HANDLEIDING VDAB. Handleiding VDAB-website. Voer uw vacatureberichten correct in op de site van de VDAB en de nichesite Werken voor Vlaanderen

Transcriptie

1 Handleiding VDAB-website HANDLEIDING VDAB Voer uw vacatureberichten correct in op de site van de VDAB en de nichesite Werken voor Vlaanderen

2 INHOUD 1.1 Aanmelden op de VDAB-website Informatie over uw entiteit toevoegen Een vacature plaatsen Vacaturegegevens Beroepsprofiel Competenties Publicatiegegevens Nakijken en bewaren Klaar Vacatures beheren 13 Handleiding VDAB pagina 1 van 16

3 1.1 AANMELDEN OP DE VDAB-WEBSITE Surf naar de VDAB-website ( Selecteer rechts bovenaan Voor werkgevers. U komt in het aanmeldscherm, waar u uw gebruikersnaam en wachtwoord kunt ingeven. Uw gebruikersnaam en wachtwoord kreeg u bij het afsluiten van een Mijn VDAB-contract. Beschikt u nog niet over een Mijn VDAB-contract? Surf dan naar volgende link en registreer u als werkgever. pagina 2 van 16 Handleiding VDAB

4 Stuur vervolgens een mail naar met daarin uw bedrijfsnummer. Vaak gebruikt u dit nummer (cijfercode) om in te loggen op de VDAB-website. Hierna neemt de projectverantwoordelijke bij AgO contact op met VDAB en zal er een koppeling gemaakt worden met de Werken voor Vlaanderen-website. Gelieve er rekening mee te houden dat dit ongeveer twee werkdagen duurt. De projectverantwoordelijke bij AgO brengt u op de hoogte van de timing waarbinnen de koppeling gebeurt. Indien u uw bedrijfsnummer niet kent, kunt u contact opnemen met de Servicelijn via het nummer Problemen met uw gebruikersnaam en wachtwoord? Neem dan contact op met de Servicelijn van VDAB via het nummer Na het inloggen komt u op de overzichtspagina: Welkom in Mijn VDAB. Handleiding VDAB pagina 3 van 16

5 1.1.1 Informatie over uw entiteit toevoegen Klik in het startscherm onder Mijn bedrijf op Mijn bedrijfsvoorstelling. Hier kunt u informatie over uw entiteit toevoegen zodat dit steeds bovenaan uw vacatures tevoorschijn komt als Meer informatie over [entiteit]. pagina 4 van 16 Handleiding VDAB

6 1.2 EEN VACATURE PLAATSEN Klik op Plaats een job onder Mijn jobs in het startmenu. Vervolgens krijgt u een keuzemenu te zien. Kies hier voor de optie Ik wil een sjabloon invullen voor de Vlaamse overheid om uw vacature op de nichesites te publiceren. Maak hierna de keuze tussen een interne of een externe vacature. Handleiding VDAB pagina 5 van 16

7 1.2.1 Vacaturegegevens Hier kunt u de gegevens over de functie, het gezochte profiel en de sollicitatieprocedure ingeven. Alle velden met een * zijn verplicht in te vullen velden. Een aantal tips: Kies voor een duidelijke en neutrale functienaam. Gebruik geen hoofdletters in titels. Begin enkel het eerste woord met een hoofdletter en gebruik verder kleine letters. Gebruik geen jargon als dat niet nodig is. pagina 6 van 16 Handleiding VDAB

8 Wilt u nog eens specifiek aanduiden dat het om een interne vacature gaat, doe dit dan als volgt: Toezichter gebouwbeheer - Interne vacature voor personeelsleden van Het Facilitair Bedrijf Kies een titel die duidelijk is voor een externe kandidaat. Bijvoorbeeld adjunct van de directeur geeft niet voldoende informatie. Het is niet nodig om in uw functienaam Vlaamse overheid te vermelden. Doordat u voor het sjabloon van de Vlaamse overheid kiest, werd dit al duidelijk gemaakt en komt de functie terecht in één van de nichesites; hetzelfde geldt voor uw entiteit. Werk bij de functieomschrijving met een korte, wervende intro; zo trekt u meteen de aandacht en motiveert u mensen om verder te lezen. Probeer in één alinea samen te vatten waarom mensen moeten solliciteren voor de functie. Bijvoorbeeld: Ben je een goede onderhandelaar en maak je graag verplaatsingen met de wagen in je eigen regio? Dan is onderstaande vacature misschien iets voor jou! Zorg vervolgens voor een korte samenvatting van de functieomschrijving én het takenpakket zoals u in uw uitgebreide functieomschrijving hebt geformuleerd. Zorg voor een goed beeld van de functie en overtuig de sollicitant. Wees neutraal (gebruik hiervoor de checklist van de Dienst Diversiteitsbeleid). Werk bij het takenpakket met een opsomming in bullets. Sluit af met een verwijzing naar de bijlage (selectiereglement en uitgebreide functieomschrijving). Dit document kunt u als PDF aan het vacaturebericht toevoegen als bijlage bij bestand. Geef het aantal jobs op, het type job, de standplaats, het type contact en arbeidscontract. Zorg bij aanbod voor een zo volledig mogelijke opsomming. Dit is belangrijk om sollicitanten naast de functie en taken te overtuigen om deel te nemen. Werk ook hier in bullets. Opgelet: gebruik Kladblok bij het kopiëren-plakken van tekst uit Word naar de invulvelden. Vul alle velden in en klik op Volgende om naar de volgende stap Beroepsprofiel te gaan. Annuleer de ingave van de vacature door op Annuleer te klikken of klik op Vorige om terug te keren naar de vorige stap. Handleiding VDAB pagina 7 van 16

