Eerste evaluatie na ruim 3 maanden werken met de Wabo

Transcriptie

1 Eerste evaluatie na ruim 3 maanden werken met de Wabo Versie : 2 Datum : Maart 2011 Samengesteld door : K.J. van der Spek-van den Burg

2 pagina 2 van 17 Inhoudsopgave 1 Inleiding Wabo kwantitatief Omgevingsvergunningen kwantitatief Capaciteit gemeentelijke organisatie Wabo kwalitatief Communicatie rond de Wabo/omgevingsvergunning Externe communicatie Interne communicatie Het wabo-werkproces Algemeen Vooroverleg Inboeken en registreren De behandelprocedure van de aanvraag Digitaal werken OLO: Omgevingsloket Online ( SquitXO: het nieuwe vergunningensysteem Corsa (DMS) Hardware Overig Conclusies en aanbevelingen Conclusies Aanbevelingen Tot slot Bijlagen Overzicht aantal en soort omgevingsvergunningen Overzicht ingezette capaciteit voor de omgevingsvergunning... 17

3 pagina 3 van 17 1 Inleiding Op 1 oktober 2010 is de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) in werking getreden. Om met deze wet te kunnen werken ofwel de gemeentelijke organisatie waboproof te maken, is het project Wabo uitgevoerd. Het project Wabo is inmiddels geëvalueerd (zie rapport Project Wabo gemeente Drimmelen, evaluatie van het project Wabo in de gemeente Drimmelen ). In dit rapport is een eerste evaluatie opgenomen van de eerste drie maanden werken met de Wabo in de praktijk. Dit rapport verschaft hierin een eerste inzicht: werkt hetgeen tijdens het project is bedacht en uitgevoerd ook in de praktijk? Leeswijzer: In hoofdstuk 2 wordt de Wabo in kwantitatief opzicht toegelicht: aantallen en soorten omgevingsvergunningen, ingezette gemeentelijke capaciteit. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de verschillende kwalitatieve aspecten van de Wabo: communicatie, wabo-werkproces, digitaal werken en overig. In hoofdstuk 4 worden de conclusies en aanbevelingen weergegeven. In hoofdstuk 5 zijn de bijlagen opgenomen.

4 pagina 4 van 17 2 Wabo kwantitatief 2.1 Omgevingsvergunningen kwantitatief In een periode van ruim 3 maanden (1 oktober januari 2011) zijn er 92 aanvragen om een omgevingsvergunning binnen gekomen. Op 91 aanvragen is de reguliere procedure van toepassing (99%) en op 1 aanvraag (1%) de uitgebreide procedure. Verder gaat het om 85 enkelvoudige procedures (92%) en om 7 meervoudige procedures (8%). Omdat het om een periode van ruim 3 maanden gaat, is nog niet aan te geven of deze percentages ook voor een heel jaar er zo uit zien. Pas na een jaar kan worden aangegeven of de kwantitatieve analyse, die in het kader van het project is gemaakt, overeenkomt met de praktijk. 1 Bij het merendeel van de aanvragen gaat het om kap en bouw. Dit komt nu nog overeen met de kwantitatieve analyse die in het kader van het project is uitgevoerd (merendeel in deze analyse is ook bouw en kap). In dezelfde periode zijn er 58 besluiten op een aanvraag omgevingsvergunning genomen en is er 4 keer vooroverleg gevoerd. In bijlage 1 (paragraaf 5.1) is een tabel opgenomen met de kwantitatieve gegevens met betrekking tot de omgevingsvergunningen. Geadviseerd wordt om na een jaar (gerekend vanaf 1 oktober 2010) nog een keer een dergelijke analyse te maken. Daarmee wordt dan echt inzichtelijk hoeveel en welke soort omgevingsvergunningen er worden aangevraagd. 2.2 Capaciteit gemeentelijke organisatie In bijlage 2 (paragraaf 5.2) is in een tabel per afdeling de ingezette capaciteit ten behoeve van de omgevingsvergunning in beeld gebracht. Daarbij is onderscheid gemaakt naar de verschillende onderdelen (bouw, RO, kap, milieu, monumenten, accountmanagement, applicatiebeheer, inboeken en voorlichting). Het gaat hier om de periode 1 oktober januari In de raming van de benodigde capaciteit is berekend dat 1 fte nodig is voor het accountmanagement. In deze ruim 3 maanden is reeds 517 uur besteed aan accountmanagement. Over een jaar gerekend zou dit betekenen dat 1 fte niet afdoende is. Door de accountmanagers is echter veel tijd besteed aan het opstarten van de nieuwe werkwijze: het wegwijs maken van de collega s op de verschillende afdelingen en zelf thuis raken in de nieuwe werkzaamheden. Dit kost veel tijd. Dit is ook inherent aan een nieuwe werkwijze. Het is daarom goed om rond de zomer van 2011 nogmaals te bezien hoeveel capaciteit er van januari 2011 tot juli 2011 nodig was voor het accountmanagement. Dan kan een betere inschatting worden gemaakt of 1 fte afdoende is of niet. De overige uren vallen redelijk binnen de raming. Hierbij moet aangetekend worden dat het voor bouwplannen een rustige periode is (de grootste drukte komt meestal vanaf het voorjaar). Tevens heeft afdeling Middelen niet tijdgeschreven op de omgevingsvergunning. Reden hiervoor was dat inboeken een taak is van de postmedewerkers en dat het daardoor moeilijk inzichtelijk is te maken hoeveel tijd er wordt besteed aan het inboeken van de aanvragen. Omdat in de praktijk blijkt dat er toch veel tijd wordt besteed aan het inboeken 1 Kwantitatieve analyse project Wabo: 59% enkelvoudig en 41% meervoudig, 73% regulier en 27% uitgebreid. Bij deze analyse was nog geen rekening gehouden met de verruiming van het vergunningsvrij bouwen (was toen nog niet aan de orde).

