raad voor maatschappelijk welzijn

Transcriptie

1 raad voor maatschappelijk welzijn Notulen zitting van 13 september 2017 Samenstelling Aanwezig: mevrouw Chris De Ridder, OCMW-voorzitter; de heer Roger Van Driessche, OCMW-raadslid; de heer Luc Van Steyvoort, OCMW-raadslid; de heer Rik Holvoet, OCMW-raadslid; mevrouw Sara Waelbers, OCMW-raadslid; mevrouw Huguette Cuyvers, OCMW-raadslid; mevrouw Ria Van Put, OCMWraadslid; mevrouw Lieve Stevens, OCMW-raadslid; mevrouw Vera De Hert, OCMW-raadslid; de heer Geert Voets, OCMW-raadslid; mevrouw Sophie Hermans, OCMW-secretaris Verontschuldigd: mevrouw Lieve Fierens, OCMW-raadslid 13 september :02 - De voorzitter opent de openbare zitting. OPENBARE ZITTING Toelichting kwartaalrapport 2/2017 Sophie Hermans, secretaris, en Gert Buys, financieel beheerder, lichten het kwartaalrapport toe. Raadslid Rik Holvoet vraagt meer uitleg over de tabellen over de voorlopige verbouwing van de Meerminnecampus. De heer Gert Buys antwoordt dat alle investeringsuitgaven van het OCMW door de stad worden bijgepast via investeringssubsidies. Het verhaal stad/ocmw is weggevallen bij de opmaak van de budgetten Het komt erop neer dat alle investeringen van het OCMW door de stad zullen gedragen worden. De verdeelsleutel is sinds 2017 niet meer van toepassing. In totaal beschikken we voor het masterplan Meerminnecampus in 2017 over een budget van euro. Dat is gebudgetteerd maar we gaan nog niet veel grote kosten hebben in 2017 dus dat budget wordt doorgeschoven naar 2018 via een budgetwijziging. Raadslid Sara Waelbers stelt vast dat er een stijging is in het aantal leefloners en vraagt of de oorzaak gekend is of het type hulpvragenden. Zijn dat mensen die uit de werkloosheid vallen, minder mogelijkheden van uitkering hebben tijdens hun wachttijd, zijn het vooral jongeren of erkende vluchtelingen? Secretaris Sophie Hermans kan nu niet antwoorden over wat de oorzaak is of oorzaken zijn. Ze kan wel vragen de trajecten verder te analyseren om de oorzaak te achterhalen. Het raadslid ziet toch al een tijd de stijging en zou graag de oorzaak kennen om preventieve maatregelen te kunnen nemen. Raadslid Vera De Hert vraagt hoe de evolutie kan verklaard worden dat er in de maanden juli en augustus een daling is van het uitgekeerd leefloon per maand. Komt dit door vakantiegeld dat mensen toch nog krijgen of jongeren die een vakantiejob gaan uitvoeren? De secretaris bevestigt dat dit een trend is die elk jaar rond die periode terugkomt en dat er inderdaad mensen zijn die aan het werk zijn en een aanvulling hebben op hun leefloon. 1/23

2 OCMW - Beleid en Interne Organisatie Stafdienst OCMW _RMW_00052 notulen - zitting 14 juni goedkeuring GOEDGEKEURD Notulen Raadslid Roger Van Driessche zal zich onthouden. Wat betreft punt 3 rekent hij op een analyse van vzw Sense Mortsel tijdens de raad van oktober. Het raadslid had tijdens de zomervakantie nog informatie gevraagd in verband met de visienota terugvorderingen en hij verwacht dit nog te krijgen zodat hij een agendapunt kan indienen. Raadslid Sara Waelbers wil haar waardering uitdrukken over de brief dat de Europese middelen voor de sociale tewerkstelling volledig zijn toegekend, dat het een goed dossier is en dat de doelstellingen behaald werden. Raadslid Roger Van Driessche vraagt of de notulen van de besloten zitting nu ook worden goedgekeurd. De voorzitter antwoordt dat dat later zal gebeuren. Stemming Individuele stemming - 8 stem(men) voor: Chris De Ridder; Rik Holvoet; Sara Waelbers; Huguette Cuyvers; Ria Van Put; Lieve Stevens; Vera De Hert; Geert Voets - 2 onthouding(en): Roger Van Driessche; Luc Van Steyvoort Beschrijving Aanleiding en context De vorige zitting van de OCMW-raad vond plaats op 14 juni De notulen van de vorige vergadering dienen goedgekeurd te worden. Regelgeving bevoegdheid (bijzonder) Artikel 44 van het OCMW-decreet bepaalt dat de OCMW-raad, mits eventuele opmerkingen, goedkeuring hecht aan de notulen van de vorige vergadering. Besluit Artikel 1 De raad hecht goedkeuring aan de notulen van de OCMW-raad van 14 juni Bijlagen 1. notulen RMW OZ.pdf 2. notulen RMW BZ.pdf 2/23

3 Ruimte Stafdienst GGZ _RMW_00054 informatica stad en OCMW raamovereenkomst Vlaamse Overheid - goedkeuring GOEDGEKEURD Notulen Raadslid Roger Van Driessche vraagt wat we voor het vorige betaalden en of er dan geen vergelijking meer gemaakt wordt met anderen. Hij vraagt of de juiste versie van het basiscontract gelinkt is aan het besluit vermits dit een versie is van maart De heer Gert Buys antwoordt dat het budget voor informatica voor de volgende 14 maanden euro bedraagt. Als dit raamcontract wordt gegund, zal er voor hardware beroep worden gedaan op de condities die de Vlaamse overheid heeft bekomen. Of dit euro zal kosten weten we niet, dat zal van onze nood afhangen. We weten wel dat het niet meer zal zijn dan euro. Het raadslid vraagt wanneer dit contract ingaat. Gert Buys antwoordt dat dit ingaat op 1 december 2017 en afloopt op 31 januari Het raadslid meent dat er dan in maand van zal gebruik gemaakt worden. Gert Buys bevestigt dat na 30 november 2017 zal besteld worden via de Vlaamse overheid en niet meer bij de huidige leverancier. De secretaris stelt dat de bijlage het huidige raamcontract is van de Vlaamse overheid. Dit is niet nu opgemaakt op vraag van Mortsel maar bestaat al langer. Stemming Individuele stemming - 10 stem(men) voor: Chris De Ridder; Roger Van Driessche; Luc Van Steyvoort; Rik Holvoet; Sara Waelbers; Huguette Cuyvers; Ria Van Put; Lieve Stevens; Vera De Hert; Geert Voets Beschrijving Aanleiding en context De huidige raamovereenkomst informatica van de stad en het OCMW loopt af op 30 november Voor de aanbesteding van een nieuw raamcontract bestaat de mogelijkheid om in te schrijven op het raamcontract van de Vlaamse Overheid. Deze overeenkomst loopt tot 31 januari De Vlaamse Overheid trad op als opdrachtencentrale. Wegens het groot aantal projecten als gevolg van de veranderingen met betrekking tot het lokaal bestuur, is het onmogelijk om tijdig een nieuw raamcontract op te maken welk expliciet geënt is op deze standaarden en aansluit aan de bestaande overeenkomst. Het betreft de jaarlijkse aankopen van pc's, laptops, tabletten, klavieren, muizen, kabels, geheugenuitbreiding, grafische kaarten, camera s, Het raamcontract van de Vlaamse Overheid biedt zeer goede prijzen. Het aangeboden assortiment van klasse A-merken is veel ruimer dan in een eigen overeenkomst waardoor diversiteit mogelijk 3/23

