Invoering van de werkkostenregeling Vanaf 1 januari 2014 is het regime van de werkkostenregeling verplicht van toepassing. Er kan dan dus niet meer voor geopteerd worden om de oude regels (van vóór 2011) toe te passen. Dit houdt in dat uiterlijk per 1 januari 2014 de fiscale regels voor vergoedingen en verstrekkingen voor alle werkgevers (dus ook voor uw onderneming) ingrijpend gaan wijzigen. Alle vergoedingen en verstrekkingen zijn loon! Het loonbegrip wijzigt onder de werkkostenregeling. Ook hetgeen vergoed of verstrekt wordt in het kader van de dienstbetrekking vormt in beginsel belast loon. Met andere woorden, ook die posten die in het geheel geen beloningselement in zich dragen of de werknemer geen voordeel brengen, behoren tot het loon. Nieuw is het begrip vrije ruimte. Dit is een percentage van de fiscale loonsom, dat aangewend mag worden voor belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen. De vergoedingen en verstrekkingen kunnen aan de vrije ruimte van 1,4% (van de fiscale loonsom) worden toegewezen. Daarbij zal voor een aantal zaken een afzonderlijke vrijstelling of lagere waardering gelden binnen de vrije ruimte. Hiervoor is dus wel noodzakelijk dat deze vergoedingen en verstrekkingen als zodanig ook worden aangewezen. De vrije ruimte bedraagt momenteel 1,4% maar zal per 2013 worden verhoogd naar 1,6%. 1 Wordt er meer vergoed dan de vrije ruimte, dan is over dit meerdere een werkgeversheffing verschuldigd, de zogenaamde eindheffing. Als uw onderneming geen actie onderneemt, en vergoedingen en verstrekkingen niet in de administratie als eindheffingsloon worden aangewezen, dan zijn vanaf 1 januari 2014 alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers in beginsel belast loon. Het is een misverstand om te veronderstellen dat in nieuwe cao s het allemaal goed geregeld zal zijn. Recent afgesloten cao s bevatten geen enkele verwijzing naar de werkkostenregeling en tegelijkertijd wel posten die ten laste komen van de vrije ruimte. Nu beginnen met voorbereiden op de werkkostenregeling De werkkostenregeling is eigenlijk niet ingewikkeld, maar de overgang naar de werkkostenregeling kan dat wel zijn. Allereerst moet nagegaan worden wat de regels van de werkkostenregeling betekenen voor uw onderneming. Daarna moet u keuzes maken ten aanzien van arbeidsvoorwaarden en -regelingen. En tot slot moet u de financiële administratie zodanig inrichten/aanpassen dat de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen te volgen zijn voor de toepassing van de werkkostenregeling. Met het oog op de te nemen stappen is het belangrijk dat u op korte termijn aan de slag gaat met het proces om tot invoering van de WKR te komen! 1 Als alle maatregelen van het Lenteakkoord zullen worden doorgevoerd, heeft dat eveneens grote gevolgen. De gerichte vrijstelling voor vergoeding van zakelijke reizen zal volgens deze voorstellen vervallen per 2014. Daartegenover is het plan om de vrije ruimte te verhogen naar 2,1%. Blad 1 van 5
Invoering van de werkkostenregeling In het traject naar de invoering per 2014 onderscheiden wij de volgende fasen: - inventariseren vergoedingen/verstrekkingen - analyse vergoedingen/verstrekkingen - bepalen aanpassingen vergoedingen/verstrekkingen en arbeidsvoorwaarden - implementatie (overleg werknemers, aanpassen arbeidsvoorwaarden, inrichten financiële administratie, onderbouwing vaste kostenvergoedingen) Bij elk van voormelde fasen kunnen wij u assisteren. Na afloop van dit traject heeft u inzicht in de samenstelling van alle vergoedingen/verstrekkingen ten opzichte van de werkkostenregeling, zijn de arbeidsvoorwaarden beoordeeld en aangepast waar nodig en is de financiële administratie zodanig ingericht dat de werkkostenregeling volledig en juist kan worden toegepast. Inventarisatie en analyse: wat betekent de werkkostenregeling voor uw onderneming? Eerst vindt een inventarisatiegesprek plaats. In dit overleg bespreken wij met u het gehele traject tot en met de invoering van de werkkostenregeling, en bepalen wij met u alle stappen die genomen moeten worden. Daarbij maken wij werkafspraken met u over wie wat doet en in welke fase. Onder