5 pagina 5 van 17 en digitaliseren van de stukken rond de omgevingsvergunning, is besloten dat ook door afdeling Middelen wordt tijdgeschreven op de omgevingsvergunning. Vanaf 1 januari 2011 is dit formeel ingegaan. Gelet op bovenstaande wordt geadviseerd om rond de zomer van 2011 nog eens te kijken naar de daadwerkelijk ingezette capaciteit voor de omgevingsvergunning.

6 pagina 6 van 17 3 Wabo kwalitatief 3.1 Communicatie rond de Wabo/omgevingsvergunning Externe communicatie Dit vindt op verschillende manieren plaats: Gemeentelijke website (internet): In het menu is een button omgevingsvergunning opgenomen. Hieronder is allerlei informatie over de omgevingsvergunning terug te vinden: Uitleg wet- en regelgeving, met specifieke aandacht voor de Wabo; Hoe werkt de Wabo in de gemeente Drimmelen: vooroverleg, aanvraag (tevens een link naar het omgevingsloket opgenomen), behandelingsprocedures; Toezicht op de handhaving van de omgevingsvergunning; Veelgestelde vragen en voorbeelden; Links naar nog meer informatie. Niet bekend is of de informatie op de gemeentelijke website vaak wordt geraadpleegd. Er komen af en toe vragen binnen naar aanleiding van de informatie. De vergunningcheck wordt echter wel vaak via de gemeentelijke website opgestart. Daaruit zou afgeleid kunnen worden dat de burgers en bedrijven de informatie weten te vinden en ook raadplegen. De informatie lijkt dus een toegevoegde waarde te hebben. Het is wel van belang dat de informatie regelmatig wordt geactualiseerd. Een eerste actualisatieslag kan al worden gemaakt. Vervolgens is het raadzaam iedere twee maanden de informatie te beoordelen op actualiteit. Algemene folder over de omgevingsvergunning: Hierin is algemene uitleg over de omgevingsvergunning opgenomen. De strekking van de folder is dat vanaf 1 oktober 2010 de omgevingsvergunning er is en hoe dit in hoofdlijnen werkt. Omdat het gaat om een algemene uitleg is het niet nodig om deze folder bij te drukken. Brochure vergunningvrij bouwen: Deze brochure is vanaf 1 maart 2011 beschikbaar. Verwacht wordt dat deze brochure in een behoefte voorziet, gelet op de vele vragen over vergunningsvrij bouwen. Bij een volgende evaluatie kan worden beoordeeld of de brochure ook aan deze verwachtingen voldoet of niet. Informatieverstrekking door de frontoffice: Bij de frontoffice komen niet vaak vragen binnen over de omgevingsvergunning in het algemeen. Het gaat vaak om vragen naar aanleiding van plannen. De frontoffice kan vaak doorverwijzen naar de vergunningcheck op het omgevingsloket (OLO; Meestal is de werking van de vergunningcheck duidelijk, want men komt niet vaak terug met vragen. Soms worden er vragen gesteld over de vragen uit de vergunningcheck of het aanvraagformulier. Deze vragen zijn namelijk niet altijd even helder en logisch. Over vergunningsvrij bouwen komen wel veel vragen binnen. De gemeentelijke brochure hierover is daarom ook een belangrijk hulpmiddel voor de frontoffice bij het beantwoorden van vragen.