4 wordt. Een grote verscheidenheid aan zowel grote als kleine benodigdheden, ter ondersteuning van de informaticadienst en de eindgebruiker, worden aangeboden. Daar er zich in een vervanging van de servers opdringt, wordt deze gelegenheid het best aangenomen om een nieuwe raamovereenkomst uit te schrijven samen met het bestek voor de nieuwe servers, dewelke gemeenschappelijke elementen bevatten. Doordat het volledige computerpark vernieuwd werd in de afgelopen vier jaar, is er geen directe druk om aan een volgende vernieuwing, maar wel aan een instandhoudingsronde, te beginnen. Juridische grond De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, meer bepaald artikel artikelen 2, 4 en 15 betreffende opdrachtencentrales. De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, meer bepaald artikel 25 stelt dat wanneer de aanbestedende overheid beslist de opdracht te gunnen bij offerteaanvraag, dient die te worden gegund aan de inschrijver die de regelmatige offerte heeft ingediend die de economisch voordeligste is vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, rekening houdende met de gunningscriteria. Het principieel besluit van de Vlaamse Regering van 14 december 2012 tot gunning via beperkte offertevraag van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit "aankoop diverse ICTproducten ten behoeve van de Vlaamse Overheid en de lokale/provinciale besturen". Het besluit van de Vlaamse Regering van 21 februari 2014 waarbij voornoemde opdracht werd gegund aan RealDolmen nv, A. Vaucampslaan 42 te 1654 Huizingen, bij wijze van beperkte offertevraag. Fasering 1 december 2017 tot en met 31 januari 2019 De raamovereenkomst van de Vlaamse Overheid loopt af op 31 januari Regelgeving bevoegdheid Artikel 52, 12 van het decreet OCMW: De raad voor maatschappelijk welzijn is bevoegd voor het vaststellen van de wijze van gunning van de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en het vaststellen van de voorwaarden ervan, behalve als het gaat om een opdracht die past binnen het begrip dagelijks bestuur of een opdracht die nominatief in het vastgestelde budget is opgenomen. Financiële informatie Financiële informatie De geraamde uitgave van ,00 euro/14 maanden, incl. BTW, wordt geboekt op algemene rekening van beleidsitem met als investeringsenveloppe 2014/001. 4/23

5 Besluit Artikel 1 De raad besluit een beroep te doen op de opdrachtencentrale van de Vlaamse Gemeenschap voor de aankoop van diverse ICT-producten aangeboden via de raamovereenkomst "Aankoop van diverse ICT-producten ten behoeve van de Vlaamse Overheid en lokale/provinciale besturen" en keurt deze raamovereenkomst goed voor een geraamd bedrag van ,00 euro/14 maanden, incl. BTW, waarvan ,00 euro/14 maanden, incl. BTW, ten laste van het OCMW. Het OCMW wordt belast met de uitvoering. Bijlagen 1. Basiscontract_Aankoop diverse ICT-producten_18.pdf Zorg Thuiszorg _RMW_00053 samenwerking thuiszorg - samenwerkingsovereenkomst OCMW Borsbeek-OCMW Mortsel - goedkeuring GOEDGEKEURD Stemming Individuele stemming - 10 stem(men) voor: Chris De Ridder; Roger Van Driessche; Luc Van Steyvoort; Rik Holvoet; Sara Waelbers; Huguette Cuyvers; Ria Van Put; Lieve Stevens; Vera De Hert; Geert Voets Beschrijving Aanleiding en context De DGAT van OCMW Borsbeek voldoet niet aan de vereiste van 10 FTE (ingaand 1/1/2018) om haar dienst gezinszorg en aanvullende thuiszorg te kunnen behouden. Ze stelden de vraag aan OCMW Mortsel naar een verregaande samenwerking of fusie. De OCMW-raad Mortsel gaf op 15 maart 2017 de goedkeuring om het gesprek met Borsbeek verder aan te gaan. Als resultaat hiervan werd een samenwerkingsovereenkomst opgemaakt die inhoudt dat de dienst gezinszorg van OCMW Borsbeek wordt overgedragen aan OCMW Mortsel. Dit betekent dat zowel de erkenning als het urencontingent definitief bij OCMW Mortsel komt. De huidige verzorgenden in dienst van OCMW Borsbeek worden als statutairen gedetacheerd aan OCMW Mortsel. De keuze voor OCMW Mortsel als overnemende partner alsook de tot stand gekomen samenwerkingsovereenkomst werden op 4 juli 2017 goedgekeurd door de raad van OCMW Borsbeek. Fasering 5/23

6 In het najaar zal werk gemaakt worden van de overdracht van de poetsdienst (dienstencheques en regulier), welke contractuele medewerkers zijn die zullen worden overgedragen. Vanaf 1 januari 2018 start de gezamenlijke dienst gezinszorg en poets in Mortsels en Borsbeeks grondgebied. Regelgeving bevoegdheid Artikel 51, 2 van het decreet OCMW: De raad voor maatschappelijk welzijn bepaalt het beleid van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en kan daartoe algemene regels vaststellen. Besluit Artikel 1 De raad keurt de samenwerkingsovereenkomst betreffende de samenwerking OCMW Borsbeek- OCMW Mortsel met de dienst gezinszorg en aanvullende thuiszorg goed. Bijlagen 1. Samenwerkingsovereenkomst DGAT def.docx Woonzorg _RMW_00055 WZC Meerminnehof - lastvoorwaarden raamcontract levering geneesmiddelen goedkeuring GOEDGEKEURD Notulen Raadslid Vera De Hert wil verduidelijking over wat een dringende levering is naar leveringstermijn toe en ook wat de deadline is om te leveren bij stockbreuken. De secretaris antwoordt dat bij stockbreuk de apotheek, in samenspraak met de huisarts van de bewoner, op zoek zal gaan naar welk medicijn er kan aangeleverd worden. Het raadslid meent dat stockbreuk meestal voorkomt bij een epidemie of iets dergelijks. De secretaris herhaalt dat de apotheek dan een vervangend geneesmiddel moet aanleveren. Het raadslid haalt ook het voorbeeld van aerosol aan en vindt het niet duidelijk omschreven wat de leveringstermijn is bij stockbreuk. Het is een bezorgdheid. Raadslid Roger Van Driessche heeft de procedure van vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking opgezocht. Hij vraagt of de stappen in de voorbereidende fase gebeurd zijn of wanneer gaat dit gebeuren? De heer Gert Buys moet dit navragen bij de aankoopdienst en vraagt die stappen op te lijsten. Het raadslid waarschuwt dat de juiste stappen in de procedure moeten gevolgd worden. 6/23

