Netcentrisch Werken bij Calamiteiten

Transcriptie

1 Student Birgit Haarlink Onderwijsinstelling Saxion Hogescholen Enschede Opleiding Integrale Veiligheidskunde Opdrachtgever Waterschap Rijn & IJssel Periode februari 2013 juni 2013

2 Netcentrisch Werken bij Calamiteiten Stap voor stap naar een betere crisisbeheersing Doetinchem, 30 mei 2013 Opdrachtgever : Waterschap Rijn & IJssel Naam student : Birgit Haarlink Student nummer : Praktijkcoach Schoolcoach Tweede lezer Opleidingsinstituut Opleiding : Dhr. Nieuwenhuis : Dhr. Neuvel : Mevr. Heck : Saxion Hogeschool Enschede : Integrale Veiligheidskunde Periode : februari 2013 juni 2013 Versie : Definitief Foto s voorblad: Uiterwaarden langs de IJssel lopen onder water (ANP, Uiterwaarden IJssel lopen onder water) Wateroverlast 2010 (ANP, Lichtenvoorde wateroverlast), (WRIJ, wateroverlast 2010) (Boesveld) ROT vergadering (WRIJ, ROT vergadering) Berkelongeval (Tudor) Ongeval vrachtwagen in watergang (WRIJ, Ongeval vrachtwagen watergang) 1

3 Samenvatting In opdracht van Waterschap Rijn & IJssel (WRIJ) is dit afstudeeronderzoek uitgevoerd waarbij onderzocht is hoe de netcentrische werkwijze binnen WRIJ ingevoerd kan worden en welke gevolgen hierbij komen kijken. Doel van het onderzoek is om de huidige informatievoorziening in relatie met calamiteitenzorg met bijbehorende knelpunten in kaart te brengen. Vervolgens worden de landelijke en regionale ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening in relatie gebracht worden met de gevolgen, eisen en randvoorwaarden van NCW en de wensen van verschillende betrokken partijen. De resultaten voor het onderzoek zijn input voor het proces van invoering van Netcentrisch Werken (NCW) bij WRIJ. De centrale vraag in dit onderzoek luidt: Hoe kan de bestaande calamiteitenorganisatie van Waterschap Rijn & IJssel, in aansluiting bij regionale en landelijke ontwikkelingen, het Netcentrisch Werken invoeren en welke gevolgen heeft dit voor de aspecten organisatie, proces, mens en techniek? Het NCW heeft als doel organisaties, die betrokken zijn bij crisisbeheersing, te ondersteunen bij de informatievoorziening. Bij opschalingssituaties moet het mogelijk worden om snel tot een eenduidig en over verschillende lagen gedeeld totaalbeeld van de situatie te komen. Middels het groeimodel worden de verschillende stappen geschetst die bij de implementatie van NCW doorlopen moeten worden. Binnen dit groeimodel is sprake van een viertal aspecten te weten: Organisatie, Proces, Mens en Techniek. Dit wordt ook wel het OPMT-model genoemd. Bij de implementatie van NCW bij WRIJ moeten de kaders van de landelijke en regionale visie zoveel mogelijk aangehouden worden. De huidige informatievoorziening in relatie tot crisisbeheersing bij WRIJ is in kaart gebracht door middel van deskresearch en interviews met verschillende functionarissen. De bestaande calamiteitenorganisatie is hiërarchisch van aard. Bij een calamiteit is er bij WRIJ sprake van opschalingsfases, welke aansluiten bij de GRIP-structuur van de veiligheidsregio. De huidige manier van werken binnen de calamiteitenorganisatie van WRIJ zorgt voor een aantal knelpunten. De interviews en deskresearch hebben een aantal knelpunten aan het licht gebracht. De belangrijkste knelpunten die naar voren zijn gekomen zijn dat medewerkers het belang van goede voorbereiding op een calamiteit niet inzien, omdat er relatief weinig calamiteiten voorkomen binnen het beheergebied. In samenhang met te weinig oefenen zorgt dit ervoor dat medewerkers weinig ervaring opdoen. De informatievoorziening is gebrekkig. Er zijn problemen bij het verzamelen, snel delen binnen en buiten de organisatie en het filteren van informatie. Verder zijn medewerkers onvoldoende rolvast en zijn er problemen op het technische vlak doordat techniek kan falen. Het invoeren van NCW heeft gevolgen en brengt eisen en randvoorwaarden met zich mee. Tijdens interviews en deskresearch zijn zaken naar voren gekomen met betrekking tot de aspecten organisatie, proces, mens en techniek. Voor het NCW is een veranderproces nodig, waarbij medewerkers ondersteund moeten worden vanuit de organisatie. Medewerkers voorlichten over NCW, ondersteunen met een (intensief) OTO-programma en een projectorganisatie. Het NCW brengt voor het aspect proces het opstellen van een goed en volledig actueel gedeeld waterbeeld met zich mee. Medewerkers, met name de (nog op te leiden) informatie coördinatoren, hebben de taak om de informatiekwaliteit te borgen. Medewerkers van de calamiteitenorganisatie moeten zich bewust zijn dat ze onderdeel van een netwerk zijn. Op technisch vlak wordt de informatievoorziening in de toekomst mogelijk ondersteund door een ICT-applicatie. 2

4 De belangrijkste wensen die genoemd zijn voor het NCW zijn dat het NCW niet te snel ingevoerd wordt, er meer geoefend moet worden(zowel intern als bij de crisispartners), er goede afspraken gemaakt worden over de informatievoorziening met de veiligheidsregio en de nog te ontwikkelen technische ondersteuning makkelijk en goed bedienbaar is. Aanbevelingen die gedaan zijn voor de invoering van NCW bij WRIJ hebben betrekking op de aspecten organisatie, proces, mens en techniek. Met goede ondersteuning en begeleiding is het mogelijk om het NCW op korte termijn en verantwoord in te voeren. In de nabije toekomst kan hierdoor snel een totaal waterbeeld opgeleverd worden, welke vooral relevante informatie voor crisispartners bevat. Een informatie coördinator wordt verantwoordelijk voor het borgen van de informatiekwaliteit. Medewerkers moeten met een OTO-programma ondersteund worden. Op technisch gebied moet nagedacht worden over een ondersteunende waterschaps applicatie. Waar mogelijk moet de samenwerking met andere waterschappen gezocht worden. Stap voor stap moet het NCW de crisisbeheersing gaan verbeteren. 3

5 Voorwoord De opleiding Integrale Veiligheidskunde ben ik gaan volgen met het idee om iets bij te kunnen dragen aan een veiligere samenleving. Naarmate de opleiding vorderde is de interesse in fysieke veiligheid groter geworden. De stageperiode bij Elementis Specialties is aanleiding voor mij geweest om mezelf zoveel mogelijk te specialiseren richting fysieke veiligheid. Na deze periode heb ik er daarom voor gekozen om, als verdieping van de opleiding Integrale Veiligheidskunde, de minor Fysieke Veiligheid te volgen. Tijdens deze minor sprak het vak Waterveiligheid mij erg aan. De meerlaagse veiligheid met de drie lagen, preventie; duurzame ruimtelijke inrichting en rampenbestrijding, is veelvuldig besproken tijdens de colleges. Het aspect rampenbestrijding zou voor een veiligheidskundige een mooi onderwerp zijn om op af te studeren. Tijdens de zoektocht naar een afstudeerplek kwam ik er al snel achter dat er op waterschapsgebied de komende jaren ingrijpende veranderingen op de agenda staan. Eén van deze veranderingen is het Netcentrisch Werken. Bij Waterschap Rijn & IJssel te Doetinchem werd mij de mogelijkheid geboden om onderzoek te doen naar de manier waarop waterschap Rijn & IJssel het Netcentrisch Werken in zou kunnen voeren. Met dit onderzoek rond ik mijn opleiding Integrale Veiligheidskunde af. Ik wil graag een aantal mensen bedanken zonder wie dit rapport nooit tot stand was gekomen. Allereerst wil ik graag alle respondenten bedanken die de moeite hebben genomen om tijd voor mij vrij te maken voor een interview. Daarnaast wil ik mijn begeleiders, Dhr. Nieuwenhuis vanuit Waterschap Rijn & IJssel en Dhr. Neuvel vanuit Saxion Hogescholen, bedanken voor hun goede ondersteuning gedurende het hele proces. Jullie advies en kritische blik is door mij altijd zeer gewaardeerd. Tenslotte wil ik ook mijn familie en vrienden bedanken voor de steun en interesse die zij hebben getoond tijdens de afstudeerperiode. Ten slotte wens ik u veel plezier met het lezen van dit rapport. Birgit Haarlink Doetinchem, 30 mei

6 Inhoud Samenvatting... 2 Voorwoord Inleiding Aanleiding Doelstelling Probleemstelling en onderzoeksvragen Onderzoeks- en begripsafbakening Theoretisch Kader Netcentrisch Werken Groeimodel SDI en Organizational Behavior Model OPMT-model Conclusie Onderzoeksmethode Onderzoeksmethode en meetinstrumenten Opbouw van het onderzoek Kwaliteit van het onderzoek Bestuurlijk kader De landelijke visie Samenwerking in crisisbeheersing Projectplan Netcentrisch Werken Waterschappen Regionale visie Deining en Doorbraak Conclusie Resultaten en Analyse De bestaande calamiteitenorganisatie bij WRIJ Knelpunten binnen de huidige calamiteitenorganisatie Gevolgen, eisen en randvoorwaarden voor de invoering van NCW bij WRIJ Wensen voor NCW bij WRIJ Conclusie en Aanbevelingen Tot slot Bibliografie Bijlagen

7 1. Inleiding 1.1 Aanleiding Een goede informatievoorziening is van cruciaal belang voor de gehele veiligheidsketen. Op het juiste moment en plaats over de juiste informatie beschikken, zou uiteindelijk voor een doelgerichte calamiteitenbestrijding moeten zorgen. Om dit te bereiken zijn er vanuit de overheid verschillende initiatieven opgestart om het informatiebeleid te verbeteren. Voor de algemene kolom 1 is het rapport Informatiebeleid Veiligheid ontwikkeld. Hierin is het beleid beschreven voor het verbeteren van het hebben en delen van informatie tussen de veiligheidspartners. Het creëren van een gezamenlijk totaalbeeld zou er voor moeten zorgen dat elke hulpverleningsorganisatie op hetzelfde moment over hetzelfde actuele situatiebeeld beschikt. Dit zorgt voor een duidelijke communicatie en snellere hulpverlening. Daarnaast is de samenwerking kostenbesparend doordat alle hulpverleningsdiensten gebruik maken van hetzelfde systeem (Min. BZK, 2009). Met de komst van de veiligheidsregio s is in de Wet veiligheidsregio s (Wvr) besloten om de informatievoorziening netcentrisch te laten verlopen. Met het Netcentrisch Werken (NCW) zou het in de toekomst mogelijk moeten worden om snel tot een eenduidig, en over verschillende lagen gedeeld, totaalbeeld van de situatie te komen. Dit totaalbeeld dient als beeldvorming, zodat tijdens de vergaderingen bij calamiteiten eerder ingegaan kan worden op de oordeels- en besluitvorming (Crisisplein.nl, 2010). De veiligheidsregio s zien in dat waterschappen en Rijkswaterstaat (RWS) belangrijke crisispartners zijn, vandaar dat er een convenant voor samenwerkingsafspraken tussen de veiligheidsregio s, regionale diensten van Rijkswaterstaat (RWS-diensten) en waterschappen is opgesteld. Ondertekening van het convenant heeft voor Waterschap Rijn & IJssel (WRIJ) het gevolg dat de calamiteitenorganisatie op het gebied van informatievoorziening aan moet sluiten bij de netcentrische werkwijze van de veiligheidsregio. Door de Nederlandse waterschappen zijn ondertussen verschillende visies ontwikkeld die gericht zijn op de crisisbeheersing bij water gerelateerde calamiteiten. Op landelijk niveau is de visie Samenwerking in crisisbeheersing ontwikkeld door de Unie van Waterschappen (UvW). UvW is een overkoepelend orgaan van alle Nederlandse waterschappen. Op regionaal niveau is dit de visie Deining en Doorbraak, ontwikkeld door het Platform Crisisbeheersing Midden Nederland(PCWMN). In het PCWMN werken de waterschappen Groot Salland, Rijn & IJssel, Rivierenland, Vallei & Veluwe en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden samen op het gebied van crisisbeheersing (PCWMN, 2012). Voor de uitwerking van het thema NCW is het landelijk Platform Netcentrisch Werken (Platform NCW) opgericht, die het projectplan Netcentrisch Werken waterschappen heeft opgesteld. Een opgestelde werkgroep ontwikkelt hiervoor vervolgens een werkwijze en implementatietraject. (de Lange - Heldens, 2013). Landelijk zijn er al een aantal waterschappen actief bezig met de invoering van NCW binnen de calamiteitenorganisatie. WRIJ heeft de ontwikkelingen in eerste instantie afgewacht, maar ondertussen is duidelijk dat de informatievoorziening bij water gerelateerde calamiteiten op een netcentrische manier moet gaan plaatsvinden. Binnen dit onderzoek staat daarom centraal: Het uitwerken van concrete aanbevelingen over de manier waarop waterschap Rijn & IJssel het NCW kan invoeren binnen die organisatie. Belangrijke aspecten die hierbij een rol spelen zijn mens, organisatie, proces en techniek 2. 1 De algemene kolom bestaat uit de verschillende disciplines, politie, brandweer, Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) en gemeenten. Afhankelijk van de calamiteit sluiten hier partijen bij aan zoals Defensie, Waterschappen, Openbaar Ministerie en milieudiensten (Bureau Veiligheidsberaad, 2009) 2 In hoofdstuk 2 theoretisch kader staan deze vier aspecten beschreven. 6

8 1.2 Doelstelling Waterschap Rijn & IJssel heeft als doelstelling om: - In lijn met het referentiekader Regionaal Crisisplan naar een verdere professionalisering van calamiteitenzorg te werken. Belangrijk onderdeel daarbij is het NCW. - Met ingang van 1 januari 2015 op ieder gewenst moment een helder inzicht in het (te verwachten) waterbeeld te kunnen verschaffen. - Hierbij aansluiting te vinden bij uitgangspunten die zijn genoemd in de landelijke visie Samenwerking in Crisisbeheersing. - Duidelijke afspraken te hebben met de belangrijkste veiligheidsregio s in het beheergebied en toegang tot en kunnen werken met Landelijk Crisismanagement Systeem (LCMS). Bijlage 1 geeft een toelichting op LCMS 1.4. Doelstelling voor het onderzoek: - De huidige informatievoorziening in relatie met calamiteitenzorg in kaart brengen. - Knelpunten met betrekking tot de huidige informatievoorziening in relatie met calamiteitenzorg in kaart brengen. - De landelijke en regionale ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening in relatie brengen met de eisen en wensen van verschillende betrokken partijen. De resultaten van het onderzoek zijn input voor het proces van invoering van NCW bij WRIJ. 1.3 Probleemstelling en onderzoeksvragen De centrale vraag voor dit onderzoek luidt als volgt: Hoe kan Waterschap Rijn & IJssel, in aansluiting bij regionale en landelijke ontwikkelingen, het Netcentrisch Werken invoeren en welke gevolgen heeft dit voor de aspecten organisatie, proces, mens en techniek? Om de probleemstelling te kunnen beantwoorden, zijn de onderstaande onderzoeksvragen opgesteld: 1. Hoe is de huidige informatievoorziening in relatie tot crisisbeheersing geregeld bij WRIJ? 2. Welke knelpunten ten aanzien van de aspecten organisatie, proces, mens en techniek ontstaan er bij de huidige calamiteitenorganisatie? 3. Welke gevolgen, eisen en randvoorwaarden met betrekking tot de aspecten organisatie, proces, mens en techniek brengt de invoering van het NCW bij WRIJ met zich mee? 4. Welke wensen voor NCW bij WRIJ zijn er bij WRIJ en hun belangrijkste crisispartners? De onderzoeksvragen worden beantwoord door middel van deskresearch en interviews. Per onderzoeksvraag wordt beschreven op welke wijze antwoord is gevonden. 1. Hoe is de huidige informatievoorziening in relatie tot crisisbeheersing geregeld bij WRIJ? Door middel van deskresearch en het houden van interviews is antwoord gevonden op deze onderzoeksvraag. Het calamiteitenplan van WRIJ en de interviews met medewerkers van WRIJ zijn hierbij van belang geweest. 2. Welke knelpunten ten aanzien van de aspecten organisatie, proces, mens en techniek ontstaan er bij de huidige calamiteitenorganisatie? In de literatuur zijn knelpunten van de informatievoorziening bij calamiteiten gevonden aan de hand van het evaluatierapport over de wateroverlast in Aanvullende informatie is afkomstig uit de gehouden interviews. Veelal werden dezelfde knelpunten benoemd. 3. Welke gevolgen, eisen en randvoorwaarden met betrekking tot de aspecten organisatie, proces, mens en techniek brengt de invoering van het NCW bij WRIJ met zich mee? Deskresearch en de interviews die gehouden zijn met verschillende respondenten zorgen voor de beantwoording van deze onderzoeksvraag. 7

