Uniforme Pensioen Aangifte (UPA)

Transcriptie

1 XSD versie 1.3 per 1 juli 2017 Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) De standaard voor het digitaal uitwisselen van werknemer- en salarisgegevens tussen werkgevers, administratiekantoren en pensioenuitvoerders. Uitgave van : Pensioenfederatie Datum : 29 maart 2017 Versie : Versie

2 Inhoudsopgave 1 Doel van het document Ingangsdatum nieuwe XSD en correcties Wijzigingen in hoofdlijnen Technische specificaties wijzigingen Aantal uren verlof (UrenVerl): negatieve waarden toestaan Wijzigingen productbeschrijving Wijzigingen XSD Code soort inkomstenverhouding (SrtIV): code 21 verwijderen Wijzigingen productbeschrijving Wijzigingen XSD Voorletters (Voorl): diakritische tekens toestaan Wijzigingen productbeschrijving Wijzigingen XSD Aantal verloonde uren (AantVerlU): formaat aanpassen Wijzigingen productbeschrijving Wijzigingen XSD Persoonsnummer (PersNr): niet verplicht als BSN aanwezig Wijzigingen productbeschrijving Wijzigingen XSD Loon uit overwerk (LnOwrk): verplicht Wijzigingen productbeschrijving Wijzigingen XSD Versienummer aangepast Wijzigingen productbeschrijving Wijzigingen XSD

3 1 Doel van het document Dit document heeft als doel de Softwareontwikkelaars (SWO s), aanleverende partijen en Pensioen Uitvoerende Organisaties (PUO s) op de hoogte te stellen van de wijzigingen die doorgevoerd worden in een nieuwe versie van de XSD. Hierin staan de wijzigingen in hoofdlijnen en de technische specificaties die nodig zijn om de XSD op een eenvoudige en uniforme wijze aan te passen. Eind 2016 en begin 2017 zijn er verschillende versies van de XSD gepubliceerd. Uit ervaring blijkt dat niet iedereen dezelfde versie heeft geïmplementeerd. Met de release van versie 1.3 worden de ontstane verschillen rechtgetrokken. Het kan daarom voorkomen dat bepaalde wijzigingen al bij u geïmplementeerd zijn. 2 Ingangsdatum nieuwe XSD en correcties Deze XSD versie 2017 wordt vanaf 1 juli 2017 gebruikt en geldt vanaf dat moment voor heel De nieuwe XSD geldt dus ook voor de correcties die na 1 juli aangegeven worden over eerdere perioden. 3 Wijzigingen in hoofdlijnen 1. Aantal uren verlof (UrenVerl): negatieve waarden toestaan 2. Code soort inkomstenverhouding (SrtIV): code 21 verwijderen 3. Voorletters (Voorl): diakritische tekens toestaan 4. Aantal verloonde uren (AantVerlU): formaat aanpassen 5. Persoonsnummer (PersNr): niet verplicht als BSN aanwezig 6. Loon uit overwerk (LnOwrk): verplicht 7. Versie nummer aangepast 3

4 4 Technische specificaties wijzigingen 4.1 Aantal uren verlof (UrenVerl): negatieve waarden toestaan Wijzigingen productbeschrijving Gegevensnaam Identificatie Omschrijving Condities Condities Toelichting Formaat Onderbouwing informatiebehoefte Overgenomen uit Loonaangifte Uren verlof UrenVerl Aantal uren onbetaald verlof waarmee rekening is gehouden bij de berekeningen voor deze periode. Het betreft dus het totaal aantal uren onbetaald verlof in het aangiftetijdvak voor de betreffende verlofsoort. [p0130] Optioneel. Verificatie via XSD: Geen specifieke In LA-keten foutcode. N.v.t. Consequentie Geen, want optioneel [p0131] Uren verlof moet leeg zijn als Percentage verlof In LA-keten gevuld is. Verificatie via XSD: Geen specifieke foutcode. N.v.t. Consequentie 03. Bestandfout Dit veld mag negatieve waarden bevatten. N(6,2) Zie omschrijving Wijzigingen XSD <simpletype name="urenspecificatieindividueelneg"> <documentation>een standaard formaat voor opgave van een aantal uren, voor een individu. 0 tot 2 cijfers achter de komma, komma is optioneel. Altijd 1 decimaal voor de komma.</documentation> <restriction base="decimal"> <totaldigits value="6"/> <fractiondigits value="2"/> <maxinclusive value=" "/> <mininclusive value=" "/> <pattern value="-{0,1}\d{1,4}(\.(\d{2} \d{1} ))?"/> </restriction> </simpletype> <element name="urenverl" type="upa:urenspecificatieindividueelneg" minoccurs="0"> <documentation>aantal uren verlof waarmee rekening is gehouden bij de berekeningen voor deze regeling.</documentation> </element> 4