meer zullen wij ons Rekenmodel WKR met u bespreken en welke informatie nodig is als input voor het rekenmodel. Op grond van de verkregen informatie kunnen wij een indicatie geven van uw financieel belang bij optimale toepassing van de mogelijkheden en van de geschatte tijdsinvestering (en kosten) van het gehele traject. Bepalen aanpassing vergoedingen/verstrekkingen en arbeidsvoorwaarden De uitkomst van de inventarisatie zal in de meeste gevallen zijn dat de bestaande vergoedingen en verstrekkingen tot een lastenverzwaring leiden als gevolg van de eindheffing. Wij kunnen u adviseren welke aanpassingen in de arbeidsvoorwaarden gedaan zouden kunnen worden om deze lastenverzwaring te voorkomen of zoveel mogelijk te beperken. In veel gevallen kan het beslag op de vrije ruimte verminderd worden door arbeidsvoorwaarden aan te passen. Daarnaast kan mogelijk gekozen worden om bepaalde arbeidsvoorwaarden juist niet toe te wijzen aan de vrije ruimte. Kortom, door de wettelijke mogelijkheden slim toe te passen, zijn aanzienlijke besparingen te bereiken. Deze fase bestaat dus uit het beoordelen en aanpassen van de arbeidsvoorwaarden van uw onderneming. Aanpassen financiële administratie Onder het regime van de WKR is het belangrijk dat de aan de vrije ruimte toegewezen vergoedingen en verstrekkingen op duidelijke wijze in de financiële administratie verwerkt worden en als zodanig ook per periode te herleiden zijn zodat deze getoetst kunnen worden aan de beschikbare vrije ruimte. In deze fase kunnen wij u adviseren over het inrichten en aanpassen van de financiële administratie van uw onderneming in verband met de WKR. Kennis over de werkkostenregeling Voor het invoeren van de werkkostenregeling is het essentieel dat binnen uw onderneming voldoende kennis is over de WKR. Uiteraard kunnen wij u alle informatie Blad 2 van 5
Invoering van de werkkostenregeling verschaffen over de werkkostenregeling en is ter ondersteuning onze WKR-brochure beschikbaar, die u kunt downloaden via onze website www.joanknecht.nl. Tot slot Omdat de overstap naar de WKR voor uw onderneming enige tijd in beslag neemt, adviseren wij u snel aan de slag te gaan. Met het hiervoor beschreven traject kunt u alle fasen van het WKR-traject doorlopen en bent u tijdig klaar voor de verplichte toepassing in 2014. Hieronder treft u een voorbeeld aan van de uitwerking van de WKR en de maatregelen die genomen kunnen worden om de eindheffing te voorkomen of te beperken. U ziet hierin ook welke besparing mogelijk is. Wilt u meer weten wat wij voor u kunnen betekenen, dan kunt u contact opnemen met Nicole Passon, Bart Agerbeek, Luc van Well of met uw contactpersoon bij Joanknecht & Van Zelst. Joanknecht & Van Zelst Juni 2012 De in dit memorandum opgenomen informatie is van algemene aard en heeft geen betrekking op de specifieke omstandigheden van een bepaald geval. Hoewel bij de totstandkoming van dit memorandum de grootst mogelijke zorgvuldigheid is betracht, kunnen wij niet garanderen dat de daarin opgenomen informatie op de datum van ontvangst juist en volledig is en of dat in de toekomst zo zal blijven. Op grond van deze informatie dient geen actie te worden ondernomen zonder adequate professionele advisering na een grondig onderzoek van de feitelijke situatie. Blad 3 van 5
Voorbeeld van de werkkostenregeling In bijgevoegde spreadsheet ziet u het resultaat van een inventarisatie bij een bedrijf met 60 medewerkers. De totale (fiscale) loonsom bedraagt op jaarbasis 3.220.500. De vrije ruimte van 1,4% bedraagt dus 45.087. Inventarisatie Uit deze inventarisatie volgt dat de vergoedingen en verstrekkingen die ten laste van de vrije ruimte zouden komen ( 71.380), aanzienlijk hoger zijn dan de beschikbare vrije ruimte ( 45.087). De betreffende posten leiden gezamenlijk tot een overschrijding (ter grootte van ( 23.293) van de vrije ruimte. De hierover verschuldigde eindheffing (van 80%) bedraagt 18.634. Een bedrag dat jaarlijks terugkeert. Analyse en aanpassingen Uit een nauwkeurige analyse van de betreffende posten valt onder meer het volgende af te leiden. Telefoonkosten Er wordt ruim 14.000 betaald aan vergoedingen voor