9 Gezocht profiel Selecteer de gewenste werkervaring en studieniveau. Neem bij de algemene vereisten een korte samenvatting op. Focus vooral op de formele deelnemingsvoorwaarden en de toelatingsvoorwaarden en werk met bullets. Verwijs opnieuw naar de bijlage die u toevoegt aan uw publicatie (selectiereglement en functiebeschrijving). Vermeld hier ook altijd de diversiteitsformulering: Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het divers Vlaanderen van morgen! Indien gewenst kunt u ten slotte ook talen invullen. Sollicitatieprocedure Duid hier een contactpersoon aan voor de sollicitatieprocedure en het sollicitatie-adres. Geef de mogelijkheden aan hoe men kan solliciteren. Indien kandidaten moeten solliciteren aan de hand van een sollicitatieformulier, kunt u dit hier uploaden als Word-document. pagina 8 van 16 Handleiding VDAB

10 Bij extra informatie over de procedure kunt u kort uitleg geven over de selectieprocedure. Ga niet in detail, maar werk op hoofdlijnen. Vermeld zeker de uiterste sollicitatiedatum! Verwijs opnieuw naar uw bijlage voor meer informatie. Bijvoorbeeld: Solliciteer uiterlijk op dinsdag 1 september 2015 door het sollicitatieformulier en een kopie van je diploma te bezorgen aan werkenvoor@vlaanderen.be. De selectieprocedure: CV screening: 1-7 september (datum onder voorbehoud) Psychotechnische testen: week van 20 september (datum onder voorbehoud) Selectiegesprekken: week van 1 oktober (datum onder voorbehoud) Vergeet als laatste stap hier niet de uiterste sollicitatiedatum in te vullen. Opmerking: Door op Volgende te klikken, worden de vacaturegegevens bewaard. Wordt de publicatieprocedure om de een of de andere reden onderbroken, dan bent u de vacaturegegevens niet kwijt. De vacature blijft bewaard onder de status Onvolledig en kan teruggevonden worden in het overzicht (zie verder). Handleiding VDAB pagina 9 van 16

11 1.2.2 Beroepsprofiel Het is niet mogelijk om een comptentiesjabloon te kiezen dat overeenkomt met het competentiewoordenboek van de Vlaamse overheid. Gelieve dit veld dus open te laten. De Positionering gebruikt u om de functie in te delen in de passende sector of richting. Hierdoor kunnen sollicitanten de vacature makkelijker raadplegen via de zoekmotor op de VDAB-site. U kunt meer dan één sector of richting ingeven. pagina 10 van 16 Handleiding VDAB

12 1.2.3 Competenties Het is niet mogelijk om competenties te kiezen die volledig overeenkomen met het competentiewoordenboek van de Vlaamse overheid. Gelieve dit veld dus open te laten. Handleiding VDAB pagina 11 van 16

13 1.2.4 Publicatiegegevens In de vierde stap Publicatiegegevens kunt u ervoor kiezen om de vacature onmiddellijk te publiceren. Drukt u op nee, dan blijft de vacature bewaard in uw overzicht en kunt u deze op een later tijdstip publiceren Nakijken en bewaren Dit is de voorlaatste stap in het publicatieproces. U krijgt hier een overzicht van alle vacaturegegevens en kunt een preview bekijken. Lees alles grondig na (geen spellingsfouten, vreemde tekens, geen overbodige witregels of spaties, nette lay-out, ), kijk na of u de bijlages niet vergeten bent en of u duidelijk hebt opgegeven tot wanneer gesolliciteerd kan worden en hoe. U kunt hier nog wijzigingen doen vóór de vacature definitief bewaard of gepubliceerd wordt. pagina 12 van 16 Handleiding VDAB

14 1.2.6 Klaar Wanneer u de vacature volledig hebt ingegeven en nagekeken, verschijnt het laatste scherm Klaar. Van hieruit kunt u doorklikken naar de details van de vacature, kandidaten voor de vacature zoeken op basis van de kandidatenlijst waarover de VDAB beschikt, een nieuwe vacature ingeven of het overzicht met alle door u ingegeven vacatures bekijken. 1.3 VACATURES BEHEREN In het startscherm kunt u via de knop Beheer een job het overzicht raadplegen van al uw vacatures. Handleiding VDAB pagina 13 van 16

15 Door gebruik te maken van de zoekfunctie is het mogelijk om te filteren op status, registratiedatum, vestiging of trefwoord. Ook vacatures die reeds werden afgesloten zijn hier terug te vinden. pagina 14 van 16 Handleiding VDAB

16 Het afsluiten van een vacature doet u door op een vacature in de overzichtslijst te klikken en daarna te kiezen voor de knop Sluit af. Het is belangrijk om de vacatures na de uiterste inschrijvingsdatum af te sluiten. Als vacatures correct worden afgesloten kunnen deze later geraadpleegd worden in rapporteringen. Vacatures die niet worden afgesloten kunnen in de toekomst niet meer worden opgeroepen. Na het aanklikken van een vacature, kunnen vacaturegegevens, informatie over het vooropgestelde profiel en de sollicitatieprocedure gewijzigd te worden. Dit doet u door op het tabblad Vacaturegevens te klikken. Handleiding VDAB pagina 15 van 16

17 Heeft u nog vragen in verband met het publiceren van vacatures op de VDAB-website? Dan kunt u de uitgebreide handleiding voor Werkgevers nalezen of inschrijven voor een webcursus via het Mijn VDAB-startscherm. U kunt ook steeds terecht bij de Dienst Rekrutering en Selectie voor vragen: selecties@vlaanderen.be pagina 16 van 16 Handleiding VDAB