1. SAMENVATTING OPZET EN REIKWIJDTE VAN HET RAPPORT...3

Transcriptie

1 Gemeente Den Haag Accountantsdienst INHOUDSOPGAVE 1. SAMENVATTING OPZET EN REIKWIJDTE VAN HET RAPPORT DIENST ONDERWIJS, CULTUUR EN WELZIJN 2012 IN HOOFDLIJNEN Korte karakteristiek van de dienst Analyse resultaat Analyse financiële positie Ontwikkelingen INTERNE BEHEERSING Subsidies gefinancierd door externe middelen Inkoopproces Horizontaal Toezicht Krachtwijken UITKOMSTEN VAN ONZE CONTROLE Samenvatting van fouten, onzekerheden en presentatiefouten Kwaliteit van de jaarrekening Specifieke aandachtspunten in opdracht van de RC OVERIGE AANDACHTSPUNTEN Top-indicatoren Integriteit Milieu Automatisering ACTUELE ONTWIKKELINGEN Aanbestedingen Programma 15 Maatschappelijke Ondersteuning Programma 10 Jeugd Programma 16 Volksgezondheid en zorg SISA BIJLAGE...13 CONTROLEVERKLARING Inlichtingen bij E.A. de Groot RA Bezoekadres: Spui 70, 2511 BT Den Haag Telefoon: Fax:

2 Accountantsdienst 2 1. SAMENVATTING We hebben de jaarrekening 2012 van de dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn te Den Haag (verder in dit rapport aangeduid als OCW) voorzien van een goedkeurende controleverklaring, zowel voor de getrouwheid als de rechtmatigheid. Ontwikkelingen Belangrijke activiteiten van OCW zijn subsidieverstrekking en het beheren van vastgoed op diverse beleidsterreinen. Op beide gebieden zijn belangrijke ontwikkelingen in Ten eerste hebben bezuinigingen op subsidies ertoe geleid dat OCW in 2012 een voorziening van 14 miljoen heeft gevormd voor frictiekosten bij een aantal instellingen. De vorming van deze voorziening heeft in belangrijke mate bijgedragen aan het negatieve resultaat van OCW van 1,2 miljoen ten opzichte van de begroting. Ten tweede is in 2012 de Centrale Vastgoedorganisatie Den Haag (CVDH) opgericht. Deze organisatie zal per zowel een belangrijk deel van het vastgoed als een aantal medewerkers van OCW overnemen. Interne beheersing OCW heeft haar financieel beheer op orde. Wel zijn op onderdelen van het subsidieproces en het inkoopproces verbeteringen mogelijk. Als OCW subsidiemiddelen van derden ontvangt en deze middelen doorverstrekt aan instellingen, zou OCW ook in sommige gevallen de onderliggende subsidievoorwaarden van deze derden expliciet aan de instellingen kenbaar moeten maken. Bij het inkoopproces behoeft de vastlegging van de controle op de prestatiebevestiging verbetering. Aandachtspunten RC De kwaliteit van de jaarrekening is van voldoende niveau, maar voor de toelichtingen ten opzichte van de begroting summier en geeft hierbij weinig inzicht in de oorzaak/gevolg van afwijkingen. In 2012 is op totaalniveau bij OCW nauwelijks sprake van onderbestedingen op investeringen (1%), terwijl in 2010 en 2011 sprake was van relevante onderbestedingen (28%). De onderbestedingen ten opzichte van de begroting bij bestemmingsreserves zijn in 2012 net als in 2010 en 2011 materieel van omvang (circa 28%) en worden grotendeels veroorzaakt door onderbesteding bij het project Den Haag Onder Dak. Tenslotte is sprake van voordelen op enkele programma s die net als vorige jaren voor een deel komen door vrijval van subsidies uit oude jaren. Specifieke onderwerpen Op verzoek van de raad doen wij jaarlijks onderzoek naar de onderwerpen top-indicatoren, integriteit, milieu en automatisering. Hieruit komen geen bijzonderheden naar voren, met uitzondering van de topindicatoren, waarvan sommige nog niet bij het opstellen van de jaarstukken bekend waren. Actualiteiten Voor de komende jaren is een aantal ontwikkelingen voor OCW relevant, zoals hervorming van de AWBZ en decentralisatie van het Jeugdbeleid. Beide ontwikkelingen leiden tot overdracht van taken van het rijk naar OCW en zijn hiermee van invloed op de bedrijfsvoering. Hiernaast is ook de regionalisering van de GGD Haaglanden van invloed.

