De onderbouwing in het ervaringscertificaat

Transcriptie

1 Een goed en een slecht voorbeeld van een onderbouwing Secretaresse I

2 Inleiding Onderbouwing In deze toelichting wordt nader ingegaan op de onderbouwing in een ervaringscertificaat. We gebruiken hier de onderbouwing van een werkproces van het kwalificatiedossier Secretariële beroepen, uitstroom Secretaresse, niveau 3 (werkproces 1.2 Formuleert en redigeert teksten en geeft deze vorm). Crebonummer Cohort De uitwerking van het werkproces zoals deze is opgenomen in het kwalificatiedossier, vindt u op Waar moet een goede onderbouwing aan voldoen? In de Schrijfwijzer ervaringscertificaat van het Kenniscentrum EVC wordt beschreven aan welke criteria ( kortoms ) de onderbouwing van een ervaringscertificaat moet voldoen: 1. Titels kerntaken en bijbehorende werkprocessen die de kandidaat beheerst. 2. Gaat uit van de kritische prestatie /gedragsindicatoren van deze werkprocessen. 3. Benoemt de concrete instrumenten / bewijzen waarmee deze indicatoren worden aangetoond. 4. Beschrijft wat er uit de bewijzen blijkt (met voorbeelden: concrete situaties). 5. Bevat de conclusie: het werkproces wordt beheerst.

3 1 Slecht voorbeeld onderbouwing Onderstaand voorbeeld is een slecht geschreven onderbouwing. Deze voldoet namelijk nog niet aan de criteria/ kortoms van een goede onderbouwing, zoals deze zijn opgesteld in de Schrijfwijzer ervaringscertificaat van het Kenniscentrum EVC. De kandidaat toont aan dat zij de competenties formuleren en rapporteren, vakdeskundigheid toepassen en materialen en middelen inzetten beheerst. In het portfoliobewijs Richtlijnen correspondentie worden door de werkgever de richtlijnen voor interne en externe communicatie beschreven. Hierbij gaat het om taalgebruik, lay out en huisstijl. De kandidaat werkt opdrachten en instructies die zij ontvangt op de voorgeschreven wijze uit. Mevrouw Y heeft veel toetsenbordervaring en maakt gebruik van de typevaardigheden die tijdens haar eerdere opleidingen en werkervaring heeft opgedaan. Mevrouw Y maakt effectief gebruik van materialen en middelen. Tijdens het werkplekbezoek vertelt mevrouw Y namelijk dat zij verantwoordelijk was voor het inrichten van de sharepoint omgeving zodat documenten van verschillende collega s voor iedereen vindbaar zijn. Tijdens het werkplekbezoek belt een klant voor een collega die op dat moment niet aanwezig is. De klant reageert ongeduldig en accepteert niet dat niemand haar te woord kan staan. Mevrouw Y toont begrip voor de klant en wijst op de opties voor contact met de collega. Ze laat hiermee zien dat klantvriendelijkheid voor haar hoog in het vaandel staat. Mevrouw Y toont aan dat zij productief blijft werken in een stressvolle omgeving. Haar manager beschrijft namelijk een periode waarin mevrouw Y, naast haar eigen werkzaamheden, ook de werkzaamheden van haar collega moest overnemen in verband met ziekte. Mevrouw Y heeft een prioriteitenlijst gemaakt van alle documenten die zij moest redigeren en verzenden. Voor documenten die mogelijk niet op tijd af zouden komen, nam zij contact op met de betrokken collega om af te stemmen of de deadline kon worden verschoven. Vervolgens heeft zij de taken in volgorde van belangrijkheid voltooid. Mevrouw Y wordt door de leidinggevende beschreven als een persoon die rustig blijft in stressvolle situaties en overzicht houdt. Zij denkt eerst na over de mogelijkheden om knelpunten op te lossen en haar dagelijks werk zo uit te voeren dat het werk tijdig en correct af is. De kandidaat beheerst dit werkproces in voldoende mate. 1.1 Toelichting slechte onderbouwing Hieronder nogmaals hetzelfde slechte voorbeeld van de onderbouwing van het werkproces Formuleert en redigeert teksten en geeft deze vorm. In de lopende tekst van deze onderbouwing heeft een reviewer van het Kenniscentrum EVC opmerkingen ingevoegd die laten zien op welke punten deze onderbouwing verbeterd kan worden. De kandidaat verwijs niet met de kandidaat, gebruik liever mevrouw Y toont aan dat zij de competenties formuleren en rapporteren, vakdeskundigheid toepassen en materialen en middelen inzetten beheerst. Hier wordt een opsomming gegeven van onderdelen die mevrouw

