Groep: Projects Department

Transcriptie

1 :29 1.

2 Inleiding Deze inleiding is vrij te bepalen bij de aanmaak van het rapport. Dit rapport geeft de diagnose resultaten weer aan de hand van vijf metingen: Contextual Scale (onvoldoende / voldoende / optimaal / overdreven) staat voor een kwalitatieve beoordeling van de uitgevoerde taken. Suitability Spectrum (van ongeschikt tot geschikt) is een grafische interpretatie van de antwoorden op de Contextuele Schaal. Gedrag dat als voldoende of optimaal gequoteerd wordt, toont een goed niveau van competenties. Aan de andere kant, wanneer een bepaald gedrag wordt gequoteerd als onvoldoende of overdreven, geeft dit een niveau van competenties dat ongeschikt is voor de noden en/ of verwachtingen. De uiteindelijke diagnose van competenties op de Suitability Spectrum hangt af van de TN Index. TN Index (van - tot +) is een kwantificering van de antwoorden op de Contextuele schaal (inclusief de zelf-evaluatie). De waarde van de TN index is een evenwicht tussen positieve waarden (voldoende =+ / optimaal = +) en negatieve waarden (onvoldoende = - / overmatig = +) met betrekking tot de uitgevoerde taken. Importance Index (van 0 tot 0) is een puntensysteem, dat een numerieke interpretatie geeft van de antwoorden over het belang van elke taak. Een taak beoordeeld als onbelangrijk krijgt 0 punten, nauwelijks belangrijk - punten, belangrijke taken - punten, en zeer belangrijke taken -0 punten. Efficiency Quadrant (optimale efficiëntie / vermoedelijke onderinvestering / vermoedelijke overinvestering / moet herzien worden) is een hulpmiddel ter ondersteuning van werknemers in hun eigen tijds- en power management. Hier worden enkel de taken gepresenteerd die op basis van de antwoorden van de meeste deelnemers (minimum 51% van de stemmen, inclusief zelf-assessment) duidelijk in een van de vier gebieden van de Efficiency Quadrant kunnen geplaatst worden :29 2.

3 Zelf-evaluatie Belangrijkheid van taken uitgevoerd door de groep (7) Leidinggevende (2) Aantal deelnemers 10; inclusief zelf-evaluatie Ondergeschikte Collega (3) (8) Interne klant/partner (1) Importance Index Er zijn twee belangrijke aspecten van performance management: inzicht in welke taken kritisch zijn en, een goede energie-allocatie. De Importance Index die hier getoond wordt, is een cumulatieve meting die de perceptie van de teamleden toont over alle taken die worden uitgevoerd. Deze statistiek wordt uitgebreid met een gedetailleerd verdeling per-perspectief die laat zien hoe de visie op het belang van taken verschilt vanuit de verschillende perspectieven. Als de resultaten consistent zijn in alle perspectieven, werd een gemeenschappelijke visie ontwikkeld. Als echter blijkt dat er een significant verschil is (bijv. Tussen n en ondergeschikte perspectieven) is het belangrijkste thema de communicatie en motivatie binnen het team. Algemene verdeling van de indicaties onbelangrijk niet zo belangrijk Kwaliteit van de groepsprestaties belangrijk Zelf-evaluatie Zeer belangrijk (7) Aantal deelnemers 10; inclusief zelf-evaluatie Deze beoordeling is een algemene interpretatie van alle antwoorden die in de vragenlijsten verzameld werden. De antwoorden met betrekking tot alle taken van de groepsleden werden geteld. De kwaliteit van de taken wordt gezien als geschikt, wanneer het merendeel van de deelnemers aangeeft dat de taken voldoende of optimaal uitgevoerd worden. De kwaliteit is ongeschikt wanneer de meerderheid van de deelnemers beweert dat de meeste van de taken onvoldoende of net overdreven uitgevoerd worden. Leidinggevende (2) Ondergeschikte (3) Collega (8) Interne klant/partner - ongeschikt (1) + geschikt Werk intensiteit Enkel gebaseerd op de zelf-evaluatie In de zelf-evaluatie, hebben teamleden geschat hoeveel tijd ze spenderen aan het uitvoeren van hun taken. De grafiek hieronder vergelijkt de totale tijd besteed aan alle taken met de gemiddelde wekelijkse werktijd. Opmerking: in een optimaal evenwichtige week moet een marge van 15-20% van de tijd gelaten worden voor ad hoc ongeplande taken. Als er een staaf van het diagram oranje of rood is, betekent dit waarschijnlijk overbelasting. Vastgelegde wekelijkse werktijd ( gemiddelde ): Geschatte tijd wekelijks gespendeerd aan alle taken ( gemiddeld) : 40 uren uren :29 3.

