Eigentijds besturen. Advies Commissie bestuurlijke zaken. Commissie bestuurlijke zaken december Bestuur Directie Strategie.

Transcriptie

1 Eigentijds besturen Advies Commissie bestuurlijke zaken Auteur Commissie bestuurlijke zaken Registratienummer december 2015 Versie Status Afdeling Bestuur Directie Strategie

2 Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Eigentijds besturen Advies Commissie bestuurlijke zaken Inhoudsopgave 1 Advies 4 2 Toelichting op de adviezen Bestuurlijk Agendaopzet Fractievoorzittersoverleg Themabijeenkomsten Bestuurlijke agenda Bestuurlijke blog Vergaderschema Voorzitterschap van commissievergaderingen Faciliteiten Plaatsvervangende commissieleden Fractievergoedingen Vergoedingen leden Vergaderfaciliteiten Audio- of videoverslaglegging Ondersteuning Ambtelijke ondersteuning Technische vragen Ambtelijke bijstand van portefeuillehouders Reglement van orde Schriftelijke vragen Stemming over moties en amendementen Integriteit Openbaarheid van ad hoc commissies Hoofdelijke stemming over personen Insprekers Ondersteuning van moties en amendementen Actualiseren Reglement van orde Uitvoering Ingekomen post aan het algemeen bestuur Samenvattingen Werken met de ipad en ibabs 10 3 Verantwoording Aanleiding en opdracht Werkwijze 11 4 Bijlagen 12

3 Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Eigentijds besturen Advies Commissie bestuurlijke zaken 3 7 december 2015 Registratienummer Geachte leden, Uw vergadering heeft op 26 september 2015 besloten tot het instellen van een ad hoc commissie Bestuurlijke zaken, waarin wij hebben plaatsgenomen. De afgelopen periode zijn wij vijfmaal bijeengekomen om de zaken aangaande de werkzaamheden van het algemeen bestuur van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier te bespreken. In deze bijeenkomsten hebben wij gesproken over het functioneren van het bestuur en hoe wij dat kunnen verbeteren. Voor u ligt het advies van onze commissie at wij met genoegen te uwer kennis brengen. Wij hopen dat u zich kunt vinden in de adviezen en dat deze kunnen bijdragen aan een beter algemeen bestuur voor ons allen. Met vriendelijke groet, Commissie bestuurlijke zaken de heer R. Veenman (voorzitter) mevrouw M.A. Leijen de heer F.J.J. Brouwer de heer G.J.M. Meuwese de heer M.J. Hartvelt de heer P. Vonk de heer S.A. van Balen Blanken

4 Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Eigentijds besturen Advies Commissie bestuurlijke zaken 4 7 december 2015 Registratienummer Advies Met onze verkiezing en benoeming tot leden van het College van hoofdingelanden hebben ingezetenen en belangengroepen in het beheergebied van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier (HHNK) vertrouwen uitgesproken. Dit geeft het algemeen bestuur de legitimiteit om als hoogste orgaan van het hoogheemraadschap te functioneren. Vanuit de gedachte dat die taak zorgvuldig en zelfbewust moet worden gedaan, hebben wij als commissie uw opdracht bezien en zijn we in gesprek gegaan over onderwerpen waar we het werk van uw algemeen bestuur kunnen versterken, verbeteren en vergemakkelijken. Als commissie zijn we in gesprek gegaan over de uitgangspunten van het algemeen bestuur binnen het monistische bestel van het waterschap. We zijn tot de conclusie gekomen dat er verschil is van opvatting over de reikwijdte van de taak, maar eensgezindheid in de gedachte dat het algemeen bestuur bedoeld is om kaders te stellen, te sturen en verantwoording te vragen. De commissie beoogt met dit advies een aantal zaken te bewerkstelligen. Allereerst dat het algemeen bestuur door meer onderling debat komt tot een heldere en transparante afweging van de besluiten. Daarnaast dat het bestuur in positie komt om meer 'aan de voorkant' te sturen op het beleid van het hoogheemraadschap en daarin betrokken te zijn. Tenslotte om daardoor ook meer uitstraling te hebben naar buiten toe en op die manier de belanghebbenden te betrekken en de besluitvorming te verantwoorden. Als commissie adviseren we om de rol van het algemeen bestuur te versterken door beter gebruik te maken van de wettelijke bestuurlijke instrumenten en (kleine) wijzigingen aan te brengen in de huidige wijze van besturen. De commissie adviseert een bestuurlijke agenda op te stellen, waarmee het algemeen bestuur zicht krijgt op onderwerpen die binnen een jaar op de agenda komen en zich zodoende beter kan voorbereiden of gebruik maken van de bestuurlijke instrumenten. Door de agendaopzet te wijzigen worden de rollen van het algemeen bestuur meer duidelijk naar voren gebracht, daardoor is meer ruimte voor inbreng van het bestuur en gaat er geen tijd verloren aan procedurele zaken. De themabijeenkomsten blijven voorzien in gedachtevorming, maar niet in besluitvorming. Met een bestuurlijke blog kan het bestuur buitenwereld verantwoorden. In 2017 worden in het vergaderschema twee weken ingevoegd tussen commissie en algemeen bestuur. Met een fractievoorzittersoverleg waaraan fractievoorzitters deelnemen kan periodiek informeel het gesprek worden aangegaan over het functioneren van het algemeen bestuur. Hierdoor is er ook tijd voor zelfreflectie op het functioneren van het bestuur. De commissie wil de functie van commissievoorzitter verkiesbaar maken voor de periode van telkens twee jaar. Het debat kan worden versterkt door technische vragen voornamelijk vooraf schriftelijk te stellen, de commissie adviseert van die mogelijkheid veelvuldiger gebruik te maken. Dit kan bevorderen dat er meer onderlinge discussie tot stand komt, wat de politieke dilemma's en afweging daarvan beter kan weergeven naar de inwoners van het hoogheemraadschap. In het kader van toegankelijkheid van het bestuur voor de inwoners adviseert de commissie ook om te onderzoeken of er audio- of videoverslaglegging mogelijk is. Daarnaast wordt gevraagd om de besluitenlijst van een commissievergadering reeds voorafgaand aan het CHI beschikbaar te stellen.

5 Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Eigentijds besturen Advies Commissie bestuurlijke zaken 5 7 december 2015 Registratienummer Als commissie adviseren we om de werkwijze van het algemeen bestuur op een aantal onderwerpen te verbeteren. Door de beantwoordingstermijn van schriftelijke vragen te verkorten tot 30 dagen ontvangt een fractie eerder antwoord op gestelde vragen. Deze dienen bovendien voor en na de beantwoording voor het publiek en bestuur beschikbaar te komen. Verder wil de commissie het algemeen bestuur de mogelijkheid geven fractievergaderingen te beleggen op de maandagavond voorafgaand aan de commissievergaderingen. De werkwijze met betrekking tot integriteit was bij de vorming van het huidige dagelijks bestuur niet formeel geregeld, deze wordt nu opgenomen in het Reglement van orde. De commissie adviseert ook om de gedragscode integriteit voor het dagelijks en algemeen bestuur te actualiseren. Voor het opstellen van het herziene Reglement van orde heeft de commissie veel onderdelen van het huidige reglement besproken. Daarbij is steeds bezien hoe deze functioneren in de praktijk met het reglement te vereenvoudigen en het besturen te vergemakkelijken. Hier zijn een aantal wijzigingsvoorstellen uit naar voren gekomen. De commissie adviseert om de stemming van moties die behoren bij een voorstel voorafgaand aan besluitvorming over het voorstel zelf aan de orde te stellen. Verder adviseert de commissie om de drempel voor moties en amendementen te verlagen door de nu verplichte ondersteuning te schrappen. Het Reglement van orde wordt voorts geactualiseerd aan de hand van de nieuwe Waterschapswet met het oog op de benoeming van hoogheemraden. Ten aanzien van de openbaarheid van ad hoc commissies, insprekers en bij de bepalingen voor hoofdelijke stemming is de commissie na overweging gekomen tot het advies hier geen wijziging in aan te brengen. De ambtelijke bijstand van de portefeuillehouder in commissievergaderingen wil de commissie niet vastleggen in het reglement. Wel dient de mores te zijn dat dit vanaf de tafel plaatsvindt, op verzoek van de portefeuillehouder en dat niet in discussie wordt getreden met de ambtelijke ondersteuner. Los van het Reglement van orde stelt de commissie voor om samenvattingen bij omvangrijke stukken te leveren zoals nu reeds praktijk is, hierover is de commissie tevreden. Het bestuur kan verder ondersteund worden door ingekomen stukken bij de agendering in het CHI te voorzien van een behandelvoorstel. Verder kan het werk van het algemeen bestuur makkelijker worden gemaakt door goede voorlichting over ipad en ibabs gebruik. De commissie adviseert de regeling voor steunfractieleden en vergoedingen aangepast voor te leggen aan het algemeen bestuur. In de nieuwe regeling wordt de ICT- en internetvergoeding geschrapt per 1 maart 2016, gezien de landelijke herijking van vergoedingen voor politieke ambtsdragers. De fractievergoeding blijft ongewijzigd. Voorts adviseert de commissie om fracties de mogelijkheid te geven maximaal één plaatsvervangend commissielid per commissie te benoemen welke de van een gekozen of benoemd lid van het algemeen bestuur dat afwezig is. Dergelijke plaatsvervangende commissieleden worden beëdigd en mogen ook deelnemen aan themabijeenkomsten en excursies. Tot slot van haar advies komt de commissie tot besluit dat het algemeen bestuur van het hoogheemraadschap reeds gekenmerkt wordt door een goede sfeer, inzet en betrokkenheid. Dat is een goede basis om op te bouwen. Het is onze gedachte dat die basis verder kan groeien tot een situatie waarin het algemeen bestuur nog meer zijn rol en positie weet, zijn instrumenten gebruikt en daardoor effectief is als algemeen bestuur van het hoogheemraadschap. En dat alles met het oog op de inwoners van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier.

6 Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Eigentijds besturen Advies Commissie bestuurlijke zaken 6 7 december 2015 Registratienummer Toelichting op de adviezen In dit hoofdstuk zullen de adviezen van de commissie één voor één worden toegelicht. Indien nodig wordt verwezen naar de bijlagen die behoren bij een betreffend advies. 2.1 Bestuurlijk De commissie hoopt dat de volgende adviezen bijdragen aan het streven naar meer onderlinge discussie in het algemeen bestuur Agendaopzet De commissie adviseert om een nieuw ontwerp van de agenda te gebruiken waarbij het onderscheid tussen de bestuurlijke rollen wordt gemaakt. De verschillende rollen vragen ook een wisselende attitude van de leden. In de bijlage is deze agendaopzet bijgevoegd. Een wijziging is dat voorstellen voortaan worden verdeeld over kaderstellende en controlerende stukken. De agenda van het algemeen bestuur wordt voortaan na afloop van de commissie gepubliceerd Fractievoorzittersoverleg De commissie adviseert een fractievoorzittersoverleg in te stellen. Dit overleg tussen de fractievoorzitters van alle partijen is gericht op de procesmatige kant van het besturen. Het wordt voorgezeten door de dijkgraaf en komt minimaal éénmaal per jaar bijeen. In bijlage zijn de uitgangspunten van een dergelijk overleg opgesteld Themabijeenkomsten De commissie adviseert de huidige werkwijze van themabijeenkomsten te handhaven. Verder is het advies van de commissie dat leden van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur elkaar scherp houden op het zuiver informatieve karakter van deze bijeenkomsten Bestuurlijke agenda De commissie adviseert om aan het dagelijks bestuur te vragen een bestuurlijke jaaragenda op te stellen waarin de te verwachten beleidsstukken staan. Deze wordt aangevuld met items die het algemeen bestuur aandraagt en waarover discussie gevoerd kan worden in het algemeen bestuur. De jaaragenda wordt in de commissie besproken. De commissie adviseert deze werkwijze na één jaar te evalueren Bestuurlijke blog De commissie adviseert om, naar het voorbeeld van het hoogheemraadschap van Delfland, te gaan werken met een blog na afloop van de vergadering van het algemeen bestuur. Iedere fractie levert eigenstandig de tekst aan op de donderdag na de vergadering van het algemeen bestuur om uiterlijk uur. De organisatie faciliteert in samenstelling van de nieuwsbrief en verzending aan de media. De commissie adviseert dit één jaar te proberen en dan te evalueren. In bijlage is een voorbeeld van een dergelijk blog opgenomen, alsmede het format van Delfland Vergaderschema De commissie adviseert dat in het vergaderschema voor 2017 een tussentijd van twee weken wordt opgenomen in elke vergadercyclus tussen commissievergaderingen en het algemeen bestuur. Er ontstaat zo meer tijd voor afstemming. Na één jaar wordt deze werkwijze geëvalueerd.

7 Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Eigentijds besturen Advies Commissie bestuurlijke zaken 7 7 december 2015 Registratienummer Voorzitterschap van commissievergaderingen De commissie adviseert aan het algemeen bestuur om de voorzitters van de commissie voortaan te verkiezen uit de leden van zowel dagelijks als algemeen bestuur. Voorgesteld wordt dit te doen voor een periode van twee jaar waarna opnieuw verkiezing van commissievoorzitters plaatsvindt. Leden van dagelijks en algemeen bestuur kunnen zich kandidaat stellen voor deze verkiezing. Deze procedure wordt vastgelegd in het Reglement van orde. In bijlage 9 is een profielschets opgenomen. Deze adviezen kunnen na instemming van het algemeen bestuur worden uitgewerkt in de dagelijkse praktijk door de ambtelijke organisatie. 2.2 Faciliteiten De commissie heeft een aantal onderwerpen met betrekking tot de faciliteiten besproken Plaatsvervangende commissieleden De commissie adviseert het algemeen bestuur om in een vast te stellen Verordening op de fractieondersteuning op te nemen dat een fractie ten behoeve van de plaatsvervanging van algemeen bestuursleden in de commissievergadering maximaal twee plaatsvervangende leden kan voordragen. De volgende uitgangspunten zijn hierbij geformuleerd: Iedere fractie mag voor elke commissie één plaatsvervangend commissielid laten beëdigen. Dit is geen verplichting. Plaatsvervangende commissieleden nemen alleen deel ter vervanging van afwezige commissieleden en zij hebben in de commissie dezelfde rechten als de leden van het algemeen bestuur. In het algemeen bestuur kan geen vervanging plaatsvinden. Een plaatsvervangend lid krijgt voor plaatsvervanging een vergoeding per vergadering dat hij of zij deelneemt. De vergoeding wordt door het hoogheemraadschap uitbetaald en heeft een representatieve hoogte in vergelijking met wat gebruikelijk is bij een gemeente of waterschap. Er wordt ook een vergoeding voor reiskosten uitgekeerd aan plaatsvervangende commissieleden. Beide vergoedingen worden met terugwerkende kracht ingesteld voor reeds functionerende commissieleden van eenmansfracties. Plaatsvervangende commissieleden dienen op de kieslijst van de laatst gehouden verkiezingen te hebben gestaan en worden beëdigd in een vergadering van het algemeen bestuur. Plaatsvervangende commissieleden ontvangen geen ipad van het hoogheemraadschap. Een uitzondering hierop betref de leden van eenmansfracties, zij ontvangen desgewenst wel een ipad indien hun plaatsvervanging doorlopend plaatsvindt. De plaatsvervangend commissieleden worden opgenomen in de verzendlijst van het algemeen bestuur en ontvangen een uitnodiging voor gelegenheden waaraan ook leden van het algemeen bestuur deel mogen nemen zoals de excursie en themabijeenkomsten Fractievergoedingen De commissie adviseert het algemeen bestuur om in een vast te stellen Verordening op de fractieondersteuning op te nemen dat een fractie een jaarlijkse vergoeding ter hoogte van het geïndexeerde bedrag van vast en 80 per fractielid kan gebruiken onder handhaving van de geldende verantwoordingsvoorschriften.

