Rotary International District 1600

Transcriptie

1 Peace Through Service Rotary International District 1600 President-Elect Training Seminar (PETS) PETS-boekje & 10 maart 2012

2 District 1550 RI DG C.(Carol) Govers (RC Elst-Over Betuwe) District 1560 RI DG A.(Albertjan) Peters (RC Enschede) District 1570 RI DG G.(Trudie) Siegerink (RC Maarssen-Breukelen) District 1580 RI DG E.(Eduard) Leutscher (RC Amsterdam-Landsmeer) District 1590 RI DG J.(Jan) ten Sijthoff (RC Groningen) District 1600 RI DG N.(Niek) Jonkman (RC Duivenvoorde), voorzitter District 1610 RI DG M.(Maarten) Steenbeek (RC Middelburg) 2

3 Inkomend Voorzitters, van harte welkom, op het President-Elect Training Seminar (PETS) van D1600. De PETS al jaren een korte weekend bijeenkomst voor de inkomend clubvoorzitters om het met elkaar over ons komende clubjaar te hebben. Ik heb zelf al een training met jaargenoten achter de rug in San Diego. De inkomend gouverneurs uit 532 districten hadden het daar over dezelfde Rotary thema s die ons allemaal aangaan. Daar, in San Diego, in internationaal perspectief. Hier, blijven wij dit weekend dichtbij huis. Het district en onze regio s zijn een prima huis voor de 1600 familie, zoek je huisgenoten vooral vaak op. De hele staf van het district is het komend jaar graag beschikbaar om je te helpen bij wat je bezig houdt in jou club. De clubs staan centraal in Rotary, het draait allemaal om de ambities en de initiatieven van de clubs en dus de leden. Ambities en initiatieven die wat willen betekenen in de wereld. Het motto van Rotary International President , Sakuji Tanaka benoemt dit met: Peace through service. Ons jaarmotto krijgt op wereldschaal inhoud door aandacht te geven aan het bijdragen aan de wereldvrede. Daarvoor worden drie conferenties georganiseerd op locaties, ieder met een historie die bij het gesprek over wereldvrede past ( Berlijn, Honolulu en Hiroshima). Tanaka vraagt aan ons om vooral oog te hebben voor de positieve effecten die lokale projecten met zich meebrengen. Peace through service, is een motto wat heel goed op ieder schaalniveau zijn uitwerking kan krijgen, met jou en je club wil ik het er graag over hebben hoe ons jaarmotto bij je club past. Belangrijk vind ik het als gouverneur voor het jaar om met alle clubs een bijdrage te leveren aan de door Rotary International (RI) benoemde prioriteiten. Deze zijn actueel en vaak al lang aan de orde en leven dus gelukkig ook al bij veel clubs. De Polio de wereld uit actie, blijf bereid om in actie te komen, alleen dan is 25 jaar inspanning niet voor niets geweest. The Rotary Foundation (TRF), de modernisering van de werkwijze met daarbij de 6 areas of focus waarop projecten zich richten. Aan jouw als voorzitter van een club in ons (pilot)district(1 van de 100), vraag ik om aandacht te hebben voor wat je als club voor TRF kan doen en omgekeerd. De beeldvorming in de samenleving over Rotary daar moeten wij echt iets aan doen. Daar hoort ook zeker bij het werken aan de erkenning en herkenning voor wat je club doet. Leden houden en nieuwe leden aanspreken dat speelt in veel clubs. Een actiegerichte club die dat ook naar buiten brengt, dat helpt daarbij. Ik wil het er met jullie en de clubs over hebben hoe wij met deze onderwerpen verder komen. Water is een thema waarin Nederland groot is en waar RI/ TRF dus grootse inzet van ons mag verwachten. De samenwerking tussen TRF en Unesco-IHE, steunt het onderwijs op het gebied van water en hygiëne ( een van de areas of focus) aan studenten. Deze jonge mensen zijn verbonden aan Rotaryclubs in zich ontwikkelende landen. Zij brengen in Delft probleemstellingen en oplossingen voor hun thuislanden op tafel. De ingrediënten voor een mogelijk volgend clubproject! Maak kennis met Unesco-IHE, het kan nu bij hun op deze PETS aanwezige stand. Tot slot, terug naar het motto van Rotary International President , Sakuji Tanaka, Peace Through Service. Wij hebben met elkaar echt genoeg in huis om aan dit motto een goede invulling te geven. Ook daar werk ik graag met jullie aan, te beginnen op deze PETS. Een heel plezierig kort PETS weekend gewenst, Niek Jonkman 3

4 Inhoudsopgave Aan de inkomend voorzitters... blz 3 Inhoudsopgave. blz 4 1. Wenken voor de voorzitter. blz 5 Wat zijn jouw plannen voor ?... blz 6 Klaar vóór 1 juli.. blz 8 Het gouverneursbezoek blz Richtlijnen voor de secretaris. blz Richtlijnen voor de penningmeester. blz Algemene wenken voor het hele bestuur. blz Rotary International (RI) en RAN.. blz 18 Stichting RAN. blz Doelstellingen van Rotary.. blz Districtsorganisatie.. blz 21 De Assistent Gouverneurs (AG). blz Districtscommissies blz 23 New Generations Avenue blz 23 The Rotary Foundation (TRF)..... blz 26 Vocational Training Team (VTT) blz 28 Vocational Service blz 29 Ledenwerving en behoud blz 30 Rotary in het kort.. blz Geldstromen in Rotary blz 36 Bijlage A. Rotary Business on-line / Member Access blz 37 Bijlage B Rotary Figures at a Glance.. blz 43 Bijlage C Afkortingen in Rotary. blz 46 ROTARY KEY MESSAGES blz 48 4

5 1. WENKEN VOOR DE VOORZITTER Ter voorbereiding op het voorzitterschap Weet waarover het gaat! Begin -voor zover nog nodig- je te verdiepen in Rotary. Zorg dat je weet wat Rotary inhoudt en hoe het in elkaar steekt. Welke zijn de regels en welke mogelijkheden heeft Rotary? Hoe is je Rotaryclub georganiseerd? Informatiebronnen: Statuten en Huishoudelijk Reglement (zie o.a. Jaarboek) Ná een CoL aanpassen aan nieuwe richtlijnen! Dus na de eerstvolgende CoL (voor de voorzitter / volgende CoL 2013 info. Jaap Visser). Manual of procedure 2010 (MoP 2010) Basic library [zie rotary international catalog; bestelnummer 990-EN] Club officers kit met President s manual Boekje Wat is Rotary? rotaryclub commissiebrochures en factsheets (zie documenten op ) Websites van RI: en Website van het District 1600: Neem de organisatie van jouw club door Zijn er zwakke plekken? Doe er dan iets aan! Zijn er onbezette functies? Benader leden die er geschikt voor zijn! Zijn er 'holle' functies? Doek ze dan op! Zijn naast het bestuur en de vijf avenues ook de overige (sub-) commissies en clubfuncties bemand? Ook wanneer het een functie voor één persoon betreft? Hierbij ondermeer te denken aan de CPRC (club public relations commissaris) en de Rotary Foundation Commissaris. Bedenk hierbij wel, dat commissies beter de continuïteit waarborgen en meer gewicht in de schaal leggen. Zijn er roosters van aftreden en roulatie vastgesteld, waardoor de functiebezetting is gewaarborgd en leden niet te lang in één en dezelfde functie blijven hangen? Ga uit van de plannen van het lopende jaar Beoordeel de stand van zaken, de resultaten en de vooruitzichten. Welke plannen zijn er vervuld, welke niet en van welke moet de uitvoering worden voortgezet? Kies je eigen insteek en heb regelmatig contact met het bestuur en de commissievoorzitters! 5

6 Wat zijn jouw plannen voor ? Een paar suggesties: Avenue Clubservice Verstevigen van de clubsfeer, aandacht voor wel-en-wee van leden en hun families (fellowship). Behartigen van de ledengroei in kwaliteit en leeftijd. Het begeleiden van nieuwe leden. Het verzorgen van Public Relations en werk aan imagoverbetering; nodig eens sprekers uit die door toedoen van Rotary aan uitwisselingen e.d. hebben deelgenomen (onze alumni) uit om hun ervaringen te vertellen. Het informeren van de leden, weekberichten, clubreader. Het stimuleren van deelname door de clubleden aan (cluboverstijgende) Rotarybijeenkomsten, zoals de District Assembly, de Rotary Foundation-bijeenkomst en de bijeenkomst(en) voor nieuwe leden (District Info Dag, oktober). Zelf actief deelnemen aan het overleg in de RBC's en het bevorderen van deelname aan de districtsinformatiedag en de districtsconferentie. Het bevorderen van clubbezoek door de leden aan andere Rotaryclubs (vooral de moeder- en dochter club), Rotaractclubs, clubs voor Past Rotarians. Uitnodigen van leden van andere clubs (ook van buitenlandse zusterclubs) voor het houden van een voordracht over hun Rotaryactiviteiten. Het verhogen van de kennis over Rotary. Bijhouden en verbetering van de attendance, maar dit is geen doel op zich. Denk ook aan de partners en de partners van overleden clubleden en betrek hen zoveel mogelijk bij clubactiviteiten. Dit alles niet aan het toeval overlaten, maar vóór 1 juli met de commissies komen tot een gestructureerd en op papier gezet jaarplan; de voorgenomen plannen en de vorderingen daarin kunnen aldus in de loop van het jaar en op het einde worden getoetst. Communicatie, Voorlichting en Public Relations Bezie of de communicatie in de Club en/of met de maatschappelijke omgeving van de Club voor verbetering vatbaar is. Het is aan te bevelen een PR- en Voorlichtingsplan te maken en overweeg daarbij goed welke activiteiten zich lenen voor goede publiciteit. Zo mogelijk een separate PR-functionaris aanstellen. Bedenk dat ook de communicatie (van de leden en/of de club ) naar de partners van belang is voor de (noodzakelijke) steun bij de activiteiten van de club. De leden van de Districtscommissie kunnen handige tips en vuistregels geven waaraan een weekbericht en persbericht moet voldoen en op welke wijze contacten met de media worden gelegd. Ook kan hulp worden geboden bij het opzetten van een Clubwebsite gekoppeld aan die van het RAN. Kijk eens kritisch naar de weekberichten van je Club. Ze zijn geschikt om zaken nog eens na te lezen en als het goed is om te zien, wat er op het programma staat voor de komende weken. Ze zijn ook van belang als communicatiemiddel voor degenen die de clubbijeenkomst hebben moeten missen. Ook nemen andere geïnteresseerden kennis van de inhoud, zoals partners, Clubs in de Regio en Regio- en Districtsfunctionarissen. Bovendien hebben weekberichten een historische betekenis. Je kan er later uit putten. 6

7 De tekst moet zodanig zijn opgesteld dat latere lezers en betrekkelijke buitenstaanders niet voor raadsels worden geplaatst. Zie er op toe dat leden die langere tijd niet kunnen komen, tijdig in het bezit worden gesteld van de weekberichten. Vooral als ze geen gebruik (kunnen) maken van of geen toegang hebben tot de Club Website. Zie toe op het verspreiden van het weekbericht aan Clubs in de Regio, Districtsfunctionarissen zoals, de Gouverneur, de Inkomend-Gouverneur, de Assistent Gouverneur, en de Districtsredacteur. Kijk wat je met een Club Website (en het gebruiken van de District Website) kunt bereiken met het oog op interne communicatie (eventueel op een besloten deel) en ook in het kader van Public Relations. Avenue Vocational service Bewust worden, formuleren en respecteren van hoge ethische normen in de uitoefening van het beroep en in het privé leven. Tonen en concreet gestalte geven van maatschappelijke betrokkenheid door middel van maatschappelijk ondernemen, de wijze van beroepsuitoefening, ook in contacten met collega s, medewerkers, beroeps- en bedrijfsrelaties. De Four-Way-Test toepassen: Is het waar? Is het billijk voor alle betrokkenen? Bevordert dit het onderling vertrouwen en vriendschap? Is het maatschappelijk verantwoord? Een Rotarian is betrouwbaar, betrokken, beschikbaar, bereikbaar, denkt, doet, durft en is vooral een doorzetter. Het organiseren van projecten buiten de eigen Club, zoals sollicitatieprojecten, Job Rotary (herintredebevordering), bijscholing, beroepenvoorlichting, mentorschap voor leerlingen MBO en deelname / organisatie aan een beursvloer. Ondersteuning van Rotary organisaties, zoals Rotary Doctors, End Polio Now en ShelterBox. 7

