Beleidskader

Transcriptie

1 Beleidskader Stichting Present Den Haag Januari 2014

2 Voorwoord Na een periode van vijf jaar was in 2013 de geldigheidsduur van het beleidskader van de Stichting Present Den Haag verlopen. Dat vraagt om nieuwe lijnen voor de toekomst. Om een nieuwe stip op de horizon binnen de context van huidige en toekomstige ontwikkelingen en trends. De pioniersfase van Present is met goed resultaat afgerond: de nederzetting staat. Met de nadruk op neder : Present, haar bestuur en medewerkers, is en blijft nederig in wat er is neergezet in de eerste vijf à zes jaar van haar bestaan en haar doelstelling. Het lijntje met het grotere geheel heeft de realisatie van Present Den Haag anno 2014 mogelijk gemaakt. Veel mensen hebben zich met hart en ziel ingezet voor het ontwikkelen van de organisatie en het daadwerkelijk verbinden van mensen. Mensen van het eerste uur hebben nu afscheid genomen: bestuursleden, de algemeen coördinator en vrijwilligers. Zij hebben bijgedragen aan waar Present Den Haag nu staat. Het huidige bestuur en de huidige medewerkers staan voor een nieuwe beleidsperiode waarin, voortbouwend op de afgelopen zes jaar, de gebaande wegen verstevigd, verbreed en uitgebreid moeten worden om het werk van Present Den Haag voort te kunnen zetten en uit te kunnen bouwen. Dit beleidskader biedt daarvoor de route. Den Haag, januari 2014 Andrea van Dijk Martine Harteveld Simon Holwerda Hans Storm 1

3 Inhoudsopgave Voorwoord Waar staat Present Den Haag Ontwikkelingen en trends De stip op de horizon Strategische doelstellingen Plan van aanpak

4 1. Waar staat Present Den Haag Nieuwe organisaties maken verschillende levensfasen door. In januari 2008 is de Stichting Present Den Haag opgericht. In dat jaar heeft Present zo n acht groepen 'bemiddeld', in en in 2012 al 146. Voor 2013 ligt het streven op 150 projecten. In de tussenliggende jaren is er sprake geweest van een gestage groei. Parallel aan die groei heeft ook de organisatie zich verder ontwikkeld en is deze professioneler geworden. Dat geldt ook voor de uitvoering van de projecten en voor het opbouwen en onderhouden van ons netwerk. We mogen dankbaar constateren dat Present een gevestigde vrijwilligersorganisatie in Den Haag is geworden. Al snel hebben we de pioniersfase achter ons gelaten en zijn we overgegaan in de fase van groei. Na het eerste lustrum staan we op een kruispunt. We hebben de ambitie om door te groeien naar een volwassen organisatie. Een dynamische organisatie die kan inspelen op de trends en ontwikkelingen in de samenleving. Die de uitvoering van projecten naar een nog hoger professioneel niveau kan tillen met een grotere inzet van vrijwilligers. Waarin bestuur en uitvoeringsorganisatie eigen verantwoordelijkheden hebben. Dit beleidskader is daarvoor de aanzet en de inzet. Toch zal er ook na zes jaar een de constante factor blijven: de statutaire visie en missie van Present. Visie Stichting Present wil vanuit een christelijke sociale basis een maatschappelijke beweging op gang brengen, waarbij mensen, met hun beschikbare mogelijkheden, het vanzelfsprekend vinden zorg te dragen voor elkaar en de samenleving. Missie Een brug slaan tussen mensen die willen geven en mensen die daarmee geholpen kunnen worden. De drijfveer van Present Den Haag is en blijft: zichzelf overbodig maken. Meebouwen aan het realiseren van een levendige Haagse samenleving waarin iedereen meedoet. Dat is de ultieme stip op onze horizon! Present blijft bruggen bouwen in 3

