Automatisering parochies

Transcriptie

1 Programma Automatisering parochies informatie kerkledenadministrateurs december Welkom en inleiding 2. Presentatie ICT-strategie 3. Demonstratie 4. Vragen 5. Pauze 6. Presentatie Tijdelijke Mutatievoorziening 7. Demonstratie 8. Vragen Inleiding Wat voorafging Mt.. 28: Kerkledenadministratie m.b.v. SILA Integrale invoering (allemaal of niet) Financiering cf. bisdomafdracht (1%) Commitment t/m 2007 Praktijk Plan Grote inzet en deelname parochies Techniek voldoet niet (automatisering) Veranderingen bij partner PKN Deel parochies moet 1% nog gaan betalen Van kerkledenadministratie naar parochieautomatisering Landelijk RK automatiseringsbureau Navision platform (Microsoft Financials) Resultante: SILA beperkt zich tot kerntaken Afgelopen maanden De toekomst (- 2010) Nader onderzoek interkerkelijke mogelijkheden Navision vs. Oracle Opzet investeringsplan en structuur Besluitvorming BK/EcV Voorbereiding implementatie (contracten; samenstelling bureau) Tijdelijke voorziening Portal met geïntegreerde parochieadministratie (incl. kerkleden via SILA) Communicatieplatform Interdiocesaan bureau met eigen helpdesk Financiering investering bisdom (uit bestemmingsfonds) parochies: 1% bisdomafdracht echter: minder pakketkosten voor parochies Dus. Een nieuwe fase in parochieautomatisering Kerkledenadministratie gebruiksvriendelijker Commitment t/m 2010 Méér éér r voor hetzelfde geld Presentaties ledenadministratie dec 2005.doc Pag. 1 van 10

2 Dames en heren, graag wil ik u iets vertellen over de achtergronden en beoogde doelstellingen van het project Navision: een ICT-project wat ons allen: bisdom en parochies kan helpen om beter voorbereid en toegerust te zijn, in technische zin, op de veranderingen die ons te wachten staan. ICT strategie Bisdommen Bisdommen Huidige situatie Ieder Bisdom eigen ICT-infrastructuur Communicatie Bisdommen en Parochies veelal via post/papier Beheer ICT complex De huidige situatie bij de bisdommen: Momenteel hebben de bisdommen ieder een eigen ICTinfrastructuur. Daarnaast vindt de communicatie tussen de bisdommen en parochies bijna uitsluitend per post/papier plaats. Daarbij maken we veel kosten aan papier en porti. Aan de aanmeldingsperikelen van deze bijeenkomsten heeft u wellicht gemerkt hoe omslachtig het gaat als wij niet over de juiste gegevens beschikken, terwijl we juist u als ledenadministrateurs graag direct en persoonlijk willen benaderen. (Maar als parochies melden: we komen met 3 personen, lukt ook dat niet). De uitnodigingen zijn dus vooral aan de kerkbesturen verstuurd met het verzoek om deze aan u door te geven. Dat kost vaak veel tijd of gebeurt soms helemaal niet met o.a. als gevolg dat mensen die zich alsnog aanmelden toch achter het net vissen. Tijdig en goed aanmelden is dus belangrijk. Het ICT-beheer is complex en vereist specifieke deskundigheid. Parochies Huidige situatie Parochies eigen opzet ICT, verouderde diverse software Ledenadministratie handmatig verwerken adresmutaties Eilandautomatisering / geen communicatie parochieonderdelen, pastoraal, financieel, leden, documenten Herstructurering, samenwerking vraagt professionele organisatie Bij parochies zie je hetzelfde beeld. Vaak zijn er verouderde, los van elkaar functionerende, programma s in gebruik, waarbij veel handwerk komt kijken. Sommige van deze pakketten zijn aan het einde van hun levenscyclus gekomen of draaien niet goed onder Windows. Zaken worden soms dubbel vastgelegd en via allerlei memo s, diskettes e.d. onderling gecommuniceerd. Er is sprake van eilandautomatisering er is geen of nauwelijks communicatie tussen parochieonderdelen zoals pastoraat, financiële administratie, ledenadministratie en documentenbeheer. De toegang tot en het gebruik van de programma s is vaak een bottleneck voor de eindgebruiker. De ontwikkeling naar regioverbanden en samenwerking tussen parochies vraagt ook om een andere, meer professionele opzet. Presentaties ledenadministratie dec 2005.doc Pag. 2 van 10

