Aan de Standhouders van de StucVakdag. Beurs ABC StucVakdag 26 oktober. Belangrijke punten: ABC

Transcriptie

1 Aan de Standhouders van de StucVakdag. In afwijking met eerdere door NOA georganiseerde dagen wordt de StucVakdag in het NBC Congrescentrum georganiseerd. Dit houdt uiteraard in dat de huisregels van NBC dienen te worden nageleefd. We hebben die regels aangevuld met specifiek op de StucVakdag betrekking hebbende informatie. Versie Beurs ABC StucVakdag 26 oktober Belangrijke punten: Informeer u over de mogelijkheden van de Polystretchstands. (Zie Standbouw door NOA-NBC verzorgd.) Zorg tijdig voor de aanlevering van uw drukwerkbestand. Bij te laat aanleveren worden spoedkosten in rekening gebracht. (Zie drukwerkbestand.) In deze huisregels staat informatie over het aanleveren, opslaan en retour zenden van goederen voor uw stand. (Zie Goederen.) Let op de Afbreek- en Opbouwtijden (Zie aldaar) Overige vragen: NOA Rob van Boxtel Specifieke vragen over NBC: Karen Nederhoff ABC Activiteiten buiten de stand Activiteiten buiten de stand zijn niet toegestaan. Bijvoorbeeld niet flyeren op de beursvloer. Tenzij de activiteiten vooraf aan NOA bekend zijn gemaakt en schriftelijk goedgekeurd. Afvalverwerking U dient zelf zorg te dragen voor afvoer van het afval van uw stand. Dit geldt tevens voor drukwerk en dozen. Indien dit niet gebeurt, zullen hiervoor kosten in rekening worden gebracht. Afbreektijden Afbouw zal plaatsvinden op de dag zelf tussen 20:00 en 21:00 uur. Indien dit buiten die afgesproken tijden plaatsvindt behouden wij het recht om extra personele kosten aan u door te belasten. Beveiliging Laat geen waardevolle spullen, zoals laptops, onbeheerd achter op uw stand. Het NBC is in het pand uitgerust met een CCV camerasysteem. Dit ter bescherming van uw en onze eigendommen. Bij diefstal wordt altijd aangifte gedaan. Indien u beveiliging wilt inhuren, is dit uitsluitend en alleen via het NBC te bestellen. Brandweer & veiligheidsvoorschriften Alle uitgangen, doorgangen, gangpaden, nooduitgangen, trappen etc. mogen op geen enkele wijze geheel of gedeeltelijk worden versperd. Alle brandblusmiddelen, brandkranen, afsluitpunten moeten steeds zichtbaar en direct bereikbaar blijven. Het is verboden in de gebouwen motorvoertuigen te exposeren, tenzij de brandstoftank geheel of vrijwel geheel leeg is en de accuklemmen niet aan de 1