7 pagina 7 van 17 Tot slot komt het nu en dan voor dat een frontofficemedewerker samen met een burger de vergunningcheck invult, omdat deze niet beschikt over internet of omdat de check niet geheel duidelijk is. De wijze van informatieverstrekking is dus vergelijkbaar met de situatie vóór de inwerkingtreding van de Wabo. Alleen de vragen over de vergunningcheck/ aanvraagformulier en het mee invullen van de vergunningcheck zijn nieuwe werkzaamheden. De samenwerking met de backoffice verloopt goed. De eerste twee weken na de inwerkingtreding van de Wabo hebben de accountmanagers bij de afdeling Publiekszaken gezeten om de frontofficemedewerkers te ondersteunen Interne communicatie De accountmanagers hebben veel als vraagbaak gefungeerd. Gelet op de nieuwe werkwijze is dit ook logisch. Daarnaast hebben de applicatiebeheerders voor SquitXO en het omgevingsloket veel tijd besteed aan uitleg van de nieuwe systemen. Verder is op intranet in het menu de button omgevingsvergunning opgenomen. Hierin is een link naar het wabo-werkproces opgenomen, zijn de overige werkafspraken opgenomen en is een vraag/antwoordrubriek opgenomen. Het gaat hier dus eigenlijk om een soort kennisbank ofwel een centrale plaats waar alle informatie over de omgevingsvergunning, die relevant is voor de organisatie, is terug te vinden. De informatie staat nog niet zolang op intranet en is ook nog niet algemeen bekend binnen de gemeentelijke organisatie. Dit moet nog onder de aandacht worden gebracht. Verder is het van belang dat de informatie regelmatig wordt geactualiseerd (iedere twee maanden). 3.2 Het wabo-werkproces Algemeen Het wabo-werkproces is opgesteld met de medewerkers binnen de gemeentelijke organisatie, die er ook mee moeten gaan werken. Het is dus een werkwijze, toegesneden op de situatie binnen de gemeente Drimmelen (maatwerk). Het werkproces is op intranet geplaatst. Onder omgevingsvergunning is een link naar het werkproces opgenomen. De indruk bestaat dat het werkproces niet veel wordt geraadpleegd. Er komen ook niet veel vragen hierover binnen. Het kan zijn dat medewerkers het werkproces niet weten te vinden of dat het werkproces in hoofdlijnen bekend is. Daarnaast is er in SquitXO ook een werkproces met termijnbewaking opgenomen. Dit werkproces komt overeen met ons gemeentelijk werkproces, maar kent meer stappen. Dit kan in het vergunningensysteem echter niet worden aangepast. Deze extra stappen zijn overigens snel te doorlopen, maar desondanks is aan de leverancier de wens doorgegeven dat het werkproces aangepast zou moeten kunnen worden aan ons eigen werkproces.de termijnbewaking is wel overeenkomstig ons werkproces ingesteld. Op deze wijze is ons gemeentelijk wabo-werkproces toch geborgd in de organisatie. Geadviseerd wordt om de organisatie nog een keer te informeren over de plaats van het wabo-werkproces op intranet.

8 pagina 8 van 17 De accountmanagers vinden het wabo-werkproces wel handig als naslagwerk. Het werkproces is voldoende helder en heeft ook nog geen aanpassingen nodig. De accountmanagers zijn ook de beheerders van het wabo-werkproces Vooroverleg Er vindt regelmatig vooroverleg plaats. De wijze van vooroverleg verschilt niet zoveel met de situatie voor de inwerkingtreding van de Wabo. Hierbij moet worden aangetekend dat er nog nauwelijks ervaring is met een meervoudige uitgebreide aanvraag. Het vooroverleg gebeurt meestal schriftelijk. Het aanvraagformulier van het omgevingsloket (OLO) kan worden gebruikt als vooroverlegformulier. Dit blijkt niet goed te werken. Voor de meeste aanvragers is niet duidelijk wanneer sprake is van een vooroverlegformulier en wanneer van een aanvraagformulier. Dit is regelmatig bij de helpdesk van gemeld. Tot op heden is hier nog niets mee gedaan. Voor milieu is het vooroverlegformulier van het OLO ook niet echt bruikbaar. Een formulier op maat bevat al snel 60 pagina s. Dit brengt meer administratieve lasten voor de aanvrager met zich mee, terwijl dat toch eigenlijk niet de bedoeling was van de Wabo. Ook dit is doorgegeven aan de helpdesk van het OLO. In plaats van het vooroverlegformulier van het OLO wordt voor het vooroverleg de gemeentelijke checklist intake aanvraag omgevingsvergunning gebruikt. Samen met de bijbehorende tekeningen functioneert dit ook goed en het scheelt veel administratieve rompslomp voor de aanvrager. Voor het onderdeel milieu is dit echter niet toepasbaar. Hierbij blijft het gebruiken van het formulier uit het OLO noodzakelijk. Naast schriftelijk vooroverleg vindt ook wel telefonisch vooroverleg of echt overleg plaats. Hierbij moet opgemerkt worden dat het feit dat er nog niet veel echt overleg is gevoerd wordt veroorzaakt door het feit dat er nog maar 1 uitgebreide, meervoudige, dus meer complexe, aanvraag is ingediend Inboeken en registreren Afdeling Middelen moest wennen aan de nieuwe werkwijze met betrekking tot het inboeken en scannen van aanvragen omgevingsvergunning en bijbehorende stukken. Het gaat om een nieuwe taak. Voorheen werden aanvragen om een bouwvergunning ingeboekt bij afdeling Publiekszaken en aanvragen werden nooit digitaal ingediend. Nu moeten alle aanvragen omgevingsvergunning worden ingeboekt en geregistreerd in Corsa (DMS) en papieren aanvragen moeten worden gescand. Dit is extra werk. Daarom is besloten dat ook de afdeling Middelen moet tijdschrijven op de post omgevingsvergunning. Met de kenniskaarten moet het beter gaan worden. De afdeling ondervindt nog wel problemen met Corsa. Op dezelfde dag inboeken en registreren is hierdoor niet altijd haalbaar, met name niet op vrijdag. Nadat afdeling Middelen de aanvragen omgevingsvergunning heeft ingeboekt en geregistreerd in Corsa, verzorgt afdeling Publiekszaken de registratie in SquitXO. Dit gaat goed en kost ook niet meer tijd dan het voorheen registreren van bouwaanvragen in Provas. Ook het zoeken in het nieuwe vergunningensysteem gaat goed. Het ophalen van de gegevens uit Corsa verloopt echter niet altijd goed (zie ook in de eerste alinea). Verder zijn de computers bij de publieksbalie voor het zichtbaar maken van tekeningen te klein. Meestal wordt dan een papieren exemplaar gehaald.