3 Daarnaast Huidige situatie Sila draagt bezorging adresmutaties aan parochies over aan kerkgenootschap per 1 januari 2006 Kerkgenootschap dient eigen dienstenorganisatie hiervoor in te richten Bovendien: Per 1 januari 2006 beperkt de SILA zich tot kale koppelfunctie: het verstrekken van burgerlijke gegevens van individuele geregistreerden. De SILA communiceert dan niet meer rechtstreeks met de parochies maar beperkt zich tot digitale communicatie met de landelijke kerkgenootschappen. Begin volgend jaar draagt de SILA dus haar taak voor de parochies over aan een eigen landelijk r.k. bureau. Omdat hiervoor het nodige moest worden ontwikkeld, was dit hét moment om ons te bezinnen op een nieuwe aanpak. Waarom Navision Overwegingen Aansluiten bij Bisdom automatisering en dus geen ander platform (PKN) Inspelen op ontwikkeling van schaalvergroting (parochieverbanden) Tegemoet komen aan wensen parochies mbt digitalisering en integratie Efficiency- en effectiviteitsslag Onderzoek geldwerving faciliteren Betere uitwisseling en communicatie tussen parochies en bisdom Er is uitgebreid onderzoek geweest naar de mogelijke oplossingen. Uiteindelijk, en dit heeft meer tijd gekost dan verwacht, is gekozen voor Navision en niet voor bv. het Oracle-systeem van de PKN. Waarom? Een eerste reden is dat de bisdommen willen aansluiten bij de huidige bisdom-automatisering die al met Navision is opgezet; een keuze voor het platform van de PKN, Oracle, levert dan allerlei complicaties op. Een tweede reden is dat samenwerkingstrajecten of fusieprocessen van parochies andere eisen stellen aan het datasysteem. Navision speelt beter op deze ontwikkelingen in. Bovendien ligt er de brede wens van parochies om te komen tot meer digitale uitwisseling van gegevens en integratie van verschillende functionaliteiten. Om redenen van prijs, functionaliteit, techniek en organisatie adviseerde de landelijke klankbordgroep van parochies dan ook om van Navision gebruik te maken. Uit een vooronderzoek naar het ideaalconcept is gebleken dat de functionaliteiten voor relatiebeheer en financieel beheer van Navision naar verwachting aantrekkelijke oplossingsmogelijkheden biedt voor de tekortkomingen van de huidige pakketten. Daar valt zeker een efficiency en effectiviteitsslag te halen. Daarnaast is het belangrijk om aan te sluiten bij het onderzoek geldwerving dat momenteel gaande is en bij de wens om beter te communiceren en uit te wisselen tussen bisdom en parochies en parochies onderling. In vier bisdommen is sinds 2000 deze ontwikkeling al met Navision in gang gezet en de nu gekozen parochieautomatisering sluit naadloos hierbij aan. Doelstelling projecten De realisatie van een snelle, toegankelijke en kostenefficiënte manier van informatieoverdracht en communicatie tussen bisdommen, parochies, SILA en KASKI; Een gestandaardiseerde automatisering van administratieve handelingen voor parochies; Een grotere aanwezigheid en meer nadrukkelijke en uniforme zichtbaarheid van parochies en bisdommen op internet. Voordat er begonnen werd met de bouw van een nieuw geïntegreerd systeem voor alle parochies in Nederland, hebben de bisdommen daarom een aantal doelstellingen geformuleerd: De realisatie van een gebruikersvriendelijk, eenvoudig datasysteem dat snel toegankelijk is en efficiënt in gebruik en dat op een kostenefficiënte manier informatieoverdracht en communicatie mogelijk maakt tussen bisdommen, parochies, SILA en KASKI; kort gezegd: minder papier, minder handwerk. Een gestandaardiseerde automatisering van administratieve handelingen voor parochies; Een grotere aanwezigheid en meer nadrukkelijke en uniforme zichtbaarheid van parochies en bisdommen op het internet. Presentaties ledenadministratie dec 2005.doc Pag. 3 van 10

