Medewerker administratie, bedrijf X

Transcriptie

1 Medewerker administratie, bedrijf X Functieprofiel Takenpakket van het personeelslid Opmaken en opvolgen van offertes (60%) Opstellen van een planning en inplannen van afspraken (20%) Cold calling naar potentiële klanten (10%) Diverse administratieve taken ter ondersteuning van de verkopers (10%) Verwachte kennis, vaardigheden en attitude om de taken uit te voeren Kennis: welke kennis moet bij de kandidaat reeds aanwezig zijn? o Secundair diploma (administratieve opleiding is een troef) o Computervaardig met courante toepassingen van Microsoft Office o Ervaring met een ERP/CRM-pakket o Talenkennis: Nederlands (zeer goed), Frans en Engels (goed), Duits is een troef Vaardigheden: welke vaardigheden moeten reeds aanwezig zijn? o Vlotte computervaardigheid o Vlotte communicatiestijl, is een aangename en betrokken communicator Attitiude: welke persoonlijkheidseigenschappen zijn van belang? o De kandidate werkt goed in team, communiceert open en constructief met collega s o Werkt ordelijk, gestructureerd en nauwgezet, met oog voor detail o Heeft een flexibele aanpak, weet problemen op te lossen zonder supervisie o Is voldoende zelfzeker, werkt zelfstandig, communiceert overtuigend Competentieprofiel (gedestilleerd uit het competentieprofiel) Informatie verwerken Taken structureren Samenwerken in groep Dienstverlening Engagement en betrokkenheid Motivatie Selectieprocedure (assessment center met herhaalde meting competenties) 1. CV-screening (kennis en vaardigheden) 2. Assessment: Gestructureerd interview: competenties samenwerken in groep, dienstverlening, engagement en betrokkenheid, motivatie Cognitieve proef: competenties informatie verwerken, taken structureren Persoonlijkheidsvragenlijst (big five) 3. Laatste selectiegesprek in aanwezigheid van de directe leidinggevende

2 Naam Petra Peeters Situering kandidaat Leeftijd 30 Woonplaats Brussel Wanneer scores worden toegekend geldt de volgende legende: 1 (4% van de respondenten: bijzonder laag) 2-3 (19% van de respondenten: benedengemiddeld) 4-6 (54% van de respondenten: gemiddeld) 7-8 (19% van de respondenten: hoog) 9 (4% van de respondenten: bijzonder hoog) Interview In een gestructureerd interview wordt de kennis, ervaring en de vaardigheden van de kandidaat, net als de competenties engagement en betrokkenheid, samenwerken in groep, dienstverlening en motivatie gemeten. Bovendien wordt haar talenkennis geëvalueerd. Conclusie na het gestructureerde interview Petra volgde in het middelbaar onderwijs de richting Toerisme met het oog op een carrière in de hotelsector. Na enkele jaren te werken als receptioniste ging ze opnieuw studeren om binnen het bedrijfsleven als administratief medewerker te starten. Ze behaalde een Bachelor Office Management. De afgelopen zes jaar werkte ze doorlopend voor bedrijf (geanonimiseerd) als administratief medewerker. EN/B 6 Haar leidinggevende zou haar omschrijven als een harde werker. Ze ondernam enkele bescheiden initiatieven om de werking te verbeteren (nieuw dossiersysteem, andere structuur keuzemenu telefooncentrale), maar toch valt zij eerder als een getrouwe uitvoerder te omschrijven. SWG 5 Haar collega s zouden haar omschrijven als extravert en betrokken. Ze geeft enkele voorbeelden waarbij ze conflicten tussen collega s kon oplossen. Anderzijds is ze door haar extraverte stijl al eens impulsief in haar communicatie en kunnen meer introverte collega s zich storen. DIE 7 Petra maakt een professionele indruk en is stipt aanwezig. Voor de klant is Petra een meerwaarde door haar betrokkenheid en vriendelijke stijl. Ze geeft verschillende voorbeelden van situaties waarbij ze de ontevredenheid bij de klant kon ombuigen naar een positief gevolg voor klant en bedrijf. MOT 4 Petra zoekt een uitdaging dichter bij huis en wil ook meer verantwoordelijkheid. In haar huidige functie is ze afhankelijk van de taken die ze elke dag toebedeeld krijgt. De motivatie is intrinsiek en omstandig. Zij had evenwel nog meer inspanningen kunnen leveren om zich te informeren over het bedrijf. TAAL Petra drukt zich zeer goed uit in het Nederlands en heeft een goede professionele kennis van het Engels. In het Frans heeft zij een merkbaar accent en is haar vaardigheid beperkt tot een eenvoudige conversatie.

