Directiesecretariaat

Transcriptie

1 DIENSTENCENTRUM SINT GERARDUS DIEPENBEEK 4.1. Organisatiestructuur: functieprofielen 4.1./422 Directiesecretariaat Beoordeeld door: de algemeen directeur Goedgekeurd door: het directieteam op Geldig vanaf: Tot en met: Directiesecretariaat 1 Functiedoel Het directiesecretariaat is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de algemeen directeur, directieleden en het diensthoofd van de administratieve dienst in de dagelijkse werkorganisatie. 2 Positie of plaats in de organisatie Het directiesecretariaat legt verantwoording af aan het diensthoofd van de administratieve dienst en maakt deel uit van de administratieve dienst. 3 Kwalificatievereisten of gelijkwaardig niveau Bachelorniveau met liefst ervaring in een soortgelijke functie. 4.1./422 Directiesecretariaat Blz. 1 van 6 Geldig vanaf

2 4 Resultaten en taakomschrijving Resultaat 1: ontvangen en filteren van post, e mails, faxen, telefoons en zorgen voor de opvolging ervan. Taken bij resultaat 1 Correcte overdracht van informatie: zorgen dat de juiste informatie bij de juiste persoon terecht komt. Opvolging van uit te voeren taken (waken over deadlines). Resultaat 2: uitvoeren van een aantal administratieve taken als ondersteuning van directie en diensthoofd administratieve dienst. Taken bij resultaat 2 Correcte en verzorgde opstelling en afhandeling van correspondentie, documenten, verslagen Beheer van lopende zaken: waken over het tijdig indienen van de gevraagde informatie. Correct klassement en archivering. Beheer van de agenda van de algemeen directeur en van de reserveringen van de vergaderzalen. Praktische afspraken afhandelen voor ontvangst van bezoekers (bespreking ontvangstlokaal, bestelling koffie, frisdrank, e.d. in de keuken, enz.). Resultaat 3: indienen en opvolgen van projecten. Taken bij resultaat 3 Waken over de deadline van indiening. Verzamelen van documentatie en offerte. Opvolging: versturen van facturen, dankbrieven, enz. Resultaat 4: realisatie van het administratief jaarverslag. Taken bij resultaat 4 Verzamelen van informatie zowel met betrekking tot de eigen werking als informatie vzw Stijn (strategierapport). Correcte verwerking van ontvangen informatie. Overleg met de redactieraad. Verspreiding van het jaarverslag. Voorbereiding van de jaarvergadering van de vzw en afhandeling van de administratieve formaliteiten bij de neerlegging van het jaarverslag bij de rechtbank en publicatie in het Belgisch Staatsblad. Resultaat 5: indiening en opvolging van dossiers: VIPA dossiers, erkenningsdossier Taken bij resultaat 5 Verzamelen van de nodige documenten. Tijdige indiening en opvolging. 4.1./422 Directiesecretariaat Blz. 2 van 6 Geldig vanaf

3 5 Beschrijving kerncompetenties vzw Stijn Competentie 1: respectvol en hartelijk omgaan met personen met (of zonder) handicap Op een gelijkwaardige manier omgaan met personen (met een handicap): zorggebruikers, collega s... Open staan voor contact met personen met een handicap en hun sociaal netwerk. De rechten en de waardigheid van de personen met een handicap respecteren. Positief ingesteld zijn ten opzichte van anderen. Indicatoren bij competentie 1 Neemt een zeer open houding aan in contacten met personen met een handicap en hun sociaal netwerk, wat anderen stimuleert een gelijkaardige houding aan te nemen. Maakt totaal geen onderscheid tussen personen met of zonder handicap, voelt zich evenwaardig aan de persoon met een handicap. Bekijkt in elke situatie hoe hij maximaal kan rekening houden met de eigenheid van personen met een handicap, met diens verwachtingen en wensen, en handelt hiernaar. Staat open voor vertrouwelijke en persoonlijke informatie, behandelt deze met respect en is hierin een voorbeeld voor anderen. Is erg hartelijk en heeft een aanstekelijk enthousiasme, zelfs in moeilijke situaties. Competentie 2: hartelijk en geëngageerd zijn Je job met hart en ziel uitvoeren. Gedreven zijn, voorstellen doen, initiatieven nemen. Taken opnemen in plaats van ze te laten liggen voor anderen en ze volledig en met volle inzet uitvoeren. Indicatoren bij competentie 2 Is sociaal vaardig en erg vriendelijk, wat aanstekelijk en uitnodigend werkt ten aanzien van anderen. Contacten met anderen verlopen vlot en spontaan. Verschijnt zelfs onder sociale druk of werkdruk erg enthousiast op het werk. Vindt de juiste balans tussen zelfzorg en overname. Heeft een juiste voeling voor de signalen van de zorggebruiker, gaat hier gepast mee om. Voert taken correct en met volle inzet uit en neemt spontaan initiatieven op elk niveau. Competentie 3: open communicatie Gepast met elkaar communiceren over goede en lastige zaken, ook over gevoelens, ongeacht het thema of de gesprekspartner. Indicatoren competentie 3 Luistert actief, ook naar moeilijke boodschappen. Toont interesse, stelt vragen. Spreekt niet over anderen en brengt het op een constructieve manier ter sprake wanneer anderen dit doen. Bemiddelt en brengt moeilijke boodschappen over op een rustige, natuurlijke manier. Ziet feedback als een opbouwende stimulans in de werking: gaat ermee aan de slag. Creëert een sfeer waarin collega s elkaar openlijk informatie vragen en geven. Uit zijn mening of gevoel correct; kan op een bondige manier de essentie perfect weergeven. Is hierin een voorbeeld voor anderen. Observeert de andere grondig en stelt vragen om te weten welke boodschap de ander wil overbrengen. Checkt de eigen interpretatie en die van de anderen. 4.1./422 Directiesecretariaat Blz. 3 van 6 Geldig vanaf

