INHOUDSOPGAVE. Voorwoord pagina 4 Archiefbeheer pagina 5 Inspectie pagina 6 Publieksbereik pagina 7 Bedrijfsvoering pagina 8 Jaarcijfers pagina 9

Transcriptie

1 JAARVERSLAG 2016

2

3 INHOUDSOPGAVE Voorwoord pagina 4 Archiefbeheer pagina 5 Inspectie pagina 6 Publieksbereik pagina 7 Bedrijfsvoering pagina 8 Jaarcijfers pagina 9 De foto s hebben betrekking op het restauratieproces van circa een halve strekkende meter archief. Jarenlang waren deze 19e-eeuwse akten van notaris Van Löben Sels niet toegankelijk voor publiek. Vanwege het indexeringsproject waarbij alle akten beschreven worden, werd de wens om ze te restaureren steeds groter. In kon deze wens worden gerealiseerd. Inmiddels zijn de akten beschreven en toegankelijk voor publiek. 3 jaarverslag 2016 Tekst: RAZ Beeldmateriaal: Ron Elsinga (RAZ) Opmaak: Huub van den Hombergh en Jordy Scholing (stageopdracht mediavormgeving)

4 VOORWOORD Het Regionaal Archief Zutphen (RAZ) heeft enige jaren in een (bestuurlijk) vacuüm gefunctioneerd. Onduidelijkheid over heden en toekomst maakte dat het RAZ niet echt aan de weg timmerde. Het RAZ nam daardoor een wat afwachtende houding aan als het ging over verdere fysieke en digitale ontwikkelingen. Niet dat er niets gebeurde. De studiezaal werd nog steeds goed bezocht. We namen meer dan deel aan het regionale Project E-depot. De website ontwikkelde zich tot een website van formaat, de pool van vrijwilligers bleef op een heel acceptabel niveau, maar de spirit was er een beetje uit. Gaan we nu aansluiten bij het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL) of toch niet? Die vraag bleef lang onbeantwoord en gaf daardoor onzekerheid. Onzekerheid bij de medewerkers en de vrijwilligers. Begin 2016 is aan die onzekerheid een einde gekomen. In maart 2016 besloot het college van burgemeester en wethouders te gaan investeren in de binnenstad. In de Strategische Agenda komt investeren in de binnenstad als een apart speerpunt terug. Onderdeel van dit speerpunt is het fysiek en digitaal benutten van het erfgoed van Zutphen. Via de Zutphense Erfgoedlijnen gaan we onze geschiedenis vertellen. De gemeentelijke krachten rond het cultureel erfgoed worden gebundeld en de gemeentelijke rollen worden versterkt. De betrokken gemeentelijke disciplines (archief, archeologie, erfgoed en musea) zetten gezamenlijk het kenniscentrum van de geschiedenis van Zutphen op. Het RAZ met zijn studiezaal zal de centrale fysieke plek worden van dit kenniscentrum. In dit jaarverslag worden in enkele onderdelen alleen de belangrijkste activiteiten beschreven. Enkele jaarcijfers sluiten het jaarverslag af. Meer gegevens en meer cijfers zijn altijd aan te vragen bij het RAZ. Gerestaureerde akte met nieuw aangezet papier. jaarverslag

