PLANNING CONTROL. bestuurlijke JAARKALENDER

Transcriptie

1 PLANNING & CONTROL bestuurlijke JAARKALENDER

2 INHOUD Inleiding... 3 Jaarkalender... 4 Jaarverslag en jaarrekening Voorjaarsnota Gemeenterapportage Financieel tussenbericht..7 Programmabegroting en productenraming Bedrijfsplan Tweede concernrapportage Vakantiedata in

3 1. INLEIDING Actuele kaders De programmabegroting is de meest actuele versie van de beschrijving van beleid & financiën. Dat wil zeggen: de verzameling van de (meerjarige) beloften en randwoorden. In 2010 geven we daaraan uitvoering en bouwen daarop verder. Betekenis en samenhang P&C-documenten In deze notitie gaan we kort op de verbanden tussen de verschillende P&C-documenten in. Dit geeft alle betrokkenen mogelijkheden om hun werkzaamheden aan de verschillende documenten beter op elkaar te stemmen. Dit kan ook het gevoel dat elk P&C-document weer iets nieuws is, wegnemen. Voorbeeld: de marapgegevens kunnen later weer worden bijgewerkt tot een toelichting op de jaarrekening. We willen in 2010 de gegevens digitaal zo ontsluiten dat we intern met gebruikmaking van de administratieve systemen de beschikking krijgen over een soort dashboard. Een agenda voor het hele jaar Via de Planning & Controlcyclus wordt jaarlijks de weg van ontwikkeling tot en met de realisatie van beleid afgelegd. Op de weg zijn meerdere vaste ijkpunten uitgezet, d.w.z. waar moeten we wanneer zijn? De ijkpunten hangen samen met de productie en vaststelling van de P&C-documenten en zijn ontleend aan de notitie Sturingscyclus Hoogeveen die in begin 2007 met de Raad is afgesproken. Dat geheel is vastgelegd in de Financiële verordening. Opmerking: als tussentijds aanzienlijke afwijkingen in beleid of financiën worden geconstateerd, wordt los van de P&C-documenten aan college en raad gerapporteerd. Het financieel kader dat op 10 december 2009 is vastgesteld geeft de spelregels aan over de informatievoorziening over wanneer en hoe de raad door het college wordt geïnformeerd. Deze agenda moet voor iedereen duidelijkheid geven over de data van start en finish van voorbereiding en bestuurlijke besluitvorming. Omdat de ijkpunten vastliggen, zijn de data elk jaar vrijwel ook dezelfde. Het is daarom praktisch nu alvast de korte procesbeschrijving met tijdschema van alle P&C-documenten voor het hele jaar 2010 vast te leggen. Dus: op tijd zekerheid en de gelegenheid om tijdig een goede planning te maken. Voor wie is de notitie bestemd De notitie is bestemd voor de raad, het college en de ambtelijke organisatie. De data voor het college en de raad zijn in zwart weergeven. De data voor de ambtelijke organisatie zijn in grijs weergegeven. Datum Gemrap De financiële verordening is in 2007 gewijzigd, omdat de raad voor de zomer inzicht wilde hebben in de gemrap. Vorig jaar is met toestemming van de raad afgeweken. In 2010 wordt de cyclus weer gevolgd, door een gemrap voor de zomer op te leveren en een tussenbericht. Wij hebben in 2009 voorbereidingen getroffen om de gegevens meer digitaal te ontsluiten. Dit moet mogelijk maken dat het traject voor de zomer kan worden afgerond. 3