8 Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Eigentijds besturen Advies Commissie bestuurlijke zaken 8 7 december 2015 Registratienummer Vergoedingen leden De commissie adviseert voorts om de vergoeding voor ICT en internet per 1 maart 2016 te beëindigen, aangezien de onkostenvergoeding die deel uitmaakt van de algemene vergoeding van leden van het algemeen bestuur sinds de ministeriële harmonisatie van vergoedingen voor politieke ambtsdragers, volstaat Vergaderfaciliteiten De commissie adviseert het algemeen bestuur om voorafgaand aan de commissievergadering een fractievergaderingenavond in te plannen Fracties kunnen daarvoor een zaal reserveren bij het hoogheemraadschap, hierbij wordt gefaciliteerd in openstelling van het gebouw en verzorgen van koffie en thee. Deze avonden bieden gelegenheid voor fracties om onderling zaken af te stemmen en worden in het vergaderschema opgenomen. Reservering vooraf is verplicht, zodat onnodige openstelling van het gebouw wordt voorkomen Audio- of videoverslaglegging De commissie adviseert het algemeen bestuur om de opdracht te geven de mogelijkheid van audio- en videoverslaglegging te onderzoeken. Een uitgewerkte afweging kan worden voorgelegd aan het fractievoorzittersoverleg. Onderzocht dient ook te worden of een commissieverslag reeds voor de vergadering van het algemeen bestuur beschikbaar kan komen. De commissie adviseert in elk geval de besluitenlijst van de commissies voorafgaand aan de vergadering van het algemeen bestuur beschikbaar te stellen. Aan de hand van deze adviezen en besluitvorming van het algemeen bestuur hierover, kan de organisatie voorstellen uitwerken. Deze voorstellen worden voorgelegd aan het algemeen bestuur. 2.3 Ondersteuning Ten aanzien van de ondersteuning van het algemeen bestuur door de ambtelijke organisatie komt de commissie tot een aantal adviezen Ambtelijke ondersteuning De commissie adviseert het algemeen bestuur om vaker een beroep te doen op de ambtelijke ondersteuning zoals die geboden kan worden. De commissie constateert dat op dit moment hier heel beperkt gebruik van wordt gemaakt. Het algemeen bestuur kan bij het gebruiken van zijn politieke middelen vaker een beroep doen op ambtelijke ondersteuning, bijvoorbeeld bij het opstellen van een motie of initiatiefvoorstel Technische vragen De commissie adviseert het algemeen bestuur om vaker gebruik te maken van het recht om technische vragen te stellen. Door technische vragen vooraf te stellen kan de slagkracht van de vergadering worden vergroot en de bestuurlijke discussie versterkt Ambtelijke bijstand van portefeuillehouders De commissie adviseert het algemeen bestuur om als uitgangspunt vast te stellen dat commissievergadering gebruik kan maken van inhoudelijke ambtelijke ondersteuning. Als hiervan gebruikt wordt gemaakt dient een ambtenaar op verzoek van de portefeuillehouder aan tafel plaats te nemen. Alleen als de voorzitter het woord verleent op

9 Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Eigentijds besturen Advies Commissie bestuurlijke zaken 9 7 december 2015 Registratienummer verzoek van de portefeuillehouder voert de ambtenaar het woord. Er vindt geen discussie plaats tussen commissieleden en medewerkers van het hoogheemraadschap. Bovenstaande adviezen kunnen deel uit gaan maken van de mores van het algemeen bestuur en worden daarbij door leden van dagelijks en algemeen bestuur gehanteerd. 2.4 Reglement van orde De commissie adviseert het algemeen bestuur om de organisatie de opdracht te geven tot het opstellen van een nieuw eglement van orde waarin de volgende zaken worden opgenomen Schriftelijke vragen De commissie adviseert om de beantwoordingstermijn van schriftelijke vragen te verkorten tot 30 dagen. De werkwijze dient daarbij dusdanig te worden aangepast dat papieren beantwoording komt te vervallen. Ingediende en beantwoorde schriftelijke vragen worden ter kennis gebracht aan algemeen bestuur en inwoners via ibabs en de website van het hoogheemraadschap Stemming over moties en amendementen De commissie adviseert het algemeen bestuur om in het nieuwe Reglement van orde op te nemen dat moties die betrekking hebben op een voorstel, voorafgaand aan dat betreffende voorstel in stemming worden gebracht. Leden die een betreffende motie na stemming van het voorstel in stemming willen brengen dienen hierom met een ordevoorstel te verzoeken. Moties vreemd aan de orde van de dag worden in principe achteraan de agenda toegevoegd Integriteit De commissie adviseert het algemeen bestuur om de integriteitsprocedure zoals deze bij de benoeming van hoogheemraden in 2015 heeft plaatsgehad onderdeel te laten uitmaken van het Reglement van orde. Voorts adviseert de commissie om de nieuwe modelgedragscode integriteit voor politieke ambtsdragers aan te passen voor het hoogheemraadschap en voor te leggen aan het algemeen bestuur Openbaarheid van ad hoc commissies De commissie adviseert het algemeen bestuur om bij de instelling van ad hoc commissies te bespreken of openbaarheid wenselijk is en onder welke omstandigheden. Dit is conform het huidige Reglement van orde Hoofdelijke stemming over personen De commissie heeft gesproken of schriftelijke stemming over personen noodzakelijk is indien er evenveel kandidaten zijn als te vervullen plaatsen. De commissie is tot de conclusie gekomen dat het Reglement hierin voorziet, bovendien zal een wetswijziging binnenkort schriftelijke stemming over de benoeming van DB-leden in alle gevallen verplicht stellen Insprekers De commissie heeft gesproken over de omgang met insprekers daar deze in zowel in vergadering van commissie als algemeen bestuur kunnen inspreken op hetzelfde onderwerp. De commissie adviseert het algemeen bestuur hier geen wijziging in aan te brengen, overweging hierbij is dat veel waarde wordt gehecht aan het inspreekrecht voor inwoners.

10 Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Eigentijds besturen Advies Commissie bestuurlijke zaken 10 7 december 2015 Registratienummer Ondersteuning van moties en amendementen De commissie adviseert het algemeen bestuur om in het herziene Reglement van orde de verplichte ondersteuning van moties en amendementen, namelijk de ondertekening door minimaal twee andere leden, te schrappen Actualiseren Reglement van orde De commissie komt tot de conclusie dat bij een actualisatie van het Reglement van orde ook de wijzigingen in de Waterschapswet ten aanzien van de benoeming van hoogheemraden dient te worden meegenomen. Een herzien Reglement van orde wordt voorgelegd aan het algemeen bestuur. 2.5 Uitvoering Een aantal adviezen van de commissie bestuurlijke zaken betreffen onderwerpen die snel ter hand kunnen worden genomen. Signalen uit het algemeen bestuur die ook aan de orde zijn geweest tijdens onze besprekingen. In deze paragraaf sommen we deze op Ingekomen post aan het algemeen bestuur De commissie heeft gesproken over de wijze waarop ingekomen post ter kennis wordt gebracht aan het algemeen bestuur. Geconcludeerd is dat de huidige werkwijze volstaat. De commissie adviseert om in de vergadering van het algemeen bestuur bij de ingekomen stukken ook aan te geven wat de voorgestelde wijze van afdoening is van ingekomen stukken Samenvattingen De commissie heeft gesproken over bestuurlijke samenvatting bij omvangrijke stukken. Geconcludeerd is dat het algemeen bestuur hier goed in wordt bediend Werken met de ipad en ibabs De commissie heeft het signaal afgegeven dat het werken met de ipad en ibabs voor de leden van het algemeen bestuur kan worden versterkt door hiervoor een cursusmoment te organiseren. Verder geeft de commissie de suggestie om een map op te nemen waarin achtergrondinformatie wordt opgenomen voor leden van het algemeen bestuur. Deze signalen worden meegegeven aan de ambtelijke organisatie met het verzoek daar uitvoering aan te geven.

11 Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Eigentijds besturen Advies Commissie bestuurlijke zaken 11 7 december 2015 Registratienummer Verantwoording 3.1 Aanleiding en opdracht Op 18 maart 2015 hebben de inwoners van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier drieëntwintig leden voor een nieuw algemeen bestuur gekozen. Samen met de zeven vertegenwoordigers van de geborgde zetels is een voltallig nieuw bestuur geïnstalleerd op 26 maart Kort na de start van de bestuursperiode is de brede gedachte gegroeid om in een ad hoc commissie verschillende aspecten van het zijn van het algemeen bestuur te onderzoeken. Het dagelijks bestuur heeft vervolgens een voorstel gedaan om te komen tot een ad hoc commissie Bestuurlijke zaken. De opdracht van deze commissie is in het voorstel ( ) tot instelling van de commissie als volgt geformuleerd: De commissie krijgt als opdracht mee om het Reglement van orde te actualiseren. Bij deze actualisatie wordt in elk geval meegenomen: technische aanpassingen die voortvloeien uit de herziene Waterschapswet; het verkorten van de beantwoordingstermijn van schriftelijke vragen; het stellen van vragen voorafgaand aan de jaarverantwoording, meerjarenplan en begroting; het inzetten van steunfractieleden. De commissie krijgt de ruimte om aanvullende onderwerpen aangaande het algemeen bestuur en zijn werkwijze te betrekken in haar werkzaamheden. In de vergadering van 16 september 2015 heeft het algemeen bestuur unaniem tot instelling van de ad hoc commissie Bestuurlijke zaken besloten, onder voorzitterschap van de heer R. Veenman. Aan deze commissie hebben de volgende leden deelgenomen: de heer P. Vonk, de heer F.J.J. Brouwer, de heer M.J. Hartvelt, mevrouw M.A. Leijen, de heer G.J.M. Meuwese, de heer S.A. van Balen Blanken. Vanuit de ambtelijke organisatie is ondersteuning beschikbaar gesteld in de vorm van een juridisch adviseur en een ambtelijk secretaris. 3.2 Werkwijze De commissie bestuurlijke zaken is vijfmaal bijeengekomen in een openbare bijeenkomst in het waterschapskantoor. De verslagen van deze bijeenkomsten ter kennis gebracht aan de leden van het algemeen bestuur. De verslagen maken deel uit van dit advies (bijlage 1 tot 5). De commissie heeft 29 actiepunten geformuleerd waar vervolgens in de verschillende bijeenkomst korter of langer bij stilgestaan. Door middel van ambtelijke notities en eigen onderzoek zijn deze actiepunten na bespreking afgesloten in adviespunten aan het algemeen bestuur. Op 9 december heeft de voorzitter aan het algemeen bestuur meegedeeld dat het voorziene advies, in verband met de zorgvuldige overwegingen die de commissie in acht wenst te nemen, in februari ter kennis gebracht van het algemeen bestuur. Nadat de commissie het concept advies in haar vergadering van 7 december 2015 heeft vastgesteld is dit ter consultatie voorgelegd aan het dagelijks bestuur. De reactie van het dagelijks bestuur op dit advies maakt onderdeel uit van het advies (bijlage 10). Vervolgens is het advies door de commissie bestuurlijke zaken vastgesteld en vrijgegeven ter bespreking in het algemeen bestuur van 17 februari 201.

12 Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Eigentijds besturen Advies Commissie bestuurlijke zaken 12 7 december 2015 Registratienummer Bijlagen Verslaglegging 1. Verslag 1 e commissie bestuurlijke zaken ( ) 2. Verslag 2 e commissie bestuurlijke zaken ( ) 3. Verslag 3 e commissie bestuurlijke zaken ( ) 4. Verslag 4 e commissie bestuurlijke zaken ( ) 5. Verslag 5 e commissie bestuurlijke zaken ( ) Bijlagen behorend bij de adviezen 6. Uitgangspunten fractievoorzittersoverleg ( ) 7. Bestuurlijke blog Delfland ( ) 8. Model gewijzigde agenda commissie en CHI ( ) 9. Profiel commissievoorzitter ( ) Reactie dagelijks bestuur 10. Reactie dagelijks bestuur op advies commissie bestuurlijke zaken

13 Verslag Commissie bestuurlijke zaken Vergadering Commissie bestuurlijke zaken Aanwezig Mw. M.A. Leijen, Dhr. M.J. Hartvelt, Dhr. F.J.J. Brouwer, Dhr. S.A. van Balen Blanken, Dhr. P. Vonk (leden), Dhr. R. Veenman (voorzitter) Dhr. P.J.W. Minneboo (juridisch adviseur), Dhr. P.J. van Meijeren (secretaris) Afwezig Dhr. G.J.M. Meuwese (lid) Kopie aan College van hoofdingelanden Van Job van Meijeren Doorkiesnummer Registratienummer vergadering 29 september Opening De voorzitter heet alle aanwezigen welkom. 2. Mededelingen Er is een bericht van verhindering ontvangen van de heer Meuwese. Afgesproken wordt dat de bijeenkomsten niet zullen worden aangekondigd op website en in de krant. De openbaarheid kenmerkt zich door het advies dat wordt uitgebracht in het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur wordt in kennis gesteld van de agenda van de bijeenkomsten en ontvangt een afschrift van vastgestelde verslagen. Van de heer Vonk en de heer Brouwer zijn vooruitlopend op de vergadering punten ontvangen. Deze worden opgenomen in het verslag. 3. Bespreking aanpak van de commissie De voorzitter stelt voor met elkaar van gedachte te wisselen over drie deelvragen: Wat vindt u van de huidige situatie? Wat heeft u voor ogen als eindbeeld? Welke onderwerpen wilt u aandragen voor de commissie? Ten aanzien van de eerste twee punten wordt als eerste het woord gevoerd door de verschillende leden van de commissie. de heer Hartvelt Positief over de huidige situatie. Heeft vragen bij de beleidsruimte die er is in de functionele democratie om beelden later bij te stellen. Blij met de rode lijn uit het breed gedragen coalitieakkoord. Eindbeeld: afhankelijk van de te voeren discussie voorstander van marginale wijzigingen in Reglement van Orde. de heer Van Balen Blanken Geen voorstander van dualisering, maar gehecht aan de huidige situatie. Versterken door informatie via presentaties. Kijken naar tijd tussen vergaderingen. Eindbeeld: de huidige situatie versterken met een stabiele commissie voorbereid naar het CHI. Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Postbus 250, 1700 AG Heerhugowaard Bevelandseweg 1, 1703 AZ Heerhugowaard T F post@hhnk.nl