5 Den Haag. Tussen generaties, wijken, straten, buren, culturen. Tussen de mens die wil geven en de mens die iets nodig heeft. Present werkt drempelverlagend. Het op gang brengen van deze maatschappelijke beweging doet Present Den Haag door als een vrijwilligersintermediair te bemiddelen, door een match tot stand te brengen tussen enerzijds (groepen) vrijwilligers die hun hulp aanbieden en anderzijds mensen die via maatschappelijke organisaties een beroep doen op deze hulp. Hulp in de verschillende vormen: een sociale activiteit, klussen in en om het huis en de inzet van professie voor maatschappelijke doeleinden. Waarin is Present uniek en onderscheidend? Wij zijn een intermediair van en voor vrijwilligers zonder enig commercieel oogmerk. Wij werken vanuit het aanbod van (groepen van) mensen die iets te bieden hebben en stellen hen in staat dat aanbod om te zetten in concrete hulp in een één-op-één contact achter de voordeur van het huis of de instelling waar de hulpvrager zich bevindt. Als uitgangspunt voor een nieuwe beleidsperiode is teruggekeken op de afgelopen vijf à zes jaar: wat is belangrijk om vast te houden (onze sterke punten) en waar liggen onze verbeterpunten. In de achter ons liggende jaren is Present Den Haag een factor van betekenis geworden en gebleken. Present heeft een grote groep vrijwilligers aan zich kunnen binden. Er is een groot netwerk opgebouwd met gemeente, particuliere fondsen en maatschappelijke organisaties. Daarnaast is er een netwerk met bedrijven en (nonprofit) organisaties en kerken van waaruit de groepen komen die zich willen inzetten via Present. Onze aanbodgerichte werkwijze spreekt aan, evenals de inzet van groepen door tussenkomst van maatschappelijke organisaties. De interne organisatie kent gedreven medewerkers en (vaste) vrijwilligers. De communicatie van het merk Present kan verbeterd worden. Nog onvoldoende mensen kennen Present. De interne communicatie naar de (vaste) vrijwilligers behoeft verbetering. Financiering wordt lastiger in een fase van professionalisering. Andere bronnen moeten worden aangeboord en het streven is om verhoudingsgewijs de kosten naar beneden te brengen. In het nog meer versterken 4

6 van de vrijwilligersorganisatie ligt een uitdaging. Onderdeel daarvan is onze positionering en onderscheidend vermogen ten opzichte van andere vrijwilligersorganisaties in de stad. 2. Ontwikkelingen en trends Trends en ontwikkelingen nu en in de toekomst binnen onze samenleving zijn bepalend voor de route in de komende jaren. In deze paragraaf wordt een korte samenvatting gegeven van de toekomstverkenning die specifiek is uitgevoerd voor dit meerjarenbeleidsplan. De landelijke overheid trekt zich steeds meer terug uit de samenleving, bouwt de verzorgingsstaat af en ziet voor zichzelf een kleinere rol weggelegd in het op gang houden van die samenleving. Minder overheid, meer burgers. Overheidstaken die eens centraal werden geregeld worden gebracht naar de basis van de maatschappij, de lokale overheid en/of het particulier initiatief. Om die beweging te stimuleren is er wet- en regelgeving (Wet maatschappelijke ondersteuning, AWBZ), waarbij financiële middelen een prikkel vormen. De overheid zet in op de samenhang in de straat, wijk vergroten (een goede buur is beter dan een verre vriend) en de intensivering om mensen uit te dagen zelf meer initiatief te nemen en te organiseren. Het overheidsbeleid heeft effect. Burgers nemen initiatieven. Maatschappelijke organisaties en bedrijven voelen een verantwoordelijkheid. Kerken zien steeds meer een (missionaire en diaconale) taak in de samenleving. Het aantal ouderen dat niet meer participeert in het arbeidsproces groeit en heeft meer tijd. Ouderen worden ouder en blijven ook langer actief. De jongvolwassen generatie is opgegroeid in een netwerksamenleving. Er zijn veel activiteiten in hun leven waar aan wordt deel genomen. Kort lopende projecten zijn populair. Het langdurig verbinden aan een project en daarvoor verantwoordelijk zijn, is passé. Via het onderwijs probeert de overheid burgerschap bij de jeugd te stimuleren. Jongeren zijn actief op sociale media. Hun afstandelijke leefwereld is 5