9 pagina 9 van De behandelprocedure van de aanvraag De taakverdeling door de accountmanagers verloopt tot nu toe goed. Het gaat nu ook nog met name om enkelvoudige reguliere procedures. Er moet vaak om aanvullende gegevens worden gevraagd. Dit is niet anders dan voorheen. De komst van de Wabo en het OLO leveren dus geen kwalitatief betere aanvragen op dan voorheen. Daarnaast is de lijst in het OLO met aan te leveren bescheiden bij de vergunning niet altijd even logisch en helder. Op onze website adviseren wij de aanvragers daarom contact hierover op te nemen met de gemeente. Vooroverleg kan een bijdrage leveren aan betere aanvragen, maar biedt hiervoor geen garantie. Wellicht moet vooroverleg nogmaals uitdrukkelijk onder de aandacht worden gebracht via de website, t Carillon en dergelijke. De wettelijke termijnen voor het nemen van een besluit op een aanvraag zijn tot nu toe haalbaar gebleken evenals de overige afgesproken termijnen in het wabo-werkproces. Ook de afstemming tussen de verschillende onderdelen (bijvoorbeeld kap en bouw) verloopt goed. Opgemerkt moet worden dat het hierbij met name om reguliere aanvragen gaat. Ervaringen met uitgebreide complexe aanvragen zijn er nog nauwelijks geweest. Er is in de onderzochte 3 maanden 1 aanvraag om een meervoudige uitgebreide omgevingsvergunning binnen gekomen. Deze aanvraag omvat de onderdelen kap, sloop, bouw, rijksmonument. Het wabo-werkproces blijkt goed bruikbaar te zijn, de afstemming en de taakverdeling verlopen goed en de termijnen zijn goed haalbaar. Het nieuwe vergunningensysteem met termijnbewaking is hier debet aan. Hierdoor is het mogelijk om werkzaamheden door meerdere collega s tegelijk uit te laten voeren. Naar aanleiding van het behoefte-onderzoek onder burgers en bedrijven (in het kader van het project Wabo) zijn richtlijnen opgesteld voor het terugkoppelen van de stand van zaken, ook buiten de wettelijke terugkoppelmomenten om. Het toepassen van deze richtlijnen is tot nu toe nauwelijks aan de orde geweest. De ingekomen aanvragen betroffen met name aanvragen om een reguliere omgevingsvergunning. Bij een reguliere procedure volgen de stappen en wettelijke berichtgevingen richting aanvrager elkaar al snel op. De aanvragen voor een omgevingsvergunning kap zijn wel complexer geworden dan voorheen, zowel voor de aanvrager als voor de gemeentelijke organisatie. Het aanvraagformulier van het OLO is veel uitgebreider dan het formulier dat de gemeente altijd hanteerde. Daarnaast moeten er intern veel meer administratieve handelingen worden verricht dan voorheen. Ook de aanvragen voor een omgevingsvergunning milieu zijn veel complexer geworden dan voorheen. Een aanvrager moet veel meer vragen beantwoorden dan vóór de inwerkingtreding van de Wabo. Het rijk is bij het inrichten van het OLO er waarschijnlijk vanuit gegaan dat steeds minder bedrijven voor het milieudeel onder de vergunningplicht komen te vallen. Op dit moment is dit echter nog niet de praktijk, hetgeen betekent dat ook redelijk eenvoudige bedrijven te maken krijgen met een dik pakket aan vragen. De Wabo zorgt voor het milieudeel dus voor meer administratieve rompslomp bij de aanvrager en de gemeentelijke organisatie.

