OMGEVINGSDIENST BRABANT NOORD BEDRIJFSPLAN

Transcriptie

1 OMGEVINGSDIENST BRABANT NOORD BEDRIJFSPLAN Auteur Projectgroep en werkgroepen RUD-vorming Brabant Noord Datum 14 december 2012 Versie 1.8 Status definitief

2 VOORWOORD Voor u ligt het bedrijfsplan voor de Omgevingsdienst Brabant Noord. Een omgevingsdienst als openbaar lichaam op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Aanleiding voor het opstellen van een bedrijfsplan is het landelijk politieke besluit om te komen tot Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD's) die invulling geven aan een kwalitatieve en uniforme aanpak van onder meer de toezicht en handhavingstaak op het gebied van milieu. De Omgevingsdienst Brabant Noord is één van de 28 RUD's die landelijk worden opgericht. De omgevingsdienst wordt gevormd door de twintig gemeenten In Noordoost Brabant en de Provincie Noord-Brabant. De weg hier naar toe is geen geplaveid pad geweest maar een zoektocht naar de juist passende vorm en maat. Dit heeft voor de nodige vertraging gezorgd waardoor pas medio oktober 2012 aan dit bedrijfsplan vorm kon worden gegeven. Toen moest ook geconstateerd worden dat de oorspronkelijk beoogde realisatiedatum van 1 januari 2013 niet meer haalbaar was. Het vizier is nu gericht op 1 april Het voorliggend bedrijfsplan is gebaseerd op de landelijke checklist waaraan de op te richten uitvoeringsdiensten moeten voldoen. De werkzaamheden die de Omgevingsdienst Brabant Noord gaat uitvoeren voor de partners betreffen minimaal de taken uit het basistakenpakket. Verschillende deelnemers in de regeling hebben aangegeven meerdere werkzaamheden bovenop het takenpakket bij de omgevingsdienst neer te willen leggen. Het bedrijfsplan is tot stand gekomen met ongelofelijk veel energie en inzet van de deelnemers van de 5 werkgroepen die hiervoor zijn samengesteld. In drie fasen is de projectgroep van informatie voorzien om dit bedrijfsplan uiteindelijk vorm te geven. Die informatie moest bij 22 deelnemers, 20 gemeenten, provincie en het RMB, worden opgehaald. Deze informatie was niet altijd eenduidig en direct toepasbaar voor het bedrijfsplan en leidde tot veelvuldige discussies over onder andere het level-playing-field, de uurtarieven, het 'schoon door de poort principe enzovoort. In alle gevallen is dit niet ten koste gegaan van de samenwerking en is overeenstemming bereikt over de discussiepunten. Dit geeft vertrouwen in de samenwerking van 22 deelnemende partijen in de nieuwe organisatie Omgevingsdienst Brabant Noord. Het bedrijfsplan biedt voldoende basis en informatie om het uiteindelijke inrichtingsplan op te stellen. Het inrichtingsplan omvat de uitwerking en invulling van de gekozen organisatiestructuur, de huisvesting en het werkplan voor Deze onderdelen bepalen mede de uiteindelijke exploitatiebegroting die dan kan worden opgesteld. Op deze plaats willen wij de betrokken bestuurders, de leden van de werkgroepen en de projectgroep, de betrokken ambtenaren en medewerkers van het RMB bedanken voor hun inzet. Berry Berendsen Jan Cremers Wim Amesz kwartiermakers Omgevingsdienst Brabant Noord Versie december

3 INHOUD INLEIDING TOTSTANDKOMINGSPROCES LEESWIJZER PROFIEL VAN DE OMGEVINGSDIENST BRABANT NOORD MISSIE VISIE STRATEGIE KERNSCHETS WERKGEBIED PRODUCTAANBOD BESTURING ALGEMEEN BESTURINGSMODEL ALGEMEEN BESTUUR DAGELIJKS BESTUUR DIRECTEUR OMGEVINGSDIENST BRABANT NOORD Provinciebrede aanpak in Bestuurlijk Platform Omgevingsrecht ORGANISATIESTRUCTUUR LEIDINGGEVEN EN STURING PLANNING- EN CONTROL CYCLUS HUISVESTING TAKENPAKKET OMGEVINGSDIENST BRABANT NOORD INLEIDING BASISTAKEN AANTAL INRICHTINGEN EN TAKENPAKKET Taken gericht op aanpak ketens en criminaliteit VICK (Voorziening Innovatie, Coördinatie en Kwaliteit) Verzoektaken Taken buiten VTH van huidige RMB KWALITEIT UNIFORME KWALITEITSCRITERIA EN UITVOERINGSNIVEAU VOOR DE VTH TAKEN Uniforme bedrijfsindeling Level-playing-field In te brengen kwaliteit: schoon door de poort Expertise WERKPROCESSEN EN KWALITEITSSYSTEMEN Werkprocessen Kwaliteitsysteem INFORMATIE, ICT EN COMMUNICATIE INLEIDING UITGANGSPUNTEN ICT STARTSITUATIE Informatie-uitwisseling GEWENSTE SITUATIE HOE BEREIKEN WE DIT TOEKOMSTBEELD? Versie december

4 7 FINANCIËN ALGEMENE UITGANGSPUNTEN BUDGETTAIR NEUTRAAL BEGROTINGSSYSTEMATIEK RISICOVERHOUDING / AANDEELHOUDERSCHAP RESERVES FISCAAL FRICTIEKOSTEN FINANCIERINGSMODEL KOSTEN SOCIAAL PLAN BIJDRAGE PER INWONER BEGROTING KOSTEN PER FTE EN PER PRODUCTIEF UUR BEZUINIGINGEN REGULIERE BEZUINIGINGEN TERUGVERDIENEN AANLOOPKOSTEN INVERDIENEN BOVENLOKALE KOSTEN CONCLUSIE BEZUINIGINGEN PERSONEEL INLEIDING Medezeggenschapsstructuur Landelijk Sociaal Beleidskader RUD (SBK) Sociaal Plan P&O beleid omgevingsdienst Management Medewerkers Functie beschrijvings- en waarderingssysteem PLAATSINGSPROCEDURE FORMATIE NIEUWE ORGANISATIE COMMUNICATIE TE COMMUNICATIE INTERNE COMMUNICATIE INLEIDING BIJLAGE 1: OVERZICHT UITGANGSPUNTEN BASISTAKENPAKKET BIJLAGE 2: Vraag en antwoord over basistakenpakket...45 BIJLAGE 3: Samenvattend overzicht inventarisatie bedrijven en eerste inzicht in te...51 brengen verzoektaken...51 BIJLAGE 4: Kengetallen en basis level-playing-field voor gemeentelijke inrichtingen...52 MINIMAAL KWALITEITSNIVEAU VTH-TAKEN: VISIE OP TOEZICHT EN HANDHAVING MINIMAAL KWALITEITSNIVEAU VTH-TAKEN: VISIE OP VERGUNNINGVERLENING MINIMAAL KWALITEITSNIVEAU VTH-TAKEN: VISIE OP HET TOETSEN MELDINGEN ACTIVITEITENBESLUIT BIJLAGE 5: KENGETALLEN EN MINIMAAL UITVOERINGSNIVEAU VOOR PROVINCIALE BEDRIJVEN VERGUNNINGVERLENING TOEZICHT EN HANDHAVING Versie december

5 INLEIDING 1.1 Totstandkomingsproces Het bedrijfsplan is in opdracht van de bestuurlijke kopgroep RUD 1 opgesteld. De kwartiermakers hebben na overleg met de toekomstige deelnemers een verkenningsverslag opgesteld waarin de voorwaarden, uitgangspunten en aandachtspunten voor samenwerking staan beschreven. Het verkenningsverslag bevat de uitgangspunten voor dit bedrijfsplan. De bestaande projectstructuur in Noordoost is uitgebreid met deelnemers vanuit de Meierij waardoor de hele regio is vertegenwoordigd. De projectgroep en werkgroepen hebben de uitgangspunten vervolgens uitgewerkt. De adviezen van werkgroepen zijn door de projectgroep ook grotendeels verwerkt in dit bedrijfsplan. Het concept-bedrijfsplan is besproken in de projectgroep, in hoofdlijnen voorgelegd aan de (verzamelde) VTH-managers en aan de BOR. Waar nodig en doelmatig heeft afstemming plaatsgevonden met de andere omgevingsdiensten in Noord-Brabant. Strekking en status bedrijfsplan Dit bedrijfsplan beschrijft de inrichting van de Omgevingsdienst Brabant Noord. Meer specifiek wordt het volgende beschreven: Profiel van de Omgevingsdienst Brabant Noord Het takenpakket De bestuurlijk-juridische verankering De algemene besturing van de Omgevingsdienst Brabant Noord De operationele organisatie en formatie Informatie en ICT Kwaliteitsborging Personeel Financiën Het bedrijfsplan is de basis voor de te verrichten werkzaamheden en de organisatorische samenhang waarbinnen de taken moeten worden verricht. Vervolgens zorgt de bestuurlijke besluitvorming voor de feitelijke oprichting van de omgevingsdienst, het vastleggen van de uitgangspunten en de rechtsvorm (gemeenschappelijke regeling) en de toekomstige sturing van de omgevingsdienst. Op basis van dat besluit start de feitelijke inrichting van de omgevingsdienst. Dit betekent onder andere het opstellen van de benodigde inrichtingsdocumenten (mandaatbesluiten, plaatsingsbesluiten personeel, exploitatiebegroting, te volgen werkprocessen, dienstverleningsovereenkomsten etc.) en het treffen van de noodzakelijke voorzieningen (ICT, inrichting werkplekken etc.). 1.2 Leeswijzer Het bedrijfsplan is opgebouwd rondom de verschillende bouwstenen die nodig zijn om de organisatie vorm te geven. De vorige paragraaf benoemt deze bouwstenen. Bij dit bedrijfsplan zitten een aantal bijlagen met nadere onderbouwingen en uitwerkingen, een concept-gemeenschappelijke regeling en een model dienstverleningsovereenkomst. 1 De bestuurlijke kopgroep bestaat uit de wethouders van de gemeenten Boxtel, Cuijk, 's-hertogenbosch, Oss, de voorzitter van het RMB, de voorzitter van het SEPH en de gedeputeerde van de provincie Noord-Brabant Versie december

6 2 PROFIEL VAN DE OMGEVINGSDIENST BRABANT NOORD 2.1 Missie De Omgevingsdienst Brabant Noord wordt op het schaalniveau van de Veiligheidsregio Brabant Noord opgericht om de kwaliteit, veiligheid en gezondheid van de leefomgeving in de regio te verbeteren. We dragen zorg voor de uitvoering van het aan ons toevertrouwde takenpakket en daaraan gelieerde opdrachten. Deze taken voeren we kwalitatief goed uit op een doelmatige en doeltreffende wijze. We bundelen kennis en kunde uit de regio, maar houden oog voor maatwerk. De Omgevingdienst Brabant Noord brengt het evenwicht tussen people, planet en profit als duurzaamheidprincipe, meer in balans. Gemeenten en provincie hebben nu een kwalitatief hoogwaardige uitvoeringsorganisatie binnen handbereik die dit mede mogelijk maakt. "De Omgevingsdienst Brabant Noord draagt met kwalitatief hoogwaardige uitvoering van VTHtaken en het adviseren van het openbaar bestuur bij aan een veilige, gezonde en duurzame leefomgeving voor burgers en bedrijven in Brabant Noord." 2.2 Visie De professionele medewerkers van de Omgevingsdienst Brabant Noord dragen bij om de lokale, regionale en landelijke doelen te realiseren. Met bestuurlijke sensitiviteit weten zij burgers en bedrijven te bewegen deze doelen na te streven en waar nodig af te dwingen. Transparantie en integriteit zijn kernwaarden van de medewerkers die dit proces ondersteunen. Professionals die het beste uit zich zelf halen, vormen de kracht van de Omgevingsdienst Brabant Noord om aan de missie invulling te geven. We hanteren daarnaast de volgende uitgangspunten: Onze omgevingsdienst voldoet aan de kwaliteitscriteria die landelijk zijn gesteld. We spreken een gezamenlijk kwaliteitsniveau van de taakuitvoering af. Onze focus ligt op taken en zaken waar de meeste milieuwinst valt te halen. De deelnemers brengen minimaal het landelijke basistakenpakket in. Beter zicht en grip krijgen op risicovolle inrichtingen, activiteiten en milieucriminaliteit is een belangrijk speerpunt van de Omgevingsdienst Brabant Noord. De Omgevingsdienst Brabant Noord is de schakel tussen bestuurlijke en strafrechtelijke partners, zeker waar het gaat om de bovenregionale aanpak. De Omgevingsdienst Brabant Noord wil zich ontwikkelen als (landelijk) kenniscentrum voor de intensieve veehouderijbedrijven en specialistisch uitvoeringscentrum van de zogenoemde 'groene' wetten. Deze expertise zal actueel worden gehouden en als bron beschikbaar zijn voor alle deelnemers in de omgevingsdienst en externe overheidspartijen. We willen een dienstverlenende organisatie zijn die optimaal presteert en haar producten tegen een uitstekende prijs kwaliteitsverhouding aan haar opdrachtgevers aanbiedt. De prijs kwaliteitsverhouding zal scherp worden gehouden door innovaties in de te leveren producten en diensten door te voeren. Wij zijn in staat om op verzoek een omgevingsbrede taakuitvoering voor onze rekening te nemen. Dit betekent dat in de beleidscyclus van idee tot de beheersfase alle taken op het gebied van de fysieke leefomgeving kunnen worden uitgevoerd. Versie december

