DESIGN VAN POWER BI-RAPPORTAGES

Transcriptie

1 DESIGN VAN POWER BI-RAPPORTAGES BENUT OPTIMAAL DE MOGELIJKHEDEN VAN POWER BI-RAPPORTAGES DEEL 3: VERSCHILLENDE SOORTEN DIAGRAMMEN Deel 3: Verschillende soorten diagrammen - 1

2 INHOUD Inleiding Inhoud van deel 3 Lijndiagrammen Staaf- of kolomdiagrammen Gestapelde staafdiagrammen Gecombineerde diagrammen Spreidingsdiagram (puntenwolk) Boomdiagrammen 11 Overige diagrammen 12 Taart- of donutdiagram 12 KPI (meter) 12 Tot slot 13 Deel 3: Verschillende soorten diagrammen - 2

3 INLEIDING Power BI biedt ongekende mogelijkheden om bedrijfsdata te analyseren en te presenteren. Het helpt mensen om de bedrijfsvoering beter te begrijpen en onderbouwde beslissingen te nemen. Belangrijk daarin is de manier waarop informatie wordt gepresenteerd. De wijze waarop informatie wordt getoond, bepaalt voor een belangrijk deel hoe eenvoudig of juist lastig het is te begrijpen. Het design van je rapportages is dan ook heel belangrijk. Power BI heeft daarin zoveel mogelijkheden en opties dat het risico is dat je allerlei aanpakken door elkaar gaat gebruiken. Daardoor lijkt het eindresultaat misschien aantrekkelijk en vrolijk, maar is het ook rommelig en vaak onbegrijpelijk. Het doel is uiteindelijk toch een effectieve rapportage, en niet een bontgekleurd kunstwerk. In dit e-book in drie delen helpen de experts van NAVConsultants je optimaal gebruik te maken van alle mogelijkheden van Power BI. In deel 1 gaan we in op de planning van het rapport en de vormgeving van je rapportage als geheel. In deel 2 tonen we je de enorme mogelijkheden van Power BI om de grafieken en diagrammen optimaal te ontwerpen. In deel 3 gaan we tenslotte in op de verschillende soorten grafieken en diagrammen en waarvoor ze kunnen worden gebruikt. Inhoud van deel 3 We hebben het in deel 1 van onze e-book serie gehad over de ins en outs van de vormgeving van een rapport. Hoe moet je bijvoorbeeld de verschillende elementen organiseren zodat het eenvoudig kan worden doorgenomen en begrepen. In deel 2 hebben we de designprincipes voor de verschillende diagrammen en tekstblokken doorgenomen. Power BI heeft een uitgebreide bibliotheek met diagrammen en grafieken. Samen met de maatwerk diagrammen uit de Microsoft en Power BI community hebben we een enorme keuze aan mogelijkheden. In deel 3 kijken we nu naar deze bibliotheek aan diagrammen en hoe we ze het beste kunnen gebruiken voor de weergave van informatie in onze rapporten. De mogelijkheden van Power BI zijn daarin bijna onbegrensd dus we beperken ons tot de meest gebruikte types. Hopelijk leveren deze e-books je een handig startpunt en kun je de tips gebruiken voor je eigen rapporten en grafieken. Beschouw de inhoud ook echt als tips en aanbevelingen, niet als vaste regels. Als ze in jouw geval niet van toepassing zijn, gebruik ze dan niet. Breng ook zeker een bezoekje aan community.powerbi.com om je kennis, ervaring en vragen met anderen te delen. Het design van BI rapporten en visuals staat volop in de belangstelling en er zijn veel experts, bloggers en websites die dit onderwerp in al zijn facetten behandelen. Deel 3: Deel Verschillende 3: Verschillende soorten soorten diagrammen diagrammen - 3