10 pagina 10 van Digitaal werken Op landelijk niveau is het Omgevingsloket Online ( ontwikkeld. Dit loket kent een uniform aanvraagformulier. Door het doorlopen van een vergunningcheck wordt een aanvraagformulier samengesteld. Deze kan worden ingevuld en digitaal bij de gemeente worden ingediend. Men kan het aanvraagformulier ook uitprinten, invullen en indienen bij de gemeente. Burgers mogen de aanvragen nog digitaal en analoog indienen, bedrijven zijn op den duur verplicht om aanvragen digitaal in te dienen. Door het OLO is de gemeente verplicht ervoor te zorgen dat de aanvragen ook digitaal ontvangen kunnen worden. Gelet hierop is er binnen de gemeente Drimmelen voor gekozen om de aanvragen dan vervolgens ook digitaal af te handelen. Hiertoe is de daarvoor benodigde software en hardware aangeschaft. Hieronder worden de ervaringen hiermee geschetst OLO: Omgevingsloket Online ( Dit is opgebouwd uit 3 onderdelen: 1. Vergunningcheck: Dit is een soort vragenboom waarmee bepaald kan worden welke onderdelen vergunningplichtig zijn. Aan het eind wordt er een aanvraagformulier op maat samengesteld; 2. Aanvraagformulier: Dit bevat het landelijke aanvraagformulier om een omgevingsvergunning. Als de aanvraag digitaal wordt ingediend krijgt de gemeente een mail met de mededeling dat er een aanvraag klaar staat. 3. Dossiermodule/behandelmodule: Hiermee kan men aanvragen afhandelen en dossiers delen, ook met externe partners. Van deze module wordt door ons geen gebruik gemaakt. Zodra een besluit op een aanvraag is genomen, moet het dossier van het OLO worden gehaald. Voor toezicht en handhaving, het later raadplegen van gegevens en voor de archivering is dit niet handig. Daarom is door ons één vergunningensysteem aangeschaft voor alle Wabovergunningen. Dit systeem is te raadplegen door vergunningverleners, maar ook door frontofficemedewerkers, toezichthouders en juridisch medewerkers. Door koppeling van dit systeem aan Corsa zijn alle gegevens, ook historische gegevens, te raadplegen. Ervaringen: 1. Het samen met een aanvrager invullen van de vergunningcheck bij de frontoffice duurde in het begin erg lang (3 kwartier). De oorzaak bleek niet bij het OLO te liggen, maar intern. Door het upgraden van een computer (welke in gebruik is voor de Wabo) is het probleem verholpen. 2. Als slechts 1 deel van de vergunningcheck is ingevuld (bijvoorbeeld het bouwdeel) en later blijkt dat de check voor nog meer onderdelen ingevuld moet worden, dan kan de eerste check en daarmee het aanvraagformulier niet meer worden aangepast. Dit moet men dan afzonderlijk doen. Dit probleem is reeds gemeld bij de helpdesk van het OLO. 3. De aanvragen worden via een externe server uit het OLO gehaald. Bij het openen hiervan ziet men de aanvragen staan, maar hier zit geen logische volgorde in. Ook als de aanvraag is geopend, staat alles door elkaar en is het lastig te bepalen wat het aanvraagformulier is waar de benodigde gegevens in staan. Ook dit is doorgegeven aan de helpdesk. 4. Over het algemeen is de vergunningcheck duidelijk. In het formulier zitten hier en daar wel enkele manco s en ook de logica ontbreekt hier en daar. Problemen worden steeds doorgegeven aan de helpdesk.