7 Wanneer nodig of gewenst bekijken we of de benodigde kennis bij een van onze deelnemers aanwezig is. De provincie en de gemeenten blijven als bevoegd gezag verantwoordelijk voor de frontoffice en het besluit om handhavend op te treden. Het staat gemeenten en provincie vrij om de Omgevingsdienst Brabant Noord een verdergaand beschikkingsmandaat te geven. Er is ruimte voor maatwerk. We investeren in samenwerking tussen de deelnemers, de Omgevingsdienst Brabant Noord en andere regionale uitvoeringsdiensten. Het netwerk en de professionele uitwisseling van kennis worden versterkt. De Omgevingsdienst Brabant Noord ondersteunt dat proces. De Omgevingsdienst Brabant Noord wordt maatschappelijk (bedrijven, burgers, belanghebbenden, etc.) gezien als een professioneel verlengstuk van het lokaal en provinciaal bestuur. De bestaande samenwerking en kwaliteit van organisaties is het vertrekpunt voor de inrichting van de Omgevingsdienst Brabant Noord. Er moeten geen onnodige kosten worden gemaakt en wat goed is, behouden we. De Omgevingsdienst Brabant Noord streeft naar het continu verbeteren van de kwaliteit van de uitvoering. We stellen ons tot doel dat de uitvoeringskosten voor overheden en samenleving niet toenemen en waar mogelijk dalen. De Omgevingsdienst Brabant Noord doet dit door een slimme bundeling van capaciteit en deskundigheid. We maken gebruik van moderne middelen op het vlak van informatievoorziening en communicatie. De Omgevingsdienst Brabant Noord is een aantrekkelijke werkgever voor medewerkers. De Omgevingsdienst Brabant Noord zorgt voor een programmering van haar activiteiten. Doelmatig en doeltreffend zijn de kernwoorden voor deze programmering. In deze programmering wordt rekening gehouden met ervaringsgegevens en inbreng vanuit justitie en politie. 2.3 Strategie In opdracht van het lokale en provinciale bestuur wordt invulling gegeven aan de uitvoering van meerjaren beleidsplannen die op de verschillende (deel-)terreinen zijn vastgesteld of worden ontwikkeld. De Omgevingsdienst Brabant Noord kan indien gewenst het bevoegd gezag daarin ondersteunen. De relatie met onze opdrachtgevers moet goed, open en betrouwbaar zijn. Dat betekent dat de medewerkers goed moeten luisteren naar onze opdrachtgevers wat zij willen en wat zij van ons verwachten. Open communicatie, doen wat je zegt en zeggen wat je doet zijn daarvoor belangrijke voorwaarden. Door de bedrijfsvoering zakelijk in te richten worden de beperkte overheidsmiddelen optimaal ingezet voor een doelmatig en doeltreffend resultaat. Een gecertificeerd kwaliteitszorgsysteem draagt bij aan een continue verbetering van processen en producten. Innovatieve ontwikkelingen worden ingezet voor aanpassing van producten en diensten aan de eisen van de tijd. De opdrachtgeverrelatie, de bedrijfsvoering en het kwaliteitszorgsysteem zijn vaste elementen die de strategie van de Omgevingsdienst Brabant Noord bepalen. In het jaarlijks vast te stellen jaarbedrijfsplan zijn dat dan ook terugkerende elementen. 2.4 Kernschets Alle 20 gemeenten in de regio Brabant Noord en de Provincie Noord-Brabant nemen deel aan de Omgevingsdienst Brabant Noord. De organisatie wordt gevormd door het samenvoegen van personeel van de deelnemers en het Regionaal Milieubedrijf in Cuijk. Versie december

8 Er ontstaat een robuuste organisatie met één directeur die verantwoordelijk is voor het hele takenpakket en het personeel. De Omgevingsdienst Brabant Noord gaat op 1 april 2013 van start en wordt jaarlijks beoordeeld op basis van het jaarverslag en jaarrekening. De drie kernwaarden die de omgevingsdienst mee krijgt zijn: Kwaliteit: De bundeling van kunde en expertise zorgt voor een kwalitatief hoogwaardig product dat aan deelnemers wordt geleverd. Kosten: Werkprocessen zijn zodanig ingericht dat de uitvoering van de werkzaamheden doeltreffend en doelmatig zijn. Medewerkers werken bedrijfsmatig en zijn zich ervan bewust dat het voor deelnemers van belang is dat opdrachten binnen de daarvoor gestelde budgetten worden uitgevoerd. Klantgericht: De omgevingsdienst wil een goede relatie met haar opdrachtgevers. De medewerkers moeten voldoen aan de verwachtingen van hun opdrachtgevers.. De omgevingsdienst ontwikkelt een klantmanagementvisie vanuit de ketensamenwerking. 2.5 Werkgebied De omgevingsdienst voert werkzaamheden uit voor de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende overheden. Daarnaast worden werkzaamheden uitgevoerd voor niet aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende overheden. Deze werkzaamheden worden door de omgevingsdienst uitgevoerd op basis van specifieke opdrachten. De omvang van dienstverlening aan niet aan de gemeenschappelijk regeling deelnemende overheden mag niet meer zijn dan 10% van de totale omzet. Versie december

9 2.6 Productaanbod De Omgevingsdienst Brabant Noord ondersteunt overheden op het gebied van de fysieke leefomgeving. De kerntaken zijn opgenomen in het basistakenpakket voor de RUD's, versie 2.3, zie hoofdstuk 7 Dit betreffen de zogenaamde verplichte taken voor de omgevingsdienst: Voorbereiding en ondersteuning bij repressieve handhaving; Vergunningverlening, uitvoering toezicht en ondersteuning bij de handhaving voor het milieudeel van de VTH-taken. Voor de provincie is Wabo-breed verplicht; Uitvoering inspecties in het kader van ketenbeheer voor zover het verwijdering van asbest, grondverzet en (gevaarlijk) afval betreft; Het samen met het strafrecht maken van analyses, het stellen van prioriteiten en het gericht houden van toezicht bij malafide praktijken in de omgang met asbest, verontreinigde grond en (gevaarlijk) afval; Daarnaast krijgt de RUD de opdracht om (de samenwerking bij) innovatie en de verhoging van de doelmatigheid en kwaliteitsborging en verbetering te stimuleren en te faciliteren. Naast de verplichte taken op het gebied van de Wabo, wordt ook een breder takenpakket aangeboden dat aansluit bij de inrichting van de fysieke leefomgeving. Dit takenpakket zijn de verzoektaken die de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling maar ook nietdeelnemers aan de Omgevingsdienst kunnen opdragen. De Omgevingsdienst Brabant Noord kijkt naar de verschillende fases die deze producten in de levenscyclus van de fysieke leefomgeving vervullen. De integrale benadering in de levenscyclus in de fysieke leefomgeving loopt van initiatief via ontwerp naar uitvoering naar beheer en toezicht. Na evaluatie van de fase beheer en toezicht start de cyclus opnieuw. Binnen deze cyclus wordt de kwaliteit van de advisering op verschillende thema s geborgd. Daarnaast worden ook op verzoek een aantal onderwerpen aangeboden. Voorbeelden van de thema's zijn: flora en fauna, geur, lucht, bodem, water, infrastructuur, groen, externe veiligheid, gezondheid, duurzame inrichting enz. Voor de te verrichten werkzaamheden worden dienstverleningsovereenkomsten (DVO s) met de opdrachtgevers afgesloten. De uit te voeren taken uit het basistakenpakket zijn als bijlage 1 in het plan opgenomen. Versie december

10 3 BESTURING 3.1 Algemeen besturingsmodel Er komt een algemeen bestuur dat verantwoordelijk is voor de koers van de Omgevingsdienst Brabant Noord. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van de besluiten van het algemeen bestuur, het toezicht op de kwaliteit van de organisatie en de behartiging van de belangen van de Omgevingsdienst Brabant Noord. De directeur geeft leiding aan de ambtelijke organisatie. 3.2 Algemeen bestuur Er is een algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Brabant Noord bestaande uit één bestuurder / portefeuillehouder van elk van de 20 gemeenten in de regio en de provincie. Het algemeen bestuur benoemt uit zijn midden een dagelijks bestuur voor een periode van telkens 4 jaar en kan leden van het dagelijks bestuur indien deze niet meer het vertrouwen hebben van het algemeen bestuur ontslag verlenen. Het algemeen bestuur stelt jaarlijks de uitgangspunten, ambities en prioriteiten van de Omgevingsdienst vast: missie, visie en ambities; de kadernota, begroting, en jaarrekening; de met het OM en andere partners door de directeur van de Omgevingsdienst Brabant- Noord overeengekomen handhavingprioriteiten. Besluiten betreffende de vaststelling van de begroting, begrotingswijzigingen en jaarrekening worden genomen met een meerderheid van stemmen, mits de meerderheid van stemmen ten minste de helft van de omzet vertegenwoordigt welke de omgevingsdienst in het voorafgaande jaar heeft gegenereerd. Overige besluiten worden genomen met een meerderheid van stemmen van de aanwezige leden (one man-one vote). De stemverhouding in het algemeen bestuur wordt vastgesteld in de gemeenschappelijke regeling. De voorzitter van het algemeen bestuur is tevens voorzitter van het dagelijks bestuur. 3.3 Dagelijks bestuur Een evenwichtige samenstelling van het dagelijks bestuur, leidt tot voldoende representativiteit van de deelnemers. Deze samenstelling is op basis van het principe gelijkwaardigheid, zonder door te schieten naar belangenbehartiging. Gezien dat er in 2014 gemeenteraadsverkiezingen worden gehouden zal de huidige Bestuurlijke Kopgroep tot het aantreden van het nieuwe gemeentebestuur, medio 2014 als dagelijks bestuur fungeren. Na de gemeenteraadsverkiezingen in 2014 zal het dagelijks bestuur bestaan uit 5 leden, waaronder de voorzitter. De clusters van gemeenten waaruit het dagelijks bestuur wordt gevormd zijn: collegelid van één van de Meierij gemeenten; collegelid van één van gemeenten uit het Maasland en de regio Uden/Veghel; collegelid van één van de Land van Cuijk gemeenten collegelid van Gedeputeerde Staten van de provincie; collegelid van een gemeente Deze keuze voor de samenstelling van het DB wordt nog nader vastgesteld in het reglement van orde van het algemeen bestuur. Versie december