8 Beroepenvoorlichting en bedrijfsbezoeken; 5 minutenpraatjes Themabijeenkomsten. Middels het beroep de maatschappij dienen. Onderwerpen (doen) bespreken als: beroepscode, maatschappelijk ondernemen, verhouding werkgever/werknemer in deze tijd. Vragen om bij beroepspraatjes speciaal aandacht te schenken aan de vocational serviceaspecten. JobRotary, neem deel, o.a. door mentorschap te stimuleren. Speel het spel Toets je intuïtie, het omgaan met morele dilemma s in je eigen club. Avenue Community service Neem kennis van de maatschappelijke omgeving van je club. Hulp aan gehandicapten, aan ouderen, aan inburgerende buitenlanders, aan Past- Rotaryclubs, aan Probus clubs. Denk aan een goede verdeling tussen nationale ( rond-de-kerk, 2/3 deel) en internationale projecten (1/3 deel). Avenue International service Eigen projecten in het buitenland. World community service (WCS) projecten. Aandacht voor en steun aan de Rotary Foundation; nodig eventueel de voorzitter van de TRF commissie uit om het een en ander te vertellen. Bijwonen van internationale Rotaryconventies of andere bijeenkomsten. Medewerking (bijv voorstellen kandidaten) en/of deelname aan de Vocational Trainingsteam (VTT). D1600 is pilotdistrict. Verstevigen van de contacten met de buitenlandse contact- of partnerclub(s). Avenue New Generations Jeugdzaken, zoals oprichting en sponsoring van een Rotaract club en/of de (mede-) organisatie van een RYLA (Rotary Youth Leadership Awards); het Vlielandkamp en Handicamp. Internationale jeugduitwisseling, jaarkinderen via DJC, STEP (Short Term Exchange Program), New Generation Exchange (NGE). Zorg vóór 1 juli klaar te zijn en presenteer het jaarplan aan de leden van de club Roep je team bij elkaar! Overleg zo vroeg mogelijk met secretaris en penningmeester over werk- en taakverdeling. Roep zeer tijdig, in april, na de PETS (President Elect Training Seminar), het hele team bij elkaar en bespreek de plannen voor de avenues en commissies. Vraag elk van hen hun (deel-)plannen en begroting op schrift te stellen. Zorg ervoor dat in de begroting ook de jaarlijkse bijdrage aan Rotary Foundation is opgenomen. Bepaal meteen de datum van de volgende vergadering waarop de plannen en de daarbij behorende budgetten worden besproken en vastgesteld. Vóór die datum dienen alle plannen vanzelfsprekend te zijn ingediend! Maak vervolgens een jaarplan, zodat ieder clublid weet wat de club op zich heeft genomen en waarvoor deze staat. Laat het gehele team zich committeren aan het totale plan! 8

9 Doe dit allemaal vóór 1 juli! Zorg dat je startklaar bent! Vanaf 1 juli 2012 begint écht het nieuwe Rotaryjaar: Peace Through Service 'Leaders are readers!' Blijf op de hoogte van wat er binnen Rotary gebeurt! Lees en raadpleeg dan ook: o De maandbrief van de gouverneur; o Het blad Rotary Magazine; o De Districtswebsite o RI news; o The general secretary s letter; o Actions of the board of directors. o Het Internet: en Zorg dat je toegang hebt tot het Members Access gedeelte van Rotary International op 1. Alleen de voorzitter, de secretaris en de penningmeester van een Club hebben met hun Internationale ID-nummer 2 toegang tot het Member Access 1 Zie hiervoor ook Bijlage A 2 Te vinden in het Semi Annual Report (SAR) 9

10 gedeelte. Op deze site zijn de gegevens van de leden te vinden, te wijzigen en de uitstaande rekeningen van RI, die on-line kunnen worden betaald. Het actueel houden van de Ledenadministratie (LEAD) op is een verantwoordelijkheid van elk Clublid. In de LEAD is ook organisatorische informatie beschikbaar over Rotary en bevat een functie. De verslagen van het Regionaal Bestuurscontact (RBC) vormen een belangrijke bron van informatie over projecten en andere activiteiten van Rotaryclubs uit de Regio. Informeer de leden regelmatig: Behandel in de club het(de) thema( s) uit de maandelijkse nieuwsbrieven van de gouverneur. Vertel de leden wat je gelezen hebt. Breng verslag uit over Rotarybijeenkomsten. Vraag clubleden, die een overkoepelende Rotarybijeenkomst of seminar bezochten de gelegenheid dit ter sprake te brengen. Vraag een lid van de club eens in de drie maanden als clubreader een korte samenvatting van belangrijke Rotaryzaken te geven [denk aan polio partner programs, Rotary Foundation, het beleid van de MDJC (Multi districts jeugd commissie), etc. Probeer te bereiken, dat er een goede balans is tussen serieuze en ludieke aangelegenheden. Hoe doe ik het? Zit de wekelijkse clubbijeenkomsten zoveel mogelijk zelf voor. Houd regelmatig bestuursvergaderingen (een maal per maand) en bereid deze goed voor. Geef veel aandacht aan de behandeling van clubzaken (n.a.v. de bestuursvergaderingen, commissie-activiteiten en een maandthema van RI). Beoordeel en controleer de voortgang in alle plannen. Neem besluiten! Geen vaagheden! Zeg niet te gemakkelijk: "Daar komen we nog wel eens op terug" en als je dat al zegt, kom dan je toezegging ook daadwerkelijk na! Vraag bij voorkeur niet om vrijwilligers, zoek de geschikte persoon, waarvan je denkt dat hij/zij je kan helpen en vraag hem/haar de betreffende taak uit te voeren. Waar sta ik? Controleer de voortgang van de plannen en clubprogramma s; maak dit tot vast onderwerp van de bestuursvergaderingen; Bezie in de maand december de tussentijdse stand van zaken; er is dan nog voldoende gelegenheid om een eventuele achterstand in te lopen door er wat harder aan te trekken; Investeer veel tijd in uw voorzitterschap en breng je enthousiasme over op de leden. De club zal er door bloeien en in kwaliteit groeien. Het gouverneursbezoek Aan het begin van het Rotaryjaar publiceert de Gouverneur zijn bezoekschema aan de clubs. Het bezoek vindt plaats in een reguliere clubbijeenkomst. Een maand van tevoren ontvangt de clubvoorzitter een aankondiging van het bezoek. Globaal tijdschema van het bezoek vóór aanvang van de clubbijeenkomst: 10

11 - 15 minuten een gesprek met de voorzitter - 45 minuten gesprek met het voltallig bestuur en met de voorzitters van de avenues. Na opening van de clubbijeenkomst en verwelkoming van de gasten is het goed om een roll-call te houden. Overleg dit tevoren met de gouverneur. Bereid het jaarlijks gouverneursbezoek goed voor, in overleg met alle avenues en commissies; Geef de organisatie, de plannen en de activiteiten duidelijk en tijdig weer in een jaarplan. Stuur het jaarplan in elk geval uiterlijk 4 weken voor het gouverneursbezoek per mail aan de gouverneur. Zoals al besproken tijdens de PrePets volstaat zeker ook een overzicht van je plannen zoals jij die in de rede bij jouw aantreden als voorzitter aan je club hebt voorgelegd. Een overzicht van lopende en voorgenomen projekten wordt ook op prijs gesteld. Jouw eigen invulling geeft vast aanleiding tot een interessante gedachtenwisseling. Maak er werk van, Rotary komt daar alleen maar verder mee. Eind goed, al goed! Zorg voor goede overdracht. Geef aan het einde van je voorzittersjaar een duidelijk beeld van datgene wat er in jouw jaar tot stand is gekomen, wat er is gebeurd in de club en wat er naar jouw mening moet worden voortgezet. Zorg voor een goede en volledige overdracht aan het nieuwe bestuur. Zie er ook op toe dat dit -zo er al een wisseling aan de orde mocht zijn- eveneens gebeurt bij de daarvoor in aanmerking komende clubfuncties. Regeer niet over je jaar heen, maar stimuleer wel dat in een vroegtijdig stadium met de planning voor het volgende Rotaryjaar wordt begonnen (Inkomend Vz en zijn team). Toon je evenwel een goed oud-voorzitter door gevraagd en ongevraagd je opvolger van advies te dienen. De beslissingen zijn aan hem/haar. Tenslotte Wees enthousiast en probeer het ieder lid zodanig naar de zin te maken, dat Rotary een genoegen is en blijft. Doe het niet krampachtig, doe het met een kwinkslag. Als voorzitter bepaal je het gezicht van jouw club. Bedenk hierbij: er zijn geen slechte clubs, wel slechte voorzitters, het is leuk om lid te zijn van een enthousiaste club, het is nóg leuker om van die enthousiaste club voorzitter te zijn! Succes! 11

12 2. Richtlijnen voor de secretaris Algemeen Voert uit / controleert de bestuursbesluiten, alsmede het besprokene tijdens de clubzaken. Neemt deel aan de beleidsvorming, coördineert bij de informatie van medebestuursleden en Avenue- c.q. commissievoorzitters over alles wat voor hen van belang is. Verstuurt agenda (na overleg met de voorzitter) en zorgt voor notulering. Verzorgt correspondentie naar alle betrokkenen, voert ledenadministratie en archief. Bewaakt statuten en afgesproken procedures. Wekelijks Tijdens clubbijeenkomsten attendance (laten) noteren, laatste weekbericht bij de hand hebben en overig informatiemateriaal. Gasten begroeten en namen noteren (attendance kaart en informatie aan tafelpresident / voorzitter). Weekbericht (laten) vervaardigen met daarin tenminste te vermelden: o Opkomstpercentage; o Mededelingen; o Verslag van de bijeenkomst. Programma komende weken. (Verzenden per post of als - naar leden, weduwen, gouverneurs (DG, DGE, DGN), de eigen regio-ag, redactie Rotary Magazine en de RAN, de districtscommissaris Publiciteit en mogelijk de zusterclubs. Laat de gouverneur, de inkomend gouverneur, de inkomend-inkomend gouverneur en de assistent gouverneur weten waar uw club mee bezig is, verspreid het weekbericht. Mutaties in het ledenbestand zelf aanbrengen d.m.v. LEAD. Dat vormt de basis voor (bv) het jaarboek, de adressering van Rotary Magazine, het ledenverloop van de districten en is ook van groot belang voor de financiële administratie. Opmerking: Elke onjuiste vermelding van een naam, adres e.d. is het gevolg van het niet (tijdig) of onjuist invoeren van persoonsgegevens in de LEAD!!! De secretaris (en als plaatsvervangers penningmeester en voorzitter) is als lid van het dagelijks bestuur van de club gemachtigd ( schrijfrechten ) via internet mutaties in de ledenadministratie (LEAD) van de RAN aan te brengen. Ook is het mogelijk daarvoor een aparte leden-administrateur aan te wijzen, die gedurende meerdere jaren die functie vervult. Schrijfrechten worden door de RAN verstrekt ([email protected], tel.: , fax: , Amstel AM - Amsterdam). De secretaris voorziet de overige (bestuurs)leden van de club van een inlognaam en wachtwoord voor LEAD. Maandelijks Opkomstrapportage naar de RAN, voor de 10e van iedere maand is mogelijk via ledenadministratie op internet (LEAD). Nieuwsbrief van de gouverneur meezenden met weekbericht. 12