3 Cognitieve proef In de cognitieve proef worden de competenties Taken structureren en Informatie verwerken gemeten. Bovendien wordt haar computervaardigheid en haar talenkennis geëvalueerd. De kandidate kreeg de opdracht om voor een fictief bedrijf een teamdag te organiseren. Daarbij diende ze offertes in drie talen te vergelijken en moest ze prioriteiten aanbrengen om zo de juiste beslissingen te nemen met oog voor deadlines (collega s tijdig infomeren, leveranciers tijdig contacteren). Informatie verwerken 7 Petra maakte veelal de juiste keuzes met de nodige onderbouwing. Ze beschikt over uitstekende rekenvaardigheden en maakte geen enkele fout in de verwerking. Ze heeft een zeer goede computervaardigheid. Taken structureren 5 Petra volgde logische stappen in de aanpak van de proef, maar mocht meer structuur aanbrengen in haar antwoord, dat nu in een doorlopende tekst werd gegoten. Ze respecteerde de deadlines die door de leveranciers werden gesteld. Talenkennis Petra drukt zich correct uit in het Nederlands en het Engels en begrijpt ook de offertes in beide talen. Voor het Frans is zowel haar niveau van begrijpen als het geschreven onderdeel eerder beperkt en zijn er een aantal fouten gemaakt.

4 Persoonlijkheidsvragenlijst Conclusie vanuit de persoonlijkheidsvragenlijst Petra is beleefd, hartelijk en energiek in contact. Ze is communicatief en komt in een groep vaak aan bod. Dat alles is wel onderhevig aan een zekere aanpassingstijd. In een nieuwe context moet ze wat begeleiding of ondersteuning krijgen. Doorgaans kan ze nadien voldoende zelfstandig werken en legt ze ook oog voor detail en de nodige werkijver aan de dag. Ze is een getrouwe uitvoerder, maar heeft niet altijd een vernieuwende bijdrage, ze is eerder conventioneel. Onderbouwing Norm en Normscore Verantwoording subnorm Vriendelijkheid 5 Doorgaans legt kandidate een voldoende constructieve, betrokken houding aan de dag. Ze is voldoende tolerant voor anderen. Behulpzaam 3 Is bereid anderen bij te springen als het wordt gevraagd of verwacht. Soepel 5 Toont voldoende tolerantie en constructiviteit in groep aan. Extravertie 9 Kandidate is communicatief, energiek, hartelijk in contact. Ze laat zich opmerken en komt levendig over. Opgewekt 9 Heeft een vrolijke, goedlachse houding. Spontaan 9 Komt tussen, is betrokken, is levendig. Dynamisch 5 Legt doorgaans een voldoende betrokken houding aan de dag. Dominant 7 Heeft graag invloed op de groep, laat zich opmerken. Zorgvuldigheid 5 Kandidate heeft een betrokken houding naar het werk toe, kan zich inzetten en heeft oog voor detail. Ze respecteert afspraken. Eerlijk 5 Weet doorgaans wat kan en niet kan. Legt normbesef aan de dag. Nauwgezet 7 Is zorgvuldig, geordend. Heeft oog voor detail. Toegewijd 5 Voldoende betrokken naar het werk toe, toont inzet. Stabiliteit 4 Kandidate heeft voldoende geloof in eigen kunnen en is voldoende onafhankelijk in haar werk. Ze heeft echter aanpassingstijd en sturing nodig bij nieuwe taken of in een nieuwe omgeving. Gelijkmoedigheid 2 Toont gevoeligheid voor stress wanneer de materie onvoldoende wordt beheerst. Zelfverzekerdheid 7 Vertrouwt in het eigen kunnen. Durft onafhankelijk handelen. Openheid 2 Kandidate heeft wel een eigen mening en kan kritisch nadenken, maar blijft doorgaans bij de procedures, is conservatief. Creatief 2 Heeft geen rijke verbeelding. Conventioneel. Kritisch 5 Heeft doorgaans een eigen mening. Denkt al eens verder na. Brede interesse 2 Blijft bij het bekende. Zoekt weinig vernieuwing op.