4 Competentie 4: betrouwbaar en integer zijn Doen wat je zegt en zeggen wat je doet. In eer en geweten handelen. De werkelijkheid, inclusief de risico's en minder mooie kanten, correct weergeven. Zich houden aan de algemene en professionele gedragsnormen en aan de missie en visie van vzw Stijn. Verantwoordelijkheid nemen voor het eigen handelen. Het vertrouwen van zorggebruikers, van collega's en van vzw Stijn waard zijn. Indicatoren bij competentie 4 Geeft informatie die precies en gepersonaliseerd is. Houdt zich stipt aan gemaakte afspraken en komt na wat hij beloofd heeft. Houdt vertrouwelijke informatie zorgvuldig voor zich en hanteert deze informatie correct en enkel wanneer nodig. Gaat positief en constructief om met de gevolgen van eigen fouten. 4.1./422 Directiesecretariaat Blz. 4 van 6 Geldig vanaf

5 6 Beschrijving van specifieke competenties voor deze functie Competentie 1: zelfstandig Zelf denken en iets ondernemen, met minimale ondersteuning van anderen, waarbij men een goed resultaat haalt. Kunnen beoordelen in welke situaties al dan niet zelf kan beslist worden. Zichzelf ontwikkelen om kwaliteit te leveren. Indicatoren bij competentie 1 Kan moeilijke situaties vlot en autonoom aan. Handelt ze correct af. Werpt zich ten volle op taken en problemen; ziet hierin telkens een uitdaging. Kan zonder hulp taken uitvoeren en beslissen. Gaat soepel om met de grenzen van de eigen bevoegdheid; kan bv. bij afwezigheid van leidinggevende de dienst verzekeren. Formuleert uitdagende doelen voor zichzelf en haalt ze ook. Competentie 2: nauwkeurig De details verzorgen bij het uitvoeren van taken. Nakijken of alles klopt en goed afgewerkt is. Indicatoren bij competentie 2 - Levert een foutloos kwaliteitsproduct af, tot in de puntjes verzorgd. - Houdt zich stipt aan de gemaakte afspraken en regels en kaart aan wanneer deze voor verbetering vatbaar zouden zijn. - Controleert het werk tot in detail zodat anderen erop kunnen vertrouwen dat de taak perfect is afgewerkt. - Werkt een taak of opdracht zorgvuldig af volgens de kwaliteitsnormen en binnen de gegeven termijn. - Blijft ook onder tijdsdruk oog hebben voor detail, zonder het geheel uit het oog te verliezen. Competentie 3: flexibel De eigen gedragsstijl veranderen om een gesteld doel te bereiken. Soepel zijn in werktijden en benaderingswijze. Indicatoren bij competentie 3 - Is in staat snel en spontaan over te schakelen van de ene stijl, benaderingswijze of aanpak naar de andere. - Is breeddenkend: neemt het takenpakket maximaal op, zelfs ruimere taken zonder taken van andere disciplines over te nemen. - Vervangt probleemloos collega s indien nodig en oefent tijdelijk ook functies uit van een ander niveau. Heeft geen probleem met overuren buiten het normale werkregime. - Blijft steeds efficiënt werken in onverwachte situaties en bij nieuwe ontwikkelingen; ze betekenen een uitdaging. Competentie 4: schriftelijke en mondelinge communicatie Feiten, ideeën en meningen in begrijpelijke, bondige en correcte taal verduidelijken aan anderen, zowel schriftelijk als mondeling. Indicatoren bij competentie 4 Brengt zelf complexe boodschappen vlot en duidelijk over, zowel schriftelijk als mondeling. De communicatiestijl blijft to the point in moeilijke omstandigheden. Beheerst de Nederlandse taal perfect; maakt haast nooit taal of spelfouten. Heeft een aantrekkelijke en motiverende stijl van communiceren in structuur en opbouw van teksten, zowel naar vorm als inhoud. Geeft op een bondige manier de essentie perfect weer. Vermijdt onnodige uitweidingen. Past het taalgebruik perfect aan naar gesprekspartner, doelgroep of situatie; spreekt of schrijft de taal van de luisteraar/lezer en licht vakjargon toe. 4.1./422 Directiesecretariaat Blz. 5 van 6 Geldig vanaf

6 Competentie 5: methodisch en systematisch werken Op een efficiënte manier doelen en prioriteiten bepalen. Het werk plannen en organiseren door nodige tijd, acties en middelen aan te geven om bepaalde doelen te kunnen bereiken. De planning en de uitvoering ervan bijsturen indien nodig. Indicatoren bij competentie 5 - Neemt de juiste tijd om de opdracht of het probleem grondig te analyseren alvorens actie te ondernemen. - Stelt prioriteiten en verliest details en het groter geheel hierbij niet uit het oog. - Heeft een perfect oog voor timing en haalt de deadline. Stelt werkschema s duidelijk op en voert ze uit volgens plan. - Ontwikkelt methodes om te anticiperen op onvoorziene omstandigheden. 4.1./422 Directiesecretariaat Blz. 6 van 6 Geldig vanaf