2 accu verbonden zijn. De deelnemer is verplicht alle aanwijzingen door het NBC en/of brandweer onverwijld op te volgen*. Catering De volledige catering, tijdens het evenement, wordt verzorgd door NOA / NBC. Volgens de Drank- en Horeca wet is het NBC vergunninghouder voor het verstrekken van etenswaren en het schenken van dranken binnen het NBC. Het is deelnemers niet toegestaan binnen het NBC cateringfaciliteiten / producten te verlenen, te laten verstrekken of te laten afleveren. Alle externe catering zullen wij laten retourneren. Indien een standhouder om moverende redenen externe partijen wenst in te zetten dan is dit alleen toegestaan na schriftelijke toestemming. Aanvullende voorwaarden, waaronder uitkoopprovisie, zullen hierop van toepassing zijn. Drukwerkbestand U dient voor de polystretchstands een drukwerkbestand aan de standbouwer Bridge te leveren voor 9 oktober 13:00 uur. Dit bestand is nodig om de banner van uw stand te maken. U kunt dit drukwerkbestand door uw eigen DTP-er laten maken. (Zie bijlage onderaan in dit document.) Als de standbouwer Bridge dit drukwerkbestand dient te maken dient u voor 25 september 13:00 uur de gegevens daarvoor aanleveren aan Bridge. (Zie bijlage onderaan in dit document. Indien u te laat bent zal dit leiden tot spoedkosten. Bridge Event Facilities uit Schijndel Tel.: info@bridge-ef.com Elektriciteit Iedere stand(plaats) krijgt een stroompunt. NB: Het NBC levert stroom op basis van de aanwezige stroom voorzieningen. Indien men meer stroom nodig heeft dan dat er aanwezig is zal dit met behulp van een extern aggregaat kunnen worden aangevuld. Kosten hiervan zullen voor rekening van de gebruiker komen. Goederen Het NBC neemt graag goederen en materialen voor uw evenement in ontvangst. Ook kan NBC medewerking verlenen als er goedern van u later worden opgehaald. Let daarbij op onderstaande voorwaarden. Goederen leveren Alleen gesloten verpakkingen worden door NBC in ontvangst genomen. Goederen mogen uitsluitend 48 uur voor aanvang van het evenement afgeleverd worden. NB. Het NBC zal ondertekenen voor het ontvangst van het aantal colli, maar zal nimmer aansprakelijk kunnen worden gesteld voor de inhoud ervan. Het NBC neemt alleen goederen in ontvangst die voorzien zijn van: - De naam van het evenement: StucVakdag, de datum: 26/10/2017 en het evenementnummer: Voor wie de goederen bestemd zijn (bijv. standhouder, standnummer). - Contactgegevens van de afzender. - Contactpersoon van het NBC: Karen Nederhoff. Goederen retour Goederen dienen binnen 14 dagen opgehaald te zijn. Indien dit niet het geval is zullen de goederen door het NBC worden vernietigd. NB. Het NBC zal ondertekenen voor het retourneren van het aantal colli, maar zal nimmer aansprakelijk kunnen worden gesteld voor de inhoud ervan. De goederen dienen door de afzender voorzien te zijn van: - Adres en naam voor wie de goederen bestemd zijn. - Het evenementnummer en naam evenement. - Contactgegevens van de afzender. 2

3 Handhaving orde Het NBC bepaalt te allen tijde de voorschriften voor handhaving van de orde binnen de gebouwen en op het terrein. Indien de huurder/standhouder niet aan de voorschriften houdt kan dit leiden tot ontruiming of afsluiting van de stand. Internet Zie Wifi Logo Zie bijlage Meubilair Zie webshop Niet toegestane expositiegoederen Licht ontvlambare stoffen, licht ontplofbare stoffen, gassen, stralingsgevaarlijke stoffen en andere als gevaarlijke goederen aan te merken artikelen zijn niet als expositieartikel toegelaten. Expositiegoederen die hinderlijk of gevaarlijk zijn door geluid, lichtuitstraling of geur zijn niet toegelaten. De grens voor geluid ligt voor wat betreft het volume op 65 db(a) op een afstand van 1 meter. Opbouw U kunt laden en lossen aan de achterzijde van het NBC (Iepenhoeve) bij laad- en losdeur 6. Het is niet toegestaan te laden/lossen bij een andere deur. Na het lossen dient u uw auto direct elders te parkeren. Inrichting van de Polystretch stands kan plaatsvinden vanaf 9:30 tot 13:00 uur. Opbouw van stands complexe uniforme of houtbouwstands op gehuurde 4 x 3 m2 vloervakken kan plaatsvinden van eerder aanvangen. Opbouw en afbraak van complexe uniforme of houtbouwstands op gehuurde 4 x 3 m2 vloervakken kan eerder aanvangen. De vloer dient zowel ter plaatse van de stand als de benodigde werkruimte rond de stand gedurende de opbouwperiode beschermd te worden door middel van hardboardplaten, tapijttegels of plastic. Deze dienen na het gereed komen van de stand door u afgevoerd dienen te worden. Evt. extra / andere vloerbedekking t.b.v. stands mag niet rechtstreeks gefixeerd worden m.b.v. dubbelzijdig tape. Indien u iets op de grond wil bevestigen, verzoeken wij u eerst contact op te nemen met de organisatie. Ten behoeve van eigen standbouw is het standhouders niet toegestaan vloeren, wanden, daken of andere delen van het gebouw te beschadigen door middel van spijkers, schroeven, lijm, verf, plakband of andere bevestigingsmaterialen. Stands, standpanelen en/of standonderdelen dienen vrijstaand geconstrueerd te worden en vóóraf geschilderd te zijn. Schade voortvloeiend uit standbouw komt voor rekening van de standhouder*. Parkeren U kunt uw auto gratis parkeren op één van de 1200 parkeerplaatsen rondom het NBC. Het is een openbaar parkeerterrein waar geen (camera)beveiliging aanwezig is. Wij raden het af waardevolle spullen in uw auto achter te laten. 3

