Jaarplan

Transcriptie

1 Jaarplan

2 Rotary serving humanity is het thema van Rotary International voor het Rotary jaar Dienstvaardig aan de mens(heid) is van oudsher de hoeksteen van Rotary. Rotary betekent dat je bereid bent om iets van jezelf te geven. De bereidheid om te delen. Rotary gaat over meer dan alleen jezelf. Rotary is synoniem aan Service above Self. Kernwaarde in iedere Rotaryclub, ook in die van ons, is Fellowship. Een niet gemakkelijk in te lijsten begrip, maar naar mijn overtuiging wel het fundament van Rotary. Een poging. Fellowship is dat wij kameraden zijn van elkaar. Wij zijn niet alleen geïnteresseerd in wat de ander beroepsmatig doet. En hoe hij of zij dat doet. Wij willen ook weten hoe die ander persoonlijk is, wat die ander drijft. En ook willen wij weten hoe hij of zij er aan toe is. We vieren met elkaar successen. Wij delen met elkaar verdriet. Fellowship gaat over Reisgenoten. Een Reis naar een hoger ideaal: het bieden van diensten aan anderen, het bevorderen van integriteit en van begrip voor elkaar, het bevorderen van goodwill en vrede. De Ring die ons bindt bestaat uit vriendschap, het delen van interesses en het uitwisselen van kennis en informatie, op basis van openheid en vertrouwen. Fellowship staat in dienst van Service. Beiden zijn de basis voor succes. Dat geldt ook voor een kleine club als die van ons. Wij hoeven met projecten niet het wereldtoneel te beklimmen. Kleinschalig, lokaal en regionaal is minstens even waardevol. Het gaat erom dat je het onderscheid maakt. Dát wij het onderscheid weten te maken, hebben de successen van tal van onze projecten in het verleden bewezen. Recent nog, door het winnen van de Regio Award 2016 met onze inzending van het symposium Ouder worden. Het Rotaryjaar staat niet in het teken van grote veranderingen. Daar is geen behoefte aan. Waarde wordt vooral gehecht aan continuïteit. 2

3 Hier wordt op zijn plaats geacht de slogan: Als je maar lang genoeg gewoon blijft, word je vanzelf bijzonder. 1 Daar waar nodig wordt bijgestuurd, organisatorisch en inhoudelijk. Dit komt onder meer tot uiting in mijn Jaarplan. Niet is beoogd om vanaf de start van het Rotaryjaar een uitgeschreven plan op tafel te leggen. Geen opgelegd pandour of Handboek Soldaat. Beschouw dit Jaarplan als aanbouwwetgeving. Het geeft de hoofdlijn aan voor de Avenues of Service 2 en wordt aan- en ingevuld naar bevind van zaken. Zo ontstaat een dynamisch Jaarplan. Een plan waarop in de volgende Rotaryjaren kan worden voortborduurt. Gegeven de gewenste continuïteit is in organisatorisch opzicht het uitgangspunt dat wordt vastgehouden aan de bestaande samenstelling van het bestuur. Natuurlijk met inachtneming van bepaalde wetmatigheden. Zoals het feit dat de Inkomend Voorzitter de Voorzitter is geworden en de Voorzitter de oud-voorzitter. Continuïteit is geborgd in de basisfuncties zoals die er voor ieder bestuur zijn: de secretaris en de penningmeester. Een goede invulling van deze beide bestuursfuncties is het fundament van een goed bestuur. Geen continuïteit zonder bijsturing. Dat geldt ook voor het bestuur van onze club. Begin van het Rotaryjaar zal een inkomend secretaris worden aangezocht. Deze zal met de huidige secretaris meelopen, met de bedoeling om te worden ingewijd in de geheimen van het secretariaat van onze Rotaryclub. Verder zal onze penningmeester in het Rotaryjaar behalve de functie van schatbewaarder ook de functie van Rotary Foundation Commissaris vervullen. Mede met het oog op 2017, waarin Rotary stil staat bij het feit dat honderd jaar geleden The Rotary Foundation het levenslicht zag. Dat de Rotary Foundation Commissaris hierbij samenwerkt met onze commissie Fundraising is vanzelfsprekend. In organisatorisch opzicht komt de gewenste continuïteit ook tot uiting in de samenstelling van de commissies. 1 Bron: www. Klaverbladverzekeringen.nl 2 Club Service, Vocational Service, Community Service, International Service, Youth Service. 3