13 Per kwartaal Kwartaalpercentage van opkomst naar voorzitter ledencommissie met kopie van de attendancelijst om leden met een te lage attendance eventueel daarover aan te spreken. Halfjaarlijks Halfjaarlijks rapport ledental (Semi Annual Report- SAR) 3 naar Zürich terug sturen via de penningmeester: Deze formulieren worden eind juni en eind december van elk jaar verstuurd. Indien het formulier niet wordt ontvangen moet u contact opnemen met het Europa-Africa Office in Zürich ( ). Indien niet tijdig betaald wordt, zal RI het lidmaatschap van de club na een half jaar beëindigen. Herintreden (of een doorstart) kan, maar brengt zoveel administratieve rompslomp en kosten met zich dat tijdige betaling, zoals zo vaak, gewoon het beste is. Jaarlijks Vóór 1 februari opgave van het nieuwe bestuur aan de RAN en inkomend voorzitter en inkomend secretaris aan Zürich In januari: formulieren met nieuwe bestuurssamenstelling zenden naar Zürich, RAN en gouverneur. Het betreft twee verschillende opgaven: één voor de gegevens van de Official Directory (Engelstalig: alleen voorzitter en secretaris worden gevraagd: wordt naar Zürich gestuurd) en één voor de ledenadministratie van de RAN waarop alle bestuursfuncties vermeld moeten worden. De gegevens voor de RAN kunnen via LEAD worden ingevoerd. Er is (nog) geen koppeling tussen de Nederlandse en de RI-ledenbestanden (hier wordt aan gewerkt, maar formele RI regels zijn enigszins weerbarstig). Incidenteel Juli: Op de dag van de bestuurswisseling uitdelen: Jaarplan, Ledenkaarten (verkrijgbaar bij de RAN), Lijst met bestuurs- en commissiesamenstelling, Verjaardaglijst leden en partners, Distributie jaarboeken. Augustus: Jaarplan zenden aan de gouverneur en assistent-gouverneur. In elk geval ruim vóór dat de gouverneur de club officieel bezoekt. Gang van zaken tijdens gouverneursbezoek afspreken (eerst Klein bestuur, dan Groot bestuur, daarna hele club, roll-call, badges). December: Nieuwe bestuurssamenstelling vaststellen en doorgeven aan de RAN en Zürich (i.v.m. Official Directory). Indien toegang tot LEAD kan de secretaris zelf de bestuurssamenstelling muteren en jaarboeken bestellen. Denk aan reserve voor nieuwe leden. April: Laatste mogelijkheid om mutaties voor het jaarboek van het volgende jaar door te geven via LEAD. 3 Zie ook Bijlage A 13

14 Juni : Voorbereiden: o Nieuwe ledenkaarten. o Jaarverslag (commissievoorzitters voor hun aandeel achter de broek zitten). o Jaarplan voor het komende jaar. o Nieuwe attendance lijst maken. o Verzendlijsten nieuwsbrieven bijwerken. Nieuwe Leden Zie verder in de Statuten en het Huishoudelijk Reglement Wijziging adres/classificatie Eventueel nieuwe lidmaatschapskaart. Mutatie naar RAN via LEAD invoeren. Mutatie in weekbericht melden. Verzendlijst wijzigen. Wijzigen classificatie via LEAD. Beëindiging lidmaatschap Leden die nauwelijks attendance halen: benaderen door voorzitter ledencommissie. Eventueel dispensatie aanbieden. Bij hopeloze gevallen lidmaatschap op vriendschappelijke wijze beëindigen. Na besluit mutatieformulier naar RAN dan wel via LEAD muteren. Beëindiging in weekbericht vermelden. Ledenlijst aanpassen. Bij overlijden van lid of partner: alle leden / weduwen verwittigen per telefoon / brief. In het geval het de voorzitter betreft ook de DG. Alle bekende gegevens over teraardebestelling/ crematie en wensen nabestaanden doorgeven. De voorzitter zorgt voor In Memoriam (Suggestie: zie Factsheet Overlijden van een clublid ). NB: Met behulp van Reporting New Member-, Change of Data- en Report of Membership Terminated- formulieren kan Zürich geïnformeerd worden. Tot nader order kan echter volstaan worden met melding aan de RAN: Zürich wordt per half jaar door de clubs geïnformeerd over het ledental via het Semi-annual report (SAR) dat door Zürich aan de secretaris wordt toegezonden. Zürich wordt bovendien maandelijks door de RAN geïnformeerd over het aantal leden per club. Op grond van richtlijnen van het College Bescherming Persoonsgegevens kan gekozen worden om als ledenmutaties alleen naam en classificatie aan Zürich of Evanston door te geven. Documentatie 1. Handleiding voor de secretaris (wordt jaarlijks door Zürich aan de club toegezonden). 2. Wat is Rotary?, een uitgave van de RAN. 3. Manual of Procedures (MoP) (algemene informatie over Rotary en downloaden van formulieren, bv. voor het aanvragen van Paul Harris Fellows en Global Grants) met links naar de districten en clubs en algemene informatie over Rotary in Nederland. 14

15 3. Richtlijnen voor de penningmeester De penningmeester beheert de gelden van de club, maakt de begroting, int de contributies en betaalt de afdrachten aan de stichting Rotary Administratie Nederland (RAN) en Rotary International (RI). Voor gegevens is de penningmeester afhankelijk van de secretaris die hem steeds op de hoogte houdt van mutaties in het ledenbestand. Ook kan hij de ledenadministratie (LEAD) van de RAN raadplegen mits hij beschikt over een inlognaam en wachtwoord, die hij via de secretaris kan verkrijgen. Hij voert uit en/of controleert bestuursbesluiten en neemt deel aan de beleidsvorming in het bestuur. Per kwartaal Over het algemeen ontvangen de leden elk kwartaal een contributierekening. Soms zijn daar ook de maaltijdkosten in opgenomen, die dan centraal met de uitbater afgerekend worden. Halfjaarlijks In januari en juli ontvangt de penningmeester een contributienota van de RAN gebaseerd op het aantal leden dat per 1 januari en 1 juli bij de RAN bekend was op grond van de gegevens die ontvangen werden van de secretaris. De contributie aan de RAN bestaat uit een bedrag bestemd voor het district en een bedrag dat door het district wordt afgedragen aan de RAN. Gevraagd wordt aan te geven of het aantal leden juist is en zo niet een correctie aan te brengen. Betaald wordt aan de Stichting Rotary Administratie Nederland via Postbank of ABN AMRO Bank Opgenomen in de contributie is een voor ieder lid verplicht abonnement op het Rotary Magazine en een aantal gratis jaarboeken. Tezelfdertijd wordt door de secretaris een Semi-Annual Report of Club Membership (SAR) van RI ontvangen, waarop aangegeven wordt hoeveel leden de club omvat volgens de gegevens van RI. Hierop is de afdracht aan RI gebaseerd. Dit rapport moet na eventuele correcties teruggestuurd worden. De contributie wordt door R.I. jaarlijks vastgesteld en wordt per half jaar geïnd. Per 1 oktober en per 1 april betaalt de club aan RI de helft van dat bedrag voor ieder lid dat is toegetreden in het eerste kwartaal na het begin van de halfjaarperiode waarvoor de contributie is verschuldigd. In het bedrag is per lid een bijdrage opgenomen ter dekking van de kosten voor de Council on Legislation (CoL) die om de drie jaar gehouden wordt (ook in 2013). Betaald wordt in Euro s via een rekening van RI bij de Deutsche Bank in Düsseldorf, Duitsland (IBAN: DE ; BIC/SWIFT DEUTDEDDXXX). Vermeldt het internationale clubnummer. Voor de actuele koers van de Rotarydollar kunt u contact opnemen met de Stichting Rotary Administratie Nederland, tel.: , of: [email protected]. De koers is ook te 15

16 vinden op de website van Rotary International: (downloads, club-district support, RI exchange rates ). Jaarlijks Aan het eind van het jaar wordt een jaarverslag gemaakt, waarin uiteraard ook de jaarrekening van de penningmeester is opgenomen Ieder jaar stuurt de gouverneur een brief waarin verzocht wordt een vrijwillige bijdrage aan de Rotary Foundation (TRF) te geven. In de brief wordt een suggestie gedaan over de hoogte van het bedrag. Betaald wordt aan de Stichting Rotary Foundation Nederland te Amsterdam via ING, rek. nr , of FortisMeesPierson, rek. nr Door de club of clubleden bestelde BROCHURES, ledenuitdraaien, adresstickers, etc. worden gefactureerd aan de penningmeester. Gratis verkrijgbaar zijn gastenkaarten voor bezoekende rotarians, blocs met kaarten voor maandelijkse opgave van de attendance, en personalia-formulieren. 4. Algemene wenken voor het hele bestuur Aanbevelingen en verplichtingen waaraan per maand aandacht besteed moet worden. Neem als bestuur het initiatief en/of check of de verantwoordelijke clubleden er aan denken. Maart tot juni Voorbereiden functioneren van je eigen bestuur Bespreken van de plannen voor het nieuwe jaar met je bestuur Juni Voor 15 juni: Jaarplan voor je eigen voorzittersjaar insturen naar de Gouverneur en je assistent gouverneur. Juli Rondom 1 juli: Bestuurswisseling. Het jaarplan kan dienen als onderlegger voor de inauguratiespeech van de nieuwe voorzitter. Bestuursvergaderingen voor het hele jaar vaststellen. Betalen aan RAN: afdracht 1e halfjaar. Eerste semi-annual report betreffende ledenaantal invullen en zenden aan R.I. Zürich, tevens betalen. Club attendance (maandelijks) verwerken in LEAD of doorgeven aan de RAN. Augustus Membership and Extension month Aanvraagformulieren voor Foundation-beurzen voor 15 augustus naar Districts Foundation Commissaris. Club attendance verwerken in LEAD of doorgeven aan de RAN. September New Generations Month Clubattendance verwerken in LEAD of doorgeven aan de RAN. Data voor Regionale Bestuurscontacten vaststellen in overleg met ADG. Aanmelden kandidaten voor de functie van District Gouverneur in District

17 Oktober Vocational Service Month Kwartaalrapportage inzake ledenaantal invullen en zenden aan R.I. Zürich, tevens betalen. Club attendance verwerken in LEAD of doorgeven aan de RAN. Aanmelden van kandidaten voor GSE-uitzending. Aanmelden van kandidaten voor de functie van Assistent Governor in District November Rotary Foundation Month Bijdrage Rotary Foundation overmaken. Bestuur volgend jaar samenstellen en doorgeven aan RAN. Club attendance verwerken in LEAD of doorgeven aan de RAN. December Family Month Nieuwe-ledenbijeenkomst. Inkomend voorzitters naar Pre-PETS bij de inkomend gouverneur. Melden aan RI te Zürich van nieuwe voorzitter en secretaris voor het volgende Rotaryjaar t.b.v. de Official Directory. Opgave nieuwe leden doen aan R.I. Zürich (alleen naam en classificatie). Club attendance verwerken in LEAD of doorgeven aan de RAN. Januari Rotary Awareness Month (Club Service) Betalen aan RAN afdracht 2e halfjaar. Tweede semi-annual report inzake ledenaantal invullen en zenden aan R.I. Zürich, tevens betalen. Inzenden nieuwe bestuurssamenstelling aan het Rotary hoofdkantoor te Evanston (formulier in Secr. Manual ) en aan RAN (via LEAD). Club attendance verwerken in LEAD of doorgeven aan de RAN. Februari World Understanding Month Club attendance verwerken in LEAD of doorgeven aan de RAN. Maart Literacy Month PETS (ink. voorzitters) en Assembly ( bestuursleden) bezoeken. Stimuleren inkomend voorzitter tot samenstelling nieuwe bestuur en voorbereiding van eigen bestuursjaar. Club attendance verwerken in LEAD of doorgeven aan de RAN. April Magazine month Kwartaalrapportage inzake ledenaantal invullen en zenden aan R.I. Zürich, tevens betalen. Club attendance verwerken in LEAD of doorgeven aan de RAN. Mei Districtsconferentie bezoeken. Club attendance verwerken in LEAD of doorgeven aan de RAN. Juni Rotary Fellowships month Jaarplan naar de Gouverneur van volgend jaar. Club attendance verwerken in LEAD of doorgeven aan de RAN. 17

18 Bestuurswisseling voorbereiden. Juli Bestuurswisseling (direct voor of na 1 juli). Club attendance verwerken in LEAD of doorgeven aan de RAN. 5. Rotary International (RI) en RAN Een wereldorganisatie van Service Clubs onder leiding van een President, bijgestaan door een Board of Directors met 18 leden, elk met een zittingstermijn van 2 jaar. Nederland levert eens in de acht jaar een Director. Van is dat Paul Knyff (PDG 1570). De Rotarywereld is verdeeld in 34 zones. De Nederlandse Districten (7) vormen samen Zone 13, Sectie A. Spanje, Portugal, Azoren, Madeira en de Canarische Eilanden vormen Sectie B, en de Zwitserse/Liechtensteinse (3 districten) Zone 13 Sectie C. HOOFDKANTOOR USA One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, Illinois USA Internet: Administratief steunpunt te Zürich Rotary International: The RI Europe/Africa Office Witikonerstrasse 15 CH Zürich Zwitserland Fax: Contactpersonen voor de Nederlandse Districten zijn: Coördinator: Peter Schnell, Tel: [email protected] Informatie over PHF en Rotary Foundation : Lydia Alocen, Tel [email protected] Informatie over financiele zaken : Rima Gerber, Tel [email protected] Informatie over RI Publication Orders: Marcelo Bottini 18