5 4.2 Code soort inkomstenverhouding (SrtIV): code 21 verwijderen Wijzigingen productbeschrijving Ongewijzigd Gegevensnaam Identificatie Omschrijving Condities Datum aanvang inkomstenperiode DatAanv De begindatum van de inkomstenperiode. [0208] Verplicht. Verificatie via XSD: Geen specifieke foutcode. [p0137] De aanvangsdatum inkomstenperiode mag niet voor de datum aanvang inkomstenverhouding liggen. [1703] Als de inkomenscode gelijk is aan 11, 13, 15, 17, 18, 23 of 54 t/m 63 en de Code Aard Arbeidsverhoudingen is ongelijk aan 11 of 82, dan geldt dat de Datum aanvang inkomstenperiode moet liggen binnen het aangiftetijdvak. Met andere woorden: de Datum aanvang inkomstenperiode moet op of na de Datum aanvang tijdvak vallen en voor of op de Datum einde tijdvak. In LA-keten Consequentie 03. Bestandfout In LA-keten nee Consequentie 02. Uitval Inkomstenverh ouding In LA-keten Consequentie 02. Uitval Inkomstenver houding Toelichting Bij overschrijding van de datum aanvang of einde inkomstenperiode met 3 kalenderdagen komt er desondanks toch geen foutmelding. [0052] De Datum aanvang inkomstenperiode In LA-keten moet uniek zijn binnen een inkomstenverhouding. Consequentie 02. Uitval Inkomstenver houding De datum vanaf wanneer de onder de gegevensgroep Inkomstenperiode gemelde gegevens over de inkomstenverhouding geldig zijn in het aangiftetijdvak. De inkomstenperiode begint niet voor aanvang van het dienstverband. Een uitzondering hierop geldt voor de inkomenscodes 22, 24, 31-40, 42, 43, 45, 46, 50 of 52. Als met terugwerkende kracht een eerste inkomstenverhouding ontstaat met deze inkomenscode, dan mag eenmalig voor het eerste aangiftetijdvak de Datum aanvang inkomstenperiode buiten het aangiftetijdvak liggen. Als periodegegevens in het aangiftetijdvak wijzigen, moet het periodeblok meerdere keren worden gevuld met bijbehorende aanvangsdata. Zie in het geval een voor de werknemersverzekeringen verzekerde werknemer in het aangiftetijdvak de AOW-leeftijd bereikt ook de toelichting in de rubrieken Indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA, Indicatie verzekerd WW en Indicatie verzekerd ZW. Afspraken over uitzendkrachten (zoals aangeduid met de code aard arbeidsverhouding) Waar in de tekst onder dit kopje wordt gesproken over uitzendkracht, geldt dit in 2017 ook 5

6 voor payrolling zoals aangeduid met code aard arbeidsverhouding. Wanneer in een aangifte loonheffingen een inkomstenverhouding van een uitzendkracht wordt opgenomen, met loon voor een gewerkte week die ligt vóór de aanvangsdatum van het aangiftetijdvak, dan is het toegestaan om als aanvangsdatum inkomstenperiode de begindatum (maandag) van de gewerkte week aan te leveren. Voor deze inkomstenverhouding hoeven er dan geen correctieberichten te worden verzonden. Formaat Onderbouwing informatiebehoefte Overgenomen uit Loonaangifte Hoe om te gaan met de situatie waarbij er voor weken na de uitbetaalde week al aangifte loonheffingen was gedaan, is nog onderwerp van nader overleg. Totdat hier nadere afspraken over worden gemaakt, mag de huidige manier van aanleveren van inkomstenperiodes gehandhaafd blijven. Datum Zie toelichting 6