7 behoorlijk groot. De pop-up generatie leeft tussen fictie en non-fictie mede dankzij de technologische mogelijkheden die ontzettend snel gaan. Deze generatie weet snel te schakelen en technologie toe te passen in het dagelijks bestaan. De economische recessie maar ook de vergrijzing (ouderen zijn langer op zichzelf en hun omgeving aangewezen) en het gebrek aan een sociale omgeving hebben tot gevolg dat er meer sociaal isolement voorkomt; ongewilde eenzaamheid en stille armoede. Duurzaamheid blijft nog steeds een belangrijk thema. Ook als tegenbeweging van de oorzaken van de recessie. De wegwerpmaatschappij is een gepasseerd station, evenals vluchtigheid en sec financieel gewin. Creativiteit en innovatie zijn de basis voor vernieuwing. Wat is de impact van deze trends en ontwikkelingen op Present Den Haag? Daar past eigenlijk maar één woord bij: kansen. Minder overheid en meer samenleving biedt kansen. Er zijn grotere groepen in de samenleving met name ouderen en mensen aan de rand van de samenleving die in een sociaal isolement verkeren - die hulp kunnen gebruiken. Het potentieel aan hulpaanbieders is vooral onder ouderen groeiende. Jongeren zijn te bewegen zich in te zetten. Er ligt een grote uitdaging voor Present Den Haag om gemeenschapszin en solidariteit tussen de verschillende generaties en groepen te blijven bevorderen. Balanceren tussen mensen die tijd en talent willen en kunnen geven en mensen die hulp nodig hebben. Het verbinden van aanbod en vraag, van mensen die elkaar normaal gesproken niet zouden vinden. En dat vanuit die ons typerende positieve grondhouding: iets voor de ander willen betekenen zonder daar wat voor terug te verwachten. Zeker de komende jaren waarin de overheid financiële stimulansen hiervoor creëert, moet Present met de opgedane ervaringen en de creativiteit en inzet die haar eigen is hiervan kunnen profiteren. 6

8 3. De stip op de horizon Wat is jouw droom? Waar wil Present Den Haag in 2017 staan? Present wil een maatschappelijke beweging op gang brengen, dat is onze visie. Het ultieme einddoel zou zijn dat Present Den Haag zichzelf opheft omdat de Haagse samenleving zelfsturend is geworden. Dat zou de stip op de horizon van 2017 moeten zijn. Realistisch als Present is, weet zij dat dat niet haalbaar is. Daarom zal Present Den Haag de mensen en de samenleving blijven dienen. Trends en ontwikkelingen laten zien dat een vrijwilligersorganisatie als Present Den Haag en de werkwijze die zij hanteert relevanter is dan ooit. De grote stad blijft vragen om een bepaalde mate van facilitering tussen groepen mensen. Tussen mensen die graag willen geven maar niet weten wat, waar en aan wie én mensen die een hulpvraag hebben en niet weten waar en aan wie ze deze moeten stellen. Verbinden van burgers blijft onze missie. Dat kan op drie manieren: 1. Door een incidentele groep van vrijwilligers (hulpaanbieder) te verbinden aan een incidentele hulpvrager. Op deze wijze heeft Present Den Haag de afgelopen zes jaar gewerkt. 2. Door een vaste groep van vrijwilligers (hulpaanbieders) te verbinden aan een incidentele hulpvrager. Dit is Present Den Haag in de afgelopen jaren steeds meer gaan doen. 3. Door een vaste groep van vrijwilligers (hulpaanbieders) duurzaam/structureel te verbinden aan een vaste maatschappelijke organisatie. Dit is een nieuwe uitdaging voor Present Den Haag. Ad 1. Incidentele groepen van vrijwilligers moeten makkelijker de weg naar Present Den Haag kunnen vinden voor een eenmalig project. Dat vereist een grotere naamsbekendheid. Positieve ervaringen die worden gedeeld via bijvoorbeeld sociale media bevorderen dit. Ad 2. Diverse organisaties (bedrijven, kerken, overheid, studenten) moeten gestimuleerd worden vaste groepen van vrijwilligers samen te stellen en deze in te 7