14 Registratienummer van 4 29 september 2015 de heer Brouwer Positief over de commissiebijeenkomsten, de diepgang van gesprek en de waardevolle wijze van bespreken en besluiten aldaar. Ervaart belemmeringen in een heel gedetailleerd reglement van orde en achterliggende regelingen, bijvoorbeeld bij mondelinge vragen en het woord voeren door twee leden. Bepleit royale regeling steunfractieleden. Dilemma over de functionele democratie: wie gaat waarover? Vergaderschema vaststellen, vragen stellen, dat soort dingen. Dat is onduidelijk en daar moet duidelijkheid over zijn. Eindbeeld: een wat meer dualer algemeen bestuur, de loyaliteit van het dagelijks bestuur is toch meer het College en de ambtelijke organisatie. de heer Vonk Plezierig is de sfeer en omgang met elkaar. Het reglement van orde is te ingewikkeld. Zoektocht naar hoe vragen meer in commissie ter sprake komen en besluitvorming in het algemeen bestuur, daar kan ambtelijke ondersteuning in commissie misschien hulp bij bieden. Tevreden over bestuursondersteuning, maar kritisch op algemene ondersteuning partijen in faciliteiten. Dilemma met de rol ten opzichte van de burger, hoe die meer betrekken? Gedachte om vaker de degens te kruisen over inhoudelijke onderwerpen die aanspreken. mevrouw Leijen Onderschrijft de inbreng van de heer Vonk over de goede verstandhouding. De basis voor veranderingen, maar ook keerzijde dat het bestuur reactiever is en zichzelf minder prikkelt. Complimenten voor rol voorzitter en de wijze waarop er harmonie is. Deelt de gedachte dat het algemeen bestuur niet echt aan het stuur zit. Vooral besluitvorming aan het einde van een traject. Vraagt zich af of dit hoort bij functionele democratie of dat er meer is? gedachtewisseling De commissie wisselt van gedachten over de rol van de functionele democratie hierin. Ze bespreekt dat dit een bestuurlijke discussie is over waar het waterschap over gaat. De beleidsvrijheid van de waterschappen is door de wetgever bepaald, maar wordt ook vormgegeven door het bestuur. Daarnaast zijn in het collegeprogramma hierover uitspraken gedaan die breed gedeeld worden in het algemeen bestuur. De commissie spreekt over de betrokkenheid van de media, deze heeft zich teruggetrokken uit de publieke instituties en is meer en meer alleen bij schandalen geïnteresseerd. De commissie geeft aan dat een bestuurlijke agenda inzicht zou kunnen verschaffen en daardoor aan sturing en betrokkenheid kan bijdragen. De commissie brengt het voorbeeld van de risk- en auditcommissie ter sprake om te illustreren dat een algemeen bestuur meer betrokken kan zijn in werkgroepen. Dit wordt ondersteund met het voorbeeld van de Toekomstnota Waterketen waarbij het bestuur in het verleden zelf meer de regie ter hand heeft genomen om betrokken te zijn. Ook de mogelijkheden van inhoudelijke betrokkenheid bij het opstellen van een nota Visbeleid wordt besproken. De leden van de commissie geven aan ondersteuning te missen om dergelijke onderwerpen ter hand te nemen. De ondersteuning is nu meer op afroep en zou structureler en actiever kunnen. Wat de inhoud van de discussie in de bestuurlijke vergaderingen moet zijn is voorts een gespreksonderwerp. De bestuurlijke dilemma's zijn de punten waarmee het bestuur zich dient bezig te houden. In het kader hiervan wordt aangegeven dat meer betrokkenheid in besluitvorming ook kan leiden tot een minder sterke rol in de controlerende functie.

15 Registratienummer van 4 29 september 2015 de heer Veenman Constateert dat veel dingen zijn gezegd. Hij hecht ook aan de sfeer en de inhoudelijke bespreking van de onderwerpen. Spreekt uit dat de beleidsruimte, doordat we een uitvoeringsorganisatie zijn, beperkt is. Hij is gehecht aan het monistische systeem. Als CHI ben je daarin wat reactiever. gedachtewisseling De commissie memoreert dat in het verleden is afgesproken dat bij belangrijke beleidsnotities zou worden gekomen met een startnotitie. Dit is nu niet altijd het geval. Het vraag samenwerking tussen organisatie en dagelijks- en algemeen bestuur. onderwerpen ter bespreking De voorzitter constateert dat het meeste gezegd is en dat dit goed is om aan het begin met elkaar uit te spreken om later op te kunnen terugvallen. Ten aanzien van de onderwerpen en actiepunten wordt het volgende ingebracht door de leden. 1. Schriftelijke vragen: termijn van beantwoording, publicatie en bekendmaking; 2. Stemming over moties en amendementen; 3. De rol van steunfractieleden, de wijze van benoeming, de regeling van de vergoeding en de rechten en plichten van dergelijke leden; 4. Fractievergoeding en ICT-vergoeding, deze laatste afschaffen of regels duidelijker maken; 5. Vergaderschema: de tijd tussen commissievergaderingen het CHI; 6. Voorzitterschap van commissievergaderingen; 7. Openbaarheid van ad hoc commissies; 8. Hoofdelijke stemming: het wijzigen van de procedure zodat niet gestemd hoeft te worden als er geen stemming nodig is; 9. Het aanpassen van het Reglement van Orde aan de wettelijke wijzigingen benoeming hoogheemraden als gevolg van de Kieswet; 10. Informatieve stukken: de wijze waarop deze ter vergadering worden aangeboden, de frequentie en omvang en de wijze van bespreken in het bestuur; 11. Ingekomen post: de procedure en de wijze waarop deze ter kennis worden gebracht van het algemeen bestuur; 12. Omgang met insprekers: deze kunnen nu over hetzelfde onderwerp inspreken bij commissie en CHI; 13. Verslaglegging (audio) waardoor notulen overbodig worden. Een korte besluitenlijst is dan bij het CHI al voor handen; 14. Het instellen van een seniorenoverleg; 15. Werken met werkgroepen zoals een risk- en auditcommissie; 16. MVO als bestuurlijk uitgangspunt; 17. Positie van themabijeenkomsten; 18. Betrokkenheid van bestuur bij het opstellen van nieuw beleid (startnotitie, commissie); 19. Een bestuurlijke agenda voor de langere termijn; 20. Het streven naar meer onderlinge discussie; 21. Integriteit; 22. Ambtelijke ondersteuning van het algemeen bestuur; 23. Bestuurlijke samenvattingen bij omvangrijke stukken; 24. Het stellen van technische vragen aan de ambtelijke organisatie; 25. Vergaderfaciliteiten voor politieke groeperingen; 26. Het organiseren van een cursus voor de ipad; 27. Het delen van informatie van ibabs met steunfractieleden; 28. Reglementen van Orde bij andere waterschappen opvragen;

16 Registratienummer van 4 29 september Ambtelijke bijstand van portefeuillehouders in de commissie Tenslotte vraagt de voorzitter of de ambtelijke organisatie wil nagaan of er ook nog onderwerpen zijn die de ambtelijke organisatie wil agenderen ter bespreking in de commissie. 4. Bespreking werkwijze van de commissie De voorzitter stelt voor om de ambtelijke organisatie de genoemde onderwerpen te laten uitwerken. De heer Brouwer geeft aan dat het hem goed lijkt om met de moeilijkste onderwerpen te beginnen. De commissie vraagt de organisatie om de onderwerpen te groeperen en te inventariseren welke oplossingsrichtingen er zijn. In overleg met de voorzitter zal de uitkomst hiervan voor de volgende bijeenkomst op de agenda worden gezet. 5. Planning en volgende bijeenkomsten De volgende bijeenkomsten zijn Donderdag 15 oktober van uur tot uur Woensdag 28 oktober van uur tot uur Woensdag 11 november van uur tot uur De locatie zal dezelfde zijn, de zaal Water in het waterschapskantoor. 6. Rondvraag Geen. 7. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering. Actielijst Actienr. Actie Door vergadering Gereed 1 Opvragen Reglementen van Orde van diverse waterschappen waaronder in elk geval AGV en Rijnland. 2 Uitwerken en groeperen van genoemde onderwerpen ter bespreking in volgende bijeenkomst. 3 Aandragen ambtelijke onderwerpen van bespreking voor volgende bijeenkomst. secretaris 15 okt Gereed secretaris / ambtelijke organisatie 15 okt e fase ingebracht secretaris 15 okt Gereed

17 Verslag Commissie bestuurlijke zaken Vergadering Commissie bestuurlijke zaken Aanwezig F.J.J. Brouwer, M.J. Hartvelt, Mw. M.A. Leijen, G.J.M. Meuwese, P. Vonk (leden), R. Veenman (voorzitter) P.J.W. Minneboo (juridisch adviseur), Mw. J.C.M. Smit (plv secretaris) Afwezig S.A. van Balen Blanken (lid) Kopie aan college van hoofdingelanden Van Doorkiesnummer Registratienummer vergadering J.C.M. Smit oktober Opening De voorzitter heet alle aanwezigen welkom. 2. Mededelingen De heer Veenman heeft samen met de secretaris de in de vorige vergadering geformuleerde actiepunten gesplitst in actiepunten op het gebied van bestuur en overige actiepunten. De bestuurlijke actiepunten worden nu als eerste besproken. 3. Vaststellen van het verslag van 29 september 2015 Naar aanleiding van de toegestuurde reglementen van orde van Rijnland en Amstel, Gooi en Vecht vraagt mevrouw Leijen of er grote verschillen zijn tussen die reglementen. De heer Minneboo legt uit dat de reglementen zijn gebaseerd op het model van de Unie van waterschappen. Elk waterschap kan er echter zijn eigen draai aan geven. Eerst moet besloten worden wat het algemeen bestuur wil en dat wordt vervolgens in het reglement vastgelegd. De heer Veenman vult aan dat we binnen de kaders van de wet kunnen beslissen wat we willen. De heer Vonk haalt het blog van Delfland aan. Na een vergadering van het algemeen bestuur schrijft elke fractie daar zijn belevenissen uit de vergadering op. Dat is een van de manieren om de kiezers te vertellen wat je als partij presteert. Dit middel heeft hij wel eerder geopperd en hij vindt het nog steeds een goed plan. Helaas is het er nog niet van gekomen. Graag voegt hij dit punt toe aan de overige punten. De secretaris wordt gevraagd het voorbeeld rond te sturen. Vervolgens wordt het verslag vastgesteld. 4. De rol van het algemeen bestuur in het beleidsproces Actiepunt 18 - betrokkenheid bestuur bij opstellen nieuw beleid" Ter voorbereiding op dit punt is de memo "de rol van het algemeen bestuur in het beleidsproces" toegestuurd. De heer Veenman licht deze memo kort toe en geeft vervolgens het woord aan de commissie. Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Postbus 250, 1700 AG Heerhugowaard Bevelandseweg 1, 1703 AZ Heerhugowaard T F post@hhnk.nl

18 Registratienummer van 4 15 oktober 2015 Mevrouw Leijen vraagt waar precies de sturingsvrijheid van het algemeen bestuur zit. Ze vraagt of daar ambtelijk een beeld van kan worden geschetst. De heer Minneboo geeft aan dat er wettelijke taken zijn die het algemeen bestuur in ieder gevàl zelf moet uitvoeren en daarnaast zijn er taken die aan het dagelijks bestuur kunnen worden opgedragen. Het dagelijks bestuur kan vervolgens weer taken mandateren aan de organisatie. Een en ander is vastgelegd in de delegatieregeling en in de mandaatregeling. Deze zullen bij de stukken van de volgende vergadering ter informatie worden meegestuurd. Voor de heer Meuwese is het wel helder; het algemeen bestuur kan in alle gevallen sturend optreden. De heer Hartvelt wil ook graag inzicht wie nu waar over gaat. Er is een wettelijke afbakening en zodra het daarbuiten komt, dan komt de vraag over beleidsvrijheid. Volgens de heer Vonk gaat het om de vraag wat het algemeen bestuur wil. Er zijn daarnaast natuurlijk ook heel veel dingen waar het algemeen bestuur helemaal niets mee wil. De heer Hartvelt is van mening dat het collegeprogramma het ijkpunt is waar we vanuit moeten gaan. Daar brengt de heer Vonk tegenin dat er altijd ontwikkelingen kunnen zijn die we belangrijk vinden en dan besluiten we dat we dat gaan doen ook als het niet in het collegeprogramma staat. De heer Veenman memoreert dat in het collegeprogramma duidelijk staat dat we ons beperken tot de kerntaken. De heer Meuwese beaamt dat. Daar moet het algemeen bestuur op sturen. Als het dagelijks bestuur initiatieven onderneemt die buiten het collegeprogramma vallen, kan het algemeen bestuur daarover vragen stellen. De heer Vonk blijft erbij dat er ruimte om de wettelijke taken zit, die opgerekt kan worden. Mevrouw Leijen concludeert dat het algemeen bestuur zich nu teveel aan banden legt; er is voldoende beleidsruimte om in te vullen. De heer Brouwer haalt de drie functies van het algemeen bestuur aan: de controlerende, de volksvertegenwoordigende en de kaderstellende functie. Ten aanzien van die laatste vraagt hij zich af hoe het algemeen bestuur daarin beter in positie kan worden gebracht. Zijn voorstel is om als algemeen bestuur aan het begin van het jaar naast de lopende zaken - een kort lijstje te maken met onderwerpen waarover men zich in dat jaar druk wil maken. Dan heeft het algemeen bestuur een aantal dingen waar ze in ieder geval helemaal aan het begin bij betrokken zijn. Daar zal dan ook een soort bewaking op moeten komen door bijvoorbeeld een fractievoorzittersoverleg. Naast dat kaderstellen vindt hij houding en gedrag in het algemeen bestuur ook belangrijk. Er worden nu tijdens de vergaderingen wel vragen gesteld aan dagelijks bestuur maar er is maar weinig discussie. Het zou niet alleen een vraag- en antwoordspel moeten zijn; het politieke debat zou bevorderd moeten worden. De heer Meuwese worstelt met de vraag wat de feitelijke invloed is van het algemeen bestuur. Hij is niet gekozen om een theaterstuk op te voeren. Hij wil goed besturen. Hij vraagt zich af of hetgeen de heer Brouwer wil, goed gaat werken. Het dagelijks bestuur moet een krachtig bestuur zijn, die een goede voorbereiding doet. Het algemeen bestuur stelt de kritische vragen. Op de vraag van de heer Hartvelt wie, nu wie controleert, antwoordt de heer Veenman dat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur controleert in beleidsvorming en uitvoering. Het algemeen bestuur kan aan de voorkant aan de dagelijks bestuur meegeven wat men wil. De heer Vonk vult dit aan met de opmerking dat de kiezers om een bepaalde reden op partijen hebben gestemd en die partijen willen dus plannen maken en beslissen wat aangepakt wordt. De heer Meuwese wil er wel voor waken om extra werk te kweken voor de organisatie. Het dagelijks bestuur heeft daar het beste zicht op en die moeten dat dus doen. Mevrouw Leijen vindt het een goed plan om iets in het leven te roepen waarin staat wat we als algemeen bestuur wel en niet willen. Het dagelijks bestuur kan daarbij aangeven of het wel of niet kan.