3 Accountantsdienst 3 2. OPZET EN REIKWIJDTE VAN HET RAPPORT Dit rapport heeft betrekking op de jaarrekening van de dienst OCW en vloeit voort uit artikel 9 van de Controleverordening van de gemeente Den Haag. De jaarrekening heeft een zelfstandig karakter, waarmee OCW verantwoording aflegt aan het college over het financiële beheer gedurende het verslagjaar. Ook dient de jaarrekening als basis voor het samenstellen van de concernjaarrekening van de gemeente Den Haag. In dit rapport gaan we in op de getrouwheid en de rechtmatigheid (raadsbesluit 132 van 20 december 2012) van de jaarrekening. Eerst wordt in hoofdstuk 3 de karakteristiek van de dienst beschreven. Vervolgens behandelen we in hoofdstuk 4 de interne beheersing, in hoofdstuk 5 de uitkomsten van de controle en in hoofdstuk 6 de overige aandachtspunten. Tenslotte zijn in de bijlage bij dit rapport onze bevindingen uit de controle van de specifieke rijksuitkeringen (SISA) opgenomen. 3. DIENST ONDERWIJS, CULTUUR EN WELZIJN 2012 IN HOOFDLIJNEN 3.1 Korte karakteristiek van de dienst De dienst OCW voert beleid uit op het gebied van cultuur, lokaal onderwijs, jeugd, sport, maatschappelijke ondersteuning en volksgezondheid. Om dit beleid uit te voeren verstrekt OCW subsidies. Daarnaast beheert OCW ook vastgoed voor zowel onderwijshuisvesting en huisvesting voor de beleidsterreinen cultuur, sport, maatschappelijke ondersteuning en volksgezondheid & zorg. Bij OCW werken ultimo 2012 ongeveer fte s. Het onderstaande diagram geeft de samenstelling van de lasten bij OCW weer. Samenstelling van de lasten 12% 11% Subsidies Personeel Reserveringen 11% 14% 52% Aankopen niet duurzame goederen en diensten Rente en afschrijvingen Figuur 1 Samenstelling van de lasten In 2012 heeft OCW een totaal aan lasten van circa 502 miljoen, waarvan circa 240 miljoen uit verstrekte subsidies bestaat. Deze subsidies worden naast de reguliere begrotingsmiddelen en reserves gefinancierd met subsidies van de rijksoverheid. Andere omvangrijke lasten zijn de inkoop van goederen en diensten ( 59 miljoen), personeelslasten ( 68 miljoen), rente en afschrijvingen op vastgoed ( 50 miljoen) en dotaties aan reserves/voorzieningen ( 54 miljoen).

4 Accountantsdienst 4 De samenstelling van de baten is in onderstaand diagram weergegeven: Figuur 2 Samenstelling van de baten De baten bedragen in totaal circa 130 miljoen in Deze bestaan grotendeels uit: huuropbrengsten (circa 23 miljoen), overige goederen en diensten (circa 20 miljoen), Rijkssubsidies (circa 48 miljoen) en reserveringen (circa 36 miljoen). 3.2 Analyse resultaat Over 2012 heeft OCW een nadelig resultaat behaald van circa 1,2 miljoen ten opzichte van de begroting: Begroot nadelig saldo : 370,4 mln. Werkelijk nadelig saldo : 371,2 mln Resultaat voor verrekening met gemeentebrede reserves : 0,8 mln. nadelig Verrekening met gemeentebrede reserves : 0,4 mln. nadelig Resultaat : 1,2 mln. nadelig De belangrijkste oorzaak voor dit nadelig resultaat is de vorming van de voorziening juridische kosten van 14 miljoen, die bedoeld is voor frictiekosten van enkele instellingen in verband met bezuinigingen op cultuursubsidies (zie verder ook hoofdstuk 3.4 Ontwikkelingen). Voor deze frictiekosten van 14 miljoen heeft OCW een bijdrage van 2 miljoen ontvangen uit de reserve frictiekosten. Hierdoor is het nadeel door vorming van deze voorziening per saldo 12 miljoen. Tegenover dit nadeel staan enkele grote voordelen zoals: vrijval van de voorziening WIA door gewijzigde regelgeving ( 2,5 miljoen) en vrijval van subsidies oude jaren ( 2,6 miljoen). Tevens zit per saldo een voordeel op de salariskosten en de kosten van inhuur derden ( 1,3 miljoen) voornamelijk doordat begrote vacatures niet zijn ingevuld. Op basis van de geldende regels voor resultaatverrekening zou OCW over 2012 een bedrag van 6,1 miljoen (negatief) ten laste van haar dienstcompensatiereserve (DCR) moeten brengen. Het grootste aandeel hierin komt door het negatieve saldo van 7,3 miljoen op het programma Cultuur als gevolg van de vorming van de voorziening juridische kosten. Aangezien de DCR slechts 4 miljoen is, leidt verrekening met de 6,1 miljoen tot een negatieve DCR van 2,1 miljoen.