4 Doelstelling projecten Dekking kerkledenadministratie Meer functionaliteit Stabielere omgeving Bieden tijdelijk vangnet SILA-functie Afscheid papieren tijdperk Automatisering administratieve handelingen Een belangrijke doelstelling is te komen tot een systeem waarin de volledigheid, juistheid en veiligheid van gegevens goed gewaarborgd zijn en dat aansluit bij de breed geuite wens om meer gegevens te kunnen uitwisselen: U kunt daarbij denken aan sacramentele gegevens, het feit of iemand vrijwilliger was, deelneemt aan de kerkbalans e.d. Het bieden van meer, geïntegreerde functionaliteit bij gelijkwaardige kosten. Een technisch gezien stabieler platform. Het bieden van een tijdelijke vangnet: de SILA-functie. Afscheid van het papieren tijdperk, althans wat het invoeren van gegevens en verwerken van mutaties betreft: een veelgehoorde wens van de parochies. Het automatiseren van administratieve handelingen en het voorkomen van doublures. Doelstelling projecten Integratie leden-, financiële en pastorale administratie, agenda, documentbeheer: werkomgeving Centrale infrastructuur (back-up, versiebeheer) Lage drempel Conversie zonder tijdsdruk Toekomstige situatie Creëren centrale infrastructuur voor bisdommen en parochies Een landelijke RK community Communicatie en informatie middels gezamenlijk platform Platform ontsloten via internet Parochies ondersteunen middels geautomatiseerde ledenadministratie Het nieuwe systeem is meer dan een loutere ledenadministratie; het systeem biedt een geïntegreerde werkomgeving met functionaliteit op tal van terreinen: leden-, financiële, kerkhof- en pastorale administratie; agendabeheer en documentbeheer. Door de gekozen methode behoort de zorg voor back-ups, de toegankelijkheid en versiebeheer van programma s, tot het verleden. Naar we aannemen biedt deze oplossing kerkbesturen een lage drempel om in te stappen Er is ook geen tijdsdruk door conversieperikelen. Met deze oplossing wordt voor bisdommen en parochies een centrale infrastructuur gecreëerd, waarbij gebruik gemaakt wordt van ervaringen in 4 bisdommen met Navision en met de portal techniek van Microsoft t.b.v. internet die hierbij gebruikt wordt Dat maakt het mogelijk en ook efficiënt om een gezamenlijk platform voor bisdommen en parochies in te richten (een landelijke RK community). Informatie en communicatie vinden plaats via dit gezamenlijk platform (cfr. de website van het landelijk bureau biedt hiertoe al mogelijkheden). Dit platform wordt ontsloten via het internet en biedt een parochie de mogelijkheid om niet alleen een modern systeem voor de parochieadministratie te gaan gebruiken, maar ook om de mogelijkheden te benutten die er ontstaan voor communicatie, agendabeheer, website-ontwikkeling, documentbeheer binnen een werkgroep, parochie of regioverband etc. De geautomatiseerde ledenadministratie vormt de kern van een bredere parochie-automatisering, wat voor parochies een welkome ondersteuning betekent. Presentaties ledenadministratie dec 2005.doc Pag. 4 van 10

5 Structuur Internet Extranet Intranet Bisdommen Hoe ziet het eruit qua structuur? In de kern ziet u de bisdommen die via intranet allerlei functies gebruiken op bureau-niveau. Daaromheen de tweede schil, waar de parochies in een extranet-omgeving met elkaar en met het eigen bisdom en het RK ledenbureau communiceren. Daarenboven de mogelijkheid om het wereld-wijde web op te gaan en bijvoorbeeld een parochiewebsite te maken. Parochies Landelijke infrastructuur Servers in het KPN Cybercenter Navision / Ledenadministratie Bisdom Documenten Internet Internet Office Parochie De gegevens, maar ook de programma s zijn ondergebracht in het streng beveiligde KPN cybercenter. Zij zijn volgens de hoogste veiligheidsnormen beveiligd en bereikbaar via snelle breedband-verbindingen. De toegang is geregeld via een zgn. key-access (vgl. het telebankieren). Dit biedt een parochie allerlei mogelijkheden: niet alleen de parochieadministratie is bereikbaar, maar ook documenten zijn beschikbaar en onderling uitwisselbaar; de parochie kan ook m.b.v. Outlook gebruik maken van Office en e- mail/agenda. Portaal: Informatie en Functie Toegang tot , ledenadministratie en boekhouding Toegang tot beheer eigen website Communicatieplatform tussen bisdom en haar parochies Registratie vragen en problemen Mailen met collega s en support Documenten voor training en instructies Informatie uit bisdom Wat kan men straks? Zoals gezegd: toegang tot de , Outlook voor agendabeheer, de ledenadministratie, boekhouding, U krijgt toegang tot een eigen website en u kunt deze ook zelf maken en beheren, U kunt communiceren met parochies en bisdom, en documenten delen met de leden van een werkgroep of regioverband, vragen en problemen registreren omtrent het gebruik, mailen met collega s of met het landelijk bureau (als u s avonds werkt en het landelijk bureau niet bereikbaar is kunt u toch uw hulpvraag stellen). U kunt documenten met instructies raadplegen en wellicht gebruik maken van e-learning, Informatie en circulaires van het bisdom zijn snel bereikbaar of snel te raadplegen. Kortom: we hebben het niet meer over sec een ledenadministratie: we hebben het over een nieuwe werkomgeving. Effecten Parochie professioneler toegerust voor taakstelling Efficiënter en effectiever communicatiebeleid op alle niveaus Parochie taakverlichting administratieve processen Professionalisering ICT-beheersorganisatie Efficiënt documentbeheer Wat zijn de beoogde effecten? De parochie is beter toegerust voor de taken waar zij voor staat en kan professioneler werken. Er kan efficiënter en effectiever worden gecommuniceerd op alle niveaus. De administratieve processen worden gestroomlijnd en vragen minder handwerk. (Adres)mutaties worden op den duur centraal aangebracht; de parochie hoeft dit niet meer te doen. Vergeleken met de huidige situatie betekent dit een belangrijke taakverlichting. Het ICT beheer wordt parochies voor een belangrijk deel uit handen genomen en is bedrijfszekerder. De archivering en uitwisseling van gegevens en documenten wordt sterk verbeterd. Presentaties ledenadministratie dec 2005.doc Pag. 5 van 10