4 beheerst. Dit roept direct de vraag op: waar wordt dat mee aangetoond? Hoewel er vervolgens bewijzen en voorbeelden gegeven kunnen worden, wordt niet duidelijk op welke onderdelen dat betrekking heeft. Het is dan ook de bedoeling om iedere prestatie indicator apart te onderbouwen: op welk bewijs/instrument baseert de assessor zich en wat heeft hij/zij daarin gezien/gelezen/gehoord. Daarnaast valt op dat hier niet de prestatie indicatoren, maar competenties worden opgesomd. De competenties hebben per werkproces hun eigen uitwerking in prestatieindicatoren, dus sluit dáár bij aan. In het portfoliobewijs Richtlijnen correspondentie Dit bewijs beschrijft de procedure bij de huidige werkgever, níet de bekwaamheid van de kandidaat. worden door de werkgever de richtlijnen voor interne en externe communicatie beschreven. Hierbij gaat het om taalgebruik, lay out en huisstijl. De kandidaat werkt opdrachten en instructies die zij ontvangt op de voorgeschreven wijze uit Dit zegt wél iets over de kandidaat, maar uit welk bewijs blijkt dat en wat heeft de assessor gezien/gehoord/gelezen? Daarnaast valt op dat het niet concreet wordt wat de kandidaat hier aantoont. Vermoedelijk is het de prestatie indicator documenten opstellen naar doel en doelgroep, maar dat moet de lezer zelf afleiden. Mevrouw Y heeft veel toetsenbordervaring ervaring is geen bewijs van bekwaamheid. Zijn er bewijzen die dit kunnen aantonen? en maakt gebruik van de typevaardigheden die tijdens haar eerdere opleidingen en werkervaring heeft opgedaan Ook hier wordt niet expliciet benoemd wat hiermee wordt aangetoond. Met andere woorden; er wordt niet aangesloten bij de prestatie indicator. Mevrouw Y maakt effectief gebruik van materialen en middelen Dit is goed: herkenbaar aangesloten bij de prestatie indicator. Tijdens het werkplekbezoek vertelt mevrouw Y namelijk dat zij verantwoordelijk was voor verantwoordelijk zijn geldt hetzelfde als ervaring : het zegt nog niets over de bekwaamheid van de kandidaat voor het inrichten van de sharepoint omgeving zodat documenten van verschillende collega s voor iedereen vindbaar zijn Deze toelichting is niet overtuigend: wat was de rol van de kandidaat, waarom is de assessor overtuigd van de bekwaamheid van de kandidaat?. Tijdens het werkplekbezoek belt een klant voor een collega die op dat moment niet aanwezig is. De klant reageert ongeduldig en accepteert niet dat niemand haar te woord kan staan. Mevrouw Y toont begrip voor de klant en wijst op de opties voor contact met de collega. Ze laat hiermee zien dat klantvriendelijkheid voor haar hoog in het vaandel staat. Voorgaande zin (en de toelichting ervoor) lijkt een prestatie indicator en het is voor een secretaresse vermoedelijk een waardevolle competentie. Echter, het is niet relevant voor dit werkproces (zie de uitwerking uit het kwalificatie dossier), hier kunt u dit dus beter weglaten. Mevrouw Y toont aan dat zij productief blijft werken in een stressvolle omgeving Dit is goed. Herkenbaar aangesloten bij een prestatie indicator uit dit werkproces. Haar manager beschrijft wanneer doet hij/zij dit? In welk bewijs heeft de assessor hier iets over gezien/gehoord/gelezen namelijk een periode waarin mevrouw Y, naast haar eigen werkzaamheden, ook de werkzaamheden van haar collega moest overnemen in verband met ziekte. Mevrouw Y heeft een prioriteitenlijst gemaakt van alle documenten die zij moest redigeren en verzenden. Voor documenten die mogelijk niet op tijd af zouden komen, nam zij contact op met de betrokken collega om af te stemmen of de deadline kon worden verschoven. Vervolgens heeft zij de taken in volgorde van belangrijkheid voltooid. Mevrouw Y wordt door de leidinggevende beschreven als een persoon die rustig blijft in stressvolle situaties en overzicht houdt. Zij denkt eerst na over de mogelijkheden om knelpunten op te lossen en haar dagelijks werk zo uit te voeren dat het werk tijdig en correct af is Dit is een goed concreet voorbeeld. De kandidaat beheerst dit werkproces in voldoende mate. Sluit af met mevrouw Y beheerst dit werkproces.