4 Groeps productiviteit Aantal deelnemers10; inclusief zelf-evaluatie Onderstaande grafiek geeft de verdeling van de kwaliteit, energie en focus van de prestaties weer in een tijdsspectrum. De twee kleinere grafieken onderaan tonen werktijd verdeling volgens de belangrijkheid van taken en prestatie kwaliteit, terwijl de grotere grafiek bovenaan de pagina deze twee perspectieven uitvergroot. Daarnaast worden de standpunten van de verschillende groepen van medewerkers gedetailleerd getoond. Het is belangrijk om te onthouden dat de tijdstoewijzing is gebaseerd op de inschatting van personen en dus kan gebruikt worden als indicatie, niet als absoluut gegeven. Taken : Belangrijk prestatie voldoende Belangrijk prestatie onvoldoende Minder belangrijk prestatie voldoende Minder belangrijk prestatie onvoldoende Zelf-evaluatie (7) Leidinggevende (2) Ondergeschikte (3) Collega (8) Interne klant/partner (1) Werktijd verdeling Volgens belangrijkheid van taken Taken : belangrijk minder belangrijk Volgens prestatie kwaliteit Taken : prestatie voldoende prestatie onvoldoende :29 4.

5 Rangschikking volgens belangrijkheid van de taken Voorbereiden van aannames van nieuwe mogelijke projecten Elliot De aankopen verzorgen aan competitieve prijzen Alex De voorbereiding van inhoudelijke, organisatorische en financiële veronderstellingen van nieuwe onderzoeksprojecten Het bekijken van de mogelijkheden om research projecten te financieren. Het identificeren van de meest belovende projecten voor R&D Abigail 0 Delegeren van taken en verantwoordelijkheden binnen het project team 571 organisaties 555 met het boekhoud departement Nette 533 Beheer van het team in de afdeling Projecten 523 Coördineren van de samenwerking tussen departementen voor het plannen en uitvoeren van projecten 523 Toezicht op de taakuitvoering door bepaalde werknemers 523 Coördinatie van de training Alex 500 Samenwerking met Personeelszaken Alex Acquisition of R&D staff for cooperation 500 Onderhandelen met sub-contractors Nette 466 de uitvoering van projecten Nette 466 Het project budget bijhouden Nette 466 Samenwerking met het productie departement 416 Elliot 416 Samenwerking met medewerkers van de productie afdeling om relevante informatie voor analyses verwerven Liana 416 Alex 416 De volgende rangschikking toont al de taken uitgevoerd door teamleden, in volgorde van de belangrijkste tot de minst belangrijke. De belangrijkheid van specifieke taken is gerangschikt volgens de Importance Index en gebaseerd op alle antwoorden, met inbegrip van de zelf-evaluaties van de teamleden. alle zelf Budgetteren van nieuwe projecten Elliot bindend zijn in specifieke bedrijfstakken Elliot de uitvoering van projecten Thomas Beheer van processen voor het plannen en voorbereiden van nieuwe projecten Het vaststellen van de behoefte en de mogelijkheden van externe financiering voor de onderneming en haar verschillende afdelingen Hanne Alvord Acquisitie van fondsen voor R&D met het boekhoud departement Beheer van processen voor het plannen en voorbereiden van nieuwe projecten Liana de uitvoering van projecten Nette Het project budget bijhouden Thomas 777 Voorbereiding van nieuwe projecten: de coördinatie van de inhoudelijke, financiële en organisatorische voorwaarden Elliot 0 met het boekhoud departement Alex Management van trainingsproject FOKL Alex 0 Het project budget bijhouden Alex 0 de uitvoering van projecten Thomas 722 Onderhandelen met sub-contractors 722 Het creëren van een strategie voor de verwerving van federale fondsen door het bedrijf Nette 400 bindend zijn in specifieke bedrijfstakken Liana 0 Nette Het identificeren van nieuwe mogelijkheden om federale fondsen te verwerven Elliot Alex organisaties Nette Liana 167 organisaties Alex Formuleren van economische analyses van nieuwe investeringen Liana 0 Document creatie bij nieuwe projecten Elliot :29 5.