5 Accountantsdienst 5 De dienst geeft aan op basis van een collegebesluit te rekenen op een bijdrage van 4,0 miljoen uit het concernresultaat. Hierover kan pas zekerheid bestaan als de gemeenteraad akkoord gaat met het voorstel tot resultaatsbestemming. Als deze instemming wordt gegeven ontstaat hierdoor een positief saldo in de DCR van 1,8 miljoen per 1 januari Analyse financiële positie Balans Het balanstotaal van OCW bedraagt ultimo miljoen. Dit bestaat voor het grootste deel uit materiele vaste activa, circa 650 miljoen. De materiële vaste activa zijn gefinancierd door langlopende leningen met een waarde van circa 590 miljoen. Daarnaast heeft OCW nog bestemmingsreserves waarmee zij specifieke activiteiten voor de komende jaren financiert. De omvang van deze reserves is afgenomen van circa 46 miljoen in 2011 naar circa 37 miljoen in De volgende diagrammen geven inzicht in samenstelling van de activa en wijze waarop deze gefinancierd zijn. Activa ultimo % Materiele vaste activa Vorderingen 90% Figuur 3 Samenstelling activa ultimo 2012 Financiering ultimo % 6% 5% Reserves Voorzieningen Langlopende schulden Vlottende passiva 81% Figuur 4 Samenstelling financiering ultimo 2012 Risico s Op bladzijde 34 en 35 van de jaarrekening beschrijft OCW de belangrijkste risico s, zoals de transitie Jeugdzorg, de decentralisatie van de AWBZ en de regionalisering van de GGD. In hoofdstuk 7 van dit rapport gaan wij verder in op deze risico s.

6 Accountantsdienst Ontwikkelingen Frictiekosten in verband met bezuinigingen culturele instellingen In 2012 heeft de externe Adviescommissie Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur geadviseerd om een aantal instellingen minder of geen subsidie te geven en ruimte te maken voor vernieuwing door een aantal nieuwe instellingen te gaan subsidiëren. Het gemeentebestuur heeft het advies met enkele wijzigingen overgenomen. Gedurende 2012 zijn de subsidiebeëindigings- en kortingsbesluiten aan de betreffende instellingen gestuurd. Door afslanking of opheffing ontstaan bij enkele instellingen frictiekosten. Het college heeft bepaalde instellingen in de gelegenheid gesteld om een sociaal plan op te stellen. Op basis van deze plannen heeft de dienst een voorziening gevormd van 14 miljoen, waarvan 2 miljoen wordt gefinancierd uit de reserve frictiekosten bij de Centrale Treasury. De overige 12 miljoen is toegerekend aan de programma s Cultuur ( 7,7 miljoen) en Onderwijs ( 4,3 miljoen). Frictiekosten bezuiniging apparaat De bezuinigingstaakstelling op de apparaatslasten bedraagt voor OCW tot en met 2014 circa 6 miljoen. Hiervan is tot en met 2012 circa 1,8 miljoen gerealiseerd conform de planning. In 2012 heeft OCW circa 40 formatieplaatsen bezuinigd. Dit komt vrijwel overeen met de taakstelling tot en met 2012 van 37 plaatsen. De bezuiniging van formatieplaatsen komt vooral doordat, mede in verband met natuurlijk verloop, vacatures zijn geschrapt. Om de bezuinigingen op het apparaat te realiseren, heeft OCW circa 0,5 miljoen aan frictiekosten gemaakt. Deze kosten heeft OCW bekostigd vanuit onderbestedingen bij diverse begrotingsposten en niet gedeclareerd uit de centrale reserve voor frictiekosten. Het aandeel van OCW in deze reserve bedraagt circa 2,9 miljoen. OCW verwacht haar aandeel in de komende jaren wel aan te spreken. Centrale Vastgoedorganisatie Den Haag (CVDH) Om de interne beheersing en sturing van het gemeentelijke vastgoed te verbeteren is per 1 juli 2012 de Centrale Vastgoedorganisatie Den Haag (CVDH) opgericht. Voor de vorming van de CVDH is een deel van het personeel van dienst OCW naar de CVDH overgegaan. Deze medewerkers zijn met ingang van 1 januari 2013 werkzaam voor de CVDH, maar zijn formeel nog in dienst van OCW. Dit komt omdat het traject bij de centrale ondernemingsraad nog niet is afgerond. Het gaat om circa 25fte voor De verwachting is dat dit traject binnen enkele maanden is afgerond. Momenteel wordt door de dienst OCW een overdrachtsprotocol opgesteld voor de overdracht van de activa en het bijbehorende budget. De overdracht zal naar verwachting in het tweede kwartaal van 2013 plaatsvinden. 4. INTERNE BEHEERSING De belangrijkste processen bij OCW zijn het subsidieproces, het inkoopproces (waaronder het investeringsproces) en het personeelsproces. De dienst OCW heeft haar financieel beheer op orde. Hierna hebben wij enkele ontwikkelingen en aandachtspunten opgenomen. 4.1 Subsidies gefinancierd door externe middelen Het interne proces van OCW op de naleving van de verantwoordings- en subsidievoorschriften kan op enkele punten worden verbeterd. Dit geldt met name voor subsidies die gefinancierd worden met externe middelen, zoals rijksgelden. OCW ontvangt deze en verstrekt deze aan instellingen. Aan deze externe middelen zijn veelal (specifieke) subsidievoorwaarden verbonden. De instellingen die van OCW deze subsidie ontvangen zullen deze dan ook volgens deze subsidievoorwaarden moeten verantwoorden. OCW neemt bij het uitzetten van deze middelen naar