9 De gevolgen van NCW zijn onder andere in visierapporten beschreven en de organisaties die al verder zijn met het NCW kunnen deze benoemen. Medewerkers binnen de organisatie van WRIJ kunnen op een aantal punten antwoord op geven op deze onderzoeksvraag. 4. Welke wensen voor NCW bij WRIJ zijn er bij WRIJ en hun belangrijkste crisispartners? Door middel van de gehouden interviews kan er antwoord gegeven worden op deze onderzoeksvraag. Tijdens de interviews zijn de verschillende respondenten gevraagd aanbevelingen te doen en wensen aan te geven voor de invoering van het NCW bij WRIJ. 1.4 Onderzoeks- en begripsafbakening Onderzoeksafbakening Het onderzoek moet passen binnen de kaders die zijn uitgewerkt in: - Samenwerkingsafspraken tussen veiligheidsregio s en regionale diensten van Rijkswaterstaat of waterschappen. De convenanten over samenwerkingsafspraken die WRIJ ondertekent, gelden voor de samenwerking met Veiligheidsregio s IJsselland, Twente, Noord- en Oost Gelderland (VNOG) en Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland Midden (VGGM). De laatste twee zijn de belangrijkste partners binnen het beheersgebied van WRIJ. Daarnaast is de RWSdienst Oost-Nederland een samenwerkingspartner. In de convenanten worden verschillende samenwerkingsafspraken gemaakt. Tijdens dit onderzoek wordt gekeken naar informatiemanagement. Artikel 15 in het convenant is van belang. In de convenanten wordt afgesproken dat de informatievoorziening op een netcentrische manier moet verlopen (Veiligheidsberaad, 2010). - Landelijke ontwikkelingen en -visies Op landelijk niveau zijn een aantal documenten uitgewerkt die het kader vormen voor een andere manier van informatiedeling. Referentiekader Netcentrische crisisbeheersing is ontwikkeld voor de algemene kolom. De landelijke visie Samenwerking in crisisbeheersing is een product van de Adviesgroep Crisisbeheersing van de UvW en het Projectplan Netcentrisch Werken waterschappen is ontwikkeld door het platform NCW van de UvW. - Regionale ontwikkeling en visies. De Regionale ontwikkelingen voor de algemene kolom zijn vastgelegd in het document Referentiekader Regionaal Crisisplan. Voor de waterschappen in Midden Nederland is een visie op het gebied van informatievoorziening terug te vinden in het document Deining en Doorbraak van PCWMN. - Borging calamiteitenzorgsysteem De calamiteitenorganisatie van WRIJ borgt de kwaliteit van het calamiteitenzorgsysteem door middel van de Deming cirkel. De Deming cirkel bestaat uit de vier stappen; Plan, Do, Check, Act. - LCMS Het is voor het waterschap van belang dat het NCW ondersteund kan worden met het LCMS dat bij de veiligheidsregio wordt gebruikt. Er wordt in dit onderzoek niet dieper ingegaan op het technische aspect bij de ondersteuning van het NCW Begripsafbakening Hieronder worden de verschillende begrippen beschreven en worden betrokkenen en hun belangen bij het onderzoek genoemd: - Netcentrisch Werken De definitie voor NCW die is gehanteerd tijden dit onderzoek: NCW is een werkwijze waarbij over het beschikbaar stellen van informatie heldere afspraken worden gemaakt zodat de besluitvorming onder crisisomstandigheden altijd gebaseerd is op een actueel en consistent beeld van de crisisbeheersing (de Lange - Heldens, 2013). 8

10 - Algemene Kolom De algemene kolom bestaat uit de verschillende disciplines binnen de veiligheidsregio. Dit zijn de politie, brandweer, GHOR, gemeente (Bureau Veiligheidsberaad, 2009). - Functionele kolom / Waterkolom De waterkolom bestaat uit Waterschappen, Rijkswaterstaat en (onderdelen van) het ministerie Infrastructuur en Milieu en de dienst water van provincies (SMO, 2010). Deze kolom moet aansluiting vinden bij de algemene kolom tijdens een crisissituatie. - Landelijke ontwikkelingen Informatiebeleid Veiligheid en het Referentiekader Netcentrische crisisbeheersing zijn de basis voor landelijke ontwikkelingen in de algemene kolom. De landelijke visie voor de waterschappen, Samenwerking in crisisbeheersing, is opgesteld door de UvW. Voor de waterkolom is het projectplan Netcentrisch Werken waterschappen ontwikkeld door het platform NCW. - Regionale ontwikkelingen Het document Deining en Doorbraak is opgesteld door het PCWMN. In dit document is, onder andere, een toekomstvisie informatievoorziening voor de samenwerkende waterschappen geschetst (PCWMN, 2012). - Crisisbeheersing De veiligheidsketen bestaat uit de vijf schakels; proactie, preventie, preparatie, repressie en nazorg. In de landelijke visie Samenwerking in crisisbeheersing worden alleen de laatste drie onderdelen meegenomen. Deze drie schakels behoren tot crisisbeheersing (UvW, 2012). 9

11 2. Theoretisch Kader In het convenant voor samenwerkingsafspraken tussen veiligheidsregio s, RWS-diensten en waterschappen is afgesproken dat de informatievoorziening landelijk op een netcentrische wijze plaats gaat vinden. Daarnaast wordt het Referentiekader Netcentrische Crisisbeheersing in het projectplan NCW als basis genomen voor invoering van NCW. De theorie die de basis vormt voor dit onderzoek is daarom het NCW, zoals deze in het Referentiekader Netcentrische Crisisbeheersing (vervolgens referentiekader genoemd) is beschreven. In het referentiekader staat het groeimodel, waarbij stap voor stap staat beschreven hoe te komen tot NCW. Aan de hand van een viertal aspecten wordt beschreven hoe deze stappen tot NCW in te vullen. Deze aspecten worden deels herleid uit het SDI & Organizational Behavior Model. 2.1 Netcentrisch Werken De definitie van NCW zoals deze door het landelijk Platform NCW wordt gehanteerd, luidt als volgt: Netcentrisch Werken is een werkwijze waarbij over het beschikbaar stellen van informatie heldere afspraken worden gemaakt zodat de besluitvorming onder crisisomstandigheden altijd gebaseerd is op een actueel en consistent beeld van de crisisbeheersing (de Lange - Heldens, 2013). NCW heeft als doel organisaties, die betrokken zijn bij crisisbeheersing te ondersteunen bij informatievoorziening. Daarbij gaat het vooral om het implementeren van een werkwijze. In figuur 1 is te zien welk effect NCW op de gehele calamiteitenorganisatie heeft. Binnen de structuur van de crisisorganisatie maakt NCW het mogelijk om bij opschalingssituaties snel te komen tot eenduidig, en over de verschillende lagen gedeeld, totaalbeeld van de situatie. Dit totaalbeeld wordt gedeeld met crisispartners en wordt daarom gedeeld totaalbeeld genoemd. Dit gedeelde totaalbeeld dient als basis voor het nemen van beter afgestemde besluiten en de te nemen acties (Werkgroep Netcentrische Werkwijze, 2012). Figuur 1 Keten gebaseerd op betere Informatiedeling bij NCW Het invoeren van deze nieuwe werkwijze vraagt veel van de betrokken mensen en organisaties en heeft gevolgen voor processen en de techniek. De netcentrische werkwijze kan door middel van het groeimodel geïmplementeerd worden. (Werkgroep Netcentrische Werkwijze, 2012). Figuur 2 laat de huidige situatie en de toekomstige situatie (NCW) zien. De vertaling van deze twee situaties verloopt door middel van vier aspecten (organisatie, proces, mens en techniek)die ook wel het OPMT-model genoemd worden. 10

12 Afkortingen: MK = Meldkamer WAT = Waterschap Actie Team AC = Actie centrum waterschap WOT = Waterschap Operationeel Team WBT = Waterschap Beleidsteam Figuur 2 Huidige situatie vs. Nieuwe situatie 2.2 Groeimodel In figuur 3 is het groeimodel weergegeven. De verticale as geeft de mate van informatiedeling aan, de horizontale as geeft de manier van samenwerken aan. Binnen het groeimodel zijn er een aantal niveaus. De eerste twee niveaus zijn uitgebreider toegelicht. Deze niveaus spelen een belangrijke rol bij de eerste stappen van WRIJ richting het NCW. Om te komen van de traditionelere manier van werken (Samen wijzigen) naar het eerste niveau ( Samen delen) in het groeimodel, is het noodzakelijk om een goede basis te hebben. Deze basis moet de calamiteitenteams toestaan om informatie te delen. Deze informatie moet in de eerste plaats over de situatie gaan, daarnaast is ook informatie over de organisatie, de capaciteiten, de verantwoordelijkheden en vooral de effectiviteit van de inzet belangrijk. Zodra de informatie in en tussen de teams beter doorstroomt, kunnen teams hun eigen processen verbeteren en beter aansluiten op de processen van andere teams en partners. Hiermee kan de aanpak van een incident nog beter afgestemd worden (Werkgroep Netcentrische Werkwijze, 2012). Figuur 3 Groeimodel NCW Niveau 0: Samen Wijzigen: Dit is de manier van werken van een organisatie waarbij NCW nog niet aan de orde is. Organisaties werken volgens vaste procedures en protocollen die gebruikt worden bij de bestrijding van incidenten en rampen. Er zijn vaste structuren, via Situatierapporten (Sitraps) en vergaderklokken, om ketenpartners te informeren en besluiten af te stemmen. De informatieuitwisseling verloopt officieel via Sitraps, daarnaast wordt informatie gedeeld via of telefoon. Deze manier van informatiedeling duurt lang en niet iedereen krijgt dezelfde informatie. De informatie kan veranderen doordat iedereen die gebeld wordt iets toe kan voegen, terwijl de eerste persoon deze aangepaste versie niet meer te horen krijgt. 11

13 Doordat vergaderingen gericht zijn op de Beeldvormingsfase gaat dit ten koste gaat van de Oordeelsvorming- en Besluitvormingsfase. In de keten, van Commando Plaats Incident (CoPI) naar Regionaal Beleidsteam (RBT) ontbreken vaak het actuele beeld van de situatie, de besluiten, acties en de resultaten daarvan. Er speelt onduidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor de opschaling en in welke fase de bestrijding zich bevindt. Op organisatorisch vlak speelt dat zowel de monodisciplinaire als de operationele crisisorganisaties in meerderheid hiërarchische zijn opgezet. Kostbare tijd gaat hierdoor verloren in zowel de beeldvormingsfase als in besluitvormingsfase. Niveau 1: Samen Delen: In deze fase ligt de nadruk op het formeren en onderhouden van een totaalbeeld. Deze moet van goede kwaliteit zijn en dient voornamelijk voor de Beeldvormingsfase. De relevante informatie uit verschillende organisaties wordt uiteindelijk geïntegreerd in een gedeeld situatiebeeld. De vergaderingen richten zich minder op de Beeldvorming en meer op de Oordeels- en Besluitvormingsfase. Door het totaalbeeld beschikt iedereen binnen de crisisorganisatie snel over dezelfde basisinformatie van het incident en over de bestrijding ervan. De calamiteitenteams hebben een beeld van de geografische en functionele taakverdeling en zijn zich hier ook van bewust. De monodisciplinaire organisaties ondersteunen de verandering en er ontstaat een breed draagvlak om de werkwijze te gaan veranderen. Binnen de organisatie verdiepen mensen zich in de materie via workshops, beschikbare publicaties en bijeenkomsten waarin de netcentrische werkwijze toegelicht wordt. Vanuit de organisatie wordt meegewerkt aan het invoeren van ondersteunende systemen en er wordt gezorgd voor voldoende opleiding en training van de medewerkers. Er wordt actief meegedacht aan de verdere invulling van het informatieproces. Trainingen richten zich op de brengplicht en het delen van informatie, de rolvastheid van de individuen en het leren werken met nieuwe processen en ondersteuningsmiddelen. Er worden tevens informatie coördinatoren opgeleid en ingezet. Functionarissen hebben de beschikking over applicaties waarmee zij het totaalbeeld kunnen vullen en uitlezen, welke ook goed bedienbaar zijn. Niveau 2: Samen Werken: Er worden richtlijnen geformuleerd ten aanzien van betere samenwerking op basis van het gedeelde situatiebeeld. De communicatie tussen ketenpartners verloopt in het stellen van doelen. Het individueel totaalbeeld is daarnaast ook van belang. Dit totaalbeeld zorgt voor een verbetering van de oordeels- en besluitvorming. Niveau 3: Samen Plannen: De nadruk ligt op de samenhang van alle acties en besluiten. Niveau 4: Samen Sturen: Deze fase is afhankelijk van de invulling van de voorgaande fase. De nadruk ligt bij het samen sturen op het anticiperend vermogen van de crisisorganisatie. 2.3 SDI en Organizational Behavior Model Spatial Data Infrastructuur kan als raamwerk dienen ter ondersteuning van de multidisciplinaire samenwerking en in de beslissingsfase van een calamiteit. Op basis van het Organizational Behavior Model is onderzoek gedaan naar welke factoren een rol spelen bij het opbouwen van een informatiesysteem. Het oorspronkelijke model bestaat uit de niveaus individueel(operationeel), groep (tactisch) en organisatie (strategisch) en is aangevuld met elementen die van belang zijn bij het opbouwen van een informatiesysteem binnen de rampenbestrijding en crisisbeheersing. Het bijbehorende figuur is te vinden in bijlage 2. Het hoogste niveau stelt een duidelijk strategisch plan op en geeft aan op welke wijze een informatiesysteem binnen het rampenbestrijdingsproces geplaatst wordt. De doelstellingen worden bepaald en er wordt geld, middelen en tijd beschikbaar gesteld. Het niveau groep zet vervolgens het beleid om in operationele doelstellingen. Techniek speelt bij dit niveau een ondersteunende rol. Het systeem moet passen bij de doelstellingen en moet bruikbaar zijn voor het individuele niveau. Bewustzijn en de noodzaak inzien van een systeem en ermee kunnen werken is hier belangrijk. 12

14 2.4 OPMT-model De in het groeimodel benoemde niveaus worden bereikt door de invulling van een viertal ontwikkellijnen. Deze vier ontwikkellijnen; organisatie, mens, proces en techniek worden ook wel het OPMT-model genoemd. Per aspect worden de kenmerken benoemd. Organisatie Vanuit het Organizational Behavior Model geeft de organisatie richting en inhoud aan het beleid. Dit niveau stelt geld, middelen en tijd beschikbaar voor de onderliggende niveaus om de beleidsdoelstellingen te behalen. Intern moet er bewustwording en draagvlak gecreëerd worden voor de te behalen doelen. Op extern vlak moet de organisatie inzien dat er samengewerkt moet worden met andere partners (Mansourian, Rajabifard, Valadan Zoej, & Williamson, 2006). Als toevoeging op dit model, benoemd het STOWA visiedocument op het gebied van het aspect organisatie dat vanuit de verschillende lagen binnen de organisatie moet het belang van NCW ingezien en ondersteund worden. De afstemming van de samenwerking met netwerkpartners moet goed zijn. Rollen, taken en verantwoordelijkheden van de samenwerkende partijen moeten helder zijn (Reitsma, Kolen, & Terpstra, 2011). Proces Een procesbeschrijving geeft aan op welke wijze informatie gedeeld dient te worden. Dit geldt voor het interne proces en het informatiedelingsproces richting crisispartners (Mansourian, Rajabifard, Valadan Zoej, & Williamson, 2006). Een totaalbeeld wordt gecreëerd door de aan crisis gerelateerde informatie te verwerven en te delen met crisispartners. De samenwerking tussen deze partijen moet daarom goed op elkaar aansluiten. Het moet duidelijk zijn wie de regie in handen heeft over het totaalbeeld en over de verschillende deelbeelden. Gegevens moeten worden uitgewisseld in een taal die door beide partijen begrepen wordt (Reitsma, Kolen, & Terpstra, 2011). Bij de realisatie van een goed informatiedelingsproces is het belangrijk dat medewerkers hun taken goed uitvoeren. Mens De geformuleerde beleidsdoelstelling op organisatieniveau moet er uiteindelijk toe leiden dat medewerkers bepaalde processen uitvoeren. Zij moeten het belang inzien van het vertalen van de beleidsdoelen naar operationele doelen (Mansourian, Rajabifard, Valadan Zoej, & Williamson, 2006). Medewerkers hebben de taak om input voor het informatieproces te leveren en bruikbare informatie uit het informatieproces te halen (Werkgroep Netcentrische Werkwijze, 2012). Hiervoor moet kennis van het informatieproces aanwezig zijn. Mensen moeten de hiërarchische werkwijze achter zich laten en in crisissituaties zelfstandig kunnen handelen en hun taken uitvoeren (Projectteam Regionaal Crisisplan, 2009). De interpretatie van het waterbeeld moet duidelijk worden overgebracht, zodat er geen misverstanden ontstaan. Techniek Een technische ondersteuning is in veel gevallen noodzakelijk om de informatie te verwerken en te verspreiden (Bubbers, Hassink, & Broeken, 2011). Er moet geen nieuw integraal totaal ICTsysteem komen, maar er moet gebruik gemaakt worden van de al bestaande systemen (Reitsma, Kolen, & Terpstra, 2011). 2.5 Conclusie Het groeimodel geeft aan waar de bestaande calamiteitenorganisatie van WRIJ nu staat en hoe stap voor stap het NCW ingevoerd kan worden. De niveaus worden bereikt door invulling van de vier aspecten uit OPMT-model. De samenhang tussen deze aspecten is als volgt. Het aspect organisatie is ervoor verantwoordelijk dat medewerkers het belang van de gestelde beleidsdoelstellingen inzien en stelt middelen beschikbaar om deze te kunnen realiseren. Het aspect mens zorgt er vervolgens voor dat de beleidsdoelstellingen gerealiseerd worden zodat het aspect proces goed verloopt. Het aspect techniek is ondersteunend. 13