11 De leden van het dagelijks bestuur zijn tevens lid van het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor: Het voorbereiden van wat ter overweging en besluitvorming aan het algemeen bestuur moet worden voorgelegd; Het uitvoeren van besluiten van het algemeen bestuur; Toezien op de kwaliteit van de uitvoering van de taken. Het dagelijks bestuur adviseert daarover aan het algemeen bestuur; Toezien op doelmatige en rechtmatige besteding van middelen conform de vastgestelde begroting; Het in algemene zin behartigen van de belangen van de Omgevingsdienst Brabant Noord en haar deelnemers; De benoeming van de directeur; De voorzitter van het dagelijks bestuur (en voorzitter van het algemeen bestuur) is tevens de extern bestuurlijke vertegenwoordiger van de Omgevingsdienst Brabant Noord. 3.4 Directeur Omgevingsdienst Brabant Noord De Omgevingsdienst Brabant Noord heeft een directeur. De directeur heeft een vervanger met gelijkluidend mandaat. De directeur heeft naar het bestuur toe een verantwoordelijkheid voor het ambtelijk functioneren van organisatie en voorzieningen. De rechten en plichten van de directeur worden geregeld in de daarbij behorende functiebeschrijving. Rechtspositioneel volgt de functie de CAR/UWO en gemeenschappelijke regeling. De directeur is tevens secretaris van het dagelijks en algemeen bestuur van de Omgevingdienst Brabant Noord. Daarnaast zal hij als WOR- bestuurder optreden in het overleg met de Ondernemingsraad. Ambtelijke afstemming als verlengd lokaal bestuur. Om de binding tussen de Omgevingsdienst Brabant Noord en de deelnemende gemeenten plus organisaties te versterken, zal een ambtelijke adviesgroep (bijvoorbeeld enkele leden van het management van de deelnemers) periodiek overleg voeren met de directeur van de omgevingsdienst. Tijdens dit overleg komen de actuele onderwerpen die betrekking hebben op de omgevingsdienst en de taakuitvoering aan de orde. Dit draagt ertoe bij dat de regeling van en voor de deelnemers blijft. De samenstelling van deze adviesgroep wordt vastgesteld in het AB Provinciebrede aanpak in Bestuurlijk Platform Omgevingsrecht In Noord-Brabant komen drie omgevingsdiensten. De drie diensten gaan samenwerken op bovenregionale taken, nieuwe ontwikkelingen en mogelijk op andere onderdelen zoals kennisuitwisseling en instroom c.q. scholing. Een aantal provinciale taken worden vanuit het principe van ondeelbaarheid en robuustheid ondergebracht bij één van de 3 omgevingsdiensten die deze taken voor de gehele provincie gaat uitvoeren. Dit vraagt om coördinatie en afstemming tussen de drie diensten. De voorzitter van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Brabant Noord neemt deel aan het Bestuurlijk Platform Omgevingsrecht, of wijst een ander lid uit het algemeen bestuur hiervoor aan. Ambtelijke voorbereiding en ondersteuning vindt plaats via de directeur van de Omgevingsdienst Brabant Noord. De directeur van de Omgevingsdienst Brabant Noord is lid van het Directeuren Platform Omgevingsdiensten. Versie december

12 De Brabantbrede Bestuurlijke Regiegroep (BRG) heeft besloten een Bestuurlijk Platform Omgevingsrecht in te richten, waarin de huidige provinciale handhavingssamenwerking wordt ingebed. Dit platform moet gaan functioneren als hét strategisch platform waarin, gezamenlijk met betrokken partners, de aanpak van Brabantbrede en regio-overstijgende thema s in het omgevingsrecht wordt bepaald (gezamenlijke agendavorming). De instelling en werkwijze van het platform wordt geregeld in een bestuursconvenant zo spoedig mogelijk na inwerkingtreding van de regeling. In de BRG van 11 oktober 2012 zijn bovenregionale thema s aangeduid waar bestuurlijke afstemming over zal plaatsvinden: Bespreking voortgang projecten handhavingssamenwerking in 2013; Evaluatie handhavingsstrategie Zo handhaven we in Brabant ; Samenwerking met waterschappen en rijk; Ketenaanpak; Afstemming bestuur met strafrechtelijke partners (OM/FP); Aanpak milieucriminaliteit; Innovatie en borging kwaliteit uitvoering; Nieuwe wetgeving; BRZO; WABO taken die niet tot het takenpakket van de RUD s behoren (kwaliteit, strategie); Behartiging Brabantse belangen richting landelijke instanties; Brabantbreed klachtenloket; Indirecte lozingen; Externe veiligheid; Toezicht en handhaving Natura Organisatiestructuur De organisatiestructuur van de Omgevingsdienst Brabant Noord kent niet meer dan drie managementlagen. De structuur wordt gevormd op basis van het klassieke lijn-staf model. Binnen de lijnafdelingen zullen clusters van teams opereren Omdat in de organisatie integraal management wordt toegepast kan de stafafdeling beperkt in omvang blijven. De stafafdeling werkt als ondersteunende afdeling voor de lijnafdelingen. De onafhankelijkheid van de lijnafdelingen wordt hiermee versterkt waardoor doelmatig en doeltreffend kan worden gewerkt, terwijl dit gelijk de overhead beperkt. 3.6 Leidinggeven en sturing De Omgevingsdienst Brabant Noord wil voorkomen dat de organisatie vanuit het oogpunt van management en managementondersteuning een omvangrijk en inefficiënt bureaucratisch apparaat wordt. Dit moet tot uiting komen in een beperkt aantal managers en managementlagen. De taken worden daarom logisch geclusterd. Het aantal hiërarchische lagen is beperkt tot maximaal drie, bijvoorbeeld: de directeur, het MT en de teamleiders. Evenwichtige en werkbare span of control Om goed leiding te kunnen geven aan de organisatie is een evenwichtige span of control noodzakelijk. Het beperkt houden van de omvang van het management vraagt op dit terrein echter ook om een zekere ambitie. Aangezien op dit moment er nog geen compleet beeld bestaat van de omvang van de organisatie en de taken die overgaan zal in het inrichtingsplan daar nader op worden ingegaan. Versie december

13 Integraal management Voor de aansturing van de Omgevingsdienst Brabant Noord geldt het principe van Integraal management. Dit betekent dat de integrale lijnmanager verantwoordelijk wordt gesteld voor zowel de productie van de output (primaire proces) als voor het inzet van de daarvoor benodigde productiemiddelen. Uitgangspunt bij integraal management is dat (alle) bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden neergelegd. Hierdoor zal het dienstverlenings- en/of productieproces zo daadkrachtig en slagvaardig mogelijk plaatsvinden en niet steeds onderbroken wordt door een parafencyclus. 3.7 Planning- en control cyclus Onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur wordt jaarlijks een kadernota, begroting, en een jaarrekening opgesteld. De directeur van de Omgevingsdienst Brabant Noord rapporteert periodiek aan het dagelijks bestuur. De deelnemers aan de regeling worden periodiek geïnformeerd op uniforme wijze over de voortgang van de werkzaamheden en het budget wat is gereserveerd voor de werkzaamheden. Algemeen Bestuur (20 gemeenten + provincie) Bestuurlijk Platform Omgevingsrecht (3 omgevingsdiensten & provincie) Dagelijks Bestuur (5 leden) Directie 3.8 Huisvesting Voor wat betreft de huisvesting zal gewerkt worden vanuit 2 locaties. Het huidige pand van het RMB is eigendom en blijft behouden. De 2 e locatie zal in s-hertogenbosch komen. Daar zal een pand aan de Victorialaan nr 1 worden gehuurd. Beide panden voldoen aan de vooraf opgestelde en met de BOR besproken criteria zoals kosten, bereikbaarheid, ligging, parkeermogelijkheden en arbo-omstandigheden. In eerste instantie zal gewerkt worden vanuit deze locaties. De organisatie zal zich nog moeten gaan ontwikkelen, mensen moeten elkaar leren kennen. Na verloop van tijd zullen de principes van het nieuwe werken steeds meer worden toegepast. Dat verhoogt de efficiency, leidt tot kostenbesparing in reiskosten en verhoogt de slagvaardigheid. Versie december

14 Kernwoorden als flexibiliteit, verantwoordelijkheid en vertrouwen zijn belangrijk uitgangspunten die ook door zullen gaan werken in de manier van leidinggeven en het te voeren personeelsbeleid. Het moment en tempo van invoering hangt af de ontwikkeling van organisatie(-cultuur), management en medewerkers. Tezamen met medewerkers en medezeggenschap zal daar invulling aan gegeven moeten gaan worden. Versie december

15 4 TAKENPAKKET OMGEVINGSDIENST BRABANT NOORD 4.1 Inleiding Op landelijk niveau zijn afspraken gemaakt over een minimum basistakenpakket voor elke RUD. In deze zogenaamde package deal hebben VROM, IPO en VNG vastgelegd welke taken minimaal door gemeenten en provincies worden ingebracht. Alle deelnemers brengen minimaal het landelijk basistakenpakket in. Deelnemers kunnen op verzoek meer taken bij de omgevingsdienst onderbrengen. Verder krijgt de omgevingsdienst extra taken op het vlak van innovatie en kwaliteitsborging. In dit hoofdstuk is de aard van de werkzaamheden nader gespecificeerd. 4.2 Basistaken Door alle deelnemers wordt het landelijk basistakenpakket (versie 2.3 van 25 mei 2011) ingebracht. Dit zijn de verplicht over te dragen taken. Het basistakenpakket bevat inrichting-gebonden taken en niet-inrichting-gebonden taken. Inrichting-gebonden taken: De volgende typen inrichtingen vallen onder het basistakenpakket; BRZO; IPPC; Een groot aantal Barim type B- en alle type C-inrichtingen (Type B = meldingplichtig, type C = vergunningplichtig). De taken betreffen in hoofdzaak: de voorbereiding van het milieudeel van de omgevingsvergunning; de voorbereiding van de omgevingsvergunning beperkte milieutoets (OBM); het milieutoezicht bij vergunningplichtige (BRZO-, IPPC- en type C-) inrichtingen; het milieutoezicht op een groot aantal type B-inrichtingen (incl. beoordelen melding); de voorbereiding en ondersteuning van de handhaving voor het milieudeel van de VTH taken; het ketentoezicht (milieu) op bedrijfsmatige activiteiten Voor toezicht op bodemsanering zal de reikwijdte nader afgestemd worden, zie ook paragraaf ) Indien de provincie het bevoegde gezag is geldt de taak Wabo-breed. BRZO: In het bestuurlijk overleg Rijk/IPO/VNG van 28 juni 2012 is het volgende besloten: De directeuren van de BRZO-RUD s worden door het bevoegd gezag gemandateerd onder meer om bestuursrechtelijk op te treden tegen milieuovertredingen door een BRZO- of IPPCcategorie 4-bedrijf. De directeur van de BRZO-RUD is eindverantwoordelijk voor de inzet, de kwaliteit en de aansturing van de medewerkers, ongeacht de locatie van de medewerkers. Afspraken tussen het bevoegd gezag en de directeur van de BRZO- RUD en over de BRZO- RUD en de overige RUD s worden in een mandaatregeling vastgelegd. In Noord-Brabant is de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant de BRZO-RUD. In bijlage 1 en 2 is een overzicht van het basistakenpakket opgenomen en een overzicht van aanvullende vragen en antwoorden van I&M over het basistakenpakket. Deze twee bijlagen worden als basis voor het landelijk basistakenpakket gehanteerd. De werkgroep en projectgroep hebben bewust voor deze uitleg gekozen omdat er met betrekking tot versie 2.3 nog veel interpretatieverschillen mogelijk zijn. Ter validatie/verdieping worden deze interpretatieverschillen voorgelegd aan het Ministerie en wordt de uitleg van het Ministerie Versie december