eigen telefoonkosten. Overwogen kan worden om deze arbeidsvoorwaarde te wijzigen en de werknemers geen telefoonkosten meer te vergoeden. Daartegenover kan aan de werknemers die hiervoor in aanmerking komen een telefoon van de zaak worden verstrekt. Deze post wordt hiermee aangepast naar een nihilwaardering binnen de vrije ruimte. Vergeleken met de huidige overschrijding van de vrije ruimte, kan met deze aanpassing een jaarlijkse eindheffing van 11.200 worden voorkomen. Portable computers De werkgever verstrekt aan een aantal werknemers een laptop, in het betreffende jaar voor 6.000. Hierbij zijn geen nadere afspraken gemaakt en de werknemer kan de computer behouden. Om te bewerkstelligen dat deze post als nihilwaardering wordt aangemerkt, moet in de arbeidsvoorwaarden worden vastgelegd dat de computer in bruikleen aan de werknemer ter beschikking wordt gesteld en dus eigendom van de werkgever blijft. Met deze aanpassing kan een eindheffing van jaarlijks 4.800 worden voorkomen. Vaste vergoedingen Deze post blijkt te bestaan uit een vaste maandelijkse kostenvergoeding van 35 voor een bepaalde groep werknemers. In de administratie is een specificatie aanwezig, waarbij 10 betrekking heeft op de waskosten voor de auto van de zaak en 25 op representatiekosten (waarvan 15 voor externe representatie en 10 voor interne representatie). Omdat er geen kostenonderzoek aan ten grondslag ligt (maar wel is de regeling destijds bij een looncontrole in goed overleg met de belastingdienst vastgesteld), moet de kostenvergoeding volledig ten laste komen van de vrije ruimte. Bovendien kunnen alleen externe representatiekosten onderdeel zijn van onbelaste vaste kostenvergoedingen. Het uitvoeren van een representatief kostenonderzoek is Blad 4 van 5
Voorbeeld van de werkkostenregeling essentieel. De vaste kostenvergoeding mag alleen bestaan uit intermediaire kosten 2 en gerichte vrijstellingen. Als de bedragen worden bevestigd door het kostenonderzoek, dan kan een vaste kostenvergoeding in aanmerking worden genomen van in totaal 25. Een vergoeding voor de interne representatiekosten is belast en zal, mits aangewezen als eindheffingsloon, ten laste komen van de vrije ruimte. Hiermee kan een eindheffing worden voorkomen van 9.051 (25/35 x 15.840 x 80%). Als alle genoemde maatregelen worden genomen, kan de gehele eindheffing ad. 18.634 worden voorkomen. Er resteert dan zelfs een stuk vrije ruimte dat nog kan worden benut. 2 Intermediaire kosten zijn kosten die namens en voor de werkgever gemaakt worden (zoals waskosten voor de auto van de zaak) Blad 5 van 5
Voorbeeld Rekenmodel vergoedingen en verstrekkingen WKR Gevolgen werkkostenregeling na aanpassingen Eind- Huidige vergoedingen/ Gevolgen Aanpassen Gericht Nihilwaardering Intermediaire heffingsverstrekkingen werkkostenregeling arbeidsvoorwaarden vrijgesteld kosten loon 1. Kantoor/ICT/kleding vergoeding (mobiele) telefoon(kosten) 14.240 14.240 ter beschikking stellen ipv vergoeding 14.240 vergoeding (portable) computers 6.000 6.000 ter beschikking stellen ipv vergoeding 6.000 verstrekte kleding (ook geschikt om thuis te dragen) 2.500 2.500 2.500 2. Eten en drinken consumpties tijdens en na werktijd op de werkplek 8.000 nihilwaardering 8.000 aantal maaltijden x 2,95 minus bijdrage werknemers 12.000 12.000 12.000 3. Interne representatie kerstpakketten en andere kleine geschenken: 5.800 5.800 5.800 personeelsfeesten, personeelsreizen e.d. 15.000 15.000 15.000 5. Vervoer en verhuizing/huisvesting eigen vervoer (ook fiets): - max 0,19 per km 14.000 gericht vrijgesteld 14.000 6. Lidmaatschap, literatuur en abonnementen beroepsvereniging/inschrijving beroepsregister 18.000 gericht vrijgesteld 18.000 7. Cursussen cursussen, studiereizen, congressen en seminars 25.400 gericht vrijgesteld 25.400 studiekosten van medewerkers 12.500 gericht vrijgesteld 12.500 8. Overig vaste kostenvergoedingen 15.840 15.840 splitsing na kostenonderzoek: kosten auto vd zaak 4.526 externe representatie 6.789 interne representatie 4.526 Totaal 149.280 71.380 39.826 Vrije ruimte (3.220.500 x 1,4%) 48087 48087 Overschrijding vrije ruimte 23.293 0 Eindheffing (80%) 18.634 0