7 Accountantsdienst 7 de gesubsidieerde instellingen deze specifieke voorwaarden niet in alle gevallen op in haar subsidiebeschikking. Het gevolg hiervan is dat de instelling niet kan aantonen dat deze (specifieke) subsidievoorwaarden zijn nageleefd. Dit kan negatief doorwerken in de verantwoording van de dienst OCW naar derden, zoals het rijk. Uiteindelijk zou dit er toe kunnen leiden dat OCW gekort wordt op de subsidie en deze moet terugbetalen. De dienst heeft toegezegd dit punt op te pakken. 4.2 Inkoopproces Over 2011 hebben wij aanbevelingen gedaan ter verbetering van het inkoopproces. Deze hadden betrekking op de kritische toets bij het vaststellen van de prestatielevering en het vastleggen van de bewijsstukken waaruit deze blijkt. Dit verkleint het risico op onrechtmatige bestedingen van middelen. Uit onze controle over 2012 blijkt dat het bewustzijn over een kritische toets op de prestatiebevestigingen ten opzichte van 2011 is toegenomen, maar in sommige situaties nog steeds niet voldoende zichtbaar is. Om dit te verbeteren heeft de dienst in 2012 een werkgroep opgericht om het inkoopproces op het punt van prestatiebevestiging nader te concretiseren en de procesbeschrijvingen aan te passen voor het verzamelen, registreren en bewaren van verifieerbare bewijsstukken. Wij zullen de resultaten van de werkgroep volgen en hierover zo nodig in het rapport over jaarrekening 2013 terugkomen. 4.3 Horizontaal Toezicht De gemeente Den Haag heeft in december 2009 het convenant Horizontaal Toezicht gesloten met de Rijksbelastingdienst. De dienst OCW zal volgens afspraken met de fiscus als eerste gemeentelijke dienst fiscaal in control moeten zijn. Nadat OCW in vorige jaren de fiscale activiteiten heeft geïnventariseerd en beschreven, stond 2012 voor OCW in het teken van verdere implementatie van de fiscale interne beheersingsmaatregelen. De afsluitende toets hierop door de GAD zal naar verwachting in het eerste half jaar van 2013 plaatsvinden. 4.4 Krachtwijken In 2012 heeft Vestia aangegeven te stoppen met twee projecten binnen Krachtwijken: business case Medialab en business case Sportcampus Zuiderpark. Bij de Sportcampus Zuiderpark is Vestia uit het samenwerkingsverband gestapt. Omdat het aandeel van Vestia niet door een andere marktpartij is overgenomen, wordt momenteel onderzocht welke programmaonderdelen nog nodig zijn voor het functioneren van de sportcampus. De gereserveerde middelen voor Sportcampus Zuiderpark zijn vrijgevallen en de dekking is opgenomen in het MIP.