11 pagina 11 van Het aanvraagformulier gebruiken als vooroverlegformulier roept veel vragen op. Zo mag bijvoorbeeld aan het eind van het formulier niet indienen worden aangeklikt omdat het formulier dan als definitieve aanvraag naar de gemeente wordt gestuurd. Deze problemen zijn meerdere malen gemeld bij de helpdesk, zelfs via tussenkomst van de VROM-Inspectie. Echter tot op heden zonder resultaat. 6. Het aanvraagformulier voor het kapdeel en milieudeel is veel te uitgebreid. Dit levert voor de aanvrager meer administratieve lasten op dan voorheen. 7. Dat een nieuw ICT-systeem opstartproblemen kent is logisch. De manier waarop deze kinderziektes worden opgelost, verdient echter niet bepaald een schoonheidsprijs. Problemen kunnen pas bij een update worden opgelost en ook niet alle problemen kunnen worden opgelost. De opmerkingen vanuit het land worden daarom in een soort wensenpot gestopt. Bij een update wordt dan een aantal knelpunten opgelost. Hierbij krijgen knelpunten die vaak worden gemeld niet altijd voorrang SquitXO: het nieuwe vergunningensysteem Tijdens het project Wabo is ook een analyse gemaakt van de registraties van de verschillende vergunningen die onder de Wabo vallen. Er bleken diverse registraties en systemen te bestaan: van excelbestanden tot echte vergunningensystemen. Ook bleek niet alles even actueel en betrouwbaar te zijn. Om één omgevingsvergunning te kunnen verlenen, is het noodzakelijk te beschikken over één vergunningensysteem. Met één systeem is het bovendien voor de frontofficemedewerkers, toezichthouders en juridisch medewerkers eenvoudiger om zaken op te zoeken. Tot slot is één systeem ook handig bij ziekte en verlof. Een collega kan dan eenvoudig alles terug vinden en de klant dan goed helpen. Dit alles heeft geresulteerd in de aanschaf van SquitXO. Op enkele conversies en koppelingen na is het systeem geïmplementeerd en er wordt al goed mee gewerkt. Ervaringen: 1. SquitXO kent geen smartdocuments, terwijl de gemeente hier wel mee werkt. Met de brieven uit SquitXO kan wel gewerkt worden, maar het zou beter zijn als ook in SquitXO met smartdocuments wordt gewerkt. De leverancier gaat hiermee aan de slag. 2. Het registreren en zoeken in SquitXO gaat goed. 3. Het gaat hier om een nieuw systeem, dus om een nieuwe werkwijze. De een kan hier beter mee overweg dan de ander. Wel doet iedere medewerker zijn/haar best. 4. Er vindt voldoende ondersteuning plaats door de applicatiebeheerders. 5. Eén vergunningensysteem heeft voordelen: overzichtelijk, handig te raadplegen door de frontoffice, toezichthouders en juridisch medewerkers, handig bij ziekte en verlof Corsa (DMS) SquitXO en Corsa zijn gekoppeld, maar dit werkt nog niet naar behoren. Het is de bedoeling dat het zaaknummer van Corsa automatisch gekoppeld kan worden met SquitXO. Dit kan nu nog niet, maar met de komst van Corsa zaakgericht werken wordt dit wel mogelijk. Als dit gerealiseerd is, komen documenten vanuit Corsa automatisch in SquitXO en worden documenten die aangemaakt worden in SquitXO automatisch in Corsa te staan. Allemaal onder één zaaknummer van Corsa en één zaaknummer van SquitXO. Ervaringen: 1. Ingekomen stukken bij de post moeten nog steeds per versie worden opgeslagen totdat er zaakgericht gewerkt kan worden. De verwachting is dat dit eind eerste kwartaal 2011 is opgelost. 2. De applicatiebeheerders van Corsa hebben het druk en zijn daarom niet altijd even goed bereikbaar. In verband met het draaien van een rebuild (nodig om documenten op

12 pagina 12 van 17 te vragen vanuit Corsa) is dit lastig omdat aanvragen dan niet op dezelfde dag kunnen worden ingeboekt en geregistreerd. Gelet op de wettelijke afhandelingstermijnen was dit echter wel de afspraak. 3. Nu moeten bestanden een voor een worden opgeslagen en worden gesleept (in SquitXO) door de medewerkers van de Frontoffice. Met Corsa zaakgericht wordt dit opgelost Hardware Ten behoeve van het digitaal kunnen ontvangen, lezen en beoordelen van aanvragen en bijbehorende tekeningen zijn een A0-scanner en A0-printer, grotere schermen voor enkele PC s en digitale tekentafels aangeschaft. Verder is ook het softwareprogramma Bluebeam aangeschaft. Hiermee kunnen tekeningen worden gelezen en kunnen aantekeningen als lagen over elkaar heen worden gelegd. Ervaringen: 1. De ervaringen met de A0-scanner en A0-printer zijn goed. 2. De ervaringen met de grotere schermen zijn goed. 3. Digitale tekentafels: Voor het beoordelen en het bekijken van de tekeningen voldoen de digitale tekentafels. De tekenfunctie wordt echter niet gebruikt. Dit was eigenlijk wel de bedoeling. De medewerkers, die er mee moeten werken, vinden deze functie echter niet gebruiksvriendelijk Verder is er bij het toepassen van de tekenfunctie sprake van lichthinder (voor het gebruik van de tekenfunctie moet de tekentafel plat worden gelegd, de verlichting zorgt dan voor hinder). De medewerkers werken nu met de muis en het typen van teksten om commentaar bij een tekening te plaatsen. Destijds is nog wel als alternatief een groot scherm met tablet aangedragen. Vanwege het feit dat dit voor sommige collega s problemen kan geven met de oog/hand-coördinatie is toch besloten de digitale tekentafels aan te schaffen. Daar komt nog bij dat de verwachting was dat in de toekomst de tekenfunctie meer gebruikt zal gaan worden omdat dan steeds meer digitaal gewerkt gaat worden. Gelet op de praktijkervaringen is dit een inschattingsfout gebleken. Het werken met meer grote schermen (zonder tablets) was achteraf afdoende geweest en had in kosten gescheeld. 4. Het digitaal beoordelen van aanvragen gaat goed. Alleen bij aanvragen met heel veel tekeningen is het soms toch prettiger om tekeningen uit te printen en naast elkaar te leggen (voor het overzicht). 5. Het over elkaar heen leggen van tekeningen is nog niet veel aan de orde geweest. 6. Bluebeam werkt goed. 3.4 Overig 1. De samenwerking tussen frontoffice en backoffice verloopt goed. 2. Vergunningsvrije bouwwerken zijn niet bekend bij de gemeente (hoeven geen vergunning aan te vragen). Hierdoor is het BAG niet compleet. 3. De samenwerking met de brandweer verloopt goed. Indien alleen sprake is van een omgevingsvergunning voor gebruik, is een medewerker van cluster bouwen en wonen casemananager. De brandweer wordt dan ingeschakeld voor het uitbrengen van advies. De brandweer heeft te maken met 3 gemeenten (Oosterhout, Geertruidenberg en Drimmelen), met alledrie een verschillende werkwijze. De brandweer gaat waarschijnlijk ook over op grotere schermen en bluebeam. Hierdoor wordt de gegevensuitwisseling met onze organisatie eenvoudiger. 4. Met de provincie en met het waterschap is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten voor de samenwerking. Tot nu toe is samenwerking nog niet aan de orde

