Adieu Secretaresse, Hello Assistant

Transcriptie

1 Quadrant Advies Adieu Secretaresse, Hello Assistant Leergang onder begeleiding van Annemarie de Martines Speciaal voor waterschappen De stappen Module 1 kijken naar uw eigen organisatie Module 2 kijken naar andere organisaties en actuele ontwikkelingen (o.a. Het Nieuwe Werken, nieuwe technologieën en hun invloed op (samen) werken, de veranderende rol van de secretaresse) Module 3 social media en Prezi Module 4 opstellen van uw ontwikkelplan secretaresse van de toekomst en presentatie ervan in de groep Module 5 wat is uw rol in dit plan, plus versterken van uw rol Module 6 en nu aan de slag - implementatie van uw ontwikkelplan Resultaten Nieuwe competentieprofielen van de managementondersteuning Het nieuwe takenpakket (op hoofdlijnen) De nieuwe inrichting en organisatie van de managementondersteuning Referentiebezoeken Microsoft Gemeente Oss Quadrant Advies Baarloseweg BK Kessel T M E [email protected] W

2 Waarom deze leergang? Waterschappen Nieuwe Stijl De waterschappen geven steeds meer invulling aan hun nieuwe rol als regionale waterautoriteit. Zij worden regisseur en stimuleren het samenwerken van verschillende partijen in de regio. Zij streven naar een hoog niveau van dienstverlening, waarbij de burger meer centraal komt te staan. De nieuwe rol vraagt om een krachtige, slagvaardige en resultaatgerichte interne organisatie. Het vraagt ook om een herijking van de rol van de managementondersteuning - een belangrijke schakel in de interne organisatie: in hoeverre kunnen we de managementondersteuning efficiënter, slimmer, goedkoper en kwalitatief beter inrichten, zodat zij ook in de toekomst van toegevoegde waarde blijft? Aan de andere kant vragen maatschappelijke en technologische ontwikkelingen om goed werkgeverschap. De toenemende krapte op de arbeidsmarkt maakt het gemakkelijk voor medewerkers om van werkgever te wisselen en voor werkgevers moeilijker om goede medewerkers vast te houden. U zult dan ook moeten investeren in uw managementondersteuning om de talenten binnen te houden dan wel goede secretaresses aan te trekken. Maar ook voorkeuren van werknemers veranderen; steeds minder secretaresses willen fulltime werken en willen ook niet altijd meer op kantoor zijn. Ook dat vraagt om actie van u als waterschap. Tot slot maken de ontwikkelingen op technologisch gebied het mogelijk om op een nieuwe manier te gaan samenwerken. Een manier die beter past bij de huidige tijd, secretaresses meer aanspreekt en in staat stelt het beste uit zichzelf te halen. De trainer De vertaalslag naar de praktijk Wilt u aan de slag binnen uw organisatie met de vernieuwing van de secretariële ondersteuning en haar klaarstomen voor de toekomst? Dan is de leergang van Quadrant Advies iets voor uw organisatie. U gaat zelf kijken naar uw organisatie: hoe is de secretariële ondersteuning georganiseerd? Waar willen we naar toe? Hoe nemen we de technologische en organisatorische ontwikkelingen hierin mee? Hoe gaan we daar komen? In de leergang helpt Quadrant Advies u een plan uit te werken voor een nieuwe secretariële dienstverlening binnen uw organisatie, zijn de deelnemers bijgespijkerd qua vakinhoudelijke kennis en hebben zij een trainingsprogramma op het gebied van persoonlijke ontwikkeling gevolgd. Dit alles in het kader van Het Nieuwe Werken. Het rendement van de leergang wordt nog verder verhoogd wanneer ook secretaresses van gemeenten uit de regio deelnemen. Het nemen van een kijkje in de keuken bij een ander is vaak een eyeopener en geeft energie om het pad van vernieuwing in te gaan. Het leren van elkaar, het delen van kennis en het uitwisselen van ervaringen met secretaresses uit gelijkgestemde organisaties is een belangrijke toegevoegde waarde in onze leergang. Bijkomend voordeel is dat de bijeenkomsten bij de deelnemende organisaties gehouden kunnen worden. Dit scheelt in de kosten, waardoor wij de leergang voor een incompany prijs kunnen aanbieden. Maar natuurlijk kunt u de leergang ook uitsluitend binnen uw eigen gemeente organiseren. Ook dan maken wij u graag een voorstel voor een incompany prijs. 2 Annemarie de Martines is auteur van het boek Adieu Secretaresse, Hello Assistant, over de ontwikkelingen in het secretaressevak. Zij werkte zelf als secretaresse bij de overheid en heeft met Quadrant Advies de nodige ervaring opgedaan met veranderprocessen binnen de overheid. Ook is zij een veelgevraagd spreker voor bijeenkomsten en workshops. Onder de klantenkring van Quadrant Advies vallen onder meer de Gemeente Utrecht, Gemeente Almere, Provincie Noord- Brabant en Provincie Noord-Holland.

