Misverstand: Mijn lezer wíl juist graag een. old school -tekst. Dat is-ie zo gewend.

Transcriptie

1 2 Misverstand: Mijn lezer wíl juist graag een old school -tekst. Dat is-ie zo gewend.

2 Een checklist voor goede rapporten Een rapport is goed als het het beoogde effect bij de lezer bereikt. Dat vraagt om een grote paradigmawisseling van professionals en hun organisaties. Veel schrijvers richten hun rapporten namelijk in naar hun eigen vak, hun eigen expertise, hun eigen onderzoek. Daarmee sluiten ze onvoldoende aan bij de lezer. In dit hoofdstuk vindt u een checklist voor goede rapporten. Aan de hand daarvan kunt u van uw eigen rapporten vaststelleninwelkematezevoldoenaandeeisendieuwlezers stellen, en waar u nog winst kunt boeken. 2.1 Hoe lezers lezen Mijn collega s en ik beginnen onze schrijftrainingen altijd met dezelfde oefening. We confronteren professionals met een slecht rapport en vragen waar de schrijver in hun ogen steken heeft laten vallen. Opvallend is niet alleen dat alle deelnemers goed in staat blijken snel te roepen wat ze niet goed vinden, maar ook dat hun punten erg overeenkomen. Of het nu gaat om consultants, managers of inspecteurs, lezers blijken allemaal dezelfde eisen aan een rapport te stellen. Om twee redenen leggen we deze eisen vervolgens ook op aan de teksten van degenen die de lijst maakten. Ten eerste geldt ook voor huntekstennamelijkhetmotto:watgijnietwiltdatu geschiedt (als lezer), zo doe dat ook een ander niet (als schrij- 23

3 RAPPORTBESTRIJDING! ver). En bovendien is die lijst met eisen precies dezelfde lijst die ook het publiek van deze schrijvers zou opstellen. Deze oefening levert al ruim negen jaar dezelfde checklist op. De hoofdpunten van deze checklist luiden: Een rapport moet overzichtelijk zijn. Een rapport moet de juiste inhoud bevatten. Een rapport moet prettig leesbaar zijn. Voor ik deze punten verder uitwerk, wil ik eerst ingaan op de achterliggende oorzaak. Hoe komt het dat lezers steeds weer dezelfde punten noemen? Dat komt door de manier waarop lezers zakelijke teksten lezen. Als u een nieuwe tekst onder ogen krijgt, dan zijn tien tegen één uw eerste vragen: wat is dit voor tekst en wat kan of moet ik hiermee? U wilt, zoals iedere andere lezer, namelijk weten of deze tekst de moeite waard is. Om dat te kunnen beoordelen, heeft u allereerst een duidelijke titel, een beknopte inhoudsopgave en een heldere inleiding nodig. Mocht u inderdaad besluiten verder te lezen, dan stelt u zichzelf een aantal vragen en zoekt u vervolgens in de tekst naar antwoorden op deze vragen. De snelheid waarmee u een (mogelijk) antwoord vindt, is afhankelijk van de overzichtelijkheid van de tekst. Het is dan ook logisch dat de meeste eisen die lezers noemen betrekking hebben op de overzichtelijkheid van teksten. Maar daarmee zijn we er nog niet. Als u de plaats heeft gevonden waar het (mogelijke) antwoord op uw vraag staat, moet eerst nog blijken of het inderdaad gaat om de informatie die u zoekt. De juistheid van de informatie speelt met andere woorden ook een belangrijke rol. Vindt u de alinea 24

