Plezier, ambitie en initiatief

Transcriptie

1

2 Redactie, opmaak en vormgeving: Wieke de Vries, 2

3 Inhoudsopgave 1. Inleiding inkomend gouverneur 5 2. Beleids- en aandachtspunten District 1560 voor Wenken en tips voor de clubvoorzitter 11 A. Weet waar het over gaat 11 B. Kijk kritisch naar de organisatie 12 C. Ga uit van de plannen van het lopende jaar 12 D. Wat zijn jouw plannen voor ? E. Zorg vóór 1 juli 2012 klaar te zijn met het jaar- en beleidsplan 18 F. Vanaf 1 juli 2012 begint echt het nieuwe Rotary-jaar 18 G. Het Gouverneursbezoek 21 H. Eind goed, al goed! Zorg voor de goede overdracht 21 I. Tenslotte Districtsorganisatie / -commissies / - functionarissen en hun taken 22 A. De Districtsstaf ( ) 22 B. De Assistent Gouverneurs (AG) en de 7 regio s 26 C. De Districtsadviesraad (DAR) 32 D. De Districtsvertegenwoordigers Council of Legislation (COL) in E. Commissie Media & Communicatie 32 F. De Districtstrainingscommissie 33 G. De Districtscommissie Ledenbeleid 34 H. De Financiële Commissie 34 I. Jeugdzaken 35 J. New Generations Exchanges (NGE) 36 K. De Districtscommissie The Rotary Foundation (TRF) en World Community Service (WCS) 36 L. De Group Study Exchange Commissie 39 M. De Commissie Vocational Service 40 N. De Commissie Job Rotary 41 3

4 O. De Commissie Rotary Youth Leadership Awards (RYLA) 41 P. De Werkgroep Water 42 Q. Rotaract 43 R. De Club van Past Rotarians 44 S. Vereniging Inner Wheel 45 T. Stichting Serviceclubs in Nederland 45 Bijlage A: Geldstromen in Rotary 46 Bijlage B: Voorbeeld Jaarplan 48 Bijlage C: Activiteitenoverzicht 50 4

5 1. Inleiding inkomend gouverneur Terwijl het lopende clubjaar alweer bijna zeven maanden oud is, begint voor ons als inkomende voorzitters en inkomend gouverneur van district 1560 ons jaar al dichterbij te komen. 1 juli 2012 lijkt nu nog ver weg, maar voor we het weten is het zover en zullen we er tegen aan moeten. We staan voor flinke uitdagingen. Voor het eerst in jaren is het ledental van de clubs in het district iets teruggelopen. De economische en sociale gesteldheid van onze samenleving stelt ons daarnaast ook voor vragen. Iedere club moet in zijn eigen omgeving op eigen wijze aan deze uitdagingen invulling geven. Maar tegelijkertijd is het goed om te weten dat wij deel uit maken van een grote wereldwijde organisatie met min of meer gelijkgestemde mensen. Ik heb inmiddels de Conventie in New Orleans bezocht en het Training Seminar voor inkomende gouverneurs in Milaan. Internationaal relevant Hier heb ik dat internationale gevoel mogen meemaken en heb me weer eens gerealiseerd dat Rotary internationaal een belangrijke rol speelt. Zeker als de op één na grootste NGO (Non Governamental Organisation) kunnen wij niet alleen veel betekenen, maar doen wij er als organisatie wereldwijd ook daadwerkelijk toe. Willen we met het oog op internationaal relevante acties als End Polio Now, en Shelterbox een aantrekkelijke partner blijven voor de World Health Organisation, voor Unicef, voor The Bill and Melinda Gates Foundation, dan moet de internationale Rotary organisatie sterk blijven. 5

6 Thema Water Dat zal het mogelijk maken om een thema als Water, waarmee wij nu eenmaal in ons land een sterke band hebben op grote schaal aandacht te geven. Dan wordt het ook mogelijk om een project als Rotaplast internationaal te bevorderen. Uit het overzicht van de projecten uit ons district blijkt een grote betrokkenheid van velen van ons bij vele internationale, maar zeer zeker ook lokale projecten. Diep respect voor alle inspanningen die velen van ons zich getroost hebben en zich nog zullen getroosten. Maar de lat mag altijd nog weer omhoog. Wereldomvattend Bij de oprichting van de eerste Rotaryclub in 1905 kon Paul Harris niet vermoeden dat zijn Rotary in 2012 een wereldomvattende organisatie zou zijn. Met bijna 1,3 miljoen leden in meer dan 200 landen is Rotary International s werelds oudste organisatie van serviceclubs. In Nederland zijn er zeven districten, 484 clubs met ruim leden. Ons district, 1560, telt 68 clubs met ruim 2900 leden. Wij vormen een onderdeel van een veelomvattend netwerk van mannen en gelukkig ook steeds meer vrouwen die vrijwillig hun tijd en talenten inzetten voor de medemens. Pre-Pets Ook voor jullie als voorzitters komt de eerste opleidingsfase er nu aan. Tijdens de eerste Pre-Pets van 10 november 2011 zijn al wat zaken de revue gepasseerd. Zaken waar door jullie en je medeclubleden over nagedacht moet worden. We hopen in februari 2012 op regionaal niveau tijdens Pre-Pets2 (met de hulp van de AG s) daar verdere invulling aan te geven. De samenwerking tussen de clubs in de regio en daarbuiten is een onderdeel van deze verdere discussie. Een ander te bespreken thema is de continuïteit in het beleid van clubs. Inhoudelijk zullen we tijdens de regionale Pre-Pets aandacht besteden aan het op jongeren gerichte beleid in de New Generation Service. 6

7 Future Vision Plan Iedere club krijgt te maken met de toekomstige herstructurering van The Rotary Foundation (TRF) neergelegd in het Future Vision Plan. Dat wordt gedurende het gehele jaar een belangrijk aandachtspunt. Samen met de Districtscommissie TRF zal Henk Valkhof daaraan als IPDG bijzondere aandacht gaan besteden. Actief zichtbaar We zetten ons in voor de medemens. Toch steken ook in eigen kring steeds opnieuw discussies de kop op over het imago van Rotary. Zelf vind ik dat niet zo vruchtbaar. We moeten vooral actief zichtbaar maken waar we voor staan. Dat kan alleen, als de clubs goed weten, waar Rotary zich op richt. Als nieuwe leden goed worden geïntroduceerd in ons gedachtegoed. Een doordacht ledenbeleid, actieve interne communicatie en goede sfeer ( fellowship ) zijn onontbeerlijke bouwstenen. Het scheppen van continuïteit in de bezetting van commissies is daarvoor een vereiste. Ondersteuning Voor ondersteuning kan altijd een beroep worden gedaan op de Assistent Gouverneur. De rol en positie van de Assistent Gouverneur gaan we meer in overeenstemming brengen met de gedachte achter de instelling van die functie, namelijk het bevorderen van leiderschap in het district en bij de clubs. Maar ook de Districtscommissies en Districtsfunctionarissen zijn jullie graag van dienst. En op de Districtsstaf en op mij is eveneens altijd een beroep te doen. Maar niet in de laatste plaats zijn er natuurlijk binnen het unieke netwerk van Rotary velen die graag hun kennis en ervaring willen delen en voor de clubs inzetten. Samen maken we het verschil; Service Above Self. Wereldmotto s De nieuwe wereldpresident van Rotary International, Sakuji Tanaka, heeft in januari van dit jaar in San Diego zijn motto bekend gemaakt: Peace Through Service. Hij gaf daarvoor vanuit Japans perspectief een indrukwekkende uitleg. 7

8 Hij stelde dat het Japan na 1945 pas goed was gegaan, toen men ervoor had gekozen, anderen niet als vijand te zien maar als mogelijke partner. Mij persoonlijk spreken wereldmotto s soms wat minder aan. Maar Tanaka heeft wat mij betreft al de toon gezet van eenvoud en dienstvaardigheid toen hij in New Orleans verzocht om eindelijk op te houden met het uitwisselen van allerlei kleinigheden (in ons geval natuurlijk klompjes) en het uitgespaarde bedrag te storten op End Polio Now. Koop ook maar geen nieuwe blazer, zei hij. Je hebt vast thuis nog wel een blauwe hangen. Stort dat geld ook maar. Aan de andere kant is het goed onszelf aan onze missie te herinneren. Daarom staat boven iedere bladzijde van dit boekje mijn aansporing, mijn wens. Laten we ons stevig inzetten voor de clubs en voor Rotary. Albertjan Peters Gouverneur District 1560 Ieder beleidsplan is een actieplan Onze inzet om mensen te helpen, lokaal en internationaal, is in deze tijd nog steeds hard nodig. Die inzet moeten we eigenlijk verder uitbreiden. In verband met de noden die er zijn. Maar ook omdat concrete hulpverlening het belangrijkste thema is dat jongere mensen boeit en bindt. De generatie van jonge professionals, die we graag tot Rotary zien toetreden, heeft weinig tijd beschikbaar. Maar als die dan al beschikbaar wordt gesteld, dan graag aan concrete en zichtbare actie. Handen uit de mouwen Dit laatste heeft het bijkomende voordeel dat het bijdraagt aan een cultuurverandering op communicatiegebied. Rotary moet niet meer alleen goed doen in stilte, maar ontkomt er niet aan, zichtbaar te zijn voor de hele gemeenschap. Dat is van groot belang bij het verwerven van ondersteuning van een breder publiek voor de zaken waarvoor Rotary zich inzet. Beleid is dus niet zwarte letters op wit papier, maar dingen doen met elkaar. De handen uit de mouwen! 8