15 3. Onderzoeksmethode In dit hoofdstuk wordt de methode van onderzoek verantwoord. De keuze van de onderzoeksmethode en de meetinstrumenten zijn gemotiveerd. De respondenten zijn genoemd en de mate van betrouwbaarheid en validiteit is beschreven. 3.1 Onderzoeksmethode en meetinstrumenten. De onderzoeksmethode die voor dit onderzoek is gekozen is kwalitatief onderzoek. In het kwalitatieve onderzoek wordt de literatuur veelal gebruikt om een probleemstelling te formuleren die in het onderzoek als richtlijn kan fungeren. Voor de gegevensverzameling worden door de onderzoeker ontwikkelde instrumenten gebruikt. Het resultaat bestaat uit beschrijvingen van begrippen die de onderzoeker uit de gegevens haalt. (Boeije, 2008) De verzamelde gegevens geven inzicht in hoe mensen denken over een bepaald onderwerp. De gegevens die antwoord geven op de onderzoeksvragen en probleemstelling zijn op twee manieren verzameld, namelijk door middel van deskresearch en het houden van interviews met verschillende respondenten. Daarnaast hebben bezochte bijeenkomsten ervoor gezorgd dat de landelijke ontwikkelingen in de gaten gehouden zijn. 3.2 Opbouw van het onderzoek Deskresearch Door middel van deskresearch zijn gegevens verzameld die al beschikbaar zijn over bepaalde onderwerpen. Voorafgaand aan het onderzoek is door middel van deskresearch de probleemstelling vastgesteld en is het theoretisch kader uitgewerkt. Voor de beantwoording van de onderzoeksvragen en uiteindelijk de probleemstelling is ook gedeeltelijk deskresearch nodig geweest Interviews Al vroeg in het onderzoek zijn interviews gehouden, waarmee bruikbare informatie is ingewonnen die belangrijk is voor de invoering van NCW bij WRIJ. Voor het opstellen van de interviews is het OPMT-model uit het theoretisch kader als basis genomen. Voor het opstellen van de vragen zijn de onderzoeksvragen als uitgangspunt genomen. Per aspect zijn vragen geformuleerd die uiteindelijk antwoord geven op de onderzoeksvragen. De interviews met de interne en externe respondenten komen zoveel mogelijk overeen, maar op bepaalde punten verschillen de interviews van elkaar. De reden hiervoor is dat de externe respondenten informatie kunnen geven over de gevolgen van NCW en de interne respondenten meer kennis hebben van de huidige organisatie. Zie bijlage 3 voor de twee interviewformats. Bij het houden van de interviews is het NCW, met behulp van een aantal afbeeldingen, kort toegelicht. Vervolgens zijn een aantal algemene vragen over de functie en taken van de respondenten gesteld, waarna de vragen per aspect gesteld zijn. Respondenten De interviews zijn in twee ronden opgedeeld. De eerste ronde bestond uit respondenten van externe organisaties en de tweede ronde uit respondenten vanuit de interne organisatie. Voor de eerste interviewronde zijn interviews gehouden met vertegenwoordigers van waterschap Rivierenland (WSRL) en Hoogheemraadschap Rijnland (HHR). Deze twee organisaties houden zich al bezig met NCW. Zij kunnen hierdoor informatie geven over hoe zij de invoering van het NCW hebben aangepakt en waar rekening mee gehouden moet worden. Daarnaast zijn er ook interviews met veiligheidsregio s gehouden. Van de vier veiligheidsregio s waar WRIJ mee te maken heeft (VNOG, VGGM, IJsselland en Twente) zijn VNOG en VGGM de 14

16 belangrijkste crisispartners van WRIJ. Zij beslaan een groot deel van het beheergebied van WRIJ. Er zijn daarom interviews met respondenten van deze twee veiligheidsregio s gehouden. Zij hebben het gehele traject van NCW al doorlopen en kunnen hierdoor een goed beeld schetsen hoe de invoering van het NCW aangepakt kan worden. Daarnaast moet het waterschap aansluiten bij de manier van werken van de veiligheidsregio s. De mogelijke wensen en eisen die zij hebben ten opzichte van de samenwerking met WRIJ kunnen zij, wanneer dit al bekend is, kenbaar maken. De tweede interviewronde is gehouden met medewerkers vanuit WRIJ die een rol hebben binnen de calamiteitenorganisatie. Er is gesproken met personen van verschillende niveaus in de organisatie. Het is duidelijk geworden wat er op verschillende niveaus speelt en welke wensen er zijn voor de toekomst. Een volledige respondentenlijst is opgenomen in bijlage 4. Procedure Al vroeg in de afstudeerperiode is er mondeling of per contact opgenomen met de verschillende respondenten waar uiteindelijk de interviews mee gehouden zijn. Er is hierbij kort toegelicht wat het doel van onderzoek is en de vraag of zij wilden meewerken aan een interview. Hierop werd door alle respondenten positief gereageerd en zijn er afspraken ingepland. De interviews hebben allemaal ongeveer 60 minuten in beslag genomen, zijn mondeling op locatie afgenomen en zijn allen opgenomen met een geluidsrecorder. Na afloop zijn de uitgewerkte interviews naar de respondenten opgestuurd ter controle. Elke respondent is één keer geïnterviewd. Analysemethode Door middel van coderingsronden zijn alle interviews geanalyseerd. Allereerst zijn de interviews door middel van het open coderen geanalyseerd. Het proces dat doorlopen wordt verloopt als volgt. De interviews zijn uitgeprint met een brede kantlijn, vervolgens doorgelezen en belangrijke fragmenten zijn gelabeld. Om dit overzichtelijk te maken zijn de fragmenten met label in een grote tabel geplaatst. De grote hoeveelheid labels zijn vervolgens geclusterd door meerdere labels onder één code te laten vallen. Het doel van open coderen is het beter kunnen hanteren en overzichtelijker maken van beschikbare gegevens (Boeije, 2008) De tweede ronde is het axiaal coderen. De verschillende labels zijn onder de codes geplaatst in een codeboom, met elkaar vergeleken en geprioriteerd. (Boeije, 2008)De prioritering verliep bij dit onderzoek niet volgens wat belangrijk is, maar welke code past bij welk aspect. De interviews waren wel ingedeeld op de aspecten, maar de verkregen informatie paste niet altijd bij dit aspect. De laatste stap is het structuren van de verkregen resultaten. De in het theoretisch kader benoemde aspecten zijn opgedeeld in kerncategorieën. Hier zijn de resultaten van het coderen onder gezet. Dit bleek uiteindelijk niet helemaal te werken voor dit onderzoek. Vandaar dat er tijdens het herschrijven van de resultaten voor gekozen is om per onderzoeksvraag de resultaten aan de hand van de verschillende aspecten te beschrijven Bijeenkomsten Tijdens de afstudeerperiode zijn er verschillende bijeenkomsten bezocht om informatie te krijgen over het NCW bij waterschappen. Een aantal belangrijke bijeenkomsten waren: - Landelijke netwerkdag CC-ers - Landelijke WOW-dag - Kick- off dag Netcentrisch Werken De hierbij verkregen informatie is gebruikt om de landelijke ontwikkelingen in de gaten te houden. 15

17 3.3 Kwaliteit van het onderzoek De kwaliteit van het onderzoek kan beoordeeld worden aan de hand van betrouwbaarheid en validiteit. (Verhoeven, 2007) Deze twee termen worden vervolgens uiteengezet Betrouwbaarheid De betrouwbaarheid van onderzoeksresultaten geeft aan in hoeverre het onderzoek vrij is van toevallige fouten. Een toevallige fout, is een fout die ontstaat door het menselijk handelen. Om de betrouwbaarheid te testen moet het onderzoek herhaalbaar zijn. Als het onderzoek bij herhaling tot dezelfde resultaten leidt, dan is het onderzoek betrouwbaar (Verhoeven, 2007). De betrouwbaarheid wordt verhoogd door het inbouwen van maatregelen zoals het opnemen van het interview en het opsturen van het uitgewerkte interview naar de respondent. Maatregelen De interviews zijn allemaal opgenomen met een voicerecorder. De interviews waren hierdoor na te luisteren, zodat er geen belangrijke informatie over het hoofd is gezien. De opname maakte het uitwerken van het interview makkelijker. Het uitgewerkte interview is ter controle naar de respondent gestuurd. Mogelijke fouten konden hierdoor gecorrigeerd worden en antwoorden konden eventueel aangevuld worden. Respondenten Voor dit onderzoek waren maar een beperkt aantal respondenten geschikt. Daarnaast zijn de verschillende respondenten niet met elkaar te vergelijken qua functie en qua organisatie (of organisatie onderdeel) waar zij werkzaam zijn. De verschillende interviews kunnen hierdoor niet met elkaar vergeleken worden. Omdat nog niet iedereen binnen de organisatie van WRIJ bekend is met het NCW zijn sommige vragen niet beantwoord. Daarnaast wordt ook het risico gelopen dat bij herhaling van het onderzoek respondenten een ander antwoord geven, doordat er bepaalde ontwikkelingen hebben plaats gevonden. Onderzoek logboek Tijdens het onderzoek is een logboek bijgehouden waarin per week wordt bijgehouden welke vorderingen gemaakt zijn, welke leermomenten er zijn geweest en welke problemen geconstateerd zijn. Bij herhaling van het onderzoek kunnen dit soort zaken vermeden worden. (Verhoeven, 2007) Validiteit De validiteit (geldigheid) bepaalt de mate waarin het onderzoek vrij is van systematische fouten. Simpel gezegd: Meet je wat je wilt meten?. De vorm en manier van interviewen is hierbij van belang (Verhoeven, 2007). Interviewtechniek De afgenomen interviews hadden een half gestructureerde vorm. Om de vragenlijst heen kregen de respondent ruimte voor eigen inbreng. Het nadeel hiervan kan zijn dat er niet relevante informatie ingebracht kan worden (Verhoeven, 2007). Tijdens het onderzoek is hier echter juist voordeel uit gehaald, doordat er bepaalde aanvullende zaken aan bod kwamen die wel nuttig voor het onderzoek bleken te zijn. Ter controle is het interviewformat bij het interview gehouden om op deze manier het overzicht te houden en te controleren of alle onderwerpen en vragen aan bod zijn gekomen. 16

18 4. Bestuurlijk kader In de landelijke visie Samenwerking in crisisbeheersing (UvW, 2012) wordt de reden van NCW toegelicht. Om de informatievoorziening te verbeteren, heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in 2009 de strategische visie Informatiebeleid Veiligheid opgesteld, met als doel een zo open mogelijke informatie-uitwisseling tussen de veiligheidsinstanties. Hierop aansluitend is in de Wet veiligheidsregio s opgenomen dat de veiligheidsregio s het NCW moeten implementeren. De kern van het NCW wordt gevormd door: Een op ieder willekeurig moment, voor alle betrokkenen (multidisciplinair), beschikbaar (operationeel) totaalbeeld, centraal ontsloten. Op basis van dat beeld geven alle betrokkenen de eigen beeld-, oordeels- en besluitvorming verder vorm. De betrokken medewerkers moeten zich bewust zijn dat bij het NCW de informatie die zij delen direct zichtbaar is voor de eigen organisatie, maar ook voor netwerkpartners. Het projectplan Netcentrisch Werken waterschappen (de Lange - Heldens, 2013) vult dit aan. In het Bestuursakkoord water (april 2011) staat dat waterschappen en Rijkswaterstaat afspraken maken over de samenwerking op het gebied van crisisbeheersing. Afspraken over het NCW zijn al vastgelegd in het convenant, dat tussen veiligheidsregio s, waterschappen en Rijkswaterstaat ondertekend dient te worden. Zie hiervoor het onderstaande artikel uit het convenant (Veiligheidsberaad, 2010). Artikel 15 Netcentrisch werken - Partijen streven naar werken volgens de netcentrische wijze van informatievoorziening. Dit houdt in dat alle Partijen op dezelfde tijd over relevante en eenduidige informatie (kunnen) beschikken. - Partijen maken afspraken over toegang tot de netcentrische applicatie van de veiligheidsregio voor de RWS-dienst / het waterschap. Het NCW heeft gevolgen voor de gehele waterschapsorganisatie. Vervolgens is door de UvW aan de Stichting Toegepast Onderzoek Waterbeheer (STOWA) opdracht gegeven om een visiedocument op te stellen. In december 2011 besluit de Stuurgroep Management Overstromingen (SMO) dat een uniforme en eenduidige netcentrische werkwijze voor de waterkolom wenselijk is. Er volgt een gezamenlijk uitwerking waarbij de ervaringen van de veiligheidsregio de basis vormden. Op 1 juni 2012 besluit de Commissie Bestuur, Communicatie en Financiën (CBCF) van de Unie van Waterschappen het volgende: 1. Alle waterschappen spreken, ook bestuurlijk, de veiligheidsregio s aan op de afspraken die in het modelconvenant worden voorgesteld. 2. Alle waterschappen maken ruimte in de jaarplanning en de begroting om in het jaar 2013 in ieder geval een start te maken met de implementatie van NCW. Er kunnen daarbij verschillen zijn in tempo. 3. Een platform in te richten waarin de waterschappen samen vorm geven aan de implementatie van NCW. Dit wordt een inhoudelijk platform, aangestuurd door een stuurgroep van bestuurders. De waterschappen zien grote overeenkomsten in hun voorbereiding op de bestrijding van calamiteiten en daarbij leert de ervaring dat grote calamiteiten zich niet tot een waterschap beperken. Nauwe samenwerking in koude en warme fase is daarom noodzakelijk. Met deze gedachte in het achterhoofd wordt het landelijke visiedocument Samenwerking in crisisbeheersing op 8 november 2012 vastgesteld door het CBCF. Hier opvolgend wordt de landelijke visie beschreven. Vervolgens wordt kort ingegaan op het platform NCW. Zij hebben het projectplan NCW waterschappen ontwikkeld. Vervolgens wordt afgesloten met de regionale visie Deining en doorbraak. 17

19 4.1 De landelijke visie Samenwerking in crisisbeheersing Door de UvW is de landelijke visie Samenwerking in crisisbeheersing (UvW, 2012) vastgesteld. In april 2013 werd de visie door portefeuillehouder crisisbeheersing, Dijkgraaf Jan Geluk, aangeboden aan de Minister van Infrastructuur en Milieu, Mevrouw Schultz van Haegen. Op thematische wijze wordt in de visie verwoord wat de waterschappen in 2020 willen bereiken, welke partners daarbij nodig zijn en op hoofdlijnen hoe zij daartoe willen komen. Deze thema s zijn: 1. Samenwerking waterschappen in nieuw perspectief 2. Waterschappen in een multidisciplinaire omgeving met veiligheidsregio s 3. Uniformiteit in crisisbeheersing: organisaties en plannen 4. Informatiemanagement tijdens een crisis 5. Samen aan de slag met opleiden, trainen en oefenen (OTO) en kennis 6. Basisvereisten voor kwaliteitsborging 7. Naar daadkrachtig partnerschap in 2020 In de visie Samenwerking in crisisbeheersing wordt informatiemanagement de ruggengraat van een goede crisisbeheersing genoemd en het is tevens een essentiële verbinding naar de veiligheidsregio tijdens crises. Alle waterschappen werken, waar mogelijk, uniform volgens de gedachte van het NCW. Er moet één uniforme basismethode ontwikkeld worden, waarmee het gezamenlijk waterbeeld met crisispartners wordt gedeeld. In regionaal verband moet zoveel mogelijk aansluiting gevonden worden met de werkwijze en systemen van de veiligheidsregio s. Dit betekent dat waterschappen ook een aantal informatiemanagementfuncties binnen de organisatie steviger moeten organiseren. Ondersteuning bij informatiemanagement De regionale crisisplannen brengen met zich mee, dat de waterpartners binnen de eigen crisisorganisaties een aantal functies/rollen moeten borgen, die binnen de Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdingsprocedure (GRIP) -opschaling (multidisciplinair optreden) kunnen opereren. De waterschappen ontwikkelen deze rollen niet alleen vanuit de ontwikkelingen bij partners. Ook als geen sprake is van een GRIP-opschaling (dus monodisciplinair optreden), vervullen deze personen binnen de eigen opschaling een cruciale rol voor een professioneel informatiemanagement. Landelijk kader met regionaal maatwerk De veiligheidsregio s zijn op dit moment het NCW aan het implementeren, waardoor het voor de waterschappen belangrijk is om de methode van NCW aan te laten sluiten bij deze crisispartner. Het gevolg hiervan is dat de waterschappen zoveel mogelijk in gezamenlijke ontwikkeling een netcentrische werkwijze vormgeven. Hierbij wordt op het gebied van de werkwijze en ondersteunende ICT-systemen zoveel mogelijk aangesloten bij de bestaande, regionale initiatieven van de veiligheidsregio s. Het is belangrijk dat er landelijk een uniforme werkwijze komt waarbij waterschappen zoveel mogelijk samenwerken. De implementatie van het NCW heeft impact op een groot deel van de organisaties. Alle waterschappen en veiligheidsregio s verschillen van elkaar qua organisatie, cultuur, grootte, bedrijfsvoeringsprocessen en risicoprofielen, vandaar dat lokaal maatwerk noodzakelijk is. Op weg naar 2020 Door bij het NCW zoveel mogelijk gezamenlijk op te trekken en uniform te werken, wordt voordeel behaald bij implementatie, kwaliteit en technische beheer. Voor een geslaagde, uniforme en landelijke implementatie van NCW is een centrale sturing op landelijk niveau daarom wenselijk. 18

20 Een landelijk platform zorgt dat er kennis en ervaring gebundeld en uitgewisseld wordt. Dit platform is eveneens gesprekspartner in de ontwikkeling voor de landelijke partners. Alle waterschappen blijven zelf verantwoordelijk voor de afstemming met de veiligheidsregio s binnen hun beheersgebied. Tussen 2012 en 2020 moet stap voor stap het NCW bij waterschappen geïmplementeerd worden. Om de ontwikkelingen van de landelijke werkwijze en lokale implementatie mogelijk te maken, is het nodig om: - Nieuwe spelregels voor informatiemanagement op te stellen, zoals een landelijke werkwijze. - Een implementatiepakket voor het NCW met de waterschappen te ontwikkelen en aan te bieden, bijvoorbeeld met behulp van OTO-modules - Daar waar een ondersteunende ICT-tool nodig is, deze zoveel mogelijk in gezamenlijkheid ontwikkelen, slim gebruik maken van de al bestaande systemen. 4.2 Projectplan Netcentrisch Werken Waterschappen Om NCW bij waterschappen te implementeren is door het Platform NCW, het projectplan NCW waterschappen (de Lange - Heldens, 2013) ontwikkeld. Voor de realisatie is een stuurgroep, een platform en een werkgroep ingesteld om de volgende doelstelling te verwezenlijken. Deze doelstelling is drieledig: 1. het opstellen van een eenduidige werkwijze voor de waterschappen. 2. een voorstel doen voor hulp en ondersteuning bij de implementatie. 3. een voorstel voor onderhoud en beheer van de werkwijze. Het kader dat het platform hanteert, kan als volgt samengevat worden: - De waterschappen gaan NCW volgens een uniforme en eenduidige werkwijze. Het besluit van het CBCF (genoemd in de inleiding van dit hoofdstuk) is eenduidig en helder. Uitvoering van dit besluit draagt bij aan de realisatie van het visiedocument Samenwerking in crisisbeheersing. De basis voor het projectplan van het platform NCW wordt gevormd door het hoofdstuk Informatiemanagement uit de landelijke visie. - Het Referentiekader Netcentrische Crisisbeheersing van de veiligheidsregio s is leidend voor de praktische uitwerking van het NCW. Bij zwaarwegende argumenten mag hiervan afgeweken worden. 4.3 Regionale visie Deining en Doorbraak Het PCWMN heeft een gezamenlijk doel voor de periode van 2013 tot en met december 2017 en luidt als volgt: De Midden-Nederlandse waterschappen organiseren calamiteitenzorg in gezamenlijkheid. Daarmee streven zij naar professionele, veerkrachtige calamiteitenorganisaties met een hoge mate van uitwisselbaarheid, expertise, effectiviteit en efficiëntie. Deze ambitie is vastgelegd in een vijftal doelen in de regionale visie Deining & Doorbraak (PCWMN, 2012): 1. Het bereiken en borgen van een professionele, hoogwaardige calamiteitenorganisatie bij elk waterschap. De Midden-Nederlandse waterschappen hebben in 2017 professionele, bekwame en hoogwaardige calamiteitenorganisaties. De waterschappen werken effectief samen met al hun crisispartners om hun rol in de crisisbeheersing in Nederland te vervullen. 2. Het bekwamen van de calamiteitenorganisatie door het samen organiseren van opleidingen, trainingen en oefeningen. De Midden-Nederlandse waterschappen hebben een integraal Opleiden, Trainen & Oefenen-programma (OTO-programma). Waar mogelijk delen zij programmaonderdelen met hun netwerkpartners. De activiteiten zorgen voor een professionele calamiteitenorganisatie met slagvaardige en goed voorbereide medewerkers. 19

