Syntheserapport. Opleiding crisiscommunicatie voor de lokale overheden

Transcriptie

1 Syntheserapport Opleiding crisiscommunicatie voor de lokale overheden

2 Dit rapport is een synthese van en nabeschouwing bij de opleidingssessies in crisiscommunicatie die door het Crisiscentrum georganiseerd werden in het eerste semester van Het concept van de opleiding De opleiding was gericht naar alle verantwoordelijken voor discipline 5 op gemeentelijk en provinciaal vlak (bij voorkeur de informatieambtenaar). In elke provincie werd een theoriesessie voor de gemeenten georganiseerd, die gevolgd werd door een praktijksessie. Sommige provincies maakten van de gelegenheid gebruik om tijdens de theoriesessie ook hun werkmethodes toe te lichten en om contacten te leggen met de gemeentelijke vertegenwoordigers. Aan elke provincie werden er 2 praktijksessies aangeboden van telkens één dag. Drie provincies hebben bijkomende praktijksessies besteld. In totaal werden 12 theoriesessies en 27 praktijkopleidingen ingericht. Tijdens de praktijksessie werd een oefensituatie gesimuleerd, waarbij de deelnemers (een 10-tal per dag) als team de opdrachten van discipline 5 behartigden voor een willekeurig gekozen gemeente uit de provincie. De noodsituatie moest dus op gemeentelijk niveau afgehandeld worden. De opleiding sloot aan bij de informatiesessies aan burgemeesters en rampenambtenaren over de Nood- en Interventieplannen (Koninklijk Besluit van 16 februari 2006 met betrekking tot de Nood- en Interventieplannen - Belgisch Staatsblad 15 maart 2006). Ze had tot doel om de lokale overheden warm te maken voor de organisatie en opdrachten van discipline 5. Tegelijk was het een smaakmaker voor de leidraad crisiscommunicatie, die in juli 2007 ter beschikking werd gesteld van de gemeenten via de gouverneurs. De opleiding werden begeleid door het communicatiebureau Concern en de communicatiemedewerkers van het Crisiscentrum.

3 Beoordeling: De theoriesessie werd als zeer informatief ervaren. De praktijksessie was voldoende praktijkgericht, wat ook het opzet was. Sommigen vonden dat de praktijksessie meer gebald mocht zijn of dat meer elementen die om een (re)actie vroegen aanwezig mochten zijn. De combinatie met camerasimulatie en telefonische oproepen bleek zeer leerrijk te zijn. Sommigen opperden de vraag om ook een theoretische opleiding crisiscommunicatie te organiseren met nabespreking van de gerealiseerde teksten en interviews. Dit was de insteek bij een eerdere opleiding in Beide opleidingen zijn dan ook complementair. De deelname aan de opleiding was laagdrempelig, wat voor verschillende gemeenten een welgekomen aanbieding was. Soms werd voor de praktijksessie een bescheiden inschrijvingsgeld gevraagd, waardoor er de facto een verschillende aanpak was tussen provincies. Hoewel de opleiding open stond voor alle gemeenten, werd in sommige provincies de inschrijving beperkt tot gemeenten met veel inwoners of met Seveso-bedrijven. De andere gemeenten betreuren dit want ook op hun grondgebied zijn er risico s. In een enkele provincie werden de groepen voor de praktijksessie bepaald volgens alfabetische volgorde. De gemeenten zelf signaleerden dat het interessanter zou zijn om te werken met de aangrenzende gemeenten.

4 2 Scenario praktijksessie De keuze van het scenario viel op de simulatie van een koudegolf, die evenwel op lokaal vlak (gemeentelijke fase) behandeld moest worden. De deelnemers zoemden in op de communicatieve aspecten, al was de verleiding soms groot om ook de beleidsmatige acties op te nemen. Het realiteitsgehalte van het scenario werd door enkelen in vraag gesteld. Nochtans werden cijfers gehanteerd uit werkelijke weersomstandigheden in o.a. Engeland en kende ons land een gelijkaardige situatie begin jaren 60. Een fictieve kaderzetting en simulatie van de rest van het coördinatiecomité vereist inderdaad enig inlevingsvermogen. Het merendeel beoordeelde de situatie echter als realistisch en herkenbaar. Hiermee samenhangend was er de vraag naar een lokaal ingebed scenario, met aan het einde al dan niet een opschaling naar de provinciale fase. Aangezien gewerkt werd met deelnemers uit verschillende gemeenten, werd bewust gekozen voor een risico waarmee iedereen geconfronteerd kan worden. In een werkelijke situatie zullen er bovendien sneller en meer vragen zijn vanuit bevolking en media. Omdat het vooral de bedoeling was van de opleiding om aan watergewenning te doen, werd de zwemmen of verzuipen - methode niet toegepast. Beoordeling: Er leeft een duidelijke vraag tot meer betrokkenheid en deelname aan lokale oefensituaties, in samenwerking met het geheel van disciplines. Zo kan men zich vertrouwd maken met de eigen procedures en de werking van de andere disciplines. Het realiteitsgehalte mag dichter benaderd worden door de keuze van het scenario en de simulatie van de werkdruk.