19 Wereldwijd zijn er 550 districten met elk hun eigen districtsgouverneur (DG). Ieder district is onderverdeeld in regio s met de clubs. In de wereld bestaan ca clubs met ca. 1,2 miljoen leden. De districtsgouverneurs worden benoemd door de jaarlijks te houden Internationale Conventie (IC) op voordracht van de eveneens jaarlijks te houden 534 District Assembly s (DA). Nederland, verdeeld in 7 districten, telt ca. 485 clubs met ± leden 4, waarvan 3761 vrouwen en mannen. District 1600 telt 74 clubs met 2914 leden waarvan 569 vrouwen en 2318 mannen. Stichting Rotary Administratie Nederland (RAN) De Stichting Rotary Administratie Nederland (RAN), gevestigd en kantoorhoudend in Amsterdam, is een facilitair bureau voor de 7 Nederlandse districten en geeft de Nederlandse Gouverneurs een heel belangrijke ondersteuning op basis van een overeengekomen Dienstenakkoord. Een dergelijk facilitair bureau heeft echter niet een formele plaats in de Rotary hiërarchie. Dit betekent weer dat bijvoorbeeld de ledenadministratie (LEAD) (vooralsnog) niet gekoppeld is aan die van Rotary International. De RAN voert de financiële administratie van de inkomsten en de uitgaven van de 7 districten. Daarnaast voert de RAN de ledenadministratie, verzorgt de periodiek Rotary Magazine en verspreidt de maandelijkse Nieuwsbrieven van de gouverneurs. De RAN kan voor de meest uiteenlopende informatie over Rotary geraadpleegd worden. De RAN voert ook de administraties van de stichting Rotary Foundation Nederland en de Stichting Teenstra Foundation. Bij de RAN berust het archief van Rotary in Nederland. De leiding is in handen van een algemeen secretaris, Barbara Ebbinkhuijsen-Kowsoleea. Het bestuur van de (Stichting) RAN is verantwoordelijk voor het beheer van de financiële middelen die de Districten aan de RAN afdragen voor de uitvoering van de overeengekomen taken. Elk district heeft een vertegenwoordiger in het bestuur van de RAN onder leiding van een voorzitter (Jaarboek pag. XII-XIII). Adres van het Rotaryhuis : Amstel 266, 1017 AM Amsterdam Telefoon: , fax: [email protected] Internet: 4 LEAD juni 2011) 19

20 6. Doelstellingen van Rotary. Komende van het platteland en vertrouwd met burenhulp voelde Paul Harris zich in Chicago in de beginjaren 1900 verloren en omringd door anonimiteit en verloedering. Hij was zeer teleurgesteld en besprak dat met zijn vier vrienden. Zij hadden alle vier een ander geloof, kwamen elk uit een ander land en hadden allen een ander beroep. Zij voelden allemaal de behoefte om open te staan voor elkaar, van elkaar te leren, begrip te tonen voor de verschillen en elkaar te helpen. Van hieruit ontstonden logischerwijs de thans nog sterk geldende doelstellingen van Rotary: Het aanmoedigen en aankweken van het ideaal van dienstvaardigheid als grondslag van een waardige ondernemingsgeest en in het bijzonder het aanmoedigen en bevorderen van: 1. het beter leren kennen van anderen als een gelegenheid tot dienstvaardigheid (Vriendschap - fellowship, camaraderie - kweken), 2. de toepassing van hoge ethische normen in bedrijf en beroep, de erkenning van de waarde van iedere nuttige functie en het waarderen door iedere Rotarian van zijn/haar beroep als middel om de maatschappij te dienen (beroepsethisch handelen), 3. de toepassing van het ideaal van dienstvaardigheid van iedere Rotarian in zijn/haar persoonlijke, zakelijke en maatschappelijk leven. (Iets doen voor anderen), 4. internationaal begrip, goede onderlinge verstandhouding en vrede door een wereldomvattende kameraadschap van mensen, die werkzaam zijn in een bedrijf of beroep en verenigd zijn in het ideaal van dienstvaardigheid (internationale tolerantie kweken). Later zijn vanuit deze vier doelstellingen de vier terreinen benoemd, waarop Rotary actief is: de zogenaamde 4 Avenues of Service, te weten: 1) Club Service: alles wat in de club de onderlinge vriendschap doet bevorderen. Onmisbaar is daarvoor een goede attendance, als basis voor fellowship waarbij kwaliteit gaat boven kwantiteit. 2) Vocational Service: het bevorderen van het ideaal tot dienstvaardigheid door middel van het zo ethisch mogelijk uitoefenen van ambt of beroep en het toepassen van normen en waarden. 3) Community Service: het dienen van de plaatselijke gemeenschap. 4) International Service: het verstevigen van internationale banden, verdraagzaamheid en vrede o.a. door internationale projecten, uitwisselingen en buitenlandse contactclubs. 5) New Generations Service: het betrekken van jeugd en jongeren in de doelstellingen van Rotary om hen voor te bereiden op de samenleving, een werkverband en dienstbaarheid. Zie voor iets uitgebreide beschrijving Hoofdstuk 7, Ledenwerving, Rotary in het kort 20

21 7. Districtsorganisatie Een flink aantal leden is naast hun activiteit als clublid actief als assistent-gouverneur, in een regio- of districtscommissie, dan wel in een solitaire activiteit. Denk bij dit laatste aan de districtswebmaster, de districtsadviseur PR, de districtsredacteur voor Rotary Magazine en vele districtsafgevaardigden in de commissies. Enkelen zijn ook landelijk actief. In dit hoofdstuk geven we daarvan een overzicht. Dit kan je van dienst zijn, als je op zoek bent naar een activiteit of een contactpersoon in ons district. Voor het meest actuele overzicht van de (samenstelling van) de commissies in het District kun je de website van het District raadplegen, De gouverneur De rol van de gouverneur (District Governor (DG)) is het verder uitdragen van de beginselen van Rotary door motivatie en ondersteuning van de clubs in het District volgens de richtlijnen vastgesteld door de RI Board of Directors. Tot de daarbij horende taken horen onder meer: Optreden als intermediair tussen Clubs in het District en de verkozen President van Rotary International, en het toepassen en behouden van de regels die binnen Rotary gelden, als neergelegd in de Manual of Procedure (MOP) (2010) en de Code of Policies (CoP)(2011); Het organiseren van een President Elect Training Seminar (PETS), voorafgaand aan zijn/haar jaar in functie; Het afleggen van clubbezoeken; Het bewaken van de door de District Assembly goedgekeurde districtsbegroting; Het voorzitten van de kleine staf: Gouverneur (DG), oud-gouverneurs (IPDG) en (PDG), inkomend-gouverneur (DGE) en een gedeelte van het jaar de inkomend-inkomend-gouverneur (DGN); dit geheel wordt terzijde gestaan door een districtssecretaris; Het voorzitten van de districtsstaf: Een college van de gouverneur, zijn opvolger en voorganger uit ons district, de assistenten-gouverneur, evenals de voorzitters van de districtscommissies van Vocational Service, Ledencommissie, Communicatie en PR, Financiële zaken, Rotary Foundation en Rotaract; dit geheel wordt terzijde gestaan door een districtssecretaris; Het benoemen van de leden van de districtscommissies; Het overleg over de activiteiten van deze commissies; Het vertegenwoordigen van het district in het landelijk gouverneursberaad (GB), een college van de Nederlandse gouverneurs, dat binnenlandse aangelegenheden behandelt, en coördineert, doch binnen RI geen status heeft; Het zo nodig bemiddelend optreden in probleemsituaties; Het in samenspraak met voorganger en opvolger benoemen van en het samenwerken met de Assistent Gouverneurs, voor elk van de acht regio s; Het organiseren van een District Assembly en diverse door RI gewenste seminars; Het doen organiseren van een Districtsconferentie. De DG blijft de eindverantwoordelijkheid houden voor het te voeren beleid. Gouverneur (DG ) N.(Niek) Jonkman (RC Duivenvoorde); Tel / Mobiel: [email protected] of dg @rotary-d1600.nl Landelijke portefeuille: Voorzitter Gouverneursberaad. 21

22 Inkomend Gouverneur (District Governor Elect -DGE, DG ) J. (Jaap) Coenraads (RC Barendrecht) Tel / Mobiel [email protected] of [email protected] Oud-Gouverneur (Immediate Past District Governor - IPDG, DG ) W.(Wouter) van Putten (RC s-gravenhage-zuid) Tel / Mobiel [email protected] De Kleine Staf Deze wordt gevormd door de gouverneur, zijn voorganger en de 2 opvolgers, bijgestaan door de districtssecretaris. De Kleine Staf staat de DG terzijde bij de uitoefening van zijn functie en vergadert één maal per maand. Het Districtssecretariaat Marnix Ruys Goudenregenstraat NL Noordwijk Tel / Mobiel [email protected] De Assistent Gouverneurs (AG) Elke regio heeft een eigen assistent gouverneur (AG) die fungeert als intermediair tussen de gouverneur en de clubs. Hij/zij vervult o.a. een ondersteunende en adviserende rol naar de gouverneur. In nauw overleg met de gouverneur onderhoudt hij/zij het contact met de clubs en de clubbesturen, woont regelmatig bijeenkomsten bij en fungeert als eerste aanspreekpunt voor de clubs in zijn/haar regio. Assistent gouverneur regio I, Residentie Mevr. Ria Edelman (RC s Gravenhage Zuid) [email protected] of [email protected] Assistent gouverneur regio II, Rotterdam rechter Maasoever Mevr. Anja Berkelaar (RC Rotterdam-Nieuwe Dag) [email protected] Assistent gouverneur regio III, Rotterdam linker Maasoever Pim Veth (RC Rotterdam-Mainport) [email protected] Assistent gouverneur regio IV, Leiden-Wassenaar Onno Koerten ( RC Oegstgeest e.o.) [email protected] Assistent gouverneur regio V, Vliet en Ommelanden Frank Hofman (RC Duivenvoorde) 22

23 Assistent gouverneur regio VI, Westland-Delfland Aad van Zeijl (RC Wateringen) Assistent gouverneur regio VII, Rijn en Bollenstreek Mevr. Monique Stevens-Lodewijks ( RC Noordwijk, Duin- en Bollenstreek) [email protected] Assistent gouverneur regio VIII, Delft-Rijswijk Mevr. Basje de Liefde (RC Rijswijk-West) [email protected] 8. Districtscommissies New Generations Servicenue (Jeugdzaken) In 2010 is op de Councel of Legislation besloten om alle jeugdzaken van Rotary onder te brengen onder één Avenue. Met deze nieuwe, vijfde, Avenue of Service is het belang van de jeugd binnen Rotary verder versterkt. De noodzaak om de jongeren te betrekken en actief betrokken te laten zijn bij Rotary is zo beter vastgelegd. De nieuwe Avenue geeft ook de clubs een stimulans om de jeugd er meer en actiever bij te betrekken. Jeugdprogramma s zijn niet alleen belangrijk voor Rotary maar voor de hele wereld. En Rotary met zijn grote scala aan jeugd en jongerenprogramma s kan daar aan bijdragen. De Avenue New Generation is een erkenning van de rol die jongeren spelen in het ontwikkelen van leiderschap, community service en international service. Onder andere door uitwisselingsprogramma s, die helpen een beter begrip voor andere culturen te bevorderen en daarmee wereldvrede. Programma s zoals RYLA (Rotary Youth Leadership Awards), Rotaract, Vlielandkampen, Rotary Youth Exchange en ook New Generation Exchange (NGE). In ons district zetten een aantal zeer actieve commissies zich al jaren met succes in voor deze programma s. Op de web site van het district vindt u informatie. Jeugduitwisseling programma s De samenwerkende 7 Nederlandse Districten zijn verenigd in de Stichting Multi District Jeugduitwisseling (MDJC) Voorzitter J.L. (Hans) Meerburg [email protected] Het Stichtingsbestuur bestaat uit minimaal 1 vertegenwoordiger uit ieder District. Voor ons District is dit M. W. (Marco) Beijersbergen, [email protected]. 23