5 2 Slecht voorbeeld met kleuren Wanneer we de onderdelen in deze onderbouwing een kleur geven om in één oogopslag de structuur van de onderbouwing te zien, valt op dat de genoemde onderdelen onvoldoende aanwezig zijn en de onderbouwing niet logisch is opgebouwd. Gaat uit van de kritische prestatie /gedragsindicatoren van deze werkprocessen. Benoemt de concrete instrumenten / bewijzen waarmee deze indicatoren worden aangetoond. Beschrijft wat er uit de bewijzen blijkt (met voorbeelden: concrete situaties). De kandidaat toont aan dat zij de competenties formuleren en rapporteren, vakdeskundigheid toepassen en materialen en middelen inzetten beheerst. In het portfoliobewijs Richtlijnen correspondentie worden door de werkgever de richtlijnen voor interne en externe communicatie beschreven. Hierbij gaat het om taalgebruik, lay out en huisstijl. De kandidaat werkt opdrachten en instructies die zij ontvangt op de voorgeschreven wijze uit. Mevrouw Y heeft veel toetsenbordervaring en maakt gebruik van de typevaardigheden die tijdens haar eerdere opleidingen en werkervaring heeft opgedaan. Mevrouw Y maakt effectief gebruik van materialen en middelen. Tijdens het werkplekbezoek vertelt mevrouw Y namelijk dat zij verantwoordelijk was voor het inrichten van de sharepoint omgeving zodat documenten van verschillende collega s voor iedereen vindbaar zijn. Tijdens het werkplekbezoek belt een klant voor een collega die op dat moment niet aanwezig is. De klant reageert ongeduldig en accepteert niet dat niemand haar te woord kan staan. Mevrouw Y toont begrip voor de klant en wijst op de opties voor contact met de collega. Ze laat hiermee zien dat klantvriendelijkheid voor haar hoog in het vaandel staat. Mevrouw Y toont aan dat zij productief blijft werken in een stressvolle omgeving. Haar manager beschrijft namelijk een periode waarin mevrouw Y, naast haar eigen werkzaamheden, ook de werkzaamheden van haar collega moest overnemen in verband met ziekte. Mevrouw Y heeft een prioriteitenlijst gemaakt van alle documenten die zij moest redigeren en verzenden. Voor documenten die mogelijk niet op tijd af zouden komen, nam zij contact op met de betrokken collega om af te stemmen of de deadline kon worden verschoven. Vervolgens heeft zij de taken in volgorde van belangrijkheid voltooid. Mevrouw Y wordt door de leidinggevende beschreven als een persoon die rustig blijft in stressvolle situaties en overzicht houdt. Zij denkt eerst na over de mogelijkheden om knelpunten op te lossen en haar dagelijks werk zo uit te voeren dat het werk tijdig en correct af is. De kandidaat beheerst dit werkproces in voldoende mate. Hieronder wordt per criterium/ kortom aangegeven waarom deze onderbouwing nog niet voldoet. Dit biedt tevens inzicht in de punten waarop deze onderbouwing verbeterd kan worden. 1. Titels kerntaken en bijbehorende werkprocessen die de kandidaat beheerst: De titel van dit werkproces wordt benoemd:. 2. Gaat uit van de kritische prestatie /gedragsindicatoren van deze werkprocessen. De onderbouwing start met De kandidaat toont aan dat zij de competenties formuleren en rapporteren, vakdeskundigheid toepassen en materialen en middelen inzetten beheerst. Het is echter niet goed om een opsomming van competenties te geven, maar er dient aangesloten te worden bij de afzonderlijke prestatie indicatoren.