4 Uitgangspunt is de bestaande bemensing van de commissies. De gedachte is wel dat er op verschillende fronten meer diepgang bereikt kan worden door nadrukkelijker samen te werken. Binnen de commissies maar ook commissieoverstijgend. Als club zijn wij te klein om Service aan enkelen over te laten. Fellowship is samen delen en samen successen vieren. Bekend is, en wordt dit ook onderkend, dat het ledenaantal van onze club een kritische ondergrens nadert. Dit vraagt nadrukkelijk aandacht. En meer nog: het vraagt om concreet resultaat. In het voorbije Rotaryjaar zijn reeds enkele stappen gezet om te komen tot het formuleren van een ledenbeleid. Onderdeel hiervan is de zoektocht naar een naam voor onze club die de lading (werkgebied) dekt. In het Rotaryjaar heeft het formuleren, concretiseren én uitvoeren van een ledenbeleid prioriteit. Dit vraagt de inzet van ons allen, met de ledencommissie als gids. Voor het goed functioneren van de wekelijkse clubbijeenkomsten is een aantrekkelijk en gevarieerd programma van wezenlijke betekenis. Het vormt de olie tussen de raderen van Fellowship. Het motiveert clubleden om clubbijeenkomsten te bezoeken. Het houdt de club levend. De Programmacommissie is daarom van niet te onderschatten waarde. In het Rotaryjaar wordt terug gegrepen op het succes van de Themamaand. Een programmacyclus van 3 tot 4 weken, waarin een vooraf gekozen thema op verschillende aspecten of vanuit verschillende invalshoeken wordt belicht, ingevuld door sprekers van binnen en/of van buiten de club. In verband met de wekelijkse clubbijeenkomsten wordt een punt van zorg gedeeld: de attendance. Voor het goed functioneren van onze club is nodig dat clubbijeenkomsten regelmatig worden bezocht. Het zou een vanzelfsprekendheid moeten zijn dat zoveel mogelijk leden wekelijks de clubbijeenkomsten bezoeken. Een gemiddelde attendance van meer dan 50% per half jaar is niet alleen vanuit Rotary International-regelgeving het streven, het zou ook haalbaar moeten zijn. Fellowship impliceert dat je elkaar hierop kunt aanspreken. 4

5 Vocational Services verdient aandacht. Het onderscheidt Rotary van een gewone netwerkclub. Door uitwisseling van beroepservaringen leren leden elkaar beter kennen en krijgen zij een duidelijker beeld van hun eigen doen en laten en dat van anderen. Vocational Services dreigt enigszins op de achtergrond te geraken, waar het zeker niet thuis hoort. In het Rotaryjaar wordt Vocational Services nadrukkelijker op de agenda gezet, zoals door het houden van Beroepspraatjes / Classificatiespeeches. Aan het Levensbericht wordt opnieuw inhoud gegeven. Fellowship houdt namelijk ook in het in de beslotenheid van je eigen club kwetsbaar op durven stellen. In deze tijd, waarin weinig meer vanzelfsprekend lijkt te zijn en waarin bestaande structuren met de snelheid van het licht veranderen, is voor ons als kleine club samenwerken een must. Niet alleen binnen onze eigen club, maar zeker ook daarbuiten. Wij hebben hiervan al mooie voorbeelden gezien, zoals de Jeugddag en Arcadia. Samenwerken begint met kennen en gekend worden. In dat verband zijn wij het voorbije Rotaryjaar gestart met clubbezoeken. In het Rotaryjaar zal hieraan een follow-up worden gegeven, door clubs gericht uit te nodigen voor een (tegen)bezoek, onder het mom van Gast aan tafel. Gastvrijheid kenmerkt de Rotarian. Mijn streven is een ontspannen en betrokken Rotaryjaar. Een jaar waarin wij samen successen vieren en tegenslagen delen. Een jaar dat ik als thema mee wil geven: Fellowship of the Ring. Wij allen zijn immers Reisgenoten op een reis waarbij wij ons hebben gecommitteerd om iets van ons zelf te geven, om daarmee dienstbaar te zijn aan anderen. Hoe die reis precies verloopt is op voorhand niet precies aan te geven. Maar de Ring die ons bindt en houvast geeft is vriendschap, openheid en vertrouwen. Roel van Wamel Voorzitter

6 Bijlagen: I Clubstructuur algemeen II Clubbestuur en Avenues / commissies III Omschrijving taken en doelstellingen IV (Voorlopig) activiteitenrooster

