Interview met. Theo van de Stel, Gemeente Hellevoetsluis

Transcriptie

1 P a g i n a 1 Interview met Theo van de Stel, Gemeente Hellevoetsluis Theo, voor welk onderdeel werk je en wat is daarbinnen jouw functie? Ik werk binnen de cluster middelen, en daarbinnen ben ik hoofd van de afdeling gemeentelijke automatisering en informatievoorziening. Dat is een organisatieonderdeel waar 5 fte werkzaam zijn; als hoofd van dat onderdeel geef ik leiding aan 3 systeembeheerders en een serviceplanner. Hoeveel inwoners heeft Hellevoetsluis momenteel, en hoeveel fte zijn er in jullie organisatie? Onze gemeente heeft ca inwoners, onze organisatie heeft ca. 200 fte. Gezien de verhouding tussen inwoneraantal en het aantal fte heeft Hellevoetsluis blijkbaar een effectief ambtelijk apparaat? Daar is nadrukkelijk op gestuurd om het lean en mean te laten zijn. We praten vandaag met name over oplossingen voor elektronische dienstverlening. Is dit een onderdeel van een brede visie binnen Hellevoetsluis over publieksdienstverlening? Ja, de kwaliteit van de dienstverlening, en daarmee ook de elektronische, heeft op dit moment veel aandacht van het bestuur. Er wordt ook periodiek gemeten hoe de inwoners van Hellevoetsluis denken over de dienstverlening, daar vindt wel sturing op plaats.

2 Is het een onderdeel van het collegeprogramma en komt het sterk naar voren in het burgerjaarverslag dat de burgemeester maakt? In beide wordt hieraan zeker aandacht besteed. Dienstverlening is zeker een speerpunt van het beleid. P a g i n a 2 Jullie hebben stappen gezet. Jullie zijn een gemeente die voorop loopt om met name de elektronische dienstverlening van de grond te tillen.toen je op zoek bent gegaan naar oplossingen had je toen al bepaalde keuzecriteria voor de partij waarmee je wilde gaan samenwerken? Niet in de zin van het moet dit, en alléén maar dit zijn, maar je wilt stappen zetten in je dienstverlening, en daar heb je gelijk te maken met de randvoorwaarde dat het wel compatibel moet zijn met de spullen die je al in huis hebt. Dus het moet makkelijk aan te sluiten zijn op wat je al doet. De dienstverlening daar omheen moet niet te ingewikkeld worden door complexe koppelingen die je dan moet gaan gebruiken. Dus het kunnen aansluiten op je leverancier van bijvoorbeeld het burgerzakensysteem is al voor de handliggend geweest, bij het kiezen van de uiteindelijke leverancier voor de elektronische diensten. Dus omdat jullie eerder hebben geïnvesteerd in oplossingen, in gegevens, in kennis van mensen borduur je daar op voort. Betekent dit dat je helemaal niet hebben gekeken naar alternatieve oplossingen? Jawel, andere ontwikkelingen zoals een GovUnited zijn daar wel in meegenomen, die zijn ook wel weer snel afgevallen doordat het toch wel een heel ander concept is met verplichte componenten. Hoe verliep eigenlijk het offertetraject? Wij hebben daar lang over gedaan, maar zijn uiteindelijk toch tot de opdrachtverlening gekomen. Daarbij was het toch ook een zoeken van wat gaan we doen? Wat kunnen we verwachten van de leverancier qua product, terwijl jezelf eigenlijk ook nog in het onzekere bent van wat willen we nu eigenlijk en wat gaat er op ons

3 P a g i n a 3 afkomen? Het was zoeken, we willen stappen verder zetten in de elektronische dienstverlening en hoe kunnen we met het product zoals het kan zijn, verder komen. Waren er buiten jouw afdeling nog andere organisatieonderdelen betrokken bij het offerte- en besluitvormingstraject? De investering is opgenomen in het informatie- en communicatieplan dat we tweejaarlijks vaststellen. Dit plan wordt ook gecommuniceerd met de afdelingshoofden binnen de organisatie. De elektronische dienstverlening is momenteel meer een ding geweest van de afdeling automatisering. dan van bijvoorbeeld de afdeling burgerzaken. Door de aandacht die er op dit moment voor de dienstverlening is gekomen is dit nu snel aan het veranderen. Dat is wel herkenbaar en is iets wat je bij veel gemeenten ziet, dat er een aantal professionals zitten die verantwoordelijk zijn voor die elektronische informatievoorziening, daar ligt de deskundigheid, en men laat het aan hen over om op dat punt de eisen vast te stellen, de besluiten te nemen en tot invoering en implementatie over te gaan. Inderdaad, dus voor het elektronisch kunnen regelen van de binnenverhuizing, het elektronisch kunnen aanvragen van uittreksels, ben ik naar burgerzaken gegaan met het voorstel dit elektronisch te gaan doen en hen gevraagd, doe mee. Dus jij biedt hen een oplossing aan en zij vinden het dan fijn dat jij het voor hen geregeld hebt? Ja, en daarbij is dan ook de verwachting dat dit efficiency op gaat leveren. We zijn nu een tijdje bezig en er moet nog steeds tussen de oren gaan komen: okay dit levert op.

