Clientserviceplan 2012

Transcriptie

1 Clientserviceplan 2012 Gemeente Appingedam Groningen, 26 september 2012

2 Inhoudsopgave 1. Ontwikkelingen in gemeenteland Kwaliteit voorop Heldere adviezen Deloitte Multidisciplinaire dienstverlening op uw maat Persoonlijk en maatschappelijk betrokken 2. Risico s 3. Wat ziet u van ons? 4. Communicatiemomenten 5. Tijdpad 6. Het serviceteam 7. Ten slotte

3 1. Ontwikkelingen in gemeenteland Veel uitdagingen Als gevolg van de bestuursafspraken gaan gemeenten steeds meer taken van de Rijksoverheid uitvoeren. Dit betreft vooral sociale taken. Sinds 2007 voeren gemeenten reeds taken uit in het kader van WMO. Decentralisatie gaat de komende jaren door. Het overhevelen van taken gaat veelal samen met budgetkortingen. Deze ontwikkelingen stellen hoge eisen aan de flexibiliteit en kwaliteit van de bestuurlijke organisatie van de gemeente en het ambtelijk apparaat. Een ander belangrijk fenomeen waar gemeentes al enkele jaren mee te maken hebben is het slechte economische tij, dat zorgt voor druk op de bijdrages uit de grondexploitatie en vermindering van opbrengsten uit bouwvergunningen. Kijkend naar uw gemeente, zijn, in onze optiek, de volgende zaken van belang (gebaseerd op bovengenoemde ontwikkelingen): Voortgang voorbereiding invoering nieuwe taken en voortgang bezuinigingstrajecten Beoordelen lopende investeringen en dekkingen (bijvoorbeeld investeringen brede scholen) De zorgen die bestaan ten aanzien van de ontwikkelingen in de grondexploitatie, met name de Eendrachtslocatie en de Tip fase I tot en met III. Aandachtspunten zijn een juiste waardering en een goede (financiële) beheersing van deze projecten. Nagaan wat de impact is van het Convenant woon- en leefbaarheidsplan voor de regio Eemsdelta voor de gemeente Appingedam. In het pre-audit gesprek van 26 september 2012 hebben wij hierover het volgende afgesproken: Project waarbij Deloitte kan worden betrokken als onderdeel van onze afspraken ten aanzien van maatschappelijk verantwoord ondernemen/social return? xx

4 2. Risico s De risico s bij Appingedam zijn uitgangspunt voor onze controle De Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) heeft in juni 2012 een publieke managementletter voor gemeenten uitgebracht. Ook uw gemeente heeft hiervan een exemplaar ontvangen. Hierin geeft de NBA relevante ontwikkelingen/risico s en aanbevelingen aan voor een aantal voor gemeenten belangrijke ontwikkelingen. In deze publieke managementletter wordt ingegaan op: 1. Taak op taak, risico op risico 2. Verliezen grondbedrijf ondermijnen financiële positie 3. Bij samenwerking lijkt niemand verantwoordelijk 4. Digitalisering is een eiland 5. Accountantskwaliteit staat onder druk In het pre-audit gesprek dd 26 september 2012 hebben we met u afgesproken dat we aan de volgende onderwerpen (extra) aandacht zullen schenken tijdens de controle:

5 Accent natuurlijke adviesfunctie 3. Wat zie u van ons? Onze controle leidt tot een viertal concrete rapportages. Verslag van bevindingen Voorbereiding en opdrachtgesprek Jaarrekening Uitvoering jaarrekeningcontrole controle Voorbereiding controle Februari Maart September Mei Geen verrassingen Oktober Interim Uitvoering interimcontrole controle Managementletter Accent certificerende functie Als accountant geven wij: In de vorm van: Ten behoeve van: - Zekerheid bij financiële verantwoordingen - Geven wij onze mening over de financiële positie / risico s - Geven wij onze mening over de interne beheersing (incl. de interne controle) Controleverklaring Accountantsverslag Managementletter College - Vervullen wij een signaalfunctie - Informeren wij u over actualiteiten sbrief Managementletter sbrief Accountantsverslag Zie hierna onder beschikbare kennis College Alle geledingen

6 4. Communicatiemomenten Bij een goede controle hoort ook een goede communicatie. Niet alleen vooraf, maar ook tijdens de controle en bij de afronding. Omschrijving Document Gesprekspartner Periode Voeren van een pre-audit gesprek Clientserviceplan /Auditcommissie en september College van B&W en ambtelijke organisatie Opstarten, uitvoering en bespreking interim-controle Managementletter College van B&W en ambtelijke organisatie September/ Oktober Uitvoering jaarrekeningcontrole en bespreken conceptbevindingen in het kader van hoor en wederhoor Concept verslag van bevindingen College van B&W en ambtelijke organisatie April Bespreking rapport van bevindingen jaarrekeningcontrole Controleverklaring en Verslag van bevindingen Audicommissie Eind april Toelichting controlebevindingen Controleverklaring en Verslag van bevindingen Mei

7 5. Tijdpad Van jaar naar maand, naar week, naar dag, naar uur We hebben met u het volgende tijdpad afgesproken: Pre-audit gesprek op 26 september 2012 Uitbrengen cliënt serviceplan inclusief LOTS interim in week 40 Uitvoeren interim controle in week 39, vanaf 24 september Bespreken managementletter op (nog te bespreken) Verstrekken LOTS jaarwerk uiterlijk in week Vooroverleg jaarrekeningcontrole op basis van concept jaarrekening op.. (nog te bespreken) Uitvoeren jaarrekeningcontrole in week 15/ Bespreken concept verslag van bevindingen op (nog te bespreken) Uitbrengen definitieve stukken (controleverklaring en verslag van bevindingen) op (nog te bespreken) Bespreken verslag in de auditcommissie op (nog te bespreken) Toelichten bevindingen in de raad op..2013

8 6. Het serviceteam Betrokken mensen, die goed thuis zijn bij gemeenten. Bemensing Expertise is één, maar die nuttig aanwenden is twee. Accountancy is immers mensenwerk. De kwaliteit van ons werk staat of valt met onze mensen. Deskundigheid, adviesvaardigheid, klantgerichtheid en gevoel voor uw verhoudingen spelen daarom bij de samenstelling van ons team een belangrijke rol. Marit Raatjes: staff betrokken bij de concrete uitvoering van de controle op de werkvloer. David Viersen (studerend voor registeraccountant) is verantwoordelijk voor de operationele leiding van het controleteam. Hij stuurt de planning van de opdracht en neemt een deel van de uitvoering van de controle voor zijn rekening. Eelke-Jan Jongsma (RA) treedt op als manager. Hij geeft uitvoering aan de controle, communiceert over planning en uitkomsten en onderhoudt het leeuwendeel van de contacten (met name College en ambtelijke organisatie). Dirk Kuperus (drs, RA), director bij Deloitte, is eindverantwoordelijk voor onze dienstverlening en onderhoudt contacten op het niveau van de en het College.

9 7. Ten slotte Wij zien uit naar een constructieve en plezierige samenwerking. Wij vertrouwen erop u hiermee inzicht te hebben gegeven in de wijze waarop wij van plan zijn de controle 2012 in te vullen en de daarbij gemaakte afspraken. Wij zijn graag bereid een en ander nader toe te lichten. Uiteraard kunt u ook contact opnemen met Dirk Kuperus, via telefoonnummer Wij zien uit naar een constructieve en plezierige samenwerking. Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V. drs. H. Kuperus RA