Aanstellingsprocedure en mutaties in aanstellingen

Transcriptie

1 Hoofdstuk 3. Aanstellingsprocedure en mutaties in aanstellingen 3.1. Inleiding Nadat een vacature is vrijgegeven en de werving en selectie een geschikte kandidaat hebben opgeleverd, volgt de aanstelling. Om de aanstelling goed te kunnen regelen, is het raadzaam om de in paragraaf 3.2 beschreven aanstellingsprocedure te volgen. In paragraaf 3.3 wordt de procedure beschreven voor mutaties in aanstellingen. In de paragrafen 3.4 t/m 3.6 worden de verschillende soorten dienstverbanden met de universiteit beschreven. De rechtsgrond van een aanstelling bij de Universiteit Leiden is altijd gebaseerd op een artikel uit de CAO. Daarnaast dient een aanstelling aan een aantal voorwaarden te voldoen, zoals bepaald in de CAO. Voor enkele groepen medewerkers is het mogelijk om zonder dienstverband werkzaam te zijn bij de universiteit. Voor deze medewerkers gelden bijzondere bepalingen die eveneens hieronder worden weergegeven in de paragrafen 3.7 t/m Procedure aanstelling Arbeidsvoorwaardengesprek De nieuwe medewerker wordt door de leidinggevende uitgenodigd voor een arbeidsvoorwaardengesprek. In het arbeidsvoorwaardengesprek worden afspraken gemaakt over primaire, secondaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden. Op verzoek van de leidinggevende kan de P&O-adviseur of personeelsmedewerker bij dit gesprek aanwezig zijn of vindt er vooraf een inhoudelijke afstemming plaats met de P&Oadviseur. De P&O-adviseur toetst de voorgestelde inschaling en rechtspositie en maakt, indien van toepassing, een indicatieve berekening van eventuele toekomstige wachtgeldlasten. De leidinggevende zorgt er voor dat de medewerker de volgende formulieren invult: - staat van inlichtingen; - loonbelastingverklaring; - formulier flexibele werkduur; - formulier nevenwerkzaamheden. Daarnaast overlegt de medewerker een CV en geldig identiteitsbewijs (geen rijbewijs) waarvan de leidinggevende een kopie maakt. Verzoek tot aanstelling De leidinggevende vult het formulier Verzoek tot aanstelling in. De Instituutsmanager toetst of de aanstelling past binnen de formatie en het toegestane budget, vult het kostenplaatsnummer in en zendt, na ondertekening door de wetenschappelijk directeur, het formulier samen met de hierboven genoemde formulieren, naar de afdeling P&O. Bij externe financiering is het van belang dat de instituutsmanager vooraf bij de afdeling FEZ toetst of het salarisaanbod past binnen de beschikbare externe financiële middelen. De P&O-adviseur controleert het formulier Verzoek tot aanstelling aan de hand van de vooraf gemaakte afspraken en regelgeving. Vervolgens gaat het formulier naar de afdeling 1