6 Rangschikking volgens kwaliteit van taakuitvoering De volgende rangschikking toont alle taken uitgevoerd door teamleden, gerangschikt volgens oplopende waarde van de TN Index, dat is de volgorde van de beste uitvoering (Voldoende of Optimaal) tot de minst goed uitgevoerde taak (Onvoldoende of Overdreven). De volgorde van uitvoering van specifieke taken werd bepaald op basis van alle verzamelde evaluaties, met inbegrip van de zelf-evaluaties van de teamleden alle zelf Document creatie bij nieuwe projecten Elliot 94 Beheer van processen voor het plannen en voorbereiden van nieuwe projecten Liana 94 Formuleren van economische analyses van nieuwe investeringen Liana 92 Nette 90 de uitvoering van projecten Nette 90 Het creëren van een strategie voor de verwerving van federale fondsen door het bedrijf 89 bindend zijn in specifieke bedrijfstakken Elliot 88 Het project budget bijhouden Nette 85 Onderhandelen met sub-contractors Nette 85 Nette 85 Samenwerking met Personeelszaken Alex 83 met het boekhoud departement Nette 81 organisaties Nette 80 Het project budget bijhouden Alex Het vaststellen van de behoefte en de mogelijkheden van externe financiering voor de onderneming en haar verschillende afdelingen Hanne Alvord 68 Beheer van processen voor het plannen en voorbereiden van nieuwe projecten Beheer van het team in de afdeling Projecten 57 bindend zijn in specifieke bedrijfstakken Liana 56 de uitvoering van projecten Nette 55 de uitvoering van projecten Thomas 46 Het project budget bijhouden Thomas 46 Budgetteren van nieuwe projecten Elliot 44 Voorbereiden van aannames van nieuwe mogelijke projecten Elliot 38 - Management van trainingsproject FOKL Alex 38 Samenwerking met het productie departement 38 Liana 38 Toezicht op de taakuitvoering door bepaalde werknemers 32 Elliot Acquisition of R&D staff for cooperation - De aankopen verzorgen aan competitieve prijzen Alex Het identificeren van nieuwe mogelijkheden om federale fondsen te verwerven Elliot - Alex Alex Coördinatie van de training Alex de uitvoering van projecten Thomas 21 - met het boekhoud departement Alex 17 organisaties Alex 17 Coördineren van de samenwerking tussen departementen voor het plannen en uitvoeren van projecten 14 Delegeren van taken en verantwoordelijkheden binnen het project team 7 Het identificeren van de meest belovende projecten voor R&D Abigail 6 - Het bekijken van de mogelijkheden om research projecten te financieren Samenwerking met medewerkers van de productie afdeling om relevante informatie voor analyses verwerven Liana -6 Voorbereiding van nieuwe projecten: de coördinatie van de inhoudelijke, financiële en organisatorische voorwaarden Elliot -6 - De voorbereiding van inhoudelijke, organisatorische en financiële veronderstellingen van nieuwe onderzoeksprojecten -13 met het boekhoud departement Onderhandelen met sub-contractors organisaties Acquisitie van fondsen voor R&D :29 6.