4 2 Een checklist voor goede rapporten waarin het (mogelijke) antwoord staat, dan moet die alinea bovendien prettig leesbaar zijn: de tekst moet in één keer duidelijk zijn. De leesaanpak die ik hierboven beschrijf wordt ook gepropageerd in snelleestrainingen en speed reading-boeken, maar veel lezers hebben zelf allang ontdekt dat zij zo het best worden bediend. Zeker lezers die veel lange teksten onder ogen krijgen.datblijktookuithetproefschriftvanrobneutelings (De eigenzinnige lezer). Hij onderzocht hoe beruchte veellezers als Tweede Kamerleden en gemeenteraadsleden omgaan met de lijvige rapporten die zij dagelijks onder ogen krijgen. Die kúnnenzenietallemaallezen.maarhoezorgenzeerdanvoor dat zij wel besluiten kunnen nemen over de onderwerpen die in die dikke rapporten staan beschreven? Tegenwoordig leest niemand meer alles, zo blijkt. Niemand begint meer vooraan en leest als een ploegpaard regel voor regel verder. Dat kan ook helemaal niet, want daar is geen tijd voor. Lezers springen daarom door teksten heen, op zoek naar antwoorden op hun vragen. Hoewel de lineaire lezer dus niet meer bestaat, althans niet voor zakelijke teksten, richten toch veel schrijvers hun tekst nog altijd lineair in. Ze vinden dat de lezer eerst dit, dan dat en dan pas de conclusie moet lezen. Dat is old school-schrijven. De lezer heeft die conclusie hoogstwaarschijnlijk al als eerste gelezen als die tenminste makkelijk vindbaar was. Richt uw tekst dus zo in dat de lezers van nu goed worden bediend. 25

5 RAPPORTBESTRIJDING! 2.2 De eisen die lezers stellen In paragraaf 2.1 noemde ik drie eisen die lezers aan een rapport stellen. Deze eisen zijn uit te splitsen in een aantal punten: CHECKLIST VOOR RAPPORTEN 1. Een rapport moet overzichtelijk zijn: De informatie staat in een voor de lezer logische volgorde. De lezer krijgt voldoende houvast om die (logische) volgorde te overzien, tekstueel en in lay-out: Een goed rapport begint met een heldere inleiding, gevolgd door een korte inhoudsopgave. De alinea s daaronder beginnen steeds met de kernzin en complexere informatie wordt in figuren of tabellen gepresenteerd. De tekst wordt voorzien van kopjes. Waar nodig krijgt de essentie van het verhaal een duidelijke markering (bijvoorbeeld vet) en opsommingen staan puntsgewijs onder elkaar. 2. Een rapport moet de juiste inhoud bevatten: De tekst begint met een heldere aankondiging van de hoofdboodschap van het rapport. Daarna volgt de betreffende boodschap. Als er meer in een rapport staat dan de vraag van de lezer en het antwoord daarop (de boodschap), is dat precies alleen die informatie die de lezer nodig heeft om het doel van de tekst te bereiken. 26

6 2 Een checklist voor goede rapporten 3. Een rapport moet prettig leesbaar zijn: Dewoordenenzinnenzijnvoordelezerinéénkeerte begrijpen. De toon van het rapport ondersteunt de boodschap en het doel. Hieronder licht ik de verschillende onderdelen in deze checklist kort toe. Overigens leest u in dit hoofdstuk alleen hoe u teksten beoordeelt die al af zijn, niet hoe u ervoor zorgt dat uw teksten aan die eisen voldoen. Zoekt u schrijftips? Dan bladert u meteen door naar de hoofdstukken 3, 4 en 5. Categorie 1: overzichtelijke teksten Lezers vinden dat een rapport overzichtelijk moet zijn: De informatie staat in een voor de lezer logische volgorde. De lezer krijgt voldoende houvast om die (logische) volgorde te overzien, tekstueel en in lay-out: Een goed rapport begint met een korte inhoudsopgave, gevolgd door een heldere inleiding. De alinea s van de tekst beginnen steeds met de kernzin en complexere informatie wordt in figuren of tabellen gepresenteerd. De tekst wordt voorzien van kopjes. Waar nodig krijgt de essentie van het verhaal een duidelijke markering (bijvoorbeeld vet) en opsommingen staan puntsgewijs onder elkaar. Het eerste punt ( een voor de lezer logische volgorde ) lijkt een open deur. En dat is het eigenlijk ook. Het slechte nieuws is 27

