Bijlage 9 - Programma van Eisen en Wensen Multifunctionals Waterschap Vechtstromen

Transcriptie

1 Bijlage 9 - Programma van Eisen en Wensen Multifunctionals Waterschap Vechtstromen Nr. Specificatie Eisen Algemeen 1. Opdrachtnemer zet voor de gehele looptijd van de overeenkomst één contactpersoon en één plaatsvervangend contactpersoon voor Aanbestedende dienst in. Hiervan mag alleen worden afgeweken op verzoek van Opdrachtgever of in het geval van zogenaamde externe oorzaken zoals, ziekte, zwangerschap, ontslag etc. De contactpersoon bij de opdrachtnemer moet voldoende mandaat hebben binnen alle relevante onderdelen van de organisatie van de opdrachtnemer om een volwaardig gesprekspartner te kunnen zijn. 2. Opdrachtnemer mag zonder uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever in publicaties, reclameuitingen of anderszins geen gebruik maken van de naam en/of het logo van de Opdrachtgever. 3. Opdrachtnemer verklaart zich bij de uitvoering van de werkzaamheden te houden aan in ieder geval de volgende richtlijnen en/of voorschriften die in de branche van de Opdrachtgever gebruikelijk zijn. 4. De aangeboden apparatuur: - wordt fabrieksnieuw geleverd - moet minimaal 4 jaar na de eerste uitlevering beschikbaar blijven. Dit mag ook een gereviseerde machine zijn. - is op een eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier te bedienen in de Nederlandse taal. - duidelijke en beknopte gebruikersinstructies (ook voor wisseling van cartridges en toner-afval-lades, verhelpen van storingen). - heeft een technische levensduur van minstens 7 jaar. 5. Flexibiliteit apparatuurpark Tussentijds weghalen of bijplaatsen van maximaal één (1) machine dient plaats te vinden onder dezelfde condities en prijzen met één (1) uniforme expiratiedatum. Conversie, technische conversie, inkrimping of uitbreiding leiden nooit tot een verandering van de looptijd van de Overeenkomst. Multifunctionals door Opdrachtgever besteld na 1 december 2016 mogen gereviseerde Multifunctionals zijn, mits deze aan alle gestelde eisen voldoen. 6. Opdrachtgever maakt momenteel gebruik van normaal 80 grams kopieerpapier (blanco en voorbedrukt logopapier). De MFC s

2 dienen hier probleemloos mee te kunnen werken, een overgang naar een ander merk papier dient geen problemen op te leveren. 7. Het beheer van de apparatuur en het ondersteunen van de gebruikers is in handen van ICT en facilitaire dienstverlening. Hierbij gaat de Opdrachtgever uit van het verhelpen van kleine storingen, vastgelopen papier, nietjes vervangen, toner vervangen, papier bijvullen. Hiervoor dient een kleine voorraad toner op de locaties aanwezig te zijn. De multifunctionals geven automatisch een beveiligd signaal naar Opdrachtnemer als een toner bijna leeg is. Opdrachtnemer zorgt ervoor dat er tijdig een nieuwe toner wordt verstuurd naar Opdrachtgever. Op de verstuurde toner is zichtbaar voor welke machine(s) deze bestemd is. 8. Voor scannen worden geen kosten in rekening gebracht. 9. Voor het afdrukken van papier formaat A3 worden dezelfde kosten in rekening gebracht als A4, mits het aantal afdrukken A3 per jaar niet meer dan 20% van het totale afdrukvolume behelst. 10. Aanbiedingen dienen in Euro te worden gesteld en exclusief BTW. Eisen Rapportage 11. De Opdrachtnemer verstrekt Opdrachtgever per kwartaal een rapportage waarin minimaal de volgende punten zijn opgenomen : - aantal en type machines - afdrukvolumes, huur en financiële gegevens waarbij de opbouw exact gelijk dient te zijn aan de factuur, zodat deze eenvoudig te controleren is - locaties - advies voor betere prestaties - voorstel en advies tot betere invulling - wijzigingen t.o.v. vorige kwartaal - de tijdsduur van de eventuele storingen; - de doorlooptijd per storing; - de totale doorlooptijd; - datum en tijdstip melding storing; - datum en tijdstip herstel.