16 overgenomen. Deze uitleg van het basistakenpakket zal overigens voor alle drie de omgevingsdiensten in Noord Brabant gelijk moeten zijn. Naar verwachting wordt in het eerste halfjaar van 2013 een AMvB basistakenpakket van kracht waarmee het basistakenpakket een wettelijk kader heeft. Niet-inrichting-gebonden taken Vanuit het verplichte basistakenpakket geredeneerd zal de omgevingsdienst taken op het gebied van toezicht en handhaving, die niet inrichting gebonden zijn, uitvoeren. Dit zijn ketengerelateerde activiteiten. Het toezicht op de individuele activiteiten dient van dien aard te zijn dat inzicht wordt verkregen in de keten (niet enkel locatiegericht, maar bijvoorbeeld ook controle afzet afvalstromen). De verkregen informatie uit de keten kan aanleiding zijn voor het instellen van een keteninterventie-onderzoek of het gericht toezicht houden op één speler in de keten met de gezamenlijke partners binnen de omgevingsdienst. Het betreft hier een gezamenlijke regionale opgave. De kosten van deze taak worden dan ook als bijdrage per inwoner verdeeld over alle deelnemers. Verkregen toezichtinformatie dient dan ook gedeeld te worden binnen, als onderling tussen RUD s. Qua taken moet worden gedacht aan milieutoezicht bij onder andere sloopwerken, aanleg, Besluit bodemkwaliteit, bodemsaneringen, proefbronnering. 4.3 Aantal inrichtingen en takenpakket Voor het bepalen van het aantal inrichtingen en het takenpakket dat iedere deelnemer inbrengt wordt gewerkt met een uniforme bedrijfsindeling. Er wordt aangesloten bij de bedrijvenindeling zoals deze is opgenomen in het Activiteitenbesluit/Barim (Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer) en de definiëring van het basistakenpakket voor Regionale Uitvoeringsdiensten versie 2.3 van 25 mei 2011 en de daaraan gekoppelde uitleg van het Ministerie van I&M. De volgende indeling van het bedrijvenbestand is gehanteerd: Bedrijvenbestand Toelichting type en categorie Type A niet meldingplichtig Type B meldingplichtig categorie B categorie B+ (zwaar) waarvan OBM-plichtig veehouderijen, windturbines, RWZI s autodemontage, milieustraten, metaalrecycling, opslag banden, combibedrijven en apotheken Type C vergunningplichtig agrarisch categorie C IPPC en agrarisch categorie C+ (zwaar) Industrieel categorie C IPPC en industrieel categorie C+ (zwaar) BRZO Versie december

17 Bijlage 3 bevat de opgave die iedere deelnemer heeft gedaan over de hoeveelheid bedrijven per categorie ingebracht gaan worden. De deelnemers zelf zijn verantwoordelijk voor de juistheid van de opgave en gehanteerde indeling in categorieën Taken gericht op aanpak ketens en criminaliteit De Omgevingsdienst Brabant Noord wordt verantwoordelijk voor de coördinatie en uitvoering van een aantal ketengerelateerde taken en de aanpak van milieucriminaliteit. De Omgevingsdienst Brabant Noord voert de volgende taken uit voor alle deelnemers: Jaarlijks opstellen en uitvoeren regionaal programma; Binnen het programma eindverantwoordelijkheid voor de coördinatie en organisatie van basistoezicht en basisinzicht bij ketenactiviteiten (beoordelen van inventarisatierapporten, uitvoeren toezicht, registratie etc.); Het samen met het strafrecht en andere partners (ook buiten de regio) organiseren van het maken van analyses van ketens en netwerken gebaseerd op naleefgedrag en risico s en het op basis daarvan stellen van (regionale) prioriteiten; Het regionaal organiseren van gericht samenhangend toezicht op malafide netwerken en ketens (operationele samenwerking tussen bestuurlijke- en strafrechtelijke partners en waar nodig bijzondere opsporingsdiensten) Uitvoering(regie) van repressief doorpakken, inclusief inzet BOA's, in ketenzaken. Algemene afstemming met het Openbaar Ministerie/Functioneel Parket, waaronder voorbereiding van handhavingsarrangementen en doorgeleiding van processen verbaal via de omgevingsdienst voor zover die taken zijn ondergebracht bij de omgevingsdienst. In het basistakenpakket is voor ketentoezicht het toezicht op het bedrijfsmatig verwijderen van asbest opgenomen met ook het toezicht op het Besluit Bodemkwaliteit. Stromen van grond, asbest en (gevaarlijke) afvalstoffen houden niet op bij de gemeentegrenzen. Een ervaring vanuit de recente uitgevoerde pilot: Met grond, asbest en (gevaarlijk) afval kan veel geld worden verdiend. Zeker als de grond, asbest en (gevaarlijk) afval buiten de hierop van toepassing zijnde regelgeving kan worden afgezet. Strikte interpretatie van het basistakenpakket voor de verwijdering van asbest zou betekenen dat als binnen een (Wet milieubeheer)-inrichting asbest wordt verwijderd de gemeente de (sloop)melding toetst en vervolgens de RUD (omgevingsdienst) toezicht uitvoert op verwijdering. Van belang is dat alle meldingen (dus ook bij sloop bij particulieren) op uniforme wijze worden getoetst en gericht gecontroleerd. Bij controle is aansluiting met werkzaamheden van justitie, politie en landelijke inspecties van belang. Zo wordt alle relevante informatie ontsloten en kan conform de landelijke handhavingsstrategie voor asbest worden gewerkt. Bundeling van regionale kennis en capaciteit is hiervoor noodzakelijk. Dit betekent dat iedere gemeente in de regio Brabant Noord hiervoor kosten moet gaan maken. Voorgesteld wordt hiervoor in onze regio 5 fte in te zetten bij de Omgevingsdienst Brabant Noord. Dit naast de noodzakelijke capaciteit voor het programmabureau. Voorgesteld wordt de middelen hiervoor pondsgewijs per gemeente en provincie te verdelen. Wat betreft de uitvoering van het toezicht op het besluit bodemkwaliteit wordt voorgesteld 3 fte in te zetten. Belangrijk is om op te merken, dat iedere gemeente in de regio reeds geld krijgt van het gemeentefonds, om bijvoorbeeld de taak van grondstromenketen uit te voeren. Versie december

18 De breedte en diepgang van de uitvoering van ketengerelateerde taken zullen bepaald worden door afstemming en overleg tussen de individuele deelnemers, het Bestuurlijk Platform Omgevingsrecht en afspraken op landelijk niveau VICK (Voorziening Innovatie, Coördinatie en Kwaliteit) De Omgevingsdienst Brabant Noord krijgt de opdracht om innovatie, verhoging doelmatigheid en kwaliteitsverbetering te bevorderen. Daarnaast moet de omgevingsdienst ook borgen dat het (netwerk)samenwerkingsproces in zijn algemeenheid goed kan verlopen. Meer specifiek krijgt de Omgevingsdienst Brabant Noord de taak tot: Bevordering en onderhoud van (professionele) netwerkvorming, kennis- en informatiedeling in de regio als geheel (ook in relatie met provinciale schaal en andere omgevingsdiensten). Hiertoe behoort ook het periodiek beleggen van (themagericht of generiek) overleg tussen alle of een deel van de partners. Wabo-brede bevordering van innovatie en verhoging van doelmatigheid en kwaliteit van de VTH-taken van de deelnemers (methodieken, aanpak, bedrijfsvoering, procesbeheersing en inzet van ICT/ gebruik social media etc.). Ondersteunen kennis- en informatie-uitwisseling binnen regio en provincie. Organiseren van (vakmatige) kennisoverdracht vanuit landelijke ontwikkelingen, veranderingen in wetgevingen en programma s (zoals PIM). Borgen en verbeteren kwaliteit van organisatie en de taakuitvoering deelnemers. Bevorderen dat deelnemers die niet of moeilijk (ondoelmatig) aan de afgesproken kwaliteitseisen kunnen voldoen, meer taken onderbrengen bij de omgevingsdienst. Innovatie en kwaliteitsborging vinden in samenwerking met de andere omgevingsdiensten plaats Verzoektaken Door de Omgevingsdienst Brabant Noord worden naast het landelijk basistakenpakket, ook een breder takenpakket aangeboden dat aansluit bij de inrichting van de fysieke leefomgeving. Dit takenpakket zijn de verzoektaken die deelnemers bij de omgevingsdienst kunnen leggen. Hieronder vallen onder meer inrichtingsgebonden wettelijke milieutaken die buiten het basistakenpakket vallen of overige Wabo taken. Een bijzondere verzoektaak is de expertise op het gebied van agrarische zaken. Gezien het door de provincie overbrengen van deze substantiële taak zien wij kansen om onze omgevingsdienst te ontwikkelen tot een kennis expertise centrum voor agrarische zaken en Groene Wetten Taken buiten VTH van huidige RMB Binnen de Omgevingsdienst Brabant Noord zullen ook specifieke taken worden uitgevoerd die buiten de VTH-taken vallen en als zelfstandig product in de markt gezet worden bij gemeenten en provincies. De betreffende taken vallen binnen het domein van het omgevingsrecht en hebben betrekking op de ontwikkeling, afstemming en coördinatie van regionaal milieubeleid, afvalverwerking, afvalinzameling, volkshuisvesting en sanering verkeerslawaai. Het betreft taken die vanuit het huidige RMB worden uitgevoerd en worden voortgezet in de Omgevingsdienst Brabant Noord. Voor deze taken is in de gemeenschappelijke regeling van de omgevingsdienst specifiek voorzien. In de gemeenschappelijke regeling zijn deze taken opgenomen als 'Eerbiediging bestaande taken'. Versie december

19 5 KWALITEIT 5.1 Uniforme kwaliteitscriteria en uitvoeringsniveau voor de VTH taken De Omgevingsdienst Brabant Noord voldoet aan de landelijke kwaliteitscriteria. Het kwaliteitsniveau van de uitvoering van de VTH-taken voldoet aan de eisen voor kritieke massa en aan de procescriteria. Met de voorgenomen taakinbreng van provincie en gemeenten is de omgevingsdienst in staat om geheel te voldoen aan de normen van de kwaliteitscriteria. Dit geeft zekerheid over de robuustheid, deskundigheid en continuïteit van de taakuitvoering Uniforme bedrijfsindeling De Omgevingsdienst Brabant Noord is verantwoordelijk voor de uitvoering van het takenpakket (basistaken en verzoektaken) en het uitvoeringsprogramma dat per individuele deelnemer wordt vastgesteld. Het is van groot belang dat er een realistische verhouding is tussen programmering en beschikbaar budget. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een uniforme bedrijfsindeling waar alle kengetallen op zijn gebaseerd Level-playing-field Een level-playing-field is een rechtvaardigheidsprincipe, waarbij het niet noodzakelijk is dat elke speler evenveel kansen heeft om te slagen, maar wel dat alle spelers het spel spelen volgens dezelfde regels. Als definitie voor een level-playing-field wordt gehanteerd: een gelijke behandeling van bedrijven door de overheid, waarbij- in gelijke gevallenrechtsongelijkheid zo veel mogelijk wordt voorkomen. De overheid streeft naar een gelijkheid in spelregels voor bedrijven en burgers. De huidige uitvoering van VTH-taken door de deelnemers aan de Omgevingsdienst Brabant Noord is gevarieerd, geformuleerd vanuit eigen methodieken, analyses, prioritering en lokale omstandigheden. De deelnemers van de Omgevingsdienst Brabant Noord hechten belang aan het creëren van een level-playing-field voor bedrijven en burgers. Dit kan onder andere worden bereikt door het uitwerken van een uniform kwaliteits- en uitvoeringsniveau met de volgende onderdelen: 1. Strategieën en werkprocessen 2. Uniform kwaliteits- en uitvoeringsniveau voor de VTH-taken 3. Een uniforme bedrijfsindeling 4. Uniforme uitvoeringsfrequentie Naast het streven naar uniformiteit, dat een level-playing-field en doelmatigheid bevordert, blijft er ruimte voor verantwoord maatwerk en bijzondere situaties. Het level-playing-field is een minimale handelswijze. Elke opdrachtgever kan altijd meer laten uitvoeren, niet minder. Het level-playing-field is geen blijvend vastgesteld niveau, maar dit wordt bijgesteld door nieuwe inzichten, innovatie en ervaring. Door de werkgroep Taken en Kwaliteit is geconstateerd dat er een flinke variatie is in de gehanteerde kengetallen bij de verschillende deelnemers in de omgevingsdienst. Het door de Omgevingsdienst Brabant Noord geleverde product moet voor alle deelnemers voldoen aan een minimale kwaliteit, het level-playing-field. In dit bedrijfsplan is een basis gelegd voor de kengetallen die naast een gekozen frequentie leiden tot het level-playing-field. Voorgesteld wordt om richtinggevende kengetallen uit bijlage 4 te hanteren als level- Versie december