4 De jaarkalender Hieronder staat de agenda voor de jaarcyclus in één oogopslag. De cyclus betreft de planning voor de toekomst en de verantwoording over heden en verleden. Voor elke jaarcyclus van de P&C is de laatst vastgestelde programmabegroting het vertrekpunt. Van daaruit worden de verschillende documenten gemaakt. Na de jaarkalender is per document kort de betekenis en de totstandkoming aangegeven en is een tijdschema bijgevoegd. Maand Planning Verantwoording Januari STRATEGISCHE CONFERENTIE Februari STRATEGISCHE CONFERENTIE Raad Maart JAARREKENING 2009 : goedkeuring April JAARREKENING 2009 Raad: vaststelling Mei VOORJAARSNOTA : goedkeuring Juni VOORJAARSNOTA Raad: vaststelling MARAP 1/ GEMRAP (2010) : vaststelling Raad: ter kennisneming Juli Augustus September PROGRAMMABEGEGROTING PRODUCTENRAMING : goedkeuring Oktober PROGRAMMABEGROTING Raad: behandeling en vaststelling PRODUCTENBEGROTING : vaststelling TUSSENBERICHT (2010) (lopend jaar) : vaststelling Raad: ter kennisneming November PROGRAMMABEGROTING Directie: afwikkeling besluitvorming December BEDRIJFSPLANNEN 2011 Directie: vaststelling : ter kennisneming MARAP 2 (2010) Directie: vaststelling : ter kennisneming 4

5 JAARVERSLAG EN -REKENING 2009 Het jaarverslag en rekening - het laatste document in de P&C-cyclus - vormen de spiegel van de begroting waarin het college de uitvoering van de programma's aan de raad verantwoord, zowel wat betreft middelen als wat betreft de output (de productie). In een kalenderjaar is het wel het eerste document In het proces van totstandkoming onderscheiden we de volgende onderdelen: I. Jaarverslag en rekening (+ balans met toelichting) De eerste stap is administratieve afwikkeling van alle cijfers onder leiding van BMO. De trojka s vragen het management per programma een toelichting op de behaalde resultaten. De analyse op de cijfers gebeurd in samenspraak tussen de bedrijfsbureaus en de adviseurs van BMO-BC. Daarin wordt ook meegenomen de stap van de oorspronkelijke raming naar een (eventuele) wijziging daarop. Aan het eind van de rit voegt BMO de algehele concernblik toe. II Rapport van bevindingen van de accountant en accountantsverklaring In het rapport van bevindingen geeft de accountant aan wat hij vindt van de interne beheersing van processen en middelen, en geeft een oordeel over de rechtmatigheid. Het college stelt conceptjaarverslag en rekening vast, inclusief een reactie op de bevindingen van de accountant. De Raad stelt jaarverslag en jaarrekening vast. Met de vaststelling geeft de Raad een oordeel over de verantwoording van het. Hij laat zich daarbij adviseren door de accountant di 1dec - vr 8jan Voorbereiden afsluiting boekhouding Afdelingen+ BMO-BC ma 14dec - LIAS Model open (voor beleid en paragrafen) BMO-BC ma 11jan - vr 29jan Afwikkelen financiële administratie BMO-BC ma 1feb - vr 5feb Cijfers in model LIAS BMO-BC Ma 8feb - vr 12feb Analyse op de cijfers vastleggen in LIAS Afdelingen+BMO-BC ma 8feb - vr 19feb Afronding model LIAS Trojka s + afdelingen ma 22feb - vr 26feb Redactie jaarverslag + -rekening: Beleidsplanning + Communicatie BMO-EB Financiële planning en bedrijfsvoering BMO-BC ma 1mrt - vr 12mrt Accountantscontrole di 16mrt Bespreken 1 e concept college ma 22mrt - ma 29mrt Bespreking met accountant (Commissie Raad Voorbereiding Behandeling Jaarrekening) di 23mrt Bespreken 2 e concept college di 30mrt Vaststelling concept, inclusief reactie op bevindingen accountant wo 31mrt - di 6apr Eindredactie jaarverslag + -rekening BMO-BC di 6apr - do 8apr Lay out + productie boekwerk BMO-BE en Drukkerij do 8apr Verstrekking boekwerk aan Raad BMO-EB di 13apr Persconferentie Wethouder FIN do 15apr Informatiebijeenkomst (technische vragen) Raad do 22apr Informeren Raad di 11mei Meningvormen + Besluiten Raad 5

