GIMLO Dag 8 Projecten. 23 april2012

Transcriptie

1 GIMLO Dag 8 Projecten 23 april2012

2 Projectmatig werken Harde onderwerpen Projectomgevingen en definities Projecten in een politiekebestuurlijke organisatie Programmamanagement Stakeholders bij projecten Risicominimalisatie Projectmanagement-modelen en hulpmiddelen Doelen stellen Kwaliteitszorg Projectteam Projectstart Timemanagement Zachte onderwerpen Effectieve projectteams Verandermanagement Het managen van Het managen van verwachtingen De rol van de projectleider Beïnvloedden De eigen effectiviteit in relatie tot projectomgevingen 2

3 Projectmatig werken (Het waarom) Context Toename complexiteit Scherpere financiële en budgettaire verantwoordelijkheid Medewerkers moeten steeds meer projectmatig kunnen werken Steeds vaker hebben de activiteiten een projectmatig karakter Diversiteit in projecten (beleidsmatig, technisch, sociaal enz.) Projectsamenhang/besturing steeds meer integraal Omgaan met paradoxen (bijv. risicomijdend versus ondernemerschap, rigide projectstructuren versus creativiteit, resultaatsverplichting versus inspanningsverplichting) Toename invloed van de burger Verschuiving van uitvoerder naar regisseur 3

4 Oorzaken waarom projecten mislukken 4

5 Definitie Omschrijving projectmatig werken: Een project kan worden gezien als een verzameling van samenhangende werkzaamheden die gericht zijn op een vooraf samenhangende werkzaamheden die gericht zijn op een vooraf omschreven eindresultaat, die plaatsvinden in een tijdelijk samenwerkingsverband en volgens een unieke aanpak worden uitgevoerd. Er is steeds sprake van een vastgesteld plan, een budget en een planning en looptijd voor de uitvoering van de werkzaamheden. Voor zowel unieke zaken als bepaalde cyclische zaken 5

6 Waarom deze methodiek? Eenduidige methodiek geeft antwoord op de volgende vragen: Wanneer is er sprake van een project? Is er sprake van een goede probleemanalyse? Welke projectdoelen moeten worden behaald? Wat zijn de onderdelen van een projectplan? Hoe vindt de rapportage plaats en aan wie? Hoe is het projectteam samengesteld? Wat is de rolverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer? Welke competenties zijn nodig? Hoe kan de kwaliteit van pm-werkenworden geborgd? 6

7 Projectkenmerken Doelgericht: bepaalde vooraf beschreven en vastgestelde doelen Planmatig: de doelen worden volgens een plan, op een gestructureerde wijze behaald er is sprake van een fasering beheersing (tijd, organisatie, kwaliteit, informatie, geld)beheersing (tijd, organisatie, kwaliteit, informatie, geld) Tijdgebonden: duidelijk begin-en eindpunt Taakgericht: m.b.v. een projectorganisatie met een eigen budget Een projectaanpak is de meest effectieve werkvorm 7

8 8 Checklist

9 9 Projectfasering

10 Projectafwegingen Wat is het vraagstuk? Wat is de oorzaak? Waarom actief handelen? Wie moet handelen? Wat is de relevantie? Zijn er dilemma s? Waarom een projectaanpak? Welk resultaat moet worden bereikt? Is het project afgebakend? Is het project afgebakend? Welke middelen zijn voorhanden? Welke bezetting is nodig? Wat is de financiële claim? Welke risico s lopen we? Hoe worden deze beheerst?

11 Algemene gegevens Voorbereidingsfase-Format Projectplan Naam Opdrachtgever Direct leidinggevende Projectleider Periode 11 Situatieschets Doelstelling Werkplan Betrokkenen Risicomanagement Projectorganisatie Financiën Communicatie Schets problematiek Genomen stappen tot dusver Belangrijke beslissingen tot dusver Projectdoelen Detailresultaten Positieve/negatieve effecten (Ecologie) Afbakening Randvoorwaarden Afzonderlijke activiteiten Eigenaren van de activiteiten Activiteiten in chronologische volgorde Mijlpalen (deelproducten, besluitvormingsmomenten) Planning in tijd Relevante stakeholders Wederzijdse belangen Segmentatie Rollen van betrokkenen Benoemen kritische succesfactoren Risicoanalyse Maatregelen Samenstelling projectteam (inclusief taakverdeling) Beschrijven organisatie projectomgeving Ureninzet projectdeelnemers Externe betrokkenen en control Kosten in-en externe medewerkers Kosten benodigd materiaal en overige middelen Investeringen Financiering van de kosten Communicatiedoelstellingen Communicatie strategie

12 Beheersfactoren (ORGKIT) Voor iedere fase benoemen: Organisatie Risico Geld Kwaliteit Informatie Tijd 12

13 Voorbereidingsfase Organisatie Projectorganisatie en leden Relatie projectorganisatie versus gemeenteorganisatie Overlegstructuren en Eigenaren Risico Reeds aangeduide risico s Nieuwe risico s Risico s op het gebied van politiek, sociaal, financiën en juridisch Geld Budgetontwikkelingen Investeringsvoorstellen Transactievoorstellen Kwaliteit Kwaliteitsontwikkelingen Informatie Archivering Autorisatie Communicatie Tijd Tijdsplanning Capaciteit per tijdseenheid Acties per tijdseenheid 13

14 Risicomanagement Risico = Kans x Effect 14

15 Projectmanagement Gantt-charts Freeware: Gantt-project e.a. Microsoft Projects 15

16 Fasering en projectbeheersing Iedere fase wordt afgesloten met: Projectrapportage (stoplichtenrapportage) Geeft inzicht is: Voortgang en planning Risico s (wijzigingen daarin?) Financiën Behaalde mijlpalen Knel- en beslispunten Goedkeuring vragen voor vorige fase (rapportage) en volgende fase 16

17 17 PROCESMANAGEMENT

18 Time management Tijdrovers Onverwachte bezoekers Interrupties door de telefoon Mensen die afspraken niet nakomen Rommelige handelswijze Geen doelen hebben Te weinig delegeren Onnodig vergaderen Niet-effectieve communicatie/onduidelijk zijn Gebrek aan assertiviteit Zelf onduidelijke instructies geven Uitstel Slechte voorbereiding 18

19 Pareto Principe (belangrijk bij prioriteiten) 20% van de klanten is verantwoordelijk voor 80% van de omzet 20% van de medewerkers doet 80% van het werk 20% van een boek omvat 80% van de informatie 20% van een krant bevat 80% van het nieuws 20% van onze werkzaamheden zorgen voor 80% van het resultaat 20% van wat we bewaren heeft zin, 80% niet 19

20 20 Prioriteiten (Steven Covey)

21 Time management Samengevat: Plan en organiseer (plan niet alles vol: blijf flexibel) SMART-doelen Prioriteiten (Pareto: 80% succes a.g.v. 20% goede keuzen) Stel actielijst per dag op voorafgaande aan die dag Stem af op je biologie! Doe goede dingen en doe ze goed i.p.v alles een beetje! Geef aan belangrijk en/of urgent Met verstand verwaarlozen (laat liggen wat er niet toe doet) Streef naar perfectie maar niet ten koste van alles! Hak grote zaken in kleine stukjes Wees assertief Beloon jezelf en anderen 21

22 22 TEAMROLLEN BELBIN

23 Waarom teamrollen Handige opstap om kenmerken van gedrag van individuen bespreek baar te maken Veel modellen: enneagram, spiral dynamics, Roos van Leary etc. Teamrollen Belbin: Vrij bekend, aanvaard en aanvaardbaar Waardevrij (over wat je doet, niet wie je bent) Makkelijk te begrijpen, communicabel en te hanteren 23

24 Historie Teamrol-model is resultaat van onderzoek naar oorzaken van succes en falen van teams Hoe komt het dat?: teams van mensen die ieder op zich niet bijzonder getalenteerd zijn uiterst succesvol kunnen zijn? Teams van zeer getalenteerde mensen soms juist volledig falen? Uitgangspunt is complementariteit: geheel is meer dan som der delen 24

25 Rollen in organisaties Plek in de organisatie bepaalt de organisatorische rol Hun professionele rol wordt bepaald door wat zij moeten doen en realiseren De kenmerkende manier waarop zij hun persoonlijke eigenschappen inzetten en in interactie met anderen productief maken tekent hun karakter rol of teamrol 25

26 Teamrollen Zeggen vooral iets over manier van kijken, denken en doen van mensen: Teamrollen geïdentificeerd door Dr. Meridith Belbin Wetenschappelijk gevalideerd Komen in zuivere vorm niet voor Hulpmiddel geen absolute waarheid! 26

27 Teamrollen Benoemen de kenmerkende manier waarop mensen hun persoonlijke eigenschappen inzetten en in de interactie met anderen zichtbaar en productief maken Meeste mensen vervullen op natuurlijke wijze 2 soms 3 rollen De overige rollen liggen hen in mindere mate of helemaal niet 27

28 De 9 teamrollen Bedrijfsman BM Brononderzoeker BO Plant PL Monitor MO Specialist SP Voorzitter VZ Zorgdrager ZD Groepswerker GW Vormer VM (Stuiterbal SB) 28

29 Bedrijfsman -BM Praktisch organisator die plannen en besluiten omzet in concrete praktische uitvoering Degelijk, nuchter, taakgericht, systematisch, ordelijk, saai en taai, Verantwoordelijk, betrouwbaar en vasthoudend Behoefte aan ritme, regelmaat, structuur en heldere afspraken 29

30 Kwaliteiten BM Stabiel, rustig en beheerst Ordelijk en systematisch Efficiënt en praktisch Hardwerkend Organisator Valkuilen: Weinig open staan voor nieuwe ideeën, kansen en mogelijkheden Weinig flexibel, te behoudend Afbrekende kritiek uiten Te snel praktisch aan de slag willen, het denken over doen en resultaat te makkelijk overslaan 30

31 Brononderzoeker - BO Extraverte netwerker, communicatief Ontspannen, flair Enthousiast, nieuwsgierig, gericht op dynamiek, afwisseling en vernieuwing Verzamelaar en samenvoeger van ideeën, feiten en ontwikkelingen, improvisator. 31

32 Kwaliteiten BO Makkelijk contacten leggen, relaties onderhouden Verkennen,verzamelen,vinden en inbrengen van ideeën en informatie Onderhandelen Kansen zien en kansen grijpen Valkuilen: Te enthousiast Snel afgeleid, verleid door weer wat nieuws Gauw verveeld, snel aandacht verliezend Geen afmaker, makkelijk nonchalant 32

33 Plant - PT Introvert Individualistisch Intellect, kennis Fantasierijk 33

34 Kwaliteiten PL Origineel en inspirerend Creatief, verrassend en vernieuwend Bedenkt slimme oplossingen en scenario s bij complexe vraagstukken Eigenzinnig, onorthodox, vaak beetje introvert Valkuilen: Soms hoofd in de wolken Communiceert vanuit interne beelden Weinig boodschap aan praktische zaken (procedures, systemen, details) Niet praktisch, te anders of radicaal Behoefte aan waardering, heeft gebruiksaanwijzing 34

35 Monitor - MO Kritisch denker: denkt door en vraagt door Zoekt naar samenhang en overzicht Analyseert vraagstukken, ziet zwakke plekken Komt met doortimmerde oordelen (Monitor wordt ook Waarnemer genoemd) 35

36 Kwaliteiten MO Bedachtzaam, kritisch en grondig in analyse van ideeën en evaluatie van voorstellen Zet strategische voors en tegens van te nemen beslissingen ordelijk op een rij Wantrouwt euforie en is nauwelijks prestatiegemotiveerd Behoedt menig team voor nemen van onjuiste of overhaaste beslissingen Valkuilen: Overkritisch, nog onvolwassen ideeën meteen kritiseren Wedijver met andere MO en met PL Ontmoedigende uitstraling, er is altijd een probleem 36

37 Vormer - VM Onrustig, gedreven, wilskrachtig Prestatie- en resultaatgericht Impulsief, ongeduldig, uitdagend Ondernemend, moedig, dwingend en assertief 37

38 Kwaliteiten VM Geeft richting naar prestatie en resultaat Mobiliseert kracht en genereert focus, zeker als er sprake is van impasse Is effectief onder druk van omstandigheden Niet bang om impopulaire maatregelen te treffen Valkuilen: Ongeduldig Onrespectvol, onverdraagzaam, arrogant Wedijver met deskundigen als MO en PL Kan andere mensen beschadigen 38

39 Voorzitter - VZ Natuurlijke coördinator Positief, open en ontvankelijk voor inbreng Resultaatgericht en regelvast Besluit als tijdsdruk en situatie daar om vragen Niet gedreven door inhoud of belang ter zake 39

40 Kwaliteiten VZ Zoekt consensus, wilsovereenkomst Kalm, nuchter en realistisch Zoekt en benut kwaliteiten andere teamleden Stuurt op resultaat, neemt besluit als tijd daar is Is dominant op heldere aanpak en procedure Valkuilen: Jagen op besluiten, star in aanpak en procedure Kan manipulatief overkomen Oppervlakkig, eigen werk te veel uitbesteden Verandering e/o ontwikkeling in krachtenveld niet voldoende zien 40

41 Zorgdrager - ZD Innerlijk onrustig, tobberig Streeft uiterlijk in rust naar veiligheid en kwaliteit Gericht op voorkomen van probleme, zoekt voortdurend naar gevaar en risico s (Zorgdrager wordt ook Afmaker genoemd) 41

42 Kwaliteiten ZD Zorgvuldig en zorgzaam Goed in afmaken van de details en voorkomen van fouten Alert op risico s en gevaren Borging achter de schermen Valkuilen: Overbezorgd, Pietje Precies Ontmoedigend door te veel oog voor details en te weinig voor grote lijn Intolerantie naar oppervlakkigheid of flair van andere mensen 42

43 Groepswerker - GW Is sociaal, gericht op sfeer en gezamenlijkheid Luister en moedigt aan, stimuleert Is sociaal cement van het team 43

44 Kwaliteiten GW Verbinder in de groep Overbrugt verschil met tact en diplomatie Zorgt dat ieder aan bod komt Is loyaal aan doelen van het team Weet waar de spanning zit Valkuilen: Ontloopt confrontaties, teerhartig Te weinig to the point Besluiteloos Bondjes aangaan 44

45 Specialist - SP Vakman en expert Gericht op technische kennis en kunde Eenzelvig en beperkt in beeld en blik 45

46 Kwaliteiten SP Professioneel: weet waar ie het over heeft Handhaver professionele kwaliteitsnormen Standvastig en voorspelbaar in expertise Toegewijd Valkuilen: Stokpaardjes Defensief Kan creativiteit in team frustreren Moeizaam in communicatie en samenwerking 46

47 Aanvullend Teamrollen hebben soms andere namen (Organisator) Teamrollen hebben verschillende oriëntaties Bepaalde beroepen trekken bepaalde types Teams in onbalans hebben te veel of te weinig 47

48 Teamrollen en beroepen Onderzoek/ontwikkeling Plant Monitor Consultancy Groepswerker Monitor ICT Specialist Bedrijfsman Accountancy Bedrijfsman Zorgdrager Verkoop Brononderzoeker Groepswerker Management Voorzitter Bedrijfsman 48

49 Verschil in oriëntatie Primair VZ wat wil ik? ZD - wat voel ik? PL wat denk ik? BM wat doe ik? Secundair VZ wat wil de ander? GW wat voelt de ander? MO wat denkt de ander? BO wat doet de ander? 49

50 50

51 51 OEFENING BELBINTEST