocht zal worden. 3
De Verkiezingsuitslag: Marike Senna 55 stemmen Rendert de Vos 37 stemmen Monique Dokter 24 stemmen De nieuwe MR oudergeleding bestaat uit: Patrick Dekkers, Marike Senna en Rendert de Vos. Bij de GMR zijn ook verkiezingen gaande. Monique Dokter stelt zich kandidaat. Patrick spreekt met toepasselijke woorden de vertrekkende MR leden toe: -Ron (hield het vizier op het schoolse, zodat de MR niet te zakelijk zou worden) -Gerwin (zorgde voor professionalisering van de MR, aimabel, communicatief). Van de personeelsgeleding gaan Gertine en Bo uit de MR, deze taken worden overgenomen door Liesbeth en Wies. 10. Oprichting stichting bekend maken en toelichting op de conceptstatuten Patrick toont via een powerpoint de plannen. Speerpunten zijn: veiligheid in de breedste zin van het woord, schoolplan, geldstromen. Op onze school is er nu nog een vermenging tussen bouwouders (ouderraad) en MR. Het plan zoals het nu is wordt nog verder onderzocht. Er zijn diverse stichtingen (op basisscholen) bekeken en al het beste is in het plan geadopteerd. Het schoolplan (=4 jarenplan) is de richtlijn voor de begroting die de MR opmaakt. De stichting staat in dienst van de school. Deelname in het bestuur wordt onder de ouders gezocht. Kan de stichting failliet? Ja, dat zou theoretisch kunnen. De school kan hierdoor niet failliet gaan. Voor controle van de administratie van de stichting kan gebruik worden gemaakt van een kascommissie, accountant. Mocht er een gat in de kas komen is het bestuur van de stichting verantwoordelijk. Als de kascommissie de kas in twijfelt trekt, is het mogelijk om een accountant te laten controleren. Een bestuurder kan in termijnen van 3 jaren worden gekozen. Vanuit de vergadering wordt gevraagd op het bestuur andere prioriteiten kan hebben dan de MR? Het antwoord hierop is nee. De stichting is er voor het beheren en veilig stellen van de middelen die door ouders van kinderen van de school bijeen zijn gebracht. Vanuit de vergadering wordt gevraagd wat het kost om een stichting op te richten? Patrick blijkt al diverse offertes gevraagd te hebben waarbij de goedkoopste tot nu toe 291,- bedraagt. Andere kosten blijken, drie keer een verklaring voor goed gedrag van bestuursleden, Kamer van Koophandel kosten al vervallen de jaarlijkse kosten van de Kamer van Koophandel per januari 2013. Hoe wordt er verder gegaan? De algemene akte wordt door de MR geregeld. 11. Rondvraag en sluiting Geen rondvraag. Via de mail konden vragen worden ingediend, er zijn geen reacties ontvangen. Ook niet aan het begin van deze vergadering. 4
Gerwin neemt tot slot voor de laatste keer als MR voorzitter het woord en geeft aan dat er het afgelopen jaar veel is bereikt door de MR in het bijzonder beleidsmatig. In de afgelopen drie jaren is er met een nieuw en actueel MR reglement gewerkt waarna een MR jaarplan, Huishoudelijk reglement, juiste documentenstructuur zijn neergezet. Terugkijkend op de afgelopen jaren staat er een fundament voor een juist werkende MR waarbij een juiste interactie tussen MR en bevoegd gezag mogelijk is aan de hand van cyclisch vastgestelde onderwerpen. Gerwin bedankt de directie, locatieleider en personeel voor de goede communicatie en wenst de nieuwe MR leden veel succes. Om 22:15 uur sluit Gerwin de vergadering en bedankt een ieder voor zijn/ haar aanwezigheid. 5