4 LIJNDIAGRAMMEN Lijndiagrammen zijn ideaal om de ontwikkeling van data gedurende de tijd weer te geven. Met een lijngrafiek maken we gebruik van de effectiviteit van onze ogen om pieken, dalen en patronen te herkennen. In een tabel vallen zulke zaken veel minder goed op. Als mensen naar een lijndiagram kijken, herkennen ze direct de vorm. Daar is een x-as voor nodig met een betekenisvolle verdeling zoals de tijd. Als je op de x-as bijvoorbeeld verschillende producten of landen inzet, geeft de vorm van de grafiek geen informatie aan de lezer. Als je grafieken boven elkaar plaatst om verschillende series data te vergelijken, zorg dan dat de x-as is opgelijnd tussen de verschillende grafieken. Dus zorg bijvoorbeeld voor dezelfde tijdsperiode in ieder grafiek. Op die manier is het vergelijken van de verschillende datasets het eenvoudigst. Benut de ruimte die je hebt. Als het relevant is voor je gegevens, bepaal dan zelf het begin- en eindpunt van de y-as. Zo voorkom je nodeloze lege ruimte aan de onder- en bovenzijde en focus je op de daadwerkelijke informatie. Dit doe je door (via de verfroller) het Formatting Pane te openen en de Y-Axis area van eigen begin- en eindpunten te voorzien. Figuur 1: Stel het begin- en eindpunt in Een andere reden om de Y-as zelf in te stellen is als je twee metingen vergelijkt die uitkomsten hebben van een zeer verschillende ordegrootte. Als de Y-as dan automatisch wordt ingesteld, maakt vergelijken erg lastig. Door voor beide grafieken dezelfde Y-as in te stellen, kunnen de meetresultaten beter worden vergeleken. Deel 3: Verschillende soorten diagrammen - 4

5 STAAF- OF KOLOMDIAGRAMMEN Lijndiagrammen zijn erg nuttig om bijvoorbeeld de ontwikkeling van data in de tijd weer te geven. Staafdiagrammen daarentegen zijn ideaal om een bepaalde waarde voor verschillende categorieën te bestuderen. Bijvoorbeeld de verkoopaantallen per productsoort. Verticale staafdiagrammen geven daarbij een mooi beeld van de verdeling en piekwaarden. Horizontale diagrammen zijn daarentegen handiger als er veel categorieën zijn of lange labels zoals in het voorbeeld hieronder. Gebruik in je diagrammen data labels voor de verschillende waardes die zijn aangegeven. Daardoor kan de lezer eenvoudiger specifieke waardes aflezen. Je doet dit door het Formatting pane te openen, en Data labels aan te zetten. Een lijndiagram toont ons het verloop van een waarde door de tijd, terwijl een staafdiagram bijvoorbeeld een vergelijking tussen verschillende gegevens op één tijdstip mogelijk maakt. De ontwikkeling van de verkoop in één land illustreer je met een lijndiagram. De verschillen in verkoop tussen landen in een bepaald jaar illustreer je met een staafdiagram. Figuur 3: Activeer de data labels Figuur 2: Horizontaal staafdiagram Als een staafdiagram niet past in de beschikbare ruimte, voegt Power BI automatisch een scrollbar toe. Probeer dit te voorkomen door de grafiek anders in te delen of het rapport anders te structureren. Idealiter kan iemand een hele diagram in het rapport bekijken zonder te hoeven scrollen. Een manier om het oppervlak van een diagram te beperken is het gebruik van filters. Als je in het voorbeeld van de verkoopwaarde een drempelwaarde instelt, kan Power BI automatisch alleen de landen tonen boven die drempel. Figuur 4: Drill down Ideaal in Power BI is de mogelijkheid om in en uit te zoomen. Op die manier kun je meer informatie tonen zonder extra ruimte nodig te hebben. Je kunt bijvoorbeeld zaken standaard per regio tonen, waarna binnen een regio kan worden ingezoomd op individuele klanten. Deel 3: Verschillende soorten diagrammen - 5