6 VOORJAARSNOTA De voorjaarsnota is het eerste document in de P&C cyclus. De nota is het kader van de programmabegroting voor de eerstkomende vier jaren. De voorjaarsnota was in hoofdzaak een opsomming van wijzigingen in bestaand beleid en financiën ten opzichte van de laatst vastgestelde begroting. Zo langzamerhand is onder invloed van het coalitieakkoord "Samen Maakt Sterker" voorzichtig een andere weg ingeslagen. D.w.z. de Voorjaarsnota heeft zich ontwikkeld tot de kadernota voor beleid met de financiële kaders. In het proces van totstandkoming onderscheiden we de volgende onderdelen: I. Strategische Conferentie van het De strategische conferentie is een middel voor het om het strategische beleid te actualiseren. Dat kan leiden tot nieuw beleid, wijziging of ongewijzigde voortzetting van bestaand beleid. II. Strategische Conferentie van de Raad De strategische conferentie is een middel voor de Raad om zijn inbreng te geven in het voortraject van de beleidsplanning. Het faciliteert de Raad zodanig dat een goede discussie kan worden gevoerd. De resultaten van de conferentie geven richting aan het voor de Voorjaarsnota. III. Voorjaarsnota Zodra de strategische conferenties van en Raad achter de rug zijn, kan de uitwerking in de Voorjaarsnota beginnen. De trojka s maken een voorzet voor de programmaplannen en de uitvoerende afdelingen, ondersteund door de bedrijfsbureaus en BMO. Deze zijn behulpzaam bij het koppelen van het beleid aan de middelen en het opstellen van de complete conceptvoorjaarsnota die het vaststelt en daarna aan de Raad voorlegt. Het besluit van de Raad is de vaststelling van de kaders van beleid en financiën voor de uitwerking van de programmabegroting door het. Strategische conferentie Ma 4 jan - Vr 8 jan Opstellen financiële uitgangspunten BMO-BC Ma 4 jan - Vr 15jan Voorbereiding beleidsinhoudelijk MT-PS ma 25jan Strategische conferentie +ambtenaren do 11feb Strategische conferentie Raad Raad vr 12feb - vr 19feb Opstellen opdracht richting VJN trojka s BMO-EB Voorjaarsnota ma 8mrt - vr 19mrt Modelvoorjaarsnota in LIAS BMO-EB/BC ma 22mrt - vr 16apr Invulling modelvoorjaarsnota LIAS Trojka s + afdelingen ma 19apr - do 8mei Redactie voorjaarsnota Beleidsplanning + Communicatie BMO-EB Financiële planning en bedrijfsvoering BMO-BC di 11mei Bespreken 1 e conceptvoorjaarsnota ma 17mei - di 18mei Vaststelling conceptvoorjaarsnota inhoud wo 19mei - vr 21mei Uitwerking besluitvorming BMO-BC/EB di 25mei Vaststelling conceptvoorjaarsnota incl. voorwoord en samenvatting wo 26mei Lay out BMO-EB do 27mei Productie boekwerk drukkerij do 27mei Verstrekking boekwerk aan Griffie-Raad BMO-EB di 1jun Persconferentie Wethouder FIN wo 3juni Informatiebijeenkomst (technische vragen) Raad do 10jun Informeren Raad do 24jun Meningvormen + Besluiten Raad 6

