Handleiding MijnWebWinkel - Yuki www.webwinkelfacturen.nl Samenvatting Dit is de handleiding voor de koppeling van MijnWebWinkel naar Yuki. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in MijnWebWinkel automatisch een factuur gegenereerd wordt in Yuki. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie. Deze koppeling is ontwikkeld in maart 2015 door Sponiza IT. Sponiza IT heeft meerdere koppelingen van webwinkels naar online boekhoudpakketten en facturatiesystemen ontwikkeld en in beheer. De koppelingen worden dagelijks gemonitored. De koppeling kan aangeschaft worden in de webwinkel van www.webwinkelfacturen.nl. Voor de koppeling hoeft bij de start niet betaald te worden. Voor verdere informatie verwijzen wij naar de website. Bij de aanschaf van de koppeling ontvangt de webwinkelier de koppeling per email, inclusief deze handleiding en een licentie code. Deze handleiding is ook te vinden op de website van webwinkelfacturen.nl. Inhoudsopgave 1 Wat doet de koppeling?................................... 2 2 Hoe leg je de koppeling?.................................. 3 2.1 De connectie naar MijnWebWinkel............................. 3 2.2 De connectie met Yuki................................... 4 3 FAQ............................................. 6 1
1 Wat doet de koppeling? De koppeling van MijnWebWinkel naar Yuki zorgt dat voor bestellingen met de status betaald en verzonden en betaald en verzonden automatisch een factuur wordt aangemaakt in Yuki. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. De koppeling is een zgn. batch koppeling. Dat betekent dat de koppeling op gezette tijden bestelinformatie uit MijnWebWinkel haalt. Bestellingen worden dus niet real-time doorgezet maar per periode. De facturen in Yuki hebben status Concept. De webwinkelier kan de factuur vervolgens via Yuki verwerken. Binnen Yuki kan er een pdf van de factuur gemaakt worden en deze kan naar de klant gestuurd worden. We geven het bestelnummer door in de titel van de factuur, zodat de webwinkel gemakkelijk de factuur in Yuki kan matchen met de bestelling in MijnWebWinkel. Fig. 1: De factuurinformatie met het MijnWebWinkel bestelnummer Bestellingen van bekende klanten worden in Yuki onder hetzelfde klantnummer geboekt. Is een klant onbekend dan wordt deze klant aangemaakt in Yuki. Herkennen gebeurt op basis van de voor- en achternaam. Versie 1.1 29 maart 2015 2
2 Hoe leg je de koppeling? De koppeling tussen MijnWebWinkel en Yuki kan gelegd worden vanuit de webwinkel van webwinkelfacturen.nl of via de link https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/mijnwebwinkel-yuki/settings.php. Fig. 2: Startscherm installatie MijnWebWinkel - Yuki koppeling De koppeling leg je met en API sleutel van je webwinkel en de administratiecode en een toegangscode binnen je Yuki account. 2.1 De connectie naar MijnWebWinkel De connectie met MijnWebWinkel zet je op met een sleutel. Deze sleutel kun je in je webwinkel aanmaken via het menu Instellingen Vormgeving >Sleutelbeheer. Je maakt een aparte sleutel aan voor de koppeling. Zie het scherm hieronder. Fig. 3: Aanmaken sleutel in MijnWebWinkel De sleutel zelf kun je terug vinden onder Sleutelbeheer. Als je op Toon sleutel klikt zie je de sleutel verschijnen. Deze copieer je in het aanmeldscherm voor de koppeling. Copieer alleen de sleutel en NIET de url die je vindt onder Toon url. Met deze sleutel kan de koppeling gegevens uit je webwinkel lezen zonder dat je je gebruikersnaam en wachtwoord hoeft af te geven. Je loopt dus geen gevaar dat onbevoegden op jouw account kunnen inloggen. Versie 1.1 29 maart 2015 3
Fig. 4: Copieren sleutel naar het aanmeldscherm 2.2 De connectie met Yuki Om de connectie met Yuki te leggen heb je de administratie- en een toegangscode nodig. Deze kun je aanmaken in je Yuki account. Je gaat hiervoor naar je administratie, en vervolgens naar webservices. Zie de onderstaande plaatjes. Fig. 5: Genereren Yuki toegang: Ga naar je administratie Fig. 6: Genereren Yuki toegang: Genereer de codes bij Webservices Versie 1.1 29 maart 2015 4
Na het invullen en opslaan van deze gegevens is de koppeling actief. Je betaalde bestellingen worden dagelijks uit MijnWebWinkel opgehaald en als facturen in je Yuki administratie geplaatst. Fig. 7: Succesvolle installatie tusse MijnWebWinkel en Yuki Versie 1.1 29 maart 2015 5
3 FAQ Wie zit er achter deze koppeling? Deze koppeling wordt u aangeboden door Sponiza IT, www.sponiza.nl. Wij zijn gespecialiseerd in koppelingen voor webwinkels. Sponiza IT is al sinds 1999 bezig met het ontwikkelen van internet-applicaties. Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens? De koppeling slaat zo min mogelijk gegevens op. De koppeling fungeert als doorvoer-haven: Er komen gegevens binnen en wij zetten die gegevens in het juiste formaat door. Voor audit-redenen slaan we het bestelnummer van een bestelling en de datum van de bestelling op. De inhoud van de bestelling slaan we niet op. Het versturen en ontvangen van gegevens loopt via een beveiligde verbinding. Daarnaast slaan we de Licentiecode van het Yuki account op. Waarom krijgen de facturen status Concept in Yuki Een factuur met status Concept kunt u aanpassen en/of verwijderen in Yuki. Bij een factuur met status Definitief kan dat niet. Om die reden geeft de koppeling de status Concept mee. Wat als er iets mis gaat? Mocht u een probleem tegenkomen of een vraag hebben dan kunt u die stellen via onze support-desk. Bij de support-desk zijn ook ideeën voor nieuwe requirements welkom. Versie 1.1 29 maart 2015 6