9 2. Beleids- en aandachtspunten District 1560 voor Van belang voor alle clubs Het district is erop gericht de clubs zo goed mogelijk te faciliteren bij dat actiegerichte beleid. In de voorbereiding en in de uitvoering. Naar aanleiding van de Beleidsnotitie Lijnen naar de Toekomst van DG Henk Valkhof zijn onder leiding van oud DG Remco Seijn discussies gevoerd met de voorzitters van de districtscommissies. De reacties op de beleidsnotitie heb ik verwerkt in dit handboek voor zover het gaat om de aanpassingen in structuur en werkwijze van het district. Inhoudelijke prioriteiten worden neergelegd in een korte beleidsnotitie, die tijdens de Assembly op 24 maart 2012 wordt uitgereikt. Assistent Gouverneur Om actiegericht beleid nog beter te kunnen faciliteren, wordt in de eerste plaats de rol en positie van de Assistent Gouverneurs verduidelijkt. Zij zijn de actieve trait-d union tussen de clubs en de Gouverneur en omgekeerd. Zij spelen een centrale rol in de interne communicatie en informatie-uitwisseling tussen Rotaryclubs en functionarissen op districts- en regionaal niveau. Zeker moet de districtswebsite nu eindelijk de ruggengraat van deze communicatie en informatie-uitwisseling gaan vormen. Maar meer directe contacten van de Gouverneur en zijn Assistent Gouverneurs met functionarissen en clubs liggen eveneens voor de hand. Directe contacten Om meer tijd vrij te maken voor directe contacten over en bij gelegenheid van acties en activiteiten wordt geprobeerd het bezoekschema van de Gouverneur aan de clubs zo in te richten, dat twee clubs die dat aardig vinden, tegelijk worden bezocht. Dat heeft het bijkomende voordeel dat clubs eens bij elkaar in de keuken kijken. Alle Rotaryclubs kunnen inmiddels maximaal gebruik maken van de mogelijkheden van de website voor Rotaryclubs binnen LEAD2 en van het LEAD2 zelf. 9

10 Public Relations Het bewust zoeken van de publiciteit bij het uitvoeren van projecten en overige activiteiten. Benoem hiervoor iemand binnen de club met PR-vaardigheden. De Districtscommissie PR kan adviseren op dit gebied. Het bijhouden en uitwisselen van het overzicht van projecten en activiteiten van Rotaryclubs in het district als bron van kennis voor alle clubs. Kijk wat andere clubs in het district doen en sluit daarbij aan. Het is ook goed te weten, wat onze inspanningen opleveren. Ledenaantal Het ledenaantal van iedere Rotaryclub zou toch tenminste moeten worden gehandhaafd met behoud van of ontwikkeling van een gezonde balans tussen jong en oud en werkenden en niet-werkenden. Clubs zouden zich periodiek moeten beraden op de vraag wat die gezonde balans is. Every Rotarian Every Year Een gericht beleid op het op peil brengen van de individuele bijdrage van Rotarians in het kader van het uitgangspunt Every Rotarian Every Year. Ieder lid doneert jaarlijks als het goed is $100 (zeg 70 euro) aan de Rotary Foundation. Dat kan overigens ook door clubacties worden bereikt. Districtstrainingscommissie Het starten van de districtstrainingscommissie en het opstarten van training- en opleidingsactiviteiten. Deze zijn gericht op het districtskader, maar dienen ook ter ondersteuning van clubs die dat willen. De opvang en introductie in Rotary van nieuwe leden kan in veel clubs worden verbeterd. Het vullen van de verschillende vacatures in district - en regionale organisaties en het scouten van toekomstige kandidaten voor het bekleden van die functies. Zij kunnen al bij belangrijke projecten worden ingeschakeld. 10

11 3. Wenken en tips voor de clubvoorzitter Een ervaring van vele voorgangers is, dat je vaak te laat begint met de voorbereidingen van je jaar als clubvoorzitter. Het is bovendien voor een club van belang om een periode van enkele jaren vooruit te kijken wat betreft de keuze van functionarissen en wat betreft de voorgenomen activiteiten. Begin dus tijdig daarover na te denken en te spreken met leden van je club. Je Assistent Gouverneur kan daarbij helpen. A. Weet waar het over gaat Zorg dat je weet wat Rotary inhoudt en hoe het is georganiseerd. Welke regels zijn er en welke mogelijkheden biedt Rotary? Hoe is jouw Rotaryclub georganiseerd? Informatiebronnen Rotary District Rotary Nederland De Rotary Magazine Rotary International Statuten en Huishoudelijk Reglement (zie Jaarboek) Manual of Procedure (MOP) van 2012 van Rotary International Club Officers Kit 11

12 B. Kijk kritisch naar de organisatie Richt je club en bestuur zoveel mogelijk in volgens het sinds 2001 werkende Club Leadership Plan. Met focus op Ledenbeleid, Public Relations & Communicatie, Rotary Foundation, Clubzaken en de diverse serviceprojecten, waarbij de club betrokken is. Zijn er zwakke plekken? o Doe er dan iets aan! Zijn er onbezette functies? o Benader leden die er geschikt voor zijn! Saneer overbodige functies! Werk met commissies, niet met solisten. Commissies waarborgen beter de continuïteit en leggen meer gewicht in de schaal. Zijn er roosters van aftreden en roulatie vastgesteld, waardoor de functiebezetting is gewaarborgd en leden niet te lang in één en dezelfde functie blijven hangen? Schakel nieuwe leden direct in commissies in. C. Ga uit van de plannen van het lopende jaar Beoordeel de stand van zaken, de resultaten en de vooruitzichten. Welke plannen zijn gerealiseerd, welke niet en van welke moet de uitvoering worden voortgezet? Kies je eigen insteek en heb regelmatig overleg met je bestuur en de commissievoorzitters. Zorg voor een formele overdracht van taken door je voorganger, waar deze vastlegt, welke verplichtingen zijn aangegaan en welke plannen op stapel staan. 12

13 D. Wat zijn jouw plannen voor ? Een aantal suggesties om je op te richten. Club Service De attendance en de ontvangst van aspirant leden en gasten. Ga niet te krampachtig met de 50 procent norm van Rotary International om. Het gaat niet zozeer om kwantiteit, maar veel meer om kwaliteit. Natuurlijk is er zeker een ondergrens, maar stem dit af met het betreffende clublid. Fellowship / Clubgeest en aandacht voor het wel en wee van Rotarians en hun familie. Communicatie; PR & voorlichting, webmaster, website, weekbericht, communicatie etc. De groei en vitaliteit van de club. I.o.m. met de ledencommissie de invulling van openstaande classificaties en ledenbehoud. Betrek juist degenen die nog maar kort lid zijn van de club bij het benaderen van nieuwe kandidaat leden. Maak gebruik van hun netwerk. Het zo nodig aanpassen van de statuten van de club aan de hand van de standaardstatuten van RI (zie het Rotaryjaarboek) en/of van het Huishoudelijk Reglement (zie de Bylaws te vinden op Het verhogen van de kennis over Rotary. Het ligt in de bedoeling nog voor de zomer van 2012 voor Assistent Gouverneurs een cursus van het Rotary Leadership Institute te organiseren. inkomende clubbestuurders die dat wensen, kunnen daaraan eveneens deelnemen. Lees in ieder geval de Club Presidents Manual. Het is de moeite waard om door te nemen het rapport Aanbevelingen op clubniveau en regionaal en districtsniveau van de commissie. 13

14 Samen Sterk Het bevorderen van deelname aan Club overstijgende Rotary bijeenkomsten, zoals de Districts assembly, het Rotary Foundation Seminar, het Vocational Service Seminar, Nieuwe Ledenbijeenkomst en Workshops voor Webmaster, LEAD, PR en Communicatie. Actief deelnemen aan het Regionale Bestuurs Contact (RBC) (ook voor de inkomende voorzitter en de inkomende secretaris of hun vervanger) en het bevorderen van deelname aan de Districtsconferentie (Discon). Het stimuleren van Clubbezoek door de leden aan andere Rotaryclubs (vooral de Moeder- en evt. de Dochterclub), Rotaract Clubs, Inner Wheel en Past Rotarians. Het uitnodigen van leden van andere Clubs (ook van buitenlandse Contactclubs) voor het houden van een voordracht over hun Rotary activiteiten. Vocational Service Bewust worden, formuleren en respecteren van hoge ethische normen in de uitoefening van het beroep en in het privéleven. Tonen en concreet gestalte geven van maatschappelijke betrokkenheid door middel van maatschappelijk ondernemen, de wijze van beroepsuitoefening, ook in contacten met collega s, medewerkers, beroeps- en bedrijfsrelaties. De Four-Way-Test toepassen: o Is het waar? o Is het billijk voor alle betrokkenen? o Bevordert dit het onderling vertrouwen en de vriendschap? o Is het maatschappelijk verantwoord? Een Rotarian is betrouwbaar, betrokken, beschikbaar, bereikbaar, denkt, doet, durft en is vooral een doorzetter. 14