5 ARCHIEFBEHEER Het RAZ beheert, conform de Archiefwet, de archieven van de gemeente Zutphen. Dit gebeurt op basis van dienstverleningsovereenkomsten ook voor de gemeenten Brummen en Lochem. Het archiefbeheer houdt in dat er in totaal ruim 700 archieven en collecties veilig in de depots zijn opgeslagen en toegankelijk zijn voor publiek. Op hoofdniveau is of wordt elk archief voorzien van een inventaris. Van populaire bronnen worden indexen gemaakt. Belangrijkste activiteiten in 2016: In samenwerking met team Documentair Informatiebeheer (DIB) van de Gemeente Zutphen is het archief van de Gemeente Zutphen periode overgebracht en geïnventariseerd. Het omvangrijke archief van papiergroothandel Bührmann-Ubbens is geïnventariseerd en materieel verzorgd. Het archiefgedeelte van het bedrijf Bührmann is overgedragen aan Stadsarchief Amsterdam. In tijdschrift Oer verscheen een artikel over het Zutphense bedrijf Ubbens en op internet is een groot gedeelte van het fotoarchief gepubliceerd. Er werden 23 archieven en collecties geacquireerd. Veelal betrof het fotocollecties en aanvullingen op archieven. In recordtempo werden de bevolkingsregisters van de psychiatrische inrichting van het Oude en Nieuwe Gasthuis toegankelijk gemaakt. Het project werd met enthousiasme uitgevoerd door de vrijwilligers van het crowdsourcingsprogramma VeleHanden. De kosten van dit project werden mede gedragen door de Stichting Oude en Nieuwe Gasthuis. Vrijwilligers richtten zich in het verslagjaar op ontsluiting van weeskamerprotocollen, Akte met brandschade verstevigd met Japans papier. notarisakten en het bevolkingsregister van Lochem. Er werden transcripties opgeleverd van brieven daterend uit de middeleeuwen tot aan de 19e eeuw. Door de aanstelling van een medewerker die zich speciaal richt op digitalisering konden vele archiefstukken digitaal beschikbaar worden gesteld op de website. Naast het scan-on-demand, waarbij de archiefbezoekers de vraag bepalen, werden scans en foto s gemaakt van kwetsbare charters en archiefstukken en voor transcriptie- en onderzoeksdoeleinden. Vanwege de toename van het aantal gemaakte scans, stond 2016 voor de Restauratieafdeling vooral in het teken van het scan-klaarmaken van archiefstukken. Een bijzondere handeling betreft het schoonmaken van de zegels van de chartercollectie. De papier- en boekrestaurator herstelde voor en in samenwerking met haar collega van ECAL 1,15 strekkende meter zwaar beschadigd archief en 30 grote kaarten. Onder de motorkap van de website werden aanpassingen en investeringen gedaan om onze data aan te bieden als open data en volgens persistent identifiers (PID s). 5 jaarverslag 2016

6 INSPECTIE De archiefinspectietaak betreft het houden van toezicht op archief- en informatiebeheer voor de gemeenten Brummen, Lochem en Zutphen. De archiefinspecteur legt auditbezoeken af en beoordeelt procedures en adviseert daarover, gevraagd en ongevraagd. Hij neemt deel aan overleggen waarbij expertise vanuit de archiefinspectie gewenst is. Belangrijkste activiteiten in 2016: Voor de archiefinspecteur stond 2016 vooral in het teken van de voorbereiding op het toekomstige beheer van elektronisch archief (e-depot). De inspecteur leidde het Project E-depot voor de Achterhoek. Daarvoor werden een kennisbijeenkomst (16 februari) georganiseerd en trainingen en presentaties gegeven. Het project werd mede gefinancierd door het nationale innovatienetwerk Archief2020. Op 24 november werd het project succesvol afgesloten. Er werd advies verstrekt voor een geactualiseerde archiefverordening en voor het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Zutphen. Met begeleiding van de inspecteur kwamen voor de gemeenten Brummen en Zutphen concepten Handboek Vervanging tot stand. Voor de overdracht en beschikbaarstelling van archiefbescheiden van de gemeenten Lochem en Zutphen aan Belastingcentrum Tribuut werd een regeling opgesteld. Gerestaureerde akten, aangevezeld met nieuw papier en verstevigd met dun Japans papier. De akten zijn nog niet bijgesneden. jaarverslag