6 Er worden drie prestatie indicatoren benoemd: 1. Mevrouw Y maakt effectief gebruik van materialen en middelen. 2. Ze laat hiermee zien dat klantvriendelijkheid voor haar hoog in het vaandel staat. 3. Mevrouw Y toont aan dat zij productief blijft werken in een stressvolle omgeving. Prestatie indicatoren 1 en 3 komen uit het kwalificatiedossier van deze standaard. Dat is dus goed. Prestatie indicator 2 is echter geen prestatie indicator van dit werkproces en dient weg te worden weggelaten. In de onderbouwing wordt benoemd dat mevrouw Y veel toetsenbordervaring heeft. Dat lijkt iets te zeggen over de prestatie indicator toetsenbordvaardigheid bij het verwerken van de correspondentie, maar de lezer moet dat zelf afleiden. Er dient herkenbaar bij de prestatieindicator aangesloten te worden. 3. Benoemt de concrete instrumenten / bewijzen waarmee deze indicatoren worden aangetoond. Portfoliobewijs Richtlijnen correspondentie : Het portfoliobewijs Richtlijnen correspondentie zegt op zichzelf niets over de bekwaamheid van de kandidaat. Hierin staat namelijk slechts de procedure bij de huidige werkgever. Het wordt vervolgens niet duidelijk uit welk bewijs blijkt dat de kandidaat volgens de richtlijnen werkt. Beoordeling werkgever: In de onderbouwing wordt verwezen naar een beoordeling door de werkgever. Het blijft echter onduidelijk om welk concreet bewijs het hier gaat. 4. Beschrijft wat er uit de bewijzen blijkt (met voorbeelden: concrete situaties). Het portfoliobewijs Richtlijnen correspondentie zegt niets over de bekwaamheid van de kandidaat. Het wordt vervolgens ook niet duidelijk met welk bewijs de kandidaat wél aantoont dat zij volgens de richtlijnen werkt (zie criterium 2) en wat de assessor daar gezien/gehoord/gelezen heeft. In de onderbouwing wordt aangegeven dat mevrouw Y tijdens het werkplekbezoek vertelt dat zij verantwoordelijk was voor het inrichten van de sharepoint omgeving [ ]. Ergens verantwoordelijk voor zijn, betekent echter niet dat men bekwaam is. Voor een goede onderbouwing moet dit dus anders geformuleerd worden (zie goede voorbeeld). Hoewel het bewijs beoordeling door de werkgever niet concreet genoeg wordt beschreven, is de toelichting goed: er wordt een concreet voorbeeld gegeven van een situatie waarin mevrouw Y in een stressvolle omgeving productief bleef werken. 5. Bevat de conclusie: het werkproces wordt beheerst: Deze onderbouwing wordt afgesloten met de kandidaat beheerst dit werkproces in voldoende mate. Sluit echter af met mevrouw Y beheerst dit werkproces. Het in voldoende mate beheersen is namelijk erg schools en impliceert dat mevrouw Y dit onderdeel ook in onvoldoende mate had kunnen beheersen. Dat is niet des EVC. Verwijs overigens niet met de kandidaat naar de EVC kandidaat, maar noem deze de heer X / mevrouw Y.