7 Bijlage I Clubstructuur algemeen 7

8 Bijlage II Clubbestuur en avenues/commissies Bij het indelen van de commissies/avenues ben ik uitgegaan van de in bijlage I door Rotary voorgestelde clubstructuur en de invulling die wij sinds jaar en dag binnen onze club aan die clubstructuur hebben gegeven. De personele invulling van de avenues / commissies is gebaseerd op de bestaande samenstelling. Het clubbestuur is voor wat betreft de invulling van de functies van Secretaris en Penningmeester gebaseerd op het voortzetten van de bestaande situatie. Een nieuwe functie is die van Rotary Foundation Commissaris. In 2017 wordt wereldwijd het honderdjarig bestaan van The Rotary Foundation gevierd. 1. Clubbestuur Voorzitter: Roel van Wamel Inkomend voorzitter: Marijke van der Kaaden Secretaris: Paul Schoenmakers Inkomend secretaris: n.n.b. Penningmeester: Sylvia van Tilburg Rotary Foundation Commissaris: Sylvia van Tilburg Oud voorzitter: Mary-Lou Simons 2. Clubzaken: Lead: Paul Schoenmakers Attendance: Paul Schoenmakers Programma: Marijke van der Kaaden (Vz), Willem Verhoeff, Cent Faasse, Marnix Kemperman, Arie Palmers Feestcommissie: Willem Verhoeff, Marnix Kemperman Fellowship: Anita Nuiten, Jan Flameling Sergeant at Arms: Margré Sluiter, Annemiek Bakx Kascommissie: Willy Louwerse, Cees de Looze 3. PR & Communicatie Publiciteit: Margret Vreedenburgh Weekbericht Website: Paul Schoenmakers Social media: Marnix Kemperman 4. Ledenbeleid: Margareth Dalmeijer (Vz), Anita Nuiten, Willy Louwerse, Jan Flameling 5. Service Projecten: Community: Dicky Wijland (Vz), Annemiek Bakx, Wim Lengton Vocational: Cent Faasse, Arie Palmers Jeugd: Mary-Lou Simons (Vz), Dicky Wijland, Marnix Kemperman 8

9 Internationaal: Wim Lengton (Vz), Ella Dekker-Bai 6. Fundraising: Willy Louwerse (VZ), Arie Palmers, Sylvia van Tilburg (q.q. als Rotary Foundation Commissaris) 9

10 Bijlage III Omschrijving taken en doelstellingen Avenues / commissies Bestuur Wij werken net als vorig jaar met één bestuur en niet met een afzonderlijk DB en AB. In het activiteitenrooster zijn 4 data, verspreid over het Rotaryjaar , ingepland voor een bestuursvergadering om hiermee de continuïteit te borgen. Verwezen wordt naar het activiteitenrooster, bijlage IV. Ad hoc kunnen indien nodig of gewenst extra bestuursvergaderingen worden ingepland. De voorzitters van de commissies zijn niet standaard bij bestuursvergaderingen aanwezig. Met één uitzondering: tijdens het bezoek van de Gouverneur sluiten de voorzitters aan. Ad hoc kunnen de voorzitters voor een bestuursvergadering worden uitgenodigd. Waar nodig leggen zij besluiten ter besluitvorming voor aan het bestuur. Zij rapporteren in de ledenvergadering. Avenues / commissies In onderstaande zijn de taken en doelstellingen van de Avenues / commissies beschreven. Zoals hiervoor aangegeven is dit Jaarplan te beschouwen als aanbouwwetgeving. Het geeft de hoofdlijn aan voor de Avenues of Service en wordt aan- en ingevuld naar bevind van zaken. Plannen maken doe je niet alleen. Daarom wordt verwacht dat de Avenues / commissies de hierna voor de verschillende avenues gegeven algemene doelstellingen SMART maken: Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdsgebonden In de periode augustus september 2016 zullen de voorzitters van de Avenues / commissies worden uitgenodigd om de SMART gemaakte plannen in een of meer clubbijeenkomsten te presenteren. De gepresenteerde plannen worden gebundeld en toegevoegd aan het Jaarplan. Periodiek zullen deze plannen worden geëvalueerd. De coördinatie hiervan ligt bij de Voorzitter. 10

11 A. Clubzaken Programmacommissie Taak: De programmacommissie is een commissie van grote betekenis voor het functioneren van de club. Zij draagt zorg voor de programma-invulling van de wekelijkse clubbijeenkomsten. Een interessant programma zorgt voor een goede attendance en daarmee voor een goed clubgevoel. Het maakt onze Rotaryclub aantrekkelijk voor nieuwe leden en draagt tevens bij aan het behouden van bestaande leden. v het door meer leden van onze eigen club verzorgen van een lezing of andere bijdrage ten behoeve van de wekelijkse clubbijeenkomst, gericht op kennisoverdracht. v het organiseren van een Themamaand, bestaande uit een programmacyclus van 3 tot 4 weken, waarin een vooraf gekozen thema op verschillende aspecten of vanuit verschillende invalshoeken wordt belicht, ingevuld door sprekers van binnen en/of van buiten de club. Commissie Fellowship Taak: Deze commissie bewaakt het functioneren van de club, contact met leden, zieken en alles wat daarmee samenhangt. v het besteden van aandacht aan leden die jarig zijn, zoals door middel van het sturen van verjaardagskaarten. v het verzorgen van een lach en een traan bij blije en nare persoonlijke omstandigheden van leden. Commissie PR & communicatie Taak: Deze commissie heeft tot taak om buitenstaanders te informeren over Rotary. Specifiek heeft deze commissie tot taak het promoten van clubprojecten en clubactiviteiten. Verder behoort tot taak van deze commissie de communicatie naar de leden van onze club. v Rotary zichtbaar maken in onze maatschappelijke omgeving. De commissie PR & communicatie draagt zorg voor goede contacten met lokale en regionale nieuwsbladen. 11