19 Registratienummer van 4 15 oktober 2015 Met betrekking tot startnotities kan bij de bespreking van zo'n agenda aangegeven worden van welke onderwerpen het gewenst is dat er een startnotitie naar het algemeen bestuur gaat. A. De voorzitter concludeert dat de commissie gaat voorstellen dat door het dagelijks bestuur een bestuurlijke jaaragenda wordt gemaakt waarin de going concern-zaken staan, aangevuld met items die het algemeen bestuur aandraagt en waarover discussie gevoerd gaat worden in het algemeen bestuur. Dit gaan we een jaar proberen. De jaaragenda wordt in de commissies besproken. Actiepunt 14 Instellen fractievoorzittersoverleg De heer Veenman stelt vervolgens het eventueel instellen van een overleg met de fractievoorzitters aan de orde. De heer Brouwer geeft aan dat deze groep ook zaken zou kunnen initiëren, maar dan in een procesrol om zaken aan te jagen. De heer Meuwese steunt het idee om in ieder geval eens per jaar met de fractievoorzitters bij elkaar te komen, eventueel aangevuld met de dijkgraaf, om te bespreken hoe het gaat onderling. De heer Vonk heeft goede ervaringen tijdens eerdere periodes om regelmatig met een deel van het algemeen bestuur informeel te spreken. De heer Hartvelt vindt wel dat alle fracties vertegenwoordigd moeten zijn in zo'n overleg en dat het transparant moet zijn. B. Geconcludeerd wordt door de voorzitter dat er steun is voor het instellen van een fractievoorzittersoverleg, gericht op de procesmatige kant van het besturen. De fractievoorzitters zouden een of twee keer per jaar kunnen vergaderen. Actiepunt 10 Informatieve stukken; aanbieden, frequentie, omvang, wijze van bespreken De heer Brouwer stelt de kwartaalrapportages aan de orde. Het zijn geen besluitstukken, maar ze zijn heel belangrijk voor de controlerende functie. Hij vindt de woordkeus niet juist als dat informatieve stukken worden genoemd. Waarom niet bijvoorbeeld "stukken die aangeboden worden ten behoeve van de controlerende functie", of maak onderscheid in besluitvormende, kaderstellende en controlerende stukken. Voorts vindt zijn het niet prettig dat bij de informatieve stukken wordt gezegd dat het niet de bedoeling is dat erover wordt gediscussieerd. Er mogen wel vragen worden gesteld maar dat moet ook heel kort. De heer Veenman gaat hier niet in mee, het algemeen bestuur heeft alle mogelijkheden om op de rapportages in te gaan. De heer Hartvelt deelt het gevoel van mevrouw Leijen niet; hij vindt de rapportages best prettig om te lezen. Ook de heer Vonk vindt goed dat ze er zijn en wil ze graag blijven ontvangen. C. De conclusie is dat er nog eens goed gekeken moet worden hoe de betiteling van de diverse stukken moet worden op de agenda. Actiepunt 15 Werkgroepen zoals risk- en auditcommissie Ten aanzien van een risk- en auditcommissie vraagt de heer Hartvelt wat zo'n commissie - bestaande uit leden van het algemeen bestuur en de concerncontroller wat hem betreft - gaat doen. We hebben ook een rekenkamercommissie. Het is niet de bedoeling dat we de organisatie met meer problemen op gaan zadelen, bijvoorbeeld door alles dicht te zetten. De heer Vonk deelt mee dat de afdeling Concerncontrol zich momenteel buigt over een andere aanpak van die afdeling, zoals een veel duidelijkere auditfunctie en risicofunctie. De heer Veenman vult aan dat er sinds kort een nieuwe concerncontroller is, mevrouw Van der Haagen. Zij moet de kans krijgen haar gedachten hierover te kunnen laten gaan. Ook portefeuillehouder Jan

20 Registratienummer van 4 15 oktober 2015 Kramer oriënteert zich over een risk- en auditcommissie. Er zijn dus ontwikkelingen en binnenkort zal aan het algemeen bestuur worden teruggemeld. De heer Hartvelt is erg benieuwd. De waakhondfunctie van de concerncontroller is belangrijk. Die waakhondfunctie en goede rapportages, zijn samen een goed controleapparaat. D. De voorzitter concludeert dat dit punt al vanuit het collegeprogramma wordt uitgewerkt, dus kan worden afgevoerd van de actielijst van de commissie bestuurlijke zaken. 5. Planning en volgende bijeenkomsten De volgende vergadering komen de rest van de paarse actiepunten aan de orde en wordt een begin gemaakt met de overige punten. De volgende bijeenkomsten zijn in zaal Water in het waterschapskantoor op: woensdag 28 oktober van uur tot uur (LET OP; een half uur later!) woensdag 11 november van uur tot uur. 6. Rondvraag Geen. 7. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om uur. Actielijst Actienr. Actie Door vergadering Gereed 1. Als actiepunt opvoeren op de verzamellijst: "mogelijkheid van blog over vergaderingen algemeen bestuur onderzoeken" 2. Bij volgende agenda als informatief stuk meesturen het voorbeeld blog van Delfland 3. Bij volgende agenda als informatief stuk meesturen de Delegatieregeling en Mandaatregeling 4. Conclusies A, B en C in voorstel commissie BZ opnemen 5. Als actiepunt afvoeren van de verzamellijst nummer 15 risk- en auditcommissie secretaris 15 okt 2015; punt 3 secretaris 15 okt 2015; punt 3 secretaris 15 okt 2015; punt 4 secretaris 15 okt 2015; punt 4 secretaris 15 okt 2015; punt 4 Gereed. Zie actie 15 Op de agenda Op de agenda Wordt verwerkt in voorstel Gereed.

21 Verslag Commissie bestuurlijke zaken Vergadering Commissie bestuurlijke zaken Aanwezig F.J.J. Brouwer, M.J. Hartvelt, Mw. M.A. Leijen, G.J.M. Meuwese, S.A. van Balen Blanken (leden), R. Veenman (voorzitter) P.J.W. Minneboo (juridisch adviseur), P.J. van Meijeren (secretaris) Afwezig Dhr. P. Vonk Kopie aan Commissie van hoofdingelanden Van Doorkiesnummer Registratienummer vergadering Job van Meijeren oktober Opening De voorzitter heet alle aanwezigen welkom. 2. Mededelingen Er is een afmelding ontvangen van de heer Vonk. 3. Vaststellen van het verslag van 15 oktober 2015 a. Verslag Naar aanleiding van het verslag wordt gesproken over de planning voor de werkzaamheden van de commissie. Afgesproken wordt dat de commissie een advies schrijft en dit voorlegt aan het dagelijks bestuur, alvorens dit naar het algemeen bestuur te verzenden. Het dagelijks bestuur kan een reactie formuleren. In het algemeen bestuur van 16 december zal de Commissie bestuurlijke zaken het advies toelichten en verdedigen. De organisatie zal na bespreking van het advies in het algemeen bestuur aan de slag gaan met het verwerken van de adviezen, bijvoorbeeld in een nieuw Reglement van Orde. Naar aanleiding van het verslag wordt gesproken over de sturingsmogelijkheden van het algemeen bestuur. Mevrouw Leijen wil weten hoe het algemeen bestuur bewuster kan worden gemaakt van de bevoegdheden en de mogelijkheden om te sturen. De heer Hartvelt wijst erop dat dit met de Delegatie en Mandaatregeling duidelijk is geworden. A. Afgesproken wordt om in het advies van de commissie aandacht te besteden aan de sturingsmogelijkheden van het algemeen bestuur en de kansen om hier meer invulling aan te geven. Naar aanleiding van het verslag wordt gesproken over de rol van het algemeen bestuur bij informatieve stukken. De commissie komt overeen dat het aan het algemeen bestuur is om hierin meer positie in te nemen. Het verslag wordt hierop tekstueel gewijzigd om dit duidelijker te maken. Vervolgens wordt het verslag vastgesteld met dank aan de plaatsvervangend secretaris. Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Postbus 250, 1700 AG Heerhugowaard Bevelandseweg 1, 1703 AZ Heerhugowaard T F post@hhnk.nl

22 Registratienummer van 7 28 oktober 2015 b. Actielijst Op de actielijst wordt bij schriftelijke vragen (actie 1) ook toegevoegd dat dit gaat over het stellen van mondelinge vragen tijdens de bijeenkomsten van de commissies en het algemeen bestuur. c. Fractievoorzittersoverleg Er is een uitwerking gemaakt van de kaders bij het fractievoorzittersoverleg (memo ) zoals afgesproken in de vorige vergadering. De heer Veenman geeft aan dat deze opzet wordt verwerkt in het advies aan het algemeen bestuur. De commissie spreekt vervolgens over het doel van het fractievoorzittersoverleg en de verder invulling. Uitgesproken wordt dat het geen instituut op zich moet worden, maar functioneel en informeel ter bespreking van procedurele zaken. B. Afgesproken wordt dat het fractievoorzittersoverleg in principe een besloten bijeenkomst is. Het vindt minimaal eenmaal per jaar plaats. Van het overleg wordt alleen een verslag op hoofdlijnen gemaakt dat wordt gedeeld met de leden van het algemeen bestuur. Afgesproken wordt dat het fractievoorzittersoverleg anderen kan uitnodigen om hierbij aanwezig te zijn; voor de eerste bijeenkomst worden de commissievoorzitters genodigd. Een fractievoorzitter die niet aanwezig is kan een vervanger sturen, dit wordt opgenomen in de toelichting. De afspraken worden verwerkt in het memo en in het advies van de commissie. 4. Meningsvormende bespreking a. het streven naar meer onderlinge discussie (actiepunt 20, geen bijlage) Besproken bij de besluitvormende bespreking. b. MVO als bestuurlijk uitgangspunt (actiepunt 16, geen bijlage) Ter bespreking in de volgende vergadering. c. agenda van het algemeen bestuur (inbreng Frits Brouwer; zie bijlage) De heer Brouwer heeft een opzet gemaakt hoe de agenda er in zijn ogen uit zou kunnen zien. De heer Veenman vraagt de heer Brouwer toe te lichten wat hij verstaat onder het onderdeel 'de volksvertegenwoordigende rol'. De heer Brouwer legt uit dat hij met dit agendavoorstel de ruimte voor initiatieven van het algemeen bestuur zelf en inbreng van burgers wil accentueren. Hiermee is er meer aandacht voor wat hij ziet als de volksvertegenwoordigende rol. De heer Hartvelt is van mening dat het voorstel meer helderheid kan verschaffen over de verschillende rollen van het algemeen bestuur. Hij zou wel graag zien dat de mededelingen en de rondvraag aan het begin worden gedaan bij het vaststellen van de agenda. Voorts ziet hij geen grote wijzigingen ten opzichte van de huidige agendaopzet. De heer Brouwer licht toe dat de wijziging met name samenhangt met het vertonen van ander gedrag bij de agendaonderdelen. In zijn visie past het bij een volksvertegenwoordigende rol om te luisteren, bij een controlerende rol om vragen te stellen aan het dagelijks bestuur en bij de kaderstellende rol om onderling het debat te voeren. De heer Meuwese geeft aan dat hij niet zulk een helder onderscheid in de verschillende rollen ziet. De heer Veenman ziet wel een spanning in de volksvertegenwoordigende rol als de leden van het algemeen bestuur opkomen voor belangen van individuele burgers. Hij spreekt daar zijn bezorgdheid over uit. De heer Van Balen Blanken vraagt zich af of de agenda van een commissie dan op dezelfde wijze vorm krijgt. De heer Brouwer bevestigt dit. De heer Hartvelt spreekt vervolgens uit dat de praktijk harder kan zijn dan de theorie omdat het verschil in gedrag bepalend is. Volgens hem moet de commissie een oproep doen aan de collega's om actief te zijn en de rol te spelen die het algemeen bestuur heeft.