15 We manifesteren ons door onder andere: Het houden van beroepspraatjes, levensberichten, drie- of vijf minuten praatjes en regelmatige bedrijfsbezoeken. Het organiseren van projecten buiten de eigen Club, zoals, sollicitatieprojecten, Job Rotary (herintreder bevordering), bijscholing, beroepenvoorlichting, mentorschap voor leerlingen MBO en deelname / organisatie aan een beursvloer. Ondersteuning van Rotary-organisaties, zoals Rotary Doctors, Rotaplast en Medical Equipment Bank. Het bespreken van onderwerpen, zoals beroepscode, ethische dilemma s, integratie, maatschappelijk betrokken ondernemen en de verhouding werkgever-werknemer. Het organiseren van Fireside meetings / Avondjes van zes, zeven of acht. Jonge mensen laten meedoen aan het RYLA-programma (Rotary Youth Leadership Award) en zelf als club een rol spelen in de organisatie. Community Service Activiteiten die Rotaryclubs en Rotarians ondernemen om lokale omstandigheden te verbeteren. Dit kan in de vorm van steun / advies of het daadwerkelijke uitvoeren van een (in de tijd begrensd) project. Dit kan bijvoorbeeld worden gerealiseerd door; hulp aan mensen met een beperking, armen, kinderen, werkzoekenden, ouderen, inburgerende buitenlanders. Ook de oprichting en sponsoring van een Rotaract Club kan worden opgepakt, bij voorkeur samen met andere clubs. De situatie van Rotaract in D1560 is deplorabel. Daar moet echt iets aan gebeuren. 15

16 International Service Eigen geïnitieerde Clubprojecten in het buitenland (water, health and hunger, and literacy). Mogelijk een gescheiden Watercommissaris aanstellen. Door World Community Service (WCS) geïnitieerde projecten. Steun aan The Rotary Foundation (TRF). Dat is het belangrijkste voertuig dat we hebben om geld te genereren. Bijwonen van Internationale Rotary Conferenties of andere bijeenkomsten. Internationale Jeugduitwisseling, jaarkinderen en zomerkampen, NGE (New Generation Exchange). Medewerking (voorstellen van kandidaten) en/of deelname aan de Group Study Exchange (GSE). Verstevigen van de contacten met buitenlandse Contactof Partner Clubs. Voorlichting en Public Relations We hebben veel goeds te melden. De activiteiten van clubs zichtbaar maken op lokaal niveau en daarmee publiciteit bewerkstelligen is de beste methode om Rotary meer bekendheid te geven. Bezie bij alles wat de club doet, of er positieve publiciteit aan is te verbinden... Het maken van een PR- en Voorlichtingsplan is aan te bevelen. Stel indien mogelijk een separate PR-functionaris aan. De leden van de Districtscommissie PR en Voorlichting kunnen handige tips en vuistregels geven waaraan een weekbericht en persbericht moet voldoen en op welke wijze contacten met de media kunnen worden gelegd. Ook kan hulp worden geboden bij het opzetten van een Clubwebsite gekoppeld aan die van het RAN. 16

17 Kijk eens kritisch naar de weekberichten van je Club. Ze zijn geschikt om zaken nog eens na te lezen en als het goed is om te zien wat er op het programma staat voor de komende weken. Ze zijn ook van belang als communicatiemiddel voor degenen die de clubbijeenkomst hebben moeten missen. Ook nemen andere geïnteresseerden kennis van de inhoud, zoals partners, Clubs in de Regio en Regio- en Districtsfunctionarissen. Bovendien hebben weekberichten een historische betekenis. Je kunt er later uit putten. De tekst moet zodanig zijn opgesteld dat latere lezers en betrekkelijke buitenstaanders niet voor raadsels worden geplaatst. Gebruik naast een weekbericht vooral nieuwe media om leden bij de club betrokken te houden. Waarom geen SMSje wijden aan een interessante spreker of belangrijke gezamenlijke activiteit? Steeds meer Rotarians zitten op LinkedIn. Maak er gebruik van. Het gebruik van is de standaard voor verspreiding van de weekberichten. Zie toe op het verspreiden van het weekbericht aan Clubs in de Regio, Districtsfunctionarissen zoals, de Gouverneur, de Inkomend - Gouverneur, de Assistent Gouverneur, en de Districtsredacteur. Kijk wat je met een Clubwebsite kunt bereiken met het oog op interne communicatie (eventueel op een besloten deel) en ook in het kader van Public Relations. 17

18 E. Zorg vóór 1 juli 2012 klaar te zijn met het jaaren beleidsplan Je kunt niet vroeg genoeg beginnen! Beraad je al vanaf nu op de vraag wat je wilt bereiken, welke veranderingen je in de club nodig acht en met wie je die denkt te realiseren. Breng direct na de PETS het nieuwe bestuur en de voorzitters van de commissies bijeen. Bespreek de samenstelling van commissies, werk- en taakverdeling, het jaarthema, lopende en eventuele ideeën over nieuwe projecten / activiteiten en een globale invulling / verdeling van het jaarprogramma. Vraag de bestuursleden en de voorzitters van de Avenues en Commissies hun deelplannen en -begrotingen op schrift te stellen en in te dienen. Stel het budget en het jaar- en beleidsplan uiterlijk eind mei vast en zorg dat alle bestuursleden en commissievoorzitters zich hieraan committeren voordat het aan alle Clubleden wordt gepresenteerd. F. Vanaf 1 juli 2012 begint echt het nieuwe Rotaryjaar 'Leaders are readers!' Blijf op de hoogte van de ontwikkelingen en actualiteit: Rotary District Rotary Nederland De Rotary magazine ook op Rotary International Zorg dat je toegang hebt tot het Members Access - gedeelte van Rotary International op 18

19 Alleen de voorzitter, de secretaris en de penningmeester van een Club hebben met hun Internationale ID-nummer toegang tot het Member Access -gedeelte. Op deze site zijn de gegevens van de leden te vinden (en te wijzigen) en de uitstaande rekeningen van RI, die online kunnen worden betaald. Het actueel houden van het LEAD op is een verantwoordelijkheid van elk Clublid. In het LEAD is ook organisatorische informatie beschikbaar over Rotary en bevat een functie. De verslagen van het Regionaal Bestuurs contact (RBC) vormen een belangrijke bron van informatie over projecten en andere activiteiten van Rotaryclubs uit de Regio. Lees de maandelijkse nieuwsbrief van de gouverneur. Die is te downloaden via Informeer de Clubleden regelmatig over: Bijgewoonde Rotary-activiteiten of laat leden de Club informeren over door hen bezochte bijeenkomsten Vraag een lid van de Club als Reader om op gezette tijden een korte samenvatting van belangrijke Rotaryzaken te geven en om zich weekberichten van andere Clubs in de Regio te laten toezenden en de relevante inhoud daarvan te behandelen bij Clubzaken. Laat iemand ook informatie zoeken, bijvoorbeeld via het web, om interessante projecten voor samenwerking of andere relevante Rotary informatie op te sporen. Probeer te bereiken, dat er een goede balans is tussen serieuze en ludieke aangelegenheden. 19

20 Hoe doe ik het? Zit de wekelijkse Clubbijeenkomsten zoveel mogelijk zelf voor. Houd regelmatig bestuursvergaderingen en bereid deze goed voor. Geef veel aandacht aan de behandeling van Clubzaken n.a.v. de bestuursvergaderingen, en commissie - activiteiten. Leg als bestuur regelmatig verantwoording af aan de leden van de Club. Neem besluiten en hul je niet in vaagheden. Zeg niet te gemakkelijk: "Daar komen we nog wel eens op terug" en als je dat al zegt, kom dan je toezegging in ieder geval na. Vraag bij voorkeur niet om vrijwilligers, maar zoek de geschikte persoon, waarvan je denkt dat hij/zij je kan helpen en vraag hem/haar de betreffende taak uit te voeren. Waar sta ik? Als voorzitter van de Club moet je leiderschap uitstralen en het voorbeeld zijn voor een ieder. Wees enthousiast en investeer de nodige tijd. Controleer de voortgang van de plannen en Clubprogramma s /-activiteiten. Maak dit tot vast onderwerp van de bestuursvergaderingen. Bezie in de maand december de tussentijdse stand van zaken. Er is dan nog voldoende gelegenheid om een eventuele achterstand in te lopen door er wat harder aan te trekken. Echter, laat je niet verleiden om in jouw Rotaryjaar projecten geforceerd tot een goed einde te brengen. Zorg voor goede opvolgers, waarvan je erop kunt vertrouwen dat ze die plannen verder brengen. 20