21 3. Centrale planvorming, afgestemd op regionale en landelijke plannen. Het doel is dat de Midden-Nederlandse waterschappen vanaf 2017 uniforme documenten voor calamiteitenbestrijding en voor calamiteitenzorg hebben. De uniforme documenten zijn gebaseerd op landelijke blauwdrukken voor deze documenten. 4. Expertise en veerkracht bereiken door delen van kennis en voorzieningen. De Midden-Nederlandse waterschappen delen kennis, capaciteit en middelen in de voorbereiding en in de bestrijding van calamiteiten. Zij zoeken daarbij proactief de samenwerking met hun netwerkpartners, in het bijzonder Rijkswaterstaat en de veiligheidsregio s. Hiermee bereiken zij veerkracht en expertise. 5. Borging van het bereikte (kwaliteits-/uniformiteits-)niveau. De Midden-Nederlandse waterschappen werken vanaf 2017 met uniforme kwaliteitsafspraken voor calamiteitenzorg. Daarmee duiden zij het niveau van functioneren en professionalisering. Professionele calamiteitenorganisatie De calamiteitenbestrijding van de waterschappen vindt plaats binnen de afzonderlijke calamiteitenorganisatie. De professionaliteit van deze calamiteitenorganisatie kan in de voorbereiding door middel van samenwerking resultaatgericht en efficiënt worden georganiseerd. Dit wordt bereikt door een hoge mate van uniformiteit en kennisuitwisseling. Uniformiteit De vier processen bij calamiteitenbestrijding, alarmering & opschaling, de calamiteitenorganisatie, coördinatie & communicatie en informatiemanagement, moeten zo uniform en efficiënt mogelijk geregeld zijn tussen de verschillende waterschappen en andere netwerkpartners. De Midden-Nederlandse waterschappen streven een aantal specifieke doelen na om verdere professionalisering te bereiken: 1. De Midden-Nederlandse waterschappen implementeren de afgesproken landelijke fasering van de waterbeheerders in hun plannen. Dit zorgt voor een efficiënte en effectieve inzet van medewerkers. 2. De Midden-Nederlandse waterschappen zetten medewerkers zoveel mogelijk in op plekken waar ze van hun (crisis) competenties en talent gebruik kunnen maken. 3. De Midden-Nederlandse waterschappen streven naar een doelmatige inzet en uitwisseling van informatie, via een netcentrische wijze. 4. Risico-en crisiscommunicatie vormt een integraal onderdeel van de calamiteitenorganisaties. 5. In samenwerkingsverband onderzoeken hoe een alarmering en melding op een gebruiksvriendelijke, klantgerichte, efficiënte en effectieve manier kan worden afgehandeld. Om deze doelen te bereiken wordt het volgende stappenplan gevolgd: - Implementatie van een (uniforme) netcentrische werkwijze - Implementatie van de landelijke afgesproken fasering voor opschaling van de calamiteitenorganisatie - Implementatie van, waar mogelijk, gelijke meldings- en alarmeringsprocessen. - Formuleren en implementeren van gezamenlijk beleid voor risico- en crisiscommunicatie - Onderzoek naar de mogelijkheden voor het gebruik van crisiscompetenties voor calamiteitenzorg. Om dit te bereiken is een meerjarenplan opgesteld waarbij de verschillende onderdelen in de organisatie geïmplementeerd moeten worden. 20

22 Op het gebied van NCW staat voor 2013 een gezamenlijk beleid en implementatieplan NCW binnen de organisaties op de agenda. In 2014 moeten er informatie-coördinatoren binnen alle organisaties aanwezig zijn. Het beleid NCW moet in 2015 uitgevoerd worden. 4.4 Conclusie Bij de implementatie van NCW bij WRIJ moeten de kaders van de landelijk en regionale visie zoveel mogelijk aangehouden worden. Daarnaast is er een projectplan NCW waterschappen met bijbehorende ontwikkelingen die in de gaten gehouden moeten worden. 21

23 5. Resultaten en Analyse In dit hoofdstuk worden de resultaten uit de gehouden interviews gepresenteerd. Dit resultatenhoofdstuk is opgedeeld in de vier onderzoeksvragen. Per onderzoeksvraag worden de vier aspecten uit het OPMT-model behandeld. Zie voor de beschrijving van deze aspecten het OPMT-model in hoofdstuk 3 theoretisch kader. 5.1 De bestaande calamiteitenorganisatie bij WRIJ In dit hoofdstuk wordt de huidige informatievoorziening volgens de bestaande calamiteitenorganisatie bij WRIJ uiteengezet aan de hand van de vier aspecten organisatie, proces, mens en techniek Organisatie Interne organisatie De interviews die intern bij WRIJ zijn gehouden, bevestigen dat de organisatie binnen WRIJ te verdelen is in drie niveaus, namelijk operationeel, tactisch en strategisch. De calamiteitenorganisatie binnen WRIJ bestaat uit het waterschap actieteam(wat), waterschap operationeel team (WOT) en waterschap beleidsteam (WBT). Zie hiervoor bijlage 5. In het calamiteitenplan van WRIJ staat de samenstelling van de teams beschreven en staat beschreven wanneer deze teams in actie komen. Er is binnen de calamiteitenorganisatie sprake van verschillende opschalingsfasen. Aan de hand van informatie uit het calamiteitenplan wordt kort per fase beschreven welk team in actie komt. In de voorbereidingsfase is er geen sprake van een calamiteitenteam. Afhandeling van een calamiteit vindt plaats binnen de dagelijkse routine van het waterschap. Als een calamiteit niet (meer) binnen de dagelijkse routine afgehandeld kan worden, wordt er opgeschaald naar fase 1. Van fase 1 is sprake bij een calamiteit van enige omvang, het WAT wordt ingesteld. Bij een groter wordende of grotere calamiteit wordt er opgeschaald naar fase 2. Bij fase 2 wordt ook het WOT actief. Opschaling naar een nog hoger niveau betekent dat het WBT ingesteld wordt. Er is dan sprake van een fase 3 of 4 (WRIJ, 2013). Externe organisatie Bij samenwerking met netwerkpartners moet rekening gehouden worden met het feit dat de netwerkpartners een andere organisatiestructuur kunnen hebben dan de WRIJ-structuur. Voorbeelden van netwerkpartners zijn de veiligheidsregio s en de Duitse partners. De veiligheidsregio Bij de belangrijkste veiligheidsregio s waar WRIJ mee te maken heeft, VNOG en VGGM, is het informatieproces gekoppeld aan de GRIP structuur. Bij de veiligheidsregio is sprake van GRIP 0 als een calamiteit binnen de dagelijkse routine afgehandeld kan worden. Als de calamiteit groter is of wordt volgt opschaling naar GRIP 1, waarbij een Commando Plaats Incident (CoPI) ingesteld wordt. Bij een grotere calamiteit of uitbreiding van een incident wordt er opgeschaald naar GRIP 2 waarbij een Regionaal Operationeel Team (ROT) ingesteld wordt. Opschaling naar GRIP 3 leidt tot het instellen van een Gemeentelijk Beleidsteam (GBT). Is de calamiteit gemeente overschrijdend, dan is er sprake van een GRIP 4 situatie en wordt er een Regionaal Beleidsteam (RBT) actief. Er zijn vaste contactpersonen bij de veiligheidsregio s. Dit zijn medewerkers van de veiligheidsregio die water in hun portefeuille hebben. Duitsland WRIJ heeft ook te maken met een grensoverschrijdende samenwerking. Tijdens de interne interviews wordt benoemd dat het waterkeringsbeheer in Duitsland anders is geregeld dan in Nederland. Het dagelijks onderhoud van de dijken, watergangen en gemalen gebeurt door Wasserverbanden. Deze organisaties zijn kleiner dan de waterschappen in Nederland en zijn vooral gericht op het uitvoerende werk. 22

24 Wasserverband Kleve-Landesgrenze, waar WRIJ vooral mee te maken heeft, heeft een vestiging in Emmerich am Reihn. De Bezirkregierung Dusseldorf houdt toezicht op het werk van de wasserverbanden. Crisisbeheersing is vooral een verantwoordelijkheid van de Kreisen. In het geval van WRIJ zijn dat de Kreisen Kleve en Wesel. Er zijn hiervoor min of meer vaste aanspreekpunten. Probleem hierbij is dat de contacten onderhouden moeten worden, maar daar zijn nog geen duidelijke afspraken over gemaakt Proces Informatiedeling Interne organisatie Tijdens de interne interviews is gesproken over het huidige informatieproces. Door middel van de beschrijving van de calamiteit extreem hoog water in de grote rivieren is het informatieproces inzichtelijk gemaakt. Bij hoog buitenwater worden dijkinspecties gelopen of gereden door inspecteurs, dit zijn onderhoudsmedewerkers. In extreme situaties worden zij ondersteund door mensen met verstand van water vanuit het kantoor. Verder worden er verschillende dijkposten ingericht. Ook volgt er dan opschaling en wordt de calamiteitenorganisatie actief. Als er in het veld een calamiteit wordt geconstateerd, wordt dit per telefoon en/of via de dijkpost direct gemeld aan het WAT. Is de melding minder belangrijk, dan wordt er een formulier ingevuld, welke vervolgens verwerkt wordt door de bemanning van de dijkpost. De dijkpost geeft de informatie door aan het WAT. De informatie die binnen komt bij het WAT moet beoordeeld worden door waterkeringsspecialisten die zitting hebben in het WAT. In dit team worden de informatie, de knel- en de beslispunten voor het WOT en het WBT bepaald. Daarnaast komt informatie over waterstanden dagelijks per van RWS en daarnaast is het ook mogelijk om via de website deze informatie te benaderen. Door middel van de verkregen informatie moet er een waterschaps-totaalbeeld gecreëerd worden. Vanuit het WAT wordt relevante informatie naar het WOT gestuurd en vervolgens wordt vanuit het WOT relevante informatie naar het WBT gestuurd. In principe komt alle informatie via het WBT bij de dijkgraaf. Een calamiteit zoals hoogwater kun je dagen van tevoren aan zien komen. Tijdens dit type calamiteiten of een oefening merk je dat de lijntjes tussen de teams en de bestuursleden heel kort kunnen zijn. Dit komt voornamelijk doordat medewerkers zich goed kunnen voorbereiden op een calamiteit en daarom snel kunnen schakelen. Bij een onverwachte calamiteit, zoals bij hevige regenval, verontreiniging van oppervlaktewater of afval van een zuiveringsinstallatie, kan minder voorbereid worden op de calamiteit. Het is dan denkbaar dat de communicatie tussen de verschillende lagen in de organisatie minder georganiseerd verloopt. Als voorbeeld kan het informatieproces bij de calamiteit van wateroverlast in augustus van 2010 genomen worden. De informatievoorziening richting de burger verloopt middels twitter, persberichten en de website van WRIJ. Informatiedeling tussen de partners. De interviews op operationeel niveau binnen WRIJ maken duidelijk dat er bij calamiteiten vanaf fase 1 of hoger gecommuniceerd wordt met de veiligheidsregio, Duitse partners, andere waterschappen en burgers. In de interviews op operationeel niveau binnen WRIJ is ingegaan op de huidige informatiedeling met de samenwerkingspartners veiligheidsregio en Duitse organisaties. Veiligheidsregio Bij een calamiteit vanaf fase 1 moet er informatie gedeeld worden met de veiligheidsregio s die verantwoordelijk zijn. Bij opschaling naar fase 2 is er sprake van een ROT. Vanaf dat moment is het ROT ambtelijke vertegenwoordigd vanuit WRIJ. De informatie uitwisseling gaat via en telefoon. 23

25 Daarnaast is er vanaf een GRIP 2 situatie een vertegenwoordiger van het waterschap, de liaison, fysiek bij de veiligheidsregio aanwezig zijn. Er is ook het zo genoemde noodnet. Dit is een telefoonverbinding die het bij uitval of overbelasting van het GSM-net blijft werken. Sinds de wateroverlast in 2010 wordt ingezien dat de samenwerking en vooral goede informatie uitwisseling heel belangrijk is. Tijdens de evaluatie van deze calamiteit zijn daarover betere afspraken gemaakt. Mensen van beide organisaties weten elkaar nu te vinden en er wordt meer geoefend op calamiteiten als gevolg van hevige regenval. Duitsland Sinds de wateroverlast in 2010 zijn de contacten met Duitsland op bestuurlijk en ambtelijk niveau verbeterd. Met de organisaties in Duitsland zijn afspraken gemaakt dat er bij bepaalde waterstanden informatie actiever gedeeld gaat worden. Deze informatie uitwisseling gebeurt op dit moment door middel van telefoon en contact. Tijdens oefeningen is ook gebruik gemaakt van een ICT-applicatie genaamd FLIWAS (Flood Information en Warning System), maar niet alle organisaties gebruiken dit systeem Mens In de huidige organisatie zijn er verschillende rollen binnen de calamiteitenteams benoemd. Elk team heeft zijn eigen benaming voor de verschillende rollen, maar de taken en vaardigheden van de rollen uit de verschillende teams kunnen wel samenvallen. In de tabel 1 is een algemene benaming gegeven aan de verschillende rollen binnen de calamiteitenteams. Het hoofd WOT en WBT, taak van de adviseur WAT en de plotter zijn besproken met verschillende medewerkers tijdens de interne interviews. Deze informatie wordt aangevuld met informatie uit het calamiteitenplan van WRIJ. Algemene WAT WOT WBT Benaming Teamhoofd Manager betrokken afdeling, Hoofd WAT Directeur Uitvoering, voorzitter WOT Dijkgraaf, Voorzitter WBT Specialist Technisch adviseur Hoofd WAT/specialist voorzitter WOT en secretaris directeur Plotter Plotter/ geo specialist Plotter Plotter Communicatie Administratief medewerker Communicatie adviseur Secretariële ondersteuning Tabel 1 Rollen calamiteitenteams WRIJ Woordvoerder communicatie Secretariële en administratieve ondersteuning Woordvoerder communicatie Secretariële en administratieve ondersteuning Teamhoofd Het hoofd van het WAT bepaalt de samenstelling van het WAT en heeft zitting in het WOT. In het WOT heeft het hoofd WAT de taak om informatie in te brengen uit het WAT. Het hoofd WOT is voorzitter van het operationele team. Hij of zij is verantwoordelijk en ziet er op toe dat de taken van het operationeel team worden uitgevoerd. Daarnaast zit hij ook in het WBT en zorgt daar voor de link met het WOT. De voorzitter van het WOT presenteert de stand van zaken in het beleidsteam en licht verzoeken en adviezen van het WOT toe. De dijkgraaf heeft als voorzitter zitting in het WBT en is eindverantwoordelijke voor het optreden van de hele calamiteitenorganisatie. Specialist Een specialist heeft de taak om de manager te informeren en te adviseren bij extremere omstandigheden. De specialist neemt deel aan het WAT, maar het komt bij WRIJ vaak voor dat de specialist ook bij de vergaderingen van het WOT en WBT plaats neemt. 24

26 Plotter De plotter heeft de taak om het kaartmateriaal te maken dat binnen alle teams beschikbaar is. Uit de interviews blijkt dat binnen de calamiteitenorganisatie één persoon verantwoordelijk is voor de kaarten van alle calamiteitenteams. Communicatiemedewerker Uit het calamiteitenplan komt naar voren dat de communicatiemedewerker binnen het WAT verantwoordelijk is voor de interne en externe communicatiezaken. In het WOT en WBT bewaakt de manager communicatie de tactische communicatiezaken. Samen met zijn afdeling zorgt de manager communicatie ervoor dat de interne en externe voorlichting uitgevoerd wordt. De woordvoerder communicatie adviseert het WBT over de communicatieaspecten die zijn verbonden met de gekozen strategie. Administratieve ondersteuning Binnen elk team is er ook aan administratieve ondersteuning voor de verslaglegging. Binnen het operationeel team heeft de administratief medewerker de taak om tijdens de vergaderingen te notuleren en te assisteren bij het opstellen van de Sitraps van het WOT. Liaison De liaison, die het waterschap bij de veiligheidsregio vertegenwoordigd, moet zijn of haar rol goed kennen. Van de liaison wordt verwacht dat hij of zij informatie, adviezen en standpunten van het waterschap overbrengt naar de veiligheidsregio. Informatie en besluiten tussen WRIJ en andere crisisorganisaties moeten door de liaison van en naar de samenwerkingspartner overgebracht worden. De liaison heeft daarnaast de taak om de crisispartner te adviseren op zaken die een relatie hebben met waterbeheer en zorgt voor een wisselwerking over vragen, zorgen en/of knelpunten tussen waterschap en crisispartners. (Flood Control, 2011) Tijdens het interview geeft een liaison van WRIJ aan dat hij vaardigheden moet bezitten zoals goed kunnen luisteren, maar ook een weerwoord hebben. Het is belangrijk dat de liaison alleen feitelijke informatie inbrengt bij de veiligheidsregio Techniek Interne organisatie De huidige informatievoorziening wordt niet ondersteund met een technisch systeem. Alleen de informatievoorziening tussen Duitsland, WSRL en WRIJ wordt door FLIWAS ondersteund. De vraag hierbij is wel of deze ondersteuning in de toekomst blijft bestaan. Wel wordt er relevante informatie uit verschillende systemen gehaald zoals kaartmateriaal uit Arc-Gis, een telemetriesysteem voor de waterstandsgegevens bij kunstwerken. Externe organisaties De informatievoorziening bij externe organisaties wordt zowel bij de veiligheidsregio s als bij de Duitse partners ondersteund met een technisch systeem. Veiligheidsregio s De VGGM gebruikt ten behoeve van de informatievoorziening het LCMS 1.4 systeem. Zie hiervoor bijlage 1 voor meer informatie. Hoewel het de bedoeling is dat alle veiligheidsregio s het LCMS-systeem gaan gebruiken heeft de VNOG nu nog een systeem in gebruik dat afwijkt van het LCMS. Duitsland Hoewel tijdens oefeningen de informatie uitwisseling met Duitsland ondersteund werd door FLIWAS, vindt de meeste communicatie via en telefoon plaats. 25

