Deel 3 Begroting en realisatie

Transcriptie

1

2 Deel 3 Begroting en realisatie In dit hoofdstuk wordt het begrotingsproces en het toezicht op de realisatie en administratie beschreven. Het hoofdstuk bestaat uit de verschillende onderwerpen die hierbij van belang zijn. 3.1 Begroting en meerjarenbegroting De regio werkt met een gedetailleerde begroting met activiteitenplan voor het uitvoeringsjaar en een meerjarenbegroting voor de vier jaren erna met daarin de ontwikkeling van de financiën. Beiden worden jaarlijks in de Regioraad gepresenteerd. Elk jaar wordt er één jaar toegevoegd en vervalt het afgeronde jaar. De meerjarenbegroting wordt opgesteld onder aanname van een gematigde jaarlijkse prijsstijging van 2% per jaar waarbij eventuele aanvullende informatie van CBS wordt gebruikt om dit percentage eventueel aan te passen. De regioraad stelt in het voorjaar de begroting voor het uitvoeringsjaar en de voorlopige begroting voor het jaar erna vast zodat voldaan kan worden aan artikel A25.4 van de statuten van de KNZB en B16.2 van het huishoudelijk reglement van de KNZB. De meerjaren begroting voor de laatste drie jaren zijn meer informatief. Het geeft een beeld van de ontwikkeling van de financiën bij ongewijzigd beleid. Dit deel van de meerjarenbegroting wordt niet vastgesteld door de Regioraad tijdens de behandeling. Wel kan de regioraad natuurlijk verzoeken een andere ontwikkeling van de begroting uit te laten werken door het regiobestuur op basis van door de Regioraad te stellen prioriteiten. De vastgestelde begroting voor het volgende jaar wordt vervolgens in het najaar in detail uitgewerkt door de commissies en werkgroepen tot het activiteitenplan voor het jaar erna en door de regio penningmeester omgezet naar de detailbegroting voor het jaar erna die in de Regioraad een jaar later wordt vastgesteld. 3.2 Uitvoering van de begroting De regiopenningmeester en de sporttakpenningmeesters zijn samen verantwoordelijk voor het financieel begeleiden van de activiteiten in de regio. Zij zorgen voor het betaalbaar stellen van declaraties en facturen en het vooraf coördineren van de declareerbare uitgaven. Hierdoor wordt ervoor gezorgd dat er geen verassingen ontstaan in de realisatie van de begroting. Door elk kwartaal een overzicht van de verwerkte mutaties per kostenplaats per grootboekrekening beschikbaar te stellen wordt inzicht gegeven in de verwerking van declaraties, facturen en depotdoorbelastingen. Hiermee is het mogelijk voor de penningmeesters om controle uit te voeren op de juistheid en volledigheid van het deel van de administratie waarin hun activiteiten worden vastgelegd. 2

3 Bij voorkeur twee maal per jaar (na 6 maanden en in februari) bespreekt de regio penningmeester de financiën met de commissie penningmeesters. In februari wordt ook gesproken over het jaarverslag, de begroting en de meerjarenbegroting. 3.3 Rapportages Er zijn verschillende soorten rapportages beschikbaar die op aanvraag kunnen worden verstrekt door het bondsbureau. Deze rapportages staan hieronder vermeldt. 1. Mutaties per kostenplaats per grootboekrekening van inkomsten en uitgaven. 2. Mutaties van balans grootboeken. 3. Totaaloverzicht per kostenplaats. 4. De balans. 5. Totaaloverzicht mutaties per kostenplaats per grootboekrekening Rapportages die periodiek worden verstrekt aan de regiopenningmeester Maandelijks een overzicht van de balans en het totaaloverzicht per kostenplaats per grootboekrekening. Na afloop van elk kwartaal het totaaloverzicht van alle mutaties per kostenplaats per grootboekrekening. In aanvulling hierop wordt het overzicht van het 4 e kwartaal al verzonden op de laatste werkdag van het bondsbureau in december zodat dit voor 7 januari kan worden gecontroleerd op fouten. Jaarlijks alle stukken benodigd voor de jaarafsluiting Rapportages die periodiek worden verstrekt aan de commissie penningmeesters Na afloop van elk kwartaal een overzicht van de Mutaties per kostenplaats per grootboekrekening van de inkomsten en uitgaven. In aanvulling hierop wordt het overzicht van het 4 e kwartaal al verzonden op de laatste werkdag van het bondsbureau in december zodat dit voor 7 januari kan worden gecontroleerd op fouten. Na afloop van elk kwartaal een overzicht van de totalen per kostenplaats per grootboekrekening. Jaarlijks de balans en het totaaloverzicht per kostenplaats per grootboekrekening. 3