7 3 Goed voorbeeld onderbouwing Onderstaand voorbeeld is een goed geschreven onderbouwing. Deze voldoet namelijk aan de criteria/ kortoms van een goede onderbouwing, zoals deze zijn opgesteld in de Schrijfwijzer ervaringscertificaat van het Kenniscentrum EVC. Mevrouw Y toont aan dat zij documenten opstelt die zijn afgestemd op doel en doelgroep. Dit blijkt uit de handleiding urenadministratie die door mevrouw Y is opgesteld en die is toegevoegd aan haar portfolio. De handleiding is in goed Nederlands geschreven, heeft een inhoudsopgave en de structuur van het document loopt exact volgens de stappen van de urenregistratie. Uit het beoordelingsformulier van de direct leidinggevende van mevrouw Y blijkt dat de gebruikers van de handleiding deze heel duidelijk en overzichtelijk vinden. Mevrouw Y laat tijdens het werkplekbezoek zien dat zij zeer toetsenbordvaardig is bij het verwerken van de correspondentie zij stelde namelijk een brief op voor het beëindigen van het bedrijfsabonnement van een vakblad. Zij liet zien dat ze deze brief snel en foutloos opstelde. De brief voor het beëindigen van het document is tevens door mevrouw Y opgenomen in het portfolio. In het portfolio is ook het typediploma van mevrouw Y opgenomen. Zij heeft de door haar gevolgde typecursus (2010) afgesloten met het cijfer 10. Mevrouw Y maakt effectief gebruik van materialen en middelen. Tijdens het werkplekbezoek laat mevrouw Y een sharepoint omgeving zien die door haar en haar collega s wordt gebruikt om informatie en documenten te delen. Zij laat zien dat zij de mappenstructuur naar thema heeft ingericht en dat zij de documenten van verschillende collega s archiveert zodat die voor iedereen vindbaar zijn. Zij laat tevens zien hoe haar mailbox is georganiseerd. Tijdens het CGI licht zij de indeling van haar mailbox toe. Deze is georganiseerd naar de verschillende projecten waarbinnen zij secretariële ondersteuning biedt. Mevrouw Y blijft productief werken in een stressvolle omgeving dit blijkt uit het beoordelingsformulier van haar manager in haar vorige functie als projectsecretaresse bij een adviesbureau. Dit formulier is opgenomen in het portfolio van mevrouw Y. Haar manager beschrijft een periode waarin mevrouw Y, naast haar eigen werkzaamheden, ook de werkzaamheden van haar collega moest overnemen in verband met ziekte. Mevrouw Y heeft een prioriteitenlijst gemaakt van alle documenten die zij moest redigeren en verzenden. Voor documenten die mogelijk niet op tijd af zouden komen, nam zij contact op met de betrokken collega om af te stemmen of de deadline kon worden verschoven. Vervolgens heeft zij de taken in volgorde van belangrijkheid voltooid. Mevrouw Y wordt door de leidinggevende beschreven als een persoon die rustig blijft in stressvolle situaties en overzicht houdt. Zij denkt eerst na over de mogelijkheden om knelpunten op te lossen en haar dagelijks werk zo uit te voeren dat het werk tijdig en correct af is. Mevrouw Y beheerst dit werkproces.

8 3.1 Toelichting goede aanbeveling Wanneer we de onderdelen in deze onderbouwing een kleur geven om in één oogopslag de structuur van de onderbouwing te zien, valt op dat de genoemde onderdelen voldoende aanwezig zijn en de onderbouwing logisch is opgebouwd. Gaat uit van de kritische prestatie /gedragsindicatoren van deze werkprocessen. Benoemt de concrete instrumenten / bewijzen waarmee deze indicatoren worden aangetoond. Beschrijft wat er uit de bewijzen blijkt (met voorbeelden: concrete situaties). Mevrouw Y toont aan dat zij documenten opstelt die zijn afgestemd op doel en doelgroep. Dit blijkt uit de handleiding urenadministratie die door mevrouw Y is opgesteld en die is toegevoegd aan haar portfolio. De handleiding is in goed Nederlands geschreven, heeft een inhoudsopgave en de structuur van het document loopt exact volgens de stappen van de urenregistratie. Uit het beoordelingsformulier van de direct leidinggevende van mevrouw Y blijkt