27 5.1.5 Analyse en Discussie Gekeken naar het groeimodel (uit het theoretisch kader) komt de huidige calamiteitenorganisatie bij WRIJ het meest overeen met het niveau Samen wijzigen. Vandaar dat met dit kader de resultaten van de bestaande organisatie geanalyseerd worden. Op organisatorisch vlak is de calamiteitenorganisatie hiërarchisch van aard. Het groeimodel benoemd dat kostbare tijd verloren gaat in zowel de beeldvorming als in besluitvorming. Dit wordt bij WRIJ erkend. Doordat informatie door de verschillende teams omhoog gebracht wordt, gaat bij dit proces kostbare tijd verloren. Bij calamiteiten is er bij WRIJ sprake van opschalingsfases. Deze sluiten aan bij de GRIP-structuur van de veiligheidsregio. Zie hiervoor tabel 2. De organisatie van de Duitse partners zijn anders vormgegeven, waardoor de organisaties minder goed op elkaar aansluiten. Algemene kolom Functionele kolom waterschappen Niveau Opschalingsfase Calamiteitenteam Opschalingsfase Calamiteitenteam Strategisch GRIP 4 RBT Fase 4 RWBT niveau GRIP 3 GBT Fase 3 WBT Tactisch niveau GRIP 2 ROT Fase 2 WOT Operationeel GRIP 1 CoPI Fase 1 WAT niveau GRIP 0 Motorkapoverleg Voorbereidingsfase Afhandeling dagelijkse routine Tabel 2 Opschalingsfases algemene kolom vs. functionele waterkolom Het niveau Samen wijzigen geeft verder aan dat de informatievoorziening volgens vaste procedures en protocollen verloopt. De informatie-uitwisseling verloopt via Sitraps, maar ook via of telefoon. De resultaten bij het aspect proces komen hiermee overeen en beschrijven dat de interne en externe informatie-uitwisseling via en telefoon verloopt. De manier van informatie delen wordt door een respondent van WRIJ benoemd als knelpunt, omdat het proces van informatie delen lang duurt. De huidige organisatie veroorzaakt knelpunten bij de informatievoorziening voor de aspecten organisatie en proces. Met de invoering van het NCW wordt er op een andere manier gewerkt, waardoor deze problemen in de loop van de tijd verholpen zullen worden. Netwerkpartners zijn bij een water gerelateerde calamiteit afhankelijk van informatie van het waterschap. Het is daarom belangrijk dat de juiste informatie op tijd beschikbaar is, want dit heeft anders gevolgen voor het bestrijden van de calamiteit. 5.2 Knelpunten binnen de huidige calamiteitenorganisatie Uit literatuur en de interviews blijkt dat er bij WRIJ zelf en bij de samenwerking met de partners, een aantal knelpunten zijn ten aanzien van de verschillende aspecten. Hieronder worden per aspect de knelpunten beschreven Organisatie Oefenen Vanuit de gehele organisatie van WRIJ blijkt dat tijdens oefeningen het aspect informatievoorziening (te) weinig aan bod komt. Daarnaast komen calamiteiten binnen het beheersgebied weinig voor. Het gevolg hiervan is dat er weinig (praktijk)ervaring wordt opgedaan. Ook wordt aangegeven dat er weinig tijd beschikbaar is voor de centrale coördinatie van calamiteitenzorg (1fte). Gevolg hiervan is dat er weinig tijd is om de informatievoorziening goed te regelen. Structuur calamiteitenorganisatie De opbouw van de calamiteitenorganisatie (met drie teams) zorgt voor het risico dat elk calamiteitenteam over hetzelfde onderwerp vergadert. De manier van werken is weinig efficiënt, omdat vaak de beeldvorming drie keer herhaald wordt. Dit kost veel tijd en is niet slagvaardig (operationeel niveau). 26

28 Informatieverantwoordelijken ontbreken Niemand in een calamiteitenteam is echt verantwoordelijk voor de informatievoorziening. Er zijn geen informatiemanagers of coördinatoren. Per calamiteit of oefening worden mensen aangewezen die de contacten onderhouden met bijvoorbeeld de veiligheidsregio s, maar echte afspraken hierover zijn er niet Proces Knelpunten binnen de interne organisatie Informatieoverdracht Op operationeel niveau wordt benoemd dat de informatieoverdracht binnen de eigen organisatie vrij omslachtig is en dat deze niet altijd vloeiend verloopt. Informatie filteren Het filteren van informatie levert problemen op, omdat het door de grote hoeveelheid onduidelijk is welke informatie wel of niet relevant is. Vanuit zowel tactisch als operationeel niveau binnen de organisatie WRIJ wordt dit punt benoemd. Informatiebehoefte Er wordt onvoldoende onderscheid gemaakt in welke informatie relevant is voor de verschillende teams. Het gevolg is dat er veel herhaald wordt. (operationeel niveau) Totaalbeeld Binnen de organisatie zijn medewerkers onvoldoende in staat om een totaal (situatie of water) beeld te maken. Aan de ene kant doordat er teveel informatie is die vaak niet specifiek genoeg is. Aan de andere kant doordat de informatie vaak onvolledig is. Een onvolledig totaalbeeld maakt het nemen van besluiten moeilijk. De toch genomen beslissingen pakken vervolgens verkeerd uit of zijn nadelig voor andere aspecten of partijen. (operationeel niveau) Social media De organisatie is (nog) niet helemaal ingericht op het gebruik en de effecten van social media. Via social media komen verhalen snel de wereld in. Als organisatie moet je hierop voorbereid zijn en hier (zo nodig) op reageren. (tactisch niveau) Knelpunten bij informatiedeling met crisispartners. Communicatie Uit ervaringen van medewerkers van WRIJ (opgedaan tijdens oefeningen en werkelijke calamiteiten) blijkt dat de communicatie tussen WRIJ en de veiligheidsregio niet altijd goed verloopt. Er is onduidelijkheid over onder andere de fasering en opschaling, de beeldvorming en de inzet van mensen en middelen. Taalbarrière Elke organisatie heeft zijn eigen manier van communiceren over zaken. Er worden benamingen en afkortingen gebruikt die anderen niet kennen of snappen. Dit zorgt op operationeel niveau voor een soort taalbarrière tussen de verschillende crisispartners Mens Kennis Op operationeel niveau zijn door organisatorische ontwikkelingen (in het bijzonder bij unit waterbeheer) veel medewerkers in een ander deel van het beheergebied terecht gekomen. Bij de medewerkers ontbreekt hierdoor (nog) gebiedskennis. Daarnaast missen sommige medewerkers binnen de calamiteitenorganisatie basiskennis over crisisbeheersing. Tijdens oefeningen en daadwerkelijke calamiteiten is duidelijk geworden dat er onvoldoende kennis is over taken van hulpverleners uit de algemene kolom. Rol Binnen de organisatie, op tactisch en operationeel niveau, wordt de rol van de liaison bij de wateroverlast in 2013 benoemd. De liaison die WRIJ bij de VNOG vertegenwoordigde was niet voldoende opgeleid of had weinig ervaring met de taken en verantwoordelijkheden van een liaison. In het evaluatierapport komt deze bevinding ook duidelijk terug. 27

29 Dit rapport benoemd tevens het probleem dat de medewerkers in het veld tijdens een calamiteit te weinig gericht zijn op het doorgeven van informatie (Klopstra, Vreugdenhil, Hakvoort, & Verhoeven, 2010). Ervaring Op operationeel en strategisch niveau blijkt dat medewerkers onvoldoende ervaring hebben. Oorzaak hiervan is dat er (te) weinig geoefend wordt en er relatief weinig calamiteiten zijn binnen het beheergebied. De mate en wijze van oefenen kan en moet beter. Informatiedeling moet daarbij standaard een onderdeel vormen. Waterschapscultuur Op operationeel niveau wordt benoemd dat medewerkers van het waterschap erg uitvoeringsgericht zijn. eerst handelen en dan overleggen is kenmerkend. Deze cultuur kan voor problemen zorgen. Interpretatie Medewerkers geven een eigen interpretatie aan informatie om het behapbaar te maken. Feiten kunnen hierdoor verdraaien. Informatie moet beter geverifieerd worden voordat het gedeeld wordt. (operationeel niveau) Techniek Slechte ervaringen met ICT-systemen De invoering van nieuwe systemen heeft in het verleden problemen veroorzaakt doordat de datastructuur niet goed genoeg geborgd was. Systemen zijn hierdoor onvoldoende binnen de organisatie geïmplementeerd, waardoor het onduidelijk is welke datastructuur er achter een systeem zit. Daarnaast wordt de implementatie van een nieuw systeem te vaak onderschat, waardoor het gebruik niet echt van de grond komt in de organisatie.(operationeel niveau) De huidige kerngegevenshuishouding is niet op orde, maar hiervoor is het project MIO opgezet. Falen techniek Op operationeel niveau worden problemen op het gebied van falende techniek benoemd. In delen van het beheergebied van WRIJ zijn problemen met de dekking van het mobiele netwerk waardoor de bereikbaarheid slecht kan zijn. Daarnaast moet rekening gehouden worden met de mogelijkheid dat een mobiel netwerk tijdens calamiteiten uit kan vallen. Informatie uitwisseling kan hierdoor vertragen. Aangezien techniek kwetsbaar kan zijn, moet er rekening mee gehouden worden dat de informatievoorziening vertraagd wordt of helemaal niet mogelijk is. Data-uitwisseling veiligheidsregio De data-uitwisseling met de veiligheidsregio op het gebied van geo-informatie is op dit moment onvoldoende mogelijk, omdat de structuren niet op elkaar aansluiten Analyse en discussie Bij de analyse van de knelpunten is bekeken door hoeveel respondenten het punt is benoemd en of knelpunten belangrijk zijn voor de invoering van NCW. Dit wil overigens niet zeggen dat een knelpunt dat door meerdere respondenten is benoemd per definitie belangrijker is dan een knelpunt dat door één persoon benoemd is. Op de aspecten organisatie en mens worden knelpunten op het gebied van te weinig oefenen benoemd. Medewerkers doen hierdoor weinig ervaring op en dit kan verder leiden tot het niet inzien van de noodzaak om zich goed voor te bereiden op calamiteiten. De structuur van de organisatie zorgt voor knelpunten bij de aspecten proces en organisatie. De hiërarchische structuur zorgt ervoor dat de informatiedeling vertraagd wordt. Op het gebied van proces zijn een aantal knelpunten genoemd. 1. Het filteren van grote hoeveelheden informatie is een knelpunt dat er vervolgens voor zorgt dat er geen goed totaalbeeld van de situatie gemaakt kan worden. 2. Het meest genoemde knelpunt bij de informatiedeling van crisispartners is dat de communicatie tussen WRIJ en de veiligheidsregio niet altijd goed verloopt. Het aspect mens kent het knelpunt dat medewerkers hun rol niet goed verstaan. Problemen met de rolvastheid worden zelfs benoemd in het evaluatierapport van de wateroverlast in

30 Technische knelpunten ontstaan door het falen van de techniek doordat niet overal bereik is in het beheergebied. Ditzelfde knelpunt is ook door VNOG benoemd. Daarnaast worden de ervaringen met ICT-systemen uit het verleden benoemd. Dit is een belangrijk knelpunt waar in de toekomst op gelet en wat verbeterd moet worden. Bij de verschillende aspecten die een rol spelen zijn verschillende knelpunten benoemd. Veelal kunnen de problemen met een goed OTO-programma en een betere samenwerking met de veiligheidsregio s verminderd of zelfs verholpen worden. 5.3 Gevolgen, eisen en randvoorwaarden voor de invoering van NCW bij WRIJ De invoering van NCW bij WRIJ brengt een aantal gevolgen, eisen en randvoorwaarden met zich mee. Hier wordt per aspect verder op ingegaan. Gevolgen zijn zaken die veranderen als het NCW ingevoerd wordt. Om deze manier van werken te laten slagen worden er randvoorwaarden gesteld die door middel van eisen behaald moeten worden Organisatie Interne Organisatie Volgens WSRL en VNOG moet de structuur van de calamiteitenorganisatie hiërarchisch en volgens de verdeling actieteam, operationeel team en beleidsteam zijn. Daarnaast geeft WSRL aan dat de organisatie een veranderproces door moet maken bij de invoering van NCW. Volgens het Referentiekader Netcentrische Crisisbeheersing zijn er een aantal randvoorwaarden en eisen waar de organisatie aan moet voldoen. Vanuit de organisatie moet actief uitgedragen worden dat er gewerkt wordt aan de implementatie van de netcentrische werkwijze. Er moet bewustwording komen, draagvlak zijn en de invoering van NCW moet vanuit de organisatie ondersteund worden. Binnen de WRIJ organisatie moet alle informatie (als dit mogelijk is) gelijktijdig beschikbaar zijn voor de verschillende teams. Het gebruik van één systeem is daarbij aan te bevelen. Hierdoor ontstaat er snel een actueel waterbeeld voor de gehele organisatie. Om dat mogelijk te maken moet elk team kunnen beschikken over een informatie coördinator. Bewustwording en draagvlak Een randvoorwaarde voor de invoering van NCW is bewustwording en draagvlak binnen alle lagen van de organisatie. Het krijgen van draagvlak kan op verschillende manieren. De vertegenwoordigers van de geïnterviewde waterschappen geven aan dat draagvlak gecreëerd kan worden op een aantal manieren. HHR noemt het houden van interviews met medewerkers en WSRL geeft het organiseren van oefeningen aan als manier om draagvlak te creëren. Vanuit WRIJ wordt het geven van voorlichting en de inzet van NCW bij een daadwerkelijke calamiteit genoemd als bijdrage aan het creëren van draagvlak. Door HHR wordt aangegeven dat het interviewen van medewerkers in kaart kan brengen wat er speelt in de organisatie. Zo kan bijvoorbeeld aangegeven worden waar en hoe het met betrekking tot het informatiemanagement anders moet. Er ontstaat draagvlak als mensen zelf inzien dat er iets veranderd moet worden binnen het informatiemanagement. WSRL geeft aan dat ook tijdens oefeningen draagvlak kan worden gecreëerd. Bij WRIJ heeft een daadwerkelijke calamiteiten (de wateroverlast in augustus 2010) voor bewustzijn gezorgd. Medewerkers hebben zelf ervaren dat er problemen zijn of ontstaan bij de informatievoorziening en dat er zaken moeten veranderen. Ondersteuning verandertraject De uitrol van NCW is een verandertraject dat op een goede manier ondersteund moet worden. De geïnterviewde organisaties die hier al ervaring mee hebben, geven aan dat dit door OTO- 29

31 programma en het opzetten van een projectorganisatie het NCW kan worden ondersteund. Daarnaast geeft HHR aan dat door het organiseren van bijeenkomsten, presentaties en het voeren van discussies de organisatie ondersteund kan worden bij het verandertraject. Werkgroep Twee geïnterviewde collega waterschappen geven aan dat de invoering van het NCW wordt ondersteund door werkgroepen. In deze werkgroep(en) zitten vertegenwoordigers uit alle lagen en rollen van de calamiteitenorganisatie. De verschillende aspecten van het NCW komen aan de orde zoals organisatie, processen, techniek en OTO. Door medewerkers van WRIJ wordt deze manier van werken ook genoemd en daarbij wordt aangegeven dat het huidige calamiteitenplan ook met inbreng van werkgroepen tot stand is gekomen. OTO programma Zowel de veiligheidsregio s als de waterschappen geven aan dat het NCW het best ondersteund kan worden door veel opleiden, trainen en oefenen. Bij de uitvoering van het OTO programma moet er nagedacht worden over informatievoorziening. De Beeld-, Oordeels- en Besluitvorming moet uiteraard ook aan de orde komen. Het OTO-programma bij HHR bestond uit georganiseerde sessies waarbij alle rollen binnen de calamiteitenorganisatie met elkaar in gesprek gingen. Duidelijk wordt wat van elkaar wordt verwacht. Het NCW moet een vast onderdeel worden van het reguliere OTO-programma. Deskundigen VGGM geeft aan dat tijdens een oefening van NCW deskundigen aanwezig zijn die de medewerkers tijdens het oefenen sturing kunnen geven. Op deze manier worden medewerkers goed ondersteund tijdens het werken op de netcentrische wijze. Financieel Op de lange termijn biedt NCW de mogelijkheid om kosten te besparen doordat informatie sneller en beter beschikbaar is (NIFV, 2013). Belangrijk voordeel is ook dat schade beperkt wordt doordat maatregelen op tijd worden genomen. Dit laatste is echter moeilijk in geld uit te drukken. Het gaat daarbij ook om de beschikbaarheid van informatie op het moment dat er niets aan de hand is (de zogenaamde koude fase ). Om het te kunnen invoeren moeten echter eerst kosten gemaakt worden. De respondenten van externe organisatie is tijdens interviews gevraagd aan welke kostenposten gedacht moet worden bij de implementatie van NCW. Deze kosten zijn onder te verdelen in materiele en immateriële kosten. Materiele kosten zijn gemaakte kosten aan tastbare zaken en immateriële kosten zijn gemaakte kosten voor niet tastbare zaken. Materiele kosten Hieronder vallen middelen en voorzieningen zoals de aanschaf van laptops, computers en de licentiekosten voor een ondersteunend systeem, bijvoorbeeld LCMS 1.4 (WSRL en HHR). Immateriële kosten Dit zijn de kosten die voor minder tastbare zaken, maar welke wel nodig zijn om uiteindelijk goed netcentrisch te kunnen werken in bij calamiteiten. Alle externe respondenten geven aan dat tijd een grote kostenpost is. Kosten voor het opleiden, trainen en oefenen van medewerkers en de tijd die mensen kwijt zijn als ze deel uit maken van een projectgroep. Het inhuren van een externe adviseur is voor HHR een grote kostenpost geweest. Er wordt vanuit gegaan dat de kosten voor extern advies in de toekomst lager zullen zijn. Niet iedereen 30