2 FEZ voor de financiële controle. FEZ tekent voor akkoord en retourneert het formulier aan de P&O-adviseur. De P&O-adviseur zorgt ervoor dat het formulier voor verwerking naar de personeelsadministratie gaat. De personeelsadministratie zorgt voor invoering in SAP-HR, maakt het besluit en de aanstellingsbrief met informatie over de arbeidsvoorwaarden. Na ondertekening door de portefeuillehouder Bedrijfsvoering worden de aanstellingspapieren verstuurd naar de medewerker voor ondertekening. Het instituut en de afdeling FEZ ontvangen een kopie van het besluit. De personeelsadministratie legt het personeelsdossier aan. Indien de medewerker een aanstelling heeft voor langer dan drie maanden, ontvangt hij een uitnodiging voor een introductiebijeenkomst (zie hoofdstuk 4 Introductie nieuwe medewerker). Het formulier Verzoek tot aanstelling (inclusief bijlagen) dient uiterlijk 1 maand voor de datum van indiensttreding ingeleverd te worden bij de P&O-adviseur. Na invoering van de nieuwe medewerker in SAP worden de procedures gestart voor een computeraccount en webpagina s. Voor het verkrijgen van ICT-faciliteiten en een werkplek vult de instituutsmanager het Inhuisformulier in Regelgeving - CAO Nederlandse Universiteiten, hoofdstuk 2 Aangaan dienstverband - Mandaatregeling Faculteit der Geesteswetenschappen - Richtlijn voor plaatsing en bevordering wetenschappelijk personeel Formulieren - Loonbelastingverklaring - Formulier flexibele werkduur - Formulier nevenwerkzaamheden - Inhuisformulier 3.3 Procedure mutaties in aanstellingen Procedure werktijdwijziging Van zowel medewerker als leidinggevende kan het verzoek komen om de werktijd (tijdelijk) aan te passen. Het kan daarbij gaan om zowel een uitbreiding als een vermindering van de werktijd. De leidinggevende vult het mutatieformulier in, ondertekent het en levert het uiterlijk een maand voordat de werktijdwijziging ingaat in bij de P&O-adviseur. Bij een werktijdvermindering tekent de medewerker voor akkoord. Verder is dezelfde procedure van toepassing als bij een verzoek tot aanstelling. Voor het aantal toegestane werktijduitbreidingen en de totale duur van de uitbreidingen gelden de regels die van toepassing zijn voor de maximale duur en aantal opvolgingen van 2

3 een dienstverband, zoals bepaald in artikel 2.3 van de CAO. Dit betekent dat een werktijduitbreiding bij een derde verlenging of bij een overschrijding van 3 jaar vast wordt Regelgeving - CAO Nederlandse Universiteiten, hoofdstuk 2 Aangaan dienstverband Formulieren - Mutatieformulier Verlenging van het dienstverband De maximale duur van een tijdelijke aanstelling is voor wetenschappelijk personeel in totaal zes jaar, onder de voorwaarde dat het dienstverband maximaal twee keer mag worden verlengd. Voor ondersteunend en beheerspersoneel is de maximale duur drie jaar en bij externe financiering vier jaar, onder de voorwaarde dat het dienstverband maximaal twee keer mag worden verlengd. Voor promovendi en studentassistenten is deze regel niet van toepassing. Bij verlengingen geldt de regel dat de derde verlenging van een tijdelijk aanstelling leidt tot een vast dienstverband. Om het ontstaan van recht op vast dienstverband te vermijden, dient er tussen de laatste en de eerstvolgende aanstelling een periode in acht te worden genomen van minimaal zes maanden en een dag. Verzoeken voor vaste dienst dienen door de wetenschappelijk directeur of het hoofd van de dienst op basis van de mandaatregeling altijd gemotiveerd voorgelegd te worden aan het faculteitsbestuur. De P&O-adviseur en de accountmanager van FEZ voorzien het verzoek van een advies dat gevoegd wordt bij het verzoek Regelgeving - CAO Nederlandse Universiteiten, hoofdstuk 2 Aangaan dienstverband - Mandaatregeling faculteit der Geesteswetenschappen Formulieren - Mutatieformulier Overige mutaties in aanstellingen Voor wijzigingen in functie, inschaling, kostenplaats en de toekenning van gratificaties en toelagen kan hetzelfde mutatieformulier worden gebruikt Regelgeving - CAO Nederlandse Universiteiten, hoofdstuk 1 Algemeen en hoofdstuk, 2 Aangaan - Dienstverband, hoofdstuk 3 Bezoldiging Formulieren - Mutatieformulier 3