dat de gebruikers van de handleiding deze heel duidelijk en overzichtelijk vinden. Mevrouw Y laat tijdens het werkplekbezoek zien dat zij zeer toetsenbordvaardig is bij het verwerken van de correspondentie zij stelde namelijk een brief op voor het beëindigen van het bedrijfsabonnement van een vakblad. Zij liet zien dat ze deze brief snel en foutloos opstelde. De brief voor het beëindigen van het document is tevens door mevrouw Y opgenomen in het portfolio. In het portfolio is ook het typediploma van mevrouw Y opgenomen. Zij heeft de door haar gevolgde typecursus (2010) afgesloten met het cijfer 10. Mevrouw Y maakt effectief gebruik van materialen en middelen. Tijdens het werkplekbezoek laat mevrouw Y een sharepoint omgeving zien die door haar en haar collega s wordt gebruikt om informatie en documenten te delen. Zij laat zien dat zij de mappenstructuur naar thema heeft ingericht en dat zij de documenten van verschillende collega s archiveert zodat die voor iedereen vindbaar zijn. Zij laat tevens zien hoe haar mailbox is georganiseerd. Tijdens het CGI licht zij de indeling van haar mailbox toe. Deze is georganiseerd naar de verschillende projecten waarbinnen zij secretariële ondersteuning biedt. Mevrouw Y blijft productief werken in een stressvolle omgeving dit blijkt uit het beoordelingsformulier van haar manager in haar vorige functie als projectsecretaresse bij een adviesbureau. Dit formulier is opgenomen in het portfolio van mevrouw Y. Haar manager beschrijft een periode waarin mevrouw Y, naast haar eigen werkzaamheden, ook de werkzaamheden van haar collega moest overnemen in verband met ziekte. Mevrouw Y heeft een prioriteitenlijst gemaakt van alle documenten die zij moest redigeren en verzenden. Voor documenten die mogelijk niet op tijd af zouden komen, nam zij contact op met de betrokken collega om af te stemmen of de deadline kon worden verschoven. Vervolgens heeft zij de taken in volgorde van belangrijkheid voltooid. Mevrouw Y wordt door de leidinggevende beschreven als een persoon die rustig blijft in stressvolle situaties en overzicht houdt. Zij denkt eerst na over de mogelijkheden om knelpunten op te lossen en haar dagelijks werk zo uit te voeren dat het werk tijdig en correct af is. Mevrouw Y beheerst dit werkproces.

9 Hieronder wordt per criterium/ kortom aangegeven waarom dit een goede onderbouwing is. 1. Titels kerntaken en bijbehorende werkprocessen die de kandidaat beheerst: De titel van dit werkproces wordt benoemd:. 2. Gaat uit van de kritische prestatie /gedragsindicatoren van deze werkprocessen: Dit werkproces bestaat uit vier prestatie indicatoren. Alle vier deze prestatie indicatoren komen herkenbaar terug in deze onderbouwing. Daarnaast worden ze alle vier afzonderlijk onderbouwd. 3. Benoemt de concrete instrumenten / bewijzen waarmee deze indicatoren worden aangetoond: De instrumenten en bewijzen in deze onderbouwing worden concreet benoemd. Bijvoorbeeld de brief die mevrouw Y opstelde om het bedrijfsabonnement op een vakblad op te zeggen en die is opgenomen in het portfolio. Een lezer begrijpt waar het hier om gaat. Anders zou het zijn wanneer naar document verwezen werd met brief contractbeëindiging of middels een generieke verwijzing naar het portfolio. 4. Beschrijft wat er uit de bewijzen blijkt (met voorbeelden: concrete situaties): In deze onderbouwing wordt goed omschreven wat de assessor heeft gezien/gehoord/gelezen in de verschillende instrumenten en bewijzen dat hem/haar overtuigde van de bekwaamheid van de kandidaat. Bijvoorbeeld de toelichting op de beoordeling van de manager die beschrijft wat mevrouw Y deed toen zij de werkzaamheden van haar collega moest overnemen in verband met ziekte: Ze maakte een prioriteitenlijst, nam contact op met betrokken collega s en werkte taken af naar prioriteit. 5. Bevat de conclusie: het werkproces wordt beheerst: Deze onderbouwing bevat inderdaad de conclusie: mevrouw Y beheerst dit werkproces.