7 GEMEENTERAPPORTAGE (GemRap) 2010 De functies van de GemRap zijn: 1. beeld van ontwikkeling en uitvoering van de exploitatie, investeringen en bestuurlijke projecten tot en met april van het lopende jaar. 2. beeld van de beleidsrealisatie lopende jaar 3. Controle op realisatie en voortgang beleid en uitvoering I. Concernmarap De concernmarap vormt de basis van de gemrap. Deze geeft per afdeling de stand van uitvoering van de begroting van het lopende jaar. We willen in 2010 ernaar toe om de gegevens zodanig digitaal te ontsluiten dat op termijn een snellere monitoring van de stand van zaken mogelijk is. Dit zal het mogelijk moeten maken om aan de regel van de raad te voldoen om de gemrap gelijktijdig met de voorjaarsnota te kunnen maken en voor de zomer te behandelen in de raad. Dit maakt het mogelijk om vaker een tussentijdse stand van zaken op te stellen. We gaan dat voor 2010 doen in mei (stand van zaken na vier maanden), in september (stand na zeven tot acht maanden) en in november (stand na tien maanden). De tussenstand in mei leidt tot de concernmarap 1 en de Gemrap. De tussenstand na 7 tot 8 maanden is de basis voor het tussenbericht en de tussenstand na 10 maanden is de basis voor concernmarap 2. II GemRap De Concernmarap wordt uitgewerkt naar een Gemrap. De Gemrap is in feite de Concernmarap op programmaniveau. Het stelt de GemRap vast en informeert de raad met deze tussentijdse verantwoording over de uitvoering van de lopende begroting en met voorstellen tot bijstelling van beleid en uitvoering. De Gemrap bevat de uitkomsten van de eerste 4 maanden. Ma 26apr - Do 29apr Model Lias/Intranet BMO Ma 3 mei - Di 11mei Invulling afdelingsmaraps Lias/Intranet Afdelingen Wo 12mei - Vr 14mei Redactie concernmarap BMO Ma 17mei - Vr 21mei Marapgesprekken Directie + afdelingen Wo 26mei Vaststelling Concernmarap DT Wo 26mei Vr 28mei Opstellen GemRap BMO-BC wo 2 juni Vaststelling Gemrap DT di 8juni Vaststelling Gemrap do 24juni Behandeling GemRap Raad FINANCIEEL TUSSENBERICHT Het tussenbericht is een brief aan de raad, waarin een financiële update wordt gegeven van de exploitatie en de investeringen tot en met de eerste 7 tot 8 maanden van het lopende jaar. Het doel is om een beeld te vormen van de financiële ontwikkeling van het lopende jaar naar de begroting toe. Na het vaststellen voor het college wordt de brief rondgestuurd door de griffie. wo 1sept Opstellen tussenbericht BMO-BC wo 16sept Vaststelling tussenbericht DT di 21sept Vaststelling tussenbericht di 28sept Rondsturen aan raadsleden Raad 7

8 PROGRAMMABEGROTING EN PRODUCTENRAMING De programmabegroting is de opdracht van de Raad aan het om de programma's te realiseren. De productenraming is de uitwerking door het van de programmabegroting in producten om de beleidsvoornemens en doelstellingen te realiseren en is zo de opdracht van het aan het ambtelijke apparaat om de productie te maken. De productenraming omvat o.m. een gedetailleerde werkbegroting als hulpmiddel om de uitvoering administratief vast te leggen. Het productieproces begint met de verwerking van de besluiten uit de Voorjaarsnota in de modelprogrammabegroting en -productenraming. Dit gebeurt door de BMO-BC. Vervolgens gaan de trojka s met de programmaplannen en de bedrijfsbureaus met hulp van de BMO-BC aan de slag om het geheel te completeren tot een conceptprogrammabegroting en productenraming. Tot slot voegt BMO de concernblik toe, hierbij wordt ook gekeken naar mogelijke effecten van de septembercirculaire. Het stelt daarna met inbegrip van eventuele nieuwe zaken de concepten vast. Met de vaststelling van de productenbegroting formuleert het het takenpakket dat door de ambtelijke organisatie moet worden uitgevoerd. Tot slot stelt de Raad de programmabegroting vast. Met de vaststelling geeft de Raad een oordeel over de voorstellen van het. De raad toetst of het de kaders van de Voorjaarsnota conform de besluitvorming heeft verwerkt. Daarna kan het de productenraming definitief vaststellen. vr 25jun - vr 2jul Modellen met cijfers LIAS BMO-BC/EB ma 4jul - wo 15sep Invulling model-programmabegroting LIAS Trojka s + afdelingen Invulling model-productenraming LIAS Afdelingen di 6juli Formulering opdracht trojka s di 31aug Eerste verkenning stavaza opdracht en bespreken verdere procedure PB di 7sep Eerste uitkomsten en dilemma s 1 e ronde di 14sep Eerste uitkomsten en dilemma s 2 e ronde di 21sep Bespreken 1 e concept di 28sep Bespreken 2 e concept di 5okt Vaststellen concept programmabegroting di 5okt - wo 6okt Lay out programmabegroting BMO-BC/EB do 7okt Productie boekwerk programmabegroting BMO-EB en Drukkerij do 7okt Verstrekking programmabegroting aan Raad BMO-EB di 12okt Persconferentie Wethouder FIN do 14okt Informatiebijeenkomst (technische vragen) Raad do 21okt Informeren Raad do 4nov Meningvormen + Besluiten Raad 8