4 3.4 Procedure aanstellen medewerkers zonder de Nederlandse nationaliteit Voor medewerkers zonder Nederlandse nationaliteit is dezelfde procedure van toepassing als beschreven in paragraaf 3.2 en 3.3 Daarnaast gelden voor deze categorie medewerkers specifieke regels. Voor het aanstellen van medewerkers binnen de Europese Unie (EU) gelden andere regels dan voor medewerkers van buiten de EU. Indien er sprake is van een mogelijke aanstelling voor een medewerker buiten de EU zonder de Nederlandse nationaliteit, neemt de instituutsmanager zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk twee maanden voor de gewenste aanstellingsdatum, contact op met de P&O-adviseur. Op basis van onderstaande gegevens kan P&O bepalen welke vergunning aangevraagd dient te worden. Naam Nationaliteit Geboortedatum Functie Periode van verblijf Familie- of gezinsleden Naam contactpersoon De Universiteit Leiden heeft een overeenkomst met de IND afgesloten dat zij gebruik mag maken van de Kennismigrantenprocedure. Door het ondertekenen van deze overeenkomst verklaart de Universiteit Leiden dat zij ervoor zorgt dat een verzoek om advies voor een machtiging tot voorlopig verblijf (MVV) en een aanvraag verblijfsvergunning via de kennismigrantenprocedure compleet wordt ingediend. Voor personen met een paspoort uit een EU-land, Zwitserland of EER-land (Europese Economische Ruimte) is geen inreis-, verblijfs- en tewerkstellingsvergunningen vereist. Ook dan is het van belang dat de instituutsmanager contact opneemt met de P&O-adviseur. In de landenlijst worden de verschillende categorieën landen en de bijbehorende vereisten vermeld. De kosten van visa en vergunningen brengt het instituut in rekening bij de desbetreffende medewerker. Tevens dient door de leidinggevende bij de aanstelling van medewerkers zonder de Nederlandse nationaliteit gewezen te worden op de 30%-regeling. Dit is een regeling waarbij met de belastingdienst wordt overeengekomen dat kennismigranten over 30 % van hun salaris geen loonbelasting hoeven te betalen. Meer informatie over deze regeling wordt vermeld in hoofdstuk 8 Beloningsystematiek en vergoedingen Regelgeving - CAO Nederlandse Universiteiten hoofdstuk 2 Aangaan dienstverband - 4

5 3.4.2 Formulieren - Loonbelastingverklaring - Formulier flexibele werkduur Studentassistenten Voor studentassistenten is dezelfde procedure van toepassing zoals beschreven in de paragrafen 3.2 en 3.3 Daarnaast gelden voor deze categorie medewerkers specifieke regels. De CAO regelt de rechtspositie van studentassistenten, waarbij de artikelen 10.1 t/m 10.4 van de CAO speciale bepalingen voor studentassistenten bevatten. Een dienstverband van een studentassistent is voor bepaalde tijd en kan telkens voor maximaal een jaar worden aangegaan. Voor de maximale omvang van het dienstverband en het toe te kennen salaris geldt, in aanvulling op de CAO, het volgende. Voor het vaststellen van de maximale omvang van het dienstverband is de fase waarin de student zich binnen de opleiding bevindt bepalend. Met de fase van de opleiding wordt het cursusjaar van de student bedoeld en niet het aantal jaren dat de student is ingeschreven als student bij de universiteit(en). Fase van de opleiding Omvang van het dienstverband 1 e cursusjaar geen dienstverband 2 e en volgende cursusjaar maximaal 20 uur per week* * Of gemiddeld over één cursusjaar gerekend maximaal 20 uur per week. Salaris: Voor het vaststellen van de hoogte van het salaris is naast de fase van de opleiding waarin de student zich bevindt (d.w.z. het cursusjaar) ook het al of niet toegelaten zijn tot de masteropleiding bepalend. Fase van de opleiding Salarisschaal SA Bacheloropleiding, 1 e cursusjaar n.v.t. Bacheloropleiding, 2 e cursusjaar trede 2 Bacheloropleiding, 3 e en volgende cursusjaar trede 3 Masteropleiding trede Regelgeving - CAO Nederlandse Universiteiten hoofdstuk 2 en artikel 10.1 t/m Universitaire richtlijn studentassistenten 5

