GROP. GGD Rampen opvangplan

Transcriptie

1 GROP GGD Rampen opvangplan

2 Versiebeheer Versie Datum Auteur Wijzigingen t.o.v. eerdere versie 1.0 Juni 2010 K. Meijer vastgesteld door directie GGD W. Waalkens - Verandering wettelijk kader vastgesteld door - Modelplan GROP 2012 directie GGD - Regionaal crisisplan VRAA Amsterdam - Samenhang plannen/convenanten VRAA - Nieuwe crisisstructuur VRAA - Evaluatiepunten OTO-cyclus GROP, treinincident, zedenzaak. - Toevoeging ondersteunende afdelingen. - Toevoeging taakkaarten sleutelfunctionarissen. - Herziening processen IZB, GOR, PSH en MMK. - Toevoeging telefoonlijst sleutelfunctionarissen.

3 Versiebeheer Inhoudsopgave Pagina Deel 1 Algemene informatie 1 t/m Inleiding Waarom een GROP Wettelijk kader Samenhang met andere plannen en convenanten 2 t/m Processen in het GROP Medische Milieukunde Infectieziektebestrijding Gezondheidsonderzoek na rampen Psychosociale hulpverlening Ondersteunende afdelingen Afdeling beleid Afdeling communicatie Afdeling centrale ondersteuning GHOR-bureau AA 5 Deel 2 GROP Preparatiefase 6 t/m Beheer GROP Uitvoering GGD-taken door GHOR-bureau AA Kwaliteitssysteem KIS GHOR4ALL GROP-overleg OTO-cyclus GROP Evalueren OTO-cyclus GROP Kwalitatieve interne evaluatie crisisorganisatie Mono- en multi evaluatie GHOR-bureau AA Alarmeringsregeling GROP-functionarissen Functionarissen GROP-alarmering via meldkamer Vergaderruimte crisisteam en toegankelijkheid gebouw Informatiemanagement Het Landelijk Crisismanagement Systeem, LCMS 9 t/m Besloten deel website GHOR-bureau AA 10 Deel 3 Crisisfase GROP 11 t/m Fase van alarmering Opschalingscriteria GROP Fasering van het opschalingproces Samenhang melding, opschaling en opschalingscriteria Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden functionarissen Het crisisteam Operationeel crisisteam 15 t/m Nazorgfase De GGD bij GRIP De GGD in de regionale crisisstructuur veiligheidsregio Amsterdam- Amstelland 16 t/m 18

4 3.8.2 Leiding en coördinatie / informatielijn en commandolijn bij GRIP 18 t/m Taakkaart crisiscoördinator/voorzitter crisisteam Taakkaart algemeen commandant geneeskundige zorg Taakkaart beleidsadviseur 22 Deel 4 Crisisplannen en taakkaarten afdelingen en clusters 23 t/m Crisisplan GROP cluster leefomgeving Opschaling GROP cluster Leefomgeving Taakkaart cluster Leefomgeving procesleider 24 t/m Taakkaart cluster Leefomgeving adviseur Milieu en Gezondheid Taakkaart cluster leefomgeving Coördinator Milieu en Gezondheid 27 t/m Taakkaart secretaresse Milieu en Gezondheid Crisisplan GROP cluster EDG Opschaling GROP cluster EDG Gezondheidsonderzoek en opschaling Korte samenvatting 31 t/m Gezondheidsonderzoek na een ramp, wanneer en wie neemt de 32 beslissing Proces besluitvorming Registratie 32 t/m Gezondheidsonderzoek na ramp, hoe en wat Voorbereiding en personeel 33 t/m Checklist rampenopvangplan - gezondheidsonderzoek 34 t/m Overzicht taak- en activiteitenkaarten Literatuurlijst Crisisplan cluster Vangnet MGGZ Opschaling GROP afdeling Vangnet MGGZ 37 t/m Werkbeschrijving proces PSH 38 t/m Alarmering proces PSH 40 t/m Taakkaart cluster vangnet MGGZ procesleider MGGZ 42 t/m Taakkaart cluster vangnet MGGZ adviseur MGGZ Crisisplan GROP afdeling Algemene Infectieziekten Opschaling GROP afdeling algemene infectieziekten 46 t/m Samenstelling van het crisisteam van de afdeling algemene 48 t/m 51 infectieziekten/taakkaart procesleider afdeling algemene infectieziekten Extra mankracht 51 t/m Terug naar de normale werkwijze Procedure vakinhoudelijke communicatie ten tijde van infectieziekteuitbraken 52 t/m Afdeling Communicatie bij GROP Taakkaart communicatieadviseur Call center GGD bij GROP Afdeling Centrale Ondersteuning bij GROP Alarmering afdeling Centrale Ondersteuning Taakkaart procesleider Centrale Ondersteuning Taakkaart facilitair ondersteuner 60 Deel 5 Bijlagen 61 t/m Begrippen- en afkortingenlijst Telefoonlijst GROP-functionarissen 62 t/m Format SITRAP formulier crisisteam GGD Werkwijze Actiecentrum GHOR-bureau AA Format logboek GROP GGD Amsterdam 66

5 Deel 1 Algemene informatie GGD Rampenopvangplan 1.1 Inleiding Dit GGD Rampenopvangplan, het GROP, is een operationeel plan van de GGD Amsterdam, verder te noemen GGD. Het GROP ondersteunt de GGD en maakt de medewerkers bewust en voorbereid op het in bijzondere situaties leveren van hoog kwalitatieve zorg. Het kenmerk van de bijzondere situaties is een plotse en soms langdurige grote vraag naar de hulpverlening van de GGD. Het GROP beschrijft hoe de interne crisisstructuur tot stand komt en operationeel is tijdens een crisis. Het inwerking stellen van het GROP kan bij een crisis in de Gecoördineerde Regionale IncidentbestrijdingsProcedure, GRIP, maar evengoed kan het plan gebruikt worden in andere situaties waar er een groot beroep wordt gedaan op de GGD-taken en daarmee op de organisatie. Het GROP is toepasbaar in situaties waarbij de GGD een centrale en leidende rol heeft, zoals bij een milieu-incident én bij situaties waarbij de GGD een ondersteunende rol heeft, bijvoorbeeld bij gezondheidsonderzoek na rampen of psychosociale hulpverlening bij een grote traumatische gebeurtenis. De vier processen infectieziektebestrijding, medische milieukunde, psychosociale hulpverlening en gezondheidsonderzoek na rampen behoren grotendeels tot de reguliere werkprocessen van verschillende organisatieonderdelen van de GGD. Deze afdelingen/clusters zijn Algemene Infectieziekten ( IZ) Leefomgeving (LO) Maatschappelijke Geestelijke Gezondheidszorg (MGGZ) en Epidemiologie, Documentatie en Gezondheidsbevordering (EDG). Elke afdeling/cluster afzonderlijk heeft een eigen plan geschreven met daarin uitgewerkt de wijze waarop wordt opgeschaald en welke functionarissen daarbij een rol spelen. Naast deze inhoudelijke crisisplannen zijn er in dit GROP ondersteunende afdelingen toegevoegd welke een meerwaarde hebben voor de interne crisisstructuur. Deze afdelingen zijn; afdeling beleid, afdeling communicatie, afdeling centrale ondersteuning en het GHOR-bureau Amsterdam-Amstelland (GHOR-bureau AA). Dit GROP is uitgegaan van de eerste versie van het GROP uit 2010 en het modelplan GROP Daarnaast zijn er verschillende wijzigingen doorgevoerd welke betrekking hebben op veranderde wetgeving, inzichten en evaluaties na inzetten en oefeningen van de organisatie of delen hiervan. Zoals in het GROP 2010 wordt de structuur van de vier fasen aangehouden GROEN, GEEL, ORANJE en ROOD bij opschaling. Om zoveel mogelijk aan te sluiten met de crisisstructuur bij de reguliere werkprocessen van afdelingen en functionarissen is er in dit GROP wederom voor gekozen de verschillende delen van de organisatie zelf input te laten geven voor het GROP. Het GROP is opgebouwd uit verschillende delen. Hiervoor is gekozen om de teksten toegankelijk en overzichtelijk te maken. In deel één wordt ingegaan op de wettelijke kaders en samenhang met andere planvorming of afgesloten convenanten. Er volgt een korte uitleg van de afdelingen en de vier processen uit de publieke gezondheidszorg vertegenwoordigd in het GROP. In deel twee wordt ingegaan op hoe de GGD is voorbereid op een grote inzet en het inwerking stellen van het GROP. De kaders van het rampenopvangplan en de ondersteunende faciliteiten worden beschreven. Deel drie beschrijft de opschalingfasering, de crisisstructuur en de nazorgfase. Deel drie wordt afgesloten met de aansluiting van het GROP op de regionale crisisstructuur van de veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland, VRAA, en de verschillende verhoudingen in de samenwerking tussen de GGD en het GHOR-bureau AA. Deel vier omvat de crisisplannen van de GGD voor opschaling. Tot slot volgen de bijlagen. 1

6 1.2 Waarom een GROP Het GROP, beschrijft de interne crisisorganisatie wanneer er een groot beroep wordt gedaan op delen van, of de gehele GGD tijdens een plotselinge toename van werkzaamheden voor de organisatie. Deze toename van werkzaamheden is bijvoorbeeld van toepassing bij de inzet tijdens een ramp. Het doel is om ook onder deze omstandigheden het reguliere werk te kunnen blijven uitvoeren. Hiervoor is het noodzakelijk om medewerkers gedeeltelijk anders te positioneren waardoor er slagkracht ontstaat. De nadruk bij de interne crisisstructuur ligt op het ontstaan van een hiërarchische structuur en communicatielijnen welke beslismomenten mogelijk maken die snel en direct kunnen worden doorgevoerd binnen de organisatie. Ten tweede is het plan bedoeld om de organisatie en de werknemers duidelijke handvatten en instructies te geven om adequaat te kunnen handelen tijdens een crisis en aan de hulpvraag te kunnen blijven voldoen 1.3 Wettelijk kader Door de wet publieke gezondheid tweede tranche, WPG 2, en de wet veiligheidsregio s, WVR s, is de coördinatie en de uitvoering van, medische milieukunde, psychosociale hulpverlening, infectieziektebestrijding en gezondheidsonderzoek na rampen geheel onder de verantwoording van de GGD komen te vallen. Het GROP is dusdanig opgesteld dat de organisatie een interne crisisstructuur heeft waarmee er conform het wettelijk kader een juiste uitvoering van GGD-taken kan plaats vinden. Met onder andere het GROP voldoet de GGD aan de wettelijke eisen die er aan de uitvoering van de taken in de publieke gezondheidszorg aan de organisatie worden gesteld. Ook ontstaat er met de huidige wetgeving een stevige basis om de samenwerking tussen de GGD en de GHOR verder uit te werken. Er vindt tijdens de opgeschaalde zorg geen verschuiving van taken en verantwoordelijkheden meer plaats tussen de GHOR en de GGD, beiden ondersteunen elkaar bij de uitvoering van de taken in de rampenbestrijding. 1.4 Samenhang met andere plannen en convenanten Het GROP sluit aan op regionale beleidsplannen en convenanten welke relevant zijn voor de uitvoering van de vier processen binnen het domein publieke gezondheidszorg tijdens een crisis. En draagt zorg voor de aansluiting van de opgeschaalde organisatie op de GRIP-structuur, van de VRAA. Figuur 1 geeft een weergave van de relatie van het GROP met andere plannen en convenanten. Voor informatie over de inhoudelijke samenhang wordt in het GROP volstaan met te verwijzen naar de betreffende organisatieonderdelen van de GGD of naar het GHOR bureau Amsterdam-Amstelland, GHOR-bureau AA. In de toekomst zullen de plannen en convenanten geplaatst worden op het besloten deel van de website van het GHOR-bureau AA. 2

7 GROP Infectieziektebestrijding Psychosociale hulpverlening Samenhang plan of convenant Vastgesteld Beheer Regionaal Crisisplan VRAA dec VRAA Modelplan GROP 2012 maart 2013 GGD NL Convenant publieke gezondheid Samenwerkingsafspraken 2012 GHOR GGD Amsterdam en VRAA Kwaliteitskader Crisisbeheersing en OTO maart 2013 GHOR OTO plan GROP GGD Amsterdam GGD/GHOR Draaiboek International Health Regulations/ Internationale jan RIVM Gezondheidsregeling Regionaal Generiek Operationeel Draaiboek Infectieziekte- maart 2009 GGD/GHOR crisis Calamiteitenplan Infectieziekten VRAA sept VRAA Plan Noodsituaties Infectieziektebestrijding Haven 2013 VRK Convenant samenwerkingsafspraken bij rampen en crises 2012 GHOR huisartsen Amsterdam en VRAA tezamen met de GGD Amsterdam Convenant publieke gezondheid Samenwerkingsafspraken 2012 GGD/GHOR GGD Amsterdam en VRAA Crisisplan GROP afdeling Infectieziekten GGD Amsterdam 2013 GGD Convenant PSH bij ongevallen en rampen tijdens de acute april 2012 GGD fase en de nazorg. Samenwerkingsovereenkomst tussen GGD en GGZ instellingen te Amsterdam Convenant publieke gezondheid Samenwerkingsafspraken 2012 GGD/GHOR GGD Amsterdam en VRAA Convenant samenwerkingsafspraken bij rampen en crises 2012 GHOR huisartsen Amsterdam en VRAA tezamen met de GGD Amsterdam Crisisplan MGGZ GROP GGD Amsterdam 2013 GGD Medische milieukunde Samenwerkingsovereenkomst GAGS GHOR-regio s 2009 GGD Noord-Holland, Flevoland en de GGD en in de regio Utrecht Convenant publieke gezondheid. Samenwerkingsafspraken 2012 GGD/GHOR GGD Amsterdam en VRAA Handboek Gezondheidskundig Adviseur Gevaarlijke Stoffen juli 2008 GGD (GAGS) Crisisplan GROP afdeling Leefomgeving GGD Amsterdam 2013 GGD Gezondheidsonderzoek na rampen Landelijk draaiboek gezondheidsonderzoek na rampen RIVM Handreiking gezondheidsonderzoek na Rampen 2006 RIVM Convenant publieke gezondheid Samenwerkingsafspraken 2012 GGD/GHOR GGD Amsterdam en VRAA Convenant samenwerkingsafspraken bij rampen en crises 2012 GHOR huisartsen Amsterdam en VRAA tezamen met de GGD Amsterdam Crisisplan GROP afdeling EDG GGD Amsterdam 2013 GGD Figuur 1 Samenhang GROP GGD Amsterdam plannen / convenanten (VRK = Veiligheidsregio Kennemerland) 3

8 1.5 Processen in het GROP De GGD is verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van vier hoofdprocessen binnen de publieke gezondheidszorg van de rampenbestrijding. Hieronder volgt een korte beschrijving van de processen. De afzonderlijke processen, de wijze van opschaling en de taakkaarten van de diverse GROP-functionarissen zijn opgenomen in deelplan 4 van het GROP Medische Milieukunde Bij chemische, radiologische, nucleaire en bepaalde biologische calamiteiten is medisch milieukundige inzet noodzakelijk. In de acute fase van een dergelijke calamiteit wordt deze inzet uitgevoerd door de Gezondheidskundig Adviseur Gevaarlijke stoffen, de GAGS. Deze functionaris wordt ingezet in GHOR verband en heeft een adviserende functie aan verschillende functionarissen binnen de crisisstructuur van de VRAA. Bij een langer durende calamiteit en in de nazorgfase wordt de inzet of ondersteuning geleverd door het cluster LO. Een groot deel van de taken is omschreven in het crisisplan medische milieukunde van het GROP, handboek GAGS en de reguliere werkprocedures van de afdeling leefomgeving. Met ingang van januari 2013 maken de GAGS onderdeel uit van de GGD Amsterdam Infectieziektebestrijding Bij een grootschalige uitbraak van een infectieziekte of een dreiging daarvan kan er plotseling een beroep worden gedaan op de inzet van de GGD-medewerkers. Als het gaat om de afhandeling van infectieziekte-uitbraken zal dit in eerste instantie gebeuren door de afdeling Algemene Infectieziekten eventueel in samenwerking met het laboratorium en Hygiëne en Inspectie. Bij opschaling zal er mogelijk gebruik worden gemaakt van personeel van andere afdelingen van het cluster, zoals de soa poli en de afdeling Onderzoek. Bron- en contactopsporing, het nemen van quarantaine- en isolatiemaatregelen, immunisatie, medicamenteuze profylaxe en hygiëne maatregelen zijn taken waar de GGD primair verantwoordelijk voor is. Ook specifieke taken op het gebied van primaire en secundaire preventie van infectieziekten worden door de GGD uitgevoerd. Met de herziene wetgeving stellen de GGD en de GHOR met betrekking tot infectieziektebestrijding gezamenlijk het regionaal crisisplan vast Gezondheidsonderzoek na rampen Na een ramp, van welke aard dan ook, kan er aanleiding zijn tot het doen van een gezondheidsonderzoek, niet alleen om de effecten van een mogelijke blootstelling in kaart te brengen, maar ook om te monitoren of de gezondheidszorg voldoende inspeelt op de gezondheidstoestand en de zorgvraag van de algemene bevolking. Het onderzoek speelt een rol bij de slachtofferregistratie tijdens een crisis. Een dergelijk onderzoek kan direct na de ramp of op langere termijn noodzakelijk zijn. De uitvoering van het onderzoek wordt gedaan door het cluster EDG. Mogelijk kan de personele inzet bij een crisis het cluster EDG overstijgen Psychosociale hulpverlening De psychosociale hulpverlening bij een crisis is gericht op de gecoördineerde hulpverlening aan direct en indirecte getroffenen. Deze hulpverlening is een eerstelijns taak van het cluster MGGZ maar kan door de behoefte aan meer personeel of onderlinge afstemming opschalen. De hulpverlening kan worden verstrekt in de acute fase, tot maximaal 7x24 uur na de crisis en in de nazorgfase. De nazorgfase kent een eerste fase van drie maanden en een tweede fase die enkele jaren kan duren 4

9 1.6 Ondersteunende afdelingen Bij de actualisering van het GROP versie 1.0 zijn de belangrijkste punten uit evaluaties van inzetten bij crisis en oefeningen verwerkt. Samen met de input van de organisatie is gebleken dat er ondersteunende afdelingen moesten worden toegevoegd aan het GROP. De afdelingsplannen voor het GROP van de ondersteunende afdelingen bevatten geen beschrijving van een opschaling maar een weergave van de wijze hoe functionarissen gepositioneerd en gealarmeerd worden in het GROP. De ondersteunende afdelingen zijn afdeling beleid, afdeling communicatie, afdeling centrale ondersteuning (CO) en GHOR-bureau AA Afdeling beleid De afdeling beleid ondersteunt de DPG als coördinator/voorzitter crisisteam of bij deelname van de DPG aan het regionaal beleidsteam ((R)BT) bij een GRIP 3. Een beleidsadviseur van de afdeling beleid vervult in het GROP deze functie. De beleidsadviseur treedt uitsluitend op als liaison voor de DPG, draagt zorg voor externe bestuurlijke afstemming in de gemeente en indien noodzakelijk tijdens de crisis met reguliere organisaties Afdeling communicatie De communicatieadviseur draagt zorg voor de interne en externe communicatie. Vanaf GRIP 2 stemt de communicatieadviseur de informatievoorziening af met de gemeente. Het inrichten van een call center door de GGD wordt in dit GROP ook in deelplan 4 bij afdeling communicatie beschreven. In deel 4 van het GROP is de rol van communicatie beschreven Afdeling centrale ondersteuning Afdeling CO draagt zorg voor de faciliteiten die nodig zijn om bij een GROP optimaal operationeel te zijn. Afdeling I&A, afdeling financiën en afdeling facilitair zijn op deze wijze in het GROP geïmplementeerd. Toegankelijkheid en functionaliteit van de faciliteiten en de catering behoren onder andere tot de taken GHOR-bureau AA Als de crisis niet meer alleen door de GGD bemand kan worden kan er een beroep worden gedaan op het GHOR-bureau AA. De GHOR draagt zorg voor de samenwerking met multidisciplinaire partners. En indien door de GGD gewenst met monodisciplinaire partners. 5

10 Deel 2 GROP Preparatiefase 2.1 Beheer GROP Het beheer van het GROP heeft de GGD ondergebracht bij het GHOR-bureau AA. De betrokken clusters en afdelingen leveren cluster- of afdelingsspecifieke informatie/wijzigingen aan bij het GHOR-bureau AA. De betrokken clusters en afdelingen zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van actuele informatie welke relevant is voor de werkwijze van het GROP. Het GHOR-bureau AA voert één keer per jaar een actualisatie uit van het GROP met de aangeleverde informatie van de betrokken afdelingen en clusters. Indien bij wijzigingen binnen de organisatie de beheerder in overleg met betrokkenen het noodzakelijk acht de wijziging per direct in te voeren zal er een tussentijdse actualisatie plaats vinden. De betrokken functionarissen krijgen de herziene versie per mail opgestuurd Uitvoering GGD-taken door GHOR-bureau AA In het convenant Publieke Gezondheid 2012 staat beschreven waar de GGD aan moet voldoen met betrekking tot de voorbereiding en inzet van de vier processen MMK, IZB, PSH en GOR tijdens een crisis. Een aantal van deze taken heeft de GGD ondergebracht bij het GHOR-bureau AA. De afspraken tussen de GGD en de GHOR zijn opgenomen in het convenant uitvoering GGD- taken door GHOR-bureau. Het convenant PG en het convenant uitvoering GGD- taken door GHORbureau AA worden jaarlijks geëvalueerd en geactualiseerd in de regiegroep Bevolkingszorg Kwaliteitsinformatiesysteem KIS De crisisplannen worden actueel gehouden in het kwaliteitsprogramma KIS door de betrokken afdelingen en clusters. Het GHOR-bureau AA beheert het algemene gedeelte van het GROP in KIS onder directie. Het algemene gedeelte van het GROP is voor de medewerkers van de GGD beschikbaar en bevat geen persoonlijke contactgegevens van medewerkers. Indien er na een actualisatie van het GROP wijzigingen zijn, worden deze in het algemene gedeelte van het GROP ingevoerd door het GHOR-bureau AA GHOR4ALL GHOR4All is een softwareapplicatie die de GHOR-bureau s helpt om inzicht te krijgen in de continuïteitsgegevens van alle relevante multi- en mono partners. De doelstellingen van de webapplicatie zijn de beschikbaarheid van informatie tijdens een crisis over zorginstellingen in de regio. En inzicht te geven in hoe de continuïteit van een instelling is geregeld. De GROP-beheerder is de vaste contactpersoon die zorgt voor de invoer en het beheer van GGD-gegevens in de webapplicatie GHOR4all GROP-overleg De doelen van het GROP-overleg zijn coördinatie, implementatie en afstemming tussen de verschillende clusters en afdelingen. De afdelingen EDG, LO, Infectieziekten, MGGZ, de GROPbeheerder en OTO-functionaris GROP zijn vertegenwoordigd. Bij afwezigheid van een vertegenwoordiger draagt deze functionaris zelf zorg voor het vinden van een vervanger. Het overleg vindt minimaal 6 keer per jaar plaats onder verantwoording van de medewerker OTO GROP van het GHOR bureau AA. 6

11 2.2 OTO- cyclus GROP Functionarissen benoemd in het GROP worden volgens het OTO-jaarplan opgeleid, getraind en beoefend. De functionaris OTO GROP van het GHOR-bureau AA bewaakt de voortgang van de cyclus. Het landelijke kwaliteitskader en het vastgestelde GROP vormen hierbij het uitgangspunt. Functionarissen worden opgeleid volgens de functieprofielen en benodigde competenties. Deze profielen en competenties zijn gebaseerd op de input van de betrokken afdelingen en clusters van de organisatie in combinatie met de landelijke vereisten. Tijdens het oefenen worden de functionarissen vaardig gemaakt en komen mogelijk nieuwe inzichten voor het GROP naar voren. In figuur 2 is dit schematisch weergegeven. GROP functieprofiel competenties oefenen opleiden functionaris trainen Figuur 2 kwaliteitscyclus GROP en OTO 2.3 Evalueren Het doel van het evalueren is input te leveren voor het optimaliseren van de crisisorganisatie van de GGD. Middels verschillende situaties waarbij de GGD tijdens een crisis is ingezet kan dit worden gedaan. De evaluatie instrumenten van het GROP zijn: 1. OTO-cyclus GROP in de preparatiefase van het GROP 2. Kwalitatieve interne evaluatie crisisorganisatie in de nafase van het GROP 3. Mono- en multi evaluatie GHOR-bureau AA na een inzet tijdens GRIP. 7

12 2.3.1 OTO-cyclus GROP Zoals in paragraaf 2.2 beschreven vormt de OTO-cyclus een input voor nieuwe inzichten van het GROP. Daarbij draagt OTO ook bij aan de implementatie van het GROP binnen de organisatie Kwalitatieve interne evaluatie crisisorganisatie Na een inzet van de GGD waarbij het GROP inwerking is gesteld wordt onder verantwoording van de directie van de GGD een evaluatie uitgevoerd. De directie wijst hiertoe een medewerker aan om de evaluatie uit te voeren. Dit kan een externe onderzoeker zijn of een medewerker van het cluster EDG. Afhankelijk van de aard van de crisis wordt er besloten welke vorm van evaluatie wordt toegepast. De uitkomsten van de evaluatie worden door de onderzoeker gepresenteerd en besproken tijdens een interne evaluatiebijeenkomst van de betrokken functionarissen Mono- en multi evaluatie GHOR-bureau AA Indien het GROP inwerking wordt gesteld in een GRIP-situatie wordt de Gripevaluatie uitgevoerd door het GHOR-bureau AA volgens de procesbeschrijving incidentenevaluatie van het GHOR bureau AA. Terugkoppeling van de evaluatiepunten vindt plaats door de medewerker van het GHOR-bureau AA die belast is met het betreffende taakgebied; PSH, MMK, GOR of IZB. Het cluster of de afdeling waar het evaluatiepunt mee besproken wordt is verantwoordelijk voor het gevolg geven aan eventuele acties. Indien de evaluatiepunten GGD overstijgend zijn nemen de evaluatiecoördinatoren GRIP de evaluatiepunten mee in de gehele GRIP-evaluatie van de crisis. 2.4 Alarmeringsregeling GROP-functionarissen Een aantal functionarissen staan op hard piket. Meldingen buiten kantoortijden zijn geregeld via de 7 x 24 uur bereikbaarheid van de GHOR, alarmering via de meldkamer en de desbetreffende afdelingen. De functionarissen met een hard piket (GHOR) worden hieronder weergegeven. Functionaris Telefonische reactietijd in minuten Opkomsttijd in minuten DPG Arts infectieziekten binnen op verzoek Leider kernteam ACGZ GAGS OMAC - 60 Voorlichting - - Figuur 3 functionarissen 7 x 24 uur bereikbaarheid De andere GROP-functionarissen zijn te bereiken via de telefoonlijst van het GROP. Belangrijke telefoonnummers DPG start alarmering GROP: Meldkamer ambulancezorg: Facilitair desk 24/7: I&A desk 24/7: 8

13 2.4.1 Functionarissen GROP-alarmering via meldkamer ambulancezorg De directie van de GGD, is de coördinator/voorzitter crisisteam en mag het GROP in werking laten treden. Dit zijn de DPG en de operationele DPG en. De directie is 7x24 uur bereikbaar via een hard piket. De DPG kan de via de meldkamer de volgende functionarissen alarmeren: Kopje GROP-alarmering P arts infectieziekten. 2. GROP OMAC. 3. algemeen commandant geneeskundige zorg (GHOR). 4. leider kernteam PSH. 5. gezondheidskundig adviseur gevaarlijke stoffen. Alarmering P2000 regulier 1. Voorlichting De gealarmeerde functionarissen bellen de meldkamer ambulancezorg en krijgen de naam en het telefoonnummer van de dienstdoende DPG. 2.5 Vergaderruimte crisisteam en toegankelijkheid gebouw De vergaderruimte van het crisisteam GGD is het actiecentrum van het GHOR-bureau AA. De faciliteiten van het actiecentrum GHOR zijn toereikend om onder crisisomstandigheden operationeel te zijn. De toegankelijkheid van deze ruimte is 24 uur per dag gegarandeerd middels lift D aan de achterzijde van het gebouw bij de bromfietsenstalling. De functionarissen van het crisisteam krijgen allen een 24uurs-tag. De werkwijze van de faciliteiten in het actiecentrum wordt in de bijlagen uitgelegd. Indien het actiecentrum door een GRIP-opschaling in gebruik wordt genomen verplaatst het crisisteam GGD zich naar vergaderruimte A Het hoofd actiecentrum van de GHOR heeft de bevoegdheid om het crisisteam te sommeren zich te verplaatsen naar de vergaderruimte A De communicatielijn met het actiecentrum GHOR is kort en er kan nog steeds gebruik gemaakt worden van de faciliteiten en benodigde materialen. Bij gebruik van het actiecentrum GHOR door het crisisteam GGD wordt na afschaling van het GROP de logistiek medewerker van de GHOR in kennis gesteld en het actiecentrum opgeruimd. Dit gebeurt onder verantwoording van de crisiscoördinator/voorzitter van het crisisteam. 2.6 Informatiemanagement Informatie over de crisis is onmisbaar bij het nemen van besluiten in het crisisteam. Om in deze informatiebehoeften te voorzien zijn er een aantal informatiesystemen in het GROP geïmplementeerd Het Landelijk Crisismanagement Systeem, LCMS Tijdens het gezamenlijke optreden van de verschillende hulpdiensten tijdens een crisis is het LCMS een informatiesysteem waarmee gegevens over de crisis gedeeld kunnen worden. Het efficiënt uitwisselen van deze gegevens leidt tot een betere en doelmatiger afhandeling van activiteiten alsmede tot een betere voorlichting van de bevolking. Het delen van informatie leidt tot een eenduidig beeld van de situatie waarop het crisisteam van de GGD kan anticiperen. 9

14 Het crisisteam GGD heeft leesrechten in LCMS, de communicatieadviseurs van de GGD hebben een login met leesrechten voor de applicatie. Deze functionaris communiceert de informatie uit LCMS op aanwijzing van de crisiscoördinator/voorzitter van het crisisteam Besloten deel website GHOR-bureau AA Medio november 2013 is er op de website van het GHOR bureau Amsterdam-Amstelland een besloten deel voor het GROP. Hier worden al de operationele draaiboeken, convenanten met ketenpartners welke relevant voor het GROP zijn, geplaatst. Zo ook de werkinstructies voor het actiecentrum GHOR. Functionarissen in het GROP ontvangen hiervoor een persoonlijke login. Op deze wijze kan elke functionaris snel beschikken over de juiste informatie. 10

15 Deel 3 GROP Crisisfase 3.1 Fase van alarmering In deze fase krijgt de GGD een melding van een incident, ramp of crisis, welke kan leiden tot opschaling van de organisatie. Interne melding Een melding komt regulier binnen bij de afdelingen infectieziektebestrijding, medische milieukunde, MGGZ of EDG. De aard en omvang van de melding wordt volgens de opschalingcriteria in paragraaf 3.2 beoordeeld. Indien er aan de opschalingcriteria wordt voldaan of er een ernstig vermoeden is van toename in werkzaamheden informeert de afdeling de directeur of de adjunctdirecteur. Dit wordt gedaan door de procesleider, of diens vervanger. Als volgens het eigen afdelingscrisisplan wordt voldaan aan de criteria om op te schalen stelt de DPG het GROP in werking. Externe melding Een externe melding kan op verschillende wijze binnenkomen bij de GGD. Meestal is het een externe partner van de organisatie die de GGD benaderd voor inzet van de GGD-taken. Dit kan op clusterniveau zijn waarbij de melding binnenkomt bij de procesleider of de DPG. Ook kan de melding binnenkomen via de opschaling middels GRIP. Via de GHOR komt een melding binnen welke aanleiding kan geven tot het in werking stellen van het GROP. In de regel betreft het een grootschalig incident conform de GRIP-procedure waarbij één of meerdere processen van de GGD betrokken zijn. De GHOR vraagt aan de inhoudsdeskundige om plaats te nemen in het actiecentrum van de GHOR. Bij al de meldingen blijft het opschalingprincipe van het GROP hetzelfde. Indien gelijktijdig het GROP in werking is gesteld en er een GRIP-opschaling is vindt er afstemming plaats tussen de algemeen commandant geneeskundige zorg (ACGZ) en de coördinator/voorzitter crisisteam van de GGD. 3.2 Opschalingscriteria GROP De DPG heeft de bevoegdheid om het GROP in werking te stellen na een melding. Dit zal gebeuren na overleg met de procesleider van het betreffende cluster. Onderstaande criteria bieden handvatten voor het besluit om het GROP in werking te stellen: 1. De gevraagde capaciteit of expertise overstijgt één cluster. 2. Er wordt beroep gedaan op meerdere GGD-processen. 3. Er is sprake van maatschappelijke onrust. 4. Er is sprake van een langdurige inzet van de GGD waarbij de bedrijfscontinuïteit in het gedrang kan komen. 5. Er is behoefte aan coördinatie en herprioritering van de reguliere werkzaamheden van de organisatie. 6. Er is behoefte aan ondersteuning door externe organisaties. 11

16 3.3 Fasering van het opschalingsproces Er zijn vier fasen in het opschalingsproces van het GROP: GROEN Reguliere bezetting cluster GEEL Ongebruikelijke toename werkzaamheden cluster ORANJE Noodzaak tot beslissing in werking stellen GROP ROOD GGD Amsterdam maximaal opgeschaald Figuur 4 Fasering opschaling GROP De vier fasen onderscheiden zich door de mate van opschaling en de gevraagde inzet van GROP functionarissen en medewerkers van de GGD. Elk cluster heeft de opschaling voor het GROP uitgewerkt in een eigen crisisplan. In onderstaand schema worden de fasen en de bijbehorende opschalingscriteria weergegeven. fase Cluster/afdeling GROP Reguliere werkzaamheden van het Geen opschaling cluster GROEN GEEL Toename werkzaamheden binnen één/de cluster(-s). Het cluster kan zelfstandig de werkzaamheden blijven uitvoeren. De procesleider informeert de directie. De procesleider informeert de Communicatieadviseur. ORANJE Binnen één/de cluster(-s) is er sprake van één of meer opschalingscriteria 1 t/m 5. De procesleider informeert de directie van de GGD. De DPG besluit tot in werking stellen GROP. De DPG alarmeert het crisisteam GGD. ROOD Binnen één/de cluster(-s) is sprake van één of meerdere opschalingscriteria 1 t/m 6. De procesleider informeert de directie. De DPG besluit tot het inwerking stellen van het GROP. De DPG alarmeert het crisisteam. Figuur 5 Fasering opschaling en opschalingcriteria 12

17 3.4 Samenhang melding, opschaling en opschalingscriteria De wijze waarop een melding bij de GGD wordt beoordeeld is van groot belang voor de beslissing om het GROP in werking te stellen. In onderstaand schema wordt weergegeven hoe de melding, opschalingscriteria en de crisisstructuur van de GGD samenhangen. MELDING GGD medewerkers informeren manager MELDING Procesleider informeert directie en communicatieadviseur MELDING DPG: inzet crisisteam? JA: Alarmering deelnemers crisisteam NEE: Afdeling functioneert zelfstandig Denk aan opschalingscriteria: 1. De gevraagde capaciteit of expertise overstijgt één cluster. 2. Er wordt beroep gedaan op meerdere GGD-processen. 3. Er is sprake van maatschappelijke onrust. 4. Er is sprake van een langdurige inzet van de GGD waarbij de bedrijfscontinuïteit in het gedrang komt. 5. Er is behoefte aan coördinatie en herprioritering van de reguliere uitvoerende werkzaamheden van de organisatie. 6. Er is behoefte aan ondersteuning door externe organisaties. Figuur 6 Samenhang melding en opschalingscriteria GROP 13

18 3.5 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden functionarissen In de crisisstructuur van de GGD is coördinatie en afstemming van groot belang. De functionarissen die hierin participeren, doen dit vanuit eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden. In de taakkaart van de GROP-functionaris vindt er een specificering plaats van de functie met uitzondering van de functie burgemeester en DPG. Hier wordt volstaan met een algemene beschrijving van de verantwoordelijkheden. Burgemeester (College van B&W) verantwoordelijkheden Rampenbestrijding en crisisbeheersing binnen de gemeente. Bestrijding van een infectieziektecrisis. Bij een bovenregionale infectieziektecrisis ligt de verantwoording bij een hoger bestuursorgaan, de lokale verantwoording blijft wel gehandhaafd. Bij een grootschalige uitbraak van ziekten behorend tot groep A: SARS, polio, pokken of een virale hemorrhagische koorts is de voorzitter van de veiligheidsregio eindverantwoordelijke. Directeur Publieke Gezondheid verantwoordelijkheden Voorbereiding en uitvoering van de publieke gezondheidszorg taken van de GGD in een opgeschaalde situatie. Beslissing GROP in werking te stellen. Afschalen van het GROP. Regie en coördinatie van de gehele geneeskundige keten in de regio. Multidisciplinaire afstemming. Coördinator/voorzitter crisisteam GGD verantwoordelijkheden Uitvoering van het GROP en de interne afstemming van de processen. Externe afstemming met de GHOR, gemeente en andere samenwerkingspartners. Leden crisisteam verantwoordelijkheden Uitvoering en aansturing van de aan hen toegewezen processen in een opgeschaalde situatie. Facilitair ondersteuner verantwoordelijkheden Op juiste wijze functioneren van de communicatiemiddelen in een opgeschaalde situatie. Faciliteren van middelen en goederen welke de organisatie/crisisteam ondersteunen. Catering. Secretarieel ondersteuner verantwoordelijkheden Ondersteuning van de/het afdeling/cluster op aanwijzing van de procesleider. Ondersteunen van het crisisteam op aanwijzing van de coördinator/voorzitter crisisteam. GGD medewerkers verantwoordelijkheden De toebedeelde taak in een opgeschaalde situatie. De kwaliteit van het medisch inhoudelijk handelen tijdens een opgeschaalde situatie. Externe partner Afhankelijk van het rampscenario kan er een liaison van een organisatie worden uitgenodigd door de coördinator/voorzitter van het crisisteam. Deze functionaris fungeert als inhoudsdeskundige en is verantwoordelijk voor de juiste afstemming met de eigen organisatie of keten. 14

19 3.6 Het crisisteam Het crisisteam wordt ondersteund door de volgende inhoudelijke afdelings- en clusterstructuren. In de afzonderlijke crisisplannen van de afdeling en clusters staat de ondersteuning uitgewerkt. Afhankelijk van het rampscenario waar het crisisteam bij betrokken is worden één of meerdere afdelingen van de GGD ingezet. De directie van de GGD neemt dit besluit. Afdeling Leefomgeving: Coördinator leefomgeving Adviseurs Milieu en Gezondheid Secretariële ondersteuning Afdeling Algemene Infectieziekten: Coördinator algemene infectieziekten Artsen en verpleegkundigen algemene infectieziekten Secretariële ondersteuning Afdeling EDG: Coördinator EDG Epidemiologen/ onderzoekers Secretariële ondersteuning. Afdeling MGGZ Coördinator MGGZ Psychiaters/ sociaal psychiatrisch verpleegkundigen Secretariële ondersteuning GHOR-bureau AA Algemeen commandant geneeskundige zorg Actiecentrum GHOR OMAC buiten kantoortijden. Afdeling Beleid Beleidsadviseur Afdeling Communicatie Communicatieadviseur Afdeling Centrale Ondersteuning Manager Centrale ondersteuning Facilitair ondersteuner Operationeel crisisteam Na alarmering van de deelnemers van het crisisteam komen de functionarissen op afgesproken tijdstip met de DPG bij elkaar in het actiecentrum van het GHOR-bureau AA, de vergaderruimte crisisteam. Het crisisteam maakt aan de hand van het SITRAP formulier GGD crisisteam een inschatting van het incident, de aard en de eventueel extra benodigde medewerkers. Bij een 15

20 gelijktijdig GRIP-situatie wordt voor de beeldvorming van het crisisteam ook de informatie uit LCMS, GHOR tabblad, gebruikt. In de bijlagen is een SITRAP-formulier opgenomen. Indien noodzakelijk kunnen andere afdelingen van de GGD die niet worden beschreven in het GROP worden ingezet als ondersteunend proces van het crisisteam. Deze afdelingen worden in overleg met de directie van de GGD opgeroepen door de coördinator/voorzitter van het crisisteam. Het operationele actiecentrum GHOR kan als ondersteuning van het crisisteam worden ingezet. Dit gebeurt op aanwijzing van de DPG. De coördinator/voorzitter van het crisisteam heeft de directe communicatie- en commandolijn met het actiecentrum. De inzet van het actiecentrum heeft bij een GRIP-situatie voorrang. De ACGZ heeft de communicatie- en commandolijn in deze situatie. 3.7 Nazorgfase De GGD heeft voor al de medewerkers een verzekering afgesloten voor traumaopvang. De opvang wordt uitgevoerd door Post trauma Interventie B.V. Indien een medewerker hier behoefte aan heeft kan 24 uur per dag het alarmnummer worden gebeld. De medewerker krijgt een telefonische intake en er wordt gezamenlijk bepaald of er binnen 4 uur een afspraak gemaakt moet worden. De benodigde gegevens zijn te vinden op het intranet van de GGD Amsterdam onder personeel en organisatie, traumaopvang. 3.8 De GGD bij GRIP De GGD Amsterdam kan geconfronteerd worden met een crisis binnen de veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland waarbij inzet van (delen van) de organisatie noodzakelijk is bij een GRIPopschaling. In deze paragraaf wordt beschreven hoe de regionale crisisstructuur van de veiligheidsregio Amsterdam- Amstelland is ingericht en welke positie en rol de GGD Amsterdam in deze structuur inneemt De GGD in de regionale crisisstructuur veiligheidsregio Amsterdam- Amstelland De rampenbestrijding binnen de regio bestaat uit reguliere organisaties van de gemeenten, de brandweer, de politie en geneeskundige organisaties zoals ziekenhuizen, ambulancevervoer, meldkamer en anderen. Voor verdere informatie wordt hier verwezen naar het regionaal crisisplan veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland. De geneeskundige organisaties in de regio worden de witte kolom genoemd. Bij een GRIP-situatie coördineert de GHOR de inzet van deze witte kolom. In onderstaand overzicht is de positie van de GGD en de vier processen weergegeven binnen de witte kolom bij een maximaal opgeschaald GROP. Er verandert niks aan de uitvoering van de GGD-taken in het kader van de publieke gezondheidszorg wel aan de situatie waarbinnen de GGD opereert en de commandolijnen en communicatielijnen in de crisisstructuur. In figuur 7 is de positie van de GGD weergegeven in de regionale crisisstructuur van de veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland. 16

21 Figuur 7 Positie GROP fase rood crisisstructuur VRAA De maximaal opgeschaalde GGD is in fase rood. Het crisisteam is operationeel en moet beslissingen nemen over zowel de interne organisatie als over externe vraagstukken welke bij de organisatie worden neergelegd. Binnen de regio Amsterdam Amstelland zal deze positie van het crisisteam vaak samengaan met een GRIP 3 of GRIP 4. Bij deze GRIP- opschalingen is de GHOR operationeel en verschuiven een aantal functionarissen binnen het GROP naar een positie binnen de GRIP-structuur. Binnen het crisisteam en binnen de afdelingen kunnen in deze situatie andere petten door functionarissen worden opgezet waardoor de continuïteit van de crisisorganisatie van de GGD gewaarborgd is. Deze wisseling van functie gebeurt na afstemming ten tijde van de crisis of is vastgelegd in het GROP en de afzonderlijke afdelingsplannen. In de volgende paragraaf worden de functionarissen en hun positie toegelicht. 17

22 CRISISTEAM GGD DPG (R)BT coördinator crisisteam secretarieel ondersteuner procesleider MMK procesleider PSH procesleider IZB procesleider GOR communicatieadviseur beleidsadviseur ACGZ manager centrale ondersteuning Ondersteunende afdelingen GGD Externe afstemming GRIP ACGZ Ondersteuning AC GHOR Figuur 8 Maximaal opgeschaalde GGD bij GRIP Leiding en coördinatie / informatielijn en commandolijn bij GRIP Bij gelijktijdig GRIP en GROP veranderen de posities van een aantal functionarissen in het GROP. Ze nemen elders plaats en ontvangen via een de commandolijn GRIP opdrachten. Deze functionarissen zijn hieronder omschreven. Op worden de verschillende functies en overlegstructuren uitgelegd. Directeur Publieke Gezondheid Commandolijn naar Lid Interface en Algemeen Commandant Geneeskundige Zorg. De DPG is binnen de GGD-opschaling de coördinator/voorzitter van het crisisteam GGD (het Hoofd Publieke Gezondheidszorg). Indien de DPG bij GRIP 3 naar het Regionaal Beleidsteam moet zal een procesleider uit het crisisteam de rol van coördinator crisisteam overnemen. En daarmee ook de GHOR- functie Hoofd Publieke Gezondheidszorg, HPG. De beleidsadviseur vergezelt de DPG in het RBT als liaison voor de GGD. Hoofd Publieke Gezondheidszorg In geval van fase rood van het GROP is de HPG aanspreekpunt/commandolijn van de ACGZ voor de vier processen die vallen onder het proces Publieke Gezondheidszorg in de crisisbeheersing. In fase rood is dit de coördinator/voorzitter van het crisisteam van de GGD. De ACGZ kan bij knelpunten in één van de processen het Hoofd Publieke Gezondheidszorg hierop aanspreken. Indien de GGD niet is opgeschaald verloopt het contact via ACGZ met de procesleider van het lopende proces of direct via de uitvoering met de GHOR-functionaris. Bijvoorbeeld de GAGS of de kernteamleider PSH. 18

23 Algemeen commandant geneeskundige zorg De functionaris is verantwoordelijk voor de multidisciplinaire coördinatie en monodisciplinaire regie en aansturing van de witte kolom en heeft de commandolijn naar HPG. De commandolijn en communicatielijn bij een GROP- en GRIP-situatie loopt voor het actiecentrum GHOR altijd via de ACGZ. In deze situatie zal de ACGZ de directe communicatielijn met de coördinator/voorzitter van het crisisteam hebben. In de GRIP-structuur bepaalt de functionaris zelf waar hij/zij plaats neemt. Communicatieadviseur De functionaris kan gevraagd worden plaats te nemen in het actiecentrum van de GHOR. En zorg te dragen voor afstemming van de communicatie en informatie naar partners in de witte kolom en de gemeente. Arts Infectieziekten De functionaris kan gevraagd worden plaats te nemen in het actiecentrum van de GHOR of samen met de DPG in het (R)BT als inhoudsdeskundige. GAGS De functionaris kan gevraagd worden plaats te nemen in het actiecentrum van de GHOR of samen met de DPG in het (R)BT als inhoudsdeskundige. OMAC buiten kantoortijden De functionaris neemt plaats in het actiecentrum van de GHOR 19

24 3.9 Taakkaart crisiscoördinator/voorzitter crisisteam Taakkaart Crisiscoördinator/voorzitter crisisteam Uitvoering door DPG Operationeel DPG Procesleider Vervangend procesleider Doel functie Opschalen GGD-processen. Oproepen extra personeel. Aanspreekpunt voor de GHOR en externe partners Coördineren GGD-processen Alarmering GROEN Geen rol GEEL Wordt geïnformeerd door procesleider. Indien nodig inschakelen beleidsadviseur en inlichten communicatieadviseur. ORANJE ROOD Alarmeren crisisteam. Binnen GGD zie fase ORANJE. Buiten GGD: afstemming met externe partners. Positionering Heeft zitting in het crisisteam Staat onder directe functionele leiding van de directeur Geeft leiding aan het crisisteam Kerntaken / activiteiten Bereikbaarheid Verantwoordelijkheid Plaats Rapporteert aan/registreert Aandachtspunten Middelen Afschaling Benodigde kennis en kunde Tactisch leidinggeven aan het GGD crisisteam Tactisch multidisciplinair samenwerken Rapporteren, adviseren en verantwoording Via afdelingssecretariaat binnen kantoortijden of via piket DPG. Buiten kantoortijden via piket DPG, meldkamer. Opschaling en alarmering van de benodigde GGD organisatie Oproepen personeel Aanspreekpunt voor de GHOR Coördineren GGD-processen en procesleiders. Neemt zitting in het crisisteam Registreert in logboek en SITRAP. Overdracht functie coördinator/voorzitter crisisteam door de directeur naar aangewezen vervanger GROP Coördineert de normalisering van de werkzaamheden en coördinatiestructuur. Maakt plan van aanpak evaluatie. Kan juiste inschatting maken van de duur en de consequenties van de crisissituatie. Houdt overzicht op de GGD-processen Vertalen strategische beleidsbeslissingen naar operationele opdrachten Monitort de uitvoering van de opdrachten Draagt zorg voor de aansturing, informatie en advisering van het crisisteam Verstrekt tijdig relevante informatie aan het crisisteam Draagt zorg voor aflossing bij langdurige inzet Kan de juiste informatie filtreren en in acties omzetten. 20

25 3.10 Taakkaart algemeen commandant geneeskundige zorg Taakkaart algemeen commandant geneeskundige zorg Uitvoering door Algemeen commandant geneeskundige zorg Doel functie Adviseert over betrekken veiligheidspartners Adviseert over benutten GRIP-structuur voor beheersen van de crisis. Draagt zorg voor afstemming en advisering van de veiligheidspartners Is verantwoordelijk voor het opstarten van het actiecentrum GHOR Alarmering GROEN Geen activiteit GEEL Geen activiteit ORANJE Neemt plaats in het crisisteam. Wordt gealarmeerd via de piketregeling van de GHOR. ROOD Zie fase ORANJE Positionering Neemt zitting in het crisisteam GGD. Staat onder directe functionele leiding van de directeur Kerntaken / Adviseert over betrekken veiligheidspartners activiteiten Adviseert over benutten GRIP-structuur voor beheersen van de crisis. Draagt zorg voor afstemming en advisering van de veiligheidspartners Bereikbaarheid Verantwoordelijkheid Plaats Rapporteert aan/registreert Aandachtspunten Middelen Afschaling Benodigde kennis en kunde Via piketregeling van de GHOR Verantwoordelijk voor eigen werkzaamheden Neemt plaats in het crisisteam Rapporteert middels logboek en SITRAP Rapporteert aan crisiscoördinator/voorzitter crisisteam GGD Bij GROP en GRIP tegelijkertijd bepaling positie en plaats. GROP Neemt deel aan de evaluatie Kennis van het GROP Kennis van de GGD Kan op basis van informatie de juiste advisering geven aan het crisisteam 21

26 3.11 Afdeling Beleid bij GROP/ taakkaart beleidsadviseur Taakkaart Beleidsadviseur Uitvoering door Beleidsadviseur Doel functie Ondersteunen van de DPG Optreden als liaison voor de organisatie Alarmering GROEN Dagelijkse werkzaamheden GEEL Wordt geïnformeerd door de communicatieadviseur indien nodig Wordt gealarmeerd door de DPG indien inzet nodig ORANJE Zie fase GEEL ROOD Zie fase GEEL Neemt zitting in het crisisteam van de GGD Ondersteunt de DPG in het crisisteam GGD en (R)BT Positionering Verblijft op eigen afdeling. Heeft zitting in het crisisteam in fase ROOD. Vergezelt de DPG in (R))BT. Staat onder directe functionele leiding van de directeur. Kerntaken / Optreden als liaison voor de organisatie naar externe partners activiteiten Optreden als liaison naar de crisiscoördinator/voorzitter van het crisisteam indien DPG in (R)BT Bereikbaarheid Tijdens kantooruren via het secretariaat. Buiten kantoortijden via de telefoonlijst van het GROP. Verantwoordelijkheid Draagt verantwoording voor de eigen werkzaamheden. Plaats Neemt zitting in het crisisteam Rapporteert Registreert in eigen logboek en middels SITRAP aan/registreert Aandachtspunten Aflossing bij langdurige inzet Middelen GROP Afschaling Bij afschaling van het GROP neemt de beleidsadviseur deel aan de Benodigde kennis en kunde evaluatie. Kennis van het GROP Kan de juiste informatie filtreren en doorgeven aan het crisisteam GGD 22

27 Deel 4 Crisisplannen en taakkaarten afdelingen en clusters 4.1 Crisisplan GROP cluster Leefomgeving Opschaling GROP cluster Leefomgeving Fase Cluster Leefomgeving GROEN GEEL ORANJE Reguliere bezetting Afdeling Milieu en Gezondheid binnen kantooruren. - Clusterhoofd Leefomgeving - Adviseurs Milieu en Gezondheid - Secretariële ondersteuning Zie Fase GROEN. Clusterhoofd Leefomgeving is vervangen door Procesleider Leefomgeving(1). Crisisteam GGD - Directeur GGD (voorzitter) - Procesleider Leefomgeving - Andere Procesleiders - Communicatie GGD - ACGZ - Beleidsadviseur GGD - Notulist Afdeling Milieu en Gezondheid - Coördinator Milieu en gezondheid(2) - Adviseurs Milieu en Gezondheid - Secretariële ondersteuning(3) ROOD Binnen de GGD Crisisteam GGD Zie Fase ORANJE. Andere ondersteunende afdelingen Zie GROP; pag. 9, Fase ORANJE. Afdeling Milieu en Gezondheid Zie Fase ORANJE. Buiten de GGD Zie GROP GGD Amsterdam; pag. 10, Fase ROOD (1) In eerste instantie vervult het Clusterhoofd de taak van Procesleider. Het Clusterhoofd kan worden vervangen vanuit de pool Leden Crisisteam. (2) Binnen kantooruren: senior adviseur M&G; buiten kantooruren: uit pool Afdeling. (3) Tijdens kantooruren: achterwachtregeling M&G; buiten kantooruren uit pool Afdeling. (1) (2) Buiten kantoortijden is de alarmering via het piket van de GAGS-pool. Indien de dienstdoende GAGS niet in dienst is bij de GGD Amsterdam belt de functionaris een lid uit de pool leden crisisteam. 23

28 4.1.2 Taakkaart cluster Leefomgeving procesleider Taakkaart Procesleider cluster Leefomgeving Uitvoering door Hoofd cluster Leefomgeving of diens vervanger. Doel functie De procesleider Leefomgeving is verantwoordelijk voor aansturing van de processen binnen het cluster Leefomgeving. Alarmering GROEN Geen rol. GEEL Treedt in functie en informeert directeur/crisiscoördinator en communicatieadviseur. ORANJE Neemt zitting in crisisteam. Kan door de directeur worden aangewezen als crisiscoördinator. ROOD Binnen GDD Crisisteam GGD zie fase oranje. Buiten GGD Contacten met externe partners in overleg met crisiscoördinator. Positionering Heeft in fase Oranje/Rood zitting in het crisisteam. Staat onder directe functionele leiding van de directeur. Geeft leiding aan de cluster Leefomgeving. Kerntaken Stuurt de processen op de afdeling Leefomgeving aan. Activiteiten Draagt bij aan de operationele besluitvorming binnen het crisisteam. Zorgt voor communicatie, registratie en advisering op het terrein van Milieu en Gezondheid (zie kwalificatieprofiel voor uitgebreide taakomschrijving). Bereikbaarheid Tijdens kantooruren bereikbaar via het afdelingssecretariaat Verantwoordelijkheid Plaats Rapporteert aan/ registreert Buiten kantoortijden via de telefoonlijst van het GROP. De opschaling en alarmering van de afdeling Leefomgeving. Het leveren van een kwalitatief optimale bijdrage van medisch milieukundige zorg. Coördineren van de processen op de afdeling Leefomgeving. Fase Geel op de eigen afdeling. Fase ORANJE/ROOD in het crisisteam van de GGD. Rapporteert aan de coördinator/voorzitter crisisteam. Communiceert met de leden van het crisisteam GGD Registreert middels logboek en sitraps. Aandachtspunten Waarneming functie Procesleider leefomgeving door vervanger. Middelen GROP Amsterdam Crisisplan afdeling Leefomgeving Afschaling Benodigde kennis en kunde Er vindt normalisering plaats van de coördinatiestructuur, de inzet van personen en middelen, maar ook nabespreking en evaluatie. Nazorg op psychologisch gebied voor personeel van de afdeling wordt hiertoe gerekend. Kan een juiste inschatting maken van de medisch milieukundige problematiek. Heeft voortdurend overzicht van de activiteiten binnen de afdeling Leefomgeving. Kan strategische beleidsbeslissingen vertalen naar operationele opdrachten voor de eigen afdeling. Monitort de uitvoering van deze opdrachten. Zorgt voor het informeren en adviseren van het crisisteam Regelt afstemming met relevante ketenpartners. Zorgt dat de veiligheid en welzijn van het afdelingspersoneel optimaal is gewaarborgd. Verstrekt op basis van de beschikbare informatie gestructureerd, eenduidig en kernachtig.(mondelinge) informatie Kan uit operationele informatie tactische vraagstukken formuleren en van 24

29 Een advies voorzien. Verstrekt relevante informatie tijdig aan de crisiscoördinator, de afdeling en betrokken ketenpartners. Heeft overzicht over de vanuit de afdeling en van ketenpartners ontvangen informatie, uitgevoerde werkzaamheden en opdrachten, en van de verstrekte informatie aan de betrokken crisisteamleden, ketenpartners en externen (pers, bevolking etc.). 25

30 4.1.3 Taakkaart cluster leefomgeving adviseur Milieu en Gezondheid Taakkaart adviseur Milieu en Gezondheid Uitvoering door Adviseur Milieu en Gezondheid Doel functie Verantwoordelijk voor uitvoering van de primaire processen binnen de cluster Leefomgeving. Alarmering GROEN Dagelijkse medisch milieukundige zorg. GEEL Functioneert onder de leiding van de Procesleider Leefomgeving. Buiten kantooruren: alarmering telefonisch (leden Pool Afdeling ) ORANJE Zie fase GEEL ROOD Zie fase GEEL/ORANJE Positionering Maakt deel uit van de bezetting van de afdeling Leefomgeving. Staat onder directe functionele leiding van de Procesleider Leefomgeving. Voert primaire processen uit op het terrein van milieu en gezondheid. Kerntaken Behandelt vragen en meldingen op het gebied van milieu en gezondheid. Activiteiten Levert input voor sitraps aan het crisisteam. Registreert meldingen en houdt logboek eigen werkzaamheden bij. Voor nadere informatie over de taken: zie KIS, Milieu en Gezondheid, proces Meldingen. Bereikbaarheid Tijdens kantooruren bereikbaar via het afdelingssecretariaat Verantwoordelijkheid Plaats Rapporteert aan Registreert Buiten kantoortijden bereikbaar via kanspiket (zie telefoonlijst). Uitvoering van het proces Meldingen op de Afdeling Leefomgeving. Het doorgeven van signalen die voortkomen uit meldingen. Registreren in Osiris. Verblijft op de eigen afdeling. Rapporteert aan de Coördinator Milieu en Gezondheid. Communiceert met de medewerkers van de afdeling Leefomgeving. Registreert meldingen en heeft logboek eigen activiteiten. Aandachtspunten Bereikbaarheid buiten kantooruren aflossing. Middelen Toegang tot registratieprogramma Osiris. GROP Amsterdam. Afdelingsplan afdeling Leefomgeving. Afschaling Benodigde kennis en kunde In deze fase vindt normalisering plaats van de coördinatiestructuur, de inzet van personen en middelen, maar ook nabespreking en evaluatie. Ook nazorg op psychologisch gebied voorpersoneel van de afdeling wordt tot deze fase gerekend. Heeft inhoudelijke kennis van de medisch milieukundige problematiek. Is in staat tot het geven van adequate adviezen aan individuele burgers. Beheerst het registreren in Osiris. Heeft kennis van de structuur van het GROP. Kan een logboek bijhouden. Kan signalen onderkennen in de binnenkomende informatie vanuit de meldingen. Regelt afstemming met betrokken ketenpartners, onder wie de GAGS. Verstrekt op basis van de beschikbare informatie gestructureerd, eenduidig en kernachtig bijdragen aan de sitraps van de Afdeling Leefomgeving. Verstrekt relevante informatie tijdig aan de Coördinator Milieu en Gezondheid. 26

31 4.1.4 Taakkaart cluster leefomgeving coördinator Milieu en Gezondheid Taakkaart Coördinator Milieu en Gezondheid Uitvoering door Adviseur Milieu en Gezondheid Doel functie Verantwoordelijk voor coördinatie van de primaire processen binnen het cluster Leefomgeving. Alarmering GROEN Dagelijkse medisch milieukundige zorg. GEEL Functioneert onder de leiding van de procesleider Leefomgeving. Buiten kantooruren: alarmering telefonisch (leden Pool Afdeling ). ORANJE Zie fase GEEL ROOD Zie fase GEEL/ORANJE Positionering Maakt deel uit van de bezetting van de afdeling Leefomgeving. Staat onder directe functionele leiding van de Procesleider Leefomgeving coördineert primaire processen op het terrein van milieu en gezondheid. Kerntaken Zorgt ervoor dat vragen en meldingen op het gebied van milieu en Activiteiten Gezondheid tijdig en adequaat worden behandeld. Zorgt dat input voor situatierapporten (sitraps) aan het crisisteam wordt geleverd. Ziet toe op registratie van meldingen en bijhouden logboek. Bereikbaarheid Tijdens kantooruren bereikbaar via het afdelingssecretariaat Verantwoordelijkheid Plaats Rapporteert aan Registreert Buiten kantoortijden via kanspiket (zie telefoonlijst). Efficiënte en effectieve uitvoering van het proces Meldingen op de Afdeling Leefomgeving. Het op gecoördineerde wijze doorgeven van signalen die voortkomen uit meldingen. Het correct registreren in Osiris. Het stroomlijnen van de communicatie tussen Procesleider Leefomgeving en de afdeling. Verblijft op de eigen afdeling. Rapporteert aan de Procesleider Milieu en Gezondheid. Communiceert met de medewerkers van de afdeling Leefomgeving. Registreert in logboek eigen activiteiten. Aandachtspunten Bereikbaarheid buiten kantooruren; in functiestelling; aflossing. Middelen Communicatiemiddelen t.b.v. contact met Procesleider Leefomgeving. GROP Amsterdam. Crisisplan afdeling Leefomgeving. Afschaling Benodigde kennis en kunde In deze fase vindt normalisering plaats van de coördinatiestructuur, de inzet van personen en middelen, maar ook nabespreking en evaluatie. Ook nazorg op psychologisch gebied voor personeel van de afdeling wordt tot deze fase gerekend. Heeft overzicht over de taken binnen de Afdeling Leefomgeving Is in staat processen op de afdeling te coördineren Heeft inhoudelijke kennis van de medisch milieukundige problematiek. Beheerst het registreren in Osiris. Heeft kennis van de structuur van het GROP. Kan een logboek bijhouden. Kan signalen onderkennen in de binnenkomende informatie vanuit de meldingen. Regelt afstemming tussen Procesleider en afdelingsmedewerkers. Verstrekt op basis van de beschikbare informatie gestructureerd, eenduidig en kernachtig bijdragen aan de sitraps van de Afdeling Leefomgeving. 27

32 Verstrekt relevante informatie tijdig aan de Procesleider Milieu en Gezondheid. 28

33 4.1.5 Taakkaart cluster leefomgeving secretaresse Milieu en Gezondheid Taakkaart Secretaresse Milieu en Gezondheid Uitvoering door Secretaresse Milieu en Gezondheid Doel functie Administratieve ondersteuning binnen de Afdeling Leefomgeving. Alarmering GROEN Dagelijkse secretariële taken. GEEL Functioneert onder de leiding van de Procesleider Leefomgeving. Buiten kantooruren alarmering telefonisch. ORANJE Zie fase GEEL ROOD Zie fase GEEL/ORANJE Positionering Maakt deel uit van de bezetting van de afdeling Leefomgeving. Staat onder directe functionele leiding van de Procesleider Leefomgeving. Verzorgt de administratieve ondersteuning binnen de afdeling Leefomgeving. Kerntaken Zorgt ervoor dat vragen en meldingen op het gebied van milieu en Activiteiten gezondheid tijdig en adequaat kunnen worden behandeld. Zorgt voor het opmaken en versturen van sitraps aan het crisisteam. Houdt een eigen logboek bij. Bereikbaarheid Bereikbaar tijdens kantooruren bereikbaar via Verantwoordelijkheid Plaats Rapporteert aan Registreert Buiten kantoortijden via kanspiket (zie telefoonlijst). Administratieve ondersteuning bij het proces Meldingen op de Afdeling Leefomgeving. Het aannemen en doorgeleiden van meldingen Het registreren van meldingsgegevens in Osiris Het effectueren van het berichtenverkeer tussen Procesleider Leefomgeving en de Afdeling Leefomgeving v.v. Verblijft op de eigen afdeling. Rapporteert aan de Coördinator Milieu en Gezondheid. Communiceert met de medewerkers van de afdeling Leefomgeving. Registreert in logboek eigen activiteiten. Binnengekomen meldingen in Osiris. Aandachtspunten Bereikbaarheid buiten kantooruren; aflossing. Middelen Telefonische bereikbaarheid. Toegang tot GGD-computernetwerk. Crisisplan afdeling Leefomgeving. Afschaling Benodigde kennis en kunde In deze fase vindt normalisering plaats van de coördinatiestructuur, de inzet van personen en middelen, maar ook nabespreking en evaluatie. Ook nazorg op psychologisch gebied voor personeel van de afdeling wordt tot deze fase gerekend. Heeft overzicht over de benodigde middelen binnen de Afdeling Leefomgeving. Is in staat processen op de afdeling te ondersteunen. Heeft kennis van het proces Meldingen. Beheerst het registreren in Osiris. Heeft kennis van de structuur van het GROP. Kan een logboek bijhouden. Kan signalen onderkennen in de binnenkomende informatie vanuit de meldingen. Verstrekt relevante informatie tijdig aan de Coördinator Milieu en Gezondheid. 29

34 4.2 Crisisplan GROP cluster EDG Hierbij het opschalingsplan voor het cluster EDG indien het noodzakelijk is een (omvangrijk) gezondheidsonderzoek te doen op korte termijn. Dit plan is onderdeel van het GGD Amsterdam RampenOpvangPlan (GROP) en is gebaseerd op RIVM documenten betreffende de planning en uitvoering van gezondheidsonderzoek na rampen ( , en draaiboek (nog niet formeel vastgesteld). Dit plan moet in samenhang met de GROP en de RIVM documenten worden gelezen. Voor EDG is gekozen voor een aanpak met een kort plan, aangevuld met appendices waarin verschillende aspecten van het proces worden omschreven en activiteitenkaarten die praktisch toepasbaar zijn in het geval van een urgent verzoek om gezondheidsonderzoek. Deze activiteitenkaarten geven tevens een overzicht van detail aspecten waarmee bij een opschalingsprocedure rekening moet worden gehouden. Dit document omvat dit plan, de appendices en een overzicht van de taak en activiteitenkaarten. De taak- en activiteitenkaarten vormen een apart document en zijn niet in dit plan opgenomen. Het plan en de activiteitenkaarten, en eventueel ondersteunend praktisch materiaal dat bij een opschalingssituatie op korte termijn noodzakelijk kan zijn, zal in een aantal goed ingerichte dozen opschaling EDG worden bijeengebracht. Deze dozen zullen worden geplaatst op het cluster en bij diverse sleutelpersonen zodat het cluster EDG een urgente situatie goed voorbereid aan kan gaan Opschaling GROP cluster EDG Fase Cluster EDG GROEN GEEL ORANJE ROOD Gewone dagelijkse activiteiten. Er is geen sprake van een beroep op het cluster EDG. Er komt een vraag voor onderzoek op korte termijn (bij een ramp of incident) richting het cluster EDG. Het cluster kan de vraag zelf nog goed aan en voert deze onder eigen verantwoordelijkheid en coördinatie uit. De directie en de communicatieadviseur worden geïnformeerd. Het verzoek om gezondheidsonderzoek is dusdanig van aard en omvang dat bijstand vanuit de rest van de GGD en/of vanuit andere organisaties noodzakelijk is. De coördinatie komt in handen van het crisisteam GGD, onder voorzitterschap van de directeur van de GGD. De directeur GGD wijst afhankelijk van het type incident een procesleider aan als crisiscoördinator/voorzitter. In het geval dat het alleen om een gezondheidsonderzoek gaat is het dus denkbaar dat de procesleider gezondheidsonderzoek tevens crisiscoördinator/voorzitter is. Zie fase oranje met dat er een problematiek is waarbij afstemming met organisaties buiten de GGD de definiërende factor is. Mogelijk wordt ook de GRIP fase opgeschaald, waarbij een(r)bt operationeel wordt. Fase rood zonder GRIP opschaling is ook mogelijk. Samenwerking en ondersteuning tussen GGD en GHOR zal op basis van afsprakengemaakt worden. Afstemming tussen GROP en GRIP verloopt via het Crisisteam GGD en de ACGZ. In deze context komt een verzoek om gezondheidsonderzoek via de DPG en overleg en ondersteuning van het regionale niveau is noodzakelijk. Het onderzoek wordt uitgevoerd in samenwerking met andere clusters en omvat omvangrijke samenwerking en verantwoording ten aanzien van organisaties buiten de GGD. 30

35 4.2.2 Gezondheidsonderzoek en opschaling De taak voor het cluster EDG betreffende gezondheidsonderzoek na rampen vloeit voort uit de Wet publieke gezondheid tweede tranche en vindt onder andere plaats in het kader van grootschalige hulpverlening en rampenbestrijding: Gezondheidsonderzoek bij een ramp: na een ramp, van welke aard dan ook, kan er aanleiding zijn tot het doen van een gezondheidsonderzoek, niet alleen om de effecten van een mogelijke blootstelling in kaart te brengen, maar ook om te monitoren of de gezondheidszorg voldoende inspeelt op de gezondheidstoestand en de zorgvraag van de algemene bevolking (een generiek draaiboek is landelijk in ontwikkeling). Evenals het GROP is dit een opschalingsplan, dus ook als er geen rampensituatie is in de zin van de wet is dit plan relevant. Dit plan is bedoeld voor alle situaties waarin het cluster EDG geconfronteerd wordt met een buitengewoon verzoek voor gezondheidsonderzoek op de korte termijn, met ingrijpende gevolgen voor de normale werkzaamheden van het cluster en waar een beroep op middelen en personeel van andere clusters noodzakelijk is of waar een bijzonder beroep op andere organisaties moet worden gedaan. Dit plan bespreekt de formele hiërarchische procedures en logistieke consequenties van een opschalingssituatie. Dit plan vormt dan onder andere een basis voor de GGD-EDG reactie in het geval van een verzoek om gezondheidsonderzoek bij een verhoogde Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdings Procedure (GRIP) fase in de zin van de wet maar is dus niet tot een GRIP situatie beperkt Korte Samenvatting: Dit is een opschalingsplan voor het cluster EDG, bedoeld voor alle situaties waar een buitengewoon beroep voor gezondheidsonderzoek wordt gedaan en waar een vorm van centrale cluster overstijgende coördinatie noodzakelijk is. Dit plan kan worden gebruikt bij een verhoogde GRIP fase maar een verhoogde GRIP fase is niet noodzakelijk. Dit plan is een onderdeel van de GGD Amsterdam GROP versie 2.0, en is gebaseerd op het Model GGD rampenopvangplan van GGD NL en GHOR NL, en RIVM rapporten , en modeldraaiboek (nog niet formeel vastgesteld) betreffende gezondheidsonderzoek na rampen. De lezer wordt naar deze documenten verwezen voor verdere informatie. Dit plan gaat uit van het 4 fasen model van de GROP: groen (geen bijzondere coördinatie), geel (coördinatie vanuit het cluster), oranje (coördinatie vanuit de centrale GGD) en rood (coördinatie vanuit de gemeente of het ministerie). in het geval van fase oranje en rood wordt de mogelijkheid van gezondheidsonderzoek of registratie geagendeerd door de DPG, beslissingen worden genomen door de directie GGD (bij oranje) of de burgemeester of minister (bij rood) na raadpleging van de Procesleider Onderzoek en eventueel de expertgroep RIVM. Het onderzoek wordt in opdracht van de Burgemeester uitgevoerd/uitgezet door de DPG onder duidelijke voorwaarden bij een uitvoerder, veelal zal dit de GGD cluster EDG zijn. Bij fase geel beslist het hoofd van het cluster EDG na overleg met partijen. De termijn van gezondheidsonderzoek na rampen is kort (vanaf paar dagen) of later (vanaf paar weken tot maanden). Registratie van getroffenen vindt per direct plaats. Registratie wordt uitgevoerd door het Informatie en Advies centrum (IAC), is passief en niet gericht op onderzoek. Het IAC is alleen functioneel in een GRIP situatie, in andere gevallen is de GGD zelf verantwoordelijk. Er zijn drie kritische functies binnen het cluster EDG die moeten worden voorbereid voor een opschalingssituatie, 1) procesleider gezondheidsonderzoek bij rampen, 2) facilitair medewerker, en 3) gezondheidsonderzoekers. 31

36 Deze functies worden ingevuld door medewerkers van het cluster EDG. De functies hebben specifieke taken voor het onderhoud en de invulling van het opschalingsplan EDG en worden volgens het OTO meerjaren opleidingsplan GROP opgeleid, getraind en de vaardigheden beoefend Gezondheidsonderzoek na een ramp, wanneer en wie neemt de beslissing Tijdens een ramp/incident kan de GGD de opdracht krijgen een gezondheidsonderzoek uit te voeren. Dit kan gebeuren op basis van de volgende gronden: Gezondheidsonderzoek overwegen bij: 1. Onrust over daadwerkelijke of vermeende blootstelling van personen aan biologische of chemische stoffen zonder dat er noodzakelijk sprake is van een calamiteit. 2. Indien er sprake is van (niet direct verklaarbare) gezondheidsklachten die verband hebben of toegeschreven kunnen worden aan een ramp/incident. 3. Bij acute aspecifieke gezondheidsklachten zonder duidelijke aanleiding. 4. Bij calamiteiten waarbij psychische, sociale en/of somatische gevolgen worden verwacht of onduidelijkheden over de gevolgen bestaan. 5. De zorgvraag de capaciteit van het lokale systeem overstijgt. 6. Als er langdurig evacuatie plaats heeft gevonden bij grote groepen mensen 7. Bij tegenstrijdige berichten in de media, bijvoorbeeld waar experts verschillen van mening of verontrustende uitspreken doen over (toekomstige) gevolgen. 8. Als het incident het of journaal haalt. Gezondheidsonderzoek wordt in het geval van fase oranje en rood aangevraagd door: 1. Bevoegd gezag (burgemeester, minister). 2. DPG (namens bevoegd gezag). 3. GGD-directie (alleen als er geen beleidsteam is). 4. Crisisteam GGD Proces Besluitvorming De vraag of er gezondheidsonderzoek noodzakelijk is bij een GRIP situatie wordt geagendeerd door de DPG en bij het nemen van de beslissing of er al dan niet gezondheidsonderzoek noodzakelijk is wordt informatie ingewonnen bij de Procesleider gezondheidsonderzoek (i.e. clusterhoofd EDG of vervanger) en bij de expertgroep RIVM ( , 24 uur beschikbaar). Het advies is om bij iedere opschaling de vraag van gezondheidsonderzoek op de agenda te plaatsen. In geval van een GRIP opschaling wordt de vraag standaard meegenomen tijdens de BT vergaderingen indien het een incident gevaarlijke stoffen, grote brand etc. betreft. Het gezondheidsonderzoek vindt plaats in opdracht van de directie GGD/Burgemeester/Minister onder verantwoordelijkheid van de DPG en wordt door de DPG uitgezet naar een uitvoerder ( veelal het GGD cluster EDG ). Dus, de directie/burgemeester vertegenwoordigd door de DPG is dan de opdrachtgever, EDG de opdrachtnemer. Bij het besluit dient te worden aangegeven: Welk onderzoek wordt uitgevoerd. Wie de hoofdaannemer is. Waar de (voor) financiering vandaan moet/kan komen. Hoe het gezondheidsonderzoek wordt ingebed in de verdere nazorgorganisatie Registratie Naast het doen van het gezondheidsonderzoek moet de mogelijkheid van registratie van getroffenen en omschrijven van situaties, vaststelling van blootstelling en het veiligstellen van verzamelde gegevens te alle tijde en vanaf het vroegste begin worden overwogen. Normaliter gebeurt registratie passief (dus na melding van de getroffene) bij het informatie en advies centrum 32

37 na rampen (IAC) Vragen en klachten van de getroffenen worden geregistreerd in het IACS, tevens worden NAW gegevens geregistreerd. Het IACS is een klantvolgsysteem ten behoeve van de nazorg van gedupeerden. Het systeem is operationeel over een langere duur en niet gericht op het verzamelen van onderzoeksgegevens. Andere mogelijke relevante registratie systemen zijn die van de zorgverleners. Het IAC is alleen functioneel in een GRIP situatie, bij opschaling van de GGD zonder GRIP dient de GGD zelf voor de registratie van getroffenen zorg te dragen na overweging van kosten en baten en het inwinnen van advies. De situatie betreffende registratie is niet helemaal duidelijk. Er kan worden aanbevolen door de expertgroep om additioneel te registreren met een onderzoeksdoel. Volgens de plannen doen GGD epidemiologen expliciet aan de planning en organisatie van de registratie mee teneinde het onderzoeksaspect veilig te stellen. Dit is een punt voor toekomstig overleg met de gemeentelijke organisatie verantwoordelijk voor het IAC Gezondheidsonderzoek na rampen, hoe en wat Er kunnen 2 soorten gezondheidsonderzoek worden onderscheiden: 1. Onderzoek dat onmiddellijk wenselijk is (paar dagen tot max 4 weken, expert groep adviseert binnen 24 uur, zgn. 24 uurs advies). 2. Onderzoek dat later uitgevoerd kan worden en gericht is op het bestuderen van de gevolgen van een situatie of ramp op de langere termijn (3 tot 6 maanden na de ramp, expert groep adviseert binnen enkele dagen, zgn. 72 uurs advies). Het uiteindelijke doel van gezondheidsonderzoek bij rampen kan zijn: 1. Optimalisatie van de individuele gezondheid, vaststelling blootstelling, zorg en behandeling. 2. Optimalisatie (publieke) gezondheid, te verwachten problemen in de bevolking teneinde te komen tot een goede afstemming van vraag en aanbod. De bovenstaande twee punten zijn de meest urgente doelen voor gezondheidsonderzoek na rampen. Andere doelstellingen zijn: 3. Opdoen van (wetenschappelijke) kennis, het identificeren van risico s en beschermende factoren die bij latere rampen schade kunnen verminderen. 4. Maatschappelijk politiek doel, i.e. reactie op zorgen uit de bevolking. Er wordt rekening gehouden met: Soort onderzoek. Timing van het onderzoek. Doel/opbrengst van het onderzoek. Betrokken partijen en belangen groepen. Kwaliteitsfactoren. Communicatie van het onderzoek. Belangrijk is dat zowel op zeer korte als op de langere termijn bij individuen gegevens moeten kunnen worden verzameld betreffende blootstelling en gevolg. Het gaat hierbij onder andere om biomarkers, lichaamsmateriaal, fysieke en lichamelijke klachten, zorgbehoeften, stressfactoren, vragenlijsten, psycho-sociale gevolgen, adequate zorg. Over de exacte rolverdeling met het RIVM over het uitvoeren van gezondheidsonderzoek na rampen worden met het RIVM afspraken gemaakt Voorbereiding en personeel Als er een gezondheidsonderzoek ingezet gaat worden moet van te voren bij het cluster EDG vast staan welke functies er te vervullen zijn en welke medewerkers op welke manier hierbij ingezet gaan worden De volgende functies worden vervuld: 33

38 Procesleider gezondheidsonderzoek (na rampen) Als voor procesleiders in het algemeen, zie omschrijving in het GROP. Aan de GROP omschrijving dient te worden toegevoegd dat de procesleider een goede kennis heeft van de mogelijkheden en beperkingen van onderzoek om actuele vraagstellingen te beantwoorden, en een goed overzicht heeft van de methoden die daartoe kunnen worden gebruikt. Tevens beschikt de procesleider over goede contacten onder onderzoekers en gebruikers van onderzoek teneinde de multidisciplinaire aspecten vorm te geven. De procesleider gezondheidsonderzoek is in principe de liaison met het RIVM betreffende de inzet van RIVM capaciteit bij het uitvoeren van gezondheidsonderzoek na rampen. Facilitair coördinator De facilitair coördinator is verantwoordelijk voor: Oproepen medewerkers. Bijhouden data base met NAW gegevens kritische personen en organisaties Catering. Bijhouden logboek met genomen beslissing en ondernomen activiteiten, waar, wanneer, hoeveel. Liaison met de afdelingen faciliteiten en I&A. Gezondheidsonderzoekers De gezondheidsonderzoekers zijn verantwoordelijkheid voor de voorbereiding en tijdens een opschaling voor de (gedeeltelijke) advisering en uitvoering van gespecialiseerde werkzaamheden. Er wordt aanbevolen meerdere gezondheidsonderzoekers te benoemen en deze verantwoordelijk te maken voor werkzaamheden die aansluiten bij hun dagelijkse activiteiten. De onderzoekers zijn naast inhoudelijke en uitvoerende taken ook verantwoordelijk voor het strategisch ontwikkelen en onderhouden van het liaison met afdelingen binnen de GGD en organisaties buiten de GGD waarmee in het geval van een opschaling waarschijnlijk zal worden samengewerkt. Denk bij de taken aan het afnemen van lichaamsmateriaal, het afnemen van vragenlijsten, vaststellen van aandoeningen en klachten zowel somatisch als psychisch, het registreren van getroffenen, het adviseren betreffende methoden, communicatie rondom het onderzoek etc. Liaison moet worden onderhouden met alle afdelingen van de GGD en met sleutel organisaties buiten de GGD zowel organisaties die onderdeel zijn van de gemeente Amsterdam als landelijke organisaties. Omdat het toch vrij ingewikkeld is om vooraf in te schatten wat wel en niet ter voorbereiding moet worden gedaan stellen wij voor dat de onderzoekers in samenwerking met de CGOR van het RIVM en de regionale GHOR hiervoor een ontwikkelplan opstellen. Een opleidings- en trainingsplan voor de medewerkers die deze functies gaan invullen zal worden samengesteld Checklist rampenopvangplan gezondheidsonderzoek 1. Tijdens kantooruren komt de melding binnen bij het secretariaat van het cluster EDG op het algemene nummer Buiten kantooruren komt de melding binnen via de meldkamer of de GHOR (bij een GRIP situatie), afspraken zullen hierover worden gemaakt. 2. De medewerker van het secretariaat verbindt door met de procesleider of indien hij niet aanwezig is wordt er doorverbonden met diens vervanger. 3. De procesleider (of diens vervanger) onderneemt actie naar aanleiding van de melding; - draagt zorg voor informatie overdracht en geeft de facilitair coördinator, - opdracht tot melding van de calamiteit in een speciale database, - alarmering personeel, - inzet van menskracht, - stelt een coördinerend team / coördinator crisisteam aan, - bepaalt na overleg met expertteam of er opgeschaald moet worden. 34

39 4. De facilitair coördinator stelt een openbaar logboek samen (voor in- en externe communicatie). 5. De facilitair coördinator stelt een registratie middelen gebruikmaken op, meldt zich bij het kernteam (procesleider gezondheidsonderzoek en onderzoekers) en mobiliseert medewerkers. 6. De facilitair coördinator is verantwoordelijke voor de administratie en documentatie. 7. De facilitair coördinator draagt zorg voor de aflossing en catering. 8. Alle processen worden aangestuurd door de procesleider of diens vervanger. 9. Beëindiging of afschaling wordt uitgevoerd door de procesleider (of diens vervanger) in samenspraak met de crisis coördinator. 10. De procesleider (of diens vervanger) draagt zorg voor de debriefing. 11. De procesleider (of diens vervanger) draagt zorg voor de evaluatie en afschaling Overzicht taak- en activiteitenkaarten Personeel Procesleider Gezondheidsonderzoek Facilitair manager Gezondheidsonderzoeker Beslissingen Beslissing gezondheidsonderzoek Beslissing registratie getroffenen Beslissing Opschalen Beslissing Afschalen Uitvoering Melding Registratie betrokkenen Onderzoek algemeen Vragenlijst gezondheidsonderzoek Biomedische metingen Logboek Aflossing Nazorg Evaluatie Belangrijke telefoonnummers en adressen Opschalingsfasen Groen Geel Oranje Rood 35

40 literatuur Franssen EAM, Ruijten MWMM, Meijden PA van der, Verra WJE, IJzermans CJ. Handreiking Gezondheidsonderzoek na Rampen RIVM rapport (5) Nog niet vastgesteld. Model draaiboek gezondheidsonderzoek na rampen. (4) Grievink L, Vries M de, Yzermans CJ, Velden PG van der, Berg B van den, Smilde-Van den Doel DA. Gezondheidsonderzoek na rampen. Vragenlijsten voor algemene en psychosociale gezondheid RIVM rapport GROP GGD Amsterdam 2012 Grievink, L., Velden, P.G. van der, Yzermans, C.J., Roorda, J. & Stellato, R..K. (2006). The importance of estimating selection bias on prevalence estimates shortly after a disaster.annals of Epidemiology, 16, Grievink, L, Velden, P.G. van der, Stellato, R.K., Dusseldorp, A., Gersons, B.P.R, Kleber, R.J. Lebret, E. (2006). A longitudinal comparative study of the physical and mental health problems of affected residents of the firework disaster Enschede, the Netherlands.Public Health,121, Bokhoven en Grievink. Vragenlijsten voor algemene en psychosociale gezondheid voor gezondheidsonderzoek na rampen. Psychologie & gezondheid. 2008(36) GROP GGD NL.Rampenopvangplan GGD NL & GHOR NL. Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Opzet Informatie- en Adviescentrum (IAC) na rampen Den Haag: VNG Uitgeverij. (6) 36

41 4.3 Crisisplan GROP Cluster Vangnet MGGZ De Afdeling Vangnet is als onderdeel van het cluster MGGZ verantwoordelijk voor de psychosociale hulpverlening. Deze hulpverlening is een eerstelijns taak van het cluster MGGZ, maar kan uitgroeien tot opschaling.. Het GGD Rampenopvangplan (GROP) beschrijft de procedure van interne opschaling binnen de GGD. Dit opschalingplan van de afdeling Vangnet is onderdeel hiervan en beschrijft de vier fasen van opschaling met betrekking tot de interne organisatie van de afdeling Vangnet & Advies. Dit plan treedt in werking in situaties waarbij er een uitgebreid en buiten de dagelijkse taken vallend beroep wordt gedaan op de afdeling Vangnet &Advies en de afdeling haar taken niet meer binnen de reguliere bedrijfsvoering kan uitvoeren. Meestal zal dit zijn i.h.k.v. psychosociale hulpverlening bij ongevallen en rampen. Maar dit kan ook zijn in het geval andere clusters binnen de GGD behoefte hebben aan ondersteuning. Ook beschrijft dit plan de procedure wanneer en hoe het proces PSH gestart wordt. De psychosociale nazorg bij een ramp heeft tot doel de ramp na de ramp te voorkomen Opschaling GROP Afdeling Vangnet MGGZ Fase Afdeling Vangnet MGGZ GROEN In deze fase is de reguliere bezetting van Vangnet van toepassing (er is geen sprake van GROP). Er is een ongebruikelijke toename in de dagelijkse werkzaamheden, welke intern door de afdeling opgevangen kan worden. De uitvoering van de PSH wordt uitgevoerd door de reguliere bezetting van de crisisdienst. Mocht er opschaling nodig zijn dan gebeurt dit vanuit de overige taken van Vangnet. Eventueel kan er opschaling plaatsvinden door medewerkers in te schakelen die op dat moment niet in dienst zijn. Het uitvoeren van de reguliere crisisdienst en de psychosociale hulpverlening hebben in deze fase prioriteit. Voor de overige taken geldt dat werkzaamheden doorgang vinden tenzij de teamleider Zorg & Overlast Volwassenen (of zijn vervanger) anders besluit. Dit hangt samen met de inzet in het kader van PSH. Uitgangspunten hierbij zijn: Minimale bezetting Vangnet Secretariaat: 2 medewerkers Crisisdienst: 2 dagdiensten, 2 avonddiensten, 1 nachtdienst Bureaudienst: 1 medewerker GEEL Voor de uitvoering van de crisisdienst geldt dat wanneer de vraag naar 1 e -lijns screening niet meer opgevangen kan worden, heeft prioriteit: 1. het consulteren van (vermoedelijk) psychiatrische personen; 2. de tijdelijke huisverboden. Voor de overige taken (justitie, veldregie, wijken, HWT, DWI, THV) zal de teamleider, in overleg met het afdelingshoofd Vangnet en collega teamleiders, prioritering aanbrengen. Werkzaamheden met betrekking tot crisisinterventie hebben prioriteit. Verantwoordelijk voor de opschaling en verdere organisatorische werkzaamheden: Binnen kantoortijden: teamleider Zorg & Overlast Volwassenen in overleg met het afdelingshoofd Buiten kantoortijden: loopt via de PSH semafoon 37

42 ORANJE ROOD Het verzoek om psychosociale nazorg is dusdanig van aard en omvang dat bijstand vanuit de rest van de GGD (en evt. vanuit andere organisaties) noodzakelijk is. Het GROP treedt in werking. De coördinatie komt in handen van het crisisteam GGD, onder voorzitterschap van de directeur van de GGD. Vanuit MGGZ neemt het afdelinghoofd als procesleider zitting in het crisisteam GGD. Eén van de procesleiders in het crisisteam kan door de directie aangewezen worden als crisiscoördinator. Voor de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden van Vangnet geldt hetzelfde als in fase geel. Als fase oranje, maar nu is er problematiek op regionaal niveau. Er komt een verzoek tot psychosociale nazorg via de GHOR of de directie van de GGD Werkbeschrijving proces PSH De PsychoSociale Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (PSH) is onder normale omstandigheden een slapende organisatie en treedt pas in werking wanneer er een ramp plaatsvindt. Inschakelen Kernteam PSH Afhankelijk van de ernst van de situatie besluit de Leider Kernteam of het Kernteam bij elkaar geroepen moet worden. Het Kernteam verzamelt zich op de locatie. Wanneer dit niet nodig is, worden de Kernteamleden WEL geïnformeerd. Gedurende het hele PSH proces krijgt de Leider Kernteam administratieve ondersteuning van de administratieve medewerker Kernteam (zie telefoonlijst PSH). Kernteam stelt een opvangplan op waarbij de inzet van het opvangteam wordt bepaald. Inschakelen Opvangteam Afhankelijk van de ernst van de ramp wordt door de Leider Kernteam, evt. i.o.m. het Kernteam, het Opvangteam samengesteld. Dit gebeurt o.b.v. grootschaligheid. Alle samenwerkingspartijen kunnen leden Opvangteam inzetten. Bij een kleinschalig incident worden alleen de leden Psychosociaal Opvangteam van VANGNET ingezet. Op grotere schaal worden ook de leden Opvangteam van de andere partijen ingezet. Het opvangteam verzamelt zich dan bij de Opkomstlocatie (zie onderstaand). De Leider Kernteam is verantwoordelijk voor het oproepen van de Leiders Opvangteam, allen van VANGNET. De overige Kernteamleden zijn verantwoordelijk voor het oproepen van hun eigen Opvangteamleden. De Leider Kernteam roept alle Leden Opvangteam van VANGNET op. Medewerkers van VANGNET kunnen te allen tijde worden opgeroepen, zo nodig privé. Verlenen van de psychosociale nazorg (acute en 1 e nazorgfase) De Leden Opvangteam verlenen de nazorg gedurende de acute en de 1 e nazorgfase. De Leider Kernteam is in deze fase 1 e contactpersoon, zowel intern als extern. 2e nazorg fase In deze fase wordt er door de Psychiater en de Leider Kernteam een rampenbehandelteam (GGZ) samengesteld en gecoördineerd. Dit team is 6 weken na de ramp operationeel. Wij benaderen slachtoffers d.m.v. vragenlijsten en/of telefonisch. Personen die verdacht worden van een stoornis verwijzen wij naar het rampenbehandelteam. Er vindt 2 maal een follow-up plaats, 2 maanden en 6 maanden na de verwijzing naar de GGZ, om te kijken of men nog in behandeling is en hoe de behandeling verloopt. Er wordt voor het gehele proces binnen VANGNET een team van verantwoordelijken samengesteld waarin de psychiater, de teamleiders en 1 of meerdere leiders Kernteam plaats hebben. 38

43 Zie voor een beschrijving van de primaire taken en verantwoordelijkheden van de samenwerkende organisaties binnen het PSH proces: Psychosociale hulp bij Ongevallen en Rampen (PSH) Amsterdam en Amstelland Samenwerkingsovereenkomst GGD en GGZ instellingen Amsterdam Zie voor een beschrijving van de interne procedure van opschaling wanneer VANGNET te maken krijgt met een (ook kleinschalige) ramp: GGD Rampen Opvang Plan (GROP) Hulpmiddelen: Formulier nazorg Bellijst Vangnet Wie is verantwoordelijk: Wie is uitvoerende: Wie is / zijn er nog meer bij betrokken: Hoofd Vangnet Team PSH Ketenpartners 39

44 4.3.3 Alarmering proces PSH Indien zich binnen de regio Amsterdam een ongeval of ramp voordoet kan de DPG het verzoek doen uitgaan het Kernteam in te zetten. Deze melding komt via de PSH pieper binnen bij de dienstdoende functionaris van VANGNET. Binnen VANGNET zijn er 4 personen die aangesteld kunnen worden als Leider Kernteam (zie telefoonlijst PSH). De Leider Kernteam neemt vervolgens contact op met de ACGZ, algemeen commandant geneeskundige zorg (nummer via de pieper). Leider kernteam gaat naar opvanglocatie Kernteamleider gaat naar opvanglocatie om een inschatting te maken van de situatie en om te bepalen welke inzet nodig is. 40

45 Kernteam bij elkaar roepen? Inschakelen Kernteam Bestaat uit Afdelingshoofd Vangnet (voorzitter), leider kernteam, teamleiders Vangnet. Overige leden kunnen zijn GGZ Stedelijke crisisorganisatie (Arkin, Ingeest), Leger des Heils, Slachtofferhulp Nederland Afhankelijk van de ernst van de situatie besluit de Leider Kernteam of het Kernteam bij elkaar geroepen moet worden. Wanneer dit niet nodig is, worden de Kernteamleden WEL geïnformeerd. Gedurende het hele PSH proces krijgt de Leider Kernteam administratieve ondersteuning van de administratieve medewerker Kernteam (zie telefoonlijst PSH) Kernteam informeren over alarm Wie doet dit? Overleggen of inzet opvangteam nodig is Op basis van bekende gegevens Op basis van waarneming ter plaatse van leider kernteam Opstellen opvangplan met daarbij genoemde inzet tbv opvangteam Opvangteam ingeschakeld? Inschakelen Opvangteam Afhankelijk van de ernst van de ramp wordt door de Leider Kernteam, evt. i.o.m. het Kernteam, het Opvangteam samengesteld. Dit gebeurt o.b.v. grootschaligheid. Alle samenwerkingspartijen kunnen leden Opvangteam inzetten. Bij een kleinschalig incident worden alleen de leden Psychosociaal Opvangteam van VANGNET ingezet. Op grotere schaal worden ook de leden Opvangteam van de andere partijen ingezet. Het opvangteam verzamelt zich dan bij de Opkomstlocatie (zie onderstaand). De Leider Kernteam is verantwoordelijk voor het oproepen van de Leiders Opvangteam, allen van VANGNET. De overige Kernteamleden zijn verantwoordelijk voor het oproepen van hun eigen Opvangteamleden. De Leider Kernteam roept alle Leden Opvangteam van VANGNET op. Medewerkers van VANGNET kunnen te allen tijde worden opgeroepen. Verlenen nazorg Acute fase (fase 1) Verlenen van de psychosociale nazorg (acute en 1 e nazorgfase) De Leden Opvangteam verlenen de nazorg gedurende de acute en de 1 e nazorgfase. De Leider Kernteam is in deze fase 1 e contactpersoon, zowel intern als extern. Verlenen nazorg 2e fase 2e nazorg fase In deze fase wordt er door de Psychiater en de Leider Kernteam een rampenbehandelteam (GGZ) samengesteld en gecoördineerd. Dit team is 6 weken na de ramp operationeel. Wij benaderen slachtoffers d.m.v. vragenlijsten en/of telefonisch. Personen die verdacht worden van een stoornis verwijzen wij naar het rampenbehandelteam. Er vindt 2 maal een follow-up plaats, 2 maanden en 6 maanden na de verwijzing naar de GGZ, om te kijken of men nog in behandeling is en hoe de behandeling verloopt. Eindactiviteit Post Traumatische Stress Syndroom slachtoffers zijn doorverwezen naar reguliere hulpverlening Project opgestart om slachtoffers voor langere tijd te volgen Geen signalen van PTSS bij slachtoffers 41

46 4.3.4 Taakkaart cluster vangnet MGGZ procesleider MGGZ Taakkaart procesleider MGGZ Uitvoering door Afdelingshoofd Vangnet MGGZ of diens vervanger Doel functie De procesleider MGGZ is verantwoordelijke voor aansturing van de processen binnen de afdeling Vangnet, in het bijzonder, psychosociale nazorg Alarmering GROEN Geen rol voor de procesleider MGGZ GEEL De procesleider treedt in functie en informeert directeur/crisiscoördinator crisisteam, communicatieadviseur GGD en Clusterleiding MGGZ ORANJE De procesleider neemt zitting in het crisisteam. De procesleider MGGZ kan door de directeur worden aangewezen als crisiscoördinator. ROOD Binnen de GGD Buiten de GGD Crisisteam GGD Zie Fase Oranje Afstemming door de crisiscoördinator GGD met externe partners Positionering Heeft in fase Oranje/Rood zitting in het crisisteam Staat onder directe functionele leiding van de directeur Geeft leiding aan de afdeling Vangnet Kerntaken Activiteiten Bereikbaarheid Verantwoordelijkheid Plaats Rapporteert aan/registreert Aandachtspunten Stuurt de processen op de afdeling Vangnet aan Draagt bij aan de operationele besluitvorming binnen het crisisteam Zorgt voor communicatie, registratie en advisering op het terrein van Psychosociale Hulpverlening Binnen kantoortijden via het afdelingssecretariaat Buiten kantoortijden via het piket van de kernteamleider. De alarmering via P2000 verloopt via de meldkamer. De opschaling en alarmering van de afdeling Vangnet Coördineren van de processen op de afdeling Vangnet De uitvoering hiervan ligt bij de Teamleider Zorg & Overlast volwassenen. Verblijft in fase geel op de eigen afdeling. In fase oranje/rood neemt hij plaats in het crisisteam van de GGD. Rapporteert aan de coördinator/voorzitter crisisteam. Communiceert met de leden van het crisisteam GGD. Registreert middels logboek en SITRAP Waarneming functie Procesleider MGGZ door vervanger. Middelen Pager P2000 GROP Amsterdam Afdelingsplan afdeling Vangnet Afschaling In deze fase vindt normalisering plaats van de coördinatiestructuur, de inzet van personen en middelen, maar ook nabespreking en evaluatie. Ook nazorg op psychologisch gebied voor personeel van de afdeling wordt tot deze fase gerekend. Benodigde kennis en kunde Kan een juiste inschatting maken van de psychosociale hulpverlening problematiek. Kan strategische beleidsbeslissingen vertalen naar operationele opdrachten voor de eigen afdeling. Monitort de uitvoering van deze opdrachten. Zorgt voor het informeren en adviseren van het crisisteam, ketenpartner en eigen afdeling Regelt afstemming met relevante ketenpartners. Zorgt dat de veiligheid en welzijn van het personeel optimaal is 42

47 gewaarborgd. Verstrekt op basis van de beschikbare informatie gestructureerd, eenduidig en kernachtig (mondelinge) informatie. Kan uit operationele informatie tactische vraagstukken formuleren en van een advies voorzien. Heeft overzicht over de verschillende informatiestromen. 43

48 4.3.5 Taakkaart cluster Vangnet MGGZ: adviseur MGGZ Taakkaart adviseur MGGZ Uitvoering door Teamleider Zorg & Overlast Volwassenen Doel functie De adviseur MGGZ is verantwoordelijk voor uitvoering van de primaire processen binnen de afdeling Vangnet. Alarmering GROEN Dagelijkse werkzaamheden. GEEL De adviseur MGGZ functioneert onder de leiding van de Procesleider MGGZ. Buiten kantooruren: alarmering telefonisch. ORANJE Zie fase geel ROOD Als in fase geel/rood Positionering Maakt deel uit van de bezetting van de afdeling Vangnet Staat onder directe functionele leiding van de Procesleider MGGZ Voert primaire processen uit op het terrein van psychosociale nazorg Kerntaken Behandelt vragen en meldingen op het gebied van psychosociale Activiteiten nazorg Levert input voor situatierapporten (sitraps) aan het crisisteam Registreert meldingen en houdt logboek eigen werkzaamheden bij Bereikbaarheid De Adviseur MGGZ is bereikbaar tijdens kantooruren via het afdelingssecretariaat Buiten kantoortijden P2000 zie telefoonlijst. Verantwoordelijkheid Plaats Rapporteert aan Registreert Aandachtspunten Uitvoering van het proces Meldingen op de Afdeling Vangnet. Het doorgeven van signalen die voortkomen uit meldingen. Het registreren in Lotus. Verblijft op de afdeling Vangnet. Rapporteert aan de procesleider MGGZ. Communiceert met de medewerkers van de afdeling Vangnet. Registreert: Meldingen Logboek eigen activiteiten Bereikbaarheid buiten kantooruren; aflossing. Middelen Toegang tot registratieprogramma Lotus. GROP Amsterdam. Crisisplan afdeling Vangnet. Afschaling In deze fase vindt normalisering plaats van de coördinatiestructuur, de inzet van personen en middelen, maar ook nabespreking en evaluatie. Ook nazorg op psychologisch gebied voor personeel van de afdeling wordt tot deze fase Benodigde kennis en kunde gerekend. Heeft inhoudelijke kennis van de psychosociale nazorg problematiek. Is in staat tot het geven van adequate adviezen aan individuele burgers. Beheerst het registreren in Lotus. Heeft kennis van de structuur van het GROP. Kan een logboek bijhouden. Kan signalen onderkennen in de binnenkomende informatie vanuit de meldingen. Regelt afstemming met betrokken ketenpartners, onder wie de GAGS. Verstrekt op basis van de beschikbare informatie gestructureerd, eenduidig en kernachtig bijdragen aan de sitraps van de Afdeling Vangnet. Verstrekt relevante informatie tijdig aan de Coördinator MGGZ. 44

49 4.4 Crisisplan GROP afdeling Algemene Infectieziekten Deze procedure beschrijft de opschaling van de afdeling algemene infectieziekten in geval van een infectieziektecrisis. Deze procedure is tevens een onderdeel van het GGD Amsterdam Rampen Opvang Plan (GROP) en een bijlage van het Regionale Generieke Operationele draaiboek Infectieziektecrisis (RGODI). Voor het bepalen van het omslagpunt geen crisis wel crisis wordt gebruik gemaakt van onderstaande checklist. Criteria Ja Nee Onbekend N.V.T Aard van de crisis 1. Het probleem is ernstig (overlijdensgevallen gerapporteerd of waarschijnlijk). 2. De GGD heeft nog geen ervaring met het probleem. 3. Het gaat om veel patiënten. 4. Er komen snel nieuwe gevallen bij 5. Het klinische beeld is ongewoon 6. Het probleem doet zich volslagen onverwacht voor. 7. Er is/lijkt sprake te zijn van hoge mate van besmettelijkheid. 8. Er zijn veel mensen blootgesteld aan de mogelijke bron. 9. Er is een kwetsbare patiëntengroep bij betrokken. 10. Het is lastig contacten/blootgestelde op te sporen. Omgeving rondom de crisis 1. Er is persaandacht te verwachten. 2. Er is sprake van een mogelijk politieke Kwestie. 3. De burgemeester moet mogelijk worden ingeschakeld bij de bestrijding. 4. Er is onrust bij (specifieke groepen uit) de bevolking en/of instelling, zoveel dat de GGD het niet meer aankan. 5. Er komen vragen van andere professionals (huisartsen, specialisten, verpleegkundigen). 6. Er is minder personeel beschikbaar (Het is vakantietijd, slecht weer, binnenkort feestdagen enzovoorts). 7. Er zijn meerdere externe partijen, die de bestrijding meer complex maakt. 45

50 4.4.1 Opschaling GROP afdeling algemene infectieziekten Naast de criteria en hun kenmerken kunnen crises worden onderverdeeld in 4 fases. De definities van de fases worden hier onder beschreven. Overigens hoeven crises niet alle stappen van fase groen naar fase rood door te maken. Soms kan een crisis bijvoorbeeld al in fase oranje starten. De fases lopen parallel aan de fases beschreven in het GROP. Fase GROEN Afdeling Algemene Infectieziekten Reguliere zorg GEEL ORANJE De hoeveelheid menskracht binnen het team volstaat maar een herprioritering is noodzakelijk; minder urgente taken worden uitgesteld. Onder minder urgente taken worden bijvoorbeeld projecten of onderzoekswerk verstaan. De werkzaamheden vereisen meer menskracht dan in het team voorhanden zijn. De oplossing wordt gezocht in het uitbreiden en herprioriteren van de bestaande werkzaamheden en met de bestaande formatie. Teamleden die parttime werken moeten meer uren werken, teamleden die verlof willen moeten dat uitstellen (indien mogelijk). ROOD Medewerkers van Reizigers Advies en Vaccinatiebureau, van de afdeling Hygiëne en Inspectie en verpleegkundigen/artsen van andere afdelingen binnen het cluster Infectieziekte kunnen hierbij worden ingezet. Infectieziektebestrijders, verpleegkundigen en artsen, van de GGD en in de regio kunnen gevraagd worden om te ondersteunen. Opschaling naar fase oranje; de omschakeling van fase geel naar fase oranje wordt afgestemd met het clusterhoofd/directie. De crisis breidt zich uit, teamleden met verlof worden teruggeroepen. Hulp van de GHOR wordt gevraagd. De directie geeft een dienstopdracht aan de medewerkers van de GGD. 46

51 In dit crisisplan afdeling algemene infectieziekten wordt het omslagpunt beschreven van waaruit de afdeling algemene infectieziekten opschaalt naar het GROP. Het hoofd van de afdeling overlegt met de clustermanager/directeur om het GROP op te starten. Onderstaande tabel wordt gebruikt om het omslagpunt te bepalen en te onderbouwen. FASE GEEL FASE ORANJE FASE ROOD 1. Analyse: Gebruik checklist omslagpunt crisis geen crisis 1. Analyse: Gebruik checklist omslagpunt crisis geen crisis 1. Analyse: Gebruik checklist omslagpunt crisis geen crisis 2. Dit is een kleine crisis, uitbraak is goed te bestrijden door het team zelf, aansturen door teamhoofd, indien van toepassing melding aan LCI/CIb Informeer communicatieadviseur en overweeg communicatie naar andere GGD medewerkers. 2. Dit is een crisis, maar meldingen blijven binnen de GGD grenzen 3. Dit is een grote crisis, Meldingen zijn talrijk en buiten de GGD grenzen 3. Geen actie, ga zo door 3. Formeer crisisteam, aansturen door afdelingshoofd of crisishoofd, vraag hulp aan Afdeling AIB van aangrenzende GGD, schakel communicatieadviseur, vraag hulp van andere afdelingen binnen GGD, informeer de directie en. Zo nodig opschaling naar GROP fase oranje 3. Informeer LCI/CIb, verzoek directie GROP fase rood 4. Informeer LCI/CIb De mogelijke consequenties van opschaling voor de afdeling algemene infectieziekten zijn in onderstaand schema weergegeven. Verandering Consequentie 1. Cursusdagen uitstellen Achterstand studie 2. Geen verlof opnemen Teveel vrije dagen over aan het eind van het jaar 3. Extra werken Formeel overwerk, regeling van toepassing 4. Regulier werk uitstellen Achterstand 5. Extra taken uitstellen Achterstand 47

52 6. Verplicht crisisoverleggen bijwonen Voor iedereen een strakker werkindeling 7. Ander werkwijze, bv. SITRAPS maken Ander werkwijze aannemen 8. Medewerkers krijgen nieuwe taken en Medewerkers moeten kunnen schakelen tussen andere medewerkers krijgen hun oude verschillende taken, en tijdelijk afstand van hun oude taken taken kunnen nemen. 9. Aansturing is directiever In een noodsituatie wordt de manier van leidinggeven 10.Samenwerken met collega s van andere afdelingen en GGD s tijdelijk meer autoritair Stelt eisen aan het aanpassingsvermogen Samenstelling van het crisisteam van de afdeling algemene infectieziekten/taakkaart procesleider afdeling algemene infectieziekten. Wanneer zich een crisis voordoet (in dit document omschreven als fase oranje ), komt er een moment dat het hoofd van de afdeling een crisisteam formeert. Er zijn vier soorten functies binnen een crisisteam: 1. Voorzitter: 2. Professionals met eigen verantwoordelijkheid die in teams samenwerken 3. Ondersteunend personeel 4. Communicatieadviseur 5. Ondersteunende afdelingen zoals facilitaire dienst en evt. financiën. De functies genoemd onder 2. tot en met 4. voeren de toebedeelde taken uit van de voorzitter van het crisisteam met behoud van hun eigen expertise en taakverantwoordelijkheid. Belangrijk om te vermelden is dat artsen en verpleegkundigen nauw samenwerken en dat de taakverdelingen soms overeenkomsten vertonen. Tijdens een crisisoverleg kan de voorzitter de taken onderbrengen bij diegene die op dat moment de meest geschikte persoon daarvoor is, hetzij arts of verpleegkundige. Dit heeft als gevolg dat erbij de taakkaarten van alle functies een ander format is gebruikt voor het GROP. 1. Voorzitter In de meeste situaties is de voorzitter het hoofd van de afdeling algemene infectieziekten, die momenteel ook arts infectieziektebestrijding is. In het GROP wordt dit de procesleider genoemd. Deze persoon neemt het besluit tot interne opschaling met het team van professionals. De voorzitter verdeelt de rollen en taken onder de professionals, leidt vergaderingen en is verantwoordelijk voor de resultaten. Hij of zij bewaakt de voortgang van de teams en neemt besluiten na input van de inhoudsdeskundige. De voorzitter rapporteert terug aan het clusterhoofd of in sommige gevallen de directie over de genomen besluiten door middel van een SITRAP (situatierapport). De voorzitter bepaalt de frequentie van vergaderen en is ook degene die besluit iom het clusterhoofd om hulp in te roepen van andere GGD medewerkers of andere GGD en (zie ook GROP) 48

53 Taakkaart procesleider afdeling algemene infectieziekten/voorzitter crisisteam afdeling algemene infectieziekten Uitvoering door hoofd van de afdeling algemene infectieziekten en ook in functie arts infectieziekten. Doel functie medisch- inhoudelijk verantwoordelijk Alarmering GROEN Dagelijkse werkzaamheden GEEL Toename werkzaamheden op de afdeling. Informeren clusterhoofd directie en communicatieadviseur. Overleg clusterhoofd aan de hand van checklist çrisis geen crisis. En tabel omslagpunt crisis of uitbraak. ORANJE Neemt plaats in het crisisteam afdeling algemene infectieziekten Overleg clusterhoofd aan de hand van checklist çrisis geen crisis. En tabel omslagpunt crisis of uitbraak. ROOD Neemt plaats in het crisisteam GGD. Overleg clusterhoofd aan de hand van checklist çrisis geen crisis. En tabel omslagpunt crisis of uitbraak. Positionering Neemt plaats in het crisisteam van de afdeling algemene infectieziekten Staat onder functionele leiding van de directie van de GGD en het clusterhoofd infectieziekten. Kerntaken / Voorzitter crisisteam afdeling algemene infectieziekten activiteiten Bewaakt voortgang Bepaalt aanpak van de crisis Contacten met clusterhoofd of directie contacten met GHOR en andere externe partijen Staat de pers te woord of stelt een woordvoerder aan Stelt SITRAP op Contact met LCI/CIb Bepaalt in overleg met communicatieadviseur inhoud van persbericht Bereikbaarheid Binnen kantooruren bereikbaar via de afdeling infectieziekten ( /105). Buiten kantooruren bereikbaar via meldkamer, het piket arts infectieziekten. Verantwoorde- Verantwoordelijk voor de uitvoering van infectieziektebestrijding in het lijkheid werkgebied van de GGD Amsterdam Plaats Neemt deel aan het crisisteam van de GGD Rapporteert Rapporteert aan clusterhoofd en DPG middels logboek en sitrap aan/registreert Aandachtspunten Organisatie van de landelijke- en interne informatiestromen (RIVM,CiB) Middelen GROP Crisisplan opschaling afdeling Infectieziekten Landelijke- en regionale draaiboeken infectieziektebestrijding Afschaling Aandacht voor normalisering reguliere werkzaamheden binnen de afdeling. Benodigde kennis en kunde Evaluatie. Kennis van het GROP Kennis van infectieziektebestrijding Kennis van de informatie en communicatielijnen bij een infectieziekteuitbraak 49

54 2. Team van professionals Het team van professionals bestaat uit sociaal verpleegkundigen en artsen infectieziektebestrijding met epidemiologische expertise. Zo nodig aangevuld met hygiëneadviseurs of inspecteurs kinderopvang. 3. Ondersteunend personeel Indien nodig is er een administratieve kracht aanwezig die zorgt voor ondersteuning (o.a. beamer, kopiëren, catering etc.). 4. Communicatieadviseur De communicatieadviseur wordt zo snel mogelijk ingeschakeld tijdens een crisis. 5. Ondersteunende afdelingen Zo nodig wordt de Centrale Ondersteuning (P&O, facilitair bedrijf, financiën en I&A) betrokken bij het crisisteam. Voor al de betrokkenen geld dat zij tijdens de crisis naast de gebruikelijke notulen de activiteiten en acties vastleggen. Dit is belangrijk voor de overdracht naar de andere teamleden en voor de verslaglegging en evaluatie na afloop van de crisis. Bovenstaand wordt samengevat in de volgende tabel. Professional IZB Hoofd afdeling Infectieziekten Medisch- inhoudelijk verantwoordelijk Arts infectieziektebestrijding Sociaal verpleegkundige infectieziektebestrijding Verantwoordelijk voor de toegewezen deeltaken Hygiëneadviseurs (o.a. shipsanitation, keukens en instellingen) Taken en verantwoordelijkheden bij fase oranje/rood GROP Voorzitter Bewaakt de voortgang Bepaalt aanpak van de crisis Informeert clusterhoofd/directie Contacten met GHOR en andere externe partijen Staat de pers te woord of stelt een woordvoerder aan Stelt SITRAP op Maakt contact met LCI/Clb Bepaalt iom communicatieadviseur inhoud persbericht Houdt zicht op de financiën die een crisis met zich meebrengt Contact met LCI/CIb Stelt SITRAP op Contacten met externe partijen zoals VWA en laboratoria waar nodig Geeft voorlichting aan burgers Geeft instructies aan medewerkers call-center Bron- en contactopsporing Huisbezoeken Neemt materiaal af voor diagnostiek Contacten met externe partijen zoals VWA en laboratoria waar nodig Geeft voorlichting aan burgers Geeft instructies aan medewerkers call-center Adviseert bij outbreaks over de te nemen hygiëne maatregelen Neemt evt. materiaal af voor diagnostiek Contacten met externe partijen zoals VWA en laboratoria waar nodig 50

55 Professioneel met epidemiologische expertise Administratie Verantwoordelijk voor de toegewezen deeltaken Communicatie medewerker Analyseert data uit vragenlijsten Zet zo nodig een case-control onderzoek op Notuleert bij vergaderingen Zorgt voor faciliteiten zoals catering, laptop, beamer. Regelt zaken zoals koeriers, taxi s en administratieve zaken Houdt logboek bij interne communicatie naar medewerkers GGD interne communicatie naar bestuurders en gemeenten ondersteuning bij externe communicatie naar burgers ondersteuning bij externe communicatie naar ketenpartners (zie procedure vakinhoudelijke communicatie) tbv overdracht tijdens crisis en evaluatie inzet. Belangrijk om te vermelden is dat artsen en verpleegkundigen nauw samenwerken en dat de taakverdelingen soms overeenkomsten vertonen. Tijdens een crisisoverleg kan de voorzitter de taken onderbrengen bij diegene die op dat moment de meest geschikte persoon daarvoor is, hetzij arts of verpleegkundige. Alle medewerkers worden geacht zich beschikbaar te stellen voor activiteiten ihkv infectieziekteuitbraken. Indien noodzakelijk worden parttimers fulltime ingezet. Onderstaand schema probeert aan te geven hoe en waar extra personeel kan worden ingezet bij een uitbraak Extra mankracht Tijdens een crisis zijn soms extra mensen nodig. Bijvoorbeeld als de crisis het huidige team boven het hoofd stijgt. Onderstaand schema probeert aan te geven hoe en waar extra personeel kan worden ingezet bij een uitbraak. Vereiste Soort personeel Mogelijke taken Beschikbaar? Niet geschoold in infectieziektebestrijding. Niet specifiek geschoold in infectieziektebestrijding, wel relevante andere opleiding/training. Iedereen met een basale algemene scholing. SOA, TBC artsen en vpk. JGZ artsen en vpk consultatiebureau artsen en vpk. Telefoon beantwoorden met eenvoudige Q&A. Stroombegeleiders bij een priklijn vaccinatiecampagne. Ondersteuning bij administratie van bv een priklijn. Bemanning priktafels bij een vaccinatiecampagne. Huisbezoeken met vragenlijsten. Binnen GGD beschikbaar. Via de GHOR mensen inzetbaar. Vooraf afspraken maken over inzet. Binnen GGD beschikbaar. Vooraf afspraken maken over inzet. Specifiek geschoold in Infectieziektebestrijding. Infectieziekten artsen en vpk. Dringende reguliere casuïstiek overnemen. Inhoudelijke aansturing groepen 1 en 2. Regionaal afspraken maken vooraf. 51

56 Zoals genoemd in het vorige hoofdstuk is het belangrijk om (financiële) afspraken te maken rond de inzet van extra mensen bij het bestrijden van een uitbraak. In januari 2013 zijn er bij de GGD Amsterdam in dienst bij infectieziekten: verpleegkundigen werknemers 57 (FTE 46,95) artsen werknemers 19 (FTE 16,86) oproepkrachten verpleegkundigen werknemers 8 (FTE 7) oproepkrachten artsen werknemers 2 (FTE 2) Terug naar de normale werkwijze Het moment waarop een uitbraak voorbij is, is nooit echt duidelijk. Daarom is het belangrijk dat de voorzitter van het crisisteam formeel afsluit met een eindoverleg. Criteria voor wanneer een uitbraak echt voorbij is, zijn lastig te bepalen en verschillen per uitbraak. Belangrijk is dat de voorzitter de crisis afrondt door de laatste taken te verdelen onder de medewerkers. Taak Wie is verantwoordelijk? 1. Communicatie naar Communicatieadviseur externe partijen over met input van conclusie crisis professionals 2. Artikel schrijven over crisis Arts(en) infectieziekte- Bestrijding of sociaal verpleegkundige met input van professionals 3.Communicatie naar eigen GGD over conclusie crisis Communicatieadviseur met input van professionals 4. Evaluatie Allen binnen het crisisteam voorbereiden onder leiding van de voorzitter 5. Achterstand regulier werk bepalen 6. Achterstallig verlof inplannen Allen bekijken en overleggen voortgang met hoofd IZ Allen bekijken en Overleggen inplannen met teamhoofd 7. Eindafrekening maken Hoofd afdeling IZ en clustermanager Wanneer klaar? Max. twee weken na formele beëindiging crisisteam 26 weken na formele beëindiging crisisteam Eén dag na formele beëindiging crisisteam Vier weken na formele beëindiging crisisteam Max. twee weken na formele beëindiging crisisteam Max. twee weken na formele beëindiging crisisteam. Maximaal 3 maanden na beëindiging crisisteam Procedure Vakinhoudelijke communicatie ten tijde van infectieziekte-uitbraken In Nederland heeft sinds de invoering van de nieuwe Wet Publieke Gezondheid de Burgemeester een expliciete taak voor epidemiebestrijding, alsmede directe voorbereiding> In deze procedure staat beschreven wat, hoe en wanneer er gecommuniceerd wordt met de Burgemeester over meldingsplichtige ziekten. Verder is het belangrijk dat de GGD Amsterdam eenduidig naar buiten treedt. Op deze manier kan veel onrust worden voorkomen. Dit wordt alleen maar bereikt als de afdeling Communicatie van de GGD de regie en coördinatie houdt over alle uitingen. Hoe wij als afdeling Infectieziekten het beste kunnen optreden om dit te bereiken, staat beschreven in deze procedure. 52

57 Verantwoordelijkheden: Hoofd Infectieziekten: Verantwoordelijk voor de vakinhoudelijke communicatie naar interne en externe collega s, waaronder persberichten. Bij infectieziektecrisis informeert het Hoofd Infectieziekten of diens plv. het clusterhoofd en de directie van de GGD en de Burgemeester en indien van toepassing- de GHOR. Tevens informeert het Hoofd Infectieziekten de afdeling Communicatie. Bij infectieziektecrisis informeert het Hoofd Infectieziekten of diens plv. het CIb en zo nodig LCR Melding van infectieziekten aan Burgemeester Volgens de Wet Publieke Gezondheid zijn (huis)artsen, laboratoria en hoofden van instellingen waar kwetsbare groepen verblijven verplicht de 42 genoemde meldingsplichtige ziekten volgens genoemde criteria te melden bij de GGD. Afhankelijk van de soort melding wordt de burgemeester onverwijld, zo spoedig mogelijk of binnen een redelijke termijn geïnformeerd. De arts infectieziektebestrijding of de directie informeert de burgemeester en informeert tevens de wethouder Zorg en de afdeling Communicatie. In volgend schema staat wanneer de GGD de burgemeester op welke termijn informeert. Wanneer melden Onverwijld Zo spoedig mogelijk ¹ Binnen een redelijke termijn² Welke infectieziekten/situatie A ziekten zoals SARS, polio, pokken en virale hemorrhagische koorts Melding van een infectieziekte met een volgens de stand van de wetenschap onbekende oorzaak, waarbij een gegrond vermoeden bestaat van besmettelijkheid en ernstig gevaar voor de volksgezondheid Melding van een lijk dat is besmet met een infectieus of giftig reagens of een infectieuze of giftige stof waardoor een ernstig gevaar voor de volksgezondheid kan ontstaan. Melding van een vermoeden van een infectieziekte behorende tot de groepen B1 of B2 indien de persoon weigert het onderzoek te ondergaan dat noodzakelijk is om de infectieziekte vast te stellen of uit te sluiten en waarbij een ernstig gevaar voor de volksgezondheid kan ontstaan door verspreiding van de infectieziekte Melding van een arts die in zijn praktijk een ongewoon aantal ziektegevallen vaststelt van een infectieziekte die niet is genoemd in de meldingsplicht maar die een gevaar voor de volksgezondheid vormt Melding van een instelling met een ongewoon aantal zieken met maagen darmaandoeningen, geelzucht, huidaandoeningen of andere ernstige aandoeningen van vermoedelijk infectieuze aard. In het jaarverslag Alle overige meldingen behorend bij B1, B2 of C en artikel 26 ¹ Zo spoedig mogelijk. Wat als zo spoedig mogelijk wordt beschouwd is in de wet niet nader aangegeven. De GGD streeft ernaar dit binnen 24 uur te doen. Buiten kantoortijden kan de Directie via de meldkamer (directiepiket) worden opgeroepen ² Binnen redelijke termijn. Wat als een redelijke termijn beschouwd kan worden is evenmin in de wet niet nader aangegeven. Afhankelijk van de situatie kan bepaald worden of de burgemeester op de hoogte gesteld 53

58 dient te worden en op welke termijn dit dient te gebeuren. De ernst van de situatie en eventuele onrust of persaandacht spelen mee in deze afweging. De afweging zal gemaakt worden door de arts Infectieziekten in samenspraak met het clusterhoofd Infectieziekten en directeur GGD. Indien bovenstaande van toepassing is zal de melding uiterlijk binnen een week gebeuren. Van alle overige gevallen wordt melding gemaakt in het jaarverslag. Wat wordt er gemeld De gegevens die de gemeentelijke gezondheidsdienst aan de burgemeester dient te verstrekken is omschreven in de wet. De verstrekking dient te worden beperkt tot de gegevens die de burgemeester nodig heeft voor de uitoefening van de hem bij deze wet toegekende bevoegdheden. Dat houdt veelal in dat tot de persoon herleidbare gegevens (zoals naam en adres) niet dienen te worden verstrekt omdat deze niet relevant zijn bij de afweging een maatregel moet worden genomen. Op voorhand kan niet worden aangegeven of er gegevens moeten worden verstrekt, en zo ja, welke dat dan moeten zijn Het belang van het goed informeren van de burgemeester is niet alleen in het belang van de publieke gezondheid, maar ook in het belang van de betrokkene. Het gaat er uiteindelijk om dat de betrokkene aan de lichtst denkbare, de minst belastende, maatregel wordt onderworpen. Pers benadert de GGD Amsterdam Als een journalist contact opneemt met iemand binnen de GGD Amsterdam: direct doorverwijzen naar de afdeling Communicatie van de GGD. Zij stemmen het één en ander af met het Hoofd Infectieziekten. Dit betekent dat andere medewerkers niet met de pers mogen spreken. Dit is noodzakelijk omdat: De GGD Amsterdam een eenduidig beeld aan de buitenwereld wil laten zien; De afdeling Communicatie zo overzicht houdt over alle uitingen; De afdeling Communicatie eventueel aanwezig is bij het interview. GGD Amsterdam benadert pers: persberichten Een persbericht is bedoeld om aandacht in de geschikte media te verkrijgen voor een onderwerp waarvan de GGD vindt dat het voldoende nieuwswaarde heeft om onder de aandacht te brengen. Bij het aanbieden van een persbericht is de volgende werkwijze van belang: Het Hoofd Infectieziekten en afdeling Communicatie bepalen of het onderwerp voldoende nieuwswaarde bevat, welke actie wordt ondernomen en welke media geschikt zijn. De afdeling Communicatie zorgt voor een conceptpersbericht en stemt dit inhoudelijk af met het Hoofd Infectieziekten. De algemeen directeur wordt door de afdeling Communicatie op de hoogte gehouden van alle persberichten. Contacten met CIb Het hoofd Infectieziekten onderhoudt nauwe contacten met het CIb in geval van infectieziekteuitbraken. Een en ander staat beschreven in de richtlijnen en draaiboeken van het CIb. Onderliggende documenten: GROP: opschaling afdeling Infectieziekten in geval van een infectieziektecrisis 54

59 4.5 Afdeling communicatie bij GROP Bij een ramp of crisis is het belangrijk dat er éénduidige en adequate informatie wordt gecommuniceerd. Communicatie bestaat uit: Interne communicatie: 1. In de organisatie naar medewerkers van de GGD. 2. Naar bestuurders en gemeente. Externe communicatie: 1. Burgers. 2. Getroffenen en betrokkenen van de ramp. 3. Mono- en multidisciplinaire ketenpartners. De afdeling communicatie houdt de regie en coördinatie over het verstrekken van informatie. Hiertoe neemt de communicatieadviseur van de afdeling communicatie deel aan het crisisteam om op aanwijzing van de crisiscoördinator en/ of crisisteam informatie te verstrekken. En om tijdens crisis informatie van externen in te brengen in het crisisteam. De communicatieadviseur is in het crisisteam de verbindende factor voor de informatiestromen: Input: informatie externen naar crisisteam. Output: van crisisteam naar externen. De communicatieadviseur laat zich vakinhoudelijk informeren door de procesleider van het leidend cluster in de ramp, en indien nodig of aangewezen door meerdere vakinhoudelijke professionals. Voor verdere uitwerking wordt hier volstaan met te verwijzen naar de crisisplannen in het GROP van de verschillende clusters Bij gelijktijdig een GRIP- en GROP -situatie verloopt vanaf GRIP 2 de externe communicatie via de gemeente. De communicatieadviseur draagt zorg voor het aanleveren van informatie aan de communicatieadviseurs van de gemeente 1. Op aanwijzing van de voorzitter van het crisisteam van de GGD draagt de communicatieadviseur zorg voor de input van informatie van LCMS aan het crisisteam. De communicatieadviseur maakt tijdens de ramp de inschatting om de beleidsadviseur van de GGD Amsterdam op de hoogte te stellen. Indien nodig wordt de beleidsfunctionaris opgeroepen ter ondersteuning van de DPG, de zogenaamde liaison. 1 Gemeentelijk proces voorlichting en communicatie vanaf GRIP 2. 55

60 4.5.1 Taakkaart communicatieadviseur Uitvoering door Doel functie Taakkaart communicatieadviseur GGD Communicatieadviseur afdeling communicatie Regie en coördinatie informatiestromen intern en extern. Alarmering GROEN Dagelijkse werkzaamheden GEEL De communicatieadviseur wordt geïnformeerd door procesleider(s). ORANJE De communicatieadviseur neemt zitting in het crisisteam. Indien nodig informeren beleidsadviseur. ROOD Binnen GGD: zie fase oranje Buiten GGD: contacten met externen in overleg met de crisiscoördinator GGD. Positionering Heeft zitting in het crisisteam. Kerntaken activiteiten Bereikbaarheid Verantwoordelijkheid Plaats Rapporteert aan registreert Regie en coördinatie informatiestromen intern en extern. Draagt bij aan de operationele besluitvorming binnen het crisisteam. Informeert de beleidsadviseur indien aanwezigheid van de functionaris nodig is. Voorziet het crisisteam van actuele informatie uit LCMS De communicatieadviseur is binnen kantoortijden te bereiken via telefoonnummer Buiten kantoortijden is de communicatieadviseur te bereiken via de piketregeling. Regie en coördinatie van de informatiestromen intern en naar externe partners. Informeren van de beleidsadviseur van de GGD Amsterdam. Neemt plaats in het crisisteam van de GGD. Rapporteert aan de coördinator van het crisisteam. Registratie middels loggen notulist crisisteam Houdt eigen logboek bij van activiteiten Aandachtspunten Middelen Mobiele telefoon GROP Amsterdam Afschaling Benodigde kennis en kunde Aflossing bij langdurige crises door externe communicatieadviseur gemeente. Afdelingsplan communicatie Is betrokken bij de evaluatie van het crisisteam en als onderdeel van de evaluatie van de crises in zijn geheel. De GGD biedt de mogelijkheid om van nazorg gebruik te maken. Bekendheid met de ketenpartners in de regio. Het beheersen van de kennis en kunde nodig bij positie van de communicatieadviseur tijdens een crises. Beoefend in de rol van de communicatieadviseur tijdens crisisbeheersing. 56

61 4.5.2 Call center GGD bij GROP De GGD maakt regulier gebruik van het call center van de gemeente, het Contact Centrum Amsterdam (CCA). Tijdens opschaling van de GGD kan binnen de GGD een eigen call center worden ingericht. Dit gebeurt in opdracht van het crisisteam. Vanaf GRIP 3 verloopt het call center via de gemeente tenzij de aard van de crisis de GGD organisatie zelf vereist. Deze beslissing wordt in het crisisteam van de GGD genomen en vanaf GRIP 3 afgestemd met het IAC van de gemeente. Voor het aanleveren van vakinhoudelijke informatie aan het call center van de gemeente wordt de reguliere werkwijze van de GGD gevolgd. Deze werkwijze valt onder het Documentatie en InformatieCentrum (DIC) van de GGD. 57

62 4.6 Afdeling Centrale Ondersteuning bij GROP Tijdens een opschaling van de GGD is het faciliteren van de organisatie van groot belang. Er wordt afgeweken van de reguliere organisatiestructuur waarbij ad hoc op andere wijze moet worden voorzien in ondersteuning en faciliteren geleverd door de afdeling Centrale Ondersteuning. De afdeling bestaat uit de afdelingen financiën, facilitair bedrijf en I&A. De continuïteit van de ondersteuning tijdens een GROP-opschaling wordt geborgd door de manager van de afdeling centrale ondersteuning toe te voegen aan het crisisteam. De ondersteuning wordt geboden vanuit de reguliere werkprocessen van de afdeling centrale ondersteuning. Indien nodig zal er binnen de afzonderlijke afdelingen een opschaling zijn. De ondersteuning tijdens een GROP-opschaling bestaat uit: Inrichten personeeldesk. Inrichten call center GGD. Toegankelijkheid van gebouw binnen en buiten kantoortijden. Catering. Oplossen storingen, ICT, stroom etc. binnen een korte termijn. In kaart brengen extra kosten. Leveren benodigde middelen en diensten aan het crisisteam en andere delen van de organisatie. De afdeling levert twee GROP-functionarissen; manager afdeling centrale ondersteuning en de facilitair ondersteuner Alarmering afdeling Centrale Ondersteuning Bij het inwerking stellen van het GROP alarmeert de DPG de afdeling centrale ondersteuning middels de helpdesk. Dit gebeurt zowel binnen als buiten kantoortijden. De helpdeskmedewerker alarmeert de manager centrale ondersteuning. Deze neemt contact op met de DPG voor overleg en zet daarna acties uit bij de facilitair ondersteuner. Indien noodzakelijk geeft de DPG direct acties aan de facilitair ondersteuner, bijvoorbeeld voor het openen van het gebouw. De helpdeskmedewerker voert de opdracht van de DPG uit en informeert hierna de manager centrale ondersteuning. 58

63 4.6.2 Taakkaart procesleider Centrale Ondersteuning Taakkaart Procesleider Centrale Ondersteuning Uitvoering door Manager afdeling centrale ondersteuning. Doel functie De procesleider is verantwoordelijk voor de aansturing van de processen binnen de afdeling centrale ondersteuning. Alarmering GROEN Dagelijkse werkzaamheden. GEEL Dagelijkse werkzaamheden. De procesleider wordt geïnformeerd indien een cluster/afdeling in fase geel is en er extra ondersteuning en faciliteiten nodig zijn. ORANJE De procesleider neemt zitting in het crisisteam en kan worden aangewezen als coördinator/ voorzitter crisisteam. ROOD Zie fase oranje. Positionering Heeft in fase oranje/rood zitting in het crisisteam. Staat onder directe functionele leiding van de directeur. Geeft leiding aan de afdeling centrale ondersteuning. Kerntaken / Regie en coördinatie ondersteuning I&A, financiën en facilitair aan de activiteiten organisatie. Draagt bij aan de operationele besluitvorming binnen het crisisteam. Draagt zorg voor de registratie van activiteiten en besluiten. Bereikbaarheid Binnen kantoortijden via het afdelingssecretariaat Buiten kantoortijden via de helpdesk telefoonlijst GROP. Verantwoordelijkheid De ondersteuning en het faciliteren van de organisatie tijdens en na een GROP-opschaling. Plaats Verblijft in fase geel op de eigen afdeling. In fase oranje/rood neemt de procesleider zitting in het crisisteam. Rapporteert aan/registreert Rapporteert aan de crisiscoördinator/voorzitter van het crisisteam. Registreert middels logboek en SITRAP eigen activiteiten Aandachtspunten Aflossing bij een langdurige inzet. Middelen Helpdesk Crisisplan GROP afdeling centrale ondersteuning Afschaling De procesleider is betrokken bij de afschaling. Indien nodig is er nazorg voor het personeel. Gemaakte kosten worden in kaart gebracht. Benodigde kennis Kennis van het GROP en kunde 59

64 4.6.3 Taakkaart facilitair ondersteuner Taakkaart Facilitair ondersteuner I&A, financiën, facilitair of personeelszaken Uitvoering door Medewerker facilitair Medewerker I&A Medewerker personeelszaken Medewerker financiën Doel functie Uitvoeren activiteiten in het belang van de ondersteuning van het crisisteam en de organisatie in geheel. Alarmering GROEN Dagelijkse werkzaamheden GEEL Positionering Kerntaken / activiteiten Bereikbaarheid Verantwoordelijkheid Plaats Rapporteert aan/registreert Aandachtspunten Middelen Afschaling Benodigde kennis en kunde Aandachtspunten Middelen Afschaling Benodigde kennis en kunde Dagelijkse werkzaamheden. De facilitair ondersteuner wordt indien nodig gealarmeerd door de procesleider centrale ondersteuning of de helpdesk. ORANJE Voert opdrachten uit van de procesleider CO ROOD Zie fase oranje Staat onder directe leiding van de manager CO Rapporteert aan de manager CO Ondersteuning van het crisisteam en de organisatie in geheel. Binnen kantoortijden bereikbaar via helpdesk Buiten kantoortijden bereikbaar via de helpdesk Verantwoordelijk voor de uitvoering van de activiteiten ter ondersteuning van het crisisteam en de organisatie in geheel. Op aanwijzing van de procesleider CO. Rapporteert aan procesleider CO Registreert eigen activiteiten in logboek. Aflossing bij langdurige inzet GROP De facilitair ondersteuner levert zijn bijdrage aan de afschaling op aanwijzing van de procesleider CO. Indien noodzakelijk is er nazorg geregeld. Kennis van het GROP Overdracht functie coördinator/voorzitter crisisteam door de directeur naar aangewezen vervanger GROP Coördineert de normalisering van de werkzaamheden en coördinatiestructuur. Maakt plan van aanpak evaluatie. Kan juiste inschatting maken van de duur en de consequenties van de crisissituatie. Houdt overzicht op de GGD-processen Vertalen strategische beleidsbeslissingen naar operationele opdrachten Monitort de uitvoering van de opdrachten Draagt zorg voor de aansturing, informatie en advisering van het crisisteam Verstrekt tijdig relevante informatie aan het crisisteam Draagt zorg voor aflossing bij langdurige inzet Kan de juiste informatie filtreren en in acties omzetten. 60

65 Deel 5 Bijlagen 5.1 Begrippen en afkortingenlijst AIZB ACGZ COPI DIC DPG EDG GAGS GBT GHOR GOR GRIP GROP HAC ICT CO IZB JGZ MGGZ MKA MMK OMAC OSIRIS OTO PSH RBT RCC RIVM ROAZ ROT WPG WVR arts infectieziektebestrijding algemeen commandant geneeskundige zorg commando plaats incident documentatie- en informatiecentrum GGD Amsterdam directeur publieke gezondheid epidemiologie documentatie en gezondheidsbevordering gezondheidskundige adviseur gevaarlijke stoffen gemeentelijk beleidsteam geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio gezondheidsonderzoek na rampen gecoördineerde regionale incidentbestrijdings procedure GGD rampenopvangplan hoofd actiecentrum Informatie en communicatietechnologie afdeling centrale ondersteuning GGD Amsterdam infectieziektebestrijding jeugdgezondheidszorg maatschappelijke geestelijke gezondheidszorg meldkamer ambulancevervoer medische milieukunde operationeel medewerker actiecentrum online Systeem voor infectieziekten registratie binnen ISIS. Inmiddels uitgebreid met meldingen voor milieugezondheidsklachten. opleiden trainen oefenen psychosociale hulpverlening regionaal beleidsteam regionaal Coördinatiecentrum Rijksinstituut voor Volksgezondheid en milieu regionaal overleg acute zorgketen regionaal operationeel team wet publieke gezondheid wet veiligheidsregio 61

66 5.2 Telefoonlijst GROP-functionarissen Groep Telefoon Mobiel DPG Procesleider GOR Procesleider MMK Procesleider PSH Procesleider IZB Afd. CO procesleider 62

67 Afd. communicatie Afd. Beleid ACGZ OMAC Logistiek medewerker GHOR 63

68 5.3 Format SITRAP formulier crisisteam GGD Proces Datum + tijd (begin en eindtijd overleg): Sitrapnummer: Gericht aan: Leden + rol: - SITRAPFORMULIER GROP crisisteam GGD Amsterdam - Korte toelichting incident (aanleiding vergadering): Beeldvorming Feiten/ huidige situatie: - - Opschaling naar GGD crisisteam: ja/nee adres team: Telefoonnummer team: Oordeel Vooruit kijken (verwachte ontwikkelingen): - - Knelpunten omschrijven: - - Prioritering knelpunten: Besluitvorming Actiepunten: - - Gevraagde besluiten: Actiehouder: Status: Gevraagd aan: Status: Tijdstip volgend overleg: Ondertekening Naam: Functie: 64

69 5.4 Werkwijze Actiecentrum GHOR-bureau AA Het actiecentrum GHOR is 24 x 7 uur bereikbaar via de lift bij de bromfietsenstalling. In de grote kast in het actiecentrum staat een rode ordner handleidingen 27 waarin het gebruik van de apparatuur wordt uitgelegd. De beamer en smartboard zijn aangesloten op de computer van de werkplek met telefoontoestel 5477 (zie plaatje actiecentrum). In de kleine kast liggen schrijfgerei etc. In de grote kast op de onderste plank liggen GROP- gerelateerde middelen: GROP 2013 inclusief telefoonlijsten. SITRAP formulieren crisisteam GGD. Logboekformulieren GROP GGD Amsterdam. GROTE KAST GROP PLANK 5477 BEAMER SMARTBOARD STADHUIS NOODNET BORD FLIPOVER KLEINE KAST 65

70 5.5 Format logboek GROP GGD Amsterdam LOGBOEK GROP GGD Amsterdam Incident : Datum : Naam/GROP-functie : Tijd Informant (naam/telefoonnummer) Aantekeningen/bijzonderheden Actie/uitgezet bij Tijd gereed 66

71 67