7 Stemming Individuele stemming - 10 stem(men) voor: Chris De Ridder; Roger Van Driessche; Luc Van Steyvoort; Rik Holvoet; Sara Waelbers; Huguette Cuyvers; Ria Van Put; Lieve Stevens; Vera De Hert; Geert Voets Beschrijving Aanleiding en context De huidige opdracht voor het leveren van geneesmiddelen voor de bewoners van het Woonzorgcentrum Meerminnehof is afgelopen. Bijgevolg dient deze opdracht opnieuw aanbesteed te worden. Door een raamcontract af te sluiten bekomen we een vlotte samenwerking met een apotheker voor het dagdagelijks leveren van de nodige geneesmiddelen voor de bewoners van het WZC Meerminnehof. Juridische grond De wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, meer bepaald artikel 41, 1, 1 (limiet van ,00 euro excl. btw niet bereikt). De opdracht wordt gegund bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking. Fasering 1 januari 2018 tot en met 31 december 2021 Regelgeving bevoegdheid Artikel 52, 12 van het decreet OCMW: De raad voor maatschappelijk welzijn is bevoegd voor het vaststellen van de wijze van gunning van de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en het vaststellen van de voorwaarden ervan, behalve als het gaat om een opdracht die past binnen het begrip dagelijks bestuur of een opdracht die nominatief in het vastgestelde budget is opgenomen. Financiële informatie Financiële informatie De geraamde uitgave van ,00 euro/4 jaar, incl. BTW, wordt geboekt op algemene rekening van beleidsitem Besluit Artikel 1 De raad hecht goedkeuring aan de lastvoorwaarden van bijzonder bestek 2018 L 4 voor de levering volgens raamcontract van geneesmiddelen voor de bewoners van het WZC Meerminnehof en besluit deze opdracht te gunnen bij wijze van vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking tegen een geraamd totaalbedrag van ,00 euro/4 jaar, incl. BTW. 7/23

8 Bijlagen 1. bestek 2018 L 4.pdf Beheersing en ontwikkeling Financiële dienst _RMW_00056 terugvorderingen - financieel effect visienota financiële steun - aktename KENNIS GENOMEN Notulen De heer Gert Buys, financieel beheerder, licht het agendapunt toe. Raadslid Rik Holvoet wil benadrukken dat ze hier positief tegenover staan. Ze ijveren er al heel lang voor en hopen dat dit op deze manier kan doorgaan. Raadslid Roger Van Driessche ziet dat in de terugvorderbare steun het effect van de visienota voor de huurwaarborgen als nihil wordt gezet vermits deze altijd worden teruggevorderd. Op het moment dat de bestaande schuld van een cliënt wordt samengevoegd met nieuwe schulden, zal er volgens hem in veel gevallen een terugbetaling tussen staan van één of meerdere huurwaarborgen. Uiteindelijk zal dit op het einde wel een effect hebben. Tijdens vorige raadszitting heeft hij zijn visie naar voren gebracht en hij wil de financiële consequenties daarvan kennen. Hij krijgt echter het antwoord dat het dossier van de huurwaarborgen naar de sociale dienst is gegaan. Dat de verlenging van twee maanden huurwaarborg naar drie maanden een serieuze impact zal hebben weet het raadslid ook. Ofwel moet er samen eens over nagedacht worden ofwel wenst hij financiële basisinformatie te krijgen zodat hij zijn voorstel kan uitwerken. Beschrijving Aanleiding en context Op 14 juni 2017 keurde de raad de visietekst goed over de terugvordering van financiële steun. De nieuwe manier van werken zal een effect hebben op het volume van de terugvorderbaar gestelde steun en op de manier van werken op de financiële dienst en de sociale dienst. De raad wenste het effect te kennen van deze beslissing op de exploitatie van het OCMW. De nota als bijlage bespreekt de financiële effecten van de visienota. Financiële informatie Financiële informatie De volgende elementen worden meegenomen in het budget 2018: - een verlaging van de rubriek 748* (recuperatie van kosten eigen aan de financiële dienst) met euro; 8/23

9 - een verhoging van het algemeen rekeningnummer (onwaarden) met euro; - een verlaging van het algemeen rekeningnummer (portkosten) met euro. Besluit Artikel 1 De raad neemt akte van de nota die de financiële effecten van de goedgekeurde visienota in kaart brengt. Bijlagen 1. nota nieuwe steunnorm 2017.docx 9/23

10 NOTA FINANCIEEL EFFECT VISIENOTA STEUNNORM SOCIALE DIENST Op 14 juni keurde de raad de visietekst goed over de terugvordering van de financiële steun. De basis van de beslissing tot al dan niet terugvordering is nu de steunnorm. Deze nieuwe manier van werken zal een effect hebben op de terugvordering van de uitgekeerde steunen. Op vraag van de raad gaat deze nota na hoe we dit effect kunnen inschatten. 1) Waarop heeft deze visienota betrekking? De nota zal een effect hebben op de ontvangstensoort 748- recuperatie uitgaven eigen aan sociale dienst van de items die vallen onder de sociale dienst. Dit zijn de op de cliënt gerecupereerde bedragen van de steun. De werking van het Lokaal Opvanginitiatief en de sociale tewerkstelling, waarop deze ontvangstensoort weliswaar beperkt- ook wordt geboekt, valt niet onder de visienota. Onderstaande tabel bevat de terugvorderbare steun van de sociale dienst van de laatste drie afgesloten boekjaren: terugvorderbare steun Leefloon - basisregeling - recup bij cliënt Leefloon - dakloze - recup bij client Leefloon - soc. integratiecontract aan studenten met voltijd s leerplan Steun in speciën - recup bij cliënt Voorschotten Betaling bijdragen ziekte en invaliditeit - recup bij client Begrafeniskosten - recup bij client Verblijfskosten ocmw gesteunde residenten - recup bij cliënt Verblijfskosten in onthaaltehuizen - recup bij cliënt Medische, paramedische en farmaceutische kosten - recup bij client Hospitalisatiekosten - recup bij cliënt Verwarmingstoelage en andere - recup bij client Gasbudgetmeter opladingen - recup bij cliënt Huurwaarborgen Wet van 2 april equivalent leefloon - recup bij cliën t Wet van 2 april dringende medische hulp - recup bij c Eindtotaal ) Herevalueren terugvorderbare steun 2016 Per soort terugvorderbare steun werd nagegaan of de nieuwe steunnorm de ontvangsten zou beïnvloeden.. Indien er een effect kan zijn, werd voor die soort per uitgekeerde steun nagegaan of de cliënt binnen het nieuwe steunkader de steun moet terugbetalen of niet. Als basis gebruikten we Zo kwamen we tot nieuwe cijfers voor De volgende matrix geeft weer welke soorten zullen veranderen als de nieuwe steunnorm in voege gaat. Terugvorderingen die betrekking hebben op het leefloon, de voorschotten, de verblijfskosten van OCMW gesteunde residenten, de huurwaarborgen en de recuperaties mbt wet 2 april 65 zullen onveranderd blijven. 10/23