20 playing-field bij de start van de organisatie. De richtinggevende kengetallen zullen binnen 6 maanden na de start van de Omgevingsdienst Brabant Noord verder worden verfijnd. Hierbij wordt als uitgangspunt gehanteerd dat de nieuwe kentallen zijn gebaseerd op het principe schoon door de poort. De kentallen zullen vervolgens jaarlijks geëvalueerd en bijgesteld worden. Naast het level-playing-field heeft elke deelnemer de mogelijkheid om aanvullend op dit minimale kwaliteitsniveau het zijn eigen wensen vast te leggen. Deze individuele wensen worden per deelnemer, aanvullend op het level-playing-field, vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst Het level-playing-field is het minimum uitvoeringsniveau. Er zijn gemeenten die, op basis van ervaringen (informatie vanuit vergunningverlening / handhaving), bewust kiezen voor een hogere inzet. Dit behoort vanzelfsprekend tot de mogelijkheden In te brengen kwaliteit: schoon door de poort De samenwerkende partijen worden geconfronteerd met een takenpakket dat wordt toegevoegd/overgenomen. Iedere deelnemer stelt zelf vast aan welk kwaliteitsniveau de uitvoering van zijn takenpakket voldoet. Dit kwaliteitsniveau wordt door de Omgevingsdienst Brabant Noord getoetst aan de minimale productkwaliteit die de samenwerking nastreeft, het level-playing-field. Bij de start van de Omgevingsdienst Brabant Noord zullen de kengetallen uit bijlage 4 gehanteerd worden voor het toetsen van de huidige inbreng van de deelnemers. Het level-playing field is overigens een Brabantbreed te hanteren systematiek. Uit deze toets zal blijken of deelnemers kunnen voldoen aan het level-playing-field, of dat zij onder dan wel boven het level-playing-field hun taken inbrengen. De Omgevingsdienst Brabant Noord zal al direct bij de start de werkzaamheden voor het overgedragen inrichtingenbestand uitvoeren conform het level-playing-field. Dit is de ondergrens. Indien gemeenten een uitgebreider product willen kan dit vanzelfsprekend. Hierover worden in de nog af te sluiten dienstverleningsovereenkomst afspraken gemaakt. Achterstanden waarvoor bij de start geen extra middelen worden gereserveerd blijven bestaan. De inbreng van iedere deelnemer dient te voldoen aan het level-playing-field. Gedurende drie jaar kunnen extra inzet of middelen nodig zijn om de achterstand weg te werken. De deelnemer heeft dan drie jaar om extra ruimte in zijn begroting op te nemen voor het wegwerken van deze achterstanden Expertise Om aan de productkwaliteit te kunnen voldoen dient ook het personeel aan bepaalde kwaliteitseisen te voldoen. In een redelijke algemeenheid zijn deze opgenomen in de PUmA Kwaliteitscriteria 2.1 voor vergunningverlening, toezicht en handhaving krachtens de Wabo. Een goed kennis- en expertiseniveau van personeel moet worden geborgd in relatie tot de te realiseren kwaliteit van de producten en diensten. Een landelijk traject zorgt voor implementatie van de kwaliteitscriteria. Versie december

21 5.2 Werkprocessen en kwaliteitssystemen Werkprocessen. De Omgevingsdienst Brabant Noord zal op termijn als uitvoeringsorganisatie op een uniforme manier werken aan de hand van de strategieën en werkprocessen waarin de uitvoeringswijze van de VTH-taken wordt vastgelegd. Werkprocessen zijn beschreven en gekoppeld aan systemen, samen met de daarbij behorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Dit biedt opdrachtgevers uniformiteit in de manier waarop de taken worden uitgevoerd en waarop producten worden geleverd. Bij de start van de Omgevingsdienst Brabant Noord zal dit systeem nog niet gereed zijn en worden ICT voorzieningen getroffen om gedurende een overgangsfase gebruik te kunnen maken van de huidige werkprocessen van de deelnemers Kwaliteitsysteem De Omgevingsdienst Brabant Noord zal beschikken over een kwaliteitssysteem dat geïmplementeerd en geborgd is in haar bedrijfsvoering. Dit systeem wordt gecertificeerd. Het kwaliteitssysteem wordt gerealiseerd via het systeem van de werkprocessen. Versie december

22 6 INFORMATIE, ICT EN COMMUNICATIE 6.1 Inleiding Goede informatievoorziening is een belangrijke voorwaarde voor een doelmatige en doeltreffende uitvoering van de taken van de omgevingsdienst. In dit hoofdstuk wordt het beeld geschetst van het ontwikkelingstraject dat de Omgevingsdienst Brabant Noord op het gebied van informatievoorziening zal doorlopen. Kernbegrippen bij het eindbeeld zijn het toepassen van landelijke architectuurprincipes - met name op het gebied van informatiemodellen -, het zaakgericht werken, het mogelijk maken van informatieuitwisseling tussen ketenpartners en digitaal werken binnen de Omgevingsdienst Brabant Noord. Daarnaast wordt ingegaan op datgene dat moet worden gedaan om per 1 april 2013 een organisatie in uitvoering te zijn. 6.2 Uitgangspunten ICT De informatievoorziening van de Omgevingsdienst Brabant Noord bevat de volgende uitgangspunten: Geen maatwerkoplossingen: Gebruiken wat beschikbaar is in de markt. Hergebruik gaat voor standaard, standaard gaat voor maatwerk; Kiezen voor bewezen technieken: Geen nieuwe oplossingen die zich nog moeten bewijzen; E-overheid: de Omgevingsdienst Brabant Noord gebruikt landelijke bouwstenen en standaarden van de e-overheid; Realistisch niveau van ICT voorzieningen: Nu realiseren wat noodzakelijk is voor de start op 1 april 2013, meerjarige doorontwikkeling naar wat wenselijk is. Digitaal blijft digitaal. Aansluiting bij het landelijke informatiemodel RUDi Een voorwaarde voor een robuuste, goed functionerende uitvoeringsorganisatie is het op orde zijn van de primaire, ondersteunende en sturende processen. In het volgende figuur is een generiek procesmodel opgenomen met daarin alle relevante processen. Onderstaand figuur geeft de gewenste situatie weer van de processen binnen de Omgevingsdienst Brabant Noord in 2015: Versie december

23 6.3 Startsituatie 2013 Voor wat betreft de informatievoorziening en ICT regelen we de meest noodzakelijke voorzieningen om op 1 april 2013 een goed functionerende omgevingsdienst te zijn. Vervolgens werken we toe naar de gewenste situatie in We maken gebruik van de bestaande ICT- voorzieningen voor de ondersteuning van de infrastructuur, de primaire processen en de besturing en ondersteuning van de uitvoering van de toegewezen taken. We gaan zoveel mogelijk digitaal werken om het flexwerken te bevorderen. Op 1 april 2013 moet het volgende aanvullend geregeld zijn bij alle deelnemers van de Omgevingsdienst Brabant Noord: Indien beheer bedrijfsgegevens niet wordt overgedragen aan de Omgevingsdienst Brabant Noord, zijn inlogmogelijkheden in lokale applicaties geregeld voor het uitvoeren van het ingebrachte takenpakket. Dossiers van BRZO- en IPPC- bedrijven zijn gedigitaliseerd en digitaal ontsluitbaar; overige dossiers worden vanaf 1 april 2013 gedigitaliseerd op het moment dat ze behandeld worden.. Indien Wabo breed wordt ingebracht zijn de meest kritische koppelingen (BAG, GBA, OLO) gereed. Het starten van de registratie voor de aanpak van ketens en milieucriminaliteit noodzakelijke informatie. Op 1 april 2013 is het volgende geregeld bij de Omgevingsdienst Brabant Noord: Inlogvoorzieningen / webservice voor deelnemers die gegevensbeheer (geheel) hebben overgedragen aan het uitvoeringsstation. Uitwisselbaarheid en mogelijkheid aggregatie bedrijfsinformatie, minimaal voor zover het de taken uit het landelijk basistakenpakket betreft. Versie december

24 De voor keten- en netwerkanalyses start noodzakelijke digitale registratie van beoordeling rapporten, vergunningaanvragen en inspectierapporten is gewaarborgd. Waar nodig installatie applicaties voor bedrijfsvoering (tijdschrijven, factureren, WFM) en waar nodig afstemming van formats en procedures. Beheer applicaties ligt bij de omgevingsdienst. De kosten maken onderdeel uit van de exploitatie. Technische infrastructuur en persoonlijke voorzieningen. Inrichting communicatiestructuur gefaciliteerd door één website voor internet en extranet Informatie-uitwisseling De frontoffice blijft bij het bevoegd gezag. In overleg met de verschillende bevoegde gezagen wordt komend half jaar uitgezocht hoe smal of hoe breed de informatie-uitwisseling tussen het bevoegd gezag als frontoffice en de omgevingsdienst als backoffice moet zijn. De Omgevingsdienst Brabant Noord heeft bij aanvang zijn eigen archief ingericht en in gebruik genomen. 6.4 Gewenste situatie 2015 Zaakgericht werken is volledig ingevoerd, ook voor de ondersteunende processen en werkt tot volle tevredenheid. Planning, voortgangsbewaking en verantwoording zijn gestandaardiseerd mede door het zaaksysteem. Ook de informatievoorziening naar de opdrachtgevers en deelnemers aan de Omgevingsdienst Brabant Noord is uniform opgezet. Iedereen houdt de vinger aan de pols om scherp te blijven ten aanzien van de kwaliteit, de processen en de ondersteuning vanuit de informatievoorziening. In Brabant werken alle omgevingsdiensten op dezelfde wijze en wordt gebruik gemaakt van één integraal informatiesysteem: omdat we op dezelfde manier werken, dezelfde producten maken en diensten verlenen, kan dit. Ook maken we gebruik van één bestand met alle inrichtingen met daaraan gekoppeld integrale dossiers. Zeker bezien van uit de ongedeelde verzoektaken van de provincie is een centraal inrichtingenbestand noodzakelijk. De onderlinge informatie-uitwisseling tussen de drie omgevingsdiensten wordt hiermee een stuk doelmatiger en doeltreffender. Op landelijk niveau kan de Omgevingsdienst Brabant Noord eenvoudig voldoen aan de informatievragen van partners en andere omgevingsdiensten en levert de Omgevingsdienst Brabant Noord een bijdrage aan het op een hoger plan brengen van onderwerpen als ketentoezicht. Hierbij voldoet de Omgevingsdienst Brabant Noord aan de landelijke richtlijnen op het gebied van de informatievoorziening en heeft de Omgevingsdienst Brabant Noord grip op de doorontwikkeling van de informatievoorziening en ICT. Het nieuwe werken is de tweede natuur geworden bij alle medewerkers: zelfbewuste en gekwalificeerde medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het plannen, uitvoeren en verantwoorden van het werk. De invoering van het flexwerken en het tijd- en plaatsonafhankelijk werken zijn ondersteunend aan de medewerkers bij het uitvoeren van hun taken. Versie december

25 6.5 Hoe bereiken we dit toekomstbeeld? Er bestaat nog geen overall planning om in 2015 tot de gewenste situatie op het gebied van de informatievoorziening te bereiken. Een belangrijke stap die we in 2013 moeten zetten is de invoering van zaakgericht werken. Dit zullen we als project in het tweede kwartaal van 2013 starten. Met de betrokken medewerkers wordt een dergelijk traject van verandering van werkwijze gestart. Een onderdeel van dit project is de selectie, aanschaf en implementatie van een zaaksysteem en VTH- systeem. De omgevingsdienst moet in staat zijn om alle werkprocessen in een eigen VTH- informatiesysteem uit te voeren. Besluitvorming over de aanschaf zal door de directie van de Omgevingsdienst Brabant Noord plaatsvinden. Versie december