8 Accountantsdienst 8 5. UITKOMSTEN VAN ONZE CONTROLE 5.1 Samenvatting van fouten, onzekerheden en presentatiefouten In onderstaande tabel geven we de geconstateerde fouten en onzekerheden (in 1.000) weer. Vervolgens lichten we de belangrijkste onjuistheden, onzekerheden en presentatiefouten toe. Getrouwheid Rechtmatigheid Onjuist Onzeker Onjuist Onzeker 1. Frictiekosten Loketbezuiniging Brede doeluitkering Centra voor Jeugd Totaal Frictiekosten verband houdend met bezuinigingen op cultuursubsidies De dienst heeft een voorziening opgenomen voor de geraamde frictiekosten in verband met bezuinigingen op cultuursubsidies voor een bedrag van 14,0 miljoen. De frictiekosten zijn toegekend aan programma Cultuur met uitzondering van één instelling waarbij 4,3 miljoen van de frictiekosten ook aan programma Onderwijs is toegerekend. Bij de berekening van de frictiekosten over beide programma s hebben wij enkele onzekerheden geconstateerd in de onderliggende berekening van OCW. Hierdoor bestaat voor 1 miljoen onzekerheid over de toerekening tussen het programma Onderwijs en het programma Cultuur. 2. Loketbezuinigingen De structurele invulling van de bezuinigingstaakstelling op de loketfunctie raakt vrijwel alle gemeentelijke diensten. De inhoudelijke invulling van deze bezuiniging kent niet de voortgang die gepland was. Van de jaarschijf 2012, groot 2,3 miljoen, is 0,7 miljoen ingevuld. De resterende 1,6 miljoen is in gelijke parten verdeeld over de vijf kerndiensten. Deze verdeling is niet als taakstelling in de begroting verwerkt, maar heeft de directie Financiën in rekening gebracht bij de diensten. De kerndiensten hebben het verschuldigde bedrag van op verzoek van de directie Financiën als een fictieve last in de jaarrekening verwerkt. Dit is in strijd met de verslaggevingsregels. 3. Overlopende passiva art. 49 a/c De middelen van de regeling Brede doeluitkering Centra voor Jeugd in de jaren 2008 tot en met 2011zijn volledig besteed, terwijl hiervoor nog een schuld is verantwoord van Dit bedrag zou vrij moeten vallen. 4. Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen In de jaarrekening 2011 was een verplichting toegelicht van 2,1 miljoen inzake betwiste vastgoedfacturen. Deze verplichting in 2012 is afgenomen naar circa 1 miljoen, maar niet meer toegelicht. Rondom deze verplichting loop nog een rechtszaak. Als deze wordt verloren, zullen deze facturen geactiveerd worden op de balans. 5.2 Kwaliteit van de jaarrekening Ook dit jaar heeft OCW weer tijdig haar jaarrekening opgeleverd. De kwaliteit van de jaarrekening is van voldoende niveau, maar voor de toelichtingen ten opzichte van de begroting summier en geeft hierbij weinig inzicht in oorzaak/gevolg van afwijkingen. De kwaliteit van de balanstoelichting is van voldoende niveau, doordat dit jaar alle balansposten zijn voorzien van een inhoudelijke toelichting. In deze toelichting zou OCW soms duidelijker de

9 Accountantsdienst 9 aard van de balanspost en/of de materiële verschillen in deze post ten opzichte van vorig jaar mogen omschrijven. De toelichting op de programma-uitkomsten is in samenhang met de resultaatanalyse van matige kwaliteit. De toelichtingen zijn voor verbetering vatbaar, omdat deze veelal summier zijn beschreven. Dit komt onder meer doordat de aard, omvang, oorzaak en/of gevolg van de verschillen ten opzichte van de begroting of vorig jaar niet (volledig) zijn vermeld. De kwaliteit kan daarnaast verbeteren door minder belangrijke verschillen achterwege te laten. De dienst heeft aangegeven dat verschillen allemaal incidenteel van aard zijn. Om het inzicht te vergroten adviseren wij voor de toekomst ook aan te geven of de begrote beleidsdoelstellingen (volledig) zijn gerealiseerd en de koppeling daarvan met de gerealiseerde baten en lasten weer te geven. 5.3 Specifieke aandachtspunten in opdracht van de RC De RC heeft ons dit jaar verzocht extra aandacht te schenken aan onderbestedingen op zowel investeringen, programma s en bestemmingsreserves Onderbestedingen op investeringen De dienst OCW is de vastgoedbeheerder van schoolgebouwen, cultuur, welzijn -en sportaccommodaties van de gemeente. Vanuit deze rol pleegt OCW jaarlijks omvangrijke investeringen. In onderstaand overzicht hebben wij voor de afgelopen drie jaar de omvang van de gerealiseerde investeringen weergegeven in relatie tot de begrote investeringen in het Meerjaren Investeringsplan (MIP), resulterend in het % onderbesteding. Bedragen x 1 mln Begrote investeringen in MIP Gerealiseerde investeringen Onderbestedingen % onderbesteding 28% 28% 1% Hieronder zijn de grootste oorzaken van de onderbestedingen weergegeven: Programma Onderwijs In 2010 en 2011 was sprake van onderbesteding op gelden van onderwijshuisvesting door vertraging in het bouwproces en vertraging bij indiening van declaraties door scholen. In 2012 is sprake van een overschrijding doordat OCW terughoudender heeft geraamd. Daarnaast zijn in 2012 projecten eerder gestart en hebben scholen eerder gedeclareerd om dat ze slechter bij kas zaten. Omdat bij deze overschrijding sprake is van faseringsverschillen, past deze nog steeds binnen het goedgekeurde MIP Programma Maatschappelijke Ondersteuning Bij de realisatie van buitenschoolse opvang is vertraging ontstaan met een onderbesteding tot gevolg. De oorzaak hiervan is dat OCW hierbij beperkte sturingsmogelijkheid heeft. Zij is hierbij afhankelijk van de schoolbesturen die opdrachtgever zijn van de scholenbouw. 4 In 2010 en 2011 was de bouw van het pand Kesslerstichting aan De La Reyweg vertraagd, waardoor sprake was onderbesteding. In 2012 is de bouw van dit pand financieel afgewikkeld en heeft geleid tot een vrijval van investeringskrediet van ruim 1 miljoen Som grote onderbestedingen Totale onderbestedingen