6 Kosten en Baten KLA Baruch Kerkhulp Straks Op basis van het volledige gebruik van de huidige pakketten door meerdere gebruikers voor leden, kerkbijdrage en boekhouding, inclusief opleiding, conversie e.d. komen we tot de volgende vergelijking: Leden Financieel.. Kerkhof Pastoraal 195 p.p. 192 p.p. Rechthebbenden Extranet Berichten verkeer 1-zijdig 1-zijdig 2-zijdig /agenda Uitwisseling gegevens Wat is er nodig? Breedbandverbinding (ADSL, Kabel of ISDN) Internet explorer 5.5 of hoger Minimaal Windows 98 Wat is er nodig? Beschikken over: Breedband verbinding (ADSL of kabel) over computer met internet explorer 5,5 of hoger met minimaal Windows 98 schermresolutie 1024 x 768 geen extra eisen voor geheugen Advies: niet langer investeren in lokale software Demonstratie nieuw systeem Presentaties ledenadministratie dec 2005.doc Pag. 6 van 10

7 Vanaf 1 januari zal de SILA functie worden overgenomen door het R.K. Ledenbureau. Het huidige systeem, wat u gewend bent, noemen wij voortaan de zgn. tijdelijke voorziening. Tijdelijk, omdat we de komende jaren willen toewerken naar een volledig nieuw systeem voor de parochieadministratie. Tijdelijke voorziening (SILA-functie) Huidige situatie In de huidige situatie was de SILA voor u het aanspreekpunt. Zoals u ziet was dat een bijzondere situatie. Bij de andere deelnemende kerkgenootschappen was SILA al een doorgeefluik op landelijk kerkgenootschapniveau. Per 1 januari geldt dat dus ook voor de RK kerk. Tegelijkertijd wordt de SILA ontvlochten uit de huidige uitvoeringsorganisatie SMRA (het kerkelijk bureau van de PKN) en gaat zelfstandig de loketfunctie uitvoeren. Presentaties ledenadministratie dec 2005.doc Pag. 7 van 10

8 SILA en parochies Huidige situatie In de huidige situatie was u gewend twee-wekelijks uw mutatiepakket per post te ontvangen, uw aan- en afmeldingen en correcties per formulier in te sturen (dat hoop ik althans) en bij vragen soms de telefoon ter hand te nemen en Delft te bellen. Twee-wekelijkse papierstroom Aan- en afmelden via formulieren Correcties via formulieren Veel telefonische communicatie Doelstelling project Continuering SILA functie Digitalisering mutatiestromen Eerste stap op weg naar nieuwe infrastructuur In de nieuwe situatie na 1 januari 2006 zal het een en ander anders verlopen. Het proces an sich verandert niet, maar wel de weg waarlangs we met elkaar communiceren. Op weg naar de nieuwe infrastructuur biedt het nieuwe systeem u de mogelijkheid om digitaal met het bureau te communiceren. Zowel voor het ophalen van de mutaties (zgn. down-load) als voor het aan- en afmeldverkeer, de correcties en de meldingen bestemd voor SILA. In de demonstratie kom ik daar straks terug. Toekomstige situatie In de situatie per 1 januari a.s. verzorgt elk kerkgenootschap het mutatieverkeer van de eigen plaatselijke kerken. Het SILA blijft de schakel, het zgn. wettelijk loket, tussen de deelnemende kerkgenootschappen en de gemeenten. Toekomstige situatie 1 januari Tijdelijke voorziening operationeel 1e kwartaal: Pilotparochies in Navision 2e kwartaal: Aanmelden voor Navision : implementatie nieuw systeem voor de parochies Per 1 januari 2006 zal de RK database van SILA verplaatst zijn naar het eigen kerkgenootschap. U heeft dus vanaf dan te maken met het eigen RK bureau. U blijft uiteraard de mutaties ontvangen en meldt via dit loket de aan- en afmeldingen aan en geeft correcties door. In de demonstratie straks zullen we dat proces doorlopen. Vanaf 2006 zal ook het nieuwe systeem operationeel gemaakt worden. Vanwege de omvang van dit project, zal de implementatie meerdere jaren in beslag nemen. Te beginnen met een groep pilotparochies. Presentaties ledenadministratie dec 2005.doc Pag. 8 van 10