7 4.2.2 Wijzigingen XSD <simpletype name="codesoortinkomstenverhouding"> <annotation/> <restriction base="nonnegativeinteger"> <enumeration value="11"> <documentation>loon of salaris ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet 1929</documentation> </enumeration>... <enumeration value="18"> <documentation>wachtgeld van een overheidsinstelling</documentation> </enumeration> <enumeration value="21"> <documentation> Overige pensioenen, lijfrenten, enz. (niet 23 (Oorlogs- en verzetspensioenen)). Tijdelijk toegestaan ivm livegang UPA 2017 </documentation> </enumeration> <enumeration value="22"> <documentation>uitkering in het kader van de Algemene Ouderdomswet (aow)</documentation> </enumeration>... <enumeration value="63"> <documentation>overige, niet hiervoor aangegeven, pensioenen of samenloop van meerdere pensioenen/lijfrenten (al dan niet hiervoor aangegeven) of een betaling op grond van een afspraak na einde dienstbetrekking</documentation> </enumeration> </restriction> </simpletype> 7

8 4.3 Voorletters (Voorl): diakritische tekens toestaan Wijzigingen productbeschrijving Ongewijzigd Gegevensnaam Identificatie Omschrijving Condities Toelichting Formaat Onderbouwing informatiebehoefte Overgenomen uit Loonaangifte Voorletters Voorl De verzameling letters die wordt gevormd door de eerste letter van alle in volgorde voorkomende voornamen. [0358] Optioneel. In LA-keten Verificatie via XSD: Geen specifieke foutcode. Consequentie Geen, want optioneel Bestaan uit hoofdletters, zijn aaneengesloten en bevatten geen punten. Alleen alfabetische tekens zijn toegestaan. X(6) Nodig voor de pensioenadministratie Wijzigingen XSD <simpletype name="voorletters"> <documentation>de verzameling letters die wordt gevormd door de eerste letter van alle in volgorde voorkomende voornamen.</documentation> <restriction base="upa:nonemptystring"> <maxlength value="6"/> <pattern value="[\p{lu}]+"/> </restriction> </simpletype> 8