9 zetten voor verschillende projecten. Zo ontstaat er een structurele band tussen deze groepen en Present Den Haag. Zo n vrijwilligersteam moet zelfsturend worden. Vanuit de (hulpaanbiedende) organisatie is er een vaste groepscoördinator/contactpersoon die (een deel van) de (logistieke) organisatie van het project op zich neemt. Ad 3. Een volgende stap is om een vaste groep van vrijwilligers, een zelfsturend team, structureel te verbinden aan één vaste maatschappelijke organisatie, uiteraard onder de vlag van Present. De maatschappelijke organisatie en de groepscoördinator/contactpersoon houden zelf contact en voeren in gezamenlijkheid projecten uit. Present Den Haag heeft dan primair slechts een coachende en begeleidende rol. Bij een goed lopende samenwerking monitort Present de voortgang en komt weer in beeld als de samenwerking niet goed loopt of stagneert. Drie manieren van verbinden waarin ook de lijn zit van incidenteel naar structureel. Het is de ambitie om groepen vrijwilligers van manier 1, via manier 2 naar manier 3 te brengen. Dat betekent dat er een groei in projecten zal ontstaan. Het betekent ook dat er ruimte ontstaat om meer projecten aan te kunnen. Dit vraagt wel om innovatie van de interne organisatie van Present Den Haag en om versterking van de vaste vrijwilligersorganisatie. De vaste medewerkers vervullen nu niet slechts de rol van matchmaker maar begeleiden veelal ook zelf de projecten op locatie. Zij lopen daarbij tegen de grenzen van hun mogelijkheden aan. Vaste, structurele vrijwillige groepsbegeleiders, die daarvoor ook worden opgeleid, kunnen deze organisatie en persoonlijke begeleiding van een project overnemen. Dat is de enige weg om groei in projecten aan te kunnen en is daarmee een belangrijke randvoorwaarde om te kunnen blijven verbinden. Deze manier van werken vergt ook een goede communicatiestructuur. Een zwak element van Present Den Haag tot nu toe. Digitale tools en sociale media moeten worden ingezet om betrokkenheid te stimuleren en de (groei van) projecten te ondersteunen. 8

10 In 2017 is Present Den Haag een professionele, lokale vrijwilligersorganisatie die op drie manieren groepen vrijwilligers verbindt aan mensen die maatschappelijke hulp nodig hebben. Wij zoeken steeds weer nieuwe groepen burgers die zich aangesproken voelen om zich voor een ander in te zetten. Wij stimuleren groepen om zich structureel in te blijven zetten voor een ander. En wij bouwen aan structurele relaties tussen vaste groepen en vaste maatschappelijke organisaties. Door deze drie manieren als een groeimodel te zien, ontstaat er een beweging en komt de ultieme doelstelling: de Haagse samenleving is zelfsturend in de komende vier jaar steeds dichterbij. We groeien niet ongelimiteerd in de breedte maar juist ook in de diepte. 4. Strategische doelstellingen Wanneer we de voorgaande paragrafen bij elkaar nemen (waar staan we, hoe ontwikkelt de omgeving zich en waar willen wij naar toe) dan resulteert dat in een aantal strategische doelstellingen. Om de stip op de horizon te bereiken, moeten we voor de komende vier jaar de volgende doelen/thema s formuleren: 1. Innoveren van de interne, professionele organisatie. 2. Versterken van de vaste vrijwilligersorganisatie. 3. Kwetsbaarheid verminderen van de financiële huishouding. 4. Focussen op bepaalde doelgroepen hulpaanbieders. 5. Versterken van de relatie met maatschappelijke organisaties. 6. Verbeteren van de communicatie. De thema s 1, 2 en 3 richten zich op de interne organisatie. Thema 4 en 5 op het externe netwerk. Thema 6 is het cement tussen de verschillende onderdelen. Het innoveren van de interne organisatie heeft de volgende elementen: - De taakinhoud van de drie vaste medewerkers moet in het licht van dit beleidskader opnieuw worden bezien. De medewerkers richten zich vooral op 9