7 PUBLIEKSBEREIK In de studiezaal en steeds meer via de website kan iedereen de archieven raadplegen. Het RAZ stimuleert het doen van historisch onderzoek. Dat varieert van het maken van een stamboom tot uitgebreid onderzoek voor studie. Het RAZ werkt mee aan open dagen en biedt cursussen aan. Artikelen in diverse bladen laten zien welke rijkdom het archief bevat. Waar mogelijk gebeurt dit in samenwerking met anderen. Belangrijkste activiteiten in 2016: Voor het derde jaar op rij was de cursus Zutphenkunde in een mum van tijd volgeboekt. Het RAZ verzorgt één van de cursusonderdelen. Deze cursus van het Cultuur Historisch Platform Zutphen werd door de deelnemers hoog gewaardeerd. Bijzonder succesvol zowel in uitvoering als in aantal deelnemers - waren de cursussen Genealogie en Paleografie die in samenwerking met de Nederlandse Genealogische Vereniging werden gegeven. In samenwerking met het Isendoorn College in Warnsveld verzorgde het RAZ op 9 mei voor 200 leerlingen lessen over de Tweede Wereldoorlog. Open Monumentendag trok op 11 september veel bezoekers naar het RAZ vanwege de tentoonstelling over iconen en symbolen. Voor de nieuwe inwoners van de gemeente Zutphen was een programma met een nieuwe opzet samengesteld. Zeven mensen kozen op 24 september voor een rondleiding door de archiefdepots. In de maanden november en december maakten bijna 100 leerlingen leerjaar 4 HAVO/VWO van het Isendoorn College in Warnsveld de Hanze-lesbrief. Deze lesbrief werd op 11 oktober ook gebruikt door 50 leerlingen van het Staring College in Lochem. Verkleuringen (vochtvlekken) in het papier als gevolg van schimmel. 7 jaarverslag 2016

8 BEDRIJFSVOERING Het RAZ is een team binnen de gemeente Zutphen. De gemeente verzorgt personeelszaken en gebouwenbeheer en ondersteunt het team RAZ op tal van andere activiteiten. Belangrijkste activiteiten in 2016: Met de gemeente Lochem en de historische verenigingen uit Gorssel en Lochem werden intensieve gesprekken gevoerd over de opzegging van de dienstverleningsovereenkomst van de gemeente Lochem met het RAZ. In december werd duidelijk dat de gemeente Lochem voor het papieren archief kiest voor blijvende samenwerking met RAZ. In samenwerking met de gemeentelijke erfgoedpartners Archeologie, Monumentenzorg en Musea werd een Programmamanager Erfgoed geworven. Per 1 februari 2017 treedt deze in dienst. Zijn taak is om onder andere het belang van het archief voor de gemeente Zutphen over het voetlicht te brengen. Femia Siero nam na een dienstverband van tien jaar afscheid als archivaris. Bertram Cornielje verving haar als teamleider en Etienne van den Hombergh nam de functie van archivaris over. De formatie werd uitgebreid met een medewerker voor digitalisering en dienstverlening (Ron Elsinga). Het RAZ bood aan acht leerlingen middelbare school een korte stage. Aangevezelde akten met verkleuringen (vochtvlekken) in het papier als gevolg van schimmel. jaarverslag

9 JAARCIJFERS Google Analytics, maar ook de verschillende databases die het RAZ gebruikt, leveren tal van cijfers op. Hieronder volgt een representatieve greep. Aantal strekkende meters archieven en collecties Aantal archieven en collecties Aantal titels in bibliotheekcatalogus Aantal foto s en kaarten op website Bestanden in 1,2 TB Aantal beschreven archiefbestanddelen (waarvan geheel digitaal raadpleegbaar) Aantal namen in voorouderdatabase Van de charters zijn gefotografeerd 9 jaarverslag 2016

10 Bezoeken studiezaal Ophaalacties uit depot Externe scanopdrachten met in totaal 1216 scans Facebook volgers Paginaweergaven door gebruikers in sessies Aantal vrijwilligers Personeel (in fte) jaarverslag

11

12 Regionaal Archief Zutphen Spiegelstraat KA Zutphen tel