AIOS snel van start!?

Transcriptie

1 AIOS snel van start!? De optimalisatie van het introductieproces voor artsen in opleiding tot specialist (AIOS) Regiofonds OOR N&O mw. dr. M. Reenalda (MST) mw. drs. I. Methorst (MST) mw. T. Stopel MEd. (ZGT) mw. drs. A. Gruppen (ZGT) Periode: april 2014 december 2015

2 AIOS snel van start!? RO COC UMCG,

3 Samenvatting aanvraag Kernvraag Op welke wijze moet het introductieproces van AIOS worden vormgegeven om optimaal te kunnen starten met de opleiding? Projectdoel 1. Inzicht krijgen in processen die AIOS bij de start van de opleiding moeten doorlopen om efficiënt en effectief te kunnen starten met de opleiding 2. Ontwikkeling generieke toolbox Introductieproces Arbeidsvoorwaardengesprek <-> einde proefperiode (4 weken) 3

4 Dataverzameling 1. Documentanalyse 2. Afname interviews stakeholders MST & ZGT, nul-meting (N=23) Huidige situatie Gewenste situatie 3. Afname digitale vragenlijst AIOS MST & ZGT (N=74) Gewenste situatie 4

5 Resultaat Documentanalyse en nul-meting Helderheid in huidige en gewenste situatie stakeholders Overload aan informatie Planning: geen optimale aansluiting Evaluatie proces ontbreekt Digitale vragenlijst Helderheid in gewenste situatie AIOS: wanneer wat aan te bieden Geen eenduidig beeld wanneer bespreken facetten MMV Mate van ondersteuning/supervisie 5

6 Eindproduct Generieke toolbox 1. Procesbeschrijving Arbeidsvoorwaardengesprek Kennismaking opleider Introductie ziekenhuis Startgesprek opleider Introductie afdeling Evaluatie introductieproces Proeftijdbeoordeling 2. Tools 9 tools ter ondersteuning bij invulling introductieproces Inhoud, betrokkenen, initiator en concrete acties. 6

7 Onderdeel Tools Betrokkenen Vooraf Voorafgaand 1e werkdag Onderdeel Tools (inhoud) Algemeen Arbeidsvoorwaardengesprek Tool: arbeidsvoorwaardengesprek - Uitnodigingsbrief - Check/opslaan diploma's/verklaringen - Doornemen arbeidsvoorwaarden - Uitreiking informatie: o.a. Handboek AIOS - Logisitieke zaken, zoals aanvraag badge en e- mailadres Tool: Handboek AIOS - Algemene informatie - Beginnen als A(N)IOS in het ziekenhuis - Instructie voor A(N)IOS - Toelichting op belangrijke wetten en interne regelingen Specifiek Kennismaking opleider Tool: kennismakingsgesprek opleider - Kort inwerkperiode bespreken - Verwachtingen Wie - HR * - Secretaresse Bureau AIOS - HR - Bureau AIOS * Algemeen Introductie ziekenhuis Tool: programma introductie ziekenhuis - Uitnodigingsbrief - Verplichte scholing voorafgaand introductie - Voorgestelde inhoud introductieprogramma - HR/Bureau AIOS * - Leerhuis - Manager leerhuis - RvB/MSB - Betrokken functionarissen 1 e week 1e werkweek Specifiek Startgesprek opleider Tool: startgesprek opleider met AIOS - Lokaal opleidingsplan - Opleidingsschema - IOP - Portfolio AIOS - Inwerkplan afdeling - Verwachtingen AIOS en opleider - Aanwijzing ondersteuner AIOS Introductie afdeling Tool: introductiemap AIOS afdeling - Informatie afdelingsspecifieke zaken: protocollen, dienstrooster, netwerkschijf, etc. - Verwijzing naar lokaal opleidingsplan Tool: inwerkprogramma afdeling - Algemene en logistieke zaken: kennismaking collega's, rondleiding/werkplek, telefoon, kleding, etc. - Inwerkplan AIOS: - Duur inwerkperiode - Werkzaamheden - Mate van verantwoordelijkheid AIOS - Ondersteuning AIOS (toewijzing) - Secretaresse opleider - Opleidingsgroep - Ondersteuner AIOS - Opleidingsgroep - Ondersteuner AIOS 2 e - 4 e week 2e tot en met 4e week Algemeen Specifiek Evaluatie introductieproces Vervolg inwerkperiode op afdeling Tool: evaluatie introductieproces AIOS (afname uiterlijk week 12) - Evaluatieformulier - - Vervolg uitvoering inwerkprogramma/inwerkplan - Evaluatie inwerkplan Proeftijdbeoordeling Tool: proeftijdbeoordeling - Beoordeling functioneren AIOS - Bureau AIOS * - Opleidingsgroep - Ondersteuner AIOS - Secretaresse Bureau AIOS/HR 7

8 Tool Betrokkenen Tool: startgesprek opleider met AIOS - Lokaal opleidingsplan - Opleidingsschema - IOP - Portfolio AIOS - Inwerkplan afdeling - Verwachtingen AIOS en opleider - Aanwijzing ondersteuner AIOS - Secretaresse opleider 8

9 9

10 Aanbevelingen 1. Gebruik toolbox als handvat voor verdere opzet, ontwikkeling en implementatie introductieproces 2. Afhankelijk van eigen context introductieproces analyseren 3. Implementatie tools: Maak een centraal plan Maak verwachtingen helder Maak een handboek Regel een buddy/mentor/ondersteuner Laat techniek voor je werken Evalueer het introductieproces 10

11 11