10 Accountantsdienst Onderbestedingen op programma s De onderbestedingen op programma s zijn de afgelopen drie jaren voor een groot deel veroorzaakt door enerzijds vrijval op gelden voor onderwijshuisvesting en anderzijds door vrijval op subsidies over oude jaren. Daarnaast is sprake van onderbesteding op FLO-kosten. Vrijval op gelden voor onderwijshuisvesting In de rekeningjaren 2010, 2011 en 2012 bedraagt de vrijval op de gelden voor onderwijshuisvesting over oude jaren respectievelijk 3,8 miljoen, 1,6 miljoen en 0,6 miljoen. Hiermee is over de afgelopen jaren een duidelijke afname te zien van deze vrijval. OCW geeft aan dat deze vrijval jaarlijks kan fluctueren door specifieke omstandigheden bij scholen rondom de huisvesting, zoals de voortgang van de bouw en het moment dat een school besluit de uitgaven te declareren. Vrijval overige subsidies oude jaren Op pagina 12 van de jaarrekening heeft OCW de vrijval van subsidies over oude jaren weergeven. Hier geeft OCW aan dat de vrijval op subsidies is afgenomen van 3,2 miljoen in 2011 naar 2,6 miljoen in Ten opzichte van de totale verstrekte subsidies ligt de vrijval rond 1%. Jaarlijks is sprake van vrijval van subsidiemiddelen, de dienst verwacht dat de dalende trend van jaarlijkse subsidievrijval zal doorzetten in de komende jaren als gevolg van de bezuinigingen. Functioneel leeftijdsontslag (FLO) bij Ambulancedienst (Programma Volksgezondheid & Zorg) In de rekeningen van 2010, 2011 en 2012 heeft OCW een voordeel behaald op de kosten van FLO bij de Ambulancedienst. Dit voordeel neemt jaarlijks af: 1,7 miljoen (2010), 0,9 miljoen (2011) en 0,6 miljoen (2012). Dit voordeel is ontstaan, omdat de kosten voor FLO vanaf 2010 grotendeels worden vergoed door het rijk. In de meerjarenbegroting is dit voordeel gefaseerd afgebouwd tot en met Voor 2013 wordt nog een voordeel verwacht van 0,3 miljoen en in 2014 is dit geheel afgebouwd Onderbestedingen op bestemmingsreserves Om haar beleid uit te voeren, maakt OCW voor een deel gebruik van bestemmingsreserves. De bestedingen uit deze reserves vormen een belangrijk onderdeel van het financieel beheer. Het volgende overzicht geeft de onderbestedingen van de reserves over de afgelopen drie jaar weer. Bedragen x 1 mln Begrote bestedingen Gerealiseerde bestedingen Onderbesteding % onderbesteding 28% 28% 30% De onderbesteding in de jaren komt grotendeels door onderbesteding op reserves Den Haag Onder Dak (DHOD) van 4,3 miljoen (2010), 3,2 miljoen (2011) en 4,0 miljoen(2012). In 2010 en 2011 kwamen deze vooral doordat faciliteiten voor opvang pas later zijn gerealiseerd. De onderbesteding in 2012 komt vooral omdat instellingen met vertraging plannen hebben ingediend. Deze plannen zouden invulling moeten geven aan de doelstelling van de tweede fase van DHOD: het voorkomen van dakloosheid. Omdat deze instellingen in eerste instantie bezwaar hadden tegen het ambitieniveau van DHOD gecombineerd met de beschikbare middelen, hebben zij de plannen later aangeleverd. OCW heeft aangegeven de resterende middelen van de reserves van Den Haag Onder Dak voor de komende 2 jaar voornamelijk in te zetten voor de uitvoering van de Prostitutienota, het realiseren van een permanente voorziening aan het Om en Bij en op het voorkomen van dakloosheid (preventie en herstel). De bestuurlijke besluitvorming hierover is onderwerp van gesprek in de voorjaarsnota 2013.