23 Registratienummer van 7 28 oktober 2015 Mevrouw Leijen geeft aan dat het belangrijk is om in de agenda te benoemen wat voor type voorstellen het zijn en welke rol van het algemeen bestuur wordt verwacht. De heer Veenman stelt voor om de rondvraag in de commissievergadering te behouden en in het algemeen bestuur hier geen gelegenheid voor op te nemen. Belangrijke wijziging is volgens hem de rol van informatieve stukken op de agenda. Hij stelt de commissie voor om de volgende keer een opzet van de agenda voor een commissievergadering en een opzet van de agenda voor een vergadering van het algemeen bestuur te bespreken. Wat betreft de volgorde van de stukken stelt hij voor om niet af te wijken van de huidige praktijk waarbij of een voorstel een bespreek- of hamerstuk is, wordt besproken in de commissie, maar geen wijziging van de agendavolgorde van het algemeen bestuur tot gevolg heeft. Dit wordt onderschreven. C. Afgesproken wordt om in de volgende vergadering te spreken over twee agendaopzetten. Eén van een commissievergaderingen en één van een CHI-vergadering. d. bespreking profiel van de commissievoorzitter (actiepunt 6; zie bijlage) De voorzitter licht toe dat de voorliggende ambtelijke opzet een profiel geeft van een commissievoorzitter zoals het nu functioneert. Hij stelt voor eerst met elkaar van gedachte te wisselen over het voorliggende profiel. De heer Hartvelt suggereert om ieder jaar te stemmen over het voorzitterschap van de commissie. Dit is in zijn ogen een goed democratisch proces waarbij iedereen kandidaat kan zijn. De heer Brouwer vindt dat het profiel de eisen goed verwoord. De heer Van Balen Blanken lijkt het zinvol eerst te spreken over de wenselijkheid om de huidige situatie te wijzigen. Mevrouw Leijen geeft aan voor een onafhankelijke voorzitter te zijn. De heer Hartvelt vindt dat ook portefeuillehouders mee mogen dingen naar de voorzittersrol. De heer Meuwese wijst erop dat de commissies een adviesfunctie hebben naar het algemeen bestuur. Hij vindt dat je een goed argument hebt als het nu niet goed functioneert. Het profiel duidt er wat hem betreft op dat de voorzitter meer is dan een technische voorzitter, gezien de tijdsbesteding en eisen. De heer Van Balen Blanken geeft aan de ervaring te hebben dat het moeilijk is om als onafhankelijke voorzitter op te treden. Hij vindt de huidige situatie prima. Mevrouw Leijen legt uit dat wat haar betreft erom gaat dat het algemeen bestuur de keuze maakt. De heer Brouwer onderschrijft dit, het versterkt in zijn ogen de rol van het algemeen bestuur. De heer Meuwese is het eens met deze onderbouwing, hij zou willen opnemen dat het algemeen bestuur de keuze maakt, en dat alle leden zich kandidaat kunnen stellen. De commissie bespreekt vervolgens of een kandidaat moet komen uit de commissie waarvan hij of zij voorzitter wordt of juist niet. De heer Veenman geeft aan dat het handig is dat iemand ook lid is van de betreffende commissie. Mevrouw Leijen geeft aan dat dit wat haar betreft niet van belang is, iedereen moet zich kandidaat kunnen stellen. Wat haar betreft is de tijdsbesteding als technisch voorzitter ook beperkter dan het profiel nu verwoordt. De heer Veenman legt uit dat de voorzitter binnen het monisme een andere rol heeft dan in het dualisme. Hij noemt dat wethouders binnen gemeenten in het monisme ook altijd de rol hadden van voorzitter. Volgens hem leerden experimenten van gemeenten destijds ook dat het eigenlijk niet werkte om als raadslid onafhankelijk te zijn. Hij deelt de commissie in zijn analyse dat het gemeenteraadswerk veel dualer is geworden waarbij de voorzitter in het midden staat. De heer Veenman wijst erop dat het waterschap een uitvoeringsgerichte organisatie is, wat in zijn ogen betekent dat er geen conflictmodel

24 Registratienummer van 7 28 oktober 2015 is, maar sturing op een inhoudelijke discussie. Een voorzitter uit het dagelijks bestuur heeft het dan gemakkelijker in verband met de uitwerking en het toezien op de toezeggingen. Wat hem betreft heeft de huidige constructie dan ook een aantal voordelen. De heer Brouwer wil graag dat het debat levendiger gaat worden. Het algemeen bestuur moet wat hem betreft politieker worden en meer gericht op het nemen van besluiten. Hij is geen tegenstander van een voorzitter vanuit het dagelijks bestuur, maar wil wel dat de voorzitter ook aan die dingen werkt. Wat hem betreft kiest het algemeen bestuur daarom een voorzitter uit 31 kandidaten: het algemeen bestuur en de voorzitter. De heer Meuwese vraagt zich af of het doel van de vergaderingen is om deze geanimeerd te maken, of dat het zo is dat deze goede besluiten moet nemen. Hij wil de controlerende taak serieus nemen. Dat is wat hem betreft belangrijker dan levendigheid. Hij wil verder dat leden van DB en AB voorzitter kunnen worden en ziet een wijziging niet als kritiek op huidige voorzitters, maar als invulling van de rol van het algemeen bestuur om het voorzitterschap te bepalen. D. De voorzitter concludeert dat het advies van de commissie is om eens per twee jaar twee commissievoorzitters te verkiezen. Deze voorzitters worden door het algemeen bestuur gekozen en benoemd. Leden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur kunnen zich kandidaat stellen. e. ondersteuning door de ambtelijke organisatie (actiepunten 22, 24, 29; zie bijlage) De voorzitter stelt voor om allereerst te spreken over de mogelijkheid tot het stellen van technische vragen (actiepunt 22) en de ondersteuning van het algemeen bestuur (actiepunt 24). De leden van de commissie zijn het met elkaar eens dat het goed is om de mogelijkheid tot het stellen van technische vragen extra onder aandacht van de leden te brengen. De heer Hartvelt geeft aan dat dit kan helpen om de discussie meer bestuurlijk te voeren. E. De voorzitter concludeert dat het stellen van technische vragen de slagkracht van de vergadering vergroten en de discussie ontlasten. De commissie adviseert het algemeen bestuur om hier vaker gebruik van te maken. De heer Brouwer vraagt zich af of het algemeen bestuur ook wordt ondersteund in advies bij een amendement, motie of initiatiefvoorstel. De heer Veenman geeft aan dat de organisatie hiervoor beschikbaar is, maar concludeert dat hier nu niet veel gebruik van wordt gemaakt. Mevrouw Leijen hoopt dat de organisatie ook meer proactief kan adviseren naar het algemeen bestuur. Nu is het meer op oproep. De heer Meuwese geeft aan dat dit ook de rol is van de organisatie en dat het bestuur zelf aan de bel moet trekken. De heer Brouwer is het eens dat er meer ondersteuning kan worden gegeven maar wil eerst meer om ondersteuning vragen in plaats van nu al te streven naar veel meer ondersteuning. De heer Veenman geeft aan de onafhankelijkheid altijd van belang blijft. F. De voorzitter concludeert dat in het advies wordt opgenomen dat het algemeen bestuur een beroep kan doen op de ambtelijke ondersteuning bij het gebruiken van de politieke middelen. Vervolgens wordt gesproken over de ambtelijke bijstand voor portefeuillehouders in een commissievergadering (actiepunt 29). De voorzitter geeft aan dat het vragen om ambtelijke bijstand een rol is van de portefeuillehouder.

25 Registratienummer van 7 28 oktober 2015 G. De commissie stelt als uitgangspunt vast dat de ondersteuning alleen in de commissie wordt toegestaan. Ambtelijke ondersteuning vindt plaats vanaf de bestuurstafel op verzoek van de portefeuillehouder. Alleen als de voorzitter het woord verleent op verzoek van de portefeuillehouder voert de ambtenaar het woord. Er vindt geen discussie plaats tussen commissieleden en medewerkers. In het algemeen bestuur vindt geen ambtelijke ondersteuning plaats. 5. Besluitvormende bespreking De commissie bespreekt vervolgens het document ( , versie 26 oktober) met de uitwerking van de verschillende actiepunten. a. Actiepunt 16 MVO als bestuurlijk uitgangspunt Dit onderwerp staat de volgende keer op de agenda. De heer Hartvelt vraagt om hierbij de notitie MVO te verzenden zodat de commissie zich hierop kan voorbereiden. b. Actiepunt 17 Positie van themabijeenkomsten De commissie kan zich vinden in optie A. waarbij de huidige werkwijze van themabijeenkomsten wordt gehandhaafd. De commissie spreekt af dat leden van het algemeen bestuur elkaar scherp moeten houden dat de bijeenkomsten een zuiver informatief karakter hebben. H. De voorzitter concludeert dat de huidige werkwijzen van themabijeenkomsten wordt gehandhaafd. De leden van het dagelijks en algemeen bestuur houden elkaar scherp dat de bijeenkomsten zuiver een informatief karakter hebben. De commissie wisselt voorts van gedachten over de positie van presentaties in commissievergaderingen. De heer Hartvelt vindt het van belang dat alle leden van het algemeen bestuur in de kennis kunnen delen. Voor de vergadering is het handig om het aan het einde te doen, legt de heer Veenman uit, omdat je dan de tijd voor de inhoudelijke vergadering niet verbruikt. I. De voorzitter concludeert dat de huidige werkwijzen presentaties de voorkeur geniet. Presentaties worden zoveel mogelijk aan het einde van de commissie gehouden. Is een presentatie voor beide commissies interessant dan kan deze voorafgaand van de tweede commissievergadering worden gehouden. c. Actiepunt 20 het streven naar meer onderlinge discussie De heer Brouwer spreekt uit dat dit actiepunt zit verweven in diverse actiepunten van de commissie. Het is wat hem betreft van belang dat dit zijn weerslag heeft in het gehele advies. J. De voorzitter concludeert dat dit zijn beslag krijgt in het advies van de commissie bestuurlijke zaken aan het algemeen bestuur. d. Actiepunt 1 Schriftelijke en mondelinge vragen: termijn van beantwoording, publicatie en bekendmaking De commissie spreekt uit dat het goed is om de beantwoordingstermijn te verkorten tot 30 dagen. Positief is de commissie over de gedachte om beantwoording via ibabs en de website te publiceren, zowel bij ontvangst als bij beantwoording. Het papieren exemplaar kan dan vervallen.

26 Registratienummer van 7 28 oktober 2015 K. De voorzitter concludeert dat de termijn voor beantwoording van schriftelijke vragen verkort zal worden tot 30 dagen. De werkwijze zal worden aangepast zodat een schriftelijke beantwoording komt te vervallen. Ingediende vragen worden voortaan zo spoedig mogelijk gepubliceerd op website en ibabs. De beantwoording komt via ibabs en website beschikbaar. Wat betreft mondelinge vragen stelt de commissie vast dat de huidige praktijk voldoet. e. Actiepunt 5 Vergaderschema: tijd tussen commissievergaderingen en het CHI De commissie is van mening dat een vergaderschema waarin twee weken tussen het CHI en de commissie zit bijdraagt aan betere besluitvorming. Het dagelijks bestuur krijgt daardoor volgens de heer Brouwer ook de gelegenheid om tussentijds de uitkomst van de commissievergadering te bespreken en eventueel gewijzigde stukken te sturen. L. De voorzitter concludeert dat voor 2017 een agendavoorstel wordt gedaan waarin voor iedere vergadering twee weken zijn opgenomen tussen commissievergadering en CHI. Na één jaar wordt deze werkwijze geëvalueerd. f. Actiepunt 11 Ingekomen post: de procedure en de wijze waarop deze ter kennis worden gebracht van het algemeen bestuur De commissie is van mening dat het algemeen bestuur goed zicht moet hebben op de ingekomen stukken. De huidige praktijk werkt daarbij. De brieven dienen ter informatie via de wekelijkse publicatie naar het algemeen bestuur te gaan. M. De voorzitter concludeert dat de huidige werkwijze dat alle brieven aan het algemeen bestuur ook naar het algemeen bestuur gaan goed werkt. De commissie adviseert om in de algemeen bestuursvergadering voortaan met behulp van een lijst de wijze van afhandeling van een ingekomen brief vast te stellen. g. Actiepunt 23 bestuurlijke samenvatting bij omvangrijke stukken De voorzitter geeft aan dat de staande praktijk is dat bij omvangrijke stukken een samenvatting wordt opgenomen. Dit wordt getoetst bij de ingediende bestuursvoorstellen. N. De voorzitter concludeert dat de huidige werkwijze afdoende is. Bij omvangrijke stukken is een samenvatting opgenomen. 6. Volgende vergadering Op 11 november 2015 komt de Commissie bijeen van uur tot uur. Er wordt een extra vergadering afgesproken op 25 november 2015 waarin het concept advies van de Commissie bestuurlijke zaken zal worden besproken. Deze bijeenkomst is eveneens van uur tot uur. 7. Rondvraag Geen. 8. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om uur.

27 Registratienummer van 7 28 oktober 2015 Actielijst Actienr. Actie Door vergadering 1 De afspraken over het fractievoorzittersoverleg worden verwerkt in het memo en in het advies van de commissie. 2 Uitwerken agendaopzet Commissie en algemeen bestuur naar aanleiding van de opzet van dhr. Brouwer. secretaris 28 okt c secretaris 28 okt c 3 Visie MVO toezenden aan commissie secretaris 28 okt a Gereed Afspraken zijn verwerkt. Op agenda 11 nov. Op agenda 11 nov.

28 Verslag Vergadering Verslag Commissie bestuurlijke zaken 11 november 2015 Aanwezig Dhr. P. Vonk, F.J.J. Brouwer, M.J. Hartvelt, Mw. M.A. Leijen, G.J.M. Meuwese, S.A. van Balen Blanken (leden), R. Veenman (voorzitter) P.J.W. Minneboo (juridisch adviseur), P.J. van Meijeren (secretaris) Afwezig Kopie aan College van hoofdingelanden Van Job van Meijeren Doorkiesnummer Registratienummer vergadering 11 november Opening De heer Veenman opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. 2. Mededelingen Geen. 3. Vorig verslag Ten aanzien van het verslag merkt de heer Vonk op dat voor besluit D inzake het uit het algemeen bestuur benoemen van een commissievoorzitter, in het oog gehouden dient te worden dat er geen extra vergoeding mogelijk is voor de uitoefening van deze werkzaamheden. De commissie geeft aan hiervan op de hoogte te zijn. Op verzoek van de heer Vonk en de heer Meuwese wordt toegevoegd aan besluit H de tekst: de leden van het dagelijks bestuur, zodat helder is dat leden van dagelijks en algemeen bestuur moeten opletten dat themasessies zuiver informatief zijn. In de bijdrage van de heer Hartvelt bij agendapunt 4c wordt toegevoegd dat hij heeft opgemerkt dat ook de rondvraag aan het begin van de agenda dient te worden behandeld. Op verzoek van de heer Vonk wordt bij besluit K de woorden van het algemeen bestuur geschrapt zodat duidelijk is dat deze publicatie ook voor het publiek is. Aan de woorden van de heer Brouwer bij agendapunt 5e wordt toegevoegd dat D&H eventueel gewijzigde stukken kan sturen door een langere tussentijd tussen commissie en CHI. Het verslag wordt vervolgens vastgesteld. De Actielijst wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Meningsvormende bespreking a) Mogelijkheid van een blog bij bestuursvergaderingen (actiepunt 15, bijlage) De heer Hartvelt staat positief tegenover het voorstel van de heer Vonk dat voorligt. Hij zou het een jaar willen proberen en meten wat het effect is in de buitenwereld, hiervoor zou een nulmeting en een effectmeting een goed middel zijn. De tijdsspanne in Delfland vindt hij erg krap. De organisatie zou zich in de ondersteuning moeten richten op het aantal woorden en de grammatica, de rest is voor de partijen om invulling aan te geven. Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Postbus 250, 1700 AG Heerhugowaard Bevelandseweg 1, 1703 AZ Heerhugowaard T F post@hhnk.nl