9 4.4 Aantal verloonde uren (AantVerlU): formaat aanpassen Wijzigingen productbeschrijving Ongewijzigd Gegevensnaam Identificatie Omschrijving Condities Aantal verloonde uren AantVerlU Het aantal uren dat aan de werknemer voor de inkomstenverhouding in het aangiftetijdvak is verloond. [0414] Verplicht. Verificatie via XSD: Geen In LA-keten specifieke foutcode. Consequentie 03. Bestandfout [1713] Als Code Soort Inkomstenverhouding ongelijk is aan 11, 13, 15, 17, 31 of 33, dan moet het Aantal Verloonde uren 0 (nul) zijn. In LA-keten Consequentie 01. Waarschuwing Toelichting Toelichting bij conditie 1713: Bij conditie 1713 is Code soort inkomstenverhouding 33 (Uitkering in het kader van de Nieuwe Werkloosheidswet (nww)) uitgezonderd van de verplichting dat het aantal verloonde uren gelijk moet zijn aan 0. De reden daarvan is, dat bij deze code het aantal verloonde uren niet in alle gevallen 0 hoeft te zijn. Code soort inkomstenverhouding 33 bestaat in feite uit 2 soorten uitkeringen/betalingen: a) De door UWV en wordt gebruikt bijbetaalde normale WW-uitkeringen. Bij deze uitkeringen moet het aantal verloonde uren gelijk zijn aan 0. b) De door UWV gedane betalingen in verband met de overname van betalingsverplichtingen vanwege betalingsonmacht van de werkgever. Bij deze betalingen moet het aantal verloonde uren groter of gelijk zijn aan 0.. In een aantal situaties kan het aantal verloonde uren negatief zijn (bijvoorbeeld bij terugbetaling van eerder verantwoord loon). Wanneer er in het tijdvak van betaling/verrekening niet of minder is gewerkt dan het aantal te verrekenen uren, kan het aantal verloonde uren in het tijdvak van verrekening negatief zijn. Bij een terugvordering van loon met betrekking tot ten onrechte uitbetaalde uren brengt u naast het loon ook de uren in mindering, waarbij voor elke looncorrectie de bijbehorende uren in hetzelfde tijdvak gecorrigeerd moeten worden. Bij gebruik van een loon-in aangiftesystematiek kan het aantal verloonde uren in het tijdvak van verrekening hierdoor negatief worden. Indien u een loon-over aangiftesystematiek hanteert zal het aantal uren in hetzelfde tijdvak/dezelfde tijdvakken gecorrigeerd moeten worden als het tijdvak of de tijdvakken waarin u de looncorrectie doorvoert. Als een terugvordering geen relatie heeft met verloonde uren, dan hoeft u het aantal verloonde uren niet te corrigeren. Indien de beloning geheel afhankelijk is van het aantal geleverde producten of diensten (stukloon of variant daarvan) en niet van de hoeveelheid gewerkte tijd, moet bij de verloonde uren nul (0) ingevuld worden. Voor artiesten die onder de artiesten- en beroepssportersregeling vallen, moet bij de verloonde uren het aantal overeengekomen uren worden ingevuld. Is geen sprake van overeengekomen uren, dan moet nul (0) ingevuld worden. Hierbij geldt de voorwaarde, dat de code aard arbeidsverhouding gelijk is aan 6 en dat de code loonbelastingtabel is gelijk aan 220, 221, 224 of 940. Als aanvullende voorwaarde geldt, dat voor elk nieuw optreden een nieuwe inkomstenverhouding wordt opgegeven. De optredens die voortvloeien uit één overeenkomst vallen onder dezelfde inkomstenverhouding. Bij het vaststellen van het aantal verloonde uren geldt als afrondingsregel dat minder dan een 9