11 matchmaking en het onderhouden van het netwerk. Waar mogelijk wordt functiedifferentiatie toegepast. Medewerkers begeleiden in de regel geen projecten meer op locatie. - Om de vaste medewerkers te ontlasten wordt kantoorondersteuning in de vorm van vaste, structurele vrijwilligers georganiseerd: secretariaat, boekhouding, managementondersteuning, communicatie. - De automatisering (back office) moet de komende jaren bij de tijd worden gebracht. De medewerkers (vast en vrijwillig) moeten beschikken over een goed digitaal systeem en goede communicatiemiddelen. - De huisvesting moet in de komende jaren in overeenstemming worden gebracht met de ambities van Present Den Haag. - Goed werkgeverschap betekent dat het bestuur de ruimte schept voor werkgelegenheid, financiële zekerheid en persoonlijke ontwikkeling. Het versterken van de vrijwilligersorganisatie betekent: - De vaste medewerkers kunnen beschikken over voldoende vrijwillige groepsbegeleiders die op locatie de projecten kunnen begeleiden en de organisatie van het project op zich nemen en in contact staan met de groep. - De groepsbegeleiders worden opgeleid om hun werk te kunnen doen en de kwaliteit van het project te bewaken. - Uitgangspunt is om vrijwilligers voor langere periode aan Present Den Haag te binden zodat er continuïteit bestaat. Het verminderen van de kwetsbaarheid van de financiële huishouding is voor elke vrijwilligersorganisatie een uitdaging, zeker in tijden van economische teruggang. Het vraagt om creativiteit maar ook om kennis van de markt. Present Den Haag dient een financieel solide stichting te zijn. Dit betekent: - Ingezet moet worden op een langdurige structurele subsidiëring door de gemeente Den Haag. - Er moeten voortdurend nieuwe particuliere fondsen worden aangeboord om de kosten te dekken. Dit is een continue proces gedurende het gehele jaar. - Het bedrijfsleven als financiële partner en sponsor wordt steeds belangrijker. 10

12 - Er wordt een projectfinanciering ingevoerd. Hulpaanbieders wordt gevraagd een bijdrage te leveren in de kosten van het project, bij voorkeur ten minste kostendekkend. - In de begroting wordt een duidelijke link gelegd tussen bepaalde inkomstenstromen en de besteding van de middelen. - Voor belangrijke investeringen in vaste en vrijwillige medewerkers (opleiding) en materiële zaken wordt afzonderlijke financiering gezocht. Hulpaanbieders vormen de kern van het werk van Present Den Haag. Op deze vrijwilligers drijft ons werk. Het is belangrijk steeds weer nieuwe groepen van aanbieders op te zoeken en in te zetten. Hulpvragen vormen een constante factor. Hulpaanbieders veel minder. Met de missie die ons voor ogen staat (drie manieren van verbinden en de lijn van incidenteel naar structureel) is een doelgroepenbeleid essentieel. Dit betekent: - Naast de incidentele en eenmalige vrijwillige voorbijganger richt Present Den Haag zich op een aantal specifieke doelgroepen waaruit het hulpaanbod komt. - De kerken blijven een belangrijke doelgroep. Zij vormen als een soort natuurlijke en traditionele achterban. Present Den Haag kan kerken helpen en faciliteren om hun externe diaconale taak vorm te geven. Wij moeten geworteld zijn in de kerken. De internationale kerken zijn daarbij een extra aandachtspunt. - Ook studenten vormen een belangrijke groep waarop Present Den Haag zich blijft richten. - Het bedrijfsleven (inclusief het MKB) en non-profit organisaties blijven ook cruciaal voor Present Den Haag. Onze stad kent veel bedrijven en overheidsinstellingen met een bewustzijn van maatschappelijk verantwoord of betrokken ondernemen of handelen. Regelmatig wordt gekozen voor een vrijwilligersactiviteit bij de invulling van een personeelsuitje. - Een nieuwe doelgroep die opgezocht gaat worden zijn de gepensioneerden. Deze groep groeit flink richting Kenmerkend voor deze groep is dat ze vitaal zijn, tijd en geld te besteden hebben. Dit weet hun omgeving ook waardoor het een groep is die het ook druk heeft. Er wordt vaak een beroep op hen gedaan. 11