32 hoeft het wiel opnieuw uit te vinden. Door bijvoorbeeld de werkwijze van het platform NCW te gebruiken hoeven waterschappen niet vanaf nul te starten en kunnen ze elkaar ondersteunen. Externe organisatie Het totaal waterbeeld moet bij een calamiteit met de veiligheidsregio gedeeld worden. Om dit op een goede manier te doen moet er afstemming plaats vinden tussen WRIJ, de veiligheidsregio s en in de toekomst mogelijk andere partijen. Met de Duitse partners moet ook afstemming gezocht worden. Veiligheidsregio VGGM en VNOG zijn zich bewust van het feit dat water een belangrijke factor is die bij veel calamiteiten een rol speelt. WRIJ is een belangrijke crisispartner, waar in de toekomst nog intensiever mee samengewerkt moet worden op het gebied van crisisbeheersing. Er moeten nog wel afspraken gemaakt worden over hoe WRIJ het NCW in gaat voeren en hoe de samenwerking met de veiligheidsregio s gaat verlopen. De aansluiting met de veiligheidsregio s moet goed zijn, maar dit zit nog in het beginstadium. Van de twee geïnterviewde waterschappen heeft voornamelijk WSRL al afspraken gemaakt met de veiligheidsregio s. Zij hebben bijvoorbeeld de afspraak met VGGM gemaakt dat het waterschap leesrecht in LCMS heeft. Doordat WSRL geen schrijfrecht heeft, wordt de informatie ingebracht door de assistent-liaison van het waterschap via de informatie coördinator van de veiligheidsregio. Vanuit de veiligheidsregio worden er overigens nu al trainingen LCMS voor de waterschappen aangeboden. Duitsland De informatiedeling met Duitsland verliep tijdens de afgelopen jaren gehouden hoogwateroefeningen via FLIWAS. Uit een recent gesprek met Duitsland blijkt dat Bezirkregierung Düsseldorf FLIWAS hoofdzakelijk gebruikt voor de informatie uitwisseling met de individuele Deichverbande. De Kreise Kleve en Wesel geven aan dat ze FLIWAS niet als een formele ICT-applicatie ter ondersteuning van de informatie voorziening beschouwen. Ze gebruiken wel de mogelijkheid om mee te kijken. De afspraken tussen Duitsland en WRIJ zijn op dit moment herzien en mogelijk komt er een nieuwe versie van FLIWAS die beter voorziet in de behoefte van de waterbeheerders in Nederland en Duitsland Proces Informatiedeling intern In de toekomst wordt de informatie zodanig gedeeld dat er snel een actueel gedeeld waterbeeld ontstaat. De geïnterviewde collega waterschappen en respondenten van WRIJ geven allen aan dat het belangrijk is om een goed actueel gedeeld waterbeeld op te stellen dat voor iedereen ontsloten wordt. Het is belangrijk dat informatie die gebruikt wordt voor het waterbeeld, geverifieerd is. Belangrijk is ook dat er met de beschikbare informatie ook daadwerkelijk een duidelijk beeld van de situatie ontstaat. HHR geeft aan dat de informatievoorziening binnen de organisatie voor een belangrijk deel geregeld wordt door de informatie coördinatoren. Informatiekwaliteit borgen Zowel de externe als de interne respondenten noemen oefenen en trainen belangrijke manieren om netcentrische informatievoorziening te borgen. De waterschappen die al enige ervaring hebben, geven aan dat het door het OTO-programma geleerd wordt hoe om te gaan met informatievoorziening. Natuurlijk moeten er eerst wel goede afspraken gemaakt worden hoe gewerkt gaat worden. De gemaakte afspraken moeten tussentijds geëvalueerd worden en mogelijk worden aangepast, net zolang totdat de afstemming goed is. Het hoofd van elk team is uiteindelijk verantwoordelijk voor de juistheid van de informatie. 31

33 Er wordt door HHR echter aangegeven dat de informatie coördinator feitelijk zorgt voor volledige en actuele informatie. Goed opgeleide informatie coördinatoren zijn dus belangrijk voor de kwaliteitsborging. Ook de veiligheidsregio s geven aan dat de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de informatievoorziening hierin opgeleid moeten worden. Het opleiden van functionarissen is daarom een belangrijke kwaliteitsborging. Communicatie Er moet nu eenmaal sneller gecommuniceerd worden. Om via social media te kunnen reageren is het daarom ook belangrijk om informatie snel voorhanden te hebben. Zowel op tactisch als op strategisch niveau wordt bij WRIJ ingezien dan snelle communicatie van belang is. Social media is hierbij een belangrijk medium en gezien de ontwikkelingen op dit gebied kan het niet anders dan dat ook WRIJ een deel van de communicatie via dit soort kanalen laat lopen. Daarnaast is social media ook een bron voor informatie. Informatie moet snel gecommuniceerd worden met de buitenwereld, hierbij is wel het risico aanwezig dat niet geverifieerde informatie naar buiten wordt gebracht. Het blijft belangrijk dat deze informatie naar twee kanten gedeeld wordt, zowel binnen de interne organisatie als richting de buitenwereld. Binnen de organisatie moeten hierover duidelijke afspraken gemaakt worden. Informatiedeling extern Bij de informatiedeling met crisispartners is het belangrijk dat het waterschap het actueel gedeeld waterbeeld (eigenlijk alle relevante informatie)deelt. De veiligheidsregio gebruikt dit waterbeeld om een actueel gedeeld totaalbeeld op te stellen Dit totaalbeeld moet vervolgens ook weer beschikbaar komen voor het waterschap. Er moet een soort wisselwerking ontstaan bij de informatiedeling met de veiligheidsregio. De verschillende respondenten bij WRIJ noemen een aantal zaken die van belang zijn om te delen met crisispartners. Er moet alleen geverifieerde en gefilterde informatie met de crisispartners gedeeld worden, zodat er een duidelijk beeld van de situatie op het gebied van water gerelateerde aspecten van crisis en risico s ontstaat. Specifieke gebiedsinformatie zoals bepaalde cruciale plekken, omvang en ernst van de situatie en toekomst/worst case scenario s. Vanuit de VNOG wordt dit aangevuld met de locatieaanduiding en de al genomen maatregelen. Door de VNOG, maar ook door WRIJ, wordt ingezien dat er snel aanvullende afspraken moeten komen over de informatiedeling tussen veiligheidsregio en waterschap. Hierbij moet ook duidelijk worden welke behoeften er wederzijds zijn en om welke informatie het precies gaat. Toelichten totaalbeeld Bij WRIJ wordt benoemd dat informatie delen altijd samen gaat met betekenis delen. Er wordt hierdoor voorkomen dat de betekenis wegvalt. Het blijft belangrijk dat het waterschap tijdens vergaderingen van ROT s of RBT s zelf blijft vertellen wat er daadwerkelijk aan de hand is. Goede toelichting op het actueel gedeeld totaalbeeld bij de veiligheidsregio is heel belangrijk Mens Verandering werkwijze De invoering van NCW zorgt ervoor dat de werkwijze binnen de organisatie verandert. De grootste verandering zit in de manier van werken en de manier van denken. De manier van werken verandert van hiërarchisch naar meer samenwerken. Medewerkers moeten zich er van bewust zijn dat ze anders moeten werken en ze moeten het nut er ook van inzien (WSRL). Door VNOG wordt aangevuld dat de veranderingen nodig zijn om van de huidige informatie organisatie naar een informatie gestuurde crisisorganisatie te komen. Doordat er bij het NCW 32

34 snel een totaalbeeld van de situatie gecreëerd en gedeeld wordt verandert het gevoel van gezag bij hoofden van teams. De exclusieve informatiepositie van het teamhoofd is weg. Niet alles loopt immers meer via het hoofd van het team. Er moet op basis van andere deskundigheden sturing gegeven moet worden aan een team. Door VNOG en HHR wordt benoemd dat medewerkers zich bewust moeten zijn van het feit dat ze deel uit maken van een netwerk en dat andere crisisorganisaties afhankelijk zijn van hun informatie inbreng. Informatie coördinator Binnen de calamiteitenteams is er de nieuwe rol van informatie coördinator. De taak van de informatie coördinator is het toezien op juiste vastlegging en verwerking van informatie, en deze informatie in de juiste vorm en op het juiste tijdstip ontsluiten voor zowel interne als externe betrokkenen. De vaardigheden mondeling presenteren en schriftelijk vastleggen van informatie zijn belangrijk, maar hij of zij moet ook goede kennis hebben van de interne en externe processen en de informatiebehoefte van alle betrokkenen (HHR). Het Referentiekader Netcentrische Crisisbeheersing heeft een aantal aanvullingen op de al genoemde taken en vaardigheden. Er zijn een aantal bijzondere gedragsvoorbeeld en van toepassing voor de informatie coördinator. De informatie coördinator moet het overzicht van de beschikbare informatie hebben, gaat de betrouwbaarheid van de informatie na, is alert op snel veranderende informatie en selecteert informatie op basis van prioriteiten. De rol en taken van een informatie coördinator is voor veel mensen binnen WRIJ nog niet bekend. Hoeveel mensen opgeleid moeten worden tot informatie coördinator is ook nog niet bepaald. Bij HHR zijn er in totaal acht informatie coördinatoren opgeleid, maar dit waterschap is niet te vergelijken met WRIJ. Het gevoel bij een aantal betrokkenen is dat WRIJ minimaal drie informatie coördinatoren moet benoemen en opleiden. De coördinatoren kunnen dan bij een langdurige calamiteit in shiften van 8 uur werken. Competenties Het Referentiekader Netcentrische Crisisbeheersing (Werkgroep Netcentrische Werkwijze, 2012) geeft een aantal kerncompetenties aan die voor medewerkers essentieel zijn bij NCW. Deze competenties zorgen ervoor dat een unieke combinatie van kennis, vaardigheden en houding die tot uiting komt in zichtbaar gedrag, waardoor de persoon succesvol is in de uitoefening van zijn functie of rol. Er zijn in totaal zes competenties te onderscheiden: - Samenwerken; - netwerkgericht; - communiceren; - analyseren; - besluitvaardig; - monitoren Techniek Technische ondersteuning Bij NCW is technische ondersteuning een belangrijke factor. Het is belangrijk om daarbij aansluiting te vinden bij de veiligheidsregio s. Door de veiligheidsregio s is landelijk (binnen het zogenaamde Veiligheidsberaad) afgesproken om de informatiedeling bij calamiteiten via het systeem LCMS 1.4 te laten verlopen. In theorie moeten alle 25 veiligheidsregio s met LCMS werken. Uit de interviews met VNOG en VGGM blijkt dit echter niet in alle gevallen zo te zijn. VGGM werkt met LCMS 1.4, net als veiligheidsregio IJsselland. VNOG werkt met een eigen systeem, net als veiligheidsregio Twente. VNOG benadrukt dat het in principe niet uit maakt of er nou wel of niet met de applicatie LCMS 1.4 gewerkt wordt. Wel is het belangrijk dat de datastructuur van de netwerkpartners, aangepast is op die van de veiligheidsregio. 33

35 Als dit op elkaar aansluit is het ondersteunende systeem niet een zodanig probleem. Dit is bij WRIJ ook bekend. HHR heeft de applicatie van de veiligheidsregio (LCMS) aangepast tot de waterschapsvariant WCMS. In de toekomst is het mogelijk dat hier een andere applicatie voor in de plaats komt. WSRL geeft aan dat zij met de veiligheidsregio afspraken hebben gemaakt over het gebruik van LCMS. Zij hebben leesrecht, maar voor het vullen van het systeem zijn afspraken gemaakt dat informatie via de assistent liaison en vervolgens via de informatie coördinator van veiligheidsregio gaat. Data architectuur VNOG benadrukt dat het belangrijk is dat voor de informatievoorziening zogenaamde open standaarden gebruikt worden. Op deze manier kan er goed aangesloten worden bij de veiligheidsregio tijdens een calamiteit. In bijlage 6 Data architectuur wordt hier dieper op ingegaan. De Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) is de open standaard die gangbaar is bij het Rijk. Hieraan is de Veiligheidsregio s Referentie Architectuur (VeRA) afgeleid voor de veiligheidsregio. Uit literatuur blijkt dat er voor de waterschappen ook een architectuur is genaamd Waterschaps Informatie & Logisch Model Architectuur (WILMA). Voorzieningen Extra voorziening die genoemd wordt door de externe respondenten van VGGM en HHR is een web applicatie om netcentrisch te kunnen werken. Toegang hiertoe door middel van lees- en schrijfrecht is een minimale vereiste. WSRL geeft aan dat er middelen zoals laptop, computers en netwerk aanwezig zijn. Daarnaast moet er nagedacht worden over een alternatieve manier van werken als de systemen uitvallen. Vanuit het waterschap wordt op operationeel niveau genoemd dat er voorzieningen nodig zijn om dijken in de toekomst digitaal te kunnen inspecteren. Informatiehuishouding VNOG geeft aan dat het belangrijk is dat de informatiehuishouding op orde is. Daarnaast moet de geo-informatie op orde zijn inclusief de mogelijkheid deze informatie te delen met crisispartners Analyse en discussie Bij het groeimodel in het theoretisch kader is de eerste stap naar NCW Samen delen beschreven. De resultaten uit deze paragraaf worden met dit niveau geanalyseerd. Daarnaast wordt bekeken welke zaken door de respondenten het meest genoemd zijn. Het tweede niveau uit het groeimodel geeft aan dat er allereerst een zo breed mogelijk draagvlak moet ontstaan om de werkwijze te kunnen veranderen. De betrokken medewerkers van WRIJ moeten zich bewust worden dat de informatie uitwisseling beter georganiseerd kan worden. De landelijke ontwikkelingen gaan er vanuit dat dit het best kan worden gerealiseerd door NCW te gaan werken. Hierdoor wordt er goed bij de veiligheidsregio aangesloten, maar het is echter nog niet bewezen dat het NCW de informatievoorziening daadwerkelijk verbeterd. Binnen de organisatie van WRIJ is de organisatie zich er wel van bewust dat er anders gewerkt moet worden, maar dit wil nog niet zeggen dat er nu al een breed draagvlak is. Draagvlak kan verkregen worden door het geven van goede voorlichting, zoals het houden van workshops, het beschikbaar stellen van publicaties en het organiseren van themabijeenkomsten. Daarnaast wordt vanuit de organisatie gezorgd voor voldoende opleiding en training. HHR geeft daarnaast aan dat de meningen van medewerkers gepeild kunnen worden door middel van interviews. Alle respondenten van externe organisaties geven aan dat het invoeren van NCW het 34

36 best ondersteund kan worden met een OTO-programma. De geïnterviewde waterschappen en medewerkers van WRIJ geven aan dat ondersteuning middels het opstellen van werkgroepen de invoering van NCW ook goed kan ondersteunen. Volgens deze manier van werken is het huidige calamiteitenplan binnen WRIJ ook ontwikkeld. De invoering van NCW brengt kosten met zich mee doordat er middelen en tijd beschikbaar gesteld moeten worden. Op de lange termijn zou het NCW kostenbesparend werken, doordat informatie sneller en beter beschikbaar is. Of de gemaakte kosten bij de investeringen opweegt tegen kostenbesparing is op dit moment nog niet bekend. Bij het aspect proces ligt de nadruk op het formuleren en onderhouden van een actueel gedeeld waterbeeld van goede kwaliteit. Dit geven de geïnterviewde waterschappen ook aan. Door het maken van afspraken en medewerkers te ondersteunen met een OTO-programma kan de informatiekwaliteit geborgd worden. De rol van informatie coördinator is hierbij belangrijk. Relevante informatie uit het actueel gedeeld waterbeeld moet met de veiligheidsregio gedeeld worden. In de volgende paragraaf is door VNOG de wens kenbaar gemaakt om hierover afspraken te maken. Welke rol de Duitse partners spelen binnen het NCW is op dit moment nog onduidelijk. De bestaande afspraken tussen WRIJ en Duitse partijen worden herzien en zo nodig worden er nieuwe of aanvullende afspraken gemaakt. Daarnaast is het mogelijk dat FLIWAS met bepaalde doorontwikkelingen een rol krijgt als ondersteuning voor de informatiedeling met Duitsland. Het niveau Samen delen richt zich bij het aspect mens op de brengplicht en het delen van informatie, de rolvastheid en het leren werken met nieuwe processen en ondersteuningsmiddelen. Door de twee geïnterviewde veiligheidsregio s en WSRL wordt bevestigd dat mensen moeten leren om op een andere manier te werken. Daarnaast wordt door twee afzonderlijke respondenten benoemd dat medewerkers zich bewust moeten zijn dat ze deel uit maken van een netwerk. Rolvastheid van medewerkers binnen de calamiteitenorganisatie is belangrijk, daarom moeten medewerkers hun taken en verantwoordelijkheden goed kennen. Verder wordt in het groeimodel benoemd dat er een informatie coördinatoren opgeleid moeten worden. Dit wordt door HHR bevestigd en deze nieuwe rol wordt tevens benoemd in de landelijk en regionale visies. Bij het bepalen van het aantal informatie coördinatoren dat opgeleid moet worden moet er rekening mee gehouden worden dat de rol, tijdens (langdurige) calamiteiten, continu bezet wordt. Op technisch gebied wordt in het groeimodel genoemd dat een technische ondersteunende applicatie beschikbaar moet komen waarmee het actueel gedeeld totaalbeeld gevuld en uitgelezen kan worden. Deze applicatie moet ook goed bedienbaar zijn. Vanuit de organisatie van WRIJ wordt dit laatste bevestigd. VNOG geeft aan dat het hierbij belangrijk is dat er met open standaarden gewerkt wordt. Verder geven zij aan dat de informatiehuishouding op orde moet zijn. Op dit vlak zijn bij WRIJ ontwikkelingen vanuit het project MIO. Daarnaast zouden er ook afspraken met de veiligheidsregio gemaakt kunnen worden met betrekking tot de toegang tot LCMS. 5.4 Wensen voor NCW bij WRIJ Uit de interviews komen voor de interne organisatie en de samenwerking met crisispartners wensen naar voren. Voor de aspecten organisatie, proces en techniek worden de volgende wensen benoemd Organisatie - In de toekomst moet er intern meer kennis gedeeld worden tijdens hiervoor te plannen sessies (operationeel). 35