21 G. Het Gouverneursbezoek Zie voor meer informatie de agenda achter in dit boekje! De voorbereiding van de Club bestaat onder andere uit het invullen van het zogenaamde Blauwe Formulier. Met alle statistische gegevens van de Club, zoals die in het LEAD2 zijn vermeld, wordt dit formulier door de RAN aan de Club g d. Retourneer het ingevulde Blauwe Formulier 4 weken voor het officiële Gouverneursbezoek per opsturen aan je Assistent Gouverneur en aan [email protected]. Het wordt zeer op prijs gesteld als het Beleidsplan / Jaarplan / Jaarprogramma aan het begin van het Rotaryjaar wordt g d / opgestuurd. Reserveer 45 tot 60 minuten voor discussie en of communicatie over en weer met de Gouverneur. De weekberichten graag mailen aan de Gouverneur, de Assistent Gouverneur en Districtssecretaris. H. Eind goed, al goed! Zorg voor de goede overdracht Geef aan het einde van het voorzittersjaar een duidelijk beeld van datgene wat tot stand is gekomen, wat er is gebeurd in de Club en welke zaken moeten worden gecontinueerd. Dat kan het beste in een overdrachtsdocument, dat voorzitter en secretaris van inkomend en aftredend bestuur gezamenlijk ondertekenen. Zorg voor een goede en volledige overdracht aan het nieuwe bestuur. Laat de inkomende voorzitter en andere inkomende functionarissen zoveel mogelijk meelopen met de activiteiten. 21

22 I. Tenslotte Regeer zeker niet over je periode heen, maar stimuleer wel dat in een vroegtijdig stadium de planning voor het volgende Rotaryjaar wordt begonnen. En als een goed oudvoorzitter geef je gevraagd en ongevraagd advies. Enthousiasme werkt aanstekelijk. Focus je op het gegeven dat het een plezier is om lid van jouw Rotaryclub te zijn ook al moeten er hobbels worden genomen waarbij jij in jouw jaar het initiatief mag en moet nemen. Probeer met humor en met de nodige flexibiliteit de Club te leiden en geef jong en oud het gevoel zich thuis te voelen; doe het wel serieus. Zo draag je bij aan de verdere ontwikkeling van Rotary tot een dynamische organisatie die probleemloos en flexibel kan inspelen en reageren op de noden van alle dag. 4. Districtsorganisatie / -commissies / - functionarissen en hun taken Het District beschikt over een Districtsstaf, Assistent Gouverneurs (AG s), Districtscommissies, Districtsfunctionarissen en Regio Coördinatoren waar altijd een beroep op kan worden gedaan. De meest actuele samenstelling van de commissies staat op Daarnaast is ook en overzicht te vinden in het LEAD en het Jaarboek dat door de RAN wordt uitgegeven. A. De Districtsstaf ( ) Er is sprake van een kleine staf en een grote staf. De kleine staf fungeert als het dagelijks bestuur van het district. 22

23 Samenstelling kleine staf: Gouverneur (DG) A. Peters (Albertjan) o RC Enschede Oud Gouverneur (IPDG) H.H. Valkhof (Henk) o RC Oosterbeek-Kabeljauw Ink. Gouverneur (DGE) B. Boersma (Bob) o RC Apeldoorn Ink. Ink. Gouverneur (DGN) C. Kuijpers (Carla) o RC Nunspeet Districtssecretaris J. de Vries (Jacques) o RC Oosterbeek-Kabeljauw Vz PR en Communicatie R. Admiraal (Rob) o RC Enschede Zuid. Samenstelling grote staf: Naast de leden van de kleine staf zitten daarin de Assistent Gouverneurs en de voorzitters van de districtscommissies. Een aantal Assistent Gouverneurs neemt, na vaak jarenlange inzet, afscheid. Er is nog niet in alle vacatures voorzien. Waar dat het geval is, hebben zittende AG s de bereidheid uitgesproken om voor continuïteit te zorgen. Bij de opstelling van deze notitie waren de Assistent Gouverneurs: Vanaf 1 juli 2012 Regio I Annette Olree ([email protected]) Regio II Els van de Ven ([email protected]) Regio III Dirk Hoekendijk ([email protected]) Regio IV Maria van Schaijik ([email protected]) Regio V Michael Kors ([email protected]) Regio VI en VII Agnes Wolfkamp ([email protected]) 23

24 In de kleine staf krijgen, naast de gebruikelijke taken enkele doelstellingen bijzondere aandacht door het instellen van een portefeuillehouderschap. De DG zal in dit jaar bijzondere aandacht geven aan het ledenbeleid. De DGE is portefeuillehouder voor alle zaken betreffende Jeugd. De IPDG is portefeuillehouder TRF Taak Districts Gouverneur (DG) o.a.: Het uitdragen van het gedachtegoed van Rotary en het bevorderen van activiteiten die daaraan bijdragen op het niveau van een club, meerdere clubs, het district, meerdere districten. Optreden als intermediair tussen Clubs in het District en Rotary International waaronder het toepassen en behouden van de regels die binnen Rotary gelden volgens de Manual Of Procedure (MOP) uitgave Afleggen van de officiële Clubbezoeken. Bewaken van de Districtsbegroting, die door de Districts Assembly is goedgekeurd. Uitreiken van Rotary Onderscheidingen aan Rotarians en Clubs. Benoemen van de leden van Districtscommissies en Functionarissen. Overleg over de activiteiten van deze commissies. Vertegenwoordiger van het district in het Landelijke Gouverneursberaad (GB), het college van Nederlandse Gouverneurs, dat Multi District en District overstijgende aangelegenheden behandelt en coördineert. Zo nodig bemiddelend optreden in probleemsituaties en nieuwe ontwikkelingen. Benoemen van en het samenwerken met de zeven Assistent Gouverneurs en de Districtsvoorzitters en overige Districtsfunctionarissen. Het (laten) organiseren van een Districtsconferentie. 24

25 Taak van de Districtssecretaris Draagt bij aan het Districtsbeleid en aan de uitvoering van besluiten van de Staf. Geeft mede richting aan de organisatieontwikkeling in het district. Is in dat kader nauw betrokken bij de organisatie van Pre-Pets, Pets en Assembly en bij de scholing van AG s en clubsecretarissen. Draagt bij aan het districtsbeleid en aan de uitvoering van besluiten van de Staf. In overleg met de DG bereidt hij de vergaderingen van kleine en grote staf voor en zorgt voor het vastleggen van de besluitvorming. En voor de verspreiding van die informatie. In voorkomende gevallen ondersteunt hij DG, DGE, DGN. 25

26 B. De Assistent Gouverneurs (AG) en de 7 regio s Noord-Veluwe I Stedendriehoek II Veluwezoom IV III V Arnhem e.o. Achterhoek 26

27 Twente-Noord VI Twente-Zuid VII Elke Regio heeft een eigen AG, die fungeert als intermediair tussen de Rotaryclubs en de DG. In nauw overleg met de Gouverneur onderhoudt de AG het contact met de clubs, commissies en overige functionarissen in het District. De AG ondersteunt en adviseert de DG en is vrij alle bijeenkomsten in het District bij te wonen. De AG is tevens het eerste aanspreekpunt voor een Club. De AG treedt op als voorzitter van het Regionaal Bestuurs contact (RBC). Bij toerbeurt zijn Rotaryclubs gastheer van het RBC. 27

28 Deze bijeenkomsten vinden plaats in het voorjaar van 2012 en worden vervolgd in het najaar van Zij vervullen een belangrijke rol in het uitwisselen van informatie over projecten en andere activiteiten van Rotaryclubs. Voorts kan hier de basis worden gelegd voor eventuele samenwerkingsverbanden en kunnen de Regio Coördinatoren hun specifieke zaken aan de orde stellen. Regio I - Noord-Veluwe AG: A.Olree (Annette)-RC Hattem-Heerde Rotaryclubs: Epe, Ermelo, Ermelo-Putten, Harderwijk, Hattem- Heerde, Nunspeet en Oldebroek Regio Coördinatoren: Rotary Foundation C. van den Bosch (Cees), RC Oldebroek Water A.R. Feijen, (Bert) RC Epe Jeugd E. J. van de Fliert (Evert), RC Oldebroek Vocational L. Van Diepenbruggen (Lily), RC Epe Job Rotary H.G. Thijssen (Harry), RC Oldebroek 28

29 Regio II - Stedendriehoek AG Els van de Ven-RC Apeldoorn Rotaryclubs: Apeldoorn, Apeldoorn-Noord, Apeldoorn-Sprengen, Apeldoorn-'t Loo, Apeldoorn-Zuid, Brummen-Engelenburg, Deventer, Deventer-IJssel, Deventer-Noord, Eerbeek-Zutphen, Gorssel-Zutphen Voorst. Regiocoördinatoren: Rotary Foundation R.T. Thomson (Robert), RC Apeldoorn-Noord Water G. Porte (Gerrit), RC Apeldoorn-Sprengen Jeugd J.R. Beversluis (Joost), RC Deventer Vocational H. A. van Andel (Heimen), RC Apeldoorn-Noord Job Rotary Regio III Arnhem e.o. AG: D. Hoekendijk (Dirk) - RC Arnhem Rotaryclubs: Arnhem, Arnhem-IJssel, Arnhem-Oost, Arnhem-Rijn, Arnhem-Huissen, Duiven, Rheden-Rozendaal, Rozendaal- Veluwezoom, Zevenaar. Regiocoördinatoren: Rotary Foundation Water A.G.H. Koning (Alex), RC Rheden-Rozendaal Jeugd G.J. den Daas (Gert-Jan) RC Arnhem-IJssel Vocational J. J. van Berkel (Joan), RC Rheden-Rozendaal Job Rotary D. J. van Werkum (Dirk Jan), RC Rozendaal-Veluwezoom 29