10 half uur naar beneden wordt afgerond en een half uur of meer naar boven wordt afgerond. Nadere uitleg voor vulling van verloonde uren bij diverse situaties: Verloonde uren zijn overeengekomen uren (contracturen), vermeerderd met uitbetaalde meeruren en overwerkuren (mits niets gecompenseerd in tijd), verminderd met niet gewerkte uren waar geen beloning tegenover staat (minderuren). Overwerkuren onderscheiden zich van meeruren doordat bij overwerkuren sprake is van een toeslag op het uurloon en bij meeruren niet. Voor werknemers zonder meer-, minder- en overwerkuren zijn de verloonde uren gelijk aan de contracturen. De verloonde uren per tijdvak worden afgeleid uit het aantal contracturen per dag. In de regel is sprake van een van de volgende twee situaties: 1. Het loon per tijdvak hangt direct samen met het aantal dagen van het tijdvak, bijvoorbeeld in een korte maand is het loon lager dan in een lange maand. Dan hangt ook het aantal verloonde uren samen met de lengte van de periode waarover in het tijdvak aangifte wordt gedaan. 2. Het loon per tijdvak wordt gebaseerd op het gemiddeld aantal uren per tijdvak op jaarbasis. Deze situatie geldt voor het merendeel van de maandlonen. Het basisloon (excl. periodieke toeslagen) is hierbij in principe elke maand gelijk. In dat geval moeten de verloonde uren bepaald worden als een 12e deel van de uren op jaarbasis. Indien de contracturen flexibel worden ingevuld (als bij een contract van 30 uur per week de ene keer 24 uur en de andere keer 36 uur wordt gewerkt), wordt het vaste (dus gemiddelde) aantal opgegeven als de beloning in elke betaalperiode eveneens gebaseerd is op dit gemiddelde aantal te werken uren. Indien de vergoeding in de betaalperiode fluctueert met het aantal in die periode daadwerkelijk gewerkte uren, dan moeten de daadwerkelijk gewerkte en dus verloonde uren opgenomen worden. Verschoven diensten en onregelmatige werktijden hebben geen invloed op de verloonde uren, indien er niet gemiddeld meer of minder dan de contracturen wordt gewerkt en betaald. Adv-uren zijn geen verloonde uren. Een 40-uurs werkweek, waarbij 4 uur adv wordt opgebouwd, wordt gezien als een contractduur van gemiddeld 36 uur per week. Verlof en werkonderbrekingen hebben geen effect op het aantal verloonde uren zolang geen korting op het loon plaatsvindt. Voor werknemers die tijdelijk short-time werken geldt de oorspronkelijke arbeidsduur per week zolang het volledige loon wordt doorbetaald. Niet opgenomen vakantie-uren die worden uitbetaald gelden als verloonde uren. U geeft de uitbetaling en de corresponderende uren op in hetzelfde tijdvak. Indien sprake is van opname van levenslooptegoed bij (gedeeltelijk) onbetaald verlof, moet het aantal verloonde uren worden aangepast. Indien het onbetaald verlof voor de volledige werktijd is, moet het aantal verloonde uren op nul worden gesteld. Indien het onbetaalde verlof gedeeltelijk is, wordt het aantal verloonde uren naar rato van de gewerkte tijd berekend. Bijvoorbeeld: als men in de gewone situatie 160 verloonde uren had, en daarna een periode met levensloopopname waarbij men voor 3 dagen in de week werkt en 2 dagen in de week onbetaald verlof, wordt in die levensloopperiode het aantal verloonde uren gelijk aan 96. Indien sprake is van onbetaald (ouderschaps)verlof, moet het aantal verloonde uren worden aangepast. Voor verlof met een gedeeltelijke doorbetaling worden de bijbehorende uren herberekend naar volledig betaalde uren. Bijv. 100 uur ouderschapsverlof betaald tegen 75% van het uurloon levert een bijdrage van 75 verloonde uren. Meeruren en overwerkuren zijn slechts dan verloonde uren indien ze én worden uitbetaald én niet worden gecompenseerd in tijd. Bij uurloners (veelal met een 0-urencontract, minimumurencontract of flexibel contract) worden de werkelijk gewerkte en verloonde uren opgegeven. 10

11 Voor werknemers die werken in ploegendienst wordt het aantal verloonde uren verkregen door het aantal uren op jaarbasis te delen door het aantal betaalperioden per jaar. Formaat Onderbouwing informatiebehoefte Overgenomen uit Loonaangifte Samenvattend voorbeeld: Iemand met een contract voor 40 uur per week, waarvan 2 uur adv opbouw, werkt in het 4- weken tijdvak A regulier 152 uur, krijgt in tijdvak B 10 uur overwerk uitbetaald (daadwerkelijk overwerk zonder tijdcompensatie), krijgt in tijdvak C loon terwijl hij een week ziek is geweest en een aantal keren onder werktijd naar dokter is geweest en neemt geheel tijdvak D onbetaald verlof. In de aangifte staat bij verloonde uren in het tijdvak A: 152 uur, B: 162 uur, C: 152 uur, D: 0 uur. N(5) Wijzigingen XSD <element name="aantverlu"> <documentation>het aantal uren dat aan de werknemer voor de inkomstenverhouding in het aangiftetijdvak is verloond.</documentation> <simpletype> <restriction base="integer"> <mininclusive value="-99999"/> <maxinclusive value="99999"/> </restriction> </simpletype> </element> 11

