Roo, Marijke de Van: Provincie Fryslân <beheer@fryslan.nl> Verzonden: vrijdag 27 september 2013 10:47 Aan: Statengriffie provinsje Fryslân Onderwerp: Infumomail 27 september 2013 Kunt u deze mail niet lezen? Bekijk dan de webversie. Infumomail 27 september 2013 Hierbij ontvangt u de nieuwsbrief van de FUMO van 27 september 2013. MT FUMO van start Op maandag 2 september zijn de MT-leden van de FUMO van start gegaan. Freek Buijtelaar (hoofd van de afdeling Toezicht en Handhaving) en Ton van Bergen (hoofd van de afdeling Specialistisch Advies) zijn met ingang van deze datum in dienst van de FUMO. Nico Kistemaker (hoofd van de afdeling Toetsing en Vergunningverlening) combineert tot 1 januari 2014 zijn huidige functie bij de provincie met zijn FUMO-job. In de volgende Infumomail stellen wij alle MT-leden uitgebreid aan u voor. Deze drie afdelingshoofden vormen samen met Marinus van der Wal het managementteam van de FUMO. Het FUMO-MT vergadert elke maandagmiddag van 14.00-16.00 uur in Grou. Marinus van der Wal, de drie afdelingshoofden en José Schaafsma werken vanuit het gemeentehuis van Boarnsterhim. Vanaf 1 januari is dit het FUMO-kantoor. Heidag Managementteam Woensdagochtend 18 september verzamelden de MT leden zich in restaurant de Vrijheid in Grou voor een heidag aan het water. Een groot aantal onderwerpen kwamen aan bod. Directeur Marinus van der Wal plukte zijn MT-leden en medewerkers uit de drukte van de dag om met elkaar de juiste koers voor de FUMO te bepalen. Iedereen werkt ontzettend hard om een mooi fundament voor de FUMO neer te zetten. Het is dan ook goed om af en toe de rust te nemen om te werken aan een gezamenlijke visie. 1
Het MT en andere betrokkenen hebben al veel werk verricht. Toch moet er nog veel gebeuren voor 1 januari 2014. Waar hebben we het dan over? Hoe gaan we dat doen? Waar gaan we met de FUMO naar toe? Het MT ging op zoek naar antwoorden op deze vragen. Persoonlijke waarden en drijfveren Welke persoonlijke waarden en drijfveren zitten er in het MT? Iedereen heeft zijn verhaal verteld aan de hand van het beantwoorden van vijf vragen. Daar is uit gekomen dat iedereen hard wil werken aan het bouwen van een mooie organisatie. Waarbij de gezamenlijke waarden afspraak is afspraak, betrouwbaarheid, eerlijk en samen bij iedereen boven kwam drijven. We gaan samen deze klus klaren maar wel met een dosis humor en plezier aldus Marinus van der Wal. Uitdagingen Het is nog een hele uitdaging om alles voor elkaar te krijgen zodat de FUMO op 1 januari 2014 staat als een huis. De MT-leden hebben er allen vertrouwen in dat het helemaal goed gaat komen. Samenwerking binnen het team Tijdens de heidag is besproken wat men nodig heeft om van elkaars krachten gebruik te maken. Hoe kunnen de medewerkers het team versterken? Het is belangrijk om de sterke en zwakke kanten van elkaar te ontdekken, om vervolgens met elkaar sterken te worden. De MT-leden gaan begin november meer de diepte in met elkaar. Alles begint bij een goede basis Hoe gaat het MT ervoor zorgen dat de basis staat als een huis? Wat moet er dan nog gebeuren op het gebied van bedrijfsvoering? Wat hebben we nodig om op 1 januari 2014 van start te gaan met de FUMO? Een goede structuur is erg belangrijk. Er wordt duidelijk in kaart gebracht waar aan gewerkt moeten worden. Kortom de bouwstenen worden één voor één gelegd om vervolgens een mooie organisatie te bouwen. De organisatie krijgt dan ook al steeds meer vorm. Op de verschillende bouwstenen zijn diverse werkgroepen al zeer actief. Regie en Marketing Doel van de FUMO is het realiseren van een goede leefomgeving en natuurlijk het leveren van 2
goede producten. Een deel van de heidag stond in het teken van de missie, visie, de plaats en de relatie met de opdrachtgevers en andere partijen in de samenwerking. De FUMO wil een kennisintensieve dienstverlener zijn die haar klanten ontzorgt bij de uitvoering van taken op gebied van milieu en omgeving. Er zijn procesafspraken gemaakt om dat uitgangspunt in het handelen en organisatie te verankeren. De komende periode gaat het MT dit verder uitwerken. De FUMO levert ca. 100 producten en diensten. Afspraken over de uitvoering worden in de Dienstverleningsovereenkomsten vastgelegd, waarbij de wet- en regelgeving leidend zijn. Waar dat nodig is wordt tijd- en plaats onafhankelijk gewerkt. Richtlijnen voor o.a. 