37 - Op dit moment wordt er vanuit de organisatie aangegeven niet overhaast te werk te gaan, maar langzaam de stap te maken om netcentrisch te gaan werken. (operationeel) - Vanuit de gehele organisatie bestaat de wens om meer te oefenen met crisispartners. Er moet vooral meer realistisch geoefend worden, waarbij (als dit mogelijk is) de uitkomsten van een oefening minder geregisseerd zijn. - Inrichting van een calamiteitenruimte kan beter, mogelijk in samenwerking met andere waterschappen. (tactisch niveau) - Op tactisch niveau bestaat de wens dat de veiligheidsregio het initiatief neemt bij NCW. - Het is aan te bevelen dat WRIJ zoveel mogelijk de werkwijze die wordt opgezet door het platform NCW overneemt. - Vanuit VNOG wordt duidelijk dat zij graag aan de slag willen met NCW bij ketenpartners en dat er met WRIJ afspraken gemaakt moeten worden Proces - Er moet bij het informeren en communiceren een goede samenwerking en wisselwerking tussen veiligheidsregio en WRIJ ontstaan. (operationeel) - In de toekomst moet meer informatie gedeeld worden tussen WRIJ en veiligheidsregio s. - De taalbarrière moet kleiner worden door medewerkers vaker mee te laten kijken binnen de organisatie van netwerkpartners en ook meer samen te laten werken in de dagelijkse praktijk. (operationeel) - De waterschappen mogen in principe de rollen binnen de calamiteitenteams zelf invullen, maar het is wel belangrijk dat ieder waterschap informatie coördinatoren benoemd en opleidt. (landelijke visie) - De mondelinge toelichting van een situatie in de warme fase door medewerkers van WRIJ bij de veiligheidsregio is erg belangrijk. Als er iets niet duidelijk is dan kan er direct uitleg worden gegeven Techniek - Er moet in de toekomst meer digitaal worden gewerkt. Er is bij WRIJ een calamiteitenapplicatie operationeel. Deze applicatie zou in de toekomst ook ingezet moeten kunnen worden bij het digitaal inspecteren van watergangen of dijken. - Het ondersteunende systeem voor NCW moet simpel gehouden worden, het moet regelmatig gebruikt worden of aansluiten bij de dagelijkse werkzaamheden. Mensen krijgen hierdoor meer ervaring met het werken met het systeem Analyse en Discussie Het aantal keren dat een wens is benoemd door de respondenten geeft aan dat er bij sommige wensen meer aandacht besteed moet worden. Dit wil echter niet zeggen dat een wens die vaker benoemd is per definitie belangrijker is. Op organisatorisch vlak bestaat de wens om langzaam de stap richting NCW te maken. Door collega waterschappen en VNOG wordt aanbevolen om stap voor stap NCW te implementeren. Op de aspecten organisatie en proces geven respondenten vanuit WRIJ aan dat er meer geoefend en samengewerkt moet worden met crisispartners. Onderling zou er ook meer informatie gedeeld moeten worden. De wens waar rekening mee gehouden moet worden bij de ontwikkeling van de technische ondersteuning is dat deze goed bedienbaar moet zijn. Dit wordt door een aantal personen vanuit de organisatie WRIJ benoemd en is terug te vinden in het groeimodel. 36

38 6. Conclusie en Aanbevelingen In dit onderzoek is, als uitwerking van de landelijke initiatieven tot NCW, gekeken hoe WRIJ in aansluiting op landelijke en regionale ontwikkelingen het NCW in kan voeren. Hierbij wordt ingegaan op de gevolgen voor de aspecten organisatie, proces, mens en techniek. In dit hoofdstuk worden de belangrijkste conclusies en aanbevelingen per onderzoeksvraag voor de aspecten organisatie, proces, mens en techniek besproken. Vervolgens wordt de probleemstelling beantwoord. 1. Hoe is de huidige informatievoorziening in relatie tot crisisbeheersing geregeld bij WRIJ? De bestaande calamiteitenorganisatie bij WRIJ is hiërarchisch van aard. Bij een calamiteit is er sprake van opschalingsfases die in hoofdlijnen aansluit bij de GRIP-structuur van de veiligheidsregio. Voor de samenwerking met de veiligheidsregio en de Duitse netwerkpartners zijn vaste contactpersonen benoemd. Met de Duitse partners worden de afspraken herzien en nieuwe of aanvullende afspraken gemaakt. Als er sprake is van een calamiteit wordt de informatie binnen WRIJ gedeeld per telefoon en/of . De informatiedeling richting burgers verloopt via twitter, persberichten en de website van WRIJ. Met de veiligheidsregio en de Duitse partijen wordt informatie gedeeld via telefoon en . Daarnaast is er vanaf een GRIP 2 situatie een liaison van het waterschap aanwezig bij de veiligheidsregio. De informatiedeling met Duitsland wordt technisch ondersteund door FLIWAS, maar de toekomst voor dit systeem is nog onzeker. De informatiedeling via de bestaande, hiërarchische manier zorgt voor problemen op het vlak van organisatie en proces. Het informatiedelingsproces loopt van de onderste laag (operationeel niveau) naar boven (strategisch niveau) waardoor het (te) lang duurt voor informatie beschikbaar is en gedeeld wordt. Netwerkpartners zijn bij een water gerelateerde calamiteit afhankelijk van de informatie van het waterschap. Als informatie niet op tijd of niet volledig beschikbaar is, dan heeft dat gevolgen voor een goede bestrijding van de calamiteit. 2. Welke knelpunten ten aanzien van de aspecten organisatie, proces, mens en techniek ontstaan er bij de huidige calamiteitenorganisatie? Binnen de aspecten organisatie, proces, mens en techniek doen zich de volgende knelpunten voor: - Calamiteiten komen relatief weinig voor bij WRIJ, waardoor medewerkers nut en noodzaak om zich toch goed voor te bereiden niet altijd zien. Dit is een knelpunt binnen het proces mens. - Er wordt (te) weinig geoefend, waardoor de medewerkers weinig ervaring opdoen met calamiteiten. Dit zorgt voor knelpunten bij zowel het aspect organisatie als mens. - Het verzamelen, snel delen binnen en buiten de eigen organisatie en het filteren van informatie zorgt binnen het aspect proces voor een aantal problemen. - De rolvastheid van medewerkers is met betrekking tot het aspect mens een belangrijk knelpunt. - Met betrekking tot het aspect techniek zijn er problemen met de bereikbaarheid in het veld. Daarnaast zijn er slechte ervaringen met ICT-systemen in het verleden. 3. Welke gevolgen, eisen en randvoorwaarden met betrekking tot de aspecten organisatie, proces, mens en techniek brengt de invoering van het NCW bij WRIJ met zich mee? De invoering van NCW heeft een aantal gevolgen. De organisatie moet een veranderproces ondergaan, waarvoor allereerst draagvlak nodig is. De betrokken medewerkers bij WRIJ zijn zich ervan bewust dat de informatie uitwisseling beter georganiseerd kan worden. Dit betekend echter nog niet dat er nu al een breed draagvlak is om zaken anders te regelen. 37

39 Draagvlak kan worden verkregen door rekening te houden met de mening en wensen van medewerkers en door het geven van goede voorlichting. De meningen kunnen worden gepeild door het interviewen van medewerkers. Goede voorlichting over wat NCW nu eigenlijk inhoudt, kan door middel van het organiseren van workshops en bijeenkomsten voor de medewerkers. Uit de interviews blijkt dat het belangrijk is om de implementatie van NCW te ondersteunen met een (intensief) OTO-programma. Verder is het belangrijk om ten behoeve van de implementatie van het NCW te werken met een projectorganisatie. Het kunnen opstellen van een goed en volledig actueel gedeeld waterbeeld is een belangrijk onderdeel binnen het aspect proces. Borging van dit aspect kan door het maken van goede afspraken en het inrichten van een OTO-programma. Het grootste gevolg voor het aspect mens is het benoemen en opleiden van informatie coördinatoren. Verder is het noodzakelijk dat de medewerkers binnen de calamiteitenorganisatie zich ervan bewust zijn dat ze deel uitmaken van een netwerk. Op gebied van techniek is de grootste verandering dat informatievoorziening ondersteund wordt door een ICT applicatie. Het gebruik van open standaarden en een goede aansluiting met de systemen van de veiligheidsregio is hierbij van belang. 4. Welke wensen voor NCW bij WRIJ zijn er bij de WRIJ en hun belangrijkste crisispartners? Vanuit de WRIJ-organisatie zijn wensen kenbaar gemaakt voor de invoering van NCW. Het is belangrijk dat invoering van het NCW niet te snel gebeurt. De organisatie moet het tempo kunnen volgen. Daarnaast bestaat, zowel bij WRIJ als bij de crisispartners, de wens om meer multidisciplinair te oefenen. Ook is aangegeven dat het belangrijk is om vooraf goede afspraken te maken over informatievoorziening met de veiligheidsregio. Op het gebied van techniek is aangegeven dat een mogelijk nog te ontwikkelen applicatie goed bedienbaar moet zijn. Aanbevelingen Per aspect organisatie, proces, mens en techniek, worden de volgende aanbevelingen gedaan voor de invoering van NCW. Organisatie - Creëer draagvlak door goede voorlichting en laat mensen hun mening geven. - Voer het NCW niet te snel in. Doe het stap voor stap en laat medewerkers wennen aan de nieuwe werkwijze. - Formeer een WRIJ werkgroep die de implementatie van het NCW ondersteund. - Maak het NCW onderdeel van het OTO-programma, zowel mono al multidisciplinair. Proces - Zorg dat informatie voorziening standaard onderdeel van het OTO-programma wordt. - Maak goede procesafspraken zodat iedereen in alle lagen van de calamiteitenorganisatie weet welke informatie op welk moment gedeeld moet en mag worden. - Zorg voor intensievere samenwerking met de veiligheidsregio s, maak onderlinge afspraken en stem de wederzijdse informatiebehoefte op elkaar af. Bepaal hoe het actueel gedeeld waterbeeld er uit moet zien. - Maak snel goede afspraken met de Duitse netwerkpartners en ga ook oefenen met deze partners. - Doe vooral niet alles zelf, maar ontwikkel en implementeer het NCW samen met de waterschappen waar WRIJ al mee samenwerkt in het PCWMN. Mens - Stel duidelijke rolbeschrijvingen op waaraan medewerkers in een calamiteitenteam moeten voldoen. - Zorg voor meer specifiek op informatievoorziening gerichte onderdelen in het OTOprogramma. - Benoem (voorlopig) drie informatie coördinatoren en beschrijf hun functie. 38

40 - Zorg dat de te benoemen informatie coördinatoren van voldoende niveau zijn, het netwerk goed kennen en dat ze goed worden opgeleid. - Mogelijk kan er binnen het PCWMN een poule van informatie deskundigen gerealiseerd worden. De deelnemende waterschappen worden hierdoor minder kwetsbaar. Techniek - Maak afspraken met de betrokken veiligheidsregio s of en op welke manier WRIJ gebruik kan maken van het LCMS. Uitgangspunt is dat de waterschappen een tabblad water ter beschikking krijgen. - Bepaal op landelijk niveau met alle Nederlandse waterschappen of een ondersteunende ICT applicatie nodig is en ontwikkel deze zo mogelijk gezamenlijk. Let hierbij op dat het simpel en goedkoop ontwikkeld wordt. - Als gekozen wordt voor een applicatie, dan moet deze het liefst ook onder normale omstandigheden gebruikt kunnen worden. - Maak op korte termijn een keuze met betrekking tot het gebruik van FLIWAS en voorkom dat er meerdere systemen ten behoeve van min of meer hetzelfde doel operationeel blijven of worden. - Betrek vroegtijdig de unit ICT bij de uitrol van het NCW. Slotconclusie Met het beantwoorden van de deelvragen en de aanbevelingen is feitelijk antwoord gegeven op de centrale vraag van dit onderzoek Hoe kan Waterschap Rijn & IJssel, in aansluiting bij regionale en landelijke ontwikkelingen, het Netcentrisch Werken invoeren en welke gevolgen heeft dit voor de aspecten organisatie, proces, mens en techniek?. De belangrijkste conclusie is dat WRIJ snel aan de slag moet met de invoering van NCW. De informatievoorziening is op dit moment namelijk onvoldoende in orde om een calamiteit, waar crisispartners bij zijn betrokken, goed te kunnen bestrijden. In dit rapport worden knelpunten benoemd die door de invoering van NCW voor een groot deel worden opgelost. NCW brengt echter voor de gehele bestaande organisatie ingrijpende veranderingen in de werkwijzen met zich mee. Goede ondersteuning en begeleiding door de organisatie moet er voor zorgen dat er een breed draagvlak ontstaat en dat het NCW goed wordt ingevoerd. Als dit allemaal lukt is WRIJ in staat om bij een calamiteit of crisis snel een goed actueel gedeeld waterbeeld op te leveren. Dit totaalbeeld bevat, zowel voor crisispartners als de eigen organisatie, alle relevante informatie. Hier moeten afspraken over gemaakt worden met crisispartners. Medewerkers moeten leren om op de netcentrische manier te werken en er worden informatie coördinatoren opgeleid. Belangrijk daarbij is om het NCW onderdeel te maken van het OTO-programma. Op het gebied van ICT moeten afspraken gemaakt worden over het medegebruik van het LCMS en er moet nagedacht worden over een eigen waterschap applicatie. Tot slot is het belangrijk om bewust te zijn dat WRIJ geen nieuw wiel hoeft uit te vinden. Door ontwikkelingen samen met andere waterschappen op te pakken wordt ervaring gedeeld en worden kosten bespaard. 39

41 7. Tot slot Op landelijk niveau is besloten om als Nederlandse waterschappen in de toekomst netcentrisch te gaan werken ter verbetering van de informatievoorziening. Er kunnen hierbij enkele kanttekeningen genoemd worden. Enerzijds is voor NCW nog niet bewezen dat de informatievoorziening ook daadwerkelijk verbeterd. De invoering van NCW brengt daarnaast ook kosten met zich mee. Op de lange termijn zou NCW ervoor zorgen dat er kosten bespaard worden doordat informatie sneller en beter beschikbaar is. Of de gemaakte kosten opwegen tegen de kostenbesparing en of de informatievoorziening echt verbeterd is dus nog maar de vraag. Anderzijds zijn er voor de toekomst belangrijke punten te benoemd waardoor een betere informatievoorziening een belangrijke rol gaat spelen. Grote calamiteiten, zoals het hoogwater in Groningen en Friesland (januari 2012), de brand bij Chemiepack in Moerdijk (januari 2011) of de wateroverlast in de achterhoek (augustus 2010). Deze calamiteiten hebben gezorgd voor een groter bewustzijn van het belang van professionele crisisbeheersing door waterschappen. Het KNMI werkt aan een nieuwe generatie klimaatscenario s (KNMI, 2013), welke binnenkort openbaar worden. De eerste berichten wijzen erop dat in Nederland rekening gehouden moet worden met meer calamiteiten die te maken hebben met water. Nederland krijgt vaker te maken met extreme buien, maar de kans op extreme droogte neemt ook toe. Bij een calamiteit of crisis is er direct grote media aandacht en door social media is ook de bevolking direct op de hoogte van wat er aan de hand is. Het wordt steeds belangrijker dat een waterschap de zaken goed op orde heeft. Door bij de invoering van het NCW bij WRIJ zoveel mogelijk samen te werken met andere waterschappen kan er bij WRIJ beter voorbereid worden op een calamiteiten waarbij er kostenbesparend gewerkt wordt. Goede en snelle informatievoorziening is nu, maar zeker ook in de toekomst de sleutel tot succes. Hoe eerder hiermee gestart wordt hoe beter het is. Door de invoering van NCW te ondersteunen met een (intensief) OTO-programma (voor de interne organisatie en in samenwerking met crisispartners) moet er door de medewerkers een kwalitatief goed actueel gedeeld waterbeeld gemaakt worden. Deze moet relevante informatie leveren voor het actueel gedeeld totaalbeeld bij de veiligheidsregio. Vervolgens moet bekeken worden hoe deze werkwijze technisch ondersteund kan worden. Hierbij moet zoveel mogelijk samenwerking met andere waterschappen gezocht worden. Stap voor stap naar een betere crisisbeheersing. 40