30 Regio IV Veluwezoom AG: M.A.J. van Schaijik (Maria) - RC Wageningen-Bergpoort Rotaryclubs: Bennekom, Ede, Ede-Hoekelum, Ede-Kernhem, Oosterbeek, Oosterbeek-Kabeljauw, Wageningen en Wageningen- Bergpoort. Regiocoördinatoren: Rotary Foundation J.M. Medenbach( Judith), RC Wageningen-Bergpoort Water A. van Schaveren (Andre), RC Oosterbeek-Kabeljauw Jeugd J. Weenink (Joke), RC Oosterbeek Vocational I. Stadhouders (Ingeborg), RC Wageningen Job Rotary J. B. Bos (Jan), RC Bennekom Regio V Achterhoek - AG: M.H. Kors (Michael) RC Barchem Rotaryclubs: Aalten-Wisch, Achterhoek-Oost, Barchem, Bergh, Berkel, Doesburg, Doetinchem, Doetinchem-Oude IJssel, Vorden- Zutphen, Zelhem-Bronckhorst, Winterswijk, Zutphen. Regiocoördinatoren: Rotary Foundation A.H. Schaars (Anton), RC Doetinchem Water L. Zwart (Lourens), RC Doetinchem - Oude IJssel Jeugd H. Wijgersgangs (Harm), RC Winterswijk Vocational H.A.R. Formijne Jonkers (Henk), RC Barchem Job Rotary H. Abeln- Braber (Heleen), RC Doetinchem T. ten Have (Ton), RC Doetinchem 30

31 Regio VI - Twente-Noord AG: A. M. Wolfkamp (Agnes) - RC Enschede Rotaryclubs: Almelo, Ambt Almelo, Bathmen-de Schipbeek, Hellendoorn-Nijverdal, Oldenzaal, Ootmarsum, Rijssen, Twenterand en Wierden. Regiocoördinatoren Rotary Foundation M. Eekers (Albert), RC Hellendoorn-Nijverdal Water W.C.P.M. Bots (Wim), RC Vriezenveen Jeugd B. Reith (Brigit), RC Twente-Zuid AM Vocational Drs. J. G. van Hoek (Jaap), RC Almelo-Ambt Job Rotary M. van Geel (Maud), RC Almelo-Ambt Regio VII - Twente-Zuid AG: A. M. Wolfkamp (Agnes) - RC Enschede Rotaryclubs: Delden-Borne, Enschede, Enschede-Kwartier, Enschede-Noord, Enschede-Zuid,, Haaksbergen, Hengelo, Hengelo- Driene, Hengelo-Enschede-Dubbelstad, Neede en Twente-Zuid-AM. Regiocoördinatoren: Rotary Foundation K. Jager( Karin), RC Haaksbergen Water K.M.M. van Beurden (Karin), RC Enschede Zuid Jeugd B. Reith (Brigit), RC Twente-Zuid AM Vocational W. Sticker (Willy), RC Delden-Borne Job Rotary M. van Geel (Maud), RC Almelo-Ambt 31

32 C. De Districtsadviesraad (DAR) De DAR bestaat uit de vijf meest recente Oud Gouverneurs (PDG s). Taak is o.a. te adviseren over een nieuwe Ink. Gouverneur en gevraagd en ongevraagd de DG te adviseren. Samenstelling DAR (2012 /2013): A. Peters (Albertjan) RC Enschede H. Valkhof ( Henk) RC Oosterbeek-Kabeljauw M Koebrugge (Marianne) RC Rijssen R.P.F. Seijn (Remco) RC Apeldoorn t Loo N.P.A. van de Gevel (Nico) RC Deventer H. Olde Riekerink (Henk) RC Ootmarsum D. De Districtsvertegenwoordigers Council of Legislation (COL) in 2013 P.J.G. Baselaar (Piet) R.P.F. Seijn (Remco) 32 RC Arnhem RC Apeldoorn t Loo E. Commissie Media & Communicatie Het jaar levert de commissie bijdragen aan het werk van de Taskforce Ledenbeleid. De commissie heeft als taak: Het adviseren van de DG over Media- en Communicatieaangelegenheden. Het verder realiseren van internet als ruggengraat van de interne en externe communicatie van D Het actief ondersteunen van alle Club PR-functionarissen door o.a. het voorzien in een werkzaamheden-checklist en het opzetten van lokale en regionale contacten. Het adviseren en ondersteunen bij het realiseren van Clubwebsite s in LEAD en het aanbieden van workshops en trainingen op PR-gebied voor functionarissen van Rotaryclubs en het District. Het adequaat (laten) vertegenwoordigen van het District 1560 op landelijk niveau.

33 Samenstelling Commissie Media & Communicatie: R. Admiraal (Rob), Voorzitter RC Enschede P. Meijwaard (Pauline), Districtsredacteur/Redacteur Rotarian RC Arnhem B. Tesink (Berry), Districtswebmaster RC Wierden M.H. Zwaan (Miriam), Contentmanager / res Districtsredacteur RC Arnhem ([email protected]) A.Kerpisci (Atilla), lid [email protected] RC Oldenzaal) M.E. Lassche (Marleen), lid [email protected] Apeldoorn F. De Districtstrainingscommissie Voorzitter: Rikky Dekkers [email protected]. Bijdragen aan de ontwikkeling van trainingsprogramma s voor districts- en clubfunctionarissen. Adviseren en ondersteunen van DG en zijn staf op het gebied van opleidingsbeleid. Het ontwikkelen en verzorgen van trainingen (op het gebied van leiderschap in een vrijwilligers organsatie en ten aanzien van meer uitvoerende vaardigheden zoals: LEAD-gebruik voor secretarissen, LEAD voor leden, internetgebruik) op districtsniveau en bij de Rotaryclubs. 33

34 G. De Districtscommissie Ledenbeleid Voorzitter: P.J.G. Baselaar - RC Arnhem Vormt de kern van een te starten team van (ervarings-) deskundigen die clubs met plannen voor nieuw ledenbeleid actief kunnen ondersteunen. Geeft de DG gevraagd en ongevraagd advies over het ledenbeleid in het district. Stimuleert en adviseert bestaande clubs over behoud en groei van het aantal leden. Daarbij gebruikmakend van kennis over wervingsmethoden en uit statistisch onderzoek zoals samenstelling naar grootte, leeftijd, geslacht, enzovoorts. Legt contact met clubs indien geïnteresseerden in het lidmaatschap zich aanmelden op de landelijke Rotary site. Verzamelt gegevens van alumni van Rotaryprogramma's ten behoeve van ledenwerving door clubs. Organiseert jaarlijks een voorlichtingsbijeenkomst voor nieuwe leden en voor ledenbeleidsfunctionarissen van clubs. Onderzoekt mogelijkheden in district voor nieuwe clubs en bevordert oprichting daarvan in opdracht van DG. H. De Financiële Commissie Voorzitter: F. Schutte - RC Enschede Adviseert en assisteert bij het opstellen van de Districtsbegroting, verifieert de Districtsjaarrekening en rapporteert de District Assembly op 24 maart 2012 over hun bevindingen. Voorts geven zij advies over de begrotingen en jaarrekeningen van Landelijke Rotary instellingen zoals de RAN en MDJC. 34

35 I. Jeugdzaken Jeugdactiviteiten vinden vooral op Regionaal / Clubniveau of op landelijk niveau plaats. De landelijke activiteiten worden georganiseerd en uitgevoerd door de Stichting Rotary Multi Districts Jeugdzaken (MDJC) en heeft o.a. betrekking op de inkomende en uitgaande Jaarkinderen, Short Term Exchanges, het Vlielandkamp, Handicamp, New Generation Exchange (NGE) en Rotaract. De Districtsjeugdcommissaris District jeugdcommissaris J.Vos (Joop) - RC Arnhem Deze onderhoudt de kontakten met het MDJC, stimuleert Jeugdactiviteiten in het District en coördineert en overlegt met de Regio Jeugdcoördinatoren. De Regio Jeugdcoördinator Iedere Regionale Jeugdcoördinator fungeert als coördinator voor zijn Club Jeugdfunctionarissen. Dit kan tijdens afzonderlijke vergaderingen of tijdens een RBC. Hij/zij is ook verantwoordelijk voor de organisatie van de Regionale voorselectie en in overleg met de Districtsjeugdcoördinator de aanmelding van kandidaten voor de nationale selectie van uitwisselingskandidaten. Club Jeugdcommissie Iedere club heeft (bij voorkeur) een Club Jeugdcommissie. De activiteiten zijn voornamelijk gericht op het geven van voorlichting over de vele uitwisselingsmogelijkheden, het voordragen en onderhouden van kontakten met uitwisselingskandidaten en met jongeren die in het verleden zijn uitgezonden. Ook het in clubverband voorbereiden van de ontvangst van een jaarkind of één of meer exchange students behoort tot de taak. Daarnaast is het goed Clubleden enthousiast te maken om Jeugd actief te ondersteunen, zoals, het opzetten van een jeugdhonk, begeleiding van gehandicapte jongeren, hulp aan ontspoorde jongeren, assistentie aan jeugdinrichtingen, beroepenvoorlichting, RYLA managementgame, dilemmaspel, sollicitatietraining en het aanbieden van stageplaatsen. 35