26 7 FINANCIËN 7.1 Algemene uitgangspunten In deze financiële paragraaf worden de kaders geschetst van de Omgevingsdienst Brabant Noord. Door de leden van de werkgroep financiën zijn de begrotingsuitgangspunten benoemd. Deze zijn verwerkt in de normatieve begroting die verder in dit hoofdstuk is opgenomen. Er is gekozen voor een normatieve begroting omdat op dit moment nog niet alle input voor de begroting bekend is. Onlangs is er een voorgenomen besluit genomen over de 2 e huisvestingslocaties ( s-hertogenbosch en Cuijk) maar de exacte financiële consequenties zijn nog niet geheel bekend. Ook zijn nog niet alle gegevens bekend over de formatie die wordt ingebracht. 7.2 Budgettair neutraal Uitgangspunt bij de vorming van de Omgevingsdienst Brabant Noord is dat de operatie budgettair neutraal is op het moment dat men schoon door de poort gaat op basis van het level-playing-field. Belangrijk uitgangspunt hierbij is de term schoon door de poort. Hiermee wordt bedoeld dat het milieudeel van de VTH-taken, van de inrichtingen die worden overgedragen, adequaat zijn uitgevoerd. Adequaat hier te lezen als: voldoen aan het minimale kwaliteitsniveau zoals door het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Brabant Noord zijn/worden vastgesteld. In het hoofdstuk over Taken en Kwaliteit wordt dit verder gedefinieerd. Of de overgang van inrichtingen naar de omgevingsdienst budgettair neutraal verloopt, is dus vooral afhankelijk van de vraag of de budgetten van deelnemers in hun begroting voldoende zijn om de taken volgens het minimale kwaliteitsniveau uit te voeren. De omgevingsdienst gaat van start op basis van het level-playing-field (het minimale kwaliteitsniveau). Daar waar er bij individuele deelnemers sprake is van achterstanden zullen deze in een periode van 3 jaren worden ingehaald. Hierover worden in de dienstverleningsovereenkomst (DVO) afspraken gemaakt. Belangrijk is nog om te vermelden dat de omgevingsdienst de eerste jaren zal factureren op basis van de werkelijke tijdbesteding voor de deelnemers. Indien bij een van de deelnemers achterstanden bestaan komt het inhalen van deze achterstanden dus voor rekening van de betreffende deelnemer, niet ten laste van het collectief. 7.3 Begrotingssystematiek De omgevingsdienst werkt met een begroting waarin drie programma s worden opgenomen. De reden voor het werken met drie programma s is dat hiermee mogelijk is dat een afrekening van het exploitatiesaldo gesplitst kan plaatsvinden. Het eerste programma betreft het basistakenpakket. Het tweede programma betreft de verzoektaken. Het derde programma betreft de huidige taken van het RMB die niet behoren tot verzoektaken en/of basistaken. Versie december

27 7.4 Risicoverhouding / aandeelhouderschap De risico s van de deelnemers worden verdeeld op basis van het contractvolume dat in de, nog af te sluiten, langjarige dienstverleningsovereenkomsten (DVO) is opgenomen. Dit geldt voor alle taken met uitzondering van de verzoektaken zoals opgenomen in artikel 7 van de GR (afvalinzameling Land van Cuijk en Boekel, afvalverwerking, sanering verkeerslawaai). 7.5 Reserves In 2001 is door het Algemeen Bestuur van het RMB de notitie risicoreductie en fixatie vastgesteld. In het kort komt het neer op het volgende: Gemeenschappelijke regelingen (zoals het RMB en ook de Omgevingsdienst) worden door deelnemers vooral beschouwd als risicofactor. Om dit om te buigen is het risico gekoppeld aan het RMB berekend (circa 2,7mln). Voor dit bedrag mocht het RMB een reserve vormen (te financieren uit de exploitatieresultaten). Hiermee is het risicobedrag voor de RMB deelnemers gereduceerd tot nihil. Bovenstaande methode is een aan twee kanten snijdend mes: Het beleid van het RMB kon worden beoordeeld op basis van inhoud en niet op basis van risico s. De reserve die door het RMB, vooral door de inzet van zijn medewerkers, is gevormd zorgde voor rente-inkomsten waarmee tarieven laag konden blijven. Bovenstaande systematiek wordt ook voor de omgevingsdienst aangehouden. Reserves en voorzieningen van het RMB blijven in stand bij de omgevingsdienst, maar worden wel geoormerkt aan de gemeenten op basis van de RMB-verhouding. De huidige algemene reserve wordt dus geoormerkt voor de huidige RMB-contractgemeenten op basis van hun contractomvang. Er wordt een risicoberekening gemaakt van het totale risico per 1 april Hierbij wordt dan op basis van de contractomvang van de DVO s bepaald wat het aandeel van de deelnemer in de nieuw te vormen reserve dient te zijn. De opgebouwde reserve van de RMB-gemeenten wordt daarop in mindering gebracht. Vanzelfsprekend beseffen wij ons dat de financiële speelruimte van gemeenten en provincie op dit moment zeer beperkt is. De vraag aan de deelnemers is dan ook niet om dit bedrag te storten. Dit bedrag zal in de loop van de jaren worden opgebouwd uit de voordelige exploitatiesaldi. Indien voor een deelnemer het benodigde bedrag bereikt is (dit zal bijvoorbeeld bij de huidige contractgemeenten eerder het geval zijn) wordt het aandeel van deze deelnemer, in het voordelige exploitatiesaldo aan deze deelnemer uitgekeerd. Als blijkt dat het aandeel van deelnemers in de huidige reserve hoger is dan het risicoaandeel per 1 april 2013, dan wordt het meerdere aan deze deelnemer uitgekeerd. 7.6 Fiscaal De omgevingsdienst opteert, evenals dat bij het RMB het geval was, voor ondernemerschap in de zin van de wet op de omzetbelasting. De omzetbelasting wordt door de omgevingsdienst in rekening gebracht bij de opdrachtgevers. De opdrachtgevers kunnen de in rekening gebrachte BTW compenseren bij het BTW Compensatiefonds. Op dit moment overweegt het kabinet om het BTW-compensatiefonds voor gemeenten en provincies te schrappen. Mocht het kabinet deze maatregel daadwerkelijk effectueren dan Versie december

28 heeft dit gevolgen voor de fiscale positie van de omgevingsdienst, en vanzelfsprekend ook voor de begroting en de tarieven van de omgevingsdienst. 7.7 Frictiekosten Gemeenten en provincie kunnen geconfronteerd worden met frictiekosten bij het uitplaatsen van taken en medewerkers. Deze frictiekosten bestaan uit bijvoorbeeld ongedekte kosten van ondersteuning en overhead. Frictiekosten komen ten laste van de latende organisatie. Een deel van deze frictiekosten kan worden verminderd door het inbrengen van overhead in de omgevingsdienst. Uitgangspunt is dat de personele overhead 22% bedraagt van de totale personele omvang. De minimale inbreng van overhead bedraagt 0,5 FTE (zie ook hoofdstuk Personeel). 7.8 Financieringsmodel De omgevingsdienst wil, op termijn, zoveel mogelijk werken met productprijzen. Doelstelling is om vanaf 2015 op basis van productprijzen af te rekenen met deelnemers. Voor de jaren 2013 en 2014 zal de verrekening met deelnemers, voor wat betreft het basistakenpakket en de verzoektaken, plaatsvinden op basis van de werkelijke tijdbesteding. Uitgangspunt is de Dienstverleningsovereenkomst (DVO) waarin de uurafname en takenpakket zijn vastgelegd. Elk jaar wordt in overleg met de deelnemer een werkprogramma opgesteld. In dit werkprogramma wordt vastgelegd welke taken en prioriteiten voor dat jaar gelden en wordt een raming gemaakt van de kosten behorend bij dat programma. De werkelijke tijdbesteding wordt in rekening gebracht. Deelnemers ontvangen elk kwartaal een overzicht van de verrichte activiteiten en de daarbij behorende tijdbesteding. Mocht daartoe aanleiding bestaan kan gedurende het jaar nog worden bijgestuurd. 7.9 Kosten Sociaal Plan De kosten voor het sociaal plan / sociaal beleidskader zijn als p.m. opgenomen. Deze kosten zullen, zodra het sociaal plan / sociaal beleidskader zijn vastgesteld, en duidelijk is wat dit voor de individuele medewerkers betekent, inzichtelijk worden gemaakt Bijdrage per inwoner In de onderstaande begroting zijn de exploitatiekosten van de omgevingsdienst opgenomen. Er is nog geen onderscheid gemaakt in de programma s die in de begroting worden opgenomen (basistaken, verzoektaken, het oude RMB takenpakket). Er wordt rekening gehouden met de volgende, structurele, bijdrage per inwoner voor de bovenlokale taken: Ketentoezicht en criminaliteitsbestrijding ,00 VICK ,00 Bestuursondersteuning, horizontale kwal. borging ,00 Totaal ,00 Vrijval bestaande SEPH budgetten ,00 Totale extra bijdrage ,00 Versie december

29 Gerekend wordt met een bijdrage van de provincie in deze bovenlokale kosten van ,00 en met een bijdrage van de waterschappen van ,00. Voor de gemeenten resteert dan een bijdrage van ,00. Dit is een bijdrage per inwoner van 0,76. Wanneer rekening wordt gehouden met een vrijval van de SEPH budgetten wordt een extra gemeentelijke bijdrage gevraagd van ,00. Dit is 0,58 per inwoner. Voor aanloopkosten wordt rekening gehouden met een totale kostenpost van ,00. Hiervan komt voor rekening van de provincie Voor de gemeenten resteert dan nog een bijdrage van ,00. Dit is een bijdrage per inwoner van 0, Begroting Er is een voorlopige normatieve exploitatiebegroting gemaakt van de structurele kosten van de Omgevingsdienst Brabant Noord. In het kader van dit bedrijfsplan is een kostprijs per fte bepaald, inclusief een opslag voor de personele en materiële overhead. De normatieve exploitatiebegroting is gebaseerd op het vormgeven van de omgevingsdienst op basis van level-playing-field en schoon door de poort. Voor zover gegevens niet bekend waren is uitgegaan van een aannames. Bij het opstellen zijn de uitgangspunten gehanteerd zoals die voor de drie omgevingsdiensten in Brabant zijn aangegeven. Door het hanteren van aannames zijn er onzekerheden en risico s in de begroting aanwezig die wel te benoemen zijn maar niet financieel te kwantificeren. Het tarief wat uit deze begroting resulteert dient dan ook bekeken te worden met een foutmarge van 5 tot 10%. De onzekerheden en risico s betreffen onder meer: De huisvestingskosten, en de hieraan gekoppelde kosten; De organisatiestructuur en de bijbehorende kosten voor management; De feitelijke formatie en de bijbehorende personeelslasten (o.a. inschaling); Eventueel vervallen van het BTW compensatiefonds; Hogere kosten die nodig zijn voor het bereiken van de ICT doelen; Behalen van doelstellingen voor wat betreft de productiviteit in het eerste jaar. Door samenvoeging van een groot aantal organisaties zal extra tijd benodigd zijn voor het wennen aan nieuwe systemen en werkwijzen Begrotingsuitgangspunten De volgende uitgangspunten zijn gehanteerd voor de begroting: De organisatie overhead primair proces is als volgt bepaald 1 directeur 2 Afdelingshoofden Per 30 fte 1 teamleider Dit is een voorlopige aanname omdat er nog geen organisatiestructuur is opgesteld. 1.0 Productiviteit uur per fte. primair proces 1.1 Salariskosten Salarissen worden berekend op basis van salaristabel 1 april 2012 gemeenteambtenaren 1.2 Werkgevers lasten 27 % van de salariskosten Salarissen primair proces worden opgenomen tegen max. schaal Opleiding 2 % van loonsom Versie december

30 1.4 Overige personeelskosten primair proces 1.5 Reis en verblijfkosten primair proces 1.4 Overige personeelskosten overhead 1.5 Reis en verblijfkosten overhead 1.6 Mobiliteitsfonds/ loopbaanbegeleiding 4 % van loonsom Telefoon-/data, ARBO, representatie, personeelsactiviteiten 7 % van loonsom Reis- en verblijfkosten. 4 % van loonsom Telefoon-/data, ARBO, representatie, personeelsactiviteiten 3 % van loonsom Reis- en verblijfkosten. 500 per medewerker Verplichting CAO gemeenten: budget ,- voor organisatie met 200 medewerkers. 1.6 Inhuur bij ziekte 1,2% opslag op loonsom (4% ziekte, 20% ziekte vervangen via inhuur, inclusief opslag voor marktprijs inhuur van 50%) 1.7 Personele overhead Op basis van bestaande bezetting geëxtrapoleerd. Wel rekening te houden met het behalen van efficiencyvoordelen. 1.8 Huisvesting Uitgaande van kosten bestaande huisvesting aangevuld met de kosten voor de tweede vestiging. 1.9 Automatisering Uitgaande van kosten bestaande automatiseringslasten aangevuld met de gegevens uit de ICT werkgroep zijn deze kosten opgenomen 2.0 Personele overhead Maximaal 22% wordt als personele overhead toegestaan Betreft langdurig verzuim bovenop normale verzuim van 4% waar opvang voor nodig is in primaire productie. Omgevingsdienst heeft geen budget om deze inhuur te bekostigen. Gekozen kan worden voor het doteren aan een fonds en de dekking vanuit dit fonds te onttrekken Schaalindeling [aannames] Financiën: schaal 9 Controller: schaal 13 P&O: schaal 9 Marketing en comm: schaal 10 Facilitaire zaken: schaal 6 Management: schaal 13 Secretariaat: schaal 5 Kwaliteitszorg: schaal 10 I&A: schaal 9 Afhankelijk van hiermee gepaarde kosten. Uitgegaan wordt van de bestaande manier van werken. Als het zaakgericht werken wordt ingevoerd zal dit zeker financiële consequenties hebben. 2.1 Materiële overhead Het aandeel van de totale overhead mag niet hoger zijn dan 40% van de totale kosten Versie december