11 terugvorderbare steun effect visienota? Leefloon - basisregeling - recup bij cliënt Leefloon - dakloze - recup bij client Leefloon - soc. integratiecontract aan studenten Steun in speciën - recup bij cliënt geen, betreft onterecht ontvangen leefloon, wordt steeds teruggevorderd ja Voorschotten geen, wordt altijd teruggevorderd Betaling bijdragen ziekte en invaliditeit - recup bij client geen Begrafeniskosten - recup bij client ja Verblijfskosten ocmw gesteunde residenten - recup bij cliënt geen, aparte regeling Verblijfskosten in onthaaltehuizen - recup bij cliënt ja Medische, paramedische en farmaceutische kosten ja Hospitalisatiekosten - recup bij cliënt ja Verwarmingstoelage en andere - recup bij client ja Gasbudgetmeter opladingen - recup bij cliënt ja Huurwaarborgen geen, wordt altijd teruggevorderd Wet van 2 april equivalent leefloon - recup bij cliën t geen Wet van 2 april dringende medische hulp - recup bij c geen Concreet gaat het over de volgende bedragen waarop de steunnorm een effect kan hebben: terugvorderbare steun Steun in speciën - recup bij cliënt Begrafeniskosten - recup bij client Verblijfskosten in onthaaltehuizen - recup bij cliënt Medische, paramedische en farmaceutische kosten Hospitalisatiekosten - recup bij cliënt Verwarmingstoelage en andere - recup bij client Gasbudgetmeter opladingen - recup bij cliënt 50 Eindtotaal Na het overlopen van alle individuele dossiers komen we tot de volgende gecorrigeerde terugvorderbare steun: terugvorderbare steun jaarrekening gecorrigeerd verschil Steun in speciën - recup bij cliënt Begrafeniskosten - recup bij client Verblijfskosten in onthaaltehuizen - recup bij cliënt Medische, paramedische en farmaceutische kosten Hospitalisatiekosten - recup bij cliënt Verwarmingstoelage en andere - recup bij client Gasbudgetmeter opladingen - recup bij cliënt Eindtotaal Indien we de nieuwe steunnorm zouden toepassen op de terugvorderbaar gestelde steunen van 2016, zou ons OCMW euro minder steunen recupereren. Dit bedrag zal integraal effect hebben op de exploitatie van het OCMW. 11/23

12 3) Herevalueren: schulden van voor 2016 De visienota voorziet een schuldbundeling bij elke nieuwe steun. De maatschappelijk werker gaat samen met de cliënt na wat zijn/haar draagkracht is, en spreekt een afbetaling af van alle nog openstaande schulden. Deze schuldbundeling komt in de plaats van het afbetalingsplan dat momenteel opgenomen wordt in de beslissing van het BCSD en dat enkel betrekking heeft op de voorliggende steun. Bij het toekennen van een steun zal het BCSD voortaan informatie krijgen over de nog openstaande schulden van de cliënt en over deze schuldbundeling. Indien een cliënt volgens de nieuwe visie de schuld niet moet terugbetalen omdat zijn/haar draagkracht niet voldoende is, worden de andere openstaande schulden ook geëvalueerd. Indien nodig zullen deze schulden in onwaarde worden gesteld, dit wil zeggen uit de boekhouding worden gehaald. Het gevolg is dat het OCMW deze schulden als gesaldeerd beschouwt en de invordering ervan stopzet. Concreet hebben we onder punt 2 voor euro minder terugvorderingen. Dit bedrag heeft betrekking op 39 cliënten, wiens steun niet terugvorderbaar zou worden gesteld. Deze cliënten hebben nog schulden openstaan van voor 2016, voor een totaal bedrag van euro. Het is aangewezen om de eerstvolgende jaren dit bedrag bijkomend te voorzien op het budget van de onwaarden. Ook deze uitgave zal de exploitatie van het OCMW negatief beïnvloeden. De nieuwe steunnorm zal, bovenstaande opkuis van oudere schulden buiten beschouwing genomen, moeten leiden tot een verlaging van de onwaarden: de terugvorderingen worden gerichter gesteld, op basis van de draagkracht van de cliënt, het is waarschijnlijker dat de cliënt in staat is om de schulden (gespreid) terug te betalen. Dit positief effect is moeilijk te ramen- we gaan uit van een daling van 20% (ofte euro per jaar) vanaf het derde jaar. 4) Effect op de werklast Op dit gebied worden geen verschuivingen of concrete winsten verwacht. Minder terugvorderbare steun en terugvorderingen die in een groter kader passen (schuldbundeling) zullen leiden tot een vlottere inningsprocedure voor de actieve cliënten. Op de financiële dienst wordt het grootste deel van de tijd echter besteed aan contacten met bewindvoerders, deurwaarders en schuldenaren of hun vertegenwoordigers (OCMW s, CAW s, ) die geen cliënt meer zijn bij ons OCMW. De overlegmomenten tussen financiële dienst en sociale dienst worden verminderd omdat de aanmaningen niet meer op voorhand worden besproken met de maatschappelijk werker. Dit leidt tot een beperkte tijdswinst. Daarnaast zal een deel van de werklast verschuiven van de financiële dienst naar de sociale dienst: de schuldbundelingen worden voortaan door de maatschappelijk werker besproken met de cliënt en in het programma ingevoerd. Enkel de schuldenaren die geen actieve cliënt meer zijn van het OCMW zullen nog contact moeten opnemen met de financiële dienst. Dit moet niet perse leiden tot een meer werk: deze bespreking kan opgenomen worden in de lopende gesprekken met de cliënt. 5) Andere effecten: portkosten De financiële dienst verstuurde in 2016, 248 herinneringsbrieven en 221 aangetekende ingebrekestellingen. Vanaf 08/2017 moeten de ingebrekestellingen niet meer aangetekend 12/23