29 Registratienummer van 8 11 november 2015 De heer Vonk geeft aan dat het hoogheemraadschap het blog na de bestuursvergadering onder de aandacht kan brengen van pers en stakeholders. Doel is een grotere bekendheid van het algemeen bestuur. De heer Hartvelt vreest dat verschillende fracties hetzelfde verhaal vertellen wat ten koste kan gaan van de lezenswaardigheid. De heer Vonk is van mening dat juist daardoor de verschillen goed in beeld worden gebracht. Bij de evaluatie in Delfland kwam alleen de volgorde van de partijen naar voren als knelpunt, daarvoor is een roulatiesysteem de oplossing gebleken. De commissie wisselt van gedachten over de mores van een dergelijke nieuwsbrief. Verschillende sprekers wijzen op het zelfreinigend vermogen, dat voorkomt dat partijen vooral over elkaar schrijven. Mevrouw Leijen stelt voor hiervoor een handleiding mee te geven over do s en don ts. De heer Hartvelt stelt voor hier in het advies van de commissie op in te gaan. De commissie spreekt vervolgens over de haalbaarheid van een deadline op donderdag. Mevrouw Leijen en de heer Hartvelt geven aan die tijdsspanne erg kort te vinden. De heer Brouwer en de heer Veenman wijzen erop dat nieuws wel snel naar het publiek gebracht dient te worden. Ook zou je het stukje voorafgaand aan het CHI al globaal kunnen schrijven waardoor afstemming kan plaatsvinden. A. De voorzitter concludeert dat het advies van de commissie is om de blog zoals Delfland die gebruikt een jaar te proberen. Daarna vindt evaluatie plaats in het fractievoorzittersoverleg. Iedere fractie levert eigenstandig de tekst aan op de donderdag na de vergadering van het algemeen bestuur om uiterlijk uur. De organisatie faciliteert in samenstelling van de nieuwsbrief en verzending aan de media. b) Maatschappelijk verantwoorde overheid De voorzitter legt uit dat tegenwoordig ieder voorstel een MVO-paragraaf kent. Hij vraagt wat wordt beoogd met de bespreking in de commissie. De heer Hartvelt geeft aan de visie op de MVO nog niet volledig te vinden, hij acht het thema belangrijk vanwege bestuurlijk draagvlak in de samenleving. Hij constateert dat het overleg van de commissie steeds meer gaat over het Reglement van Orde, hij had de bespreking hiervan in een bredere gespreksopvatting van de commissie bezien. Mevrouw Leijen spreekt uit dat zij de opmerkingen van de heer Hartvelt begrijpt, maar dat dit iets is voor het CHI om op te pakken. De heer Brouwer onderstreept deze aanpak, dit hoort wat hem betreft niet in deze commissie thuis. B. De voorzitter concludeert dat dit onderwerp niet verder ter bespreking in deze commissie zal worden gebracht. Het is aan het CHI om de bespreking verder vorm te geven. c) Faciliteiten van AB Steunfractieleden De heer Brouwer is voorstander van steunfractieleden voor alle fracties. Zo iemand is in opleiding en kan zich vast inlezen. Het helpt ook voor de verbreding. De huidige praktijk is wat hem betreft scheef, omdat alleen eenmansfracties de mogelijkheid tot steunfractieleden hebben. De heer Meuwese is van mening dat iedereen zoveel ondersteuners kan betrekken bij de fractie als hij wil, maar dat niet iedereen moet deelnemen aan de commissie. Daarvoor is er ook niet genoeg werk. Het is wat hem betreft te motiveren dat voor eenmansfracties een uitzondering is gemaakt. Extra ondersteuning is voor hem een zaak van de fractie zelf. Voor de heer Brouwer is een van de criteria dat een persoon op de lijst heeft gestaan en wordt beëdigd opdat iemand volwaardig onderdeel uitmaakt van de vergadering. De heer Vonk is van mening dat de minimumvariant is dat eenmansfracties ondersteuning hebben. Voor hem zijn criteria dat er beëdiging plaatsvindt, dat er een vergoeding is vanuit het hoogheemraadschap en dat de reiskosten worden

30 Registratienummer van 8 11 november 2015 vergoed. Ook de uitnodigingen en mail moeten gelden zoals bij algemeen bestuursleden. Hij stelt voor de vergoeding met terugwerkende kracht in te voeren tot april De meer sjieke variant van de heer Brouwer spreekt hem aan om het algemeen bestuur maatschappelijk te verbreden en kennis en kunde erbij te betrekken. De heer Veenman brengt in dat de luxe variant in zijn ogen betekent dat je meer mensen gaat betalen dan door de kiezer zijn gekozen. De voorzitter stelt voor om eerst te bespreken wat de commissie vindt van het idee an sich en daarna de criteria te bespreken. De heer Hartvelt is voorstander van de minimumvariant. Het is wat hem betreft een regeling uit piëteit voor leden die een eenmansfractie vormen. De heer Van Balen Blanken geeft aan dat in het verleden in alle wijsheid is besloten alleen eenmansfracties te ondersteunen. Dat is wat hem betreft een goede zaak. Hij is geen voorstander van een luxevariant en bepleit dat het niet goed is verder te gaan dan de verkiezingsuitslag. Mevrouw Leijen stelt dat de minimumvariant zoals nu gehanteerd voor haar de basis is. Verdere uitbreiding is voor haar wenselijk omdat ze graag zou zien dat een van de ondersteunende leden van haar fractie ook het woord mag voeren in de commissie. Voor spreekster lijkt het erop dat geld het enige is wat de commissie hiervan weerhoudt, dat mag wat haar betreft geen argument vormen. De heer Veenman wijst erop dat er een regeling is voor ziekte en vervanging waarvan zijn fractie op dit moment ook gebruik maakt. De heer Brouwer vindt het inwerken echter van belang. De heer Veenman vreest dat de situatie kan ontstaan dat iemand voortdurend wordt vervangen die niet komt opdagen maar wel vergoeding krijgt. De heer Vonk wijst erop dat van vervanging in het CHI geen sprake kan zijn. Mevrouw Leijen stelt voor om over een mediumvariant te spreken. In haar ogen kan het ook zo zijn dat er plaatsvervangende commissieleden worden benoemd. Hierbij kun je ook twee vervangers aanwijzen. De heer Hartvelt deelt de zorg dat de groep dan erg groot en onbekend kan worden. De voorzitter concludeert dat er een meerderheid voor het mediumvoorstel van mevrouw Leijen is. Het is aan de fractie zelf om te bepalen of je de vervanging per commissie door iemand anders laat vervullen. Dat geeft de mogelijkheid van twee plaatsvervangers. Vervolgens spreekt de commissie over de criteria die gelden voor een plaatsvervangend commissielid. De heer Meuwese is van mening dat deze niet van de lijst hoeft te komen, de rest van de commissie deelt deze opvatting niet. De heer Vonk betoogt dat een dergelijk lid een vergoeding vanuit het hoogheemraadschap dient te krijgen. Mevrouw Leijen ondersteunt dit. De heer Veenman en de heer Brouwer zijn het hiermee niet eens, het kan wat hun betreft prima uit de fractievergoeding worden betaald. De heer Van Balen Blanken geeft hieraan ook de voorkeur. De heer Brouwer stelt voor het fractiebudget dan te verlagen en de vergoeding hieruit te betalen. Ten aanzien van de ipad is de commissie in meerderheid van mening dat dit niet meer nodig is vanuit HHNK voor de plaatsvervangende commissieleden. Voor de vervangers van de eenmansfracties wordt een uitzondering gemaakt omdat zij structureel aanwezig zijn. De plaatsvervangende commissieleden krijgen wat betreft de meerderheid van de commissie een vergoeding van het hoogheemraadschap per vergadering dat zij aanwezig zijn. De hoogte wordt bepaald aan de hand van het bedrag dat hiervoor gebruikelijk is bij gemeenten of buur-waterschappen.

31 Registratienummer van 8 11 november 2015 C. De voorzitter concludeert dat het advies van de commissie aan het algemeen bestuur is dat: Iedere fractie voor elke commissie één plaatsvervangend commissielid mag laten beëdigen. Dit is geen verplichting. Plaatsvervangende leden nemen alleen deel ter vervanging van afwezige commissieleden en zij hebben in de commissie dezelfde rechten als de leden van het algemeen bestuur. In het algemeen bestuur kan geen vervanging plaatsvinden. Een plaatsvervangend lid krijgt voor plaatsvervanging een vergoeding per vergadering dat hij of zij deelneemt. De vergoeding wordt door het hoogheemraadschap uitbetaald en heeft een representatieve hoogte in vergelijking met wat gebruikelijk is bij een gemeente of waterschap. Plaatsvervangende leden ontvangen ook reiskostenvergoeding. Plaatsvervangende commissieleden dienen op de kieslijst van de laatst gehouden verkiezingen te hebben gestaan en worden beëdigd door de dijkgraaf in een vergadering van het algemeen bestuur. Plaatsvervangende commissieleden ontvangen geen ipad van het hoogheemraadschap. Een uitzondering betreffen de leden van eenmansfracties, zij ontvangen desgewenst een ipad in bruikleen van het hoogheemraadschap. De plaatsvervangend commissieleden worden opgenomen in de verzendlijst van het algemeen bestuur en ontvangen een uitnodiging voor gelegenheden waaraan ook leden van het algemeen bestuur deel mogen nemen zoals de excursie en themabijeenkomsten. ICT vergoeding De heer Hartvelt geeft aan dat hij na afloop van de bestuursperiode zou willen stoppen met de ICT vergoeding. De heer Brouwer zou dit in maart of januari al willen afschaffen, hij wijst op de bijzondere wijze waarop bij de benoeming dit ter sprake werd gebracht. De voorzitter concludeert dat niemand de regeling in stand wil houden. Voor mevrouw Leijen geldt wat anders voor de internetverbindingsvergoeding. De heer Meuwese vindt ook dat voorzichtig met bestaande regelingen dient te worden omgesprongen. De heren Vonk en Van Balen Blanken hechten geen groot belang aan de regeling. De heer Hartvelt wil de regeling optioneel laten. De heer Veenman wijst erop dat de vergoeding die leden ontvangen, nadat deze is geharmoniseerd vanuit het Ministerie, een component kent om de onkosten te vergoeden. Voor de heer Brouwer is dat een argument om te stoppen met de regeling. De heer Vonk is van mening dat de ipad een tweede argument is hierbij, die gebruikt hij ook niet alleen voor zaken van het hoogheemraadschap. D. De voorzitter concludeert dat de commissie in meerderheid voor het afschaffen van de ICT en internetvergoeding is en het algemeen bestuur zal adviseren deze per maart 2016 te beëindigen. Studiekosten De voorzitter wijst erop dat dit een wettelijke regeling is waarvan nog beperkt gebruik wordt gemaakt. Fractievergoeding De voorzitter licht toe op welke wijze er nu gebruik kan worden gemaakt van de regeling. De heer Hartvelt vindt dit een prima regeling zeker nu herijkt is dat geen zakelijke rekening nodig is. De wijze van verantwoording spreekt hem aan. De heer Brouwer zou de indexering willen schrappen, eveneens mag wat hem betreft het variabele deel groter en het vaste deel meer beperkt. De heer Vonk is het hier niet mee eens. De voorzitter wil het voorstel van per jaar hanteren. De commissie gaat daarmee akkoord.

32 Registratienummer van 8 11 november 2015 E. De voorzitter concludeert dat ten aanzien van de fractievergoeding het geïndexeerde bedrag van kan volstaan onder handhaving van de geldende verantwoordingsvoorschriften. Vergaderfaciliteiten De heer Brouwer onderschrijft de werkwijze dat partijbijeenkomsten niet ten laste van de organisatie worden gebracht. Hij is verder voorstander van één moment in de agenda voor de fractievergaderingen, hij stelt voor de maandag of dinsdag voorafgaand aan de commissie hiervoor in het vergaderschema op te nemen. De heer Van Balen Blanken vraagt wat de bedoeling hiervan is. De heer Brouwer legt uit dat dit goed is voor de onderlinge afstemming. Wat de heer Hartvelt betreft wordt gekozen voor de maandag voorafgaand aan het CHI. De heer Brouwer stelt voor om het vast te leggen en na een jaar te evalueren. De heer Vonk vindt wel dat er vooraf aanmelding moet plaatsvinden zodat het gebouw niet onnodig opengesteld is. F. De voorzitter concludeert dat het advies van de commissie is om voorafgaand aan de commissievergadering op maandagavond een fractievergaderingenavond te organiseren. Fracties kunnen daarvoor een zaal reserveren en worden voorzien van koffie en thee. Reservering vooraf is verplicht. d) Integriteit De voorzitter geeft aan dat het memo over integriteit duidelijk maakt dat voor het AB geen integriteitstoets is toegestaan, maar dat voor het DB dit nog officieel geregeld dient te worden. De commissie onderschrijft het belang hiervan. De heer Brouwer geeft aan dat een jaarlijks functioneringsgesprek wat hem betreft onderdeel kan zijn van de procedure. De heer Veenman licht toe dat dit het geval is, waarbij een wettelijke verplichting de dijkgraaf en de hoogheemraden integriteit meegeven als gespreksonderwerp voor hun wederzijdse functioneringsgesprek. Gevraagd wordt of ook mensen die diensten uitvoeren voor het hoogheemraadschap een dergelijke toets ondergaan. De heer Minneboo legt uit dat werknemers een integriteitsverklaring moeten ondertekenen en dat zij de ambtseed afleggen. Voor aanbestedingen geldt de EMVI-norm, waarin ook integriteitseisen worden gesteld. G. De voorzitter concludeert dat de integriteitsprocedure onderdeel uit gaat maken van het Reglement van Orde. De uitwerking voor HHNK van de modelgedragscodes ten aanzien van politieke ambtsdragers kunnen op de gebruikelijke wijze worden doorgeleid naar het algemeen bestuur. e) Audioverslag Ten aanzien van de verslaglegging geeft de heer Hartvelt aan dat zijn uitgangspunt kostenefficiëntie is. Wat de heer Van Balen Blanken betreft kan het iets zijn wat uitgeprobeerd kan worden. De heer Vonk is tegen het overgaan op audioverslaglegging, hij vindt de papieren notulen belangrijk. De notulen zijn nu gemakkelijk terug te zoeken en hij hecht daaraan. De heer Meuwese onderschrijft de opmerkingen van de heer Vonk. Voor de heer Brouwer is het uitgangspunt dat een verslag er zo mogelijk is voorafgaand aan het algemeen bestuur. Hij denkt dat audioverslaglegging daarin kan voorzien. Mevrouw Leijen stelt zich neutraal op ten aanzien van dit onderwerp. De heer Hartvelt geeft aan dat het terugluisteren van audionotulen best snel kan gaan omdat je weet waar je moet zoeken. De heer Van Meijeren geeft aan dat overwogen zou kunnen worden om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn. De organisatie adviseert daarbij om ook videoverslaglegging te onderzoeken. Bij