7 RAPPORTBESTRIJDING! dat dit hele boek volstaat met open deuren, maar zoals een deelnemer aan een van mijn trainingen ooit zei: Je zet nu wel al die open deuren op een rij. En daardoor ontstaat een nieuw vergezicht Een volgorde is logisch voor de lezer als het rapport de vragen van de lezer beantwoordt, in de volgorde waarin die vragen in het hoofd van de lezer opkomen. Een voorbeeld. Als frisdrankfabrikant heeft u aan een marktonderzoeksbureau gevraagd of uw nieuwe ontwerp voor een blikje meer dorst bij de consument opwekt. Het onderzoeksbureau is aan de slag gegaan met een proefpanel en een deskundigenpanel. Het rapport ligt nu voor u. Wat is uw eerste vraag? Natuurlijk: is het nieuwe ontwerp goed? Dat wil zeggen: wekt het meer dorst op dan het oude ontwerp? Dat antwoord moet dus in de tekst direct na de inleiding komen. Niet helemaal aan het eind. Stel dat het antwoord op die vraag is dat het niet meer dorst opwekt, dan is uw eerste vervolgvraag: hoe kan dat? Enzovoort. Die vragen moeten in een goede tekst worden beantwoord, meteen achter de hoofdboodschap. Luidt het antwoord dat het nieuwe ontwerp inderdaad meer dorst opwekt, dan zal de tekst waarschijnlijk heel kort zijn, met alleen een opsomming van de gevonden resultaten die de boodschap ondersteunen. Het klinkt allemaal heel vanzelfsprekend. En toch schrijven de meeste marktonderzoeksbureaus hun rapporten niet als een serie antwoorden op lezersvragen, maar houden ze de chronologie aan die ze ook in hun onderzoek volgden. De lezer moet dan eerst lezen wat de onderzoeksopzet was, uit hoeveel mensen de proefpanels bestonden, welke antwoorden zij gaven, et cetera, voordat hij eindelijk het antwoord op zijn vraag vindt. Wilt u beoordelen 28

8 2 Een checklist voor goede rapporten of de volgorde van uw tekst logisch is, verplaats u dan in de lezer en zijn vragen. Het tweede punt ( voldoende houvast om die volgorde te overzien ) is lastiger. Want wanneer is er voldoende houvast? Een aantal vuistregels: De inhoudsopgave geeft van alle hoofdstukken en paragrafen de titel en het paginanummer. Een stuk van minder dan vier pagina s heeft meestal geen inhoudsopgave nodig. De inleiding biedt antwoord op de vragen die de lezer aan het begin van een tekst heeft: Waarom ligt deze tekst hier nu? Het antwoord op die vraag is meestal de aanleiding. Watbiedtdezetekstmeenwatkanikermee?Deze vragen beantwoordt een tekst door de centrale vraag en het doel van de tekst te geven. En (als er geen inhoudsopgave is) wat vind ik waar? Een leeswijzer geeft de onderdelen aan waaruit de tekst bestaat. Alinea s lezen veel prettiger als ze meteen in de eerste regel de kern van het verhaal geven. Zet deze kernzin dus niet aan het eind, bij wijze van conclusie na een redenering, en verstop hem zeker niet in het midden van de alinea. Figuren en tabellen zijn nodig als ze de informatie overzichtelijk of inzichtelijk maken. Een goede tekst heeft alleen een figuur of tabel als die de tekst eronder (de toelichting bijvoorbeeld) vervangt. Moet de tekst inzicht geven in een ontwikkeling? Bied dan een figuur die deze ontwikkeling helder weergeeft. Wilt u veel informatie overzichtelijk presenteren? 29