24 District Jeugd Commissaris (DJC) is C.(Cees) van Dalen In de jeugduitwisselingsprogramma s van Rotary wordt de kiem gelegd voor levenslange vriendschappen, maar vooral voor een brede en open kijk op de wereld. Als je aan jongeren na hun reis vraagt wat ze aan dat jaar hebben gehad, dan hoor je dat ze van zichzelf vinden dat ze een aantal vaardigheden hebben ontwikkeld, die ze vaak omschrijven met begrippen als: tolerantie, flexibiliteit, incasseringsvermogen, zelfstandigheid, zelfdiscipline en belangstelling voor anderen. Een aantal van deze verworvenheden zorgt ervoor dat ze geen studietijd verliezen. Ze hebben ook kennis gemaakt met de gedachten die in serviceclubs leven, over het geven van hulp aan anderen. Veel jongelui, vooral de jongeren die naar de minder rijke landen zijn geweest, blijken vaker dan hun leeftijdsgenoten actief te zijn in maatschappelijke organisaties. Hun kijk op de wereld is breder, zij staan meer open voor anderen, zij leren over hun eigen grenzen en die in de wereld heen te kijken. Wederkerigheid Hoewel de ervaring leert, dat de deelnemers aan de zomeruitwisselingen en de zomerkampen enorm enthousiast zijn over die programma s, blijkt dat de afgelopen jaren het aantal aanmeldingen voor deelname aan deze programmaonderdelen licht stijgt. Daarom even de schijnwerper op deze uitwisselingsmogelijkheden. Het is jammer dat veel Rotaryclubs besluiten geen jaarkind meer op te nemen. Dat heeft direct gevolgen voor het aantal uit te zenden jongeren. Want het programma is gebaseerd op wederkerigheid. Dat wil zeggen dat voor elke uitgezonden scholier een Rotaryclub in Nederland een buitenlandse jongere voor een jaar moet ontvangen. Weinig ontvangsten, betekent dus ook weinig uitzendingen. Het geringe enthousiasme betekent dan ook een grote teleurstelling voor veel jongeren die graag via Rotary willen worden uitgezonden. Daarom zouden meer clubs bereid moeten zijn uitwisselingsstudenten te ontvangen. Ieder jaar vindt in september in Woerden een landelijke voorlichtingsmiddag plaats over alle jeugduitwisselingsprogramma s van Rotary. Enkele honderden jongeren en hun ouders, maar ook veel Club Jeugdcommissarissen maken gebruik van die gelegenheid om informatie te krijgen en te leren van de ervaringen van anderen. De uitwisselingsprogramma s (1) Internationale Jaaruitwisseling Bestemmingen: Argentinië / Australië / Brazilië / Canada / Finland / India / Indonesië (onder voorbehoud) / Mexico / Nieuw-Zeeland / Peru / Thailand / USA / Zuid-Afrika. Periode - augustus-juli: van en naar noordelijk halfrond en naar zuidelijk halfrond. - januari-december: van zuidelijk halfrond. Doelgroep: 15 tot 18-jarigen Verblijf: In (Rotary)gastgezinnen (wisseling na 3 á 4 maanden). Kosten: Verblijf (inclusief zakgeld + bijdrage van 350,00 in de kosten van de Europatour) op kosten van de gastclub; overige kosten voor eigen rekening. Aanmelding: Via lokale Rotaryclub; de Clubjeugdcommissaris (CJC) beoordeelt in een gesprek de geschiktheid van de kandidaat. Als de club besluit de kandidaat voor te dragen, zorgt de CJC voor aanmelding van de kandidaat bij de Regiojeugdcommissaris (RJC). Ook zorgt hij/zij voor de verdere afhandeling richting RJC en uiteindelijk wordt de aanvraag voor afhandeling in handen van de Multi-District Jeugd Commissie (MDJC) gegeven. Selectie: Een regionale selectiecommissie beoordeelt de aanvragen en bepaalt de volgorde van geschiktheid van de kandidaten. In de regel zijn dit er twee; bij veel ontvangsten eventueel meer. De RJC zorgt voor aanmelding bij de 24

25 MDJC, waarna de aangemelde kandidaten worden opgeroepen voor een landelijke selectie. In de maand november vindt die landelijke selectie plaats en in de tweede helft van december ontvangt elke kandidaat bericht of hij/zij al dan niet wordt uitgezonden, of voor een reserveplaats in aanmerking komt. Opmerkingen De deelnemers gaan in het gastland naar school. Er worden elk jaar evenveel jongeren uitgezonden als er ontvangen worden. Uitzending en ontvangst hoeven niet noodzakelijk door dezelfde club te gebeuren, maar wel binnen de regio. (2) Kortere uitwisselingen a. Zomervakantie-uitwisseling (uitwisseling tussen 2 gezinnen, Family to Family ) Bestemming: Argentinië / Brazilië / Canada / Japan / USA / Mexico / Rep. Zuid-Afrika/ Japan en Taiwan. Periode: Landen gelegen op het Noordelijk Halfrond 3 à 4 weken uit en aansluitend 3 à 4 weken ontvangend. Landen gelegen op het Zuidelijk Halfrond 6 à 7 weken uit in onze zomervakantie en 6 à 7 weken terugontvangst in december/januari (hun zomervakantie). Doelgroep: 16- tot 19-jarigen. Verblijf: In gastgezin, waarvan ook een kind naar Nederland komt. Kosten: Reiskosten voor eigen rekening; Verblijfskosten: Voor rekening van het gastgezin. Aanmelding: in handen van plaatselijke Rotaryclub. Selectie: Aanmelden: Selectie: in handen van plaatselijke Rotaryclub. vanaf medio september t.m. 1 februari. de sponsor-rotary Club neemt de beslissing of een kandidaat geschikt geacht wordt deel te nemen. b. Europese Groeps-jeugduitwisseling (STST Short Terme Summer Tour in EEMA 5 - gebied) (informatief, toeristisch of sportief programma: zomerkampen / zeilkampen / croisières / handicamps) Bestemming: De meeste Europese landen + Egypte en Israël. De laatste jaren is er ook een intercontinentaal aanbod van Camps. Periode : 2 à 3 weken. Doelgroep: 15- tot 23-jarigen Groepsgrootte: 10 tot 20 deelnemers met een zo groot mogelijke spreiding van nationaliteit. Verblijf : Bij Rotarians van ontvangende club(s); vaak wekelijkse wisseling van club. Aanmelden: vanaf eind februari (kijk ook regelmatig op de site: en kijk op de Blauwe vellen. Camps in Nederland. 5 Eastern Europe, Middle East and Africa 25

26 Aanmelden: In Nederland worden 4 tot 6 Camps in de zomervakantie georganiseerd. 2 Rotary Clubs organiseren gemeenschappelijk een Camp van 2 weken waarvoor een 15- tot 20-tal buitenlandse jongeren worden uitgenodigd. Rotary Clubs die belangstelling hebben een Camp mee te organiseren wordt gevraagd dit te melden vóór 15 november aan de Regio Jeugd Commissaris, die dit doorgeeft aan de coördinator binnen de MDJC. c. New Generation Exchange Sinds enkele jaren kent Rotary een nieuw jeugduitwisselingsprogramma: New Generation Exchange. Dit programma richt zich op 22 tot 30-jarigen die hun scholing hebben voltooid. Het gaat dus om starters en jonge professionals, veelal uit Midden- en Oost-Europa, maar ook jongeren uit andere landen zijn welkom. Via dit programma krijgen zij de mogelijkheid door een stage in Nederland ervaring op te doen en tevens Nederland te leren kennen aan de hand van een cultureel en sociaal programma. Doelgroep: 22 tot 30 jarigen die hun scholing hebben voltooid; starters en jonge professionals, bij voorkeur uit Midden- en Oost-Europa. Programma: Professionele ontwikkeling door stage en training (hoofdzaak: stageervaringen, plus cultureel en sociaal programma, het leren kennen van Nederland. Periode: Te bepalen door ontvangende club (4 tot 6 weken). Selectie: In het land van herkomst op basis van door Nederland aangereikte profielen en doelen. Aantal: Bij voorkeur kleine groepen; vanaf twee deelnemers. Verblijf: Bij Rotarians van ontvangende club(s); vaak wekelijkse wisseling van Kosten: club. Reiskosten in beginsel voor eigen rekening; verblijfskosten voor rekening van ontvangende club. Info bij districtcoördinator NGE D1600, Rtn. L. (Linda) Hanssen ( ) [email protected]. Informatie over al deze uitwisselingsprogramma s is ook te verkrijgen via de internetsite: en in het juli/augustus-nummer van De Rotarian tref je de z.g.n. Blauwe bijlage aan met de meest actuele informatie over Rotary jeugduitwisseling en lijst van MDJC functionarissen. Met vragen kun je ook terecht bij de voorzitter van de Districtcommissie New Generation (DJC Cees van Dalen, ([email protected]). District Rotary Foundation Commissie (DRFC) Het Motto van de Rotary Foundation is: "Doing Good in the World". The Rotary Foundation (TRF) is te beschouwen als het instrument waarmee Rotary (alle Rotarians) de missie van Rotary beter kunnen uitvoeren. Die missie om haar Motto te bereiken, doet de Rotary Foundation door; "to enable Rotarians to advance world understanding, goodwill, and peace through the improvement of health, the support of education, and the alleviation of poverty" middels o.a. humantiare en "educational" projecten. Daartoe beheert TRF drie fondsen, Permanent Fund, Polio Plus en Annual Program Fund: 26

27 Het Permanent Fund wordt gevoed uit legaten, giften etc. en uit de opbrengst van beleggingen. Bijdragen aan Polio Plus (w.o. Gates Challenge) gaan strikt naar het Polio Plus Fund voor het genoemde doel. Niets meer en niets minder. Bijdragen "aan TRF" ($ 100, EREY) gaan naar het Annual Program Fund (APF), waarvan 50% terugvloeit naar het District voor het District Designated Fund (DDF), en 50 % naar het World Fund (WF) Vanuit het World Fund worden betaald de: Awards (de "Global Grants") VTT (Vocational Training Teams) Peace Scholars, etc, etc. Vanuit DDF worden betaald de: District Grants (DG) (max 50% van beschikbare DDF) Ev. extra VTT deelname Ev. scholarships, Ev. extra bijdrage aan Polio Plus Vanuit het Permanent Fund (PF) worden ook bijdragen verstrekt aan Peace Scholarships, Polio Plus, World Fund. Meer over Rotary Foundation vind u in een separate brochure in het PETS-pakket. Binnen ons District levert de TRF Commissie ondersteuning aan clubs rond Rotary Foundation zaken. 27

28 Samenstelling van de TRF-districtscommissie per 1 juli 2011: voorzitter: Siebe Stellingwerff Beintema; RC Voorhout; T ; ; [email protected] secretaris: Wim Boone; RC Zoetermeer; T ; ; [email protected] Regiovertegenwoordigers: - regio I Bas Hendriksen; RC's-Gravenhage-Noord; T ; ; [email protected] - regio II Jan Willem Alleman; RC Rotterdam-Overschie; T ; ; [email protected] - regio III Michiel van Gastel; RC Hellevoetsluis; T ; ; [email protected] - regio IV Bert Jan Potter van Loon; RC Wassenaar-Wetering; T ; ; [email protected] - regio V Wim Boone; RC Zoetermeer; T ; ; [email protected] - regio VI Richard van de Merwe; RC Het Westland; T ; [email protected] - regio VII Ton Millenaar; RC Hillegom-Lisse; T ; ; [email protected] - regio VIII Michael Lieffering; RC Rijswijk-Ypenburg; T ; ; [email protected] - VTT Johan Smit; RC Schiedam; T ; ; [email protected] De DG Wouter van Putten en DGE Niek Jonkman maken qualitate qua deel uit van deze commissie. Group Study Exchange (G.S.E.) G.S.E. staat voor Group Study Exchange en is een uitwisselingsprogramma van The Rotary Foundation (TRF). Ons district is pilot district voor het Future Vision programma, het Vocational Training Team (V.T.T.) vervangt voor ons daarom nu al het GSE programma. Vocational Training Team In het kader van het Rotary Future Vision Plan is een aantal nieuwe programma s gestart. Een daarvan is het Vocational Training Team (VTT), dat in de plaats zal komen van de Group Study Exchange (GSE). In een aantal zg. Pilot Districts is men gestart met het een uitwisseling via een VTT. In Nederland is D-1600 het eerste (en tot dusver enige) district dat daar ervaring mee aan het opdoen is. De pilot periode loopt van 2011 tot 2013, waarna GSE komt te vervallen en vervangen zal worden door VTT. De opzet van VTT is anders dan die van GSE. Een VTT bestaat uit professionals van iedere leeftijd, dat door een Pilot District naar een ander Pilot District wordt uitgezonden. Men richt zich daarbij op zes zg. Areas of Focus: Vrede en het voorkomen en oplossen van conflicten Voorkomen en behandelen van ziekten Schoon water, bevordering van de volksgezondheid en sanitaire voorzieningen Gezondheid moeder en kind Basisonderwijs en analfabetisme Economische en sociale ontwikkeling 28