13 verstuurd worden, maar volstaat een gewone zending. Wetende dat het verschil tussen een aangetekende en gewone zending 5.10 euro is, betekent dit voor Mortel een daling van de portkosten met euro. 6) Samenvatting De volgende elementen worden opgenomen in het komende budget: effect vermindering van de terugvorderbare steun neg oude schulden in onwaarde neg minder onwaarden pos portkosten pos TOTAAL Het effect van de visienota wordt geraamd op een verslechtering van het resultaat van euro voor 2018 en 2019, voor de jaren daarna ramen we het effect op euro. Beleidsrapportage _RMW_00057 klachtenbehandeling - nieuwe procedure lokaal bestuur - goedkeuring GOEDGEKEURD Stemming Individuele stemming - 10 stem(men) voor: Chris De Ridder; Roger Van Driessche; Luc Van Steyvoort; Rik Holvoet; Sara Waelbers; Huguette Cuyvers; Ria Van Put; Lieve Stevens; Vera De Hert; Geert Voets Beschrijving Aanleiding en context De procedures voor de klachtenbehandeling van het stadsbestuur en het OCMW-bestuur moeten gelijkgetrokken worden zodat er slechts één procedure en één ombudsman voor het ganse lokaal bestuur is. De huidige klachtenprocedures werden hiervoor op een aantal punten herbekeken en geïntegreerd. Er werd een reglement opgemaakt dat goedgekeurd moet worden door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn. Regelgeving bevoegdheid Artikel 52, 14 van het decreet OCMW: De raad voor maatschappelijk welzijn is bevoegd voor het vaststellen van een systeem van klachtenbehandeling. Regelgeving bevoegdheid (bijzonder) Artikel 204, 2, 3 van het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn stelt dat het gemeentebestuur en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn mogen samenwerken bij het oprichten van een ombudsdienst. 13/23

14 Besluit Artikel 1 De raad keurt het reglement tot inrichting van een gezamenlijke ombudsdienst voor het stadsbestuur en het OCMW Mortsel goed. Artikel 2 De raad neemt akte van de uitgetekende procedure klachtenbehandeling. Bijlagen 1. Reglement tot inrichting van een gezamenlijke ombudsdienst.pdf 2. Procedure klachtenbehandeling.pdf 14/23

15 REGLEMENT TOT INRICHTING VAN EEN GEZAMENLIJKE OMBUDSDIENST VOOR HET STADSBESTUUR EN HET OPENBAAR CENTRUM VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN Artikel 1 Dit reglement stelt een gezamenlijke procedure voor het behandelen van klachten vast voor het stadsbestuur en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn van Mortsel hierna lokaal bestuur Mortsel. Artikel 2 Dit reglement vervangt artikel 7 tot en met artikel 11 van het reglement participatie van de burger dat werd goedgekeurd in de gemeenteraad van 18 maart Dit reglement heft eveneens de interne procedure voor behandeling van klachten, meldingen en suggesties op zoals goedgekeurd in de gemeenteraad van 17 februari 2009 evenals de klachtenprocedure van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn zoals goedgekeurd in de raad voor maatschappelijk welzijn op 10 december Artikel 3 Een klacht is een uiting door de gebruiker (zowel mondeling, schriftelijk als elektronisch) van een ontevredenheid die voortvloeit uit: Artikel 4 het niet nakomen van gemaakte afspraken, maatschappelijke normen of omgangsvormen en/of afwijkingen van de vastgelegde of gebruikelijke werkwijze (technisch, organisatorisch, financieel, relationeel of administratief). De secretaris duidt een personeelslid aan die de rol van ombudsman van het lokaal bestuur op zich neemt. Artikel 5 1: De ombudsman van het lokaal bestuur is bevoegd voor het onderzoeken van (de ontvankelijkheid van) klachten en het formuleren van een antwoord ten gronde. 2: De ombudsman kan geen politionele onderzoeksdaden stellen. 3: De ombudsman is verplicht het beroepsgeheim te respecteren en verplichte neutraliteit in acht te nemen. 4: Aan de ombudsman kunnen geen instructies worden gegeven over de wijze waarop de klacht inhoudelijk behandeld wordt. Een klacht wordt schriftelijk vastgelegd door een personeelslid en wordt bij voorkeur ondertekend door de klager. Ook de klachtenkaart op de website van het lokaal bestuur kan gebruikt worden. Artikel 6 Een klacht krijgt een interne behandeling op het niveau van het lokaal bestuur. Klachten worden binnen het lokaal bestuur centraal verzameld bij de ombudsman. 15/23

16 Artikel 7: De ombudsman analyseert de verschillende elementen in het bericht en onderzoekt of het bericht via de procedure behandeld moet worden. Daarvoor gelden onderstaande ontvankelijkheidsvoorwaarden: Artikel 8 1: Het lokaal bestuur zal een klacht enkel behandelen als ze een omschrijving bevat van de feiten waartegen ze gericht is. 2: Klachten van een medewerker van het lokaal bestuur over de eigen werksituatie, de arbeidsovereenkomst en de rechtspositieregeling vallen niet onder het toepassingsgebied van deze procedure. 3: Klachten over een medewerker van het lokaal bestuur worden doorgegeven aan het betrokken diensthoofd die dit kan opnemen in een functioneringsgesprek en vallen niet onder het toepassingsgebied van deze procedure. 4: Klachten omtrent de dienst- of hulpverlening die externe partners op het grondgebied van Mortsel verzorgen bijvoorbeeld het parkeerbedrijf, de beheerder van de openbare verlichting, het rioleringsnetwerk of de afvalophalingsdienst - vallen niet onder het toepassingsgebied van deze procedure. Het lokaal bestuur Mortsel zal deze klachten evenwel doorsturen naar deze partners. 5: Alles wat met negatieve gevoelens te maken heeft die niet het gevolg zijn van de werking van het lokaal bestuur en lichamelijke klachten die niets te maken hebben met de dienstverlening worden niet als een klacht beschouwd. 6: Het lokaal bestuur zal een klacht enkel behandelen als de identiteit en het adres van de klant bekend zijn. Anonieme klachten worden wel ter kennisname gestuurd naar de bevoegde coördinator van de verschillende clusters en/of naar de secretaris of financieel beheerder, zodat deze er in hun werking, indien nodig, rekening mee kunnen houden. 7: Wanneer de klacht betrekking heeft op feiten waarover alle georganiseerde administratieve beroepsmogelijkheden nog niet werden aangewend of waarover een jurisdictioneel beroep aanhangig is, kan het lokaal bestuur weigeren de klacht te behandelen. 8: Een klacht kan niet verjaren maar hoe langer een gebruiker wacht met het uiten van een ontevredenheid, hoe moeilijker het wordt om de feiten te achterhalen, te onderzoeken en een oplossing te vinden. De ombudsman stuurt de klager binnen een termijn van zeven werkdagen een schriftelijke ontvangstbevestiging van zijn of haar klacht. In deze ontvangstbevestiging wordt er meegedeeld of de klacht al dan niet ontvankelijk is. 1: In het geval dat de klacht ontvankelijk is, zal de datum waarop de ontvangstbevestiging verstuurd werd, gelden als het moment waarop de termijn begint te lopen waarbinnen er een antwoord ten gronde moet volgen. 2: De onontvankelijkheid van een klacht wordt gemotiveerd. Tegen deze weigering kan de klant een klacht indienen bij de intergemeentelijke ombudsdienst, georganiseerd door IGEAN. 16/23