11 Accountantsdienst OVERIGE AANDACHTSPUNTEN 6.1 Top-indicatoren Op verzoek van de gemeenteraad hebben wij de betrouwbaarheid van de top-indicatoren onderzocht. We zijn nagegaan of er een toereikende AO/IC aanwezig is rondom de totstandkoming van deze top-indicatoren en of de indicatoren aansluiten op de achterliggende systemen of administraties. Voor de dienst OCW gaat het om in totaal 7 top-indicatoren bij 5 programma s, die zijn opgenomen op bladzijde 6 tot en met pagina 47 van de bijlagen voor concern 2012 dienst OCW. Het betreft de top-indicatoren: 1. oordeel bezoeker over aanbod cultuurvoorzieningen (rapportcijfer) (programma Cultuur); 2. aantal doelgroeppeuters dat deelneemt aan voor- en vroegschoolse educatie (programma Onderwijs); 3. aantal door JGZ bereikte kinderen in het eerste jaar (programma Jeugd en Gezin); 4. aantal kinderen tussen 4 en 19 jaar in beeld bij de JGZ (programma Jeugd en Gezin); 5. % Sportdeelname totaal Den Haag (programma Sport); 6. het aantal gestarte trajectplannen (programma Volksgezondheid en Zorg); 7. het aantal succesvol afgesloten trajecten (programma Volksgezondheid en Zorg). Bij deze indicatoren hebben wij een aantal bevindingen, welke hieronder zijn weergegeven. Aantal door JGZ bereikte kinderen in het eerste jaar (indicator 3) Het gerealiseerde percentage over 2012 bij deze indicator (98%) is gebaseerd op voorlopige cijfers. OCW verwacht dat de werkelijk cijfers, afkomstig van een gesubsidieerde instelling, binnenkort beschikbaar zijn. Daardoor kunnen deze alsnog in de concernrekening worden opgenomen. Aantal gestarte trajectplannen (indicator 6) In haar jaarstukken geeft OCW aan dat zij de realisatiegegevens van deze indicator begin 2013 verwacht. Dit aantal is inmiddels bekend en is 504. Aantal succesvol afgesloten trajecten (indicator 7) Het verantwoorde gerealiseerde aantal trajecten van 389 stuks over 2012 is gebaseerd op de voorlopige cijfers tot en met het derde kwartaal over Het gerealiseerde aantal trajecten over heel 2012 is 425 stuks. 6.2 Integriteit In het door het college vastgestelde concernkader Integriteit is het beleid over de ambtelijke integriteit opgenomen. Onderdeel hiervan is een risicoscan die diensten moeten uitvoeren op risicovolle processen en functies. De dienst OCW rapporteert hierover in de integriteitsparagraaf (bladzijde 115 van de bijlagen) bij de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de dienst OCW op basis van risicoanalyse de risicovolle processen binnen dienst OCW heeft getoetst en op basis van de bevindingen maatregelen heeft getroffen voor de interne beheersing. De integriteitsparagraaf geeft een juiste weergave van de afwegingen en de genomen maatregelen.

12 Accountantsdienst Milieu De dienst OCW heeft de uitkomsten van de milieudoorlichting over 2012 vermeld in de milieuparagraaf op bladzijde 113 en 114 van de bijlagen bij de jaarrekening. Uit ons onderzoek blijkt dat de milieudoorlichting 2012 is uitgevoerd conform de Leidraad Milieumanagement en dat de uitkomsten hiervan toereikend in de milieuparagraaf zijn verantwoord. 6.4 Automatisering Bij de verwerking van gegevens maakt de dienst OCW gebruik van geautomatiseerde financiële systemen zoals Oracle EBS (financiële administratie, personeelsadministratie en subsidieadministratie). Daar waar wij bij de jaarrekeningcontrole gebruik maken van deze systemen is gebleken dat de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking in het algemeen toereikend zijn gewaarborgd. 7. ACTUELE ONTWIKKELINGEN 7.1 Aanbestedingen Op 1 april 2013 treedt de Aanbestedingswet in werking. Dit heeft naar verwachting tot gevolg dat het aanbestedingsregime van Europese aanbestedingen verder zal worden aangescherpt (o.a. grensbedrag en reikwijdte). Dit verhoogt de kans op onrechtmatigheden. Daarnaast zal waarschijnlijk ook de EU-wetgeving op het gebied van aanbesteding wijzigen. We hebben OCW op deze ontwikkelingen geattendeerd. 7.2 Programma 15 Maatschappelijke Ondersteuning Het kabinet is voornemens om de AWBZ vanaf 2015 te hervormen voor de onderdelen ondersteunende zorg aan huis en de persoonlijke verzorging. De uitvoering van deze taken zullen overgaan van het rijk naar de gemeenten. Tegelijkertijd gaat het rijk fors bezuinigen op de zorg. Dit betekent dat de gemeenten met minder middelen meer diensten moeten gaan leveren. Volgens inschatting van de dienst gaat het om een jaarlijks bedrag van circa 200 miljoen, waarop fors bezuinigd moet worden. De dienst werkt met diverse deskundigen uit het werkveld in expertgroepen aan voorstellen om de burger zo optimaal mogelijk van zorg te voorzien. De dienst OCW is bezig om de financiële gevolgen hiervan in beeld te brengen. 7.3 Programma 10 Jeugd Ook de decentralisatie van het gehele Jeugdbeleid van het rijk naar de gemeenten is in gang gezet. Dit maakt de gemeente per 1 januari 2015 verantwoordelijk voor de gehele zorg voor jeugdigen en hun opvoeders. De overgang is een complex project met een hoog tempo, waar ook beslissingen op landelijk en regionaal niveau ingrijpen op het Haagse jeugdbeleid. Den Haag heeft hierin landelijk een voortrekkersrol op zich genomen. De dienst geeft aan dat voor het jaar 2014 nog geen middelen toegekend zijn om de invoering uit te voeren, terwijl juist in dat jaar veel (invoerings)kosten zullen worden gemaakt. Dit zal naar inschatting van de dienst een financiële impact hebben van 1 miljoen.