36 J. New Generations Exchanges (NGE) Districtscoördinator : D. Wever (Daan) RC Enschede NGE is een programma waarin jongeren tussen de 15 en 19 jaar de kans krijgen om een aantal weken een kort bezoek te brengen aan een ander land of voor een jaar een gerichte studie / opleiding te volgen. K. De Districtscommissie The Rotary Foundation (TRF) en World Community Service (WCS) Voorzitter TRF Commissie: Dhr Henk Valkhof RC oosterbeek Kabeljauw De Rotary Foundation is het belangrijkste financiële vehikel voor ondersteuningsprogramma s van Rotary. In verband met belastingwetgevingsregels is TRF georganiseerd als een relatief zelfstandig opererende organisatie binnen Rotary International. Met het oog op de komende structurele veranderingen in de TRFaanpak met ingang van 1 juli 2013 (Het Future Visoin Plan) is er internationaal tevens nagedacht over een verduidelijking van de doelen van TRF. Haar primaire taak is om world understanding, goodwill en vrede te bevorderen door de verbetering van gezondheid, de ondersteuning van onderwijs en de verlichting van armoede. De wereldwijde TRF-programma s die (deels) door de TRF worden gefinancierd, zijn: Study Program, Ambassadorial Scholarships en Rotary Grants for University Teachers. Humanitaire programma s, waarvoor de volgende vijf soorten Grants bestaan: Districts Simplified Grants (lokale projecten), Volunteer Service Grants, twee soorten Matching Grants en Health, Hunger and Humanity (3-H) Grants. Polio Plus programma (zie ook ). 36

37 Educatieve en Culturele programma s, zoals de Group Study Exchange, de Rotary Centers for International Studies in Peace and Conflict Resolution, Rotary Peace and Conflict. Al deze programma s leveren een bijdrage aan het bevorderen van tolerantie tussen mensen, hetgeen uiteindelijk leidt tot wederzijds begrip en vrede. TRF kent drie separate fondsen: Het Annual Programs Fund, een zogenaamd doorstroomfonds waarvan alle gelden drie jaar na inleg via het District Designated Fund en het World Fund worden besteed aan programma s van TRF. Hiermee wordt een zekere continuïteit van projecten gegarandeerd en is ruim van te voren bekend hoeveel geld een District ter beschikking staat; Het Polio Plus Fund, nu bekend om de 50 per lid actie n.a.v. de gift van Bill Gates, en Het Permanent Fund, dat meestal geld ontvangt in de vorm van legaten, opbrengsten van zgn. private trusts of speciale donaties. De gelden worden in eeuwigheid belegd en met de opbrengsten wordt de hoofdsom tegen inflatie beschermd en wordt TRF via het World Fund in staat gesteld langdurig nieuwe projecten te ondersteunen zonder dat die steun afhankelijk is van donaties in enig jaar (zoals het Annual Fund). De bijdragen van Rotarians en Rotaryclubs aan de TRF zijn vrijwillig, echter zij zijn wel een belangrijke voorwaarde om in aanmerking te komen voor een Grant. De intentie is om de procedures voor het aanvragen van Grants nog verder te vereenvoudigen en de samenwerking op alle niveaus binnen Rotary te verstevigen waardoor aanvraagprocedures voor Grants aanzienlijk worden verkort. Zie ook voor panklare projecten. 37

38 De taak van de Districtscommissie TRF is dan ook: Het beoordelen van en behulpzaam zijn bij aanvragen voor Grants. Het verzorgen van alle Grant aanvragen bij TRF in Evanston, USA. Het beheren van het District Designated Fund (DDF), $ voor , waarvan 20 % besteed kan worden aan lokale projecten, de zgn. District Simplified Grant. De DG adviseren m.b.t. de besteding van DDF gelden. Het organiseren van het TRF-seminar op 24 nov 09. Het op verzoek verzorgen van presentaties over de Rotary Foundation. Het begeleiden van Scholarships van in Nederland studerende buitenlandse jongeren. Het stimuleren van Rotarians en Clubs om (vrijwillig) te doneren aan de Rotary Foundation Annual Programs Fund en het zorgen voor de administratieve vastlegging van deze jaarlijkse vrijwillige bijdragen van de Rotaryclubs. Met ingang van 1 januari 2014 zal de wijze van organisatie van het TRF programma aanzienlijk worden aangepast. Nu al zijn er in Nederland Pilot projecten gaande in District 1600, waar de uitgangspunten zoals neergelegd in het Future Vision Plan worden toegepast bij het verwerven van gelden uit TRF fondsen. Een belangrijk kenmerk daarvan is de sturingsmogelijkheid met middelen vanaf het Districtsniveau. In het jaar zullen wij ons daarop verder moeten voorbereiden. De districtscommissie TRF zal worden gevraagd daarvoor op korte termijn voorstellen te doen. 38

39 L. De Group Study Exchange Commissie Voorzitter: Jonaske de Ruiter De GSE Commissie maakt deel uit van The Rotary Foundation (TRF) en organiseert voor jongeren tussen de 25 en 40 jaar die minimaal twee jaar werkervaring moeten hebben en geen familie van Rotarians mogen zijn - de gelegenheid om gedurende een periode van ongeveer vier weken de cultuur van een ander land te beleven en vooral te ervaren hoe hun beroep in dat land wordt uitgeoefend. Een GSE-team uit het District staat onder leiding van een Rotarian / teamleider. De GSE Commissie draagt ook zorg voor de voorbereiding en het programma voor het buitenlandse exchange team dat ons District bezoekt. In het voorjaar van 2011 bezocht het GSE-team van District 2800 uit Japan ons land. In het voorjaar van 2012 gaan vanuit ons District 1560, vier jongeren en één begeleider het District 2800 in Japan bezoeken. De in vet gedrukte clustertrekkers overleggen met de GSE commissie over de invulling van het programma. Voor zijn wij in overleg met mogelijke partners in India. Cluster 1 Deventer, Deventer-IJssel, Deventer-Zuid Cluster 2 Brummen-Engelenburg, Eerbeek-Zutphen, Gorssel- Zutphen Cluster 3 Oosterbeek-Kabeljauw, Oosterbeek, Arnhem-Rijn Cluster 4 Wierden, Bathmen-De Schipbeek, Hellendoorn-Noord, Rijssen, Twenterand Cluster 5 Barchem, Berkel, Vorden-Zutphen, Zutphen Cluster 6 Twente-Zuid, Delden-Borne, Hengelo, Hengelo-Drienen, Oldenzaal 39

40 M. De Commissie Vocational Service Voorzitter: H.A.R. Formijne Jonkers (Henk), RC Barchem Vocational Service vormt de basis van Rotary. Vooral in tijden van globalisering en van verharding van de maatschappij is het van groot belang dat Rotarians binnen hun Clubs in gesprek blijven over de invulling van hun beroep, hoe met elkaar wordt omgegaan en op welke wijze dit kan worden verbeterd. Ook is het van belang om de vraag te stellen welke bijdrage Rotary aan de samenleving kan leveren. Rotaryclubs kunnen een belangrijk platform zijn voor maatschappelijke discussie en kunnen een bijdrage leveren aan maatschappelijke discussie op lokaal niveau. Eigenlijk is dat een opgave, die we onszelf geven. Door de brede spreiding van leden over classificaties zijn we in staat om dat op een evenwichtige wijze te doen. Vocational Service biedt de mogelijkheid om kennis te nemen van andere beroepen en maatschappelijke betrekkingen van Rotarians en de hierbij opgedane ervaringen. Tevens bevordert Vocational Service het hanteren van hoge normen en waarden bij de beroepsuitoefening (beroepsethiek) en in het dagelijkse leven. De Commissie houdt zich bezig met het ontwikkelen van initiatieven om Rotarians en Clubs ideeën aan te reiken die van belang zijn voor het vormgeven van de Rotary gedachten op het gebied van de beroepsethiek, het doen van aanbevelingen om Vocational Service meer in de Clubs te laten leven, het begeleiden van workshops, te organiseren samen met de Opleidingscommissie, waarbij ethische dilemma s aan bod komen en hoe om te gaan met een beroepspraatje en levensbericht. Het idee is om op termijn een database op te zetten met Best-Practices. 40

41 N. De Commissie Job Rotary Voorzitter: W.J.M. Gerards (Wim) - RC Oldebroek Deze commissie heeft tot doel om werkzoekenden die ouder zijn dan 40 jaar te ondersteunen bij het realiseren van een nieuwe baan. Daarbij wordt waar mogelijk het uitgebreide netwerk van Rotary bij bedrijven en instellingen ingezet. De werkzoekenden worden individueel begeleid door mentoren die lid zijn van een Rotaryclub. Naast begeleiding van kandidaten wil het ook een stuk maatschappelijke bewustwording veroorzaken. Deze is dan gericht op het onder de aandacht brengen van de problematiek van werklozen bij de lokale en nationale politiek. O. De Commissie Rotary Youth Leadership Awards (RYLA) Voorzitter NL RYLA A.J. van Dijk (Fons) o RC Rozendaal-Veluwezoom Voorzitter NL-deel Int. RYLA D. Wever (Daan) o RC Enschede In het programma van de RYLA staat de ontwikkeling van leiderschapscapaciteiten van jonge mensen in de leeftijd van 20 tot 26 jaar centraal. Aan de hand van een managementspel en een professionele casus helpen Rotarians de managementkwaliteiten van deze jonge mensen verder te ontwikkelen. De wisselwerking tussen ervaring en jeugdig enthousiasme levert inspirerende weekeinden op. RYLA s worden georganiseerd samen met Rotaracters, jonge mannen en vrouwen tussen de 18 en 30 jaar, studerend of werkend. Rotaract Clubs hebben overeenkomstige doelstellingen als Rotary. 41