9 BEDRIJFSPLAN EN DIRECTIEPLAN 2011 Het bedrijfsplan omvat de productie van de afdeling om de productenraming (van het ) te realiseren. De afdelingen nemen in het bedrijfsplan op: 1. Inleiding. Dit kan de manager naar eigen inzicht invullen. Er is ruimte voor de visie/missie van de afdeling, belangrijke doelstellingen voor 2010 etc. 2. Urenraming op basis van de begroting afweging benodigde-beschibare capaciteit 3. Invullen AORTA-planning. - vr 18jun Inrichten TIM voor uren BMO-BC ma 21jun - vr 30jul Invulling tijdsbesteding per product Afdelingen ma 2aug - vr 13aug Afwikkelen knelpunten planning afdelingen BMO-EB/BC/HRM ma 16aug - vr 20aug Maken kostenverdeelstaat BMO-BC ma 23aug - vr 24sep Invulling planning in AORTA Afdelingen ma 27sep - vr 29okt Afronden bedrijfsplannen Afdelingen ma 1nov - ma 26nov Redactie Concernbedrijfsplan BMO-EB/BC/ID/HRM ma 1 nov ma 26nov Aanleveren tekst directieplan Afdelingen wo 15dec Vaststelling bedrijfsplannen Directie wo 15dec 1 e concept directieplan Directie di 4jan - di 25jan Bespreking bedrijfsplannen Afdelingsmanagers/Directie wo 5 jan Vaststellen directieplan Directie di 11jan - di 1feb Kennisneming bedrijfsplannen en bespreken directieplan Het directieplan wordt gemaakt vanuit een cluster van bedrijfsplannen. Het directieplan bevat de speerpunten op directieniveau voor de clusters Beleid, Strategie en Projecten, Beheer en Realisatie, Dienstverlening en BMO. 9

10 TWEEDE CONCERNRAPPORTAGE 2009 De functies van de tweede concernrapportage zijn: 1. beeld van ontwikkeling en uitvoering van de begroting van het lopende jaar tot 1 oktober 2. voedingsbron voor strategische conferenties en de jaarrekening Het tijdstip van verschijnen ligt zo laat in het jaar dat bijstelling van beleid en uitvoering (met begrotingswijzing) in het lopende jaar niet meer reëel is. In het proces van totstandkoming onderscheiden we de volgende onderdelen: I. Managementsrapportages De managementsrapportages van de afdelingen geven de stand van de begroting van het lopende jaar tot 1 oktober. Voor overige: zie onder Gemeenterapportage II. Concernrapportage Het neemt kennis van de concernrapportage. Voor overige: zie onder Gemeenterapportage. Tijdschema do 14okt Afsluiten boekhouding t/m september BMO-BC do 14okt - vr 15okt Model LIAS BMO-BC/EB/HRM ma 18okt - vr 5nov Invulling model-afdelingsmaraps LIAS Afdelingen ma 8nov - vr 12nov Redactie concernmarap met vragen BMO-BC/EB/HRM ma 15nov - vr 19nov Marapgesprekken Directie + afdelingen ma 22nov - vr 26nov Uitwerking gesprekken in concernmarap BMO-BC wo di wo 1dec 7dec 16dec Vasttelling concernmarap Kennisneming Concernmarap Eventueel: info Raad DT Wethouder FIN 10

11 Vakantiedata in 2010 Kerst t/m Voorjaar t/m Goede Vrijdag en Pasen t/m Mei t/m ) Hemelvaartsdag Tweede pinksterdag Zomer t/m Herfst t/m Kerst t/m