9 RAPPORTBESTRIJDING! Maak dan een tabel. Betwijfelt u of uw lezer de figuur of tabel wel kan lezen? Dan laat u hem weg en legt u in tekst uit wat u bedoelt. Dit zijn vuistregels, geen wetten. Zo zijn er heel goede rapporten denkbaar die toch geen inleiding hebben. En figuren en tabellen worden soms opgenomen om de tekst te verluchtigen. De vraag of een tekst goed is, is dus altijd afhankelijk van de situatie. Een goed rapport biedt overzicht, ook in vorm. Een aantal vuistregels voor de lay-out: Als de tekst meer dan één A4 beslaat, is de lezer gebaat bij kopjes. Door ieder nieuw deelonderwerp van een kopje te voorzien, is direct duidelijk waar een nieuw deelonderwerp begint. Gaat het om een rapport van meer dan vier pagina s, dan kunt u de kopjes het best nummeren. Wilt u een onderdeel van de tekst benadrukken zonder een apart kopje toe te voegen? Dan helpt u de springende lezer door het kernbegrip van een alinea of paragraaf vet te zetten. Bij een opsomming is het voor de lezer veel belangrijker dat hij goed in elkaar zit, dan dat de punten en komma s achter de delen van die opsomming kloppen. Alleen krijgen die punten en komma s vaak veel meer aandacht dan de inhoud. Een goede opsomming is net als een tabel of grafiek gewoon een alinea. Dus staat boven aan die alinea een kernzin. Het moet voor de lezer helder zijn wat die opsomming biedt. Krijgt hij vijf oorzaken te lezen? Somt u zes twijfels op 30

10 2 Een checklist voor goede rapporten bij dit beleidsstuk? Dát moet erboven staan. En natuurlijk moeten de delen van de opsomming dan precies bieden wat de kernzin erboven belooft. Niets minder en vooral niets meer. Categorie 2: de juiste inhoud Lezers vinden ook dat een rapport de juiste inhoud moet bevatten: De tekst begint met een heldere aankondiging van de hoofdboodschap van het rapport. Daarna volgt meteen de boodschap. Als er meer in een rapport staat dan de vraag van de lezer en het antwoord daarop (de boodschap), is dat precies alleen die informatie die de lezer nodig heeft om het doel van de tekst te bereiken. De centrale vraag die in een inleiding bijdraagt aan overzicht is ook nodig voor de juiste inhoud. De inleiding vertelt de lezer welke vraag hij beantwoord krijgt als hij de tekst zou lezen. Het antwoord op die vraag noem ik in dit boek de boodschap. Het gaat hier om informatie die maakt dat de tekst überhaupt is geschreven, die samen met het doel het bestaansrecht van de tekst uitmaakt. Datgene waarvan u als schrijver wilt dat het tussen de oren van uw lezer terechtkomt. (Zie ook paragraaf 4.1, over de vraag hoe je als schrijver het best de boodschap kunt vaststellen.) Veel professionals denken dat de inhoud van een tekst goed is als die weergeeft hoe de schrijver (en zijn collega s) over een 31

11 RAPPORTBESTRIJDING! onderwerp denken. Of hoe zij samen tot een conclusie en aanbevelingen zijn gekomen. (U herkent de old school-tekst ) Maar wat u net las over de volgorde, geldt des te sterker voor de inhoud. Een overtuigende tekst is niet overtuigend als daarin wordt beschreven waarom de schrijver iets vindt en hoe hij dat heeft gevonden. Overtuigende rapporten bieden de lezer antwoord op de vragen die hij bij het lezen van de boodschap heeft. En ook bij informatieve rapporten geldt: blijft de lezer met vragen zitten, dan is de tekst niet volledig. Categorie 3: prettig leesbare teksten Tot slot vinden lezers dat een rapport prettig leesbaar moet zijn: Dewoordenenzinnenzijnvoordelezerinéénkeerte begrijpen. De toon van het rapport ondersteunt de boodschap en het doel. Er zijn al verschillende goede boeken over dit onderwerp geschreven. Zoals de onvolprezen Schrijfwijzer van Jan Renkema en het standaardwerk Handboek Stijl van Peter Burger en Jaap de Jong. Burger en De Jong zeggen het zo: Het veelgegeven advies probeer te schrijven zoals u spreekt moet dan ook worden aangescherpt: als u de neiging hebt om u te formeel uit te drukken, probeer dan meer te schrijven alsof u iets aan een tante of jonge neef uitlegt. Gebruik op papier dus nooit zinnen die u mondeling niet zo zou uitspreken. Hetzelfde geldt voor woorden: waarom zou u op papier chiquere 32