6 3.5.2 Formulieren - Loonbelastingverklaring - Formulier flexibele werkduur 3.6 Onbezoldigde medewerkers Voor een aanstelling als onbezoldigd medewerker geldt dezelfde procedure als voor een bezoldigde aanstelling. Onbezoldigde medewerkers worden, net als gastmedewerkers, altijd opgenomen in het personeelsregistratiesysteem. Onbezoldigde medewerkers, ook wel medewerkers met een nulaanstelling genoemd, verrichten reguliere taken. Deze medewerkers hebben een aanstelling voor onbepaalde tijd en er is sprake van een gezagsrelatie. Zij ontvangen echter geen salaris. Omdat er geen sprake van salaris is, zijn er ook geen van het salaris afgeleide uitkeringen. De medewerker valt niet onder het Pensioenreglement en er bestaat geen risicodekking volgens sociale verzekeringen. Wel is de medewerker WA verzekerd voor schade veroorzaakt door de medewerker tijdens diensttijd. Een onbezoldigde medewerker kan een onderwijs- en examenbevoegdheid hebben en heeft kiesrecht. De faculteit streeft ernaar onbezoldigde aanstellingen te beperken tot hoogleraren Regelgeving - CAO Nederlandse Universiteiten hoofdstuk 2 Aangaan dienstverband Formulieren 3.7 Dienstverband na 65 jaar Het dienstverband eindigt in ieder geval van rechtswege met ingang van de eerste dag van de maand waarin de medewerker de leeftijd van 65 al bereiken (CAO Nederlandse Universiteiten, art. 8.4, lid 7). In eerste instantie lijkt dit in tegenspraak met informatie vanuit het ABP, namelijk dat men tussen het 60 e en 70 e jaar met pensioen kan gaan en dat deze keuze aan de werknemer is. Die keuze is echter alleen mogelijk als de geldende rechtspositieregeling dat toelaat. De CAO-NU laat deze keuze (nog) niet toe. In bijzondere gevallen kunnen er met de betrokken medewerker individuele afspraken worden gemaakt om activiteiten te blijven uitoefenen binnen de universiteit. Het is aan te raden om dit te doen in de vorm van een gastmedewerkerschap. Het is echter ook mogelijk om een gepensioneerde een aanstelling voor bepaalde tijd aan te bieden. Alle regels voor aanstellingen voor bepaalde tijd zijn van toepassing (aantal en duur van verlengingen). 6

7 Het ABP-reglement zegt dat deelname aan het ABP-pensioenreglement in beginsel niet meer mogelijk is voor medewerkers die worden aangesteld vanaf hun 65 e jaar. Wat het ABPreglement wel toelaat, is vrijwillige deelneming, door de medewerker aan te vragen. Doorwerken na de leeftijd van 65 jaar betekent feitelijk dat het dienstverband voor onbepaalde tijd wordt beëindigd en dat de medewerker aansluitend een tijdelijk dienstverband krijgt. Er zal dus een ontslagbesluit gemaakt moeten worden en tevens een nieuw tijdelijk aanstellingsbesluit. Daarnaast vraagt de medewerker bij het ABP zijn pensioen aan Regelgeving - CAO Nederlandse Universiteiten Hoofdstuk 2 Aangaan dienstverband en Hoofdstuk 8 Einde dienstverband - ABP pensioenreglement Formulieren - ABP Formulier Ouderdomspensioen en/of FPU - Loonbelastingverklaring - Formulier flexibele werkduur 3.8 Inhuur personeel Voor diverse werkzaamheden binnen de Universiteit Leiden worden regelmatig personen ingehuurd voor een bepaalde tijd. Deze personen hebben geen dienstverband met de universiteit. Er kan een onderscheid gemaakt worden tussen: - personeel in dienst van een andere universiteit; - uitzendkrachten; - freelancers met een zelfstandigheidsverklaring (VAR); - inhuur via bedrijf. In de richtlijn Inhuur (tijdelijk) personeel wordt beschreven welke constructie van toepassing is, rekening houdend met fiscale en arbeidsrechterlijke risico s. Verzoeken voor inhuur van personeel worden door de instituutsmanager gedaan via het formulier Verzoek tot aanstelling onder vermelding van het feit dat er sprake is van inhuur en van welke vorm. De afspraken tussen de Universiteit Leiden en freelance medewerkers / inhuur via bedrijf worden door de afdeling P&O vastgelegd in een overeenkomst en door de wetenschappelijk directeur van het Instituut ondertekend. De instituutsmanager verzoekt via het formulier Gastmedewerkerschap om registratie in SAP HR en om de aanvraag van computerfaciliteiten e.d. 7