6 GESTAPELDE STAAFDIAGRAMMEN Aan het staafdiagram van het vorige hoofdstuk kun je nog een dimensie toevoegen. In dat geval stapel je de waardes van verschillende variabelen in één staaf. Je ziet dan de totale trend maar ook de bijdrage van verschillende componenten aan het geheel. In het voorbeeld hieronder zie je de ontwikkeling van verkoop aan klanten gedurende de week, maar ook de bijdrage aan die ontwikkeling op basis van de klantlocatie in het binnenland, buitenland en Europa. Figuur 6: Omzetting naar een lijndiagram In zo n lijndiagram wordt sneller zichtbaar welk element de grootste groei doormaakt en welke het minst bijdraagt aan de groei. Tegelijkertijd is hier de ontwikkeling van de totale omzet weer lastiger in te schatten. Het illustreert hoe belangrijk het is om goed na te denken over de wijze waarop je informatie gaat tonen. Figuur 5: Gestapeld staafdiagram Hieruit blijkt dat de omzet als geheel stijgt. En dat dit met name komt door verkoop aan klanten in het binnen- en buitenland. Maar als we de bijdrage aan het succes per categorie beter willen analyseren en onderling vergelijken, gaat dat weer lastiger met een staafdiagram. Daarvoor kunnen we beter een lijngrafiek gebruiken, zoals hieronder weergegeven Deel 3: Verschillende soorten diagrammen - 6

7 Zoals bij gewone staafdiagrammen, kun je de gestapelde variant zowel horizontaal als verticaal plaatsen. Horizontaal is ideaal als je de ontwikkeling door de tijd toont, verticaal werkt goed bij grotere aantallen categorieën en lange labelteksten. Als je echt een ontwikkeling over de tijd wilt tonen of andere kenmerkende trends en patronen, zijn lijndiagrammen bijna altijd een beter keuze dan staafdiagrammen. Zoals aangegeven is het lastig om de ontwikkeling te analyseren van de individuele elementen binnen een gestapeld staafdiagram. Een gestapeld diagram geeft prima inzicht in de bijdrage van ieder element, maar geeft daarvoor minder goed de trends weer. Het is ook mogelijk om gestapelde diagrammen te maken die bijvoorbeeld een verdeling geven in percentages. Daarbij telt iedere staaf op tot 100% en wordt de bijdrage aan dat percentage van ieder element duidelijk. Hieronder is een voorbeeld gegeven, waar de verkoop per klantlocatie onderling worden vergeleken als percentage van de totale omzet dat jaar. Figuur 7: Horizontaal gestapeld staafdiagram dat optelt tot 100% Deel 3: Verschillende soorten diagrammen - 7

8 GECOMBINEERDE DIAGRAMMEN In Power BI heb je ook de mogelijkheid om staafdiagrammen en lijndiagrammen te combineren in één diagram. Daarmee bespaar je ruimte door de informatie uit twee diagrammen op één plek te tonen. De twee screenshots hieronder illustreren dit. Allereerst zie je twee aparte diagrammen. Een staafdiagram waarin je de ontwikkeling van de verkoop over de tijd ziet, en een lijndiagram waarin de winst is geplot gedurende de tijd. Omdat beide diagrammen dezelfde tijdsperiode omvatten (op de x-as) en aan elkaar gerelateerd (kunnen) zijn, is het een goed idee ze te combineren. Dan is er minder ruimte nodig en kunnen beide ontwikkelingen ook beter met elkaar worden vergeleken. In het nieuwe rapport zien we dus één diagram, waarin een staafdiagram en lijndiagram zijn geïntegreerd ten opzichte van dezelfde x-as. We kunnen nu ook beter de relatie tussen verkoop en winst analyseren. Beste practises Gecombineerde diagrammen zijn vooral een optie als er tenminste één as gemeenschappelijk is. Bijvoorbeeld twee diagrammen die eenzelfde tijdsperiode bestrijken. Uiteraard moet je dan nog steeds nadenken over de waardes die je gebruikt op de Y-as. Als je meerdere zaken in de grafiek plot met verschillende eenheden of duidelijk verschillen in ordegrootte, kun je niet met één Y-as volstaan. Figuur 10: Een onbruikbaar diagram door de verschillen in grootte Figuur 8: Twee aparte diagrammen Figuur 9: Weergave als een gecombineerd diagram In dat geval moet je altijd zorgen dat er een dubbele Y-as is opgenomen, waarin iedere Y-as relevant is voor een (deel) van de variabelen. Als je dus bijvoorbeeld de dollarkoers in een gecombineerde grafiek vergelijkt met het inflatiepercentage heb je zowel een Y-as met de dollarkoers (in bijvoorbeeld Euro s) nodig, als een Y-as met een percentage nodig. Om dit in te stellen open je het Formatting Pane. Klik het Y-Axis menu open en zet Show Secondary op On. Let op, want deze optie zit vaak wat verborgen, je moet naar beneden scrollen om hem te vinden. Ook moet je zowel de Y-Axis (Column) Title als de Y-Axis (Line) Title aanzetten. Deel 3: Verschillende soorten diagrammen - 8