31 Exploitatiebegroting De bovenstaande uitgangspunten leiden tot de volgende exploitatiebegroting voor 2013 (op basis van een volledig kalenderjaar): LASTEN Nummer Post Begroting 1 Personeelslasten primair proces Fte Medewerkers Personeelskosten Opleidingskosten Mobiliteitsbudget/loopbaanbegeleiding Algemene personeelskosten 4% Reis- en verblijfkosten 7% Inhuur bij ziekte (opvang primaire productie) 1.2% Overhead primair proces Fte 8.00 Medewerkers Personeelskosten Opleidingskosten Mobiliteitsbudget/loopbaanbegeleiding Algemene personeelskosten 4% Reis- en verblijfkosten 3% Overhead Ondersteuning Fte Medewerkers Personeelskosten Opleidingskosten Mobiliteitsbudget/loopbaanbegeleiding Algemene personeelskosten 4% Reis- en verblijfkosten 3% Uitbesteding Onderzoeken, advies Uitzendkrachten/inhuur overhead Uitzendkrachten/inhuur primair proces - 3 Kapitaallasten Kapitaallasten Overige directe kosten Materiële lasten primair proces Versie december

32 - 5 Huisvesting Huur pand/huisvesting Dotatie voorziening groot onderhoud Kapitaallasten huisvesting Telefoon Automatisering & informatisering ICT jaarlijkse exploitatielasten Kapitaallasten automatisering Interne doorberekeningen Dekking doorbelasting Bestuurscommissie Lvc en Boekel Dekking doorbelasting Voormalige stortplaatsen Overige lasten Accountant / Advies financieel, belastingen Rentelasten Aanloopkosten - 9 Onvoorzien Voormalige stortplaatsen Directe lasten Werk derden externe advisering Doorbelasting RMB Bestuurscommissie Afvalinzameling Land van Cuijk en Boekel Kapitaallasten bestuurscommissie Directe kosten afvalinzameling Doorbelasting RMB bestuurscommissie Indirecte kosten afvalinzameling Indirecte personeelslasten Werk derden externe advisering Huisvestingslasten Automatisering & informatisering BC Directe lasten Directe projectkosten Versie december

33 7.12 Kosten per fte en per productief uur Op basis van de voorlopige exploitatiebegroting zijn de kosten per fte en per productief uur bepaald. De tarieven betreffen de integrale kostprijs. Dat wil zeggen voor het primaire proces, personele overhead en materiële overhead. In de tabel is ter indicatie - een uurtarief berekend op basis van salarisschalen. Dit tarief is zo berekend dat de Omgevingsdienst Brabant Noord voldoende dekking realiseert voor de kosten. Tarieven Omgevingsdienst Brabant Noord: Schaal Loonsom Gemiddeld uurtarief Op basis van de te hanteren tarieven en een procentuele verdeling in zwaarte van de werkzaamheden kan een gemiddeld tarief bepaald worden waarvoor de werkzaamheden voor de afnemers kunnen worden uitgevoerd. MBO MBO HBO HBO Versie december

34 8 BEZUINIGINGEN Deelnemers aan de omgevingsdienst worden geconfronteerd met bezuinigingen. Logisch dat ook de omgevingsdienst een bijdrage moet leveren aan deze bezuinigingen. In de onderstaande paragrafen staan de aan de Omgevingsdienst Brabant Noord opgelegde bezuinigingsopgaven. 8.1 Reguliere bezuinigingen Door de huidige deelnemers opgelegde bezuinigingen die doorwerken voor de omgevingsdienst. Het betreft hier bezuinigingen van in totaal 10% voor de periode 2011 t/m Hiervan is reeds 5% ingevuld voor de jaren tot en met In 2013 en in 2014 dient dus nog een bezuiniging van 5% gerealiseerd te worden. Tevens dient gedurende deze periode de indexering voor loon- en prijsontwikkeling op 0% gesteld te worden. Uitgaande van een loon- en prijsontwikkeling van 2% per jaar bedraagt de totale, reële, bezuiniging dus 9% over de jaren 2013 en Voor de provincie geldt dat die de eigen bezuinigingen reeds heeft verwerkt voor overdracht aan de omgevingsdienst. De provincie heeft aangegeven in de jaren 2013 en 2014 geen bezuinigingen te willen doorvoeren. Voor de jaren 2015, 2016 en 2017 wil de provincie een jaarlijkse bezuiniging van 3% realiseren. 8.2 Terugverdienen aanloopkosten In het eerdere bedrijfsplan van de RUD Brabant Noord is aangegeven dat eventuele aanloopkosten in een periode van 3 5 jaar moeten worden inverdiend. Onder aanloopkosten wordt verstaan, de kosten die niet behoren tot de normale bedrijfsvoering en die benodigd zijn voor het realiseren van de omgevingsdienst per 1 april 2013 en die niet geactiveerd kunnen worden. De omgevingsdienst houdt rekening met een bedrag aan aanloopkosten van ,00. Dit bedrag wordt meegenomen als inverdienopdracht. 8.3 Inverdienen bovenlokale kosten In het eerdere bedrijfsplan RUD Brabant Noord is met betrekking tot de bovenlokale kosten het volgende opgenomen: De omgevingsdienst moet de extra structurele bovenlokale kosten naar verloop van tijd terugverdienen. Het streven is een maximale terugverdientijd van 3-4 jaar. De efficiencywinst moet daarbij worden behaald op het totale VTH takenpakket (dus inclusief de gemeentelijke uitvoering). De inzet daarbij is wel dat de kwaliteitswinst opweegt tegen eventueel kwaliteitsverlies op andere taakonderdelen. Om de aanloopkosten en de extra structurele kosten voor de bovenlokale voorzieningen op te vangen, moet een besparing van 3 tot 5% worden gerealiseerd. De Omgevingsdienst Brabant Noord krijgt de opdracht om deze efficiëntieslag binnen 3 tot 4 jaar te maken. Deze besparing moet vorm krijgen door: Harmonisatie en verhogen efficiëntie werkprocessen in de regio als geheel; Innovatie in de aanpak van vergunningverlening, toezicht en handhaving; (Beperkte) schaalvoordelen in bijvoorbeeld toekomstige investeringen en organisatie ICT; Versie december

35 Verhoging effectiviteit handhaving en preventief optreden in de reguleringsketen waardoor er een afname van de toezichtlast ontstaat; Inverdienen op de taken die door de omgevingsdienst worden uitgevoerd. Inverdienen op taken die bij de omgevingsdienst worden belegd kan ook voor individuele deelnemers een aanvullende besparing opleveren. De te realiseren besparing is afhankelijk van de omvang van het takenpakket dat wordt ingebracht, het mandaat dat de omgevingsdienst krijgt, de efficiëntie van de huidige uitvoering en de vraag of taken nu al zijn uitbesteed. De directeur van de omgevingsdienst legt aan het bestuur verantwoording af over de behaalde efficiencywinst door middel van een plan van aanpak met een jaarlijkse actieprogramma. Uit het voorgaande blijkt dat een besparing op het gehele VTH-takenpakket moet worden gerealiseerd van 3% tot 5%. Dit is dus inclusief de gemeentelijke taakuitvoering. Voor de omgevingsdienst wordt rekening gehouden met een structurele besparing van 2,5% over een periode van 3 tot 4 jaar. Het resterende deel van de bezuinigingstaakstelling moet door gemeenten worden inverdiend op het bij de gemeenten resterende takenpakket. 8.4 Conclusie bezuinigingen De volgende bezuinigingsdoelstellingen gelden dus voor de periode : Structureel 5% over de periode (opgelegde bezuiniging i.h.k.v. samen trap op, samen trap af ) Structureel 4% over de periode (indexering op nihil, uitgaande van loonprijsstijging van 2% per jaar die niet doorberekend kan worden) Structureel 2,5% over de periode (bovenlokale kosten) Incidenteel ,00 over de periode , de aanloopkosten. Per 1 april 2013 gaat de omgevingsdienst van start. Het lijkt op voorhand niet mogelijk om in het eerste jaar direct bezuinigingen te realiseren. Het eerste jaar zal in het teken staan van het integreren van de medewerkers en werkwijzen van drie verschillende organisaties. De bezuinigingsdoelstelling per jaar wordt dan: % % (gemeentelijke deelnemers) ,25% voor alle deelnemers + 3% voor de provinciale taakuitvoering ,25% en ,00 voor alle deelnemers en 3% voor de provinciale taakuitvoering % voor de provinciale taakuitvoering Vooralsnog gaan we uit van het realiseren van de bezuinigingsdoelstelling door efficiënter werken. Anders en slimmer inrichten van werkprocessen (onder meer door inzet ICT) moet tot lagere kosten voor de deelnemers leiden. Meer werk met minder mensen. Dit heeft natuurlijk ook gevolgen voor het personeelsbestand. Bij een gelijkblijvend werkaanbod zal in 2017 het personeelsbestand met 11,5% moeten krimpen ten opzichte van We gaan er vanuit dat deze krimp door natuurlijk verloop kan worden ingevuld. Bovenstaande constatering leidt dan tevens tot de conclusie dat er binnen de omgevingsdienst een zogenaamde flexibele schil in het personeelsbestand van ongeveer Versie december

36 10% moet zijn. Dit betreft dan zowel inhuurkrachten als medewerkers met tijdelijke contracten. Er worden overigens kanttekeningen geplaatst bij de haalbaarheid van de opgelegde bezuinigingsdoelstelling en de ambitieuze doelstellingen die aan de omgevingsdienst worden opgelegd. Het samenbrengen van medewerkers van 22 partners (gemeenten, provincie en RMB), het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening, en het gelijktijdig bezuinigen op de dienstverlening is, voorzichtig uitgedrukt, een uitdagende maar lastige opdracht. Versie december

37 9 PERSONEEL 9.1 Inleiding Voordat op 1 april 2013 de omgevingsdienst daadwerkelijk operationeel kan zijn, zullen er op het gebied van personeel en organisatie de nodige processtappen genomen moeten worden. Er komen immers medewerkers van drie organisaties bij elkaar die gezamenlijk de nieuwe organisatie gaan vormen. Dit samenbrengen door (her-)plaatsing van de betreffende medewerkers moet zorgvuldig gebeuren. Als uitgangspunt daarbij wordt het principe gehanteerd van mens volgt taak. In dit bedrijfsplan zullen deze P&O processtappen nader uitgewerkt worden. In bijlage 1 is een tijdsplanning van het te volgen proces opgenomen Medezeggenschapsstructuur In verband met dit reorganisatietraject is een aparte medezeggenschapstructuur wenselijk c.q. noodzakelijk. De eigen GO en OR dienen hiervoor een convenant vast te leggen voor het mandateren van deze bevoegdheden aan het BGO en BOR. Brabant Breed Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO) Brabantbrede bestuurlijke afvaardiging: Onderwerpen: Vaststellen Sociaal Beleidskader inclusief plaatsingsprocedure en arbeidsvoorwaarden en rechtspositie 2 Uitgangspunt is zoveel als mogelijk te komen tot een harmonisatie van arbeidsvoorwaarden provincie, gemeenten en RMB, waarbij compensatie middels afkoop van rechten de voorkeur heeft. Redenen hiervoor zijn dat dit de integratie bevorderd (cultuuraspect) en de bedrijfsvoering eenvoudig wordt gehouden doordat niet met uitzonderingsregels c.q. afwijkingen rekening dient te worden gehouden. 3 Regionaal BGO: Regionaal Sociaal plan om regiospecifieke rechtspositionele zaken af te spreken. Vaststellen Regionaal sociaal plan inclusief rechtspositie voor zover deze al niet zijn vastgesteld in het Provinciaal Sociale Beleidskader. Regionaal BOR: Onderwerpen: Bedrijfsplan Omgevingsdienst Brabant Noord (inrichtingsplan / structuur) en functieboek HR21 Omgevingsdienst Brabant Noord (advies) Vestigingslocatie Landelijk Sociaal Beleidskader RUD (SBK) Er is geen landelijk sociaal beleidskader. Dit houdt in dat nu onderhandelingen worden gevoerd om te komen tot een provinciaal sociaal beleidskader. De huidige verwachting is dat in december 2012 het provinciaal sociaal beleidskader kan worden vastgesteld Sociaal Plan Afgeleid van het Provinciaal Sociaal Beleidskader zal een Sociaal Plan moeten worden opgesteld. In het Sociaal Plan worden de specifieke rechtspositionele zaken geregeld en georganiseerd voor zover deze al niet zijn afgesproken in het Provinciaal Sociaal Versie december