42 De deelnemers worden tijdens het weekeinde intensief op de proef gesteld met betrekking tot een aantal basisvaardigheden zoals: verbale communicatie, management -, sociale -, en onderhandelingsvaardigheden. De internationale Ryla vindt plaats in oktober of november 2012, naar alle waarschijnlijkheid opnieuw te Papenburg in Duitsland. De nationale Ryla was gepland voor 13, 14 en 15 april 2012 in de Drienerburght (Universiteit Twente). De kosten van dit weekend worden grotendeels afgedekt door de Rotaryclubs die de deelnemers inschrijven en sponsoren. Elke deelnemer betaalt zelf een kleine eigen bijdrage. Om te kunnen deelnemen moeten kandidaten aan een aantal minimale eisen voldoen, waarbij het niet uitmaakt of men nog studeert dan wel werkt. Gezocht worden veelbelovende jongeren tussen de 20 en 26 jaar die geïnteresseerd zijn in management en hun vaardigheden verder willen ontwikkelen. P. De Werkgroep Water Voorzitter: W.C.P.M. Bots (Wim) - RC Vriezenveen. Door het opzetten van kleinschalige projecten van gezond drinkwater / sanitatie en daardoor het verbeteren van de hygiëne kan op lokaal niveau, in ontwikkelingslanden de (kinder)sterfte aanzienlijk afnemen. De werkgroep Water heeft als taak: Het optreden als informatieplatform voor Rotaryclubs. Het stimuleren van Rotaryclub activiteiten en het bewust maken van Rotarians van de noodzaak om (kleinschalige) waterprojecten in ontwikkelingslanden door te voeren; het adviseren over het opzetten van projecten, eventueel met steun van Nederlandse waterleidingbedrijven en Aqua4all (makelaar en verdubbelaar); het coördineren van Rotaryclub- of Multi Rotaryclubacties. De Werkgroep Water organiseert in de maand maart 2012 Wereldwaterdag een Water Seminar in Arnhem. 42

43 Q. Rotaract Rotaract is een wereldwijde organisatie van op zichzelf staande serviceclubs voor jongeren van beiderlei kunne (in de leeftijd tussen 18 en 30 jaar, studerend of werkend). Rotaract is gelieerd aan Rotary en heeft haar doelstellingen dan ook gemeen met die van Rotary International. Rotaract telt ± leden verdeeld over ± 7200 clubs in 152 landen. Men richt zich vooral op dienstbaarheid aan de maatschappij door het organiseren van projecten op sociaal en ecologisch gebied, zowel in binnen- als in het buitenland. Anderzijds zijn de leden van Rotaract ook een doel op zich. Door het organiseren en volgen van trainingen, workshops en projecten doen Rotaracters ervaring op en zijn er veel leermomenten. Het verdient aanbeveling dat Rotaryclubs regelmatig contact met Rotaract Clubs in de eigen omgeving onderhouden en hen op gezette tijden uitnodigen. Het geeft de leden van de Rotaryclub de gelegenheid samen te werken met jonge volwassen mensen, die streven naar internationale vriendschap door dienstverlening en wederzijds begrip. Bovendien zijn Rotaracters potentiële leden voor een Rotaryclub. De laatste jaren is sprake van een teruglopende aandacht voor Rotaract. Het is van groot belang, dat nieuwe Rotaract Clubs worden opgezet en door Rotaryclubs worden gesponsord. Daarbij wreekt zich dat er een vacature is voor de functie van Districtsadviseur Rotaract. Deze onderhoudt niet alleen contact met Rotaract Clubs, maar steunt ook bij de oprichting en participeert in de Landelijke Commissie Rotaract. 43

44 R. De Club van Past Rotarians Deze zijn verenigd in een Federatie ( met als doel de Rotarybeginselen en de Rotarygeest met hun leden onderling levend te houden. Zij staan open voor iedereen die lid is geweest van een Rotaryclub. Omdat Rotary International een Club van Past Rotarians niet als serviceclub accepteert, is een lidmaatschap van zowel een Rotaryclub als van een Past Rotarians Club mogelijk. De Gouverneurs van de zeven Rotarydistricten in ons land en de Federatie van Clubs van Past Rotarians hebben een convenant gesloten, onder andere over de onderlinge communicatie (zie ook het Jaarboek). Uit de praktijk is gebleken dat de vergrijzing van Rotary wereldwijd een remmende invloed heeft op de groei en dus op de verjonging van Rotaryclubs. Jonge potentiële leden worden mogelijk afgeschrikt door het hoge gehalte grijs in een Rotaryclub. Verjonging van Rotaryclubs is dan ook noodzakelijk. Dat kan door het uitreden van oudere leden of door een betere acceptatie en begeleiding van jonge leden door oudere leden. Rotary International kent officieel geen leeftijdgrens. Het is aan de voorzitter om hiervoor verstandig beleid te ontwikkelen. Plaats willen maken voor jongere leden is zeker Service Above Self. Bovendien is de Club van Past Rotarians een logisch vervolg op Rotary, omdat men lid is van een Rotaryclub, waar fellowship hoog in het vaandel staat. Voor clubs die meer informatie en advies willen hebben op dit gebied heeft de Districtsstaf Paul Burgers oud voorzitter van de Federatie van Past Rotarians, bereid gevonden om als adviseur en coördinator voor D 1560 op te treden. 44

45 S. Vereniging Inner Wheel ( Dit is een internationale organisatie, actief in 101 landen en met meer dan leden. Lid kunnen worden de echtgenoten of partners van Rotarians (m/v). Eenmaal lid kan men altijd lid blijven. De Vereniging Inner Wheel Nederland is aangesloten bij de Stichting Serviceclubs in Nederland (SIN). De doelstellingen zijn: Bevorderen van onderlinge oprechte vriendschap. Samen actief zijn in het vervullen van sociale en servicegerichte taken. Internationaal begrip en verdraagzaamheid. T. Stichting Serviceclubs In Nederland SIN ( SIN is sinds 1974 een platform voor Serviceorganisaties in Nederland. Aangesloten zijn: Rotary, Soroptimisten, Inner Wheel, Lions, Junior Kamer, Zonta, Kiwanis, Ladies' Circle, Fifty-One, Round Table, Rotaract en Leo's. Door deelname van Rotary in deze Stichting bestaan er mogelijkheden voor medefinanciering van Clubprojecten in ontwikkelingslanden door Cordaid, Oxfam-Novib, Icco, Share-People, NCDO, Pum, Simavi en Vso. Voor projecten in Nederland: het Prins Bernhard Cultuurfonds, Oranjefonds, Start Foundation en Cordaid. 45

46 Bijlage A: Geldstromen in Rotary Rotarian contributie / vrijwillige bijdrage Club RI Club Districtscontributie TRF Contribtutie $24 per half jaar Eigen kosten 56 per jaar Vrijwillige bijdrage Afdracht via RI Zürich Afdracht via RAN Afdracht via RAN aan RI Zürich Aangewend voor Aangewend voor Doorgegeven aan RI Board Secretariaat RI Opleiding DGE s Kosten DG s Algemene districtskosten * Kosten Districtsscommissies * Kosten Districtssconferentie DGE / DGN *Reis, verblijf, Telefoon, e.d. DG *Kosten voor zover door RI niet vergoed RAN *Districtssadministratie * Kosten DE ROTARIAN * Kosten Jaarboek * Kosten Landelijk Jeugdwerk The Rotary Foundation 46

47 Voorts doet een Rotaryclub mogelijk nog afdrachten voor het Regionale Jeugdwerk t.b.v. Jaarkinderen, participatie in Job Rotary en afdrachten aan Rotary Doctors. 47

48 Bijlage B: Voorbeeld Jaarplan Voorbeeld van mogelijke inhoud van een Jaarplan van een Rotaryclub: Voorwoord van de voorzitter Doelstelling van Rotary Lijst met Charterleden Info van de Secretaris en Penningmeester Gegevens over de Rotaryclub (locatie van de bijeenkomst, oprichtingsdatum etc.) Info over de president van Rotary International en zijn jaarthema Info over de Gouverneur en zijn actieplan. Samenstelling bestuur, vergaderdata en vergaderlocatie Samenstelling en Jaarplannen van de Commissies Commissie Club Service met Webmaster, Public Relations functionaris en Verslag Commissie (o.a. clubweekberichten) Commissie Vocational Service (met info over 4 way-test) Commissie Community Service Commissie International Service Ledencommissie / Classificatiecommissie met o.a. uitgangspunten leden- en classificatiebeleid, opengestelde classificaties, profielschets kandidaat-lid, procedure voorstellen nieuw lid, aanmeldingsformulier kandidaat-lid, aanpak en begeleiding nieuwe leden Programmacommissie Commissie Jeugdzaken Eventuele overige commissies / commissarissen en functionarissen Jaarprogramma met een voorlopige planning van onder andere 3 of 5 min praatjes, bedrijfsbezoeken, levensberichten, fire sides, beroepspraatjes, verjaardagen, jubilea, activiteiten van de verschillende commissies, 48