33 Registratienummer van 8 11 november 2015 een wijziging als het besprokene kan ook worden overwogen een overgangstermijn te hanteren, zodat de werkwijze kan implementeren. De heer Vonk benoemt als doel dat de besluitvormende vergadering terug te lezen is zodat duidelijk is wat is afgesproken. Hij complimenteert de huidige voorziening van de website. De voorzitter constateert dat de commissie hier verschillend over denkt. Hij stelt voor dat de organisatie uitzoekt wat de mogelijkheden zijn en dit inbrengt in het fractievoorzittersoverleg. Verder wijst de voorzitter erop dat het niet mogelijk is het commissieverslag voorafgaand aan het CHI te leveren. Het kost ook een verbeterslag in de organisatie en daarna geeft ook de voorzitter nog akkoord. De heer Veenman geeft ook aan dat het mogelijk moet kunnen zijn om de actielijst van de commissie wel voorafgaand aan het CHI te publiceren. Verder zou men nog kunnen kijken naar het contract van de notuleeraanbesteding wat mogelijk is. De heer Brouwer denkt dat het wel mogelijk moet zijn als er in 2017 twee weken tussen commissie en CHI zit. H. De voorzitter concludeert dat de commissie adviseert de organisatie opdracht te geven om de mogelijkheid van audio- en videoverslaglegging te onderzoeken en dit voor te leggen aan het fractievoorzittersoverleg. Onderzocht dient ook te worden of het verslag sneller kan worden geleverd. De actielijst van de commissie dient voorafgaand aan het CHI beschikbaar te komen. f) Agenda-opzet De heer Hartvelt geeft aan dat ook bij de agendaopzet van de commissie moet worden gekozen voor het vaststellen van de agenda als tweede agendapunt. De heer Brouwer wil onderscheid maken dat de rondvraag in de commissie ook specifiek gericht kan zijn aan de andere fracties, de mondelinge vragen in het CHI zijn dan met name gericht op het bevragen van het dagelijks bestuur. Verder geeft hij aan dat ook bij de controlerende rol het onderscheid gemaakt kan worden tussen hamerstukken en bespreekstukken. De heer Veenman geeft aan dat onduidelijk is of een stuk op de commissieagenda informatief is of ter besluitvorming. De heer Van Balen Blanken geeft aan dat dit genoemd kan worden bij de stukken. Andere leden geven aan dat het aan de commissies van advies is hierover te adviseren aan het algemeen bestuur. I. De voorzitter concludeert dat de voorliggende agendaopzet onderdeel zal uitmaken van het advies van de commissie. 5. Besluitvormende bespreking Actiepunt 2 Stemming over moties en amendementen Ten aanzien van actiepunt 2 bespreekt de commissie de verschillende volgorden waarop een motie of amendement in stemming kan worden gebracht. Mevrouw Leijen geeft aan dat dit een onderwerp is dat regelmatig in het bestuur besproken is. De heer Vonk betoogt dat met de huidige werkwijze moties die betrekking hebben op een voorstel niet kunnen worden betrokken op het voorstel. De heer Van Meijeren geeft aan dat een oorzaak kan worden gevonden in het onderscheid van de instrumenten motie en amendement. Een motie kan soms beter als amendement worden ingediend, omdat dat instrument beter past. Mevrouw Leijen geeft aan dat de huidige situatie verwarring geeft ook. De heer Hartvelt en de heer Vonk wijzen erop dat in het Reglement van Orde altijd de mogelijkheid bestaat om met een ordevoorstel de vergadering voor te stellen om af te wijken van het Reglement. Dat zou betekenen dat er geen aanleiding is hierop het reglement van orde te wijzigen.

34 Registratienummer van 8 11 november 2015 De heer Veenman vraagt de afzonderlijke leden naar hun voorkeur voor de volgorde van in stemming brengen van een motie, amendement en voorstel. De leden geven in meerderheid te kennen de voorkeur te hebben dat zowel motie als amendement voorafgaand aan het voorstel in stemming wordt gebracht. J. De voorzitter concludeert dat de commissie het algemeen bestuur adviseert om het reglement van orde op dit onderwerp te wijzigen zodat zowel motie als amendement voorafgaand aan het voorstel in stemming worden gebracht. Leden die een motie na het voorstel in stemming willen brengen kunnen dit met een ordevoorstel aangeven. Actiepunt 7 Openbaarheid van ad hoc commissies Ten aanzien van actiepunt 7 over de openbaarheid van Ad hoc commissies bespreekt de commissie dat de huidige praktijk functioneert. K. De voorzitter concludeert dat de openbaarheid van Ad hoc commissies wordt besproken bij de instelling van de commissie. Het reglement van orde hoeft hierop niet te worden gewijzigd. Actiepunt 8 Hoofdelijke stemming: het wijzigen van de procedure zodat niet gestemd hoeft te worden als er geen stemming nodig is De commissie bespreekt de werkwijze van benoeming van leden van het dagelijks bestuur en daarbij met name de noodzaak om een voorstel hieromtrent in stemming te brengen. De heer Brouwer legt uit dat dit punt voor hem speelde toen er evenveel kandidaten waren als posities, was stemming bij acclamatie niet voldoende? Hij constateert dat uit het memo blijkt dat dit wel het geval was geweest. Echter, de wet zal hierop wijzigen waardoor alsnog verplicht gestemd dient te worden. L. De voorzitter concludeert dat er geen aanleiding is om het reglement van orde te herzien. Het reglement van orde is hierin voldoende helder en bovendien zal de wet hierop worden gewijzigd. Actiepunt 9 Het aanpassen van het Reglement van Orde aan de wettelijke wijzigingen benoeming hoogheemraden als gevolg van de Kieswet M. Ten aanzien van actiepunt 9 concludeert de voorzitter dat de wetswijzigingen onderdeel uit zullen maken van de actualisatie van het Reglement van Orde. Actiepunt 12 Omgang met insprekers: deze kunnen nu inspreken bij commissie en CHI De commissie bespreekt de omgang met insprekers aan de hand van actiepunt 12. De heer Brouwer geeft aan dat naar aanleiding van een recent voorval voor hem beperking van het spreekrecht zou kunnen volgen waarbij insprekers niet tweemaal hetzelfde agendapunt kunnen bespreken. Dat zou kunnen door in het CHI het inspreekrecht te beperken tot onderwerpen die niet op de agenda staan. Verschillende andere leden van de commissie geven aan dat het inspreekrecht belangrijk is om inwoners de kans te geven te reageren op voorliggende stukken. De heer Veenman wijst op de inspraak van het NIOZ als voorbeeld dat een inspreker de mogelijkheid moet hebben om naar aanleiding van de commissie nogmaals te reageren. N. De voorzitter concludeert dat het advies aan het algemeen bestuur zal zijn om het reglement van orde op dit ontwerp niet te wijzigen.

35 Registratienummer van 8 11 november 2015 Actiepunt 29 Verplichte ondersteuning van moties door leden De heer Meuwese brengt een nieuw onderwerp ter sprake, namelijk de huidige praktijk dat voor de indiening van een motie twee ondertekenaars dienen te worden aangezocht. Hij stelt voor dit te schrappen. De commissie heeft hiertegen geen bezwaar. O. De voorzitter concludeert dat het advies aan het algemeen bestuur zal zijn om in het Reglement de verplichte ondersteuning van een motie of amendement te schrappen. 6. Planning en proces De commissie besluit dat de planning om 16 december een advies uit te brengen aan het algemeen bestuur niet haalbaar wordt geacht. Vanwege de zorgvuldigheid die de commissie wenst te borgen wordt besloten in het CHI van februari het advies voor te leggen aan het CHI. In de tussentijd kan D&H een reactie formuleren. In de volgende vergadering zal de commissie tevens spreken over de wijze waarop het advies wordt uitgebracht aan het CHI. 7. Volgende vergadering De volgende vergadering wordt verplaatst naar maandag 7 december van uur tot uur. 8. Rondvraag Geen. 9. Sluiting De heer Veenman sluit de vergadering om uur. 10. Actielijst Actienr. Actie Door vergadering Gereed 1 In de vergadering van 7 december 2015 een concept advies voorleggen secretaris 11 nov 2015 Punt 6 4 dec 2015

36 Verslag Commissie bestuurlijke zaken 4e bijeenkomst Vergadering Commissie bestuurlijke zaken 5e bijeenkomst Aanwezig de heer R. Veenman (voorzitter) de heer P. Vonk, de heer F.J.J. Brouwer, de heer M.J. Hartvelt, mevrouw M.A. Leijen, de heer S.A. van Balen Blanken (leden) de heer P.J. van Meijeren (secretaris) Afwezig de heer G.J.M. Meuwese, de heer P.J.W. Minneboo (juridisch adviseur) Kopie aan College van hoofdingelanden Van Job van Meijeren Doorkiesnummer Registratienummer vergadering 7 december Opening De heer Veenman opent de vergadering. 2. Mededelingen De heer Meuwese is afwezig, er is geen afmelding van hem ontvangen. 3. Vorig verslag Het verslag van de vorige vergadering wordt besproken. De heer Vonk heeft twee opmerkingen bij besluit C inzake de plaatsvervangende commissieleden. Hij wil graag toegevoegd zien dat de reiskostenvergoeding ook wordt genoemd voor plaatsvervangende commissieleden. Dit wordt toegevoegd. Hij wil ten aanzien van de ipad toevoegen dat leden van eenmansfracties 'desgewenst' en ipad ontvangen. Vervolgens stelt de heer Vonk aan de orde of de commissie eenduidige overeenstemming heeft over dit advies. De heer Brouwer geeft aan dat hij meer had gewenst, maar het advies zal ondersteunen. De voorzitter concludeert dat de betreffende zin wordt geschrapt uit het verslag. De heer Vonk stelt verder bij advies F aan de orde dat fracties verplicht dienen te reserveren voor een fractievergadering. De heer Brouwer geeft aan dat hij het nu ook zo leest in het verslag. Toegevoegd wordt dat 'reservering verplicht is'. Op pagina 6 wordt toegevoegd dat met 'verslag' bedoeld wordt 'commissieverslag'. Mevrouw Leijen geeft aan dat de formulering van advies D in haar ogen niet in overeenstemming is met het gesprek in de commissie. Zij pleit er vervolgens voor dit advies toch nog te heroverwegen, zij heeft navraag gedaan en acht tussentijds wijzigen van vergoedingen geen gelukkige keuze. De heer Veenman en de heer Brouwer betogen dat deze vergoeding opgeheven had dienen te worden bij de harmonisatie van de vergoedingen. De heer Vonk geeft aan deze vergoeding niet meer van deze tijd te vinden. De commissie komt tot het besluit dat het advies van de commissie juist is verwoord in het verslag. Het verslag wordt vervolgens vastgesteld. Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Postbus 250, 1700 AG Heerhugowaard Bevelandseweg 1, 1703 AZ Heerhugowaard T F post@hhnk.nl

37 Registratienummer van 4 7 december Bespreking concept advies Concept advies De commissie spreekt uit tevreden te zijn met het voorliggende stuk. In de ogen van de commissie is het over het algemeen een goed doorwrocht stuk geworden. De heer Veenman geeft het concept advies ter bespreking, dit vindt paginagewijs plaats. Op pagina 3 wordt geschrapt 'in materiële zin en immateriële zin'. De heer Brouwer geeft aan dat wat hem betreft aan het begin van het advies op pagina 4 enkele woorden worden toegevoegd over de doelstelling van de commissie. Hij noemt het sturen aan de voorkant, het onderlinge debat en de uitstraling naar de buitenwereld als drijfveren van de commissie. De voorzitter stelt voor dit toe te voegen aan het begin van de derde alinea. Mevrouw Leijen merkt op dat zij geen causaal verband ziet in het op pagina 4 genoemde bevorderen van debat in relatie tot de commissievoorzitter. De heer Vonk geeft dit ook aan. In aanvulling hierop geeft mevrouw Leijen aan dat het doel van technische vragen vooraf is om meer ruimte en tijd te hebben voor debat. De voorzitter concludeert dat de tekst hier wordt aangepast. De zin 'Hiermee wordt een regelmatig terugkerende discussie beslecht' op pagina 5 wordt geschrapt. Aan het advies wordt toegevoegd op verzoek van de heer Hartvelt dat op ibabs ook een map komt met achtergronddocumentatie voor de leden van het algemeen bestuur. De heer Brouwer geeft aan dat dit wat hem betreft het advies over de cursus voor ipad en ibabs gebruik vervangt. De heer Veenman concludeert dat dit een aanvulling wordt van dit advies. Op pagina 6 wordt aan advies toegevoegd dat het gaat om het 'algemeen bestuur'. Mevrouw Leijen stelt voor in het advies op pagina 7 toe te voegen wat de achtergrond is van de gekozen commissievoorzitter. De heer Veenman geeft aan dat dit een samenvatting is en dat er geen uitgebreide argumentatie is. De commissie concludeert dat een toelichting wordt opgenomen in de bijlage. Advies op pagina 7 wordt aangepast aan de opmerkingen van de heer Vonk bij het vaststellen van het verslag. Toegevoegd wordt dat een reiskostenvergoeding en vergoeding voor plaatsvervanging met terugwerkende kracht wordt betaald. Het woordje 'omdat' in de één na laatste bullit wordt vervangen voor 'indien'. Bij punt inzake de fractievergoeding wordt door de secretaris nagegaan of het genoemde bedrag van 75 juist is. De commissie dacht aan 80 als juiste bedrag. Dit wordt indien nodig aangepast. Ten aanzien van advies ten aanzien van de technische vragen merkt mevrouw Leijen op dat de formulering 'en de discussie ontlast' positiever geformuleerd kan worden. Gesproken wordt over de afhandeling van de bestuurlijke vragen rondom de begroting. De voorzitter concludeert dat de zin wordt gewijzigd in 'de bestuurlijke discussie versterkt'. In advies op pagina 9 wordt 'schriftelijke beantwoording' gewijzigd in 'papieren beantwoording'. De heer Brouwer vraagt of aan advies op pagina 9 moet worden toegevoegd of er onderscheid is tussen passieve en actieve openbaarheid. De heer Veenman geeft aan dat dit nu juist in het reglement staat verwoord. Bijlagen van het advies Bij bijlage 6 inzake het fractievoorzittersoverleg wordt op verzoek van de heer Brouwer opgenomen dat een fractievoorzitter ook zijn of haar vervanger mag afvaardigen. Onder punt 9 wordt geschrapt dat het fractievoorzittersoverleg het vergaderschema 'vaststelt'.