29 Een VTT bestaat uit tenminste drie leden, met een Rotarian als Team Leader. De leden van het team kunnen overigens ook niet-rotarians zijn. Het VTT is in beginsel samengesteld uit verschillende beroepsgroepen, die uiteraard een relatie hebben met het betreffende project. De duur van een project kan verschillen en is onder meer afhankelijk van de aard van het project. Een project kan tot doel hebben om kennis te verstrekken, maar ook om kennis op te doen. Financiering geschiedt door de Rotary Foundation via een District Grant of Global Grant. Het VTT van District 1600, op dit moment bestaande uit Team Leader Dr. Gerard van der Leij, gynaecoloog, en Ir. Bert Toorman, architect, is inmiddels gestart met een eerste project in Szekszárd, Hongarije. Tezamen met de lokale Rotary Club wordt onderzocht op welke wijze de organisatie en inrichting van een Kraamkliniek verbeterd kan worden. Het project wordt mede ondersteund door District 1911 in Hongarije. Er zijn inmiddels ook contacten met District 9600 (Australië, Papua New Guinea en de Solomon Islands) waarbij naar verwachting District 1600 in 2013 een team zal ontvangen, dat zich zal richten op de Nederlandse aanpak van drugs en daarmee gerelateerde problemen. Johan Smit (RC Schiedam) Coördinator VTT D-1600 Vocational Service Districtscommissie Vocational Service E. (Elly) van Zuiden (RC Zoetermeer) Voorzitter Tel.: Commissieleden : Alie Ekkelkamp (RC Delft) Koos Ris (RC Voorburg-Vliet) voor 50% Vacature Vacature Vacature Vacature Vocational Service: Vocational Service wordt vaak gezien als het hart van Rotary. Toch is het voor sommige clubs niet altijd even gemakkelijk om een goede invulling te geven aan VS. De Districtscommissie kan hierbij op verschillende manieren helpen: we kunnen een algemene lezing houden over wat mogelijk is met en binnen Vocational Service, een dilemmaspel met de club spelen, de workshop Toets je intuïtie geven en een lezing geven dan wel een workshop over Diversiteit begeleiden. Binnen ons district heeft een aantal clubs de workshop Toets je intuïtie al gedaan: altijd met veel enthousiasme, maar we missen er nog een stuk of vijftig Wellicht een goed idee om te realiseren in jouw jaar! Met het onderwerp Diversiteit zijn we dit najaar gestart tijdens onze jaarlijkse themabijeenkomsten. Ook hiervoor is een workshop dan wel een lezing beschikbaar. 29

30 Onderwerpen die daarnaast binnen Vocational Service een plek krijgen, zijn (naast het hierboven genoemde) o.a. het beroepspraatje en het levensbericht. Om dit goed in te vullen heeft de commissie informatie hierover op de website van het district gezet. In jullie bestuursjaar kan je ook eens proberen het beroepspraatje op een andere manier in te vullen door het houden van een beroepsinterview: een tweegesprek niet alleen over de inhoud van het beroep, maar ook over de beroepsopvatting, de ethische vraagstukken in het werk en de dilemma s die de persoon in kwestie tegen komt. Als Rotarylid heb je ook de taak om vanuit je beroep iets voor de samenleving te betekenen. De club heeft hiervoor verschillende mogelijkheden: beroepenervaringenavonden voor de hoogste klassen van het voortgezet onderwijs: Rotarians komen vertellen uit hun dagelijkse praktijk en brengen vandaar uit een gesprek op gang. Het gaat daarbij ook om anekdotes, incidenten, dilemma s, enz.. Natuurlijk is JobRotary ook een goed medium om vanuit je beroep en je betrokkenheid iets te doen voor mensen die moeilijk of niet aan de slag kunnen komen. Voor al deze acties, suggesties, vragen en bijeenkomsten: neem contact op met de Districtscommissie Vocational Service! Ledenwerving en behoud District ledencommissie Voorzitter 2011/12 Voorzitter 2012/13 A. (Ton) van Vliet ing. W. (Wouter) van Putten (RC de Rottemeren) (RC s-gravenhage-zuid) Tel.: Tel.: [email protected] [email protected] Inleiding Wil Rotary nu en in de toekomst blijven groeien en bloeien, dan is het noodzakelijk dat de clubs ieder jaar nieuwe (jonge) leden aantrekken, waarbij het belang van een evenwichtige leeftijdsopbouw wordt nagestreefd. Afhankelijk van de eigen opvattingen van individuele clubleden is het belangrijk, dat de club als geheel een standpunt inneemt over de gewenste omvang van de club. Als men kiest voor een niet te grote club is het zeker het overwegen waard als de club de oprichting van een nieuwe club nastreeft. Immers het moet niet zo zijn dat men anderen het voorrecht en plezier van Rotary onthoudt. Naast de grootte van de club is ook attendance van de clubleden van belang. De formele attendance regels zijn versoepeld naar 50% van reguliere clubbijeenkomsten. Om een goed lid te kunnen zijn is het elkaar ontmoeten essentieel. Maar de daadwerkelijke inzet binnen en buiten de reguliere bijeenkomsten is belangrijker dan het rekenkundig getal. Het Ledenbeleid De kracht van Rotary en de aantrekkelijkheid van het Rotary lidmaatschap is gelegen in de combinatie van enerzijds de praktische wijze waarop inhoud wordt gegeven aan de ideële doelstellingen (vocational service, community service en international service) en anderzijds de fellowship in de eigen club. Om dit blijvend waar te kunnen maken is het van belang o.a. het volgende in het oog te houden: 1. Een goede leeftijdsspreiding, om te voorkomen dat op termijn een te hoog percentage van de leden tot de zgn. niet-actieve leeftijdsgroep gaat behoren. Het 30

31 verdient aanbeveling er naar te streven dat meer dan 25 % van de leden jonger is dan 45 jaar en minder dan 25 % ouder is dan 65 jaar. 2. Een ledenaantal dat voldoende is om actief inhoud te geven aan de vele activiteiten die van een Rotaryclub worden verwacht. 3. Een interessant wekelijks programma met sprekers van buiten en uit de kring van de eigen leden. 4. Het ontplooien van activiteiten op alle terreinen van de 5 Avenues of Service. De levenscyclus van een club. In een pas opgerichte club is de leeftijd van het gros van de leden onder de 45 jaar. In een jonge club dient zich nog niet een probleem van veroudering aan. Men gaat dus niet bewust op zoek naar nieuwe jongere leden, maar naar nieuwe leden die goed in de club passen. Dit laatste blijkt in de praktijk onder meer in te houden dat nieuwe leden ongeveer dezelfde leeftijd hebben als degenen die reeds lid waren. Dat proces gaat dan meestal gedurende ongeveer 20 jaar zo door. Dan dient zich plotseling een probleem aan. In een periode van enkele jaren schuiven een groot aantal leden door naar wat men de niet actieve periode van het leven pleegt te noemen. Een inhoudelijke discussie in de club komt niet echt van de grond. Men geeft grote prioriteit aan het aspect club service. Op zich zeer terecht, maar voor een Rotaryclub mag een hoog sociëteitsgehalte niet het enige doel zijn. Aan het zoeken naar oplossingen komt men niet toe. Het probleem wordt ontkend, of de genomen besluiten hebben slechts een marginaal effect. Enkele jaren later gebeurt toch het onvermijdelijke. De club gaat een bewust ledenbeleid voeren. In een korte periode worden een aantal jongere leden aangetrokken. De leeftijdsopbouw van het ledenbestand gaat (tijdelijk) een dal vertonen. In een tijdsbestek van 2 tot 3 jaar ontstaat in de club een andere sfeer. Een aantal oudere leden hebben daar moeite mee. Voor enkele oudere Rotarians gaan de veranderingen te snel en zij bedanken als lid. Zij hebben desgewenst de mogelijkheid toe te treden tot een club van Past-Rotarians. Vanaf pag. 912 van het jaarboek treft U een lijst aan van de clubs in Nederland. Soms herhaalt de geschiedenis zich na verloop van jaren weer. Wél valt het op dat oudere clubs (door ervaring wijs geworden) vaak een betere leeftijdsspreiding van het ledenbestand hebben dan clubs die ca. 25 jaar geleden werden opgericht. Het lidmaatschap van een Rotaryclub is een lidmaatschap voor het leven. Het betrokken lid zelf en alleen hij of zij zelf kan op basis van persoonlijke afwegingen besluiten voor het lidmaatschap te bedanken. Daarover hoeft geen verantwoording te worden afgelegd. De club behoort op het nemen van een besluit, om voor het lidmaatschap te bedanken geen enkele druk uit te oefenen. Vaak blijkt het bedanken met enige emotie gepaard te gaan, zowel bij betrokkene zelf als bij de andere leden van de club. Daar is niets mis mee. Het is een bevestiging dat het lidmaatschap van een Rotaryclub een belangrijk aspect van iemands leven is, niet in de laatste plaats door de vriendschapsbanden die er ontstaan. Het Franse gezegde partir c est mourir un peu is hier zeker van toepassing. Procedure nieuwe leden. Er zijn een drietal mogelijkheden: a. De door Rotary International aanbevolen procedure, waarbij een voorgestelde kandidaat vooraf ingelicht wordt over de procedure. b. De oude procedure, waarbij de voorgestelde kandidaat pas na acceptatie door de club geïnformeerd wordt. Er is dan al een clubbesluit genomen dat het nieuwe lid welkom is. Al het daaraan voorafgaande is uiteraard vertrouwelijk behandeld. 31

32 c. Sinds medio 2006 kunnen kandidaten worden gemeld of zichzelf melden via (aanklikken lid worden van Rotary? ). Een kandidaat wordt via de gouverneur gemeld bij een club en de club volgt vervolgens het traject zoals onder a of b vermeld. De club is autonoom in het beleid ten aanzien van het aannemen van nieuwe leden, mits niet in strijd met het Huishoudelijk Reglement van RI wordt gehandeld. De club stelt classificaties open en kan de leeftijdsnormen stellen. Wat de leeftijdscriteria betreft moet het evenwel niet zo zijn, dat een absolute bovengrens wordt aangehouden. Immers geen enkele club past het om een Rotarian uit een andere club na vele jaren van lidmaatschap hem/haar een verder Rotaryleven te ontzeggen. Nieuwe leden dienen goed geïnformeerd te worden over hun rechten en (financiële) plichten. Daarnaast is het van groot belang, dat voorlichting over Rotary wordt gegeven. Het instellen of onderhouden van een deskundige informatiecommissie is essentieel voor een club. Zelfs oudere leden kunnen hiervan nog wat opsteken. In meerdere clubs wordt ook wel gewerkt met een mentor, die een nieuw lid een half jaar of langer begeleidt. Nieuwe leden moeten zo snel mogelijk ingeschakeld worden in commissies. Om snel bekend te zijn met wie wie is, kan nieuwe leden na enkele maanden bijvoorbeeld gevraagd worden om wekelijks de Attendance - lijst bij te houden. Profielschets kandidaat-lid Rotary. Wie willen wij er graag als lid bij hebben? Waarop gaan we ze beoordelen? Aan welke criteria moeten ze voldoen? Wanneer dit onderwerp, meer in algemene zin, in de club in discussie komt, vallen vaak 2 opmerkingen te beluisteren: We moeten wel de kwaliteit handhaven en Hij/zij moet in de club passen. Beide stellingen zijn volkomen juist. Vanzelfsprekend zitten we niet te wachten op nieuwe leden die niet in de club passen en die niet in staat zijn hun aandeel in de clubactiviteiten te leveren. Toch moeten hierbij een paar kanttekeningen worden geplaatst. Het doel van Rotary is een groep mensen bij elkaar te brengen die in de gelegenheid zijn om in de uitoefening van hun functie een extra bijdrage te leveren aan het, in ethisch en sociaal opzicht, positief functioneren van de samenleving. Om dat te bereiken wordt er naar gestreefd dat de leden van een Rotaryclub representatief zijn voor het werkgebied van hun club. Dat heeft betrekking op de beroepen en bedrijfstakken die zij vertegenwoordigen, hun levensovertuiging (politiek en godsdienstig), hun leeftijden, sekse, enz.. Bij het zoeken naar nieuwe leden gaat het dus niet om meer van hetzelfde, maar integendeel om een vergroting van de diversiteit. Het uitgangspunt moet dus niet alleen de vraag zijn of iemand in de club past maar ook of van het nieuwe lid de bereidheid verwacht mag worden zich aan te passen, zoals ook de club zich (al is het maar een beetje) aan het nieuwe lid moet aanpassen. De één zal beter in de club liggen dan de ander, maar dat geldt ook voor de bestaande leden. Een kandidaat-lid moet voldoen aan objectieve kwaliteitscriteria. Daarop moet het bestuur haar oordeel baseren. Hetzelfde is van toepassing op het oordeel dat het bestuur moet vellen met betrekking tot eventueel door leden ingebrachte bezwaren. Indien bestuur niet overgaat tot het aannemen als lid dient het bestuur de voorsteller(s) van de kandidaat te informeren. Enige kenmerken kandidaat-lid Rotary 1. Voorwaarden voor classificaties zijn vermeld in jaarboek , pagina XLI, artikel Hij/zij bekleedt in het desbetreffende bedrijf of beroep een zelfstandige positie met beslissingsbevoegdheid en met uitvoerende verantwoordelijkheid. 3. Hij/zij valt bij voorkeur in de door de club zelf vast te stellen leeftijdscategorie (veelal 30 tot 50 jaar). Door een goede spreiding in leeftijd wordt de club interessanter en blijft het 32