12 v het verzorgen van weekberichten / clubnieuws ten behoeve van het district. Weekberichten en clubnieuws worden ter kennis gebracht van de assistent-gouverneur ([email protected]). B. Ledenbeleid Commissie ledenbeleid Taak: De commissie ledenbeleid houdt zich bezig met ledenwerving en het begeleiden van nieuwe leden alsmede draagt zij zorg voor ledenbehoud. v het formuleren, concretiseren én uitvoeren van een ledenbeleid, gericht op zowel het behouden als het werven van nieuwe leden. v het doen van voorstellen voor een nieuwe naam voor onze club die recht doet aan het werkgebied van onze club en de afkomst van onze leden. Een goede naam raakt recht in het hart, geeft identiteit aan onze club en startsnelheid aan de communicatie. C. Service projecten Commissie Community Taak: De commissie Community heeft tot taak het organiseren, uitvoeren en ondersteunen van activiteiten om anderen in onze samenleving te helpen. Community is breder dan alleen het bieden van hulp aan mensen met een beperking, armen, kinderen of ouderen. Community beweegt zich ook op het vlak van cultuur, natuur, leefbaarheid, et cetera. Community werkt nadrukkelijk ook samen met andere partners in service. v het ondersteunen van één op één projecten met geld en het ondersteunen van zogenoemde Doe-projecten, waarbij zo mogelijk wordt gezocht naar een multipliereffect door samenwerking met de commissie Fundraising en andere partners. v het organiseren van de jaarlijkse Rotary Jeugddag. Commissie Vocational Taak: De taak van de commissie Vocational is te bevorderen dat de binnen onze club beschikbare professionele vaardigheden zo goed mogelijk worden benut. Zoals door middel van het houden van beroepspraatjes, bedrijfsbezoeken, levensberichten van nieuwe leden, interviews, bijdragen 12

13 van eigen leden aan het programma en het ten dienste stellen van onze beroepservaring aan de gemeenschap. v aan het Levensbericht wordt opnieuw inhoud gegeven. v Vocational Services wordt nadrukkelijker op de agenda gezet, zoals door het houden van Beroepspraatjes / Classificatiespeeches, waarbij samengewerkt wordt met de Programmacommissie. Commissie Jeugd Taak: Deze commissie zet in op de jeugd als doelgroep. Om pragmatische redenen valt de jaarlijkse Rotary Jeugddag onder Community. v het bevorderen van deelname aan de Ryla, zowel voor wat betreft tutors als jeugd. v het onderzoeken van de mogelijkheid van deelname aan een Roefeldag. Roefelen is een Vlaams woord en betekent ontdekken of snuffelen. Tijdens een Roefeldag kunnen kinderen een kijkje achter de schermen nemen bij bedrijven, winkels, instellingen en organisaties en waar mogelijk actief meehelpen. Hierdoor maken zij al jong kennis met allerlei verschillende beroepen, (vrijwilligers) werkzaamheden, sport-, spel- en culturele activiteiten en hobby's. Commissie Fundraising Taak: Fundraising was binnen onze club onderdeel van Community. Om meer armslag te krijgen en effectiever met fundraising om te gaan, is een commissie Fundraising geïntroduceerd. Fundraising zal zich primair richten op het verwerven van geld voor kale sponsoring. Het is een vanzelfsprekendheid dat Fundraising en Community samenwerken. v het opzetten, begeleiden en uitvoeren van structurele en ad hoc fundraisingsprojecten. v het zoeken van samenwerking met andere partners in service om daarmee fundraisingsprojecten te entameren. v het onderzoeken van de kansen en mogelijkheden die The Rotary Foundation (TRF) voor onze club heeft, in het bijzonder gelet op het honderdjarig bestaan van TRF in

14 Bijlage IV: (voorlopige) Activiteitenkalender Datum Vóór Augustus September 2016 Activiteit SMART maken plannen commissies Presentaties plannen commissies Jeugddag Bestuursvergadering 02 t/m Jaarmarkt, poffertjes verkoop Bestuursvergadering Bezoek Gouverneur Kerstviering Nieuwjaarsbijeenkomst Bestuursvergadering Bestuursvergadering 14