5 3 Deelnemers De opleiding was in hoofdzaak bestemd voor de gemeentelijke ambtenaren aangeduid voor discipline 5. Toch hadden de deelnemers een zeer divers profiel: informatieambtenaar, gemeentesecretaris, Schepen, milieuambtenaar, preventieambtenaar, rampenambtenaar, technische dienst, Weinigen hadden ervaring met noodsituaties (gelukkig maar), al kan de reden ook gezocht worden bij de mate waarop zij erbij betrokken werden. Bovendien bestaat de verplichting om iemand aan te duiden voor discipline 5 pas sinds begin Tot voor hun aanduiding hadden sommigen dan ook nog niet gehoord van discipline 5. Beoordeling: Hoewel de meeste gemeenten iemand aangeduid hebben voor discipline 5, is dit niet altijd weloverwogen gebeurd. De opdracht van discipline 5 moet immers zowel in de dagelijkse werkzaamheden als bij een noodsituatie ingepast kunnen worden. We stelden vast dat het profiel zeer divers is en de opdrachten in het kader van discipline 5 bovenop meerdere andere taken komt. De vraag naar een functieprofiel voor de verantwoordelijke van discipline 5 werd dan ook luidop gesteld. In één adem werd gewezen op de moeilijkheid om een aantal functies te combineren, zowel dagelijks als bij noodsituaties.

6 Veel gemeentelijke ambtenaren vragen een meer actief signaal aan hun burgemeester over het belang van discipline 5 en de functie van de Directeur Informatie. Deze functie wordt al te vaak onderschat en gecombineerd met (teveel) andere functies. Bij noodsituaties kan een adequate informatie aan de bevolking daardoor gehinderd worden, ondanks de capaciteiten en ijver van de medewerkers. De medewerkers van discipline 5 hebben behoefte aan een betere erkenning van en betrokkenheid in de veiligheidscel. De multidisciplinaire samenwerking moet plaatsvinden bij de voorbereiding op noodsituaties (noodplanning) als in de responsfase (crisisbeheer). Omgekeerd waren de deelnemers veelal leken op het vlak van noodplanning en zijn ze onvoldoende vertrouwd met de materie en het specifieke jargon. De deelnemers aan de opleiding waren min of meer gelijkgezinden op vlak van communicatie, maar wat in realiteit niet noodzakelijk waar is. Als relatief jonge discipline moet zij her en der nog geloofwaardigheid opbouwen om deel te nemen aan het crisisbeheer, want onbekend is onbemind. De groepen waren soms te groot (meer dan 10 personen) om vlot werkbaar te zijn en er maximaal uit te kunnen leren. Het contact met collega s uit het werkveld werd als zeer verrijkend ervaren.

7 4 Beschikbare middelen De deelnemers aan de opleiding worden niet altijd systematisch betrokken bij oefeningen, laat staan bij werkelijke noodsituaties. Om meer vertrouwd te raken met de geëigende middelen, de lokale risico s en de werkingsprocedures wensen ze meer deel te nemen aan noodplanoefeningen. Verschillende deelnemers hekelden het feit dat ze er alleen voor stonden en bovendien de taken voor discipline 5 moeten combineren met andere functies. Anderzijds voelden ze zich gesterkt: noodsituaties zijn beheersbaar mits een goede voorbereiding. De materiële uitrusting van een call center waarop ze snel beroep kunnen doen indien nodig, zou voor velen een welgekomen ondersteuning bieden om de bevolking adequaat te informeren. Beoordeling: Elke gemeente is verplicht om haar noodplan te oefenen. De mogelijkheid om hieraan deel te nemen is onvoldoende gekend bij de deelnemers. Om het geheel van taken voor discipline 5 naar behoren te kunnen vervullen, rekening houdend met de mogelijkheid van afwezigheid wegens vakantie of ziekte en de eventuele onbereikbaarheid buiten kantooruren, wordt een ploeg van 3 opgeleide personen als minimum beschouwd. Het opsplitsen van de taken over de deelnemers liet toe elk van de taken meer in detail uit te werken, wetende dat het in realiteit dikwijls anders zal verlopen. De vraag naar netwerking en samenwerking tussen gemeenten en/of met de provincie kwam sterk naar voor.

8 5 Conclusie V.U.: Jaak Raes, Directeur-generaal - Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken - Algemene Directie Crisiscentrum Hertogsstraat Brussel 09/07 De opleiding heeft voor alle betrokkenen toegelaten om collega s te ontmoeten, ervaringen uit te wisselen met betrekking tot discipline 5 en de basis te leggen voor verdere contacten. De opleiding werd over het algemeen als zeer positief ervaren: de deelnemers voelen zich beter gewapend, kregen interessante voorbeelden en tips, kunnen beter inschatten wat de rol is van discipline 5, maar kwamen ook tot het inzicht dat er nog werk voor de boeg is Vooral het gebrek aan personele middelen voor discipline 5 moet een aandachtspunt zijn. Voorbeelden van communicatiecollega s toonden aan dat binnen het bestaande personeelskader van de gemeente oplossingen gevonden kunnen worden. Er bestaat een duidelijke vraag naar herhaling van de opleiding (op relatief korte termijn) en naar verdere ondersteuning, zoals het aanbieden van een call center-infrastructuur.

9