13 pagina 13 van 17 geweest. Wel heeft er al een controle plaatsgevonden bij een voormalige provinciale inrichting. Hierover is vooraf geen contact geweest met de gemeente. De dienstverleningsovereenkomst schrijft dit ook niet expliciet voor, maar afstemming vooraf is wel zinvol. Dit wordt nog opgenomen met de provincie. Kwartaalrapportages, zoals geregeld in de DVO met het waterschap, hebben we ook nog niet mogen ontvangen. 5. Het heeft lang geduurd voordat wij beschikten over de contactgegevens van het waterschap.

14 pagina 14 van 17 4 Conclusies en aanbevelingen 4.1 Conclusies 1. De interne en externe communicatie voldoet aan de behoefte. Wel moet regelmatig actualisatie plaatsvinden. Tevens moet de informatie op intranet voor intern gebruik en het wabo-werkproces bij de betrokken medewerkers onder de aandacht worden gebracht. 2. Het wabo-werkproces is nog conform onze werkwijze, aanpassing is voorlopig niet nodig. 3. Het werken volgens het wabo-werkproces (c.q. werkproces uit SquitXO) gaat goed. Kanttekeningen: a. Het aanvraagformulier uit het OLO gebruiken als vooroverlegformulier werkt niet gebruiksvriendelijk; b. Het aanvraagformulier uit het OLO is voor de omgevingsvergunning kap en de omgevingsvergunning milieu veel complexer geworden, met meer administratieve handelingen voor de aanvrager en de gemeentelijke organisatie tot gevolg. c. Er is nog niet veel ervaring met uitgebreide meervoudige procedures. 4. Het digitaal werken binnen de organisatie gaat goed. De een pikt het sneller op dan de ander, maar de begeleiding door de applicatiebeheerders is goed. 5. Het werken met het OLO levert nog de nodige problemen op. De helpdesk pakt dit niet goed op. Hierop heeft de gemeente echter nauwelijks invloed. 6. De implementatie van Corsa zaakgericht werken zal veel voordelen opleveren voor het digitaal werken. 7. De bereikbaarheid van de applicatiebeheerders Corsa is niet altijd even goed. Dit kan gevolgen hebben voor de wettelijke termijnen van afhandeling. Er zal daarom nog een medewerker worden geautoriseerd voor Corsa, zodat de bereikbaarheid wordt vergroot. 8. De tekenfunctie van de digitale tekentafels wordt niet gebruikt. Hierbij is sprake geweest van een inschattingsfout. Meerdere grote schermen, in plaats van digitale tekentafels, blijkt in de praktijk ook afdoende te zijn. Dit had ook in kosten gescheeld. Het heeft de projectleider en de regiegroep Digidrim veel moeite gekost budget te krijgen voor de hardware voor de Wabo. Niet het hele budget is nodig geweest (ca over), maar alternatieven hadden kosten kunnen besparen. Dan had er nog meer budget terug kunnen vloeien in het budget voor e-dienstverlening. 4.2 Aanbevelingen 1. De informatie over de omgevingsvergunning op internet en intranet moet regelmatig, bijvoorbeeld iedere 2 maanden door de accountmanagers omgevingsvergunning worden geactualiseerd (aanbeveling is ook in het evaluatierapport van het project Wabo opgenomen). 2. Het nut van vooroverleg moet met enige regelmatig (1 keer per kwartaal) nadrukkelijk onder de aandacht worden gebracht. 3. De accountmanagers moeten de informatie over de omgevingsvergunning op intranet en de link naar het wabo-werkproces onder de aandacht brengen van de betrokken medewerkers binnen de gemeentelijke organisatie. 4. Onderzocht moet worden of het probleem met de (tekenfunctie van de) digitale tekentafels kan worden opgelost: lichthinder oplossen of tafels inruilen voor grotere schermen, verkopen en dergelijke. Dit kan het beste in het Wabo/digidrim-overleg worden besproken. 5. Geadviseerd wordt om nogmaals de problemen met het aanvraagformulier voor onderdeel milieu voor te leggen aan de helpdesk van het OLO.