3 Waarom deze leergang? Anderen over Quadrant Advies Henk Bergmans, programmamanager Opleidingen, Bureau HRM, Provincie Noord-Brabant: De provincie Noord-Brabant heeft in 2011 Quadrant Advies ingehuurd om een profiel uit te werken voor de secretaresse van de toekomst. Dat profiel geeft een beeld van de veranderingen in het takenpakket van de secretaresse als gevolg van technologische en organisatorische ontwikkelingen. Tevens is Quadrant Advies gevraagd een opleidingsprogramma, dat afgestemd is op die ontwikkelingen, te ontwerpen en te implementeren. Het opleidingsprogramma is gevolgd door een groep van 18 secretaresses van bestuurders en directeuren. Annemarie de Martines heeft deze opdracht in 2011 met succes uitgevoerd. Zij heeft daarbij een goed inzicht getoond in de ontwikkelingen op het vakgebied van de secretaresse. Daarnaast is zij erin geslaagd snel een vertrouwensband op te bouwen met de deelnemende secretaresses. Dat heeft niet alleen te maken met haar uitstekende sociale vaardigheden, maar ook met haar vakkennis. Door die vakkennis is zij snel geaccepteerd als iemand die weet en begrijpt wat er in de praktijk van alledag speelt. Annemarie de Martines heeft door interviews met de deelnemers ook een goede analyse gemaakt van de sterke en zwakke punten van de secretaresses en van de manier waarop het secretariaatswerk is georganiseerd. De positieve ervaringen hebben ertoe geleid dat in 2012 een vervolg-opdracht is verstrekt om een tweede groep secretaresses op te leiden en om een aantal werkprocessen samen met de secretaresses nader onder de loep te nemen en te verbeteren. Lida Luijten, management-assistente UMC St. Radboud, Nijmegen: Ik heb Annemarie leren kennen als een zeer betrokken en ervaren trainer van de workshop adieu secretaresse, hello assistant. Zij gaf deze workshop incompany en heeft écht het talent groepen te enthousiasmeren en motiveren. Zakelijk, duidelijk en bevlogen creëerde Annemarie een veilige omgeving waarin iedereen reageerde en mee discussieerde. Annemarie heeft veel kennis van het onderwerp en weet dit middels visuele middelen op samenhangende wijze uit te leggen. Heb het als een geweldige workshop ervaren. Voor het vervolg op deze workshop beveel ik haar zeker aan! Lydia de Leng, managementassistente Gemeente Almere: Een hele leuke en interessante workshop via de gemeente Almere voor het team Services. Klaar voor het nieuwe werken en oplossingsgericht voor de toekomst. Deelnemers over modules binnen de leergang: Module 2: bedrijfsbezoek Microsoft en Gemeente Oss Leerzaam, verfrissend, goed dat je een andere kijk krijgt. Geeft je inzicht dat er bij jouw organisatie heel wat slagen te maken zijn. Module 3: social media en prezi Heeft een andere kijk gegeven op de mediamogelijkheden. Enthousiast, deskundig en inspirerend. 3

4 Innovatie managementondersteuning Gaat de secretaresse verdwijnen onder invloed van de technologie en nieuwe manieren van werken? Zeker is dat de secretaressefunctie als gevolg van deze ontwikkelingen aan het veranderen is en dat organisaties hun managementondersteuning gaan moderniseren. Onze leergang speelt in op deze veranderingen en brengt u de laatste inzichten. Quadrant brengt u echter nog een stap verder. U gaat concreet aan de slag met al deze informatie en vertaalt deze naar een op maat gemaakt ontwikkelplan voor uw eigen organisatie: hoe ziet de managementondersteuning in 2015 er uit, wat doet zij, wat draagt zij uit en wat is er voor nodig om daar te komen? Dit laatste zowel belicht vanuit de beleidsmatige kant als vanuit de kant van de manager en secretaresse. Aan het einde van de leergang levert u dat de volgende resultaten op: Resultaten leergang Competentieprofielen van de managementondersteuning in de toekomst Het takenpakket van de secretaresse in de toekomst Visie op de nieuwe inrichting en organisatie van de managementondersteuning Overzicht van eventuele trainingsbehoeften Co-creatie 1 1 De leergang is een co-creatie tussen u en Quadrant Advies. Wij delen met u onze vakexpertise, diepgaande kennis van de secretariële arbeidsorganisatie en onze jarenlange ervaring met doorlichtingstrajecten van secretariaten. U bepaalt de mate waarin we co-creëren: U volgt de modules, u doet het ontwikkeltraject zelf U volgt de modules en op bepaalde momenten maakt u gebruik van ons (online) advies U huurt ons in om bepaalde delen van het ontwikkeltraject uit te voeren Of we doen het hele ontwikkeltraject gezamenlijk In ieder geval helpen wij u en zijn wij aanwezig bij de presentatie van uw ontwikkelplan in uw organisatie.