'het nieuwe werken' zijn in de maak. De FUMO gaat digitaal en zaakgericht werken met de applicatie Powerforms. Er is voor gekozen om de (aan)vragen centraal in de FUMO te registreren en te koppelen aan het juiste zaaktype en de pro-cedure. De medewerkers weten zo, met behulp van beschreven werkinstructies en sjablonen, welke stappen met welke termijnen moeten worden uitgevoerd. De bevoegde gezagen kunnen met behulp van Powerbrowser de voortgang bekijken. We beginnen gelukkig niet op nul. Bestaande procedures en sjablonen worden nu aangepast aan de situatie in de FUMO en getest, zodat deze in januari gebruikt kunnen worden. Rapportages uit Powerforms, met nog vast te stellen prestatie-indicatoren, helpen te sturen op de gewenste (klant)tevredenheid. De FUMO ziet mogelijkheden om te groeien in de toekomst, maar richt zich eerst op de bouw van de eigen organisatie en start in januari eerst met de basistaken die ze heeft gekregen. Vanuit daar wordt verder gebouwd. Eerst het huidige werk goed voor elkaar, daarna kan gekeken worden naar groei. Jouw klant is mijn klant Wie zijn nu eigenlijk onze klanten? Bevoegde gezagen maar ook indirect de burgers en bedrijven die we bedienen? Hoe gaan we de klant zo goed mogelijk bedienen? Wat is onze toegevoegde waarde naar de klant toe? Hoe gaan we invulling geven aan accountmanagement? Gaandeweg de discussie ontstond een steeds scherper beeld van de rol die iedere medewerker hierin kan vervullen. Dit wil niet zeggen dat iedereen accountmanager moet worden. Maar iedere medewerker kan wel in het gesprek met de klant goed luisteren naar wat de klant wil. Wat is de vraag achter de vraag? Door deze kennis met elkaar te delen kunnen we wellicht meer producten aanbieden of de dienstverlening verbeteren. Op korte termijn neemt de FUMO het initiatief om te komen tot een ambtelijk deelnemersnetwerk of gebruikersoverleg als hulpstructuur om er voor te zorgen dat de informatie-uitwisseling tussen de deelnemende organisatie tijdig en goed verloopt. Evaluatie Het was noodzakelijk om het met elkaar over al deze onderwerpen te hebben. Ook is nogmaals duidelijk geworden dat er nog veel werk ligt. Bij het bespreken van de vele onderwerpen zijn actiepunten benoemd en toegewezen aan een verantwoordelijke die het verder uit gaat werken. Tijdens de komende MT vergaderingen zal aandacht besteed worden aan deze actiepunten. Van de Plaatsingscommissie Aan de medewerkers, Op 26 september 2013 is de Plaatsingscommissie (PC) weer bijeen geweest. De volgende zaken zijn voor u rechtstreeks van belang: 1. De PC verwacht dat de voorlopige plaatsingsbesluiten op maandag 7 oktober aan de medewerkers verzonden kunnen worden. Eerder is gecommuniceerd dat het streven was om dat 3
op 1 oktober (dus aanstaande dinsdag) te doen. Vanuit zorgvuldigheidsoverwegingen heeft de PC besloten om ook de komende week te gebruiken om deze voorlopige besluiten voor te bereiden. 2. In het voorlopige plaatsingsbesluit zal staan wat uw huidige functie is en in welke functie u wordt voorgesteld. Voorts zal er een indicatieve functieschaal van de FUMO-functie worden vermeld. 3. Nadat u het voorlopige plaatsingsbesluit heeft ontvangen heeft u, conform het Sociaal Statuut, 14 dagen de tijd om eventueel een bedenking tegen uw voorlopige plaatsbesluit bij de PC in te dienen. 4. De termijn om het belangstellingsformulier in te leveren is gesloten. Aan diegenen die dat nog niet hebben gedaan is per mail een laatste kans geboden om dat alsnog te doen. Voorts ontvangen alle medewerkers binnenkort een lijst met functies die niet door inpassingskandidaten worden ingenomen. U bent in de gelegenheid om na kennisneming van deze lijst eventueel uw eerder opgegeven belangstelling bij te stellen. U heeft hiervoor de gelegenheid tot dinsdag 1 oktober 16:00 uur. 5. De Voorbereidingscommissie en de PC hebben de afgelopen dagen vele gesprekken gevoerd met medewerkers en met informanten. Die gesprekken waren plezierig en vooral verhelderend. 6. Gisteren heeft er een informele ontmoeting plaatsgevonden tussen de vakorganisaties en de PC. Het was een nuttig gesprek waarin over en weer beelden over het plaatsingsproces zijn uitgewisseld. Wijziging bestuursondersteuning José Schaafsma (bestuursondersteuning) heeft de taken van Henk Nentjes overgenomen. Hoe komt u in contact met de FUMO? Per telefoon Per e-mail Marinus van der Wal 06 51 42 75 06 m.vanderwal@fumo.nl Nico Kistemaker 06 29 07 81 63 n.kistemaker@fumo.nl Freek Buijtelaar 06 52 62 97 78 f.buijtelaar@fumo.nl Ton van Bergen 06 52 64 72 32 t.vanbergen@fumo.nl José Schaafsma (ma t/m do) 06 52 76 13 32 j.schaafsma@fumo.nl De BOR (Bijzondere Ondernemingsraad) is te bereiken via bor@fumo.nl. Internet Via www.fumo.nl is informatie beschikbaar over de FUMO. U kunt zich aanmelden voor de digitale nieuwsbrief InFUMOmail. Dit is een voorlopige voorziening. Er wordt gewerkt aan een eigen FUMO-website. Bezoekadres J.W. de Visserwei 10, 9001 ZE Grou. Postbus Er is een postbusnummer aangevraagd. Dit is nog niet beschikbaar. Profiel bewerken / Afmelden 2013 - Provincie Fryslân 4
5