13 - Om de lijn van incidentele naar structurele inzet te maken, moet er richting de groepen een goede follow-up zijn. Er moet een systeem worden ontwikkeld waarbij groepen zich aan Present Den Haag blijvend willen (ver)binden. Om hulpaanbieders te kunnen verbinden aan hulpvragers zijn maatschappelijke organisaties van groot belang. Present Den Haag bemiddelt slechts via maatschappelijke organisaties. Het onderhouden van contacten is dan ook essentieel. Maatschappelijke organisaties zijn er in vele soorten. De benadering is dan ook divers. Maatschappelijke organisaties zijn nodig om de lijn van incidenteel naar structureel te kunnen trekken. Structurele contacten vergroot de betrokkenheid van de maatschappelijke organisatie bij de projecten. Dit betekent: - Er moet een compleet overzicht zijn van maatschappelijke organisaties waarmee contacten bestaan. - Er moet onderzocht worden welke maatschappelijke organisaties nog ontbreken. - Er moet structureel contact zijn met de maatschappelijke organisaties om hen betrokken te houden bij het werk van Present Den Haag. De communicatie in de brede zin van het woord behoeft verbetering op korte termijn, zowel intern als extern. Present Den Haag is een sterk merk gebleken en dat moet worden uitgedragen. Dit betekent: - Er moet op korte termijn een communicatieplan worden opgesteld. - Bij de interne communicatie is de informatievoorziening belangrijk van de vaste, structurele vrijwilligers. Dit is redelijk te overzien. - Extern ligt dat anders. In kaart moeten worden gebracht welke externe groepen er zijn met wie communiceren belangrijk is: doelgroepen waaruit de hulpaanbieders komen, de maatschappelijke organisaties, de fondsen. - De algemene informatievoorziening aan een breed publiek is aan herziening toe: de website, brochures en ander voorlichtingsmateriaal. - De sociale media hebben een breed bereik. De inzet daarvan is onontkoombaar. - De algemene naamsbekendheid van Present is te gering. De inzet van communicatiemiddelen moet leiden tot een brede bekendheid onder de Haagse bevolking in

14 5. Plan van aanpak Het beleidskader geeft de contouren weer voor de komende vijf jaar. Het is veel dat ontwikkeld moet worden. Dat kan niet allemaal tegelijk. Terwijl veel van de voornemens in elkaar grijpen als een vicieuze cirkel. Dan is het de vraag: waar begin je? In jaarplannen wordt aangegeven wat in dat jaar wordt ontwikkeld en uitgevoerd. Regelmatig wordt het beleidskader gewogen op actualiteit en effectiviteit en zo nodig bijgestuurd. De komende vier jaar staat per jaar een thema centraal dat wordt uitgewerkt in een jaarplan. De thema s hangen onderling direct met elkaar samen; dit betekent dan ook niet dat de onderwerpen apart worden opgepakt. In 2013 worden de piketpalen geslagen voor de start van alle thema s, die in de opeenvolgende jaren in het bijzonder de aandacht krijgen. 13