7 Rangschikking volgens tijd-intensiteit bindend zijn in specifieke bedrijfstakken Elliot Management van trainingsproject FOKL Alex De volgende rangschikking toont alle taken uitgevoerd door teamleden van de meest tot de minst tijdrovende. De lengte van specifieke taken zijn geschat tijdens de zelf-evaluatie. Acquisitie van fondsen voor R&D Abigail Toezicht op de taakuitvoering door bepaalde werknemers De aankopen verzorgen aan competitieve prijzen Alex Wekelijkse tijd-intensiteit Beheer van processen voor het plannen en voorbereiden van nieuwe projecten Liana 5 Beheer van het team in de afdeling Projecten Het identificeren van de meest belovende projecten voor R&D 4 8% Het project budget bijhouden Thomas bindend zijn in specifieke bedrijfstakken Liana 38% de uitvoering van projecten Nette 30% Het identificeren van nieuwe mogelijkheden om federale fondsen te verwerven Elliot Formuleren van economische analyses van nieuwe investeringen Liana 30% de uitvoering van projecten Nette Thomas 2 Voorbereiden van aannames van nieuwe mogelijke projecten Elliot Het project budget bijhouden Nette Document creatie bij nieuwe projecten Elliot 2 Het project budget bijhouden Alex Het creëren van een strategie voor de verwerving van federale fondsen door het bedrijf 2 Samenwerking met medewerkers van de productie afdeling om relevante informatie voor analyses verwerven Liana Voorbereiding van nieuwe projecten: de coördinatie van de inhoudelijke, financiële en organisatorische voorwaarden Elliot Samenwerking met het productie departement 2 Abigail Nette 2 Coördinatie van de training Alex 20% Elliot 1 Delegeren van taken en verantwoordelijkheden binnen het project team Het vaststellen van de behoefte en de mogelijkheden van externe financiering voor de onderneming en haar verschillende afdelingen 1 Hanne Alvord Samenwerking met Personeelszaken Alex Beheer van processen voor het plannen en voorbereiden van nieuwe projecten Hanne Alvord 1 organisaties Alex Alex met het boekhoud departement Alex 1 Budgetteren van nieuwe projecten Elliot 1 Onderhandelen met sub-contractors Thomas Coördineren van de samenwerking tussen departementen voor het plannen en uitvoeren van projecten 1 Liana Nette de uitvoering van projecten 1 organisaties Nette met het boekhoud departement Nette Alex de uitvoering van projecten Het bekijken van de mogelijkheden om research projecten te financieren. Abigail 1 De voorbereiding van inhoudelijke, organisatorische en financiële veronderstellingen van nieuwe onderzoeksprojecten 1 Acquisition of R&D staff for cooperation 1 Onderhandelen met sub-contractors Nette 1 organisaties 1 met het boekhoud departement 1 Rangschikking van de teamleden volgens belangrijkheid van taken Onderstaande rangschikking toont de teamleden ingedeeld volgens de prioriteit van taken die zij verrichten. Het belang van de specifieke taken wordt bepaald door de Importance Index, berekend op basis van alle :29 7.

8 verzamelde antwoorden, inclusief de antwoorden in de zelf-evaluaties. Persoon Importance Index 701 Elliot Alex Liana 533 Nette 483 Rangschikking van de teamleden volgens de kwaliteit van hun prestaties Onderstaande rangschikking toont de teamleden ingedeeld volgens de kwaliteit van hun taak uitvoering. De kwaliteit van de uitvoering van specifieke taken wordt bepaald door de TN Index, berekend op basis van alle verzamelde antwoorden, inclusief de antwoorden in de zelf-evaluaties Persoon TN Index Nette 81 Liana 55 Elliot Alex De verdeling van de werklast Onderstaande rangschikking toont de teamleden ingedeeld van de drukst bezette tot minst druk bezette in een gemiddelde werkweek. Percentages geven aan hoeveel % van de wekelijkse werktijd nodig is voor elk teamlid om de taken uit te voeren. Deze waarden werden berekend op basis van de gemiddelde wekelijkse tijd nodig voor het uitvoeren van deze taken zoals aangegeven in de vragenlijsten van de zelf-evaluatie. Persoon Wekelijkse tijd-intensiteit 1 Elliot % Liana % % Nette % % Alex 78% :29 8.

9 Efficiency Quadrant Efficiency Quadrant is een hulpmiddel ter ondersteuning van managers in het tijds- en energiemanagement voor het team. Hier worden enkel de taken gepresenteerd die op basis van de antwoorden van de meeste deelnemers (minimum 51% van de stemmen, inclusief zelf-assessment) duidelijk in een van de vier gebieden van de Efficiency Quadrant kunnen geplaatst worden. Elk gebied bevat maximaal 5 taken die het meest voldoen aan de opgegeven criteria. Een vinkje in de kolom vermelding van de betekent dat de beoordeling van de consistent is met de evaluatie van ten minste 51% van de deelnemers Optimale effectiviteit Belangrijke taken : prestatie voldoende of optimaal en minder belangrijke taken : prestatie voldoende Indicatie door de Het project budget bijhouden Thomas de uitvoering van projecten Thomas de uitvoering van projecten Thomas Beheer van processen voor het plannen en voorbereiden van nieuwe projecten Vermoedelijke onderprestatie belangrijke taken : prestatie onvoldoende Indicatie door de met het boekhoud departement Thomas Onderhandelen met sub-contractors Acquisitie van fondsen voor R&D Abigail Vermoedelijke onderprestatie Belangrijke taken : prestatie overdreven en minder belangrijke taken : prestatie optimaal of overdreven Indicatie door de Nette de uitvoering van projecten Nette :29 9.

10 Herbekijken Minder belangrijke taken: prestatie onvoldoende Indicatie door de Geen enkele taak komt hiervoor duidelijk in aanmerking :29 10.