33 niveau van kennis en communicatie bij de tijd. Overigens kent Rotary geen minimum of maximum leeftijd. 4. Brede maatschappelijke belangstelling. 5. Hij/zij past karakterologisch in een serviceclub. Er moet bereidheid zijn om andere meningen te respecteren, eigen inzichten te relativeren en zich ook kwetsbaat te durven opstellen. 6. Hij/zij geniet een goede reputatie. Mensen die het met hun beroepsethiek niet zo nauw nemen, horen in een Rotaryclub niet thuis. 7. Hij/zij kan redelijk aan de attendance-verplichtingen voldoen. Het heeft voor betrokkene en voor de club weinig zin een nieuw lid te werven dat niet aan een minimale attendance verplichting kan voldoen. 8. Hij/zij is bereid meer tijd in Rotary te steken dan het bezoeken van de bijeenkomsten. Ieder lid moet op zijn tijd zich inzetten voor het vervullen van functies in bestuur en commissies en voor actieve bijdragen op het gebied van de community service. Maar het hoeft ook niet zo te zijn dat ieders bijdrage dezelfde en precies even groot is. Dat is mede afhankelijk van de persoon en van de persoonlijke omstandigheden. Enige bespreekpunten met een kandidaat-lid. Ontstaan en doel. Opgericht door Paul Harris in Rotary wilde een tegenwicht vormen tegen misdaad, corruptie en sociale misstanden, Rotary doet dat (toen en nu) door in haar activiteiten sociale en vooral ethische en morele aspecten van de samenleving te benadrukken. Rotary maakt geen onderscheid naar ras, sekse, nationaliteit, godsdienst, politieke overtuiging, rang of stand. Een Rotaryclub is een club van vrienden, die elkaar openhartig en in onderling vertrouwen tegemoet treden. Overigens is er aan Rotary geen enkele geheimzinnigheid. Een Rotaryclub beoogt een zo goed mogelijke afspiegeling van de plaatselijke samenleving te zijn, naar beroep, leeftijd, levensbeschouwelijke overtuiging enz.. Het classificatiebeginsel is bedoeld om een zo breed mogelijke vertegenwoordiging van alle beroepen in de plaatselijke samenleving te bevorderen. Avenues of service. Wat houden club service, vocational service, community service, international service en new generation service in en hoe geeft de club daaraan invulling. En niet te vergeten Rotary Foundation, één der allergrootste particuliere financiële hulporganisaties in de wereld. De eigen club. Het werkgebied; wie zijn er lid; plaats en tijdsduur van de bijeenkomsten. Jaarlijkse wisseling van functies. Bijna alle leden hebben tenminste één functie, als lid van een commissie of een andere functie. Programma. De wekelijkse bijeenkomsten met o.a. levensberichten, beroepspraatjes, bedrijfsbezoeken en clubzaken. En verder o.a. de avondjes van 5/6, bijeenkomsten met de partners en bijeenkomsten met de contactclubs. Attendanceplicht. Een attendance van 50% is gewenst, maar het bestuur kan daar van afwijken onder het motto Kwaliteit gaat vóór kwantiteit. 33

34 Financiële aspecten. Contributie, kosten maaltijden en drankjes en overige kosten (meer feestelijke bijeenkomsten met partners, bezoeken aan contactclubs e.d.). ROTARY IN HET KORT. (als introductie voor potentiële kandidaten) De ontstaansgeschiedenis van Rotary. Omstreeks 1900 maakte in Chicago de advocaat Paul Harris zich ernstig zorgen over de onverschilligheid in de menselijke verhoudingen. Op 23 februari 1905 nodigde hij een viertal vrienden, een kolenhandelaar, een textielhandelaar, een mijningenieur en een drukker bij zich thuis uit om te zien of zij een bijdrage konden leveren aan het verbeteren van die verhoudingen. Zij bleven elkaar bij toerbeurt ontmoeten in hun kantoren, vandaar de naam Rotary. Oorspronkelijk was het denkbeeld van Paul Harris de vriendschap onder zakenrelaties, en daarmee behoorlijke zakenopvattingen, te bevorderen. Maar al spoedig kwam het doel anderen te dienen daarbij naar voren. Zo ontstond de eerste Rotaryclub. De club groeide uit. Van elk beroep of bedrijf werd slechts één vertegenwoordiger toegelaten. Dit was het begin van het classificatieprincipe van het lidmaatschap van een Rotaryclub. Op grond daarvan worden kandidaten voor het lidmaatschap gevraagd. De kandidaat dient een waardig en bekwaam vertegenwoordiger van zijn beroep te zijn. Rotary International nu. Rotary heeft wereldwijd ongeveer 1,2 miljoen leden. Verdeeld over meer dan clubs in meer dan 200 landen. In Nederland zijn dat thans 485 clubs met meer dan leden (stand per 1 januari 2012), waaronder meer dan vrouwen. Van alle Rotaryclubs in Nederland zijn thans meer dan 70 % gemengde clubs. Iedere Rotaryclub is gebonden aan de statuten van Rotary International. In de dagelijkse praktijk is zij in belangrijke mate autonoom. Het doel van Rotary. Rotary is een serviceclub. Het doel van Rotary is het aanmoedigen en bevorderen van het ideaal van dienstvaardigheid. Dit zonder onderscheid naar ras, geloof of politieke overtuiging. Rotary tracht haar idealen te realiseren via de vijf zogenaamde Avenues of Service : 1. Clubservice. In de club de vriendschap tussen de leden onderling bevorderen. Onmisbaar daartoe is een regelmatig clubbezoek. Is de attendance van een lid laag, dan kan dit er toe leiden dat een lid wordt gevraagd te bedanken. 2. Vocational Service. De bevordering van het dienstideaal van ieder lid in zijn/haar ambt, beroep of andere activiteiten. Tevens het stimuleren van hoge ethische normen en het toepassen hiervan in bedrijf en beroep. 3. Community Service. Het dienen van de (plaatselijke) gemeenschap, door middel van het ondersteunen of het zelf uitvoeren van projecten, zo mogelijk samen met bestaande organisaties. 4. International Service. Het bevorderen van internationaal begrip door middel van contacten met Rotary clubs in andere landen, jeugduitwisselingen en programma s van de Rotary Foundation (o.a. scholarships en de uitwisseling van teams van jonge beroepsbeoefenaren). 5. New Generations Service. De Avenue geeft de clubs een stimulans om de jeugd en jongeren meer en actiever te betrekken. Jeugdprogramma s zijn niet alleen belangrijk voor Rotary maar voor de hele wereld. 34

35 Het functioneren van de individuele club. De leden van een Rotaryclub komen wekelijks, als regel op een vaste plaats en een vast tijdstip bijeen. De gemiddelde attendance is ca. 70 %. Ook het bezoek aan een andere Rotaryclub telt voor de attendance, evenals bezoek of deelname aan bepaalde Rotaryactiviteiten o.a. in districtsverband. Iedere Rotarian kan onaangekondigd de bijeenkomsten van een andere Rotaryclub overal ter wereld bijwonen. Elke club heeft een bestuur en een aantal commissies. Er is een commissie voor elke van de hiervoor genoemde Avenues of Service. Verder o.a. een programmacommissie, een classificatie- of uitbreidingscommissie, een weekberichten-commissie, een jeugdcommissie enz.. De functie van voorzitter wisselt jaarlijks. Wisseling van overige functies wordt door het bestuur vastgesteld, waarbij continuïteit bij voorkeur gewaarborgd moet worden. Van ieder lid wordt verwacht dat hij/zij op deze wijze bijdraagt aan de activiteiten van de club. Iedere week is er een programma. Dat kan zijn een inleiding door een eigen lid over zijn/haar beroep, bedrijf of werk, een levensbericht of over een willekeurig ander onderwerp. Ook worden sprekers van buiten uitgenodigd een inleiding voor de club te houden. Elke maand wordt een bijeenkomst gewijd aan clubzaken. Er zijn bedrijfsbezoeken bij leden en nietleden. Ook worden bijeenkomsten georganiseerd waarvoor de leden en hun partners worden uitgenodigd. De avondjes van vijf/zes (Fire side) die bij de leden thuis worden gehouden bieden een goede gelegenheid elkaar beter te leren kennen. Veel clubs hebben één of meer contactclubs in de ons omringende landen, waarmee veelal ten minste één keer per jaar een ontmoeting wordt georganiseerd. De Rotary Foundation. De Rotary Foundation is dé belangrijke pijler van Rotary International. Dit fonds is geheel afhankelijk van vrijwillige bijdragen en verstrekt jaarlijks aan meer dan duizend jongeren (geen kinderen van Rotarians) een beurs om in het buitenland te kunnen studeren. Het fonds voorziet tevens in het uitwisselen van teams van jonge beroepsbeoefenaren (geen Rotarians of familieleden van Rotarians). De Rotary Foundation voorziet in omvangrijke financiële steun aan projecten in ontwikkelingslanden. Sinds 1985 zjn vele honderden miljoenen dollars bijgedragen aan het project Polio de wereld uit dat samen met o.a. de Wereldgezondheids-organisatie is uitgevoerd. Onlangs is 355 miljoen dollar toegezegd door de Bill en Melinda Gates Foundation. Dit om de laatste haarden van Polio te bestrijden en beheersbaar te maken. Dit programma is medio 2012 beëindigd. De indeling in districten. Je club maakt deel uit van district 1600, een van de 7 Nederlandse districten en van de meer dan 570 districten in de wereld. Tot ons district behoren 74 clubs. De districtsgouverneur (een functie die ook jaarlijks wisselt) en zijn/haar commissies ondersteunen de clubs in hun activiteiten. Jaarlijks wordt een districtsconferentie georganiseerd, maar ook verschillende andere bijeenkomsten, o.a. bijeenkomsten speciaal voor nieuwe leden. De kosten van het lidmaatschap. De kosten van het lidmaatschap kunnen per club en per lid variëren. Ieder lid betaalt contributie, inclusief de afdracht aan Rotary International en aan het district waarvan de club deel uitmaakt. Aan alle leden wordt een vrijwillige bijdrage aan de Rotary Foundation gevraagd. Gestreefd wordt naar een jaarlijkse bijdrage per lid van 100 dollar (Every Rotarian, Every Year EREY). Verder zijn er de kosten van de maaltijden en de deelname aan diverse evenementen. 35