12 4.5 Persoonsnummer (PersNr): niet verplicht als BSN aanwezig Wijzigingen productbeschrijving Ongewijzigd Gegevensnaam Identificatie Omschrijving Condities Toelichting Formaat Onderbouwing informatiebehoefte Overgenomen uit Loonaangifte Personeelsnummer PersNr Het nummer waaronder de persoon bij de werkgever bekend is. [0044] Verplicht als Burgerservicenummer niet is In LA-keten opgegeven. Consequentie 02. Uitval Inkomstenverhouding Als de inhoudingsplichtige geen Burgerservicenummer heeft van een werknemer, dan moet hij een Personeelsnummer vermelden. Dit speelt bij buitenlandse artiesten of buitenlandse beroepssporters (code loonbelastingtabel is 221, 224 of 225) en bij anonieme werknemers (code loonbelastingtabel is 940). Als de inhoudingsplichtige het Burgerservicenummer niet heeft, maar wel zou moeten hebben, dan moet hij een Personeelsnummer vermelden. Vermeld het personeelsnummer ook als u voor deze werknemer nu wel een Burgerservicenummer heeft ingevuld, maar als deze in het vorige tijdvak ontbrak. Het personeelsnummer mag niet als Burgerservicenummer worden gebruikt. Als u voor een werknemer een eerstedagsmelding heeft gedaan met een personeelsnummer, vermeld dan in de eerstvolgende aangifte loonheffingen zowel het personeelsnummer als Burgerservicenummer. X(35) Zie toelichting Wijzigingen XSD <element name="persnr" type="upa:persoonsnummer" minoccurs="0"/> N.B. Dit is een wijziging t.o.v. versie

13 4.6 Loon uit overwerk (LnOwrk): verplicht Wijzigingen productbeschrijving Ongewijzigd Gegevensnaam Identificatie Omschrijving Condities Toelichting Loon uit overwerk LnOwrk Het (bruto) bedrag dat aan loon is uitbetaald in verband met overwerk. [0395] Verplicht. In LA-keten Verificatie via XSD: Geen specifieke foutcode. Consequentie 03. Bestandfout Geldt alleen voor inkomstenverhoudingen met code soort inkomstenverhouding is gelijk aan 11, 13 of 15 of 17. Vul voor andere inkomstenverhoudingen nul (0) in. Hoe te handelen in diverse situaties: In dit verband is het voor de kwalificatie overwerk niet uitsluitend van belang of er meer dan het reguliere aantal uren is gewerkt. Als extra voorwaarde geldt dat er op basis van een CAO of een individuele afspraak voor de extra gewerkte uren een toeslag wordt betaald. Voorbeelden: 1. De full-time arbeidsduur is volgens de CAO 36 uur per week. De werknemer werkt een week 41 uur, waarbij het uurloon van de 5 extra gewerkte uren gelijk is aan het normale uurloon. Geen overwerk. 2. De full-time arbeidsduur is volgens de CAO 36 uur per week. De werknemer werkt een week 41 uur, waarbij het uurloon van de 5 extra gewerkte uren 25% hoger is dan het normale uurloon. Wel overwerk. 3. Een parttimer werkt gewoonlijk 21 uur per week. Hij werkt in een week 25 uur, waarbij het uurloon van de 4 extra gewerkte uren gelijk is aan het normale uurloon. Geen overwerk. 4. Een parttimer werkt gewoonlijk 21 uur per week. Hij werkt in een week 25 uur, waarbij het uurloon van de 4 extra gewerkte uren 25% hoger is dan het normale uurloon. Wel overwerk. Bij overwerk moet in deze rubriek het loon over de overwerkuren inclusief de toeslag over die uren vermeld worden. Er is een relatie met de verloonde uren. Zowel betaalde extra uren met overwerktoeslag (overwerkuren) als extra uren zonder toeslag (meer-uren) maken deel uit van de verloonde uren. Formaat Onderbouwing informatiebehoefte Overgenomen uit Loonaangifte Let op! Fiscaal kan het begrip overwerk anders uitgelegd worden dan het in deze rubriek gehanteerde begrip overwerk. N(10,2) 13

14 4.6.2 Wijzigingen XSD <element name="lnowrk" type="upa:loonspecificatieindividueel" minoccurs="0"> <documentation>het (bruto) bedrag dat aan loon is uitbetaald in verband met overwerk.</documentation> </element> 4.7 Versienummer aangepast Wijzigingen productbeschrijving N.v.t Wijzigingen XSD <attribute name="version"> <simpletype> <restriction base="token"> <enumeration value="1.0"/> <enumeration value="1.1"/> <enumeration value="1.2"/> <enumeration value="1.3"/> 14