38 Beleidskader. Het Regionaal Sociaal Plan (RSP) is van toepassing op de medewerkers van de RMB, de provincie en de gemeenten die overgaan naar de omgevingsdienst. De in het sociaal beleidskader vastgestelde afspraken zijn hierbij leidend. Het huidige concept sociaal beleidskader is een zogenaamde plus variant. Hierbij worden ook een groot aantal zaken meegenomen die normaal gesproken in een sociaal plan worden geregeld zoals de plaatsingsprocedure en arbeidsvoorwaarden en rechtspositie. In het Regionaal Sociaal Plan zullen nog enkele onderwerpen van het Provinciaal Sociaal Plan verder worden uitgewerkt. Dit zal echter beperkt zijn. Op regionaal niveau (Omgevingsdienst Brabant-Noord) zal een Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO) en Bijzonder Ondernemingsraad (BOR) komen. De regionale bestuurders zullen in overleg treden met het BGO en BOR onder andere over het vast te stellen regionaal sociaal plan. De BOR is inmiddels operationeel. Totdat een directeur voor de omgevingsdienst is benoemd zal de gemeentesecretaris van Oss als WOR-bestuurder optreden. Het SBK en RSP worden niet in dit bedrijfsplan beschreven, maar in hoofdlijnen zullen de volgende zaken worden vastgelegd:. primaire arbeidsvoorwaarden mens volgt taak plaatsingsprocedure functiehuis dat gehanteerd wordt P&O beleid omgevingsdienst Het uitgangspunt voor de personele overgang is mens volgt taak. Dat betekent in principe dat iedere medewerker (die een dienstverband voor onbepaalde tijd heeft of uitzicht daarop) waarvan de latende werkgever aangeeft dat zijn taken onvoorwaardelijk overgaan naar de omgevingsdienst, overgaat naar de omgevingsdienst. Het uitgangspunt is dat ambtenaren volledig overgaan. Dat betekent dat er in principe geen dubbele dienstverbanden gaan ontstaan (0,5 naar de omgevingsdienst en 0,5 bij de latende werkgever) of een verplichting tot een dienstverband voor een ander urenaantal. De latende werkgever heeft het recht om gelijk aan de in te brengen formatie ook mensen te plaatsen, maar niet de plicht hiertoe. Als pre-allocatiedatum wordt in 1 januari 2013 gehanteerd. Er dient aandacht te zijn voor de ondersteunende functies en managementfuncties (overhead). Daarbij stellen we voor om nadere afspraken te gaan maken die erop neerkomen dat de latende organisatie de personele overhead berekent die verbonden is aan de primaire formatie. De organisatie gaat uit van een personele overhead van 22% van het totaal aan formatie. Er worden nadere afspraken gemaakt over de plaatsing van medewerkers op functies van de personele overhead en de omvang waarbij plaatsing is te realiseren. Uitgangspunt daarbij is een werkbare balans tussen de omgevingsdienst en de latende organisatie. Er dienen nog nadere afspraken te worden gemaakt over hoe de behoeften aan overhead bij de drie omgevingsdiensten zoveel als mogelijk in overeenstemming wordt gebracht met het aanbod vanuit de provincie en gemeenten Management In het concept-sbk is opgenomen dat het principe mens volgt taak niet geldt voor de sleutelfuncties. Uitgangspunt voor de sleutelfuncties is de kwaliteit, type taken en de span Versie december

39 of control. De basis hiervoor is de organisatiestructuur. Dit vormt dan ook de basis voor de functieprofielen van het management. Er is sprake van maximaal drie managementlagen Medewerkers Voor de medewerkers in de primaire en ondersteunende, secundaire lijn wordt het principe mens volgt taak gehanteerd. Iedere medewerker waarvan de latende werkgever aangeeft dat zijn taken onvoorwaardelijk overgaan naar de omgevingsdienst, gaat over naar de omgevingsdienst. De latende organisatie berekent de overhead die verbonden is aan de primaire formatie. De organisatie gaat uit van een overhead van 22% van het totaal aan formatie. Op korte termijn zal de visie op personeel in de inrichtingsfase worden uitgewerkt. Te denken valt daarbij aan een plan van aanpak cultuurintegratie, opleidingsbeleid en dergelijke. Deze onderwerpen zullen besproken worden met de BOR Functie beschrijvings- en waarderingssysteem De organisatie gaat gebruik maken van het landelijke erkende functie beschrijvings- en waarderingssyteem HR21. Deze methodiek is nieuw en wordt momenteel bij veel gemeenten geïmplementeerd. Ook de twee andere omgevingsdiensten in Noord Brabant hebben aangegeven over te gaan tot dit waarderingssysteem. Bij de inrichting van het systeem wordt zoveel als mogelijk met de twee andere omgevingsdiensten samengewerkt om tot een zo uniform mogelijke inrichting te komen. 9.2 Plaatsingsprocedure De plaatsingsprocedure zal in het Provinciaal Sociaal Beleidskader worden opgenomen. Op dit moment worden hierover onderhandelingen gevoerd tussen werkgevers en vakbonden. In grote lijnen zal de plaatsingsprocedure er als volgt uitzien (het Sociaal Beleidskader is uiteindelijk bepalend): Duidelijk moet zijn welke taken en welke medewerkers van de latende organisaties een plaats moeten krijgen in de nieuwe organisatie; De organisatiestructuur is het format waarbinnen het personeel geplaatst gaat worden; De functiebeschrijvingen worden ontleend aan de systematiek van HR 21; Er wordt een overzicht gemaakt met een vergelijking van bestaande functiebeschrijvingen met functiebeschrijvingen in HR 21. De verschillen worden inzichtelijk gemaakt met een advies hoe de conversie kan plaatsvinden; Een plaatsingscommissie brengt advies uit aan de directeur, die het plaatsingsplan opstelt, waarbij alle medewerkers op een functie worden geplaatst; De directeur stuurt aan de medewerkers een aankondiging van het voorgenomen besluit; De medewerkers kunnen bij de plaatsingscommissie hun bedenkingen uiten op de aankondiging van het voorgenomen besluit. De Plaatsingscommissie brengt advies uit aan de directeur; De directeur stuurt aan de medewerkers het voorgenomen besluit; De directeur legt het plaatsingsplan voor aan het Dagelijks Bestuur van de omgevingsdienst. Deze besluit tot plaatsing; De medewerker ontvangt een ontslagbesluit c.q. herplaatsingsbesluit uit zijn oude functie onder gelijktijdige aanstelling in de nieuwe functie; Na het aanstellingsbesluit heeft de ambtenaar de mogelijkheid bezwaar te maken op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB); Versie december

40 Als er geen mens aanwezig is op de taak die wordt overgedragen, ontstaat hiervoor bij de omgevingsdienst een vacature. De Omgevingsdienst Brabant Noord draagt zorg voor de werving en selectie; Formatieplaatskosten gaan over van de latende organisatie naar de omgevingsdienst; Medewerkers van de latende organisaties worden gedurende een nog vast te stellen periode aangemerkt als interne sollicitant; Interne sollicitanten (provincie, gemeenten en RMB) hebben voorrang op externe sollicitanten. De periode zoals bedoelt, is gelijk aan de garantieperiode zoals deze met de vakbonden zal worden afgesproken, waarbinnen geen nieuwe reorganisaties mogen plaatsvinden. 9.3 Formatie nieuwe organisatie De partijen die samen de omgevingsdienst gaan vormen is gevraagd een opgave te doen van de over te dragen medewerkers. In de afgelopen maanden is gebleken dat een aantal gemeenten nog geen definitief aantal heeft bepaald. Dit heeft onder andere te maken met de keuze die enkele gemeenten nog moeten maken om eventueel meer dan het basistaken pakket in te brengen, eigen medewerkers intern herplaatsen e.d. De provincie heeft de omvang van de te plaatsen overhead nog niet bepaald. Daarvoor is wel het algemene uitgangspunt vastgesteld dat die 22% maximaal bedraagt. Van de gemeenten in de Meierij wordt op korte termijn een opgave verwacht. In onderstaand overzicht is rekening gehouden met 15 fte voor gemeenten uit de Meierij Per 16 november is de volgende formatie opgave gedaan van over te dragen fte s. RMB : 95,6 fte Provincie : 38,3 fte Gemeenten : 35,27 fte Totaal : 169,17 fte Voor de formatie van de provincie zijn niet alle fte s bezet met medewerkers, dat betekent dat er in formatie omvang vacatureruimte zit. Een enkele gemeente heeft aangegeven wel de taken maar geen personeel over te dragen aan de omgevingsdienst. Versie december

41 10 COMMUNICATIE 10.1 Interne communicatie Tot op heden is er vooral ad hoc gecommuniceerd naar alle deelnemende organisaties binnen de regio. Meestal was deze communicatie gericht over de bestuurlijke stappen binnen het besluitvormingsproces over de vorming van de Omgevingsdienst. Dat gebeurde in de vorm, van Nieuwsbrieven. De uitvoeringsstations Cuijk en s -Hertogenbosch hebben open dagen georganiseerd, dat was echter in het licht van het vorige, door staatssecretaris Atsma afgekeurde construct. Er zijn diverse raadsinformatieavonden geweest zodat ook de bestuurders zich op de hoogte konden stellen over de vorming van de Omgevingsdienst Brabant Noord en de kwartiermakers hebben alle organisaties meerdere keren bezocht om informatie te verstrekken en te halen. Nu we in een volgende fase in het besluitvormingsproces zijn beland zal de communicatie zich meer gaan toespitsen op de (toekomstige) medewerkers van de Omgevingsdienst Brabant Noord. Onlang is er een site geopend ( waarop alle relevante informatie wordt geplaatst voor alle betrokkenen. Ook de Nieuwsbrieven worden vanuit deze site verstuurd. Daarnaast kan ook de BOR via dit kanaal haar achterban informeren over ontwikkelingen. Communicatiemedewerkers vanuit de hele regio zijn bijeen gekomen om een communicatieplan te maken voor de komende maanden tot aan de start van de Omgevingsdienst. Een aantal uitgangspunten is daarvoor vastgesteld: Mondelinge communicatie gaat voor schriftelijke communicatie. Interne communicatie zal zich nu vooral richten op het personeel. Latende organisaties zullen ondersteund worden om de eigen medewerkers goed te informeren over ontwikkelingen en gevolgen voor het eigen personeel. Er zal spoedig één of meerdere open dag(-en) worden georganiseerd voor de betrokken medewerkers. Gezocht wordt naar een interactieve manier van communiceren zodanig dat medewerkers ook tips kunnen inbrengen en vragen kunnen stellen. Zodra het sociaal beleidskader is vastgesteld kan uitvoeriger worden gecommuniceerd over inhoud en proces. Ook kan dat dan meer gestructureerd en planmatiger gebeuren Externe communicatie Nu meer duidelijkheid ontstaat over de Omgevingsdienst en de taken die zij gaat uitvoeren kan ook de externe communicatie worden opgestart. Een communicatieplan is daarvoor in de maak. Burgers en met name bedrijven zullen gaan merken dat er zaken veranderen al blijft de gemeente en provincie het bevoegd gezag behouden. Er zal een huisstijl worden ontwikkeld zodat de Omgevingsdienst herkenbaar en duidelijk naar buiten kan treden. Communicatie richting bedrijven moet niet te laat maar ook niet te vroeg worden opgestart en pas op het moment dat er zekerheid ontstaat over de organisatie en de taken die zij uit gaat voeren. Versie december

42 BIJLAGE 1: Overzicht uitgangspunten basistakenpakket Versie december

43 Versie december

44 Versie december