9 Figuur 12: Een combinatie diagram Figuur 11: Toon de secundaire as Maak gebruik van de kracht van combo diagrammen. Het is een ideale optie om verschillende grootheden met een verschillend bereik goed met elkaar te kunnen vergelijken en de onderlinge relatie te analyseren. Deel 3: Verschillende soorten diagrammen - 9

10 SPREIDINGSDIAGRAM (PUNTENWOLK) Soms hebben we meerdere variabelen waarvan we het onderlinge afhankelijkheid willen bestuderen. In dat geval is een spreidingsdiagram (met twee variabelen) of een bubbeldiagram (drie variabelen) de beste keuze. Bij een spreidingsdagram (ook wel puntenwolk genoemd) hebben we twee assen die ieder een variabele weergeven die in combinatie met een andere variabele worden gemeten. De combinaties van een x-waarde en een y-waarde worden in de puntenwolk geplot. Dat geeft bijvoorbeeld inzicht in de correlatie tussen deze twee variabelen. Bijvoorbeeld de verkoop aan klanten (y-as) in verschillende plaatsen (x-as). Als je nog een derde dimensie wilt tonen, biedt een bubbelchart uitkomst. Dan wordt er op de combinatie van een x-as waarde en een y-as waarde geen datapunt geplot, maar een cirkel waarvan de omvang de derde variabele weergeeft. Een voorbeeld staat hieronder waarin de x-as de winst weergeeft, op de y-as verkoop per klant, en de cirkel op het kruispunt de hoeveelheid en de betreffende plaats. We kunnen dus de relatie onderzoeken tussen verkoop en winst per plaats, maar krijgen in één oogopslag ook een beeld van de plaatsen waar het meeste wordt verkocht. Erg mooi in Power BI is dat je vervolgens nog een play-functie kunt toevoegen waardoor je de ontwikkeling in de tijd inzichtelijk kunt maken. Het is wel zo dat met name bubbeldiagrammen vooral handig zijn om zaken te illustreren als de analyse al is uitgevoerd. Ter illustratie zijn ze geweldig, maar analyse van gegevens met behulp van dit type diagrammen is veel lastiger. Eenvoudige bubbeldiagrammen zijn wel erg nuttig om correlaties tussen variabelen te duiden. Zeker bij bubbeldiagrammen is het wel nuttig om labels toe te voegen zodat de gebruiker in de drie dimensies wordt geholpen het verhaal te blijven begrijpen. Datzelfde geldt voor data labels die het eenvoudiger maken om de data te interpreteren die in een spreidingsdiagram of bubbeldiagram worden geplot. Soms lijkt het bij een spreidingsdiagram alsof alle datapunten op één plek liggen of op één lijn. In dat geval kun je in Power BI-instellingen wijzigen om de groepering van datapunten in te stellen. Kijk voor meer informatie op Power BI scatter and bubble chart tutorial. Figuur 13: Verkoop en winst per plaats in een bubbelchart Deel 3: Verschillende soorten diagrammen - 10