17 Artikel 9 De ombudsman neemt de klacht op met de betrokken coördinator van de organisatiecluster, met de secretaris of de financieel beheerder. Zij kunnen hiervoor een beroep doen op de medewerkers die onder hun bevoegdheid vallen. Artikel 10 Indien de klacht als gegrond werd beoordeeld, zullen er corrigerende en/of preventieve maatregelen gezocht worden. Corrigerende maatregelen kunnen onder andere een verontschuldiging, herstel of bijsturing zijn. Preventieve maatregelen kunnen worden genomen om te voorkomen dat het probleem zich zou herhalen. Dit kan onmiddellijk in navolging van de klacht of na een klachtenanalyse. Artikel 11 Na uiterlijk een termijn van twee maanden, ontvangt de klager een schriftelijk antwoord ten gronde dat werd ondertekend door de burgemeester of voorzitter van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en de secretaris van het lokaal bestuur. Artikel 12 Indien de gebruiker meent dat er geen gehoor werd gegeven aan de geuite klacht kan hij/zij zich in eerste instantie richten tot de intergemeentelijke ombudsdienst. Deze externe klachtenbehandeling door de intergemeentelijke ombudsdienst wordt geregeld in artikel 12 tot en met artikel 19 van het reglement participatie van de burger dat werd goedgekeurd in de gemeenteraad van 18 maart Artikel 13 De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zullen via het kwartaalrapport op de hoogte gehouden worden over de binnengelopen klachten. Artikel 14 Dit reglement gaat in voege vanaf 1 oktober /23

18 Interpellatie 7 Interpellatie van raadslid Roger Van Driessche: plannen welzijnscampus Meerminne passen niet in RUP BEHANDELD Notulen Raadslid Roger Van Driessche licht zijn interpellatie toe en vraagt: - Waarom werd aan de raadsleden tijdens de toelichting bij het voorontwerp van de welzijnscampus op de Raad van 10 mei 2017 pertinent belangrijke informatie o.a. over de 45 regel onthouden? - Wist de bevoegde ambtenaar op dat moment al dat de plannen niet conform het RUP waren opgemaakt? - Was het architectenbureau HUB vooraf op de hoogte van de 45 regel? Zo ja, wie heeft hen dan aangezet op de plannen toch niet-conform op te maken? Zo niet, hoe is het dan mogelijk dat een architectenbureau dat zichzelf respecteert, plannen opmaakt zonder voorafgaandelijk het vigerende RUP grondig te bestuderen? Zo zij dit wel deden, bestaan er dan verschillende versies van het betrokken RUP, al naargelang de behoefte? - Ik verwijs naar de hele passage in de betrokken mail over de terreinbezetting. Is wat daar staat correct? Of niet? Wat is hierop de reactie van onze diensten? Van HUB? Wat zijn de gevolgen voor de verdere ontwikkeling van MM4? - Er is eind juli blijkbaar over deze zaak contact geweest met de burgemeester, de schepen bevoegd voor ruimtelijke ordening en de voorzitter van het OCMW, die zouden onderzoeken hoe de door hen genoemde zeer vervelende fouten zijn ontstaan. Wat zijn de resultaten van dat onderzoek? Wie is verantwoordelijk voor één en ander? Op welke manier gaan we die zeer vervelende fouten corrigeren? - Waarom heeft de voorzitter van het OCMW, dus blijkbaar reeds van eind juli op de hoogte van de problematiek, dit punt niet zelf geagendeerd op deze raad? Indiener(s) Roger Van Driessche, Open VLD Toelichting Ik verwijs naar de ingekomen over dit onderwerp, vermeld onder nummer 2017/044 van de ingekomen briefwisseling en naar mijn van 30/08/2017 om 10:30 met verzoek dit schrijven te behandelen tijdens de Raad van 13/09/2017. Ik vind dit punt niet terug op de agenda van de Openbare Zitting en verzoek bij deze de behandeling alsnog te voorzien als extra-agendapunt, waarbij ik graag volgende vragen beantwoord en/of toegelicht zou zien : - Waarom werd aan de Raadsleden tijdens de toelichting bij het voorontwerp van de welzijnscampus op de Raad van 10 mei 2017 pertinent belangrijke informatie o.a. over de 45 regel onthouden? - Wist de bevoegde ambtenaar op dat moment al dat de plannen niet conform het RUP waren opgemaakt? - Was het architectenbureau HUB vooraf op de hoogte van de 45 regel? Zo ja, wie heeft hen dan aangezet op de plannen toch niet-conform op te maken? Zo niet, hoe is het dan mogelijk dat een architectenbureau dat zichzelf respecteert, plannen opmaakt zonder voorafgaandelijk het vigerende RUP grondig te bestuderen? Zo zij dit wel deden, bestaan er dan verschillende versies van het betrokken RUP, alnaargelang de behoefte? - Ik verwijs naar de hele passage in de betrokken mail over de TERREINBEZETTING. Is wat daar staat correct? Of niet? Wat is hierop de reactie van onze diensten? Van HUB? Wat zijn de gevolgen 18/23