4 Posters en andere materialen ophangen Het is niet mogelijk om posters of andere voorwerpen op te hangen aan de Polystretch wanden van de stand. Schademeldingen Deze dienen gemeld te worden bij de receptie van het NBC. De schade wordt verhaald op de veroorzaker van de schade. Schoonmaak Het NBC draagt zorg voor het regelmatig schoonmaak van het gebouw; zijnde de entree, zalen, algemene ruimten tussen de stands. Na de opbouw zal er een schoonmaak plaatsvinden van de algemene ruimten tussen de stands voor aanvang. Bij buitensporige vervuiling zullen de extra gemaakte kosten voor schoonmaak in rekening worden gebracht aan de vervuiler. Standhouders dienen zelf zorg te dragen voor de schoonmaak van hun stand en standmaterialen. Standbouw door NOA-NBC verzorgd U kunt bij ons Polystretch stands met verschillende beursoppervlakte huren. Binnenkort op deze pagina een link naar de omschrijving van deze stands. Er ligt geen aparte vloerbedekking in deze stand omdat de aanwezige vloerbedekking in de Event Hall en Grand Hall in uitstekende staat is. Stands eigen bouw Er zijn alleen standvlakken van 24 m2 te verkrijgen die u zelf dient in te richten. (Zie opbouw) Stand uitlijnen De uitlijning van alle stands wordt door NOA-NBC verzorgd Standhouders hebben een vaste stand(plek) met een bepaalde beursoppervlakte. Deze is vastgelegd op plattegrond. Standhouders mogen deze m2 niet overschrijden / niet buiten deze m2 artikelen, promomateriaal e.d. plaatsen. Transportmiddelen Alleen het gebruik van transportmiddelen waarvan de banden geen sporen achterlaten zijn toegestaan in het NBC. Wanneer u auto s en/of motoren wilt plaatsen op de beurs is dit mogelijk op eigen risico. U dient de sleutel in te leveren bij de receptie en de auto en/of motor moet weinig brandstof bevatten. U bent zelf verantwoordelijk voor vet- en olievlekken op de vloerbedekking. De kosten van eventuele schade komen voor rekening van de betreffende standhouder. Het gebruik van elektrische pompwagens is verboden. De elektrische aangedreven wagens/karren mogen alleen gebruikt worden als transportmiddel van goederen en niet voor personen. Transportmiddelen dienen voorzien te zijn van non-marking banden. Vorkheftrucks van derden zijn binnen niet toegestaan en zijn ook niet standaard aanwezig. Uiteraard is het mogelijk een vorkheftruck via het NBC in te huren. Verzekering Stands, het standbouwmateriaal, de expositiegoederen en het emballagemateriaal bevinden zich in het NBC voor rekening en risico van de standhouders. Standhouders zijn verplicht hun stands, het standbouwmateriaal, de expositiegoederen en het emballagemateriaal zelf rechtstreeks te verzekeren tegen zowel wettelijke aansprakelijkheid als schade, diefstal e.d. voor de duur van de expositie, alsmede tijdens de op- en afbouwperiode. 4