36 Voor een succesvol ledenwervingsbeleid is meer nodig dan alleen een verlaging van de leeftijdsgrens voor nieuwe leden. Het ledenwervingsbeleid van veel (zo niet van bijna alle) clubs kenmerkt zich door een omslachtige procedure, waarin tijdens de rit veel potentiële kandidaten sneuvelen. De uitleg die wordt gegeven aan de "kwaliteitseisen" waaraan een potentieel lid moet voldoen (leidinggevend / vooraanstaand in de samenleving / moet passen in de club / moet zich in zijn/ haar beroep bewezen hebben, dus in ieder geval de 40 jaar gepasseerd zijn / en een reeks van andere criteria) gaan vaak aanzienlijk verder dan hetgeen daarover in de clubstatuten wordt bepaald. Daarin staat dat voor het lidmaatschap in aanmerking komen meerderjarige personen, die te goeder naam bekend staan en in het bedrijf of beroep, waarin zij werkzaam zijn, een goede reputatie genieten. De leraar van een scholengemeenschap is evenzeer een potentieel lid als de rector en de staffunctionaris van een onderneming evenzeer als de directeur. Het gaat meer om een evenwichtige spreiding, dan om een bevestiging van het exclusieve imago van Rotary. In Bijlage B vindt je een aantal interessante cijfers m.b.t. Rotary. 8. Geldstromen in Rotary Een schematisch overzicht, voor de leden, van de geldstromen in Rotary: Contributies Vrijwillige bijdragen CLUB CLUBSTICHTING Rotary International $ 25,50 per ½ RAN 60 / jr (D1600) DISTRICT 25 / jr (D1600) CLUB Clubprojecten ORGANISATIE DGE-Opleiding Toelage DG S LEAD ROTARIAN Jaarboek Web sites Fin. Admin. Landelijke Districtskosten STAF CIE S DISCON PETS Etc Bestuur CIE S Lief/Leed Etc EREY ($ 100 / lid /jr) PolioPLus Jeugdprojecten Vlielandkamp RYLA JobRotary Rotary Doctors Ov. Donaties Rotary Foundation (zelf, of via RAN) Veel clubs dragen ook nog bij aan (regio) jeugdzaken, Rotary Doctors, participatie in JobRotary, etc. De EREY bijdrage van $ 100 per persoon per jaar is bedoeld voor het Annual Program Fund (APF) van waaruit humanitaire projecten worden betaald, alsmede educative beurzen, etc. Donaties aan PolioPLus gaan rechtstreeks en alleen naar het PolioPlus Fund 36

37 Bijlage A Rotary Business on-line / Member Access De meeste administratieve verrichtingen behorend bij het (club)lidmaatschap van Rotary International (RI) kunt u on-line doen via Member Access, via de web site van RI, Op de volgende bladzijden wordt aangegeven hoe u dat kunt doen. Let wel, er is GEEN koppeling van de Rotary International database(s) met de database van de RAN (Rotary Administratie Nederland), de LEAD (Ledenadministratie). De leden, en vooral de clubsecretarissen hebben voor beide systemen een belangrijke eigen rol. Het is aan te raden om steeds noodzakelijke wijzigingen in beide systemen tegelijk aan te brengen. 37

38 Het Semi-Annual Report (SAR) Zoals de naam al aangeeft, wordt het SAR twee maal per jaar aan de secretarissen van de club gezonden, op 1 juli en op 1 januari. Op basis van de juiste gegevens in het SAR wordt de contributie van een club vastgesteld. De club wordt geacht die zonder uitstel te betalen, dus twee maal per jaar. Voor de on-line administratie gaat u naar de web site van Rotary International Dan kunt u inloggen in Member Access : Login voor geregistreerde gebruikers Registreren voor eerste gebruik U kunt uiteraard het wachtwoord laten onthouden door de computer. Alle Rotarians kunnen dan hun eigen gegevens zien, en nog een aantal zaken: 38

39 De club officers, en vooral de inkomende club officers moeten worden ingevuld. Hiermee kan RI steeds aan de juiste personen de diverse documenten sturen.: 39

40 DEC 31 U kunt kan dan ook het SAR afdrukken en (doen) betalen: Fout! De club secretarissen krijgen in november ook nog het Official Directory Data Form: Dat moet vóór 31 dec worden ingevuld. Als de secretaris dit al on-line heeft gedaan zouden de namen al ingevuld moeten zijn Ook kan dan het overzicht van Membership data worden ingevuld, die dan weer de basis vormt voor het Semi Annual Report (SAR): 40

41 Even terug naar het invullen van het Semi Annual Report Form: De clubsecretaris krijgt dit formulier per post thuisgestuurd. Hierop staan alleen de aantallen leden, op basis waarvan de contributie wordt berekend: NB. Bij veld 6 en 7 hoeft u voor een Nederlandse club niets in te vullen, tenzij de Club een enkel exemplaar van de internationale uitgave van The Rotarian wil ontvangen. Bij 8 vult u het aantal leden in dat de (Nederlandse) Rotarian moet ontvangen. Tevens bevat het SAR een ledenlijst van de club, zoals bekend bij RI. U kunt de lijst aanpassen aan eventuele nieuwe gegevens: 41

42 En voor nieuwe leden een New Member Form in te vullen: Het invullen van de diverse formulieren, en het betalen van de contributie (membership dues) moet wél tijdig gebeuren: zie volgende bladzijde Het schema hieronder geeft een helder beeld van wat de club te wachten staat als niet tijdig betaald wordt. : Dues niet betaald: Dues niet betaald: Bijwerken ledengegevens 1 maand vóór de SAR Dues te betalen na ontvangst SAR Herinnering aan Club Secretaris Club opgeheven Jul 1 Jan Jan 1 Jul 6 Maanden 42

43 Bijlage B Media Contact: [email protected] Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA ROTARY FIGURES AT A GLANCE (as of 1 July 2009, geen nieuwe update beschikbaar) Rotary International Membership 1,206,482 Rotarians 33,575 Rotary Clubs 1,853 new clubs chartered 534 Rotary regional districts 200+ countries and geographic areas Rotary clubs are located throughout all seven continents Women in Rotary Interact Clubs (14-18 years) Started in 1962 Rotaract Clubs (18-30 years) Started in 1968 Rotary Community Corps Started in ,000+ women (estimated) 26,853 clubs with women members (estimated) 281,152 members (estimated) 12,224 clubs 133 countries and geographical regions 180,274 members (estimated) 7,838 clubs 165 countries and geographical regions 156,055 corps members (estimated) 6785 corps 78 countries and geographical regions (estimated) Rotary Youth Exchange Started in ,500 youths participate annually (estimated) 115+ countries and regions involved in programs 43

44 The Rotary Foundation of Rotary International Total Awards and Expenses FY Total Program Awards and Expenses Since 1947 Contributions to The Rotary Foundation $187.8 million for total awards and expenses, including: $ 18.6 million for program operations $ 14.5 million for fund development $87.8 million for PolioPlus program awards $26.8 million for Matching Grants program awards $7.2 million for District Simplified Grants program awards $3.4 million for Health, Hunger and Humanity (3-H) Grants program awards $ 13.2 million for Ambassadorial Scholarships program awards $ 4.0 million for Group Study Exchange (GSE) program awards $ 6.6 million for other program awards $ 5.7 million for general administration $2.395 billion $223.8 million, including: $99.3 million to the Annual Programs Fund $11.6 million to the Permanent Fund $109.7 million to the PolioPlus Fund $3.2 million to other funds Paul Harris Fellows 1,208,428 fellows (per 31 dec 2009) First Paul Harris Fellow in % of annual contributions are derived from Paul Harris Fellow recognitions Rotary Foundation Benefactors 80,673 total Benefactors Ambassadorial Scholarships 39,000+ scholarships granted since 1947 from over 115 countries Started in 1947 In , 651 scholars from 71 countries studied in 87 countries Group Study Exchange areas Started in ,000 participants from 202 countries and geographical $105+ million awarded to date In , 565 teams travelled abroad $4.0 million awarded in District Simplified Grants 75 countries received District Simplified Grants Started in grants were approved in $7.2 million awarded in Matching Grants Started in ,000+ Matching Grant projects 199 project countries 44

45 1,560 new grants approved in $26.8 million awarded in Health, Hunger and Humanity (3-H) Program Since projects in 78 countries have been funded at a cost of $87 million In , 16 new projects were approved Program awards in were $3.4 million PolioPlus $881+ million committed to date Started in 1985 $87.8 million awarded in Rotary s fiscal year begins 1 July and ends 30 June Foundation Facts per 31 dec 2009 Foundation Benefactors (PF donations of $ 1,000 or more): 81,963 Major Donors (Donations to TRF of $ 10,000 or more): 11,904 Paul Harris Fellows (Donations to APF, PP or HG of $1,000 or more) 1,208,428 45

46 Bijlage C Afkortingen in Rotary AG Assistant Governor lw Inner Wheel BF Benefactor (PF donations of $ 1,000 or more): MD Major Donor (Donations to TRF of $ 10,000 or more): CEEMA Cont European, Easter Med. region and Africa CJC CPRO CMS COL D DDF DG DGE DGN DGSC DICO DJC DSA Club Jeugd Commissaris Club PR Off Citation for Meritorious Service Council on Legislation District District Designated Fund District Governor District Governor-elect District Governor-nominee District Grants Subcommittee Chairperson District lt Coordination Officer District Jeugd Commissaris Distinguished Service Award DYECC District Youth Exchange Committee Chairperson GETS Governors-elect Training Seminar MDYEC Multi-district Youth Exchange Chairperson MDYEO Multi-district Youth Exchange Officer MOP NGE NV OD P PAG PDG PETS PHF PP RCB RCP RFE Manual of Procedure New Generations Exchange Youth Exchange Official Directory President Past Assistant Governor Past District Governor Presidents-Elect Training Seminar Paul Harris Fellow (Donations to APF, PP or HG of $1,000 or more) Past President Recommended Rotary Club Bylaws Rotary Code of Policies Rotary Friendship Exchange HON Honorary member Rl Rotary International IPDG Immediate Past District Governor RIB Bylaws of Rotary International IPP Immediate Past President 46

47 RIC Constitution of Rotary International RJC Regio jeugdcommissaris / - coordinator RFSM Rotary Foundation Sustaining Member ROTARACT ROTARy in ACTion SAR SRCC TRF VTT WCS Rl Semi-Annual Report Standard Rotary Club Constitution The Rotary Foundation Vocational Training Team World Community Service Rtn RYLA Rotarian Rotary Youth Leadership Awards YECC YEO Youth Exchange Committee Chair Youth Exchange Officice 47

48 Rotary ROTARY KEY MESSAGES Rotary is one of the largest and most influential international humanitarian service organizations in the world. As volunteers, Rotary members have been serving the needs of communities worldwide since Today, the 1.2 million women and men of Rotary belong to more than 33,000 Rotary clubs in over 200 countries and geographical areas. Rotary is a global network of business and professional leaders. Through volunteer service, Rotary members build friendships and enlarge their circle of business and professional acquaintances. Rotary clubs are non-political and open to all cultures, races, and creeds. Rotary and Peace Rotary promotes peace and international understanding through its educational and humanitarian programs. Rotary sponsors the largest privately funded international scholarship program in the world. Rotary has teamed with leading universities around the world to offer a master s degree program in peace and conflict resolution at six Rotary Centers for International Studies. Rotary clubs promote peace by initiating thousands of international humanitarian projects every year that address the underlying causes of social instability and conflict, such as hunger, poverty, disease, and illiteracy. PolioPlus Rotary s top philanthropic goal is to eradicate polio worldwide. Since 1985, Rotary members have contributed more than US$800 million and countless volunteer hours to help immunize more than two billion children in 122 countries. Rotary members are currently working to raise another $200 million by 2012 to match a $355 million challenge grant from the Bill & Melinda Gates Foundation. Rotary and its partners have reduced polio cases by 99 percent worldwide, from 350,000 cases in 1988 to less than 2,000 in An estimated five million children have been spared disability, and over 250,000 deaths averted. Yet polio still threatens children in parts of Africa and South Asia, and remains endemic in four countries: Afghanistan, India, Nigeria, and Pakistan. The world must remain committed in order to achieve a polio-free world. If we don t stay the course, experts say polio could rebound to 10 million cases in the next 40 years, negating the world s $6 billion global investment. The threat of polio anywhere is a threat to children everywhere. Rotary is committed to fighting polio until every child is safe from this devastating disease. 48