5 Ervaring Kennis Naam Petra Peeters Situering kandidaat Leeftijd 30 Woonplaats Brussel Conclusie na de selectieprocedure Petra is een betrouwbare werkkracht die de taken die aan haar worden toevertrouwd naar behoren zal uitvoeren, maar eerder conventioneel is in haar aanpak. Aangezien ze slechts een beperkte ervaring heeft in het beoogde werk en ze ook wat aanpassingstijd nodig heeft in een nieuwe omgeving, moet er zeker bij aanvang een goede omkadering zijn. In de groep heeft ze meestal een betrokken, actieve houding en stelt ze zich constructief op. Ze is communicatief sterk en hecht belang aan een goede dienstverlening voor de klant, maar ze mag nog winnen aan maturiteit binnen het team. Onderbouwing vanuit de verschillende selectieproeven Competentie Score Detail Taal: Nederlands 6 Goede professionele bekwaamheid. Taal: Frans 3 Te ontwikkelen, beperkt tot eenvoudige conversatie. Taal: Engels 5 Goede professionele bekwaamheid. ERP/CRM 3 Te ontwikkelen, zeer beperkte kennis. Microsoft Office 6 Zeer goede professionele bekwaamheid. Administratie (algemeen) 3 Ervaring met dossierbeheer verzekeringssector, niet met commerciële administratie. ERP/CRM 2 Geen relevante ervaring, kwam snel aan bod in opleiding. Klantencontact 6 Ervaring als receptioniste. Petra voert een taak waarbij uit informatie conclusies moet Informatie verwerken 7 worden getrokken gemiddeld effectief uit. Zij heeft daarbij een bovengemiddeld werktempo. Ze beschikt over uitstekende rekenvaardigheden. Petra werkt eerder gemiddeld efficiënt aan voornoemde taak Taken structureren 5 en weet voldoende haar prioriteiten te stellen. Ze weet een logische volgorde in haar werk aan te brengen. Petra heeft een extraverte stijl en zal na enige tijd in groep Samenwerken in groep 5 een actieve rol opnemen. Zij durft haar mening geven. Bij momenten kan ze eens wat impulsiever reageren, maar ze zal doorgaans een goede werksfeer nastreven. De kandidate heeft een vlotte communicatiestijl. Ze hecht Dienstverlening 7 veel belang aan een professionele en doorgedreven dienstverlening. Petra neemt haar werk meestal ernstig en legt de nodige Engagement en betrokkenheid 6 verantwoordelijkheid aan de dag. Ze is bereid initiatieven te nemen, maar dan moet ze eerst de werkmethodes onder de knie hebben. Ze is minder vernieuwend in haar aanpak. De kandidate heeft zich voldoende geïnformeerd, maar had Motivatie 4 zeker nog meer kunnen doen. In haar houding is ze voldoende betrokken en gemotiveerd tijdens de selectieprocedure.