4 3.4 Samenvatting van de control maatregelen Door het vastleggen van de AO wordt een aantal control maatregelen genomen. Deze maatregelen moeten garanderen dat de administratie van de regio uiteindelijk met een getrouw beeld kan worden verantwoord. Dit is noodzakelijk zodat de Regioraad decharge kan verlenen aan het regiobestuur en het bondsbestuur voor het gevoerde (financieel) beleid van de regio. Control maatregelen zijn: 1. De opzet van de administratie is beschreven a. Welke kostenplaatsen er zijn en waarvoor zij worden gebruikt. b. Welke grootboekrekeningen voor inkomsten en uitgaven worden gebruikt en welke uitgaven en ontvangsten hierop worden geboekt. c. Dat de regiopenningmeester beslist in het geval van twijfel over de te gebruiken codering. 2. Bevoegdheden zijn vastgelegd. a. Wie mag welke soorten van uitgaven autoriseren. b. Waaruit bestaat de autorisatie en de controle. c. Wijzigen van bevoegde personen met controle systeem. d. Hoe zien de declaraties er uit en welke bewijsvoering is benodigd. 3. Contoleren van de gestelde mutaties is geregeld. a. Door de beschikbaarstelling van rapportages over de mutaties zodat de indienende partij kan controleren op volledigheid en juistheid van de administratie. b. Doordat periodiek de regio penningmeester spreekt met de commissiepenningmeesters over de financiën. c. Door maandelijks rapportages beschikbaar te stellen aan de regiopenningmeester zodat hij deze kan bespreken in het bestuur. 4. Het uiteindelijk toezicht vastgelegd in de statuten en het huishoudelijk reglement bij de Regioraad is ingeregeld. 5. Het juist uitvoeren van de feitelijke betalingen is zeker gesteld door gebruik te maken van het gestandaardiseerde betaalproces binnen het bondsbureau van de KNZB met de daarvoor centraal vastgestelde control maatregelen. 4

5 Deel 4 formulieren Hieronder is het overzicht opgenomen van formulieren in gebruik binnen de regio West. Er zijn algemene formulieren en sport specifieke formulieren. De formulieren worden als losse bestanden beschikbaar gesteld. 4.1 Formulieren voor algemene uitgaven en inkomsten 1a-ALG Depotbelastingen voor algemene inkomsten 1c-ALG Depotbelastingen voor administratieve boetes 2a-ALG Algemene reiskosten 2b-ALG Diverse algemene kosten 4.2 Formulieren voor Regiobestuur uitgaven 2a-RB Reiskosten regiobestuur 2b-RB Diverse kosten regiobestuur 4.3 Formulieren voor wedstrijdzwemmen 1b-ZW Depotbelastingen voor wedstrijdzwemactiviteiten 1c-ZW Depotbelastingen voor boetes wedstrijdzwemmen 2a-ZW Reiskosten voor wedstrijdzwemmen 2b-ZW Diverse kosten voor wedstrijdzwemmen 3-ZW Uitgaven en ontvangsten voor wedstrijden en evenementen wedstrijdzwemmen 4-ZW Uitgaven in het kader van officialopleidingen wedstrijdzwemmen 5-ZW Verzamelopgave reiskosten officialopleiding wedstrijdzwemmen 4.4 Formulieren voor waterpolo 1b-WP Depotbelastingen voor activiteiten waterpolo 1c-WP Depotbelastingen voor boetes waterpolo 2a-WP Reiskosten voor waterpolo 2b-WP Diverse kosten voor waterpolo 3-WP Uitgaven en ontvangsten voor wedstrijden en evenementen waterpolo 4-WP Uitgaven in het kader van officialopleidingen waterpolo 4.5 Formulieren voor synchroonzwemmen 1b-SYN Depotbelastingen voor activiteiten synchroonzwemmen 1c-SYN Depotbelastingen voor boetes synchroonzwemmen 2a-SYN Reiskosten voor synchroonzwemmen 2b-SYN Diverse kosten voor synchroonzwemmen 3-SYN Uitgaven en ontvangsten voor wedstrijden en evenementen synchroonzwemmen 4-SYN Uitgaven in het kader van officialopleidingen synchroonzwemmen 5

6 4.5 Formulieren voor schoonspringen 1b-SPR Depotbelastingen voor activiteiten schoonspringen 1c-SPR Depotbelastingen voor boetes schoonspringen 2a-SPR Reiskosten voor schoonspringen 2b-SPR Diverse kosten voor schoonspringen 3-SPR Uitgaven en ontvangsten voor wedstrijden en evenementen schoonspringen 4-SPR Uitgaven in het kader van officialopleidingen schoonspringen 6

7 Deel 5 overzicht penningmeesters In de regio West zijn er 5 penningmeesters. De Regiopenningmeester: Gerard Taal - gerard_betty@ziggo.nl telefoonnummer , De commissie penningmeester wedstrijdzwemmen voor de zwemcommissie en de werkgroepen binnen het wedstrijdzwemmen: Paul Chaudron - pchaudron1@kpnplanet.nl telefoonnummer De commissie penningmeester waterpolo voor de waterpolocommissie, de werkgroepen waterpolo, de waterpolocompetitieleider en de tuchtrechters bij uitspraken waterpolo: Frank de Vreede - penningmeester.district4@gmail.com telefoonnummer ; De commissie penningmeester synchroonzwemmen voor de Synchroonzwemcommissie en werkgroepen: Rowenna Tiggeloven - rowenna.tiggeloven@hotmail.com telefoonnummer De commissie penningmeester schoonspringen voor de schoonspringcommissie: Henk Delwel henkdelwel@schoonspringen.org telefoon