5 MODULE 1 Inventarisatie Hier&Nu U maakt kennis met uw mededeelnemers en u brengt uw eigen casus in die voor u de rode draad vormt tijdens de leergang. Er is gelegenheid uw verwachtingen t.a.v. de leergang te benoemen. Voordat u een nieuwe manier van werken kunt doorvoeren, dient u een duidelijk beeld te krijgen van de huidige situatie binnen uw organisatie. Tijdens deze trainingsdag maken we een eerste begin met de inventarisatie van het Hier&Nu m.b.t. de managementondersteuning binnen uw organisatie. Hiermee legt u de basis voor uw ontwikkelplan. Als huiswerkopdracht gaat u uw organisatie in om de huidige manieren van werken vast te leggen. Dit overzicht stuurt u in en wordt voorzien van feedback. MODULE 2 Het Nieuwe Werken & best practices U gaat op bezoek bij twee organisaties die al werken volgens de principes van Het Nieuwe Werken: Microsoft en de Gemeente Oss. De managementassistentes aldaar vertellen over hun ervaringen tijdens en na de overgang naar een meer eigentijdse manier van werken, welke lessen zij hebben geleerd en wat het hen heeft opgeleverd. MODULE 3 Social media en Prezi In de ochtend staat een training social media op het programma. Aan het einde van de ochtend weet u wat social media zijn, wat zij voor uw organisatie en voor de managementondersteuning kunnen betekenen en bent u in staat een keuze te maken tussen de verschillende media en welke u in uw functie gaat inzetten. De training wordt verzorgd door Anne Raaymakers van Innertalent. In de middag krijgt u een Prezi-training. Prezi wint razendsnel aan populariteit en wordt door velen al gezien als alternatief voor PowerPoint. Deze middag leert u alle basisvaardigheden en aan het einde van de dag bent u in staat een presentatie te maken met Prezi. De training wordt verzorgd door Sharon van den Biggelaar en Linda Lammers van ShareAll. De trainingsdag geeft u veel nieuwe informatie en inzichten die u kunt verwerken in uw ontwikkelplan. Wellicht dat u na deze dag ook de uitdaging aangaat om uw ontwikkelplan in Prezi te presenteren! Voor deze dag zorgt u zelf voor een laptop en separate muis. Wij zorgen voor internetverbinding. Annemarie de Martines geeft u in deze module inzicht in wat er momenteel aan het veranderen is binnen organisaties en welke consequenties dat heeft voor de rol van de secretaresse. Ook de invloed van de technologie op de manier waarop we samenwerken en welke kansen en bedreigingen we zien voor de secretaressefunctie, komen in deze module aan bod. Tevens laten we een aantal online tools en programma s (o.a. SharePoint Workspace) de revue passeren die het werken gemakkelijker maken. 5 Door te vergelijken met andere organisaties wordt helder op welke vlakken uw organisatie zich kan verbeteren. Input die van belang is voor uw ontwikkelplan.