13 Accountantsdienst Programma 16 Volksgezondheid en zorg Regionalisering GGD In verband met de verplichte regionalisering die voortvloeit uit de invoering van de 2e tranche Wet Publieke Gezondheid, wordt één GGD per veiligheidsregio voorgeschreven. Aangezien er nu twee GGD s operationeel zijn in de veiligheidsregio, de gemeenschappelijke regeling GGD Zuid- Holland West en de GGD Den Haag, zullen deze samen gaan in de uitvoeringsorganisatie GGD Haaglanden. Naar verwachting wordt dit in de loop van 2013 gerealiseerd. De hiermee gepaarde financiële risico s voor de gemeente Den Haag schat OCW op maximaal 1 miljoen. 8. SISA BIJLAGE Voor de jaarrekening geldt het principe van Single Information en Single Audit (SISA) voor specifieke uitkeringen van het Rijk. Kenmerkend voor SISA is dat verantwoording aan het Rijk wordt afgelegd via een bijlage bij de jaarrekening. De accountantscontrole van de specifieke uitkeringen is onderdeel van de reguliere controle van de jaarrekeningen, waarbij het Rijk wel aanvullende eisen stelt. Wij hebben de verantwoorde SISA prestaties en bestedingen over 2012, zoals opgenomen op pagina 79 van de dienst OCW, gecontroleerd. Deze controle is uitgevoerd volgens de daarop betrekking hebbende wet- en regelgeving zoals gebundeld in de BZK-circulaire SISA en de definitieve verantwoordingsbijlage van 10 januari Uit onze controle komen de volgende bevindingen naar voren: Specifieke uitkering D1: Regionale meld- en coördinatiecentra voortijdig schoolverlaten H3: Seksualiteitscoördinatieen hulpverlening + aanvullende curatieve SOA bestrijding H1: Ministeriele regeling Heroïnebehandeling D5: Regeling verbetering binnenklimaat primair onderwijs 2009 Fout of onzekerheid Financiële omvang in euro s (x 1000) Toelichting fout/onzekerheid N.v.t. N.v.t Indicator: D1/02 De verantwoorde stand van de reserve is en is gebaseerd op de stand van het overlopend passief per 1 januari De definitieve vaststellingsbrief vanuit DUO is nog niet ontvangen. N.v.t. N.v.t. Indicatoren: H3/01, 02 en 03 De aantallen bij de drie indicatoren van H3 zijn nog niet definitief. De definitieve aantallen, welke naar verwachting begin april beschikbaar komen, zullen worden opgenomen in de sisa-bijlage naar het Rijk. Fout 124 Indicator: H1/03 De besteding is voor een bedrag van 124 te hoog, omdat deze besteding niet past binnen het doel van deze regeling. Fout 172 Indicator: D5/01 In de cumulatieve bestedingen 2011 zijn bestedingen opgenomen van scholen waarvan de opleveringsdatum na 31 december 2003 ligt. Dit is volgens de rijksregeling niet toegestaan. Daarmee is de correctie 2012 van 826 voor 172 te laag verantwoord.

14 Accountantsdienst 14 H10: Brede doeluitkering Centra voor Jeugd en Gezin (BDU CJG) Hernieuwde uitvraag 2008 tot en met 2011 D9: Onderwijsachterstandenbeleid Presentatie verschillen Presentatie verschillen N.v.t. Indicatoren: H10_2010/01, 02, 03 en 04 Presentatiefouten door verschuiving van bestedingen over de jaren 2009: moet zijn : moet zijn : moet zijn Het totaal blijft N.v.t. Indicatoren: D9/01, 02 en 03 Presentatiefouten door verschuiving van bestedingen over de artikelen moet zijn : moet zijn moet zijn Het totaal blijft GAD Den Haag, 25 maart 2013 was getekend E.A. de Groot RA accountant was getekend H.J.A. van der Heijden RA plv. directeur