8 3.8.1 Regelgeving - Richtlijn Inhuur (tijdelijk) personeel Formulieren - Formulier Gastmedewerkerschap - Formulier Verzoek tot aanstelling 3.9. Gastmedewerkers Gastmedewerkers verrichten zonder dienstverband en zonder vergoeding - in hun eigen belang enige tijd werkzaamheden bij de universiteit. Een gastmedewerker mag geen reguliere taken vervullen, zoals het geven van curriculumonderwijs. Een gastmedewerker ontvangt een bevestigingbrief van de universiteit waarin staat wat zijn status is en waarin de eventueel geldende voorwaarden en verleende faciliteiten worden vermeld. Een gastmedewerker dient zich te houden aan de huisregels van de universiteit. Een gastmedewerker heeft geen kiesrecht, valt niet onder de sociale verzekeringen maar wel onder de aansprakelijkheidsverzekering van de universiteit. De wetenschappelijk directeur van een instituut geeft toestemming voor de toelating van een gastmedewerker, het stellen van voorwaarden voor toelating, het verschaffen van benodigde faciliteiten en het intrekken van de toelating. De instituutsmanager zorgt voor de aanvraag door middel van het formulier Aanvraag gastmedewerker en levert dit in bij de P&O-adviseur. P&O maakt vervolgens de bevestigingsbrief. Als de gastmedewerker een werkplek nodig heeft, is het de verantwoordelijkheid van het instituut de gastmedewerker binnen de bestaande ruimte van het organisatieonderdeel te huisvesten. Niet voor alle gastmedewerkers is het noodzakelijk een werkplekaccount aan te vragen. Het is zaak hierin weloverwogen keuzes te maken. Het instituut betaalt deze voorzieningen nu nog niet, maar in de toekomst mogelijk wel. Een aanvraagformulier voor een buitenlandse gastmedewerker wordt alleen in behandeling genomen als de medewerker een verblijfsvergunning heeft. De verblijfsvergunning wordt door P&O verzorgd. De aanvrager schakelt ten minste twee maanden voor de beoogde komst van de gastmedewerker P&O in voor het verkrijgen van de verblijfsvergunning voor Nederland. P&O heeft de periode van twee maanden (de termijn is afhankelijk van het land van herkomst) nodig om de vergunning tijdig te verkrijgen. Zonder deze verblijfsvergunning kan een aanvraag voor een buitenlandse gastmedewerker niet worden gehonoreerd. Een gastmedewerker wordt voor een beperkte periode, doch maximaal voor een jaar aangetrokken. Verlenging van die periode is mogelijk. Gastmedewerkers worden geregistreerd in het personeelsregistratiesysteem met het oog op bereikbaarheid, veiligheid, aanspraak op faciliteiten en managementinformatie. 8

9 3.9.1 Regelgeving - Universitaire richtlijn Gastmedewerkers Formulieren - Formulier aanvraag gastmedewerkerschap Stagiaires Stagiaires hebben geen dienstverband met de universiteit. Zij krijgen de gelegenheid om in het kader van hun opleiding praktijkervaring op te doen. Het leerproces staat daarbij voorop. Omdat het om een praktisch gedeelte van een onderwijsprogramma gaat en de gezagsverhouding met het opleidingsinstituut onaangetast blijft, wordt er geen dienstverband aangegaan maar een stageovereenkomst en kan er sprake zijn van een stagevergoeding. Indien het instituut of de dienst een stagevergoeding toekent, kan de stagiair een vergoeding ontvangen afhankelijk van de duur van de stage en het niveau van de opleiding waarvoor de stage wordt gevolgd. Deze vergoeding is bedoeld als onkostenvergoeding. Richtlijn voor de stagevergoeding bij een volledige dagtaak van 38 uur per week: MBO-studenten: HBO 2 e en 3 e jaar: HBO 4 e (afstudeer) jaar: Universitair: 180 bruto per maand 225 bruto per maand 270 bruto per maand 315 bruto per maand De vergoeding voor een parttime stagiair wordt bepaald naar rato van het deeltijdpercentage Regelgeving - Richtlijn Stagevergoeding Formulieren - Stageovereenkomst 3.11 Informatie De afdeling P&O, kamer 239/240 Lipsiusgebouw of de P&O-adviseur van uw instituut. PO-info@hum.leidenuniv.nl Website afdeling P&O: 9