12 2 Een checklist voor goede rapporten woorden gebruiken dan u mondeling zou doen? Het leest zeker niet prettiger. De toon van een tekst is goed als die het doel en de boodschap van de tekst ondersteunt. Dat vraagt om een toelichting. De toon van een tekst is onder te verdelen in twee effecten: de toon in een tekst maakt ten eerste dat de lezer zich een beeld vormt van de schrijver. Is de schrijver een vrolijk mens? Straalt de tekst uit dat er een deskundige aan het woord is, of zijn er zo veel slordigheden dat de toon afbreuk doet aan de professionaliteit? En ten tweede bestaat de toon ook uit een relationeel effect : de woorden die in een tekst worden gebruikt, maken ook dat de lezer voelt hoe de schrijver de relatie met zijn lezer ziet. In een tekst vol formele woorden zullen de meeste lezers zichzelf niet herkennen er is veel afstand. Een informelere tekst komt vriendelijker over. De toon van een tekst is dus goed als deze zowel qua beeld van de schrijver als qua relatie met de lezer de boodschap en het doel van de tekst ondersteunt. Een adviesrapport bereikt zijn doel bijvoorbeeld alleen als het geschreven is in een toon die het beeld oproept van een deskundige schrijver, die gelijkwaardig is aan de lezer. Het zijn allemaal logische eisen. Ook u zult zich in de meeste eisen wel kunnen vinden. En toch blijkt het moeilijk om rapporten aan deze eisen te laten voldoen. 33

13 RAPPORTBESTRIJDING! 2.3 Waarom zijn veel rapporten niet goed? Schrijftrainers als ik worden uitgenodigd als de teksten die binnen een organisatie worden geschreven niet goed genoeg zijn. Maar alleen een training voor de professionals die deze teksten moeten schrijven is vaak niet voldoende. In veel gevallen zijn er namelijk ook andere oorzaken aan te wijzen. Zijn er bijvoorbeeld wel duidelijke criteria om de rapporten te beoordelen? En zijn die criteria wel helder voor alle schrijvers? Hoe komt het dan dat zij tóch teksten schrijven die daar niet aan voldoen? Krijgen ze tegenstrijdige feedback? Moeten ze onhandige templates gebruiken? Of hebben ze onvoldoende tijd om een goede tekst te schrijven? (Denk aan de uitspraak die wordt toegeschreven aan Chinese wijzen, aan Engelse schrijvers, aan Franse denkers en aan Simon Carmiggelt: Ik heb geen tijd voor een korte tekst, dus is het een lange geworden ) Een tekst kan alleen als goede tekst de deur uitgaan als alle betrokkenen en processen daarop zijn gericht. Doet u met mij aan rapportbestrijding, dan moeten we dus alle factoren meenemen. Vanaf het moment dat iemand besluit dat een rapport moet worden geschreven, tot en met het moment dat de definitieve tekst naar de klant wordt verstuurd. Dat proces, waarin alle factoren hun plek hebben, ligt ook ten grondslag aan de volgende drie hoofdstukken. Op drie momenten in dat proces kunnen er verstorende of verwarrende factoren optreden: voorafgaand aan het proces; tijdens het proces; bij de feedbackronde. 34

14 2 Een checklist voor goede rapporten Soms is er al iets mis voordat er een schrijfopdracht ligt: de focus van het rapport op doel of publiek is nog volstrekt onduidelijk. Er zijn rapporten die geen, geen helder of meer dan één doel hebben bijvoorbeeld, of teksten die in één keer proberen meerdere doelgroepen te bedienen. Tekstvervuiling noem ik dat in hoofdstuk 3, dat dieper ingaat op de schrijfopdracht. Andere rapporten zijn niet goed doordat de schrijver niet gefocust te werk gaat, te veel (of juist te weinig) opneemt of de informatie niet goed weet te formuleren. Meer daarover in hoofdstuk 4. Tot slot komt het voor dat het in de feedbackronde misgaat. De feedback wordt bijvoorbeeld te vroeg of te laat gegeven, richt zich niet op hoofdlijnen maar op details of is tegenstrijdig aan eerdere opmerkingen. In hoofdstuk 5 ga ik daar verder op in. 35