11 BOOMDIAGRAMMEN Boomdiagrammen zijn erg handig om de relatieve omvang weer te geven van verschillende elementen die één geheel vormen, met name als ze gegroepeerd kunnen worden in categorieën. Bij het in kaart brengen van markten en andere complexe systemen, is zo n boomdiagram vaak een prima hulpmiddel. Dat neemt niet weg dat het als illustratiemiddel uitstekend is. Door bijvoorbeeld aan één gebied in zo n boomdiagram ook weer uit te splitsen (bijvoorbeeld van landen naar plaatsen) kunnen we prachtige, inzichtelijke diagrammen genereren. In het voorbeeld hieronder zien we direct de verkoop voor de werelddelen en daarbinnen de plaatsen. In het voorbeeld hieronder is verkoop van verschillende landen in een boomdiagram geplot, waardoor je razendsnel inzicht hebt in de relatieve omvang ten opzichte van elkaar. Net als bij staafdiagrammen kan ook bij boomdiagrammen een hiërarchie worden ingebouwd, waarin bijvoorbeeld aanvankelijk de regio s worden weergegeven, maar met een klik kan worden ingezoomd op de individuele landen. De beperkingen van een boomdiagram zijn enigszins vergelijkbaar met die van bubbeldiagrammen. Ze zijn in een rapportage erg handig om iets te illustreren, maar voor een verfijndere analyse niet erg bruikbaar. Dat Nederland en Duitsland een wel erg dominante klant zijn, is in één oogopslag duidelijk. Maar voor de verdere analyse van de regionale verschillen heeft het boomdiagram minder toegevoegde waarde. Figuur 15: Verkoop per land en plaats in een boomdiagram Figuur 14: Verkoop per land in een boomdiagram Deel 3: Verschillende soorten diagrammen - 11

12 OVERIGE DIAGRAMMEN Taart- of donutdiagram Ze zien er prachtig uit en worden daarom ook vaak gebruikt, maar feitelijk voegen ze vaak niet zoveel toe. Deze diagrammen zijn eigenlijk alleen handig om de relatieve bijdrage van verschillende componenten aan het geheel te presenteren. Daarvoor is het gestapelde staafdiagram vaak echter net zo effectief. Of gewoon een tabel. KPI meter Dit zijn populaire weergaves in management dashboards, want het oogt eenvoudig, suggereert dynamiek en het lijkt op een echt meetinstrument. Deze weergave neemt echter veel ruimte in voor het weergeven van één variabele waarbij het bovendien slecht in te schatten is wat de waarde exact is. Een eenvoudige visual als hiernaast is effectiever en als je een trend wilt zien, gebruik je een lijngrafiek. In het voorbeeld hiernaast zijn die twee zaken gecombineerd met een weergave van de actuele waarde waarbij in de achtergrond een trendweergave is verwerkt. Eventueel kunnen er drempelwaardes worden ingesteld voor de kleurweergave van bijvoorbeeld rood en groen. Deel 3: Verschillende soorten diagrammen - 12

13 TOT SLOT In deel 1 van onze e-book serie over Power BI-design deelden we onze ervaringen rond het plannen en structureren van je rapport. Dat helpt de lezers om informatie zo goed en eenvoudig mogelijk te verwerken. In deel 2 zijn we verder ingegaan op het ontwerp van de verschillende soorten grafieken en diagrammen. Zodat de informatie die we aan onze lezers willen presenteren, ook zo helder en begrijpelijk mogelijk is. In deel 3 hebben we toegelicht in welke gevallen we een bepaald diagram kunnen gebruiken om de beschikbare informatie zo duidelijk mogelijk te presenteren. Laten we aan de slag gaan. Maak gebruik van de best practices die ik hier heb genoemd. Wil je meer weten over de mogelijkheden van Power BI en wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem gerust contact met ons op, we horen graag van je! Deel 3: Verschillende soorten diagrammen - 13