38 Registratienummer van 4 7 december 2015 Aan de concept agenda van een commissievergadering (bijlage 8) wordt toegevoegd onder punt 2 het vaststellen van de agenda. De nummering van de concept agenda voor een vergadering van het algemeen bestuur wordt in orde gemaakt. Ten aanzien van het profiel van de commissievoorzitter, bijlage 9, vraagt mevrouw Leijen zich af of dit geënt is op bestaande profielen. De secretaris geeft aan dat die de inspiratiebron van het document zijn. De heer Brouwer stelt voor het vereiste van 'brede' kennis te schrappen. De commissie schrapt het woordje 'brede' op voorstel van de voorzitter. De commissie stelt verder voor om aan de taken toe te voegen 'het sturen op en faciliteren van het onderlinge debat tussen de leden van het algemeen bestuur'. Mevrouw Leijen geeft aan dat zij de tijdsbesteding te ruim geschat acht. De heer Hartvelt is het hiermee oneens, hij betoogt dat het goed is dat kandidaten voor deze rol vooraf weten dat afstemming vooraf van belang is en tijd vergt. De heer Brouwer onderschrijft dit. De heer Veenman concludeert dat dit ongewijzigd blijft in het profiel. De heer Brouwer geeft het advies om een centraal adres in te richten voor contact met de ambtelijke organisatie. De heer Veenman geeft aan dat hij dit eerder ook voor het secretariaat heeft aangegeven bij de heer Kerssens. De secretaris zal deze tip van de commissie doorgeven aan de ambtelijke organisatie. Concept voorstel Ten aanzien van het concept voorstel wordt opgemerkt dat de voorletters van de heer Van Balen Blanken ontbreken. De commissie is voorts content met het concept voorstel. 5. Proces en planning commissie bestuurlijke zaken De heer Veenman geeft het memo ter bespreking. Hij geeft verder aan dat hij er de voorkeur aan geeft dat één van de andere leden van de commissie in het algemeen bestuur het adviesrapport introduceert en verdedigt. Hij geeft aan dat hij daar een dubbele pet heeft als lid van het dagelijks bestuur en van het algemeen bestuur en dat voor de duidelijkheid daarom een andere woordvoerder gewenst is. De heer Vonk wordt door de commissie aangewezen als degene die namens de commissie primair het woord zal voeren. Afgesproken wordt dat in de beantwoording ook andere leden kunnen aanvullen. Vervolgens wordt besproken of het advies ook in de Commissie Bestuur, Middelen en Waterketen (BMW) geagendeerd dient te worden. De heer Brouwer geeft aan dat dit principieel niet hoeft wat hem betreft, maar voor de behandeling wel handig is. De heer Vonk ondersteunt deze gedachte, dat is ook de overweging van de rekenkamercommissie. De voorzitter concludeert dat de commissie het advies eerst zal agenderen in de commissie BMW van 10 februari De commissie spreekt vervolgens af dat indien de reactie van het dagelijks bestuur daar aanleiding toe geeft een extra bijeenkomst van de ad hoc commissie aan de orde is. Deze wordt gepland op dinsdag 19 januari om uur. De secretaris zal op donderdag 14 januari de reactie van het dagelijks bestuur rondsturen, daarna zal de commissie beoordelen of een bijeenkomst noodzakelijk is. 6. Rondvraag De voorzitter geeft aan dat de samenwerking wat hem betreft plezierig is geweest en hij dankt de leden voor hun bijdrage aan de commissie. De leden bedanken de voorzitter voor zijn werkzaamheden. 7. Sluiting De heer Veenman sluit de vergadering om uur.

39 Registratienummer van 4 7 december 2015 Actielijst Actienr. Actie Door vergadering Gereed 1 Rondsturen van de reactie van DB aan de commissie Secretaris 7 december; punt 5 14 januari 2015

40 Memo Aan Commissie bestuurlijke zaken Van P.J. van Meijeren Doorkiesnummer Onderwerp Uitwerking fractievoorzittersoverleg Registratienummer oktober 2015 Aanleiding In de Commissie bestuurlijke zaken van 15 oktober jl. is geconstateerd dat er steun is voor het instellen van een fractievoorzittersoverleg, gericht op de procesmatige kant van het besturen. Het doel is om met elkaar ervaringen uit te wisselen en vanuit een procesrol te spreken over de werking van het algemeen bestuur. De fractievoorzitters zouden één of twee keer per jaar kunnen vergaderen. Gevraagd is één en ander uit te werken in een aantal kaders, ten behoeve van het advies van de commissie bestuurlijke zaken. Uiteenzetting kader Aan de hand van de discussie in de Commissie bestuurlijke zaken en naar aanleiding van onderzoek naar diverse vormen van een dergelijk fractievoorzittersoverleg zijn de volgende kaders en uitgangspunten opgesteld. 1. Het overleg krijgt de titel 'fractievoorzittersoverleg'; 2. Het overleg minimaal éénmaal per jaar plaats; 3. Het overleg is in principe besloten; 4. Van het overleg wordt een verslag op hoofdlijnen gemaakt dat wordt verspreid onder de leden van het algemeen bestuur; 5. Alle fracties van het hoogheemraadschap zijn uitgenodigd en worden vertegenwoordigd door de fractievoorzitter of zijn/haar vervanger; 6. Het overleg wordt voorgezeten door de voorzitter van het waterschap; 7. Het overleg wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris; 8. Het overleg kan anderen uitnodigen om deel te nemen aan het overleg; 9. In het overleg worden m.n. de volgende zaken besproken: het bestuurlijk functioneren van de commissies en het algemeen bestuur; zorgdragen voor de procedurele aansturing van de werkzaamheden van het CHI; voorbereiden van verordeningen die betrekking hebben op het CHI; het vergaderschema voor de commissie- en algemeen bestuursvergaderingen; Aanbeveling De Commissie kan de kaders vastleggen in haar advies aan het algemeen bestuur. Deze kunnen worden opgenomen in het reglement van orde. Met vriendelijke groet, P.J. van Meijeren Bestuur Directie Strategie Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Postbus 250, 1700 AG Heerhugowaard Bevelandseweg 1, 1703 AZ Heerhugowaard T F post@hhnk.nl NL66 NWAB KvK

41 Memo Aan Commissie bestuurlijke zaken Van P.J. van Meijeren Doorkiesnummer Onderwerp Bestuurlijke blog Delfland Registratienummer december 2015 De commissie bestuurlijke zaken heeft besloten om een bestuurlijke blog in te voeren naar analogie van het Hoogheemraadschap van Delfland. Hieronder is de beschrijving van Delfland en een voorbeeld van een dergelijke blog opgenomen. Uit het format van Delfland: Format VV-nieuwsbrief nieuwe stijl De agendacommissie van de verenigde vergadering heeft in haar vergadering van 15 november 2011 besloten dat de totstandkoming en inhoud van de nieuwsbrief die naar aanleiding van de verenigde vergadering wordt verstuurd, worden aangepast. De teksten in de nieuwsbrief worden voortaan geschreven door de partijen die zitting hebben in de verenigde vergadering. Op deze manier bepalen de partijen zelf de inhoud van de nieuwsbrief en is er ruimte voor hun standpunten en eventuele discussies in de vergadering. Team Communicatie verzorgt een inleiding om de verschillende onderwerpen die aan de orde zijn geweest te beschrijven. Werkwijze Deze teksten moeten de dag na de vergadering vóór 9 uur s morgens worden aangeleverd bij team Communicatie via het mailadres webmaster@hhdelfland.nl. De teksten mogen maximaal 150 woorden lang zijn. Deze mogen een citaat bevatten. De nieuwsbrief wordt daarna door team Communicatie verzonden in Delflands huisstijl. Elke (aangeleverde) tekst bevat het logo van de betreffende fractie. De teksten worden geplaatst in volgorde van grootte van de fractie. Te weten: CDA, PvdA, VVD, Water Natuurlijk, ongebouwd, bedrijfsgebouwd, Algemene Waterschapspartij Delfland, Partij voor de Dieren, Natuurterreinen. Eindredactie team Communicatie De eindredactie van de nieuwsbriefteksten gaat niet op inhoud maar slechts op spelling en grammatica. Team Communicatie heeft hiermee geen zeggenschap over de onderwerpen die in de nieuwsbrief komen. Wel behoudt team Communicatie het recht om een tekst indien nodig in te korten. Als de tekst langer is dan de afgesproken ruimte (150 woorden) wordt de tekst niet ingekort maar eindigt daar waar het toegestane aantal woorden is verbruikt. Indien gewenst hebben de fracties de mogelijkheid aan hun tekst een url toe te voegen, die verwijst naar een website waar de gehele reactie te lezen is. Dit is in dat geval de website van de partij zelf. Bijlage: voorbeeld van een blog (aangehecht) Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Postbus 250, 1700 AG Heerhugowaard Bevelandseweg 1, 1703 AZ Heerhugowaard T F post@hhnk.nl NL66 NWAB KvK

42 Nieuwsbrief verenigde vergadering - 25 september 2015 View this in your browser Nieuwsbrief verenigde vergadering - 25 september 2015 Dit is de nieuwsbrief die verschijnt na de vergadering van het algemeen bestuur van Delfland, de verenigde vergadering. De bijdragen worden aangeleverd door de fracties in onze VV. Benoeming plaatsvervangend commissielid Vandaag is de heer Dirk Gravesteyn benoemd tot plaatsvervangend commissielid van de fractie Ongebouwd. Wij heten hem van harte welkom en wensen hem veel succes en plezier bij zijn werkzaamheden voor de fractie. Vragen doorontwikkeling schouw De fractie Ongebouwd heeft vragen gesteld over het besluit van het college om schouwwerkzaamheden anders vorm te gaan geven, waardoor er alleen nog in het open weidegebied met schouwmeesters wordt gewerkt. Wij betreuren de beslissing dat het glastuinbouwgebied, ondanks de oproep van diverse fracties, in deze geschaard blijft onder het stedelijk gebied. Wij roepen het college op om bij de herverdeling van de taken en de traject-implementatie zorgvuldig met de gewaardeerde schouwmeesters om te gaan en zorg te dragen voor een goede en vooral tijdige communicatie. De vertrekkende schouwmeesters hebben met hart en ziel, vaak vele jaren, hun werk gedaan. Binnenkort zal er op gepaste wijze afscheid van hen worden genomen.

43 Waterzuivering, natuur en goede zwemwaterkwaliteit bij Vlaardingen. Met die pilot is de CDA-fractie donderdag akkoord gegaan. De fractie wil wanneer de kosten niet binnen de afspraken blijven, wel het project kunnen stopzetten. Het Rijk betaalt dit project 'Kwaliteitsprogramma Blankenburgtunnel'. Het CDA vindt het een heel mooi innovatief programma, vooral omdat belastingbetalers er profijt van hebben door aanleg van natuur en betere zwemwaterkwaliteit in de Krabbeplas. Maar het kan natuurlijk niet zo zijn dat de onderhoudskosten straks onevenredig groot zijn. Daarom gaat het CDA pas definitief akkoord in 2017, wanneer de pilot is afgerond en een helder beeld is over de kosten en risico's. Voorts prijst het CDA de lijn van Delfland om de schulden van het waterschap terug te dringen. Dat verlaagt weer de rentelasten en kunnen tarieven beheersbaar blijven. Water Natuurlijk werkt hard aan schoon en gezond water! We gaan aan de slag met de Waterharmonica en de Zoetwaterfabriek. De waterharmonica gaat niet alleen structureel de blauwalg aanpakken in de Krabbeplas, maar het wordt ook een mooi natuurgebied. De zoetwaterfabriek gaat ervoor zorgen dat we minder vuil water op buitenwater lozen, dus meer zelfvoorzienend worden. Om het blauwalgenprobleem aan te pakken heeft er een proef met waterstofperoxide plaatsgevonden. De aanpak (als symptoommaatregel) is geslaagd: in de Krabbeplas is de blauwalg helemaal weggebleven, in de Delftse Hout bijna de hele zomervakantie. De gegarandeerde werking van 4-6 weken is dus gehaald. Ook worden bestrijdingsmiddelen aangepakt: elke glastuinbouwpolder wordt doorgelicht (Gebiedsgericht Meten). En elk tuinbouwbedrijf is verplicht om per 2018 een voorzuivering te hebben. Het alternatief is een collectieve voorzuivering zoals pilot Westland. En tot slot: Water Natuurlijk heeft aandacht gevraagd voor de pilot muskusrattenbeheer: wellicht kan de bestrijding goedkoper en diervriendelijker. De Bestuursrapportage 2015 stond afgelopen verenigde vergadering prominent op de agenda. Uit deze rapportage blijkt eens te meer dat Delfland goed op weg is haar financiële huishouding op orde te hebben. Boeiend was de discussie over bezuinigingen en structurele meevallers. Teleurstellend was het dat de muskusrat minder prominent op de agenda stond hoewel over dit onderwerp twee voorstellen voorgeleid werden. Voorstellen overigens waarbij zelfs belangrijke informatie ontbrak. Jammer dat Delfland heeft besloten om de gemene rekening Muskusrattenbeheer te verlengen. Des te meer omdat vanuit de

44 kostenverdeelsleutel Delfland onevenredig meer betaalt vanuit het solidariteitsprincipe. Delfland kan beter solidair zijn met de muskusrat. Het is namelijk niet bewezen dat het wegvangen van muskusratten enig merkbaar effect heeft op de totale populatie. Dit is nooit wetenschappelijk bewezen. Het wegvangen van muskusratten heeft daarom geen invloed op de graafschade en dus ook niet op de veiligheid. Het vangen van muskusratten is onnodig en dieronvriendelijk. De bestuursrapportage 2015 geeft een duidelijk beeld van de stand van zaken van de activiteiten van Delfland. Het meeste ligt op schema. 50PLUS heeft nogmaals aandacht gevraagd voor het ziekteverzuim en het vervullen van vacatures. Ten aanzien van de invulling van de voorgenomen bezuiniging door het college verschilt 50PLUS hiermee van mening omdat een gedeelte hiervan wordt ingevuld met meevallers. Het blijft overigens de vraag of de bezuiniging wordt gerealiseerd. 50Plus heeft ingestemd om met het Rijk en de regio een bestuursovereenkomst aan te gaan om de pilot in gang te zetten voor het realiseren van de waterharmonica/zoetwaterfabriek. Het water dient hierbij te worden gezuiverd tot de kwaliteit van zwemwater, o.a. nodig voor het doorspoelen van de Krabbeplas. In 2017 zal dan het definitieve besluit hierover worden genomen. Bestuursrapportage De AWP Delfland is bezorgd omdat het college bezuinigt met nietstructurele meevallers. Dit geldt in het bijzonder voor de renteontwikkeling. Dit moet in de begroting 2016 uitgewerkt worden. Fractievoorzitter Antoinette Jans betoogde verder dat het college de Koninklijke weg moet volgen door investeringsvoorstellen voor de zuivering voortaan in de vakcommissie te bespreken. Kwijtschelding Maar liefst twee wethouders kwamen inspreken tegen de door de coalitie voorgenomen afschaffing van de kwijtschelding van de zuiveringsheffing. Lees hier het standpunt van coalitiepartner AWP Delfland in dit dossier. Het definitieve besluit valt in de volgende verenigde vergadering op 19 november. Kroos Het is weer kroostijd. Kroosbestrijding is een speerpunt van de AWP. Daarom vroeg Guido van der Wedden namens de AWP de resultaten van veldproeven en maatregelen tegen kroos te bespreken in de eerstvolgende commissievergadering.