6 MODULE 4 Het ontwikkelplan secretaresse van de toekomst Tijdens de eerste trainingsdag in deze module staan we stil bij de diverse componenten die in uw ontwikkelplan opgenomen moeten worden. Hoe stel je bijvoorbeeld een competentieprofiel op en hoe maak je de vertaalslag naar de eigen organisatie? Ook beantwoorden we de vraag wat we verwachten van de secretaresse in de toekomst qua resultaten en taken maar ook qua houding en gedrag. Tot slot is er op de eerste trainingsdag aandacht voor het schrijven van het plan zelf: hoe zorgt u ervoor dat uw plan krachtig overkomt. Voor de huiswerkopdracht gaat u weer terug naar uw organisatie en verzamelt u de benodigde informatie om een concept ontwikkelplan te kunnen schrijven. U stuurt uw plan in, waarna Annemarie de Martines het voorziet van commentaar, adviezen en tips. Op de tweede trainingsdag presenteert u uw ontwikkelplan aan de groep. Middels intervisie helpen de deelnemers elkaar de eigen plannen verder te perfectioneren. MODULE 5 Empowerment 6 Tijdens deze trainingsdag staat uzelf centraal. Hoe staat u zelf in alle veranderingen die zich momenteel voltrekken? Hoe gaat u om met actuele thema s als persoonlijk leiderschap, resultaatgericht werken, en een balans vinden tussen werk en privé? Hoe laat u dingen gebeuren in plaats van dat ze u overkomen? Onder leiding van Yael van Assendelft (I.K. IDentity) gaat u het belang van uw eigen kracht ervaren en wordt u bewust van manieren om effectiever te zijn in uw doen en laten. Deze zelfkennis zetten we vervolgens ook in om te kijken naar uw eigen rol binnen de nieuwe organisatie, hoe u die vorm kunt geven en kunt versterken. Eventuele trainingsbehoeften op dit gebied worden inzichtelijk gemaakt. Vanuit deze zelfreflectie maken we in het tweede deel van de trainingsdag een vertaalslag naar de praktijk: een overtuigende presentatie van uw ontwikkelplan realiseren doordat u uitgaat van uw eigen kracht. De trainingsdag kan aanleiding zijn om uw ontwikkelplan nog verder aan te scherpen of de presentatie ervan nog eens te oefenen. Als huiswerkopdracht krijgt u daar gelegenheid voor. Uiteraard is Annemarie de Martines standby voor aanvullende adviezen en tips. MODULE 6 En nu aan de slag de implementatie van uw ontwikkelplan Els Verweij, Manager Business Support bij Ernst&Young, vertelt over het traject dat zij de afgelopen twee jaar geleid heeft, waarbij de totale managementondersteuning binnen Nederland is gemoderniseerd. Zij staat stil bij het belang van het hebben van een goed plan, het meekrijgen van medewerkers in de organisatie en het borgen van de vernieuwingen in de praktijk. Zij geeft u een kijkje in de keuken van de lessen die Ernst&Young geleerd heeft en wat het ze heeft opgeleverd. Daarna blikken we alvast vooruit: de daadwerkelijke implementatie van uw ontwikkeltraject. Vanuit haar jarenlange ervaring met verandertrajecten met secretaresses geeft Annemarie de Martines u praktische informatie over de do s en don ts tijdens het implementatieproces. De leergang wordt tijdens deze laatste trainingsdag op een feestelijke wijze afgesloten. Na de leergang helpen wij u op weg met de implementatie door samen met u uw ontwikkelplan aan het management in uw organisatie te presenteren.

7 VOOR WIE BESTEMD Iedereen die aan de slag wil of al stappen gezet heeft met de modernisering van de managementondersteuning in zijn of haar organisatie, zoals o.a Leidinggevenden managementondersteuning Personeelsadviseurs Projectondersteuners Hoofden secretariaat Management- en directieassistenten Office managers Executive assistants Directiesecretaresses VOORWAARDEN VOOR DEELNAME U heeft bij aanvang een concrete casus binnen uw organisatie die u kunt inbrengen. LEERDOELEN Visie op de toekomst van managementondersteuning Kennis doorvertalen naar een ontwikkelplan op maat gemaakt door u en voor uw organisatie Resulterend in: Nieuwe competentieprofielen Nieuw takenpakket Helder beeld van de nieuwe inrichting en organisatie van de managementondersteuning De leergang is opgezet volgens het train de trainer principe, zodat u na de leergang collega s in uw organisatie kunt begeleiden bij hun verandertraject. LOCATIE Nog nader te bepalen. Trainingsdag 1 van module 2 zal op Schiphol plaatsvinden en trainingsdag 2 van diezelfde module zal plaatsvinden in Oss. DATA De eerstvolgende leergang gaat na de zomer van start. Meer informatie over de data ontvangt u bij inschrijving. 7

8 KOSTEN De kosten voor de leergang bedragen 4.200,00 (excl. BTW). Een tweede deelnemer van dezelfde organisatie ontvangt korting en betaalt 2.900,-- (excl. BTW). Deze korting geldt ook voor drie of meer deelnemers van dezelfde organisatie. U krijgt hiervoor : 8 trainingsdagen Een compleet uitgewerkt ontwikkelplan dat op maat is gemaakt voor u Huiswerkbegeleiding en feedback op uw ontwikkelplan Assistentie bij de presentatie van het ontwikkelplan bij u in de organisatie Het boek Adieu Secretaresse, Hello Assistant Diverse cursusmaterialen Certificaat van deelname Mocht u een module willen overslaan, neemt u dan even contact met ons op. Incompany De leergang kan ook incompany verzorgd worden. Hiervoor gelden andere tarieven. Neem contact met ons op voor meer informatie. Algemene voorwaarden Op onze website vindt u onze Algemene Voorwaarden Co-creatie Indien u Quadrant Advies op de werkplek wilt inschakelen voor extra begeleiding bij de realisatie van de veranderingen, dan maken wij graag een afspraak met u om een gepast voorstel te doen. Quadrant Advies 8 Baarloseweg BK Kessel T M E [email protected] W