19 voor de verdere ontwikkeling van MM4? - Er is eind juli blijkbaar over deze zaak contact geweest met de Burgemeester, de Schepen bevoegd voor Ruimtelijke Ordening en de Voorzitter van het OCMW, die zouden onderzoeken hoe de door hen genoemde zeer vervelende fouten zijn ontstaan. Wat zijn de resulaten van dat onderzoek? Wie is verantwoordelijk voor één en ander? Op welke manier gaan we die zeer vervelende fouten corrigeren? - Waarom heeft de Voorzitter van het OCMW, dus blijkbaar reeds van eind juli op de hoogte van de problematiek, dit punt niet zelf geagendeerd op deze Raad? 8 Interpellatie van raadslid Rik Holvoet: past het voorontwerp Meerminnencampus in het RUP Ter Linden? BEHANDELD Notulen Raadslid Rik Holvoet vindt het shockerend dat er niemand aanwezig is van het architectenbureau. Als raadslid zijn zij bouwheer en zij zijn niet in de gelegenheid rechtstreeks vragen te stellen aan het architectenbureau. Het raadslid licht zijn interpellatie toe en vraagt, gelet op het algemeen belang van het dossier, een inhoudelijke bespreking met het architectenbureau HUB teneinde duidelijkheid te verkrijgen of het Meerminnecampus past in het RUP. Ook wensen zij door middel van deze bespreking duidelijkheid te verkrijgen of de OCMW-raadsleden correct zijn ingelicht. Voorzitter Chris De Ridder stelt dat deze twee interpellaties gebaseerd zijn op de van dhr. Van Mierlo, gericht aan de OCMW-raadsleden en het college van burgemeester en schepenen met als titel "plannen Welzijnscampus Meerminne passen niet in het RUP. De voorzitter onthoudt de positieve insteek van het schrijven. Dhr. Van Mierlo staat achter de ontwikkeling van de Welzijnscampus, achter de visie van het samenbrengen van verschillende sociale functies en diensten ten bate van de gebruiker en hij stelt dat hij goed nabuurschap hoog in het vaandel draagt. Vervolgens stelt hij een aantal bevindingen vast en komt hij tot persoonlijke conclusies. Wat betreft de hoogte van het te ontwikkelen gebouw en de terreinbezetting op de site MM4 en MM6. De voorzitter begrijpt de bekommernis en geeft graag antwoord op de en de twee extra agendapunten. Als raad voor maatschappelijk welzijn hebben we steeds conform het bestek "architectuuropdracht Masterplan Meerminne en tijdelijke invulling Meerminne 6 gehandeld. Dit bestek is goedgekeurd in de raad van 14 januari 2015 en in het document vindt men bij de beschrijving van de opdracht een weergave van het plan RUP Ter Linden en een link naar het juiste RUP Ter Linden bij het bestek. Op 5 juli 2016 heeft de presentatie plaatsgehad van de offertes van de verschillende kandidaat-architecten aan de beoordelingscommissie. De OCMW-raadsleden waren allen uitgenodigd als waarnemer. Alle documenten lagen ter beschikking van alle raadsleden. Bij de documenten van HUB staat er duidelijk te lezen op blz.10: fase 4 : sloop van MM4 omdat het programma- en daarmee ook het gebouwde volume van MM6 gevoelig is toegenomen ten overstaan van de opmaak van het masterplan en het RUP, stellen we voor om een minder diep uitgebouwd volume te voorzien teneinde de impact op de achterliggende private tuinen te beperken. Maw was er toen in de schetsen duidelijk vermeld dat het programma met 800 m2 vloeroppervlakte tov masterplan zou toenemen, dat er 6 bouwlagen zouden zijn (twee lagen in de sokkel en vier lagen in de voorbouw) en dat de MM4 kleiner zou worden. In de Raad van 13 juli 2016 is het architectenbureau HUB aangesteld door de raad. Na goedkeuring van de schets, vraagt de bouwheer (dus de OCMW-raad) de architect om een voorontwerp te maken. Het voorontwerp van de Meerminnecampus werd in de raad van 10 mei 2017 uitgebreid toegelicht door Koen Drossaert van het architectenbureau HUB. De documenten ter voorbereiding van dit punt hebben alle raadsleden vooraf ontvangen via het e-besluit. Onder rubriek 1.3. Conformiteit met het RUP staat duidelijk vermeld dat het volume één bouwlaag meer telt dan in het RUP wordt voorzien. Gezien het fors uitgebreid programma op dezelfde oppervlakte is dit onoverkomelijk. Deze extra bouwlaag wordt echter zo ver als mogelijk van de bestaande bebouwing 19/23

20 opgetrokken. Aan de 11-Julistraat komt de houten luifel van het gebouw deels buiten het toegestane volume (3m-grens). Deze afwijkingen dienen in het kader van dit RUP verder juridisch onderzocht te worden. In de raad van 14 juni 2017 is het ontwerp graduele nieuwbouw van de Meerminnecampus goedgekeurd. Na de goedkeuring van het voorontwerp vraagt de bouwheer de architect om de vergunningsaanvraag op te stellen. Het voorontwerp behelst alle documenten die nodig zijn voor het verkrijgen van de vergunning. Conform het bestek dat wij goedgekeurd hebben, is de architect verantwoordelijk voor de communicatie met de verschillende overheden teneinde een vergunning te bekomen. Het architectenbureau HUB heeft een aanvraag tot projectvergadering ingediend bij Ruimte Vlaanderen. Maandag 11 september 2017 heeft de projectvergadering plaatsgehad (zie briefwisseling). We vragen inderdaad aan Ruimte Vlaanderen een afwijking op het Ruimtelijke Uitvoeringsplan. Omwille van de vele functies en diensten die we op de nieuwe campus willen onderbrengen. Eigenlijk kunnen we niet anders. Heel ons programma van eisen zorgt ervoor dat we effectief een uitbreiding nodig hebben. In de twee onderste lagen gaan we openbare functies een plaats geven. In MM6 zal op het gelijkvloers De Plataan komen met daarboven dienstverlening zijnde de medewerkers van de sociale dienst, de diensten van MM2, Kind en Gezin, t Waske. Bovendien hebben we ook gevraagd het project gradueel te bekijken zodat de bewoners van de flats rustig kunnen blijven wonen en nadien de MM4 kan aangepakt worden. De opdracht voor HUB is enkel voor MM6. Het aantal assistentiewoningen wensen we uit te breiden van 43 naar 52. Een afwijking aanvragen op een RUP is niet zo uitzonderlijk. Tussen de opmaak van een RUP en bouwplannen zitten er immers vaak verschillende jaren en inzichten. Om die reden voorziet Ruimte Vlaanderen dan ook in de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening officieel de mogelijkheid om een afwijking te vragen. OCMW Mortsel heeft de huidige plannen aan het agentschap Ruimte Vlaanderen voorgelegd. We wachten hun advies af. Indien het agentschap groen licht geeft, werken we verder aan de stedenbouwkundige vergunningsaanvraag. Indien niet, brengen we de plannen opnieuw voor de OCMW-raad. Tot op heden zitten we, conform het bestek, in de periode van de opmaak van een stedenbouwkundige vergunningsaanvraag. Vandaar, vermits er nog geen stedenbouwkundige vergunningsaanvraag is, dienen we de bevindingen en conclusies van dhr. Van Mierlo, gebaseerd op het voorontwerp, te beschouwen als een klacht van een inwoner. De van dhr. Van Mierlo gericht aan de OCMWraadsleden en het college, hebben we ook als dusdanig, als klacht ingeschreven. Ondertussen heeft dhr. Van Mierlo al een brief van ons ontvangen. Op de vraag of de plannen Welzijnscampus Meerminne al dan niet passen in het RUP, kan pas een antwoord komen als we het advies van het agentschap Ruimte Vlaanderen ontvangen. Is dit positief dan kan samen met dit advies de stedenbouwkundige vergunningsaanvraag (momenteel nog in opmaak) worden ingediend. Is het advies negatief dan brengen we de plannen terug naar de OCMW-raad. Het agentschap Ruimte Vlaanderen, departement van de Vlaamse Overheid, heeft hier de beslissingsbevoegdheid. Tot hier het kader dat de voorzitter wilde schetsen voor het publiek. Vervolgens antwoordt ze op de vragen van de raadsleden. - Waarom werd aan de raadsleden tijdens de toelichting bij het voorontwerp van de welzijnscampus op de raad van 10 mei 2017 pertinent belangrijke informatie o.a. over de 45 regel onthouden? De voorzitter antwoordt dat de informatie met betrekking tot de 45 regel niet bewust aan de raadsleden werd onthouden. Dit is een gekende richtlijn en reeds in februari werd door het architectenbureau HUB bij de besprekingen met Ruimte Vlaanderen in een inplantingsplan de 45 zone blauw gearceerd ter verduidelijking. De bekommernissen van het raadslid zijn dus ook onze bekommernissen. - Wist de bevoegde ambtenaar op dat moment al dat de plannen niet conform het RUP waren opgemaakt? De voorzitter antwoordt dat niet alleen de ambtenaar maar ook de raadsleden weet hadden van de extra bouwlaag. - Was het architectenbureau HUB vooraf op de hoogte van de 45 regel? Zo ja, wie heeft hen dan aangezet op de plannen toch niet-conform op te maken? De voorzitter antwoordt dat zoals reeds gesteld het architectenbureau HUB in kennis is van de 45 regel. Bij de presentatie is er inderdaad een foute slide geweest wat betreft een plan van het RUP. Dat is een materiële vergissing op dat moment maar bij het bestek naar de architectenbureaus was het juiste RUP toegevoegd. Er moet een 20/23