5 Webshop Standmeubilair is te bestellen in de webshop van NBC In de webshop bestelde goederen/materialen dienen 100% op voorhand per bank betaald te zijn aan het NBC. Wifi / Internet / Glasvezel Het NBC beschikt over twee separate glasvezel verbindingen, één van 100 MB voor ons openbare netwerk en één van 1000 MB waarmee wij verschillende verbindingen met het internet tot stand kunnen brengen. Om te allen tijde een betrouwbare verbinding te kunnen garanderen heeft het NBC gekozen voor verschillende providers. Er is voor de StucVakdag een eigen netwerk (bandbreedte 100 Mb), met een wachtwoord. Deze service monitoren wij volledig en bij calamiteiten is er een telefonische helpdesk beschikbaar die eventuele problemen met de verbinding zal oplossen. Individuele problemen met laptops, computers, IPad s en dergelijke worden (indien mogelijk) door onze medewerkers opgelost. Er is geen gespecialiseerde IT-er aanwezig. Indien u een andere internetverbinding wenst (glasvezel) dan kan voor de mogelijkheden daartoe informatie ingewonnen worden bij NBC. 5

6 Bijlage Aanleverspecificaties drukwerk - Banner x 1.500m (b x h) Deze tekst is aangeleverd door Bridge en bestemd voor bedrijven met een Polystretch stand. Deadline aanleveren drukwerkbestanden: 9 oktober 2017 voor 13:00u Aanleverspecificaties drukwerk: Bestanden per stuk aanleveren in PDF Bestanden aanleveren formaat 1 op 1 Afloop rondom 10mm (voor drukwerk van x 1.500m (b x h), dient een drukwerkbestand van x 1.520m (b x h) te worden aangeleverd) Geen snijlijnen en- tekens toepassen De resolutie dient voor een optimale kwaliteit 150 DPI te zijn Teksten omzetten naar contouren/outlines Bestanden dienen in CMYK kleuren aangeleverd te worden geen PMS Boven en onder 9 cm vrijhouden van tekst en afbeeldingen i.v.m. de tunnelzoom bevestiging Bestandsnaam als volgt aanleveren: NOA_Standnummer_Standhouder.pdf > Voorbeeld: NOA 99 KarelseAfbouwmaterialen.pdf Bestanden aanleveren via adres is: printwerk@bridge-ef.com 6

7 Spoedkosten Heeft u het drukwerkbestand niet tijdig en/of volgens de gestelde aanleverspecificatie aangeleverd, dan wordt minimaal 40,00 excl. BTW aan spoedkosten in rekening gebracht. Indien het drukwerkbestand niet binnen 5 werkdagen na de gestelde deadline of volgens de gestelde aanleverspecificaties is aangeleverd, dan worden aanvullende spoedkosten in rekening gebracht. Aanvullende informatie Afloop Rondom het drukwerk dient 10mm afloop te worden opgenomen. Deze afloop wordt na het drukken van het drukwerk afgesneden, zodat een optimale kwaliteit aan afwerking kan worden gewaarborgd. Snijlijnen & snijtekens De drukker werkt niet met snijlijnen en snijtekens. Wanneer deze wel in het drukwerkbestand worden opgenomen, dan zijn deze op het drukwerk zichtbaar. Optimale kwaliteit: Hoge kwaliteit: Minimale kwaliteit: 150 DPI 100 DPI 75 DPI Kleur-profiel De drukker werkt met CMKY kleurprofielen. Indien het kleurprofiel PMS wordt toegepast kunnen kleurverschillen ontstaan bij het omzetten van PMS naar CMKY. DTP werkzaamheden Hebt u zelf niet de middelen of contacten voor het opmaken van uw drukwerkbestand, dan kan onze externe DTP er uw drukwerkbestand opmaken. Onze DTP er werkt op basis van nacalculatie met een uurtarief van 75,00 excl. BTW. Ter indicatie, het opmaken van een drukwerkbestand met uw logo neemt gemiddeld genomen een half uur tijd in beslag. Deadline aanvragen drukwerkbestand: 25 september 2017 voor 13:00u 7