9 Toekomstige situatie Meer concreet: 15 december laatste mogelijkheid aan-en afmelden 31 december stopt huidige SILA begin januari verplaatsing database 15 januari nieuwe SILA operationeel Meer concreet: 15 december laatste mogelijkheid voor het aan-en afmelden 31 december stopt huidige SILA begin januari vindt de verplaatsing van de database naar het R.K.kerkgenootschap plaats 15 januari is de nieuwe SILA operationeel Structuur vanaf Hoe ziet de structuur er uit vanaf 1 januari a.s.? GBA R.K. Bureau voor Ledenadministratie Tijdelijke mutatievoorziening Parochies Kerkhulp KLA Baruch pakket Situatie per pakket Kerkhulp: versie 1.8c eindversie. Ondersteuning en helpdesk blijft tot nader order. Papieren verwerking blijft. Baruch: Ondersteuning en helpdesk blijft tot eind zijdig verkeer mogelijk KLA: Ondersteuning en helpdesk blijft. 1-zijdig verkeer mogelijk. Membersdesk wil Kerkhulp afstoten. Een overnamepartner wordt gezocht. Baruch blijft operationeel tot eind KLA blijft gewoon operationeel. Deelname Varianten Variant 1: papier, meldingen portal Variant 2: download printbaar bestand, meldingen portal Variant 3: download inleesbestand, meldingen portal (kla en baruch) Variant 4: Navision In principe wordt elke parochie geplaatst in variant twee; parochies die met Baruch of KLA werken kunnen als variant 3 op de portal inloggen. Parochies die nog geen website-verbinding hebben kunnen als variant 1 middels schriftelijke meldingen blijven werken. Variant 4 is de uiteindelijke gewenste situatie in Presentaties ledenadministratie dec 2005.doc Pag. 9 van 10

10 Structuur vanaf En zo ziet het eruit in de eindsituatie, te bereiken na GBA R.K. Bureau voor Ledenadministratie Parochies Gevolgen Toegang RK-portal voor de ledenadministrateur Ophalen mutaties op gewenst tijdstip Aan- en afmelden, correcties en meldingen via portal direct doorgeven Inzagemogelijkheid Geen groene strookjes meer Correctie voorkeursleden Gevolgen RK bureau is aanspreekpunt Vragen zoveel mogelijk via portal De nieuwe technologie maakt het mogelijkheid om op elk gewenst moment en vanaf elke gewenste plek te communiceren met het RK bureau. Via een beveiligde toegang krijgt u toegang tot uw gegevens. U kunt vanaf de portal uw mutaties ophalen, zgn. down-loaden, via een invulscherm aan- en afmeldingen en correcties doorgeven en vermeende fouten melden, zodat SILA die kan uitzoeken. De directe toegang tot de GBA blijft voorbehouden aan SILA. Nieuw is de mogelijkheid dat u gegevens van personen kunt inzien en kunt corrigeren. Tevens is een lang gekoesterde wens vervuld dat u ten onterechte ontstane voorkeursleden kunt afmelden als geografische parochie. Strookjes: De SILA zal de aanmeldingen die hebben geleid tot een foutmelding oplossen. Foutmeldingen omtrent burgerlijke staat worden binnen het systeem afgehandeld, door de status ontbonden te introduceren bij ontbreken van gegevens van een partner. Vanaf 1 januari is het RK bureau dus aanspreekpunt voor u. Vragen kunt u stellen via de portal. Het voordeel is dat u zelf de actuele situatie kunt bekijken in het landelijke bestand, voor wat betref uw parochianen. Daarnaast biedt de voorziening u mogelijkheden om correcties aan te brengen en meldingen elektronisch door te geven, ook bij vermeende onjuistheden. Presentaties ledenadministratie dec 2005.doc Pag. 10 van 10