4 P a g i n a 4 De gemeente vraagt bij een binnenverhuizing nog extra informatie, bijvoorbeeld als iemand gaat verhuizen wordt om een koopcontract gevraagd wanneer er naar een eigen woning wordt verhuisd. Dat zijn allemaal beperkingen waar je tegenaan gaat lopen als je een binnenverhuizing elektronisch wil regelen. Dat is opvallend, je zegt dus eigenlijk, er is een gemeentelijk beleid en dat beleid brengt met zich mee dat zo n traject niet volledig digitaal elektronisch kan worden afgewikkeld, omdat wij als gemeente een aantal bewijsstukken vragen waardoor je eigenlijk als burger toch fysiek aan die balie moet staan? Dat is zo. Je zou dat soort documenten ook elektronisch kunnen laten aanleveren, maar dat gaat niet zo soepel als je zou willen. Jij reikt de oplossing aan; is er nog een rol voor de afdeling burgerzaken bij de implementatie? Jazeker, het komt niet helemaal automatisch tot stand. In het informatie- en communicatieplan is dit opgenomen en begroot. Op een gegeven moment is het zover dat de investering gedaan kan worden. In dit geval wordt vanuit mijn kant contact opgenomen met het afdelinghoofd burgerzaken over hoe we de zaak verder aangaan pakken. Jullie als leverancier leveren ook een implementatieplan aan. Met burgerzaken wordt doorgenomen welke stappen er in zo n heel traject gezet gaan worden, en welke initiatieven van burgerzaken verwacht worden. Hadden jullie en de afdeling burgerzaken bepaalde verwachtingen bij het zetten van die eerste stap richting digitalisering van de binnengemeentelijke verhuizing en een aantal uittreksels? Wat het zou kunnen betekenen, qua meer effectief en efficiënt werken? Waren er heel concrete verwachtingen? Het beeld wat er van te voren was, is dat het erbij- of ernaast ging gebeuren, m.a.w. dat het een andere procedure was die extra aandacht ging vragen voor de mensen die gewend waren om dit aan het loket af te handelen. De verrassing was dat uiteindelijk bleek dat het proces heel goed werkt. Dus inmiddels worden er 10 tot 15 binnenverhuizingen per maand zo afgehandeld. Dat loopt wel goed.

5 P a g i n a 5 Is er vanuit de politiek en/of het bestuur nog aandacht geweest voor het feit dat Hellevoetsluis naast de bestaande mogelijkheden die uitbreiding heeft gecreëerd, is daar publicitair nog iets aan gedaan? De burgemeester is portefeuillehouder voor informatievoorziening en automatisering, en die is ook bij de eerste aanvrager langsgegaan en heeft een bloemetje overhandigd om daar toch wat aandacht aan te geven, dat op elektronisch wijze het eerste uittreksel was verleend. Dat geeft daarmee ook politieke aandacht. Weet je wat het concreet opbrengt? Worden er minder fouten gemaakt, zijn er lagere kosten? Zeker geen lagere kosten, want we hebben sowieso een investering moeten doen, die voor 15 uittreksels en binnenverhuizingen tot dit moment, nog wat duur is. In wezen wordt er dus meer vanuit het beleid geïnvesteerd in het bieden van die alternatieve mogelijkheid. Uit dat oogpunt wordt de gemeente toch min of meer opgejaagd, beter gezegd de gemeente wordt hiermee gestimuleerd om die elektronische dienstverlening in orde te gaan krijgen en ervoor te zorgen dat wij als Hellevoetsluis kunnen meedraaien. Daarom worden die investeringen gedaan. Kostenbesparing dus niet direct. Wel kan een burger nu 7 dagen in de week, 24 uur per dag deze diensten afnemen. Het biedt voor de burger meer mogelijkheden, men hoeft geen vrij te nemen. Komt daar respons op? Ja, er komen bij burgerzaken reacties dat het prettig is dat je om acht uur s avonds een uittreksel kan aanvragen. Er komen dus positieve signalen terug van burgers? Ja.

6 P a g i n a 6 Er is samengewerkt tussen een aantal partijen, jouw afdeling en je hebt er een aantal leveranciers bij gehad, wie waren dat in dit project? Dat waren Sim en Getronics PinkRoccade Local Government en dat was het. Ik dacht dat je ook een bestaande website had, waarin functionaliteit van Sim is geïmplementeerd? Dat waren eigenlijk alleen maar links op onze website, dus we hebben een website in Lotus Domino en dat kon op een heel makkelijke manier aan elkaar gekoppeld worden. En die heb je nog steeds? Ja. Dus dat betekent dat je enerzijds continuïteit houdt in wat je hebt en samen met Sim en Getronics heb je daar functionaliteit aan toegevoegd. Hoe ging de samenwerking tussen die drie partijen, jouw afdeling, Sim en Getronics, en wat waren jouw ervaringen daarbij? De ervaring was dat het voor alle partijen nog steeds nieuw was toen wij dat implementeerden, maar dat een vorm van enthousiasme te proeven was, waardoor problemen die ontstonden, ook snel werden opgelost. Is het nu zo dat in het dagelijks gebruik en beheer je nu selfsupporting bent? Of heb je nog vaak ondersteuning nodig bij het gebruik van die functionaliteit? Het is altijd zo dat je bij nieuwe updates van programma s toch altijd weer even moet opletten dat het blijft werken, maar daar rond omheen is de ondersteuning op dit moment minimaal denk ik. En met minimaal bedoel je dat je het niet nodig hebt? Ja, ja.

7 P a g i n a 7 Als gemeenten, die ook besluiten moeten nemen oplossingen te zoeken voor elektronische dienstverlening, jou zouden bellen met de vraag hoe het is gegaan in die samenwerking, zou je dan de partijen Getronics PinkRoccade Local Government en Sim aanbevelen? Ja, omdat wij uiteindelijk een goed resultaat met elkaar hebben neergezet. Theo, ik dank jou hartelijk voor dit gesprek. Graag gedaan.