3 12. Gedurende de looptijd van de overeenkomst vindt er minimaal één keer per jaar een overleg plaats waarbij de overeenkomst wordt besproken. Dit overleg is op managementniveau. De managementrapportage wordt als uitgangspunt gekozen. Ad-hoc overleg kan plaatsvinden, zodra daar aanleiding toe is. Eisen Follow Me en beveiliging 13. De medewerkers van Opdrachtgever (ca. 400 personen) moeten achter hun werkplek een printopdracht kunnen geven waarna deze na activatie bij elke locatie en MFC (met uitzondering van MFC type 3 (repro)) afgedrukt kan worden (zogeheten follow me printen). Gebruiker kan alleen zijn eigen printopdrachten zien. Deze opdrachten kunnen verzameld worden en blijven in de machine zichtbaar totdat de gebruiker deze zelf verwijdert of na een door beheerder in te stellen tijd. Het is duidelijk af te lezen welke opdrachten zijn verzonden, onder vermelding van minimaal de volledige bestandsnaam en het tijdstip van verzenden. Documenten die meerdere malen met dezelfde bestandsnaam verzonden worden mogen elkaar niet overschrijven. De documenten in de diverse wachtrijen dienen ook middels de beheerstool te kunnen worden verwijderd. Een printerserver is aanwezig (zie specificaties Bijlage 7 ICT omgeving). 14. De gebruiker komt na het geven van een printopdracht in een afdrukmenu waarin de eindbewerking van de opdracht wordt aangegeven. De gebruiker kan in ieder geval aangeven: - het aantal sets dat afgedrukt moet worden; - welke papierlades/papiertype (briefpapier) voor het afdrukken gebruikt moet worden; - of er twee pagina s op één blad afgedrukt moet worden (dubbelzijdig);. of er in boekvorm afgedrukt moet worden. Verder kan de gebruiker, afhankelijk van het type apparaat en de gekozen opties, aangeven - of de opdracht enkel of dubbelzijdig afgedrukt moet worden; - of de set geniet moet worden (MFC type 2 en 3); - of de sets gestaffeld uitgelegd moeten worden; - of de afdruk beveiligd afgedrukt moet worden. 15. De printers kunnen softwarematig ingesteld worden door middel van print rules. In elk geval - Type 1 max 29 pagina s dubbelzijdig, altijd zwart/wit - Type 2 max 50 pagina s dubbelzijdig, altijd zwart/wit Afdrukken boven deze hoeveelheden dienen dooorgestuurd te worden naar MFC (Repro) type 3 en kunnen alleen bij de repro (type 3) opgehaald worden. De standaard instelling dient dubbelzijdig en zwart-wit te zijn.

4 16. Het Follow me programma dient gegevens te rapporteren per persoon, team, totaal en per MFC. Het geeft minimaal weer het aantal prints/grootte van opdrachten/aantal kleur/aantal enkelzijdig/aantal A3/aantal scan enz. In de acceptatietest zal gevraagd worden naar een uitdraai hiervan. De rapportage dient in een digitaal formaat, bijvoorbeeld in Excel, beschikbaar te zijn. De rapportage moet bewerkt kunnen worden. 17. Opdrachtgever wil de toegang tot de apparatuur beveiligen door middel van een beveiligingssysteem. Zij wil daarvoor gebruik maken van het bestaande systeem van gebouwentoegang met MiFare (type Classic 1K). Het systeem dat Opdrachtgever gebruikt is: I-Protect, een toegangssysteem van Keyprocessor. De apparatuur moet de functionaliteit bevatten dat deze alleen gebruikt kan worden na het identificeren van de gebruiker door middel van de huidige beveiligingspas. Bij het geven van de printopdracht moet deze autorisatie automatisch meegezonden worden. De aangeboden apparatuur dient met een werkende oplossing opgeleverd te worden. 18. Het kan voorkomen dat een medewerker zijn beveiligingspas is vergeten en een bezoekerspas heeft. Er dient voor dergelijke situaties een alternatieve manier te zijn om de MFC s toch te gebruiken, zodat de medewerker zijn print kan ophalen/kopie kan maken. Deze mogelijkheid dient in uw aanbieding, bij de beschrijving van uw oplossing, opgenomen en beschreven te zijn. Enkel de beoogd opdrachtnemer ontvangt tijdelijk één toegangspas om zo vast te kunnen stellen welke kaartlezer er ingezet moet worden. Uiteraard dient men deze pas daarna retour te geven aan Opdrachtgever. 19. Het komt voor dat er bezoekers/gasten aanwezig zijn of externen werkzaam zijn binnen het draadloze netwerk van de Opdrachtgever die hun eigen device meebrengen en een afdruk willen/moeten maken. Ook wordt er door de Opdrachtgever steeds meer gebruik gemaakt van eigen mobile devices en Tablets waar vandaan prints gemaakt moeten worden. Opdrachtnemer dient dit in de aanbieding te hebben opgenomen. 20. De software benodigd en/of genoemd in eis 14 t/m 18 en de overige eisen dient deel uit te maken van de aanbieding en in de prijs opgenomen te zijn. In de acceptatietest test zal uitdrukkelijk gekeken worden of de aangeboden machines / software naar behoren functioneert. Eisen beschikbaarheid 21. Van de aangeboden MFC s wordt een beschikbaarheidsgraad verlangd. Uitval naar aanleiding van technische storingen (niet zijnde storingen door verkeerd gebruik) moeten tot een minimum worden beperkt. De individuele MFC s dienen een beschikbaarheid te hebben van ten minste 95 % per kwartaal. U moet dit minimale beschikbaarheidspercentage garanderen gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst. De beschikbaarheid wordt gemeten tijdens kantooruren van 7.00 tot uur gedurende werkdagen. Het beschikbaarheidspercentage wordt berekend met de hieronder geschetste formule:

5 ( K - S ) B = x 100% K Hierbij staat B voor Beschikbaarheidspercentage, K voor aantal kantooruren in verslagperiode, S voor het aantal uren dat de MFC s niet hebben kunnen functioneren vanwege technische storingen. De teller begint te lopen op het moment dat een storing telefonisch is gemeld aan de opdrachtnemer. Indien de storing niet telefonisch kan worden verholpen, stuurt de opdrachtgever een met de storingsmelding. Ook in dit geval geldt het tijdstip van telefonische melding van de storing. 22. De uitvaltijd van de functionaliteiten van de MFC s als gevolg van storingen dient tot een minimum beperkt te worden. De kosten voor preventief en correctief onderhoud zijn voor rekening van Opdrachtnemer en zijn verwerkt in de huurprijs. Eisen infrastructuur 23. De aangeboden MFC s zijn probleemloos en zonder extra kosten binnen de infrastructuur van het waterschap in te passen. Zie Bijlage 7 bestaande ICT infrastructuur. 24. De aangeboden MFC s ondersteunen de recentste versie/recentste update van verschillende printertalen, minimaal PCL en Postscript en maken gebruik van een (1) driver die alle functionaliteiten ondersteunt. 25. De aangeboden MFC s zijn voorzien van een mogelijkheid om papieren documenten (dubbelzijdig bedrukt minimaal A3 (alleen type 2 en 3) èn A4) te kunnen scannen. De scanapplicatie van de aangeboden MFC ondersteunt een koppeling met het mailsysteem (Exchange) en kan scans eenvoudig wegschrijven naar de centrale opslag in de ICT-infrastructuur, via de persoonlijke aanmelding d.m.v. de gebruikte badge van de Opdrachtgever, ten einde een scan naar mailbox mogelijk te maken. De scanapplicatie van de aangeboden MFC ondersteunt PDF/A. 26. Er wordt voorzien in Active Directory (AD) integratie t.b.v. het gebruikersbeheer. 27. Er is minimaal dataverkeer over het netwerk van Opdrachtgever, onder meer door: - maximale intelligentie van en verwerking binnen de functionaliteit van de printer; - zoveel mogelijk lokaal dataverkeer in plaats van dataverkeer tussen datacenter en locaties. 28. De MFC s moeten zowel door Opdrachtgever als opdrachtnemer op afstand beheerd kunnen worden, waarbij minimaal informatie wordt verkregen over:

6 - locatie; - actuele tellerstanden; - toner voorraadniveau; - indicatie papiervoorraad in MFC; - storingscode; - netwerkverbinding; - serienummer; - servicenummer. Opdrachtgever verwacht van de Opdrachtnemer een proactieve houding ten aanzien van het beheer en de benodigde service. 29. Storingen moeten automatisch gemeld worden op het adres van de servicedesk van Opdrachtgever. 30. Opdrachtgever wil een soepele overgang naar de nieuwe situatie. Inschrijver dient akkoord te gaan met levering van één (1) MFC voor 15 oktober 2015 en levering van de overige MFC s in week 46, 47 en 48 (in overleg met Opdrachtgever) op de locaties zoals op pagina 12 van het Beschrijvend Document. Naast de levering verzorgt de leverancier de aansluiting en installatie van de apparatuur. Eisen arbo en milieu 31. De MFC s voldoen aan de minimumeisen van de criteria van PIANOo voor wat betreft Reproductieapparatuur. (zie De leverancier garandeert terugname van lege tonercartridges, ander afval èn verpakkingsmateriaal en garandeert reconditionering of recycling van deze teruggenomen materialen. Indien de aangeboden apparatuur van inschrijver gebruik maakt van tonerflessen, in plaats van tonercartridges is deze eis niet van toepassing. 33. De apparatuur voldoet aan alle geldende Arbo-eisen (onder meer grenswaarden voor gevaarlijke stoffen en normen voor geluidemissie voor werkruimten). 34. De apparatuur voldoet aan RoHSII-richtlijnen. 35. De apparatuur dient aantoonbaar zo veel mogelijk vrij te zijn van schadelijke stoffen voor mens en milieu en te voldoen aan de relevante NEN, c.q. DIN eisen en overige van kracht zijnde arbo- en milieuspecificaties.

7 36. De leverancier moet aangeven wat de emissies zijn (van fijnstof maar ook van andere gevaarlijke stoffen). De leverancier moet van de gebruikte toners de Veiligheidsinformatiebladen (VIB s) leveren met daarin precies de percentages aan gevaarlijke stoffen in die toners. Bij die gevaarlijke stoffen mogen geen CMR-stoffen (Carcinogeen, Mutageen of Reprotoxisch) zitten. Aldus naar waarheid opgemaakt op te...(plaats), door...(rechtsgeldig vertegenwoordiger) van... (bedrijf),... (handtekening)