49 Regionale en Districtsactiviteiten zoals het Regionale Bestuurscontact, de Districtsconferentie, Workshops, Seminars en het Gouverneursbezoek. Lijst met - en postadressen, telefoonnummers en classificaties. 49

50 Bijlage C: Activiteitenoverzicht DG Albertjan Peters Versie 1 september 2012 Juli 2012 Zaterdag 30 juni Gouverneursoverdracht 1560 Enschede uur Donderdag 5 juli Kleine stafvergadering Saxion Deventer Grote stafvergadering uur Zaterdag 7 juli cursusdag AG Doorwerth 9 uur Dinsdag 10 juli GB vergadering uur Dinsdag 24 juli GB Skype 9-10 uur Augustus 2012 Donderdag 09-Aug Kleine stafvergadering Oldenzaal uur Dinsdag 14 aug GB vergadering Maandag 27-Aug DG-bezoek RC Zutphen uur Dinsdag 28-Aug GB Skype 9-10 uur Dinsdag 28-Aug DG-bezoek RC Ermelo-Putten uur Woensdag 29-Aug DG-bezoek Bergh uur Donderdag 30-Aug DG-bezoek Ambt Almelo en Almelo uur Borne broek Vrijdag 31-Aug DG-bezoek Eerbeek Zutphen uur September 2012 Zaterdag 01-Sep Cursusdag AG Doorwerth 9 uur Dinsdag 04-Sep DG-bezoek RC Apeldoorn uur Woensdag 05-Sep DG-bezoek RC Apeldoorn t Loo 7.00 uur Donderdag 06-Sep Kleine stafvergadering uur Donderdag 06-Sep Grote stafvergadering uur Dinsdag 11 sept GB en GBE vergadering uur Dinsdag 11-Sep DG-bezoek RC Bathmen-Schipbeek uur + Rijssen in Markelo Woensdag 12-Sep DG-bezoek RC Wierden uur Maandag 17-Sep DG-bezoek RC Nunspeet uur Dinsdag 18-Sep DG bezoek Twente Zuid AM 7.00 uur 50

51 Carelshaven DG-bezoek RC Vorden-Zutphen uur Woensdag 19-Sep DG-bezoek RC Arnhem Rijn uur Donderdag 20-Sep DG-bezoek Ede Kernhem uur Donderdag 20-Sep DG bezoek Oldebroek Hattem Heerde te Wezep Vrijdag 21-Sep DG-bezoek Winterswijk 11:00 uur voorbespreking Maandag 24-Sep DG-bezoek RC Achterhoek Oost uur Dinsdag 25 sept BG Skype 9-10 uur Dinsdag 25-Sep DG-bezoek RC Berkel + RC Barchem 7.00 uur Dinsdag 25-Sep DG-bezoek RC Arnhem Huissen uur Woensdag 26-Sep RBC Regio III RC Rozendaal Veluwezoom de Steeg uur uur Pre RBC Donderdag 27-Sep RBC Regio V RC Zelhem Bronckhorst uur Bij M. Kors thuis Vrijdag 28-Sep DG-bezoek Bennekom uur Oktober 2012 Maandag 1 okt DG-bezoek RC Ermelo uur Maandag 1 okt RBC Regio I RC Ermelo uur Dinsdag 2 okt DG-bezoek RC Ootmarsum uur Woensdag 3 okt DG-bezoek RC Aalten -Wisch uur Woensdag 3 okt DG-bezoek RC Arnhem uur Donderdag 4 okt RBC Regio VII RC Neede uur Donderdag 4 okt DG-bezoek RC Enschede-Noord + Zuid uur Hanninkshof Maandag 8 okt DG-bezoek RC Hellendoorn- Nijverdal uur Dinsdag 9 okt GB vergadering uur Dinsdag 9 okt RBC Regio IV RC Wageningen uur (Bob Boersma) Dinsdag 9 okt Avond symposion Vocational 20uur Apeldoorn ROC Aventus Woensdag 10 okt DG-bezoek RC Hengelo Enschede uur Dubbelstad Donderdag 11 okt Kleine stafvergadering uur 51

52 Donderdag 11 okt DG-bezoek RC Neede en Haaksbergen uur t Hagen Maandag 15 okt DG-bezoek RC Apeldoorn Zuid uur Dinsdag 16 okt DG-bezoek RC Twenterand uur Vriezenveen Woensdag 17 okt DG-bezoek RC Oldenzaal uur Donderdag 18 okt RBC Regio VI RC Wierden uur Vrijdag 19 okt DG-bezoek RC Ede 12:00 uur Maandag 22 okt DB-bezoek Doesburg + Doetinchem + Zelhem 18:00 uur in Doesburg? Dinsdag 23 okt GB Skype 9-10 uur Dinsdag 23 okt DG-bezoek Rozendaal Veluwezoom? Woensdag 24 okt DG-bezoek RC Harderwijk uur Donderdag 25 okt DG-bezoek RC Apeldoorn Sprengen uur Donderdag 26 okt RBC Regio II RC Apeldoorn Sprengen uur Herfstvakantie 29 okt 4 nov Woensdag 31 okt DG-bezoek RC Apeldoorn Noord uur November 2012 Donderdag 01-Nov DG-bezoek RC Rheden Rozendaal uur Maandag 05-Nov DG-bezoek RC Brummen-Engelenburg uur Donderdag 08-Nov Kleine stafvergadering uur Donderdag 08-Nov Grote stafvergadering 20 uur Vr t/m zo 9 /11 nov GETS en nov North Sea Rotary Institute Amsterdam ; de Beurs van Berlage 9-11 Rotary Foundation Seminar Dinsdag 13 nov GB vergadering uur Woensdag 14 nov Districtsbijeenkomst Nieuwe leden en TRF Cortenbosch A doorn Donderdag 15-Nov DG-bezoek RC Gorssel-Zutphen uur Vr en za 16 en 17 nov PETS v/d Valk Apeldoorn Maandag 19 nov DG bezoek Arnhem IJssel en Duiven uur Locatie Westervoort Donderdag 22-Nov DG-bezoek Deventer 3 clubs uur Bekekamp Rc. Deventer IJssel Maandag 26-Nov DG-bezoek RC Arnhem-Oost uur 52

53 Dinsdag 27 nov GB Skype 9-10 uur Dinsdag 27-Nov DG-bezoek RC Voorst uur Woensdag 28-Nov Dg bezoek Doetinchem Oude IJssel uur December 2012 Maandag 10-Dec DG-bezoek RC Ede Hoekelum uur Dinsdag 11 dec GB en GBE vergadering uur Dinsdag 11-Dec DG-bezoek RC Epe uur Donderdag 13-Dec Kleine stafvergadering uur Donderdag of vrijdag 27 of 28 dec Gouverneurs Hele dag Roode Koper Januari 2013 Maandag 5-jan Vertrek GSE team naar Calcutta Dinsdag 8 jan GB vergadering uur Donderdag 10-Jan Kleine stafvergadering uur Donderdag 10-Jan Grote stafvergadering uur Donderdag 10-Jan Homestay en Internationale Assembly voor DGE San Diego Dinsdag 15-Jan DG-bezoek RC Wageningen Bergpoort uur Donderdag 17-Jan DG-bezoek RC Zevenaar 17:30 uur Dinsdag 22 jan GB Skype 9=10 uur Dinsdag 22-Jan DG-bezoek RC Oosterbeek Kabeljauw uur en Oosterbeek Campman Donderdag 24 jan DG-bezoek Delden-Borne + Hengelo + Hengelo Driene De Zwaan Dinsdag 29 jan DG-bezoek Enschede en Enschede uur Kwartier(bij Broeierd) Donderdag 31 jan DG bezoek Wageningen? Februari 2013 Donderdag 07-Feb Kleine stafvergadering uur Maandag 11-Feb Carnavalsvakantie Dinsdag 12-Febr GB vergadering uur Dinsdag 26-Febr GB Skype 9-10 uur 53

54 Maart 2013 Woensdag 6 mrt RBC Regio 6 Twente-Noord Donderdag 7 mrt RBC Regio 1 Noord-Veluwe Maandag 11 mrt RBC Regio 7 Twente-Zuid Dinsdag 12 mrt GB en GBE vergadering uur Woensdag 13 mrt RBC Regio 3 Arnhem e.o. Donderdag 14 mrt RBC Regio 4 Veluwezoom Dinsdag 19 mrt RBC Regio 2. Stedendriehoek Maandag 21 mrt RBC Regio 5 Achterhoek In Zelhem uur Zaterdag 23 mrt Post PETS en Assembly te Bathmen Dinsdag 26 mrt GB Skype 9-10 uur April 2013 Dinsdag 9 apr GB vergadering uur Donderdag 11 Apr Kleine staf Dinsdag 23 apr GB Skype 9-10 uur Mei 2013 Donderdag 9 mei Kleine staf Dinsdag 14 mei GB vergadering uur Woensdag 15 mei Internationale Conventie Lissabon Dinsdag 28 mei GB Skype 9-10 uur Vrijdag 31 mei Gouverneursdiner Juni 2013 Zaterdag 1 juni Districtsconferentie Enschede Dinsdag 11 juni GB en GBE vergadering uur Donderdag 13 juni Kleine staf Dinsdag 25 juni GB Skype 9-10 uur Zaterdag 29 juni Gouverneursoverdracht Apeldoorn 54