21 belangrijk onderscheid gemaakt worden tussen het voorontwerp en uiteindelijk de vergunningsaanvraag. Het RUP omschrijft duidelijk welke invulling welke zone kan krijgen. Wat betreft de schetsontwerpen heeft men zich gebaseerd op kadasterplannen. Tussen het voorontwerp en de vergunningsaanvraag wordt er een landmeter aangesteld om heel de oppervlakte duidelijk op te meten zodat er kan vertrokken worden vanuit reëel cijfermateriaal. - Er is eind juli blijkbaar over deze zaak contact geweest met de burgemeester, de schepen bevoegd voor ruimtelijke ordening en de voorzitter van het OCMW. De voorzitter antwoordt dat dhr. Van Mierlo kan bevestigen dat er geen contact is geweest eind juli met de burgemeester, de schepen bevoegd voor ruimtelijke ordening en de voorzitter van het OCMW. Eind augustus is er wel een gesprek geweest met de burgemeester en de architect van de dienst grondgebiedszaken. Wat betreft de vragen van raadslid Holvoet reageert de voorzitter dat het raadslid verwijst naar een passage van de stadsarchitect uit de notulen. Op datzelfde moment, zo stelt de voorzitter, heeft Koen Drossaert van het architectenbureau heel duidelijk gesteld dat het voorontwerp een vertrekpunt is. Hij heeft ook duidelijk gesteld dat er projectvergaderingen zouden voorzien worden met Ruimte Vlaanderen. Nu zitten we in de volgende fase. Wat betreft het document bevestigt de voorzitter dat er bij de presentatie een fout document zat, dat was een materiële fout. De 45 regel is niet expliciet opgenomen in de bespreking van het voorontwerp maar dit is een gekende richtlijn. Reeds in februari werd dit door het architectenbureau met Ruimte Vlaanderen besproken. Over het wegvallen van het zinsgedeelte betreffende het te behalen Bindend Sociaal Objectief (BSO) stelt de voorzitter dat we het RUP Ter Linden juist moeten hanteren. Bij artikel 2 zone voor de verweving van gemeenschapsvoorzieningen en wonen staat duidelijk in de toelichting ruimtelijke opties en principes dat het na te streven BSO niet verordenend is dus niet bindend. Het grafisch plan dat het architectenbureau HUB in de bundel plaatste kwam inderdaad niet overeen met het grafisch plan van het RUP. Dat was een materiële vergissing. Bij de aanvang van de wedstrijd heeft iedere kandidaat het bestek ontvangen waar het RUP Ter Linden en het juiste plan mee in vervat zat. Het voorontwerp Meerminnecampus van HUB is inderdaad niet conform het RUP. Van bij de aanvang van het ontwerp telt het volume één bouwlaag meer dan voorzien in het RUP. De voorzitter herhaalt dat dit duidelijk vermeld stond in de bundel. De voorzitter stelt dat Ruimte Vlaanderen bevoegd is om te onderzoeken of de plannen voldoen aan de RUP-voorschriften en het is Ruimte Vlaanderen die al dan niet een afwijking toelaat. Raadslid Ria Van Put vindt dat er licht wordt omgesprongen met het begrip materiële vergissing. Zij zijn voortgegaan op de bewuste slide dat een uittreksel moet zijn van een goedgekeurd document. Ze kunnen moeilijk aannemen dat er een verkeerde versie van het RUP gebruikt werd. Het kost veel moeite om de niet-goedgekeurde versie te vinden, te kopiëren, in een slide te steken en het dan af te doen als een materiële vergissing die het groot voordeel heeft dat hun aandacht er zeker niet op getrokken werd. Raadslid Holvoet heeft de vraag gesteld of de plannen conform het RUP waren en men heeft toen geantwoord dat er misschien een kleine afwijking zou zijn, een bouwlaag meer. Als we het nu in detail onderzoeken gaat het niet om een kleine afwijking. Het raadslid stelt dat Ruimte Vlaanderen misschien wel positief kan meegaan in het verhaal maar of dit later de werkelijke toets kan doorstaan is nog de hamvraag. Er wordt een kern gezaaid voor mogelijk latere rechtszaken en dat vindt het raadslid geen goed bestuur. Ze dringt aan om het advies onmiddellijk te krijgen bij ontvangst. Er zitten volgens haar nogal wat risico s in het dossier en het lijkt haar nuttig de plannen duchtig te herzien en te luisteren naar hetgeen hier gezegd wordt. Ze betreurt dat er geen architect aanwezig is. Raadslid Rik Holvoet neemt geen genoegen met het feit dat de 45 regel wel besproken is met Ruimte Vlaanderen. De raad is de bouwheer en zij hebben die 45 regel nu pas naar waarde kunnen inschatten. Nu is pas duidelijk geworden dat de 45 regel een grote impact heeft. HUB heeft dit nooit aan de raad meegedeeld. Er is nog altijd geen uitleg gekomen hoe die vergissing is kunnen gebeuren. Het raadslid vraagt de schorsing van de zitting. 21/23