15 pagina 15 van In het kader van het BAG zou het goed zijn als de vergunningsvrije bouwwerken toch in beeld worden gebracht. Dit kan bijvoorbeeld door middel van luchtfoto s. Geadviseerd wordt dat de accountmanagers hierover overleg hebben met de BAG-beheerder. 7. Het is goed om rond de zomer van 2011 nog een keer te kijken naar de ingezette capaciteit voor de omgevingsvergunning. Dan is er al een beter beeld van de benodigde capaciteit en kunnen eventuele knelpunten worden aangepakt. 4.3 Tot slot Het werken met de Wabo/omgevingsvergunning verloopt tot nu toe goed. De een pakt de nieuwe werkwijze sneller op dan de ander, maar de wil is er en de ondersteuning is ook goed. De evaluatie gaat over de eerste maanden Wabo in de praktijk. Hierdoor kunnen nog geen echte conclusies worden getrokken over het capaciteitsbeslag, het aantal aanvragen, de termijnen en het werkproces. Er kan alleen maar worden geconcludeerd dat we vooralsnog op de goede weg zitten. Daarom wordt geadviseerd om: 1. Per 1 juli 2011 de functie accountmanager omgevingsvergunning te evalueren en de ingezette capaciteit van 1 januari 2011 tot 1 juli 2011 in beeld te brengen. 2. Eind 2011 nogmaals een evaluatie uit te voeren en hierbij ook burgers en bedrijven, die ervaringen hebben met de omgevingsvergunning, te betrekken. Geadviseerd wordt de evaluatie te richten op: a. Aantal en soort omgevingsvergunningen; b. De ingezette gemeentelijke capaciteit; c. De ervaringen met betrekking tot de communicatie intern en extern (dan ook de brochure vergunningsvrij bouwen hierbij betrekken); d. De ervaringen met het wabo-werkproces (vooroverleg, inboeken/registreren, behandelprocedures, taakverdeling, afstemming, termijnen, 1 aanspreekpunt voor de aanvrager). Het toepassen van de richtlijnen voor de terugkoppeling naar de aanvrager. e. Het digitale werken. Met dit evaluatierapport en het evaluatierapport van het project Wabo zelf is het project Wabo definitief afgerond en kunnen de werkzaamheden van de projectleider Wabo overgedragen worden aan de accountmanagers en de gemeentelijke organisatie. Dit betekent dat de accountmanagers verantwoordelijk zijn voor de eindevaluatie en dat zij het aanspreekpunt zijn voor de Wabo en de omgevingsvergunning.

16 pagina 16 van 17 5 Bijlagen 5.1 Overzicht aantal en soort omgevingsvergunningen Omgevingsvergunning in de periode van 1 oktober 2010 t/m 17 januari 2011 Reguliere procedure Uitgebreide procedure Enkelvoudig Meervoudig Enkelvoudig Meervoudig Aanvragen totaal: Onderdelen: Kap Sloop Bouw Afwijking bestemmingsplan (Rijks)Monument Gebruik Milieu(melding) Milieu(vergunning) Vooroverleg 4 Aantal besluiten: 58 Aantal ontwerpbesluiten: 0

17 5.2 Overzicht ingezette capaciteit voor de omgevingsvergunning Ingezette capaciteit over de periode 1 oktober januari 2011 Omgevingsvergunning afdeling Grondgebied afdeling Openbare Werken afdeling Publiekszaken afdeling Middelen Totaal vergunningverlening bouwdeel 1.127,00 64, ,00 RO-deel 203,00 203,00 milieudeel 124,00 124,00 monumenten 71,00 1,00 7,30 79,30 kap 87,00 totaal vergunningen 1.525,00 88,00 64,00 7, ,30 overig accountmanagement 517,00 517,00 (applicatie)beheer 122,00 122,00 inboeken 99,00 99,00 voorlichting 185,00 185,00 totaal overig 639,00 284,00 923,00 TOTAAL 2.164,00 88,00 348,00 7, ,30