42 Bibliografie ANP. Lichtenvoorde wateroverlast. Wateroverlast lichtenvoorde Fotobureau Kerkmeijer, Lichtenvoorde. ANP. Uiterwaarden IJssel lopen onder water. ANP, Doesburg. Boeije, H. (2008). Analyseren in kwalitatief onderzoek. Boom Onderwijs. Boesveld, J. Wateroverlast Overstroming schipbeek. Neede. Bubbers, L., Hassink, M., & Broeken, E. (2011). Nulmeting Netcentrisch Werken voor de Witte Kolom. Zwolle: ROAZ Zwolle & ROAZ Euregio. Bureau Veiligheidsberaad. (2009). Samenwerking in een ander perspectief Naar een multidisciplinaire visie op de ontwikkeling van de veiligheidsregio. Den Haag: Bureau Veiligheidsberaad. Crisisplein.nl. (2010, 03). Factsheet 'wat is netcentrisch werken?'. Arnhem: Crisisplein. Crisisplein.nl. (2010, 03). Wat is Netcentrisch werken. Opgeroepen op 04 25, 2013, van Crisisplein.nl: de Lange - Heldens, M. (2013). Netcentrisch werken Waterschappen. Leiden: Platform NCW. e-overheid. (2013). NORA. Opgeroepen op 04 25, 2013, van e-overheid.nl: e-overheid. (2013). WILMA voor waterschappen. Opgeroepen op 04 25, 2013, van e-overheid.nl: Flood Control. (2011). Workshop Liaison 2.0 Coordinatie tussen crisisteams., (pp ). Klopstra, D., Vreugdenhil, H., Hakvoort, H., & Verhoeven, R. (2010). Evaluatie regionale wateroverlast augustus Doetinchem: in opdracht van Waterschap Rijn & IJssel. KNMI. (2013). Toekomstige generatie scenario's. Opgeroepen op 05 30, 2013, van KNMI Klimaatscenario's: Mansourian, A., Rajabifard, A., Valadan Zoej, M., & Williamson, I. (2006). Using SDI and webbased system to facilitate disaster management. Elsevier, Min. BZK. (2009). Informatiebeleid Veiligheid. Den Haag: Min. BZK. NIFV. (2013). Wat betekent het als organisatie om netcentrisch te gaan werken? Opgeroepen op 05 08, 2013, van infopuntveiligheid.nl: PCWMN. (2012). Deining en Doorbraak. Houten: PCWMN. Projectteam Regionaal Crisisplan. (2009). Referentiekader Regionaal Crisisplan Den Haag: Projectteam Regionaal Crisisplan. Reitsma, R., Kolen, B., & Terpstra, T. (2011). Visiedocument Informatievoorziening van waterschappen bij crisisbeheersing met een netcentrische werkwijze. Amersfoort: STOWA. SMO. (2010). Landelijk draaiboek hoogwater en overstromingen. Lelystad: Ministerie Verkeer en Waterstaat. Tudor, T. Ongeval vlot. Rekken ongeval vlot. ANP, Rekken. UvW. (2012). Samenwerking in crisisbeheersing. Den Haag: UvW. 41

43 Veiligheidsberaad. (2010). Modelconvenant voor samenwerkingsafspraken tussen de Veiligheidsregio s en regionale diensten van Rijkswaterstaat of waterschappen. Den Haag: Veiligheidsberaad. Veiligheidsberaad, GHOR Nederland, Brandweer Nederland. (2012). Veiligheidsregio Referentie Architectuur, Samenwerking door samenhang. Dieren: Oud.Zuid Ontwerp. Verhoeven, N. (2007). Wat is onderzoek? Middelburg: Boom onderwijs. Werkgroep Netcentrische Werkwijze. (2012). Referentiekader Netcentrische crisisbeheersing. Den Haag: crisisplein.nl. WRIJ. (2013). Calamiteitenplan. Doetinchem: WRIJ. WRIJ. Ongeval vrachtwagen watergang. Ongeval vrachtwagen watergang. WRIJ, Doetinchem. WRIJ. ROT vergadering. ROT vergadering. WRIJ, Doetinchem. WRIJ. wateroverlast wateroverlast WRIJ, Doetinchem. 42

44 Bijlagen Bijlage 1. LCMS 1.4 Bijlage 2. SDI & Organizational Behavior Model Bijlage 3. Respondentenlijst Bijlage 4. Interviewformats Bijlage 5. Huidige calamiteitenorganisatie Bijlage 6. Data architectuur Bijlage 7. Afkortingen 43

45 Bijlage 1 LCMS 1.4 LCMS 1.4 is een applicatie die op landelijk niveau voor alle Nederlandse veiligheidsregio s is vastgesteld ter ondersteuning van NCW. Verschillende niveaus in de rampenbestrijding en crisisbeheersing kunnen informatie in het systeem brengen en tegelijkertijd bruikbare informatie eruit halen. Er ontstaat een totaalbeeld dat als basis dient voor de te nemen besluiten en de in te zetten acties. (crisisplein.nl, 2010). Onderstaande afbeelding laat zien hoe de werkwijze tijdens calamiteiten in de toekomst eruit moet gaan zien. Afkortingen: MK = Meldkamer CoPI = Commando Plaats Incident AC = Actie Centrum ROT = Regionaal Operationeel Team BT = Beleidsteam Het huidige Landelijk Crisismanagement Systeem (LCMS) biedt de volgende functionaliteit: - Actueel multidisciplinair totaalbeeld (tekst en grafisch plot) met lopend journaal - Uitzetten en monitoren van acties - Berichtuitwisseling tussen individuen en teams - Iedereen beschikt gegarandeerd over dezelfde tijd - Zien wie er online is - Zoeken zoals in Google - Preperatieve informatie zoals rampbestrijdingsplannen (Crisisplein.nl) Een crisis houdt zich niet aan werktijden. LCMS dus ook niet. De centrale systemen zijn dubbel uitgevoerd en ondergebracht bij twee fysiek gescheiden rekencentra. Op deze manier is 7*24 beschikbaarheid mogelijk. 44

46 Bijlage 2 SDI & Organizational Behavior Model In deze bijlage is het Organisazational Behavior Model opgenomen. 45

47 Bijlage 3 Interviewformats In deze bijlage zijn de twee interviewformats opgenomen. Er is voor gekozen om de interviews in twee groepen de delen, namelijk extern en intern. Het externe interview format is het interview dat gebruikt is voor de interviews die buiten de organisatie gehouden zijn. Dit zijn de interviews met het Waterschap Rivierenland en Hoogheemraadschap Rijnland en de veiligheidsregio s VNOG en VGGM. Deze organisaties zijn al verder met het NCW. Bij dit interview stond het daarom centraal erachter te komen hoe de implementatie van het NCW bij deze organisaties is aangepakt. Vervolgens zijn er een vijftal interviews gehouden met medewerkers binnen de organisatie. Centraal stond hierbij de organisatie van de huidige calamiteitenorganisatie, waar eventuele knelpunten liggen in de huidige werkwijze en hoe deze medewerkers de ontwikkelingen voor de toekomst zien. Er is bij beide interview formats geprobeerd om deze zoveel mogelijk op elkaar aan te laten sluiten. Doordat de werking van de huidige calamiteitenorganisatie van WRIJ alleen beantwoord kan worden binnen de organisatie is deze vraag alleen bij de medewerkers van WRIJ gesteld. WRIJ werkt ook nog niet netcentrisch en kan daarom geen suggesties vanuit ervaring doen. Vragen over NCW zijn daarom voornamelijk in de interviews met externe organisaties is gesteld. Hieronder zijn beide interviewformats uitgewerkt. Extern interviewformat Geïnterviewde: Medewerkers van waterschappen die al vooruit lopen op de ontwikkelingen en veiligheidsregio s. Doel van het onderzoek: WRIJ wil naar een verdere professionalisering van calamiteitenzorg en daarbij is het NCW van belang. Met ingang van 1 januari 2015 moet op ieder gewenst moment een helder inzicht in het (te verwachten) waterbeeld opgehaald kunnen worden. Bij het realiseren van de doelstelling moet er aansluiting gevonden worden bij de landelijke visie Samenwerking in Crisisbeheersing en de crisispartners waar WRIJ mee samenwerkt. Doel van het interview: Inventariseren welke consequenties de invoering van NCW binnen de organisatie met zich meebrengt en welke eisen, randvoorwaarden en wensen er vanuit samenwerkende organisaties spelen. Algemeen 1. Wat is uw functie binnen de organisatie? a. Welke taken en verantwoordelijkheden heeft u bij de informatievoorziening bij calamiteiten? 2. Op welk niveau van het groeimodel zit de organisatie met de invoering van NCW? a. Hoe lang is de organisatie hier mee bezig (geweest)? Mens 3. Met welke veranderingen krijgen de medewerkers binnen de organisatie te maken? a. Hoe verandert hun takenpakket? 4. Hoe is het NCW door de medewerkers opgepakt? Is er draagvlak gecreëerd Zo ja hoe, zo nee waarom niet? 5. Zijn de medewerkers vanuit de organisatie ondersteund bij de invoering van NCW? a. Op welke manier zijn de medewerkers ondersteund? 6. Welke eisen stelt u aan vaardigheden en competenties van de medewerkers? 7. Zijn er extra medewerkers nodig om de werkzaamheden die het NCW met zich meebrengt uit te voeren? 8. Heeft u suggesties en/of aandachtspunten voor het mensgerichte aspect bij de implementatie NCW? Organisatie 9. Hoe verloopt de informatievoorziening binnen de organisatie? 46

48 a. Welke taken en verantwoordelijkheden zijn hier door de invoering van NCW veranderd? b. Welke extra taken en verantwoordelijkheden krijgen leden van een calamiteitenorganisatie? c. welke taken en verantwoordelijkheden worden bij welke leden van de calamiteitenorganisatie belegd? 10. Op welke manier is de uitrol van het NCW binnen uw organisatie georganiseerd? 11. (Hoe wordt er binnen de organisatie op bestuurlijk niveau gereageerd op het NCW?) 12. Welke afspraken over de samenwerking bij calamiteiten op het gebied van informatievoorziening zijn er gemaakt met crisispartners? a. Hoe zijn deze afspraken tot stand gekomen? 13. Welke taken en verantwoordelijkheden heeft een waterschap bij NCW in relatie tot de crisispartners? 14. Heeft u suggesties en/of aandachtspunten voor het organisatorische aspect bij de implementatie NCW? Proces 15. Hoe is de informatievoorziening met crisispartners geregeld? 16. Welke informatie en informatiebronnen moet er volgens u uitgewisseld of met elkaar verbonden worden om op een goede manier netcentrisch te kunnen werken? 17. Hoe borg je dat uit te wisselen informatie juist, volledig, actueel en nauwkeurig is? 18. Welke wensen en eisen worden er vanuit uw organisatie gesteld om met de informatievoorziening goed aan te kunnen sluiten bij crisispartners? 19. Heeft u suggesties en/of aandachtspunten voor het procesgerichte aspect bij de implementatie NCW? Techniek 20. Met welke technische applicatie wordt het NCW ondersteund en met welke techniek moet volgens u het NCW worden ondersteund? 21. Zijn er extra voorzieningen nodig voor de technische ondersteuning? 22. Heeft u suggesties en/of aandachtspunten voor het technische aspect bij de implementatie NCW? Algemeen 23. Welke kosten brengt de invoering van NCW met zich mee voor de organisatie? (Op het gebied van mens, organisatie, proces en techniek) 24. Heeft u nog overige suggesties / aandachtspunten? Intern interviewformat Geïnterviewde: Medewerkers WRIJ van verschillende niveaus Doel van het onderzoek: WRIJ wil naar een verdere professionalisering van calamiteitenzorg en daarbij is het NCW van belang. Met ingang van 1 januari 2015 moet op ieder gewenst moment een helder inzicht in het (te verwachten) waterbeeld opgehaald kunnen worden. Bij het realiseren van de doelstelling moet er aansluiting gevonden worden bij de landelijke visie Samenwerking in Crisisbeheersing en de crisispartners waar WRIJ mee samenwerkt. Doel van het interview: Huidige informatievoorziening met de daarbij horende knelpunten in kaart brengen en welke eisen, randvoorwaarden en wensen er vanuit organisatie spelen. Algemeen 1. Wat is uw functie binnen de organisatie? a. Welke taken behoren tot uw taken pakket? b. Welke verantwoordelijkheden heeft u bij de informatievoorziening bij calamiteiten? c. Welke mensen zijn nog meer verantwoordelijk voor de informatievoorziening bij calamiteiten? 47

49 Om het NCW te laten verlopen zijn er een aantal aspecten van belang om het goed te laten verlopen, dit zijn Mens, Organisatie, Proces en Techniek. De interviewvragen zijn gebaseerd op deze vier aspecten. Mens 2. Hoe verloopt de informatievoorziening nu bij calamiteiten binnen de organisatie bij de medewerkers? a. Welke medewerkers (rollen/functies) zijn nu betrokken bij de informatievoorziening en welke taken hebben de betrokken medewerkers? 3. Zijn of ontstaan er op dit moment knelpunten / problemen bij de informatiedeling bij calamiteiten bij medewerkers? Zo ja, welke? 4. Met welke veranderingen zullen de medewerkers binnen de organisatie te maken krijgen? a. Hoe zou hun takenpakket veranderen? 5. Hoe denkt u draagvlak te creëren onder de medewerkers voor het NCW? 6. Hoe moeten de medewerkers ondersteund worden bij de invoering van NCW? 7. Welke extra eisen stelt u aan vaardigheden en competenties hebben de medewerkers van de calamiteitenorganisatie? Organisatie 8. Hoe verloopt de informatievoorziening op dit moment binnen de verschillende lagen van de organisatie? a. Aan wie legt u verantwoording af? 9. Zijn of ontstaan er problemen bij het delen van informatie binnen de organisatie? Zo ja, welke? 10. Hoe zou de uitrol van NCW volgen u binnen de organisatie georganiseerd moeten worden? a. Welke ondersteuning vanuit de organisatie is hiervoor nodig? 11. Welke taken en verantwoordelijkheden heeft het waterschap binnen de organisatie bij NCW? Proces 12. Hoe is de informatiedeling met crisispartners geregeld binnen de huidige calamiteitenorganisatie? 13. Zijn of ontstaan er problemen bij het delen van informatie met crisispartners? Zo ja, welke? 14. Welke informatie en informatiebronnen moeten er volgens u uitgewisseld worden of met elkaar verbonden worden om op een goede manier netcentrisch te kunnen werken? 15. Hoe kan de informatiedeling geborgd worden? 16. Is het duidelijk welke wensen en eisen worden er vanuit uw organisatie gesteld zijn om het NCW goed bij de crisispartners aan te laten sluiten? Techniek 17. Wordt de huidige informatievoorziening technisch ondersteund? Zo ja, op welke manier? 18. Zijn of ontstaan er problemen door de ondersteunende techniek? Zo ja, welke? 19. Met welke techniek moet het NCW volgens u ondersteund worden? (Al bestaand of nieuw) 20. Welke extra voorzieningen zullen er nodig zijn voor het NCW? Algemeen 21. Heeft u nog overige wensen voor de implementatie voor NCW? 48

50 Bijlage 4 Respondenten Melanie Mourette Eef Janssen Richard Smit Henk Djurrema Hein Pieper Jan Lourens Jan Polman Sander van Poorten Wim Oonk Adviseur Informatiemanagement Hoogheemraadschap Rijnland Calamiteiten coördinator Waterschap Rivierenland Senior Beleidsmedewerker VGGM Adviseur team Risico en Regie VNOG Dijkgraaf WRIJ Directeur Uitvoering en middelen WRIJ Adviseur Waterbeheer WRIJ Adviseur Waterkeringen WRIJ ICT WRIJ 49

51 Bijlage 5 Huidige Calamiteitenorganisatie WRIJ De bijlage beschrijft de opbouw van de huidige calamiteitenorganisatie aan de hand van het calamiteitenplan (WRIJ, 2013) dat binnen WRIJ aanwezig is. Calamiteitenorganisatie WRIJ De calamiteitenorganisatie bij WRIJ coördineert de voorbereiding op en de behandeling van calamiteiten. Er is een werkgroep calamiteitenzorg met daarin de spilfunctionarissen vanuit de verschillende units bij WRIJ en de calamiteiten coördinator. De manier van voorbereiding en de uitvoering daarvan moet worden afgestemd in de werkgroep. De calamiteitenorganisatie is tijdens calamiteiten eigenlijk een afspiegeling (maar met een bijzondere status) van de volledige (dagelijkse) organisatie. Als er sprake is van een calamiteit, kantelt de normale organisatie en vult de calamiteitenorganisatie zich volgens het opschalingsprincipe met daartoe aangewezen functionarissen. Het niveau van opschaling is afhankelijk van de grote van de calamiteit. Schematisch ziet de calamiteitenorganisatie er als volgt uit. Het beleidsteam is eindverantwoordelijk voor het optreden van het waterschap bij een calamiteit. Het beleidsteam houdt zich bezig met de strategische aspecten van de bestrijding. Het operationeel team zet de door het beleidsteam opgestelde strategie om in de tactiek voor de bestrijding van de calamiteit. Deze tactiek zorgt voor afstemming binnen de eigen organisatie en voor gecoördineerde inzet van medewerkers. Het actieteam bepaalt, op basis van de vastgestelde tactiek en de daaraan verbonden aanwijzingen van het operationeel team, de manier waarop de maatregelen worden uitgevoerd. Deze groep coördineert ook de inzet van medewerkers die de maatregelen uitvoeren. Opschaling Voorbereidingsfase Als de afhandeling van een calamiteit plaats vindt binnen de dagelijkse routine van het waterschap, is opschalen van de calamiteitenorganisatie niet nodig. De afhandeling van de calamiteit valt dan binnen de voorbereidingsfase. Er zijn bij deze fase geen bijzondere coördinatiestructuren nodig voor de bestrijding van de calamiteit. Als een calamiteit niet (meer) binnen de dagelijkse routine afgehandeld kan worden, wordt dit gemeld aan de manager (Hoofd WAT). Er wordt gekeken naar de situatie en vervolgens wordt beslist om wel of niet op te schalen naar coördinatiefase 1. Fase 1 Bij een calamiteit van enige omvang wordt er binnen het waterschap opgeschaald naar fase 1. Tijdens deze fase wordt er een Waterschap Actieteam ingesteld. Het WAT stuurt de uitvoering van de bestrijdingsmaatregelen in het veld aan en ondersteunt het WOT. De uitvoering van de bestrijdingsmaatregelen gebeurt door de medewerkers van de betrokken units. Indien er met externe organisaties samengewerkt moet worden heeft het WAT contact met de uitvoerende medewerkers